REKOD PINDAAN PROSEDUR KUALITI
REKOD PINDAAN PROSEDUR KUALITI
BIL. | NO. KELUARAN | TARIKH PINDAAN | KETERANGAN MENGENAI PINDAAN |
1 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan penyenggaraan peralatan pejabat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.
2 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh semua Bahagian di Perbendaharaan bagi memastikan Penyenggaraan Pemulihan dan Penyenggaraan Pencegahan peralatan pejabat dilaksanakan mengikut peraturan yang ditetapkan.
3 RUJUKAN
3.1 Manual Kualiti
Seksyen 6.3 - Infrastruktur
3.2 Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan β BAB D
4 DEFINISI
4.1 Penyenggaraan
Proses pemuliharaan atau pencegahan kerosakan pada sesuatu peralatan pejabat.
4.2 Penyenggaraan Pemulihan
Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.
4.3 Penyenggaraan Pencegahan
Tindakan penyenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan.
4.4 Peralatan Pejabat
Semua peralatan atau mesin pejabat seperti Mesin Fotostat, Mesin Franking, Mesin Faksimili, Mesin Taip, Mesin Perincih, Mesin Laminate, Mesin Perakam Waktu, Mesin Binding, Penebuk Lubang Heavy Duty, Pemotong Kertas Heavy Duty, Stapler Heavy Duty dan lain-lain.
4.5 Aduan
Perkara atau masalah berkaitan kerosakan peralatan pejabat yang diadu oleh pengguna.
4.6 Pengguna
Kakitangan Perbendaharaan Malaysia yang telah dibekalkan dengan peralatan pejabat dan menggunakan peralatan tersebut.
5 SINGKATAN
PSU - Penolong Setiausaha
PPT - Penolong Pegawai Tadbir
KPT - Ketua Pembantu Tadbir
PT - Pembantu Tadbir
6 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab | Tindakan |
A. PENYELENGGARAAN PEMULIHAN (Corrective Maintenance) | |
PSU (T) | 1. Menerima aduan kerosakan peralatan pejabat daripada pengguna melalui memo atau panggilan telefon. |
PPT / KPT / PT | 2. Merekod butiran mengenai aduan / kerosakan peralatan pejabat di dalam Borang Aduan Kerosakan (KEW. PA - 9) seperti di Lampiran A. |
PSU (T) | 3. Memutuskan sama ada peralatan yang rosak boleh dibaiki atau tidak boleh dibaiki: |
PPT / KPT / PT | a. Jika peralatan pejabat boleh dibaiki dan: |
PPT / KPT / PT PPT / KPT / PT | i. Ada waranti, hantar peralatan kepada pembekal untuk dibaiki. ii. Tamat waranti dengan pembekal, dapatkan quotation daripada penyenggara untuk membaiki peralatan yang rosak. |
PPT / KPT / PT | b. Jika peralatan pejabat tidak boleh dibaiki, buat permohonan pelupusan dan kemukakan kepada Urus Setia Pengurusan Aset untuk tindakan pelupusan. |
Tanggungjawab | Tindakan |
PPT / KPT / PT | 4. Memantau kerja-kerja penyenggaraan yang dilaksanakan oleh pembekal/penyenggara. |
PSU (T) | 5. Menerima peralatan pejabat yang disenggara. |
PSU (T) / PPT / KPT / PT | 6. Menyemak butiran penyenggaraan (LO/Invois) sama ada terdapat penggantian/ penambahan komponen/ penaiktarafan peralatan pejabat atau tidak. |
PPT / KPT / PT | i. Jika ada, kemaskini dalam KEW.PA-2(B) seperti di Lampiran B peralatan pejabat tersebut dan rekod dalam Daftar Penyenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14) seperti di Lampiran C. |
