Teitl y Ddogfen Bolisi: Adolygiad y Bwrdd Taliadau o Gyflogau Staff Cymorth Aelodau o’r Senedd
Teitl y Ddogfen Bolisi: Adolygiad y Bwrdd Taliadau o Gyflogau Staff Cymorth Aelodau o’r Senedd
Y Bwrdd Taliadau
Hysbysiad Preifatrwydd
Adolygiad y Bwrdd Taliadau o Gyflogau Staff Cymorth Aelodau o’r Senedd
Amserlen adolygu
Dyddiad cyhoeddi'r polisi: | 09.12.23 |
Amlder adolygu: | Amherthnasol; mae'r hysbysiad hwn yn berthnasol i brosiect cyfnod penodol |
Dyddiad yr adolygiad blaenorol: | |
Dyddiad yr adolygiad presennol: |
Ein manylion cyswllt
Rydym wedi penodi swyddog diogelu data sy'n gyfrifol am oruchwylio cwestiynau mewn perthynas â'r hysbysiad preifatrwydd hwn. Os oes gennych unrhyw gwestiynau pellach am y ffordd yr ydym yn prosesu data personol, neu sut i arfer xxxx hawliau, cysylltwch â'n Swyddog Diogelu Data:
• E-xxxx: xxxxxxx.xxxx@xxxxxx.xxxxx
• Swydd: Tŷ Hywel, Stryd Pierhead, Bae Caerdydd CF99 1SN
• Ffôn: 0300 200 6565
Gallwch ddarllen hysbysiad preifatrwydd llawn y Bwrdd Taliadau ar ein gwefan yma:
xxxxx://xxxxxxxxxxxxx.xxxxx/xx-x-xxxxx-xxxxxxxx/xxxxxx-xxxxxxxxxxxx/
Sut y bydd xxxx gwybodaeth yn cael ei defnyddio?
1
Y Bwrdd Taliadau Annibynnol yw rheolydd data’r wybodaeth a roddir gennych, a bydd yn sicrhau y caiff y wybodaeth hon ei diogelu a'i defnyddio yn unol â deddfwriaeth diogelu data’r DU.
Caiff xxxx data personol eu defnyddio ar gyfer y canlynol:
- Dewis cyfranogwyr ar gyfer grwpiau ffocws a chyfweliadau a gynhelir gan Beamans, ein prosesydd data, fel rhan o'r Adolygiad o Gyflogau a Graddfeydd Staff Cymorth yr Aelodau
- Hwyluso cyswllt uniongyrchol â Beamans i drefnu presenoldeb mewn grŵp ffocws a chyfweliadau
- Deall amrywiaeth y rhai yr ydym yn ymgysylltu â nhw
- Deall safbwyntiau a phrofiadau o strwythur cyflogau a graddau presennol Staff Cymorth yr Aelodau
Yn dilyn hyn, bydd Beamans yn defnyddio unrhyw wybodaeth a data a geir trwy
gyfweliadau unigol a thrwy grwpiau ffocws i nodi themâu mewn perthynas â chyflog a gwobrwyo a'r defnydd o'r fframwaith cyflog a graddfeydd. Ni fydd sylwadau a
safbwyntiau’n cael eu priodoli i unigolion, ond os bydd grŵp penodol yn nodi mater sy’n benodol iddyn nhw, mae’n bosibl y cyfeirir at hyn yn yr adroddiad terfynol.
Bydd gwybodaeth a data a geir trwy gyfweliadau “pwysau swydd” unigol yn cael eu defnyddio i'n helpu i greu “cipluniau” o’r gwahanol rolau Gweithwyr Achos. Bydd y
wybodaeth hon yn ein helpu i ddeall cyfrifoldebau a heriau'r rolau hyn ac yn ein galluogi i nodi sut y maent yn cyd-fynd â'r fframwaith cyflog a graddfeydd presennol. Bydd trosolwg bras o'r canfyddiadau yn cael ei gynnwys yn ein hadroddiad.
