BAB I KETENTUAN UMUM
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
BAB I KETENTUAN UMUM
Pasal 1 Pengertian
Dalam Surat Keputusan ini yang dimaksud dengan:
1. Pedoman adalah Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa PT Phapros Tbk.
2. Perusahaan adalah PT Phapros Tbk.
3. Induk Perusahaan adalah pemegang saham mayoritas lebih dari 50 % di perusahaan.
Commented [M11]:
4. Anak Perusahaan adalah Perusahaan yang sahamnya sebagian besar atau minimum 50 % +1 (lima puluh persen plus satu) dimiliki oleh Perusahaan.
5. Anak Perusahaan BUMN adalah Perusahaan yang sebagian besar sahamnya dimiliki oleh BUMN atau perseroan terbatas yang dikendalikan oleh BUMN.
6. Anak Perusahaan Patungan adalah Perusahaan dengan jumlah gabungan kepemilikan saham perusahaan BUMN minimun 90% (Sembilan puluh persen).
7. Perusahaan afiliasi adalah Perusahaan yang sahamnya minimum 90% (sembilan puluh persen) dimiliki oleh Induk Perusahaan, Anak Perusahaan atau Gabungan Anak Perusahaan.
8. Dewan Komisaris adalah Dewan Komisaris Perusahaan.
9. Direktur Utama adalah Pejabat yang berwenang merumuskan dan menetapkan kebijakan dan program umum Perusahaan sesuai dengan wewenang yang diatur dalam Anggaran Dasar Perusahaan.
10. Direksi adalah Dewan Direktur Perusahaan.
11. Direktur Terkait adalah anggota Direksi yang membawahi unit/satuan kerja pengguna anggaran perusahaan dengan kewenangan dalam pengadaan barang dan jasa.
12. Anggaran Perusahaan adalah Anggaran Perusahaan tahun berjalan yang telah disetujui dan disahkan oleh Dewan Komisaris sesuai mandat dalam Rapat Umum Pemegang Saham.
13. Pengadaan Barang/Jasa adalah usaha atau kegiatan pengadaan barang /jasa yang diperlukan oleh Perusahaan yang meliputi: pengadaan barang, jasa konstruksi, jasa konsultansi, dan jasa lainnya.
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
14. Pengguna adalah satuan/unit kerja Perusahaan yang memanfaatkan barang/ jasa yang dilaksanakan pengadaannya.
15. Pejabat Pengadaan adalah Pejabat Struktural yang ditetapkan oleh Direksi yang melaksanakan pengadaan barang/jasa dalam jumlah tertentu dan membawahi Departemen Pengadaan.
16. Departemen Pengadaan adalah satuan kerja dalam Perusahaan yang mempunyai tugas pokok dan fungsi serta bertanggung jawab terhadap proses pengadaan barang/jasa dan bersifat permanen.
17. Xxx Xxxxxx adalah tim ad hoc yang ditetapkan oleh Direktur Utama untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa dengan nilai tertentu yang ditetapkan Direksi melalui pelelangan.
18. Bagian Penerima Barang/Jasa adalah Gudang Penerima Barang untuk pengadaan barang yg bersifat investasi non proyek, sedangkan untuk pengadaan barang yang bersifat investasi proyek akan diterima oleh pengguna dan atau bagian unit terkait.
19. Penyedia Barang/Jasa adalah Badan Usaha berupa Perusahaan Besar (pemasok/supplier, importir, agen), Usaha Kecil Menengah (UKM), dan Koperasi atau orang/ perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/pekerjaan konstruksi/jasa konsultansi/jasa lainnya.
20. Peserta adalah Penyedia yang memasukkan penawaran pengadaan barang/jasa.
21. Pemasok adalah penyedia barang/jasa yang masuk di dalam Daftar Supplier Terpilih (DST) melalui proses seleksi sesuai prosedur seleksi dan evaluasi pemasok
22. Pelaksana adalah Penyedia yang ditunjuk atau peserta yang dinyatakan sebagai pemenang untuk melaksanakan penyediaan barang/jasa.
23. Pakta Integritas adalah surat pernyataan yang ditandatangani oleh Pejabat yang ditunjuk atau diberi wewenang atau kuasa untuk melaksanakan pengadaan, yaitu Pejabat Pengadaan, Unit Pengadaan atau Tim Lelang maupun Peserta pengadaan barang/jasa, yang berisi ikrar untuk mencegah dan tidak melakukan kolusi, korupsi, dan nepotisme (KKN) dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
24. Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi barang dan peralatan yang spesifikasinya ditetapkan oleh Pengguna, sedangkan Bahan dan Mesin Farmasi yang digunakan untuk produksi diperlakukan secara khusus (penunjukan langsung).
25. Barang/ Jasa bersifat khusus/ strategis adalah barang/jasa tertentu yang jenisnya ditetapkan oleh Direksi.
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
26. Xxxx Xxxxxxxxxxx adalah layanan jasa keahlian profesional dalam berbagai bidang keilmuan, yang dilaksanakan oleh konsultan dalam bentuk badan usaha atau orang perseorangan dalam rangka mencapai sasaran tertentu
27. Jasa Konstruksi adalah layanan penanganan pekerjaan bangunan, konstruksi, atau wujud fisik lainnya, termasuk tapi tidak terbatas pada, teknologi rancang bangun, yang secara teknis dan spesifikasinya ditetapkan oleh Pengguna dan proses serta pelaksanaannya diawasi oleh Xxxxxxxx.
28. Jasa Lainnya adalah segala pekerjaan dan/atau penyediaan jasa selain jasa konsultansi, jasa Konstruksi dan pemasokan barang yang dilaksanakan oleh penyedia jasa berbentuk badan usaha atau orang perseorangan. Pengecualian yang dimaksud meliputi Jasa Tiket transportasi, akomodasi, ekspedisi dan asuransi, jasa audit independen.
29. Produksi Dalam Negeri adalah berbagai jenis barang/jasa yang dibuat dan atau dihasilkan di dalam negeri.
30. E-Procurement adalah pengadaan barang/jasa yang menggunakan sarana elektronik (internet, electronic data Interchange dan e-mail).
31. Swakelola adalah pengadaan barang/jasa dengan persyaratan tertentu yang dilakukan sendiri oleh Perusahaan mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, sampai dengan pelaporan.
32. Perikatan adalah hubungan formil tertulis antara Perusahaan dengan Pelaksana penyediaan barang/dan jasa.
33. Dokumen pengadaan adalah dokumen yang ditetapkan oleh Xxx Xxxxxx/Unit Pengadaan yang memuat informasi dan ketentuan yang harus ditaati oleh para pihak dalam proses pengadaanbarang/Jasa.
34. Prakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan lainnya dari penyedia barang/ jasa sebelum memasukkan penawaran.
35. Pascakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan lainnya dari peserta pengadaan barang/jasa setelah memasukkan penawaran.
36. Beauty Contest adalah salah satu proses penilaian atau evaluasi atas penawaran yang disampaikan oleh peserta pengadaan barang/jasa, melalui presentasi teknis dan tanya-jawab.
37. Surat Jaminan adalah jaminan tertulis yang bersifat mudah dicairkan dan tidak bersyarat (unconditional), yang dikeluarkan oleh Bank Umum/Perusahaan Penjaminan/Perusahaan Asuransi yang
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
diserahkan oleh penyedia barang/Jasa kepada Tim lelang/Departemen Pengadaan untuk menjamin terpenuhinya kewajiban penyedia barang/Jasa.
38. Sanggahan adalah hak peserta pengadaan barang/jasa yang merasa dirugikan untuk mengajukan keberatan secara tertulis atas hasil pengumuman pemenang pelaksana penyediaan barang/dan jasa.
39. Surat Pesanan (SP) / Purchased Order (PO) adalah surat pemesanan barang yang harus dibuat melalui sistem QAD ada yang memerlukan SPK atau Kontrak dan atau tidak memerlukan SPK/ Kontrak (Tergantung pada nilai dan jenis Pengadaannya) untuk pemesanan barang dalam negeri.
40. Order Confirmation (OC) adalah surat pemesanan barang yang harus dibuat melalui sistem QAD ada yang memerlukan SPK atau Kontrak dan atau tidak memerlukan SPK/ Kontrak (Tergantung pada nilai dan jenis Pengadaannya) untuk pemesanan barang luar negeri.
41. Surat Perintah Kerja (SPK) adalah surat perjanjian untuk pelaksanaan pekerjaan yang sederhana.
42. Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) adalah surat perintah yang diterbitkan perusahaan kepada penyedia barang/jasa untuk memulai pekerjaan sambil menunggu diterbitkannya SPK/Kontrak.
43. Kontrak adalah surat perjanjian antara Perusahaan dengan penyedia barang/jasa.
44. Harga Perkiraan Sendiri (HPS)/Owner Estimate (OE) adalah harga yang dikalkulasikan secara keahlian untuk menilai kewajaran harga penawaran.
45. Uang Muka adalah pembayaran sebagian dari jumlah harga yang telah disepakati oleh perusahaan dan penyedia barang /jasa sesuai dengan dan akan diperhitungkan dalam pembayaran barang/jasa kepada penyedia barang/jasa.
46. RKAP adalah Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan tahun berjalan.
47. Pembelian Langsung/Pengadaan Langsung adalah pengadaan barang/Jasa yang dilakukan secara langsung kepada penyedia barang/Jasa, tanpa melalui Pelelangan/ Seleksi/Penunjukan Langsung dengan nilai pekerjaan untuk pengadaan barang/jasa konstruksi/jasa lainnya dan pekerjaan jasa konsultan sampai dengan Rp.10.000.000,- (sepuluh juta rupiah) dan di atas Rp. 10.000.000,- (sepuluh juta rupiah) sampai dengan Rp.100.000.000,- (seratus juta rupiah) dengan ketentuan khusus.
48. Pemilihan Langsung adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa lainnya dan konstruksi untuk nilai pekerjaan di atas Rp.100.000.000,- (seratus juta rupiah) sampai dengan Rp5.000.000.000,- (lima milyar rupiah).
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
49. Pelelangan Selektif/Terbatas adalah metode pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang dapat diikuti oleh penyedia yang memenuhi syarat dengan nilai pekerjaan di atas Rp.5.000.000.000,- (lima milyar rupiah) sampai dengan Rp10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah)..
50. Pelelangan Terbuka adalah metode pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang dapat diikuti oleh semua penyedia yang memenuhi syarat dengan nilai pekerjaan di atas Rp. 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah).
51. Penunjukan Langsung adalah metode pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya dengan cara menunjuk langsung satu penyedia barang/jasa.
52. Post Bidding adalah segala suatu yang bersifat menambah, mengurangi atau mengubah Dokumen Pengadaan setelah batas akhir pemasukan penawaran.
Pasal 2 Prinsip Umum
Pengadaan barang/jasa dilaksanakan dengan prinsip-prinsip sebagai berikut:
1. Efisien berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalam waktu yang cepat dengan menggunakan dana dan kemampuan seminimal mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah dan dapat dipertanggungjawabkan.
2. Efektif berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan Perusahaan.
3. Kompetitif berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi Penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara Penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.
4. Transparan berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk syarat teknis dan administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyediaan barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyediaan barang/jasa (peserta pelelangan, pemilihan langsung, penunjukan langsung) yang berminat, serta bagi Unit Pengadaan dan Tim Lelang yang terkait di Perusahaan.
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
5. Adil/Tidak Diskriminatif berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberikan keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara atau alasan apapun.
6. Akuntabel berarti harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa.
Pasal 3 Kebijakan Umum
Kebijakan Umum dalam pengadaan barang/jasa adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan profesionalisme, kemandirian dan tanggung jawab Unit Pengadaan, Xxx Xxxxxx, dan Pejabat Pengadaan.
2. Mengutamakan penggunaan produksi dalam negeri, rancang bangun, perekayasaan nasional, serta perluasan kesempatan bagi Usaha Kecil dan Menengah dan Koperasi sepanjang kualitas, harga, dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan.
3. Mengutamakan sinergi antar BUMN dan/atau Anak Perusahaan, Perusahaan Terafiliasi, Perusahaan BUMN sepanjang barang/jasa tersebut merupakan hasil produksi BUMN dan/atau Anak Perusahaan sepanjang kualitas, harga, dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan.
4. Meningkatkan akuntabilitas, effektivitas dan effisiensi Unit Pengadaan barang/jasa.
5. Mempercepat proses pengambilan keputusan dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa berdasarkan prinsip – prinsip tata kelola perusahaan yang baik.
Pasal 4 Maksud dan Tujuan
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
1. Maksud diberlakukannya Pedoman ini adalah untuk memperjelas tugas, tanggungjawab, hak dan kewenangan dari organ pengadaan barang dan jasa dan Penyedia barang/jasa, dalam proses pengadaan barang/jasa bagi perusahaan.
2. Tujuan Pedoman ini adalah untuk memperoleh barang/jasa yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup, dengan kualitas dan harga yang dapat dipertanggung jawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu, secara efektif dan efesien, berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Pasal 5 Ruang Lingkup
Pedoman ini berlaku untuk semua pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dilakukan oleh Perusahaan yang pembiayaannya seluruhnya bersumber dari Anggaran Perusahaan.