PPT / KPT / PT | ii. Jika tiada, rekod setiap penyenggaraan yang dilaksanakan di dalam borang Daftar Penyenggaraan Harta Modal (XXX.XX β 14). |
Tanggungjawab | Tindakan |
PSU (T) PPT / KPT / PT PPT / KPT / PT PPT / KPT / PT PSU (T) PSU (T) / PPT / KPT / PT PPT / KPT / PT PPT / KPT / | B. PENYENGGARAAN PENCEGAHAN - BERJADUAL (Preventive Maintenance) 1. Mengenalpasti peralatan pejabat yang memerlukan penyenggaraan pencegahan daripada Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW. PA - 13) seperti di Lampiran D. 2. Xxxxxxxxxxx jadual penyenggaraan. 3. Memastikan penyenggaraan dilaksanakan mengikut jadual yang ditetapkan. 4. Memantau kerja-kerja penyenggaraan yang dilaksanakan oleh pembekal. 5. Menerima peralatan pejabat yang disenggara. 6. Menyemak butiran penyenggaraan (LO/Invois) sama ada terdapat penggantian/ penambahan komponen/ penaiktarafan peralatan pejabat atau tidak. i. Jika ada, kemaskini dalam KEW.PA-2(B) peralatan pejabat tersebut dan rekod dalam Daftar Penyenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14). ii. Jika tiada, rekod setiap penyenggaraan yang dilaksanakan di dalam borang Daftar Penyenggaraan Harta Modal (XXX.XX β 14). |
7 REKOD KUALITI
Bil. | Rekod | Lokasi | Tempoh Penyimpanan |
1. | Borang Aduan Kerosakan | Bahagian yang | 5 tahun |
(KEW. PA β 9) | terlibat | ||
2. | Daftar Aset Yang Perlu | Bahagian yang | 5 tahun |
Disenggara | terlibat | ||
(KEW. PA β 13) | |||
3. | Daftar Penyenggaraan | Bahagian yang | 5 tahun |
Harta Modal | terlibat | ||
(KEW. PA β 14) | |||
4. | Jadual Penyenggaraan | Bahagian yang | 5 tahun |
terlibat |
8 CARTA ALIRAN KERJA
A. PENYENGGARAAN PEMULIHAN
Terima aduan kerosakan
Rekod butiran aduan
Buat permohonan pelupusan
Tidak
Peralatan boleh dibaiki ?
Dapatkan qoutation
dari pembekal
Tidak
Ya
Xxx waranti ?
Ya
Hantar peralatan kepada pembekal/ penyenggara untuk dibaiki
Pantau penyenggaraan
Rekodkan dalam KEW. PA β 2 (b) peralatan tersebut
Ya
Tidak
Terima peralatan pejabat yang disenggara dan semak butiran penyenggaraan (LO/Invoice)
Ada penggantian/naik taraf peralatan pejabat
Rekodkan setiap butiran penyenggaraan dalam KEW. PA - 14
B. PENYENGGARAAN PENCEGAHAN - BERJADUAL
Kenalpasti peralatan pejabat yang memerlukan penyenggaraan (KEW. PA β 13)
Sediakan Jadual Penyenggaraan
Laksanakan penyenggaraan mengikut jadual
Pa
ntau penyenggaraan
Terima peralatan pejabat yang disenggara dan semak butiran penyenggaraan (LO/Invoice)
Ya
Ada penggantian/naik taraf peralatan pejabat
Tidak
Rekodkan dalam KEW. PA β 2 (b) peralatan tersebut
Rekodkan setiap butiran penyenggaraan dalam KEW. PA - 14
PENYENGGARAAN PERALATAN PEJABAT | MUKA SURAT : 10/10 |
Rujukan Lampiran
Lampiran A : XXX.XX - 9
Lampiran B : XXX.XX - 2 Lampiran C : XXX.XX - 14 Lampiran D : XXX.XX - 13
BORANG XXXXX XXXXXXXXX ASET ALIH KERAJAAN KEW.PA-9
Bahagian I (Untuk diisi oleh Pegawai Aset)
1. Jenis Aset :
2. Keterangan Aset :
3. Nombor Siri Pendaftaran :
4. Kos penyelenggaraan terdahulu (jika ada) :
5. Pengguna Terakhir :
6.Tarikh Kerosakan :
7. Perihal Kerosakan
8. Syor Pegawai Aset
Nama:β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦.