Pa wybodaeth ydym yn ei phrosesu?
Byddwn yn casglu data, gan gynnwys enw, manylion cyswllt, band cyflog, swyddfa, hyd gwasanaeth, p'un a ydych yn gweithio'n amser llawn ynteu'n rhan-amser, ac ymlyniad
gwleidyddol yr Aelod neu’r swyddfa grŵp sy'n xxxx cyflogi. Byddwn hefyd yn casglu data monitro cydraddoldeb.
Mae'n bosibl y gofynnir hefyd am xxxx barn am sut mae'r fframwaith cyflog a graddfeydd presennol a amlinellir yn y Penderfyniad ar Gyflogau a Lwfansau’r Aelodau yn gweithredu a'ch profiadau chi ohono. Bydd safbwyntiau o'r fath yn cael eu casglu a'u storio gan
Beamans, sy'n gweithredu fel ein prosesydd data o xxx y contract hwn.
Bydd unrhyw nodiadau sy’n cael eu cymryd fel rhan o'r broses adolygu yn cael eu cyfyngu cymaint â phosibl. Cânt eu storio'n ddiogel, ac ni chânt eu cadw’n hwy nag xxxx xxxxx er mwyn gallu cwblhau’r adroddiad a’i gymeradwyo’n ffurfiol.
Xxx yr ydym yn ei phrosesu?
Rydym yn casglu’r data hwn i gefnogi’r broses o ddewis cyfranogwyr ar gyfer grwpiau ffocws a chyfweliadau fel rhan o’r adolygiad o Gyflogau a Graddfeydd Staff Cymorth
Aelodau (fel yr amlinellir yng nghynllun strategol y Bwrdd Taliadau Annibynnol ), ac i ddeall safbwyntiau a phrofiadau ynghylch y strwythur cyflogau a graddfeydd. Bydd yr adolygiad yn cael ei gynnal gan Beamans, ymgynghorydd arbenigol cydnabyddedig ar gyflog a graddfeydd.
Bydd data a ddarperir yn y ffurflen mynegi diddordeb yn galluogi ysgrifenyddiaeth y
Bwrdd Taliadau i ddewis cyfranogwyr a fydd yn galluogi xxx Beamans i glywed ystod xxxx o safbwyntiau trwy gyfweliadau a grwpiau ffocws. Bydd safbwyntiau a gesglir trwy
gyfweliadau a grwpiau ffocws yn llywio adroddiad a gyflwynir i'r Bwrdd Taliadau.
Pwy fydd yn cael mynediad at yr wybodaeth?
Bydd y wybodaeth a ddarperir yn y ffurflen mynegi diddordeb yn cael ei chadw gan y Bwrdd Taliadau er mwyn gallu dewis cyfranogwyr ag ystod xxxx o safbwyntiau.
Bydd y wybodaeth a ddarperir i dîm Beamans drwy'r cyfweliadau a'r grwpiau ffocws yn cael ei chadw gan Beamans. Ni fydd y data crai hwn yn cael ei rannu â’r Bwrdd Taliadau, ond mae’n bosibl y byddant yn cael eu cyflwyno, mewn ffordd anadnabyddadwy, fel rhan o’r
adroddiad i’r Bwrdd Taliadau.
A fydd yr wybodaeth yn cael ei rhannu â thrydydd partïon, neu’n cael ei chyhoeddi?
Bydd enwau a gwybodaeth gyswllt y cyfranogwyr dethol yn cael eu rhannu â Beamans i'w alluogi i gysylltu â chyfranogwyr ynghylch rhagor o fanylion am gyfweliadau a grwpiau
ffocws.