Pasal 6 Etika Pengadaan
Para Pihak Terkait dalam pengadaan barang/jasa wajib mematuhi etika pengadaan barang/jasa, yaitu:
1. Melaksanakan tugas secara tertib, penuh rasa tanggung jawab, demi kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan pengadaan barang/jasa.
2. Bekerja secara profesional dengan menjunjung tinggi kejujuran, kemandirian dan menjaga informasi yang bersifat rahasia.
3. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung, yang mengakibatkan persaingan yang tidak sehat, penurunan kualitas proses pengadaan dan hasil pekerjaan.
4. Bertanggung jawab terhadap segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kewenangannya.
5. Mencegah terjadinya pertentangan kepentingan (conflict of interest) pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan.
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
6. Mencegah terjadinya kebocoran keuangan dan kerugian Perusahaan.
7. Tidak menyalahgunakan wewenang dan melakukan kegiatan bersama dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan Perusahaan.
8. Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak berjanji akan memberi hadiah, imbalan atau berupa apa saja kepada siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan pengadaan barang/jasa.
Pasal 7
Organ Pengadaan Barang/jasa
Organ pengadaan barang/jasa adalah sebagai berikut :
1. Direktur Utama
2. Direktur Terkait
3. Pejabat Pengadaan
4. Departemen Pengadaan
5. Xxx Xxxxxx
6. Bagian Penerima Barang/Jasa
Pasal 8
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Direktur Utama
a. Menetapkan Pejabat Pengadaan
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
b. Menetapkan Tim Lelang
c. Menetapkan Unit Penerima Barang/Jasa.
d. Menetapkan Panitia Penerima Barang/Jasa.
e. Menetapkan Pemenang atas Lelang Terbuka
f. Menetapkan pemenang Penunjukan Langsung dengan nilai di atas Rp10.000.000.000,00 (sepuluh milyar rupiah)
g. Menandatangani SPMK dan Kontrak sesuai batas kewenanganya.
2. Direksi terkait
a. Menetapkan Pemenang atas Lelang Selektif
b. Menetapkan Pemenang Pemilihan Langsung dengan nilai di atas Rp. 100.000.000,- (seratus juta rupiah) sampai dengan Rp. 5.000.000.000,- (lima milyar rupiah)
c. Menetapkan Pemenang Penunjukan Langsung dengan nilai di atas Rp. 5.000.000.000,- (lima milyar rupiah) sampai dengan Rp. 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah)
d. Menandatangani SPK dan SPMK sesuai dengan batas kewenangannya
3. Pejabat Pengadaan
a. Bertanggungjawab atas tugas dan fungsi yang dilaksanakan oleh Departemen Pengadaan.
b. Menetapkan Pemenang Pemilihan Langsung dengan nilai :
- Manager Xxxxxxxan sampai dengan Rp 100.000.000,- (seratus juta rupiah).
- Asisten Manager Xxxxadaan sampai dengan Rp 25.000.000,- (dua puluh lima juta rupiah)
c. Menetapkan penyedia barang/jasa untuk pengadaan langsung dengan nilai sampai dengan sebagai berikut :
- Manager Xxxxxxxan sampai dengan Rp 100.000.000,- (seratus juta rupiah).
- Asisten Manager Xxxxadaan sampai dengan Rp 25.000.000,- (dua puluh lima juta rupiah)
d. Menetapkan penyedia barang/jasa untuk penunjukan langsung dengan nilai sampai dengan sebagai berikut :
- Manager Xxxxxxxan sampai dengan Rp 100.000.000,- (seratus juta rupiah).
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
- Asisten Manager Xxxxadaan sampai dengan Rp 25.000.000,- (dua puluh lima juta rupiah)
e. Wajib mengikuti pelatihan pengadaan barang dan jasa
f. Wajib menandatangani Pakta Integritas (letter of undertaking) secara berkala (1x/ tahun) untuk pengadaan barang/jasa
g. Menetapkan metode pengadaan barang/jasa
h. Menetapkan pemenang atas Pemilihan Langsung
i. Membuat Rancangan Kontrak
j. Menerbitkan surat penunjukan pengadaan barang/jasa
k. Melaporkan pelaksanaan pengadaan barang/jasa kepada Direksi secara berkala
l. Menangani, memeriksa dan menyampaikan keputusan sanggahan
4. Departemen Pengadaan
a. Tugas :
1) Menyusun rencana kerja pengadaan berdasarkan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan tahun berjalan
2) Memonitor dan menyusun daftar harga barang/jasa secara berkala, sekurang-kurangnya dua kali dalam setahun
3) Menyimpan semua dokumen pengadaan
4) Membuat rekam jejak (track record) penyedia barang/jasa
5) Menyiapkan draft SPK/Kontrak Standar bersama unit Legal
6) Menyiapkan SPMK bersama Unit Legal untuk ditandatangani oleh Pejabat Pengadaan/Direksi Terkait/Dirut sesuai batas kewenangan menandatangani kontrak
7) Memberikan tembusan SP/SPK/Kontrak ke Panitia Penerima Barang/Jasa
8) Wajib mengikuti pelatihan pengadaan barang dan jasa
b. Tanggungjawab :
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
1) Melaksanakan pengadaan barang/jasa dengan cara pembelian/pengadaan langsung, pemilihan atau seleksi langsung dan penunjukan langsung.
2) Dalam hal pengadaan dengan cara pemilihan langsung atau seleksi langsung: a)Memeriksa spesifikasi barang/jasa yang akan diadakan
b)Melakukan pemilihan rekanan
c)Menyiapkan dokumen pengadaan
5. Xxx Xxxxxx
a. Keanggotaan Xxxxxxx Xxxxxx ditetapkan oleh Direktur Utama berjumlah ganjil sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang, yang terdiri dari Ketua merangkap Anggota, Sekretaris merangkap Anggota dan Anggota. Keanggotaan panita lelang minimal 1 (satu) orang berasal dari Departemen Pengadaan dan minimal 1 (satu) orang berasal dari unit legal (sebagai verifikator persyaratan administrative (berhubungan legalitas dokumen). User bukan bagian dari tim lelang namun sebagai counterpart dari tim lelang (seperti memberikan penjelasan teknis kepada peserta lelang).
b. Keanggotaan Panitia Lelang adalah 1 (satu) tahun atau per proyek dan dapat diangkat kembali .
c. Wajib mengikuti pelatihan pengadaan barang dan jasa.
1) Melakukan proses pengadaan barang/jasa dengan cara pelelangan.
2) Menyiapkan dokumen pengadaan
3) Membuat laporan proses dan hasil pelelangan ke Direksi Terkait/ Dirut.
4) Menyerahkan dokumentasi dan arsip dokumen lelang kepada Departemen Pengadaan.