Jawatan:β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦..
Xxxxxx:β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦.
Xxxxxxxx XX (Keputusan Ketua Jabatan) Diluluskan / Tidak Diluluskan*
β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦. Tandatangan Nama:β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦
Jawatan:β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦
Xxxxxx:β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦..
Nota: * Potong mana yang berkenaan
LAMPIRAN A KEW.PA-9
Kementerian/Jabatan: Bahagian :
LAMPIRAN B XXX.XX 2
(No. Siri Pendaftaran: )
DAFTAR HARTA MODAL
BAHAGIAN A
Kod Nasional | |||
Kategori | |||
Sub Kategori | |||
Jenis/Jenama/Model | |||
Buatan | Harga Perolehan Asal | ||
Jenis Dan No. Enjin | Tarikh Diterima | ||
No Casis/Siri Pembuat | No. Pesanan Rasmi Kerajaan | ||
No Pendaftaran (Bagi Kenderaan) | Tempoh Jaminan | ||
Nama Pembekal Dan Alamat: | |||
KOMPONEN/AKSESORI: | |||
β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦.. Tandatangan Ketua Jabatan Nama : Jawatan : Tarikh : Cop : | |||
PENEMPATAN | ||||||
Lokasi | ||||||
Tarikh | ||||||
Nama Pegawai | ||||||
Tandatangan | ||||||
PEMERIKSAAN | ||||||
Tarikh | ||||||
Status Aset | ||||||
Nama Pemeriksa | ||||||
Tandatangan | ||||||
PELUPUSAN/HAPUS KIRA | |||
Rujukan Kelulusan | Tarikh | Kaedah Pelupusan | Tandatangan |
LAMPIRAN B
XXX.XX 2
DAFTAR HARTA MODAL
BAHAGIAN B
BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF
Bil. | Tarikh | Butiran | Tempoh Jaminan | Kos(RM) | Nama Dan Tandatangan |
KEW.PA-14
DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL
(diisi oleh Pegawai Aset)
Sub Kategori : No. Siri Pendaftaran :
Jenis : Lokasi :
(a) Tarikh | (b) Butir-butir kerja | (c) No. Kontrak/Pesanan Kerajaan dan Tarikh | (d) Nama Syarikat/Jabatan Yang Menyelenggara | (e) Kos (RM) | (f) Nama dan Tandatangan |
Nota a) Tarikh pembaikan/penyelenggaraan yang telah dilakukan bagi harta modal berkenaan.
b) Butir-butir kerja
Keterangan mengenai kerja-kerja pembaikan termasuk alat ganti yang dibeli
c) No. kontrak/No. Pesanan Rasmi Kerajaan beserta tarikh No. Rujukan Pesanan Kerajaan/ No.Kontrak berserta tarikh
d) Nama Syarikat/Jabatan yang menyelenggara
Nama syarikat atau Jabatan yang melaksanakan kerja-kerja penyelenggaraan.
e) Kos
Kos alat ganti atau kos pembaikan atau kedua-duanya sekali.
f) Nama dan Tandatangan
Pegawai Aset/ Pegawai Pengangkutan hendaklah menandatangani bagi mengesahkan butir-butir penyelenggaraan tersebut
SENARAI ASET ALIH KERAJAAN YANG MEMERLUKAN PENYELENGGARAAN
(diisi oleh Pegawai Aset)
KEW.PA-13
Kementerian : Jabatan/ Bahagian :
Bil. | No. Siri Pendaftaran Aset | Jenis/Jenama/Model | Lokasi Aset | Catatan |