Bydd safbwyntiau a gesglir trwy gyfweliadau a grwpiau ffocws yn llywio adroddiad a gaiff ei lunio gan Beamans, i’w gyflwyno i'r Bwrdd Taliadau. Bydd unrhyw gyfraniadau a wneir fel rhan o’r adolygiad yn cael eu cyflwyno mewn modd sy’n sicrhau na ellir adnabod unigolion yn yr adroddiad hwn. Gall y bydd yr adroddiad yn cael ei gyhoeddi ar wefan y Bwrdd
Taliadau, yn ogystal â’i rannu ag aelodau'r Bwrdd Taliadau ac ysgrifenyddiaeth y Bwrdd.
Efallai y bydd rhywfaint o ddata nad oes modd eu priodoli, nad ydynt yn bersonol ac nad ydynt yn sensitif, yn cael eu rhannu â Chomisiwn y Senedd os bydd materion yn codi
drwy’r ymchwil nad ydynt yn dod o xxx gylch gwaith y Bwrdd Taliadau, ond y gall y Comisiwn weithredu arnynt neu eu nodi.
Storio, cadw a dileu
Bydd y wybodaeth yn cael ei storio’n ddiogel ar ein systemau TGCh, sy'n cynnwys
gwasanaethau cwmwl trydydd parti a ddarperir gan Microsoft. Mae unrhyw drosglwyddo data gan Microsoft y tu xxxxx i'r AEE yn dod o xxx gymalau cytundebol lle mae Microsoft yn sicrhau bod data personol yn cael eu trin yn unol â deddfwriaeth ddomestig. I gael
rhagor o wybodaeth am sut y bydd Microsoft yn defnyddio dy wybodaeth, gellir darllen datganiad preifatrwydd y cwmni yma.
Bydd xxxx gwybodaeth yn cael ei chadw nes ein bod wedi cwblhau'r darn perthnasol o waith ac am gyfnod o hyd at chwe mis ar ôl hynny. Bydd data wedyn yn cael eu dileu o'n systemau TGCh.
Bydd y wybodaeth sy'n cael ei storio gan Beamans yn cael eu storio'n ddiogel ar eu
systemau TGCh, gyda diogelwch cyfrinair lle bo'n briodol. Ni fydd gwybodaeth yn cael ei
storio yn hwy’r na’r hyn sydd xx xxxxx er mwyn gallu cwblhau a chymeradwyo yn ffurfiol yr adroddiad i’r Bwrdd Taliadau, ac am gyfnod na fydd yn hwy na 6 mis ar ôl hynny.
Sail gyfreithlon dros brosesu Data Personol
Mae cyfraith diogelu data yn nodi seiliau cyfreithiol amrywiol sy’n caniatáu i ni gasglu, cadw a defnyddio xxxx gwybodaeth bersonol. At ddibenion prosesu'r data personol a ddarperir gennych, rydym yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol a ganlyn:
At ddibenion prosesu'r data personol a ddarperir gennych, rydym yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol a ganlyn:
Xxx xxxxx prosesu’r data fel rhan o dasg a gyflawnir xx xxxx y cyhoedd
Y dasg yw hwyluso gwaith xxxxx annibynnol i gyflawni ei weithgareddau sy’n gysylltiedig â phennu'r tâl a'r lwfansau sy’n daladwy i Aelodau o'r Senedd.
Mae cwmpas ein gweithgareddau wedi’i amlinellu yn adrannau 20, 22, 24, 53 a 54 o
Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006 a Mesur Cynulliad Cenedlaethol Cymru (Taliadau) 2010 ac yn ymwneud â gwneud penderfyniadau am y tâl a’r lwfansau a delir i Aelodau o'r Senedd. Rhaid i ni weithredu mewn modd agored a thryloyw.
Rhaid i ni ymgynghori â'r rheini y mae ein penderfyniadau yn debygol o effeithio arnynt, gan gynnwys Aelodau o'r Senedd, y staff a gyflogir gan yr Aelodau (neu gan grwpiau o Aelodau), yr undebau llafur perthnasol ac unrhyw bersonau eraill sy’n briodol yn ein barn ni.