6. Bagian Penerima Barang/Jasa
a. Bagian Penerima Barang/Jasa ditetapkan oleh Direktur Utama yang terdiri dari unit terkait dan diketahui minimal setingkat Asisten Manager.
b. Dalam hal pemeriksaan barang/jasa memerlukan keahlian teknis khusus, dapat meminta bantuan tim/tenaga ahli untuk membantu pelaksaan tugas Bagian Penerima Barang/ Jasa.
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
c. Dalam hal pengadaan jasa konsultansi, pemeriksaan pekerjaan dilakukan setelah berkoordinasi dengan Pengguna Jasa Konsultansi yang bersangkutan.
d. Dalam rangka mendukung tugas bagian penerima barang/jasa, bagian menerima salinan Kontrak/SPK/SP dari Tim Lelang/Unit Pengadaan.
e. Bagian Penerima Hasil Pengadaan :
1) Struktural jabatan minimal Asisten Manager.
2) Memiliki integritas, disiplin, dan tanggungjawab dalam melaksanakan tugas.
3) Memahami isi Kontrak/SP/SPK.
4) Wajib menandatangani Pakta Integritas (letter of undertaking) secara berkala (1x/ tahun) untuk pengadaan barang/jasa
5) Bukan berasal dari Bagian Akuntansi dan Keuangan.
f. Tugas Bagian Penerima Hasil Pengadaan :
1) Melakukan pemeriksaan hasil pengadaan barang/jasa sesuai dengan Kontrak/SP/SPK (hasil uji, dll).
2) Membuat dan menandatangani Berita Acara Penerimaan Barang/Jasa dan didistribusikan kepada Departemen Pengadaan.
3) Melakukan monitoring pengadaan barang dan jasa.
4) Bagian Penerima Barang/Jasa menyiapkan Berita Acara Serah Terima Barang/Jasa.
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
BAB II KETENTUAN PELAKSANAAN PENGADAAN
Pasal 9 Persyaratan Pengadaan
Setiap permohonan pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang diajukan oleh Pengguna harus memenuhi salah satu syarat berikut:
1. Tercantum dalam RKAP pada tahun anggaran berjalan, atau
2. Barang/jasa tersebut diperlukan untuk kepentingan kelancaran kegiatan Perusahaan.
Pasal 10 Pengajuan dan Persetujuan
1. Setiap pengajuan pengadaan barang/jasa harus melampirkan penjelasan atau uraian teknis.
2. Pengadaan dapat dilaksanakan setelah mendapat persetujuan Surat Keputusan Xxxxxxx tentang Kewenangan Dalam Memberikan Persetujuan Terhadap Pengeluaran/ Penerimaan Kas dan Bank, Pengadaan Barang dan Jasa dan Biaya Promosi.
Pasal 11
Kualifikasi Penyedia Barang/Jasa
1. Untuk mengetahui kemampuan dasar dari Penyedia barang/jasa dapat dilakukan dengan kualifikasi calon penyedia. Kualifikasi dilakukan dengan cara prakualfikasi atau pascakualifikasi.
2. Prinsip-prinsip umum kualifikasi:
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
a. Persyaratan kualifikasi harus merupakan persyaratan yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pengadaan yang menciptakan persaingan yang sehat secara luas.
b. Dalam proses kualifikasi, Departemen Pengadaan/Tim Lelang tidak boleh melarang, menghambat dan membatasi keikutsertaan calon peserta.
c. Penyedia barang/jasa wajib menandatangani surat pernyataan di atas meterai bahwa semua informasi yang disampaikan adalah benar dan apabila ditemukan ketidaksesuaian atas informasi yang disampaikan, akan dikenakan sanksi blacklist dan tidak dapat diundang kembali sebagai penyedia.
Pasal 12
Harga Perkiraan Sendiri
1. HPS disusun oleh Unit yang ditunjuk oleh Direksi, untuk pengadaan dengan nilai di atas Rp. 100.000.000,- (seratus juta rupiah).
2. Usulan HPS dari Unit yang ditunjuk oleh Direksi, diverifikasi dan ditetapkan oleh Direksi Terkait.
3. HPS yang sudah diverifikasi oleh Direksi Terkait dilampirkan dalam usulan pengajuan pengadaan barang/jasa.
4. Perubahan HPS dapat dilakukan sebelum batas akhir pemasukan penawaran.
5. HPS digunakan sebagai alat untuk menilai kewajaran penawaran termasuk rinciannya.
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
Pasal 13
Metode Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
Pengadaan barang/jasa dilaksanakan dengan cara sebagai berikut :
1. Pembelian Langsung atau Pengadaan Langsung
2. Pemilihan Langsung
4. Pelelangan Selektif atau Pelelangan Terbatas
Pasal 14
Commented [GY2]: Bedanya dg pasal 15?
Batasan Nilai Pengadaan Barang/Jasa lainnya, Xxxx Xxxxxxxxxx dan Xxxx Xxxxxxxxxx
Batasan Nilai pengadaan berdasarkan nilai yang diperoleh dari perhitungan Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
1. Sampai dengan Rp.100.000.000,- (seratus juta rupiah) dilakukan Pembelian Langsung/Pengadaan Langsung.
2. Di atas Rp.50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) s/d Rp5.000.000.000 (lima milyar rupiah) dilakukan
Pemilihan Langsung. Batasan nilai dibagi berdasarkan otorisasinya.
3. Di atas Rp.5.000.000.000,- (lima milyar rupiah) s/d Rp.10.000.000.000 (sepuluh milyar rupiah) dilakukan
Pelelangan Selektif/ Terbatas.
4. Di atas Rp.10.000.000.000- (sepuluh milyar rupiah) dilakukan Pelelangan Terbuka.
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
Pasal 15
Pengadaan Langsung/Pembelian Langsung
1. Pengadaan Langsung/Pembelian langsung dilaksanakan dengan memilih satu Penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang terdapat di pasaran berdasarkan harga yang umum.
2. Syarat-syarat Pengadaan Langsung/Pembelian Langsung:
a. Merupakan kebutuhan operasional.
b. Teknologi sederhana.
c. Risiko kecil.
d. Dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa Usaha orang perseorangan dan/atau Badan Usaha Kecil serta Koperasi kecuali untuk paket pekerjaan yang menuntut kompetensi teknis yang tidak dapat dipenuhi oleh Xxxxx Xxxxx, Usaha Kecil dan Koperasi.
3. Pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan metode Pembelian Langsung dilakukan sebagai berikut :
a. Pembelian/pembayaran langsung kepada Penyedia untuk Pengadaan Barang/Jasa Lainnya yang menggunakan bukti pembelian dan kuitansi, serta Pengadaan Pekerjaan Konstruksi yang menggunakan kuitansi.
b. Pemintaan penawaran yang disertai dengan klarifikasi serta negosiasi teknis dan harga kepada Penyedia untuk Pembelian Langsung yang menggunakan SPK/Kontrak.
4. Pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi dengan metode Pengadaan Langsung dilakukan dengan permintaan penawaran yang diikuti dengan klarifikasi serta negosiasi teknis dan biaya kepada calon Penyedia
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
Pasal 16
Pemilihan Langsung/ Seleksi Langsung
Pemilihan langsung atau seleksi langsung, yaitu pengadaan barang/ pekerjaan konstruksi/jasa lainnya atau jasa konsultan yang ditawarkan kepada penyedia barang atau jasa terbatas sekurang kurangnya 2 (dua) penawaran.
Pasal 17
Pelelangan Terbuka/ Seleksi Terbuka
1. Pelelangan Terbuka atau Seleksi Terbuka dilaksanakan dengan mengumumkan secara luas melalui media massa, papan pengumuman dan website perusahaan guna memberi kesempatan kepada Penyedia Barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya dan jasa konsultansi yang memenuhi kualifikasi untuk mengikuti pelelangan.
2. Jumlah penawar yang sah sekurang-kurangnya diikuti oleh 2 (dua) penawar yang sah.
3. Pelelangan Terbuka/Seleksi Terbukadapat dilakukan klarifikasi teknis.
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
Pasal 18 Penunjukan Langsung
1. Penunjukan langsung yaitu pengadaan barang/jasa yang dilakukan secara langsung dengan menunjuk satu penyedia barang/jasa.
2. Penunjukan langsung harus memenuhi minimal salah satu dari persyaratan:
a. Barang/jasa yang bersifat khusus, yaitu:
1) Barang/jasa bersifat knowledge intensive.
2) Berdasarkan tarif resmi yang ditetapkan pemerintah.
3) Pekerjaan konstruksi bangunan yang merupakan satu kesatuan.
4) Perpanjangan sewa gedung/kantor.
5) Barang/jasa yang dimiliki oleh pemegang hak atas kekayaan intelektual (HAKI) atau yang memiliki jaminan (warranty) dari Original Equipment Manufacture.
6) Bahan farmasi
7) Barang bekas pakai (trade - in)
8) Xxxx asuransi
b. Keadaan tertentu, yaitu :
1) Pekerjaan yang tidak dapat ditunda (kondisi darurat).
2) Penyedia hanya satu.
3) Jika pemilihan langsung/seleksi langsung/pelelangan terbatas/pelelangan terbuka/seleksi terbuka sudah 2 (dua) kali gagal.
4) Barang/jasa dimiliki oleh agen tunggal.
5) Penanganan darurat untuk keamanan, keselamatan karyawan dan aset strategis perusahaan.
6) Barang/jasa sepanjang ada kaitannya dengan pekerjaan sebelumnya.
7) Barang/jasa yang bersifat pengembangan usaha baru atas penugasan Pemerintah dalam hal ini Pemegang Saham.
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
8) Repeat Order.
9) Penanganan darurat akibat bencana.
10) Pekerjaan lanjutan yang tidak dapat dipecah dari sebelumnya.
11) Xxxx Xxxxacara (advokat), konsultan hukum (Notaris).
c. Penyedia barang/jasa adalah BUMN, anak perusahaan, anak perusahaan BUMN lain, anak perusahaan patungan atau perusahaan afiliasi, sepanjang harga dan kualitas dapat dipertanggungjawabkan dengan memprioritaskan anak perusahaan atau perusahaan terafiliasi.
d. Pengadaan yang sifatnya khusus/ Substansial, seperti :
- Tanah dan Bangunan
- Konsultan keuangan dan manajemen, dengan nilai maksimal Rp 100.000.000,- (seratus juta rupiah).
- Jasa penilai public dan atestasi, dengan nilai maksimal Rp 100.000.000,- (seratus juta rupiah).
- Tenaga ahli tertentu
- Konsultan hukum, notaris, dan advokat.
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
Pasal 19 Swakelola
1. Swakelola dilaksanakan dengan persetujuan Direksi atas suatu pekerjaan yang memenuhi kriteria sebagai berikut :
a. Pekerjaan yang bertujuan untuk meningkatkan dan memanfaatkan kemampuan teknis sumber daya manusia dan sesuai dengan fungsi dan tugas pokok Pengguna.
b. Pekerjaan yang operasi dan pemeliharaannya memerlukan partisipasi masyarakat setempat.
c. Pekerjaan tersebut dilihat dari segi besaran, sifat, lokasi atau pembiayaannya tidak diminati oleh Penyedia.
d. Pekerjaan yang secara rinci/detail tidak dapat dihitung/ditentukan terlebih dahulu, sehingga apabila dilaksanakan oleh Penyedia akan menanggung risiko yang besar.
e. Penyelenggaraan diklat, kursus, penataran, seminar, lokakarya, atau penyuluhan. Event kepanitiaan yang diselenggarakan oleh perusahaan.
f. Pekerjaan untuk proyek percontohan atau pilot project yang bersifat khusus untuk pengembangan teknologi/metode kerja yang belum dapat dilaksanakan oleh Penyedia.
g. Pekerjaan khusus yang bersifat pemrosesan data, perumusan kebijakan, pengujian di laboratorium, pengembangan sistem tertentu dan penelitian oleh perguruan tinggi atau lembaga ilmiah.
h. Pekerjaan yang bersifat rahasia bagi Perusahaan.
2. Swakelola dilaksanakan oleh Xxx Xxxxxxxxx.
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
Pasal 20
Pengadaan /Jasa Yang Tidak Ada Anggarannya
Pengadaan barang/jasa yang tidak ada anggarannya dilakukan sesuai kebijakan yang telah ditetapkan dengan Surat Keputusan Direksi.
Pasal 21
Pengadaan Barang/Jasa Tahun Jamak (multi-years)
1. Untuk pekerjaan yang memiliki jangka waktu lebih dari 1 (satu) tahun atau tahun jamak (multi-years), maka Perusahaan dapat melakukan pengadaan barang/jasa 1 (satu) kali untuk jangka waktu lebih dari 1 (satu) tahun kalendar yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik dari Perusahaan, sepanjang kualitas, harga, dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan.
