PROTOCOLLO D’INTESA
Direzione Regionale del Piemonte
Prot. n. 89582 del 3 Dicembre 2021
Agenzia delle Entrate - Direzione Regionale del Piemonte, di seguito per brevità detta “Agenzia”, con sede in Xxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxxx x. 0 legalmente rappresentata dal xxxx. Xxxxx XXXXXXXXX nella qualità di Direttore Regionale pro tempore,
e
Politecnico di Torino, di seguito per brevità detto “Politecnico”, con sede in Torino, Corso Duca degli Abruzzi n.24 legalmente rappresentato dal Xxxx. Xxxxx XXXXXXX in qualità di Rettore dell’Ateneo.
PREMESSO
• che in data 20 aprile 2012 è stato firmato apposito Protocollo d’intesa n. 2012/21384 per l’apertura straordinaria, presso la sede dell’Ateneo, di uno Sportello temporaneo dedicato al rilascio del codice fiscale agli studenti stranieri, durante il periodo delle immatricolazioni, secondo un calendario da concordare;
• che il medesimo Protocollo d’intesa è stato rinnovato per tre bienni rispettivamente il 15 aprile 2014 protocollo n. 2014/21174, l’11 luglio 2016 prot. 46243 e il 5 luglio 2018 prot. 48956;
• che l’iniziativa di questi 8 anni ha dato riscontri positivi, tuttavia l’attuale situazione epidemiologica rende opportuno modificare le modalità di erogazione del servizio;
RITENUTO
• che l’articolo 1 del Regolamento di Amministrazione dell’Agenzia delle Entrate individua espressamente i seguenti principi che guidano l’organizzazione e il funzionamento dell’Agenzia:
1. semplificazione dei rapporti con i contribuenti mediante l’adozione di procedure atte ad agevolare l’adempimento degli obblighi fiscali;
2. facilitazione dell’accesso ai servizi di assistenza e di informazione, privilegiando lo sviluppo dei canali di comunicazione telematica, nel rispetto dei criteri di economicità e di razionale impiego delle risorse disponibili;
• che i docenti /studenti del Politecnico con cittadinanza straniera non residenti in Italia devono richiedere il rilascio del codice fiscale ed è opportuno offrire loro assistenza attraverso un canale facilitato, attraverso modalità telematiche.
VISTO
quanto disposto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 in materia di tutela della riservatezza dei dati personali e quanto previsto dall’art. 47 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 rubricato “Trasmissione e documenti attraverso la posta elettronica tra le pubbliche amministrazioni”
CONVENGONO QUANTO SEGUE
Art. 1 – Assistenza per il rilascio del codice fiscale a studenti e docenti stranieri
Il Politecnico e l’Agenzia, per facilitare il rilascio del codice fiscale agli studenti e docenti stranieri, promuovono una collaborazione reciproca per facilitare la compilazione, acquisizione e trasmissione all’Agenzia delle richieste di attribuzione del codice e la consegna del certificato ai richiedenti.
Art. 2 – Modalità operative
Le fasi di assistenza ed erogazione del servizio vengono indicate nei flussi operativi allegati al presente accordo.
Il flusso A sarà utilizzato per richiedere il codice fiscale per docenti/ricercatori stranieri: il modulo verrà compilato, sottoscritto e trasmesso dal Politecnico (indicando richiesta per soggetto terzo, e codice “17 -. Soggetti tenuti