Sail gyfreithiol ar gyfer prosesu Data Categori Arbennig
Mae Erthygl 9(1) o’r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol yn diffinio data personol categori arbennig fel data personol sy’n datgelu tarddiad o ran hil neu ethnigrwydd, barn
wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, neu aelodaeth o undeb llafur, a phrosesu data genetig, data biometrig i adnabod person naturiol yn unigryw, data sy’n ymwneud ag iechyd neu ddata sy’n ymwneud â bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol person naturiol.
Rhagwelwn y byddwn yn prosesu rhai categorïau arbennig o ddata personol, yn enwedig y rhai sy’n ymwneud â chydraddoldeb ac amrywiaeth, er mwyn sicrhau bod gan Beamans
gynrychiolaeth xxxx o staff i’w galluogi i gasglu ystod o safbwyntiau o blith Staff Cymorth yr Aelodau.
Caiff data categori arbennig eu prosesu ar y sail ei fod yn angenrheidiol xx xxxx sylweddol i'r cyhoedd (fel y darperir yn Erthygl 9(2) (g) o'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, a
ddarllenir ar y cyd â pharagraff 6 o Atodlen 1 i Ddeddf Diogelu Data 2018).
Ceisiadau am wybodaeth a wneir i’r Bwrdd Taliadau
Os gwneir cais am wybodaeth o xxx ddeddfwriaeth mynediad at wybodaeth, mae’n bosibl y bydd angen datgelu’r xxxx wybodaeth – neu ran o’r wybodaeth – a gyflwynwyd gennych. Dim ond os yw’n ofynnol yn ôl y gyfraith y byddwn yn gwneud hynny.
Xxxx hawliau
Fel gwrthrych data, mae gennych nifer o hawliau. Mae’r hawliau sy’n gymwys yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol rydym yn dibynnu arnynt i ddefnyddio xxxx gwybodaeth bersonol. Ni fydd yr hawliau hynny'n gymwys ym mhob achos, a byddwn yn cadarnhau a yw hynny'n wir ai peidio pan fyddwch chi'n gwneud cais.
Mae’r hawliau’n cynnwys yr hawl i ofyn am fynediad at xxxx gwybodaeth bersonol xxxx hunan, a elwir weithiau’n ‘gais am fynediad at ddata gan y testun’.
Hefyd, mae gennych hawl i gyflwyno cais i ni i’r perwyl a ganlyn:
• fod unrhyw wybodaeth anghywir sydd gennym amdanoch yn cael ei chywiro
(nodwch fod gofyn i chi roi’r wybodaeth ddiweddaraf i ni am unrhyw newidiadau o ran xxxx gwybodaeth bersonol);
• bod gwybodaeth amdanoch chi yn cael ei dileu (mewn rhai amgylchiadau);
• ein bod yn rhoi’r gorau i ddefnyddio xxxx gwybodaeth bersonol at ddibenion penodol neu mewn rhai amgylchiadau; a
• bod xxxx gwybodaeth yn cael ei darparu i xxx xxx drydydd parti mewn fformat cludadwy (eto, mewn rhai amgylchiadau).
Os hoffech arfer unrhyw rai o'r hawliau sydd gennych o xxx ddeddfwriaeth diogelu data,
gofyn cwestiwn neu wneud cwyn ynghylch sut y defnyddir xxxx gwybodaeth; cysylltwch â'n Swyddog Diogelu Data.
Cwyno
Gallwch gwyno i'r Swyddog Diogelu Data os ydych yn anhapus â sut rydyn ni wedi
defnyddio'ch data. Mae’r manylion cyswllt uchod. Yn dilyn cwyn, os byddwch yn parhau i
fod yn anfodlon ar ein hymateb, gallwch hefyd gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Cyfeiriad Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yw:
Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth Wycliffe House
Water Lane Wilmslow Cheshire SK9 5AF
Rhif y llinell gymorth: 0303 123 1113