2. Dalam hal pengadaan barang/jasa tahun jamak (multi-years), Direksi Terkait dapat menetapkan penyesuaian harga tertentu (price adjustment) baik untuk kenaikan maupun penurunan yang disesuaikan dengan kondisi pasar dan best practice saat itu setelah melalui audit oleh pihak yang berkompeten
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
Pasal 22
Pengulangan Pengadaan Barang/Jasa (repeat order)
Pengulangan pengadaan barang/jasa (repeat order) berdasarkan hasil pengadaan sebelumnya dapat dilaksanakan dengan persyaratan:
1. Tidak ada perubahan spesifikasi barang/jasa.
2. Harga satuan sama atau lebih rendah.
3. Repeat order dapat dilaksanakan dalam jangka waktu 1 (satu) tahun.
4. Repeat Order hanya dapat dilaksanakan untuk pengadaan barang/jasa yang bersifat rutin.
Pasal 23 Pekerjaan Xxxxxx Xxxxxx
Pekerjaan tambah kurang dapat dilakukan sepanjang:
1. Jangka waktu kontrak masih berlaku.
2. Spesifikasi barang/jasa tambahan tidak berubah, atau apabila terdapat tambahan barang/jasa dengan spesifikasi baru harus merupakan kelengkapan dari paket barang/jasa yang diadakan.
3. Nilai pekerjaan tambah kurang tidak melebihi 15% dari nilai kontrak awal.
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
Pasal 24 Penyampaian Dokumen Penawaran
1. Penyedia barang/jasa memasukkan Dokumen Penawaran dalam jangka waktu dan sesuai persyaratan sebagaimana ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan.
2. Dokumen Penawaran yang disampaikan melampaui batas akhir pemasukan penawaran tidak dapat diterima oleh Xxx Xxxxxx/Departemen Pengadaan.
3. Penyedia Barang/Jasa dapat mengubah, menambah dan/atau mengganti Dokumen Penawaran sebelum batas akhir pemasukan penawaran.
Pasal 25
Pemberian Penjelasan (Aanwijzing)
1. Untuk memperjelas Dokumen Pengadaan Barang/Jasa, Tim Lelang/ Departemen Pengadaan mengadakan pemberian penjelasan.
2. Xxx Xxxxxx/ Departemen Pengadaan dapat memberikan penjelasan lanjutan dengan cara melakukan peninjauan lapangan.
3. Pemberian penjelasan harus dituangkan dalam Berita Acara Pemberian Penjelasan yang ditandatangani oleh Xxx Xxxxxx/ Departemen Pengadaan dan semua semua peserta yang hadir.
4. Xxx Xxxxxx/ Departemen Pengadaan memberikan salinan Berita Acara Pemberian Penjelasan dan Adendum Dokumen Pengadaan kepada seluruh peserta, baik yang menghadiri atau tidak menghadiri pemberian penjelasan.
5. Apabila tidak ada peserta yang hadir atau yang bersedia menandatangani Berita Acara Pemberian Penjelasan, maka Berita Acara Pemberian Penjelasan cukup ditandatangani oleh Xxx Xxxxxx/ Departemen Pengadaan yang hadir dan Berita Acara tersebut sah.
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
6. Ketidakhadiran peserta pada saat pemberian penjelasan tidak dapat dijadikan dasar untuk menolak/menggugurkan penawaran.
Pasal 26
Evaluasi Penawaran Pengadaan Barang/ Jasa konstruksi
1. Metode Evaluasi Penawaran
Evaluasi penawaran oleh Departemen Pengadaan atau Xxx Xxxxxx dapat dilaksanakan dengan salah satu metode berikut ini:
a. Metode Gugur
b. Metode ini dapat dilakukan untuk hampir seluruh pengadaan /jasa konstruksi/jasa lainnyaserta digunakan dalam menilai komponen teknis dari penawaran. Metode Nilai
Evaluasi dengan metode nilai digunakan untuk pengadaan kompleks dengan prioritas bobot perhitungan yang menekankan keunggulan teknis.
Metode Nilai digunakan dengan pendekatan kuantitatif yaitu dengan memberikan nila/angka pembobotan terhadap unsur-unsur yang dinilai, sesuai dengan kriteria yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan.
c. Evaluasi sistem penilaian biaya selama umur ekonomis digunakan untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang memperhitungkan faktor-faktor umur ekonomis, harga, biaya operasional, biaya pemeliharaan, dan jangka waktu operasi tertentu
2. Batas atas penawaran adalah senilai 15% di atas HPS.
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
Pasal 27
Evaluasi Penawaran Pengadaan Jasa Konsultansi dan Jasa Lainnya
1. Metode evaluasi penawaran dalam pengadaan jasa konsultansi dan jasa lainnya dapat menggunakan
:
a. Metode evaluasi berdasarkan kualitas
b. Metode evaluasi berdasarkan kualitas digunakan untuk pekerjaan yang :
1) Mengutamakan kualitas sebagai faktor yang menentukan
2) Lingkup pekerjaan sulit ditetapkan dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK)/ Term of Reference
(TOR)/ User Requirment Specification (URS)
c. Metode evaluasi berdasarkan kualitas dan biaya.
1) Lingkup, output, waktu penugasan dan hal-hal lain dapat diperkirakan dengan baik dalam KAK; dan/atau
2) Besarnya biaya dapat ditentukan dengan mudah, jelas dan tepat
d. Metode evaluasi berdasarkan biaya terendah.
Metode evaluasi berdasarkan biaya terendah digunakan untuk pekerjaan yang bersifat sederhana dan standar.
Pasal 28 Evaluasi Penawaran
1. Dalam melakukan evaluasi penawaran, Tim lelang/Departemen Pengadaan harus berpedoman pada tata cara/kriteria yang ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan.
2. Dalam evaluasi penawaran, Tim lelang/Departemen Pengadaan dan Penyedia Barang/Jasa dilarang melakukan tindakan post bidding
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
Pasal 29 Sanggahan
1. Untuk menjamin adanya transparansi dan perlakuan yang sama (equal treatment) dalam setiap Pengadaan Barang/jasa dengan cara lelang, maka pihak yang kalah pada saat pengumuman pemenang berhak untuk mengajukan sanggahan.
2. Sanggahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) hanya yang berkaitan dengan kesesuaian pelaksanaan pelelangan dengan prosedur atau tata cara pelelangan.
3. Sanggahan dapat diterima apabila diajukan dalam waktu selambat-lambatnya 4 (empat) hari kerja sejak diumumkannya pemenang .
4. Pihak yang menyanggah wajib menyetorkan uang jaminan sanggahan sebesar maksimum nilai jaminan penawaran (bid bond) dan melampirkan pembuktian sanggahan.
5. Pejabat Pengadaan dalam menangani dan memeriksa sanggahan dapat melibatkan pihak lain.
6. Pejabat Pengadaan menyampaikan keputusan atas sanggahan tersebut selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kalendar dari tanggal diterimanya pengajuan sanggahan.
7. Apabila sanggahan benar maka lelang dinyatakan batal dan diadakan pelelangan ulang. Uang jaminan sanggahan dikembalikan kepada penyanggah.
8. Apabila sanggahannya terbukti tidak benar maka uang jaminan sanggahan akan menjadi hak Perusahaan.
9. Keputusan Pejabat Pengadaan sebagaimana dimaksud pada ayat (6) bersifat final.
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
Pasal 30 Jaminan dan Garansi
1. Penyedia Barang/Jasa menyerahkan Jaminan kepada Pengguna Barang/Jasa untuk memenuhi kewajiban sebagaimana dipersyaratkan dalam Dokumen Pengadaan/Kontrak Pengadaan Barang/Jasa.
2. Jaminan atas Pengadaan Barang/Jasa terdiri atas:
3. Jaminan atas Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus dapat dicairkan tanpa syarat (unconditional) sebesar nilai jaminan dalam waktu paling lambat 14 (empatbelas) hari kerja, setelah surat pernyataan wanprestasi dari Perusahaan diterima oleh Penerbit Jaminan.
4. Xxx Xxxxxx/Departemen Pengadaan melakukan klarifikasi tertulis terhadap keabsahan Jaminan yang diterima.
6. Perusahaan Penjaminan sebagaimana dimaksud pada ayat (5) adalah Perusahaan Penjaminan yang memiliki izin dari Menteri Keuangan.
7. Perusahaaan Asuransi penerbit Jaminan sebagaimana dimaksud pada ayat (5) adalah Perusahaan Asuransi Umum yang memiliki izin untuk menjual produk jaminan (suretyship) sebagaimana ditetapkan oleh Menteri Keuangan.
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
Pasal 31 Jaminan
1. Jaminan Penawaran (Bid Bond) dari Peserta Lelang besarnya 1 % s.d 3 % dari nilai penawaran.
2. Jaminan Uang Muka (Advance Payment Bond) sebesar uang muka yang dibayarkan oleh Perusahaan kepada Pelaksana.
3. Jaminan Pelaksanaan (Performance Bond) minimal sebesar 5% dari nilai kontrak.
4. Jasa konsultan tidak diperlukan Jaminan Pelaksanaan.
5. Jaminan Pemeliharaan atau Retensi adalah nilai pembayaran yang ditahan oleh Perusahaan untuk waktu tertentu yang diatur dalam Kontrak sesuai jenis pekerjaannya minimal sebesar 5% dari nilai kontrak.
6. Jaminan Penawaran diberlakukan untuk Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dilaksanakan dengan cara pelelangan. .
7. Jaminan Pelaksanaan diberikan oleh Penyedia Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Lainnya untuk Kontrak bernilai diatas Rp 100.000.000,- (seratus juta rupiah) /200.000.000,- (dua ratus juta rupiah).
8. Garansi adalah jaminan yang diberikan oleh Pelaksana pengadaan Barang terhadap kualitas dan mutu Barang dalam masa tertentu.
9. Sertifikat Garansi diterbitkan oleh Produsen atau pihak yang ditunjuk secara sah oleh Produsen.
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
BAB III PENETAPAN PELAKSANA DAN PERIKATAN
Pasal 32 Perikatan/Kontrak
Setiap pelaksanaan pengadaan, dilakukan melalui sistem QAD sehingga akan muncul Purchase Request (PR) dan Purchase Order (PO) kecuali pengadaan barang umum dinyatakan khusus. Pelaksanaan pengadaan dibuatkan tanda bukti perikatan yang dapat berbentuk sebagai berikut :
1. Tanda Bukti Pembelian, untuk pengadaan/pembelian langsung dengan nilai s.d Rp.5.000.000, - (lima juta rupiah).
2. Kuitansi untuk nilai di atas Rp.5.000.000,- (lima juta rupiah) s.d Rp.10.000.000,- (sepuluh juta rupiah).
3. Surat Pesanan (Purchase Order).
Digunakan untuk pengadaan barang yang jenis proses pengadaannya sederhana, dan tidak memerlukan pengaturan sanksi.
4. Surat Perintah Kerja (SPK);
Digunakan untuk melengkapi Surat Pesanan/ PO pengadaan barang dan jasa yang jenis dan pengaturannya sederhana, dengan nilai di atas Rp.50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) sd. Rp.100.000.000,- (seratus juta rupiah). serta risikonya sedang.
Digunakan untuk untuk melengkapi Surat Pesanan/ PO pengadaan barang/jasa yang memerlukan pengaturan yang rinci, dengan nilai di atas Rp.100.000.000,- (seratus juta rupiah) dan atau risikonya tinggi.
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
Pasal 33
Kewenangan Penandatanganan Perikatan/Kontrak
Dasar penetapan kewenangan penandatanganan perikatan adalah nilai pengadaan barang/jasa dengan ketentuan sebagai berikut:
1. Penandatanganan perikatan untuk nilai pengadaan barang/jasa dibawah Rp. 100.000.000, - (seratus juta rupiah) dilakukan oleh Pejabat Pengadaan.
2. Penandatanganan perikatan untuk nilai pengadaan barang/jasa Rp. 100.000.000,- (seratus juta rupiah) sampai dengan Rp. 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah) dilakukan Direksi terkait.
3. Penandatanganan perikatan untuk nilai pengadaan di atas Rp. 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah) dilakukan oleh Direktur Utama.
Pasal 34 Kontrak
1. Para pihak menandatangani Kontrak setelah Penyedia Barang/Jasa menyerahkan Jaminan Pelaksanaan paling lambat 14 (empat belas) hari kerja terhitung sejak diterbitkannya surat penunjukkan penyedia barang dan jasa.
2. Selama proses penyusunan kontrak, penyedia dapat melaksanakan pekerjaan berdasarkan surat perintah mulai kerja (SPMK) yang diterbitkan perusahaan.
3. SPMK disiapkan oleh Pengguna dan Legal, ditandatangani Pejabat yang Berwenang sebagaimana yang tercantum di dalam lampiran 2.
4. Pihak yang berwenang menandatangani Kontrak Pengadaan Barang/Jasa atas nama Penyedia Barang/Jasa adalah Direksi yang disebutkan namanya dalam Akta Pendirian/Anggaran Dasar Penyedia Barang/Jasa, yang telah didaftarkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
5. Pihak lain yang bukan Direksi atau yang namanya tidak disebutkan dalam Akta Pendirian/Anggaran Dasar sebagaimana dimaksud pada ayat (4), dapat menandatangani Kontrak Pengadaan Barang/Jasa,
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
sepanjang pihak tersebut adalah pengurus/karyawan perusahaan yang bertugas sebagai pejabat pengadaan.
6. Apabila dipandang perlu kerena alasan teknis, bersama Penyedia Barang/Jasa dapat melakukan perubahan pada Kontrak yang meliputi:
a. menambah atau mengurangi volume pekerjaan yang tercantum dalam Kontrak;
b. menambah dan/atau mengurangi jenis pekerjaan;
c. mengubah spesifikasi teknis pekerjaan sesuai dengan kebutuhan lapangan; atau
x. xxxxubah jadwal pelaksanaan.
7. Perubahan Kontrak sebagaimana dimaksud pada ayat (6) berlaku untuk pekerjaan yang menggunakan Kontrak Harga Satuan atau bagian pekerjaan yang menggunakan harga satuan dari Kontrak Gabungan Lump Sum dan Harga Satuan.
8. Pekerjaan tambah sebagaimana dimaksud pada ayat (6) dilaksanakan dengan ketentuan: tidak melebihi 15% (lima belas perseratus) dari harga yang tercantum dalam perjanjian/Kontrak awal; dan tersedia anggaran untuk pekerjaan tambah.
9. Penyedia Barang/Jasa dilarang mengalihkan pelaksanaan pekerjaan utama berdasarkan Kontrak, dengan melakukan subkontrak kepada pihak lain, kecuali sebagian pekerjaan utama kepada Penyedia Barang/Jasa spesialis.
10. Pelanggaran atas ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (9), Penyedia Barang/Jasa dikenakan
Commented [m3]:
berupa
sanksi denda yang bentuk dan besarnya sesuai dengan ketentuan sebagaimana diatur dalam
Commented [m4]:
Dokumen Kontrak.
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
Pasal 35 Pemutusan Kontrak
1. Perusahaan dapat memutuskan Kontrak secara sepihak,apabila:
a. Penyedia Barang/Jasa lalai/cidera janji dalam melaksanakan kewajibannya dan tidak memperbaiki kelalaiannya dalam jangka waktu yang telah ditetapkan;
b. Penyedia Barang/Jasa terbukti melakukan KKN, kecurangan dan/atau pemalsuan dalam proses Pengadaan yang diputuskan oleh instansi yang berwenang; dan/atau
c. pengaduan tentang penyimpangan prosedur,dugaan KKN dan/atau pelanggaran persaingan sehat dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dinyatakan benar oleh instansi yang berwenang.
2. Dalam hal pemutusan Kontrak dilakukan karena kesalahan Penyedia Barang/Jasa:
a. Jaminan Pelaksanaan dicairkan;
b. sisa Uang Muka harus dilunasi oleh Penyedia Barang/Jasa atau Jaminan Uang Muka dicairkan;
c. Penyedia Barang/Jasa membayar denda keterlambatan; dan
d. Penyedia Barang/Jasa dimasukkan dalam Daftar Hitam.
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
BAB IV UANG MUKA DAN PEMBAYARAN
Pasal 36 Uang Muka Kerja
1. Uang Muka Kerja (Advance Payment) dapat diberikan kepada Pelaksana sebesar 20% (dua puluh persen) dari Nilai Kontrak, apabila besarnya Uang Muka lebih dari 20% (dua puluh persen) harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dari Direktur Keuangan.
2. Pelaksana yang menerima uang muka menyerahkan jaminan uang muka sebesar uang muka yang diterimanya atau berdasarkan kesepakatan atas kedua belah pihak.
Pasal 37 Pembayaran
Pembayaran atas Pengadaan Barang/jasa dilaksanakan dengan ketentuan yang diatur dalam Perikatan/Kontrak.
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
BAB V LAIN-LAIN
Pasal 38
Pekerjaan EPC (Engineering Procurement Construction)
1. Pekerjaaan yang dapat dilakukan dengan sistem EPC apabila memenuhi salah satu syarat antara lain:
a. Konstruksi bangunan yang tidak hanya pembangunan fisik tapi juga sistem/ proses untuk mencapai output tertentu
b. Prosentase pembangunan instalasi lebih besar dibandingkan konstruksi
c. Komponen-komponen yang ada dipasaran yang memerlukan rekayasa dan harus difabrikasi lebih dahulu
d. Sistem/ proses yang bersifat khusus, membutuhkan kajian teoritis sebelum diimplementasikan pada suatu proyek
2. Batasan dan sifat suatu pekerjaan EPC :
a. Berisi pokok spesifikasi dan mengikat
b. Belum ada gambar, BoQ, yang ada hanya informasi awal tentang proyek (BED)
c. Material/ finishing termasuk alat yang terpasang dapat berubah disesuaikan fase engineering yang telah dilaksanakan, perubahan spesifikasi dari penawaran terjadi saat engineering.
d. Evaluasi dilakukan oleh Ahli yang terintegrasi (Multi disiplin)
e. Kontrak bersifat Lumpsum
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
Pasal 39
Barang/ Jasa bersifat khusus/ strategis
1. Pengadaan Barang dan Jasa yang karena sifat dan karakteristiknya memerlukan perlakuan tersendiri
2. Jenis Barang/ jasanya adalah :
a. Material dan Mesin produksi Farmasi
b. Konsultan peorangan atau tenaga ahli tertentu
c. Advokat dan Konsultan Hukum
d. Notaris
e. Konsultan keuangan dan Management
f. Tanah dan atau bangunan untuk keperluan operational perusahaanyang berupa kantor, rumah dinas, gedung, gudang dan pabrik
g. Entity bisnis baru.
3. Pelaksanaan Pengadaan Barang/ Jasa bersifat khusus dengan cara penunjukkan langsung ditetapkan oleh Direksi
4. Dalam penetapan diatas Direksi dapat meminta rekomendasi dari Departemen Pengadaan Barang/ Jasa
5. Syarat minimal pengadaan dan atau bangunan adalah :
a. Tanah memiliki dokumen legalitas yang sah bersertifikat dan utk bangunan memiliki IMB, Ijin penggunaan bangunan
b. Tidak dalam kondisi sengketa hukum
c. Peruntukan tanah sesuai RTRW yang sesuai dengan rencana kebutuhan
d. Penilaian harga tanahdan atau bangunan dilakukan oleh penilai internal atau konsultan penilai independen
e. Penetapan harga beli dilakukan oleh pejabat yang berwenang
f. Perjanjian jual beli dilaksanakan dihadapan Notaris/ PPAT sesuai ketentuan UU yang berlaku
LAMPIRAN SK KEBIJAKAN DAN PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA | Lampiran 1 | |
SK. Direksi Nomor : 017/SK-DIR/CS/2017 | ||
Tanggal : 30 Nopember 2017 | ||
PT. PHAPROS TBK | ||
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM |
Pasal 40 Aturan Peralihan
Sebelum ditetapkannya jenis dan/atau nilai Barang/jasa yang bersifat substansial oleh Direksi dan Dewan Komisaris, maka seluruh pelaksanaan Pengadaan Barang/jasa menggunakan tatacara sebagaimana diatur dalam Pedoman ini.
Ditetapkan di : Semarang
Pada Tanggal : 30 Nopember 2017
Dra. Barokah Sri Utami, Apt, MM.
Direktur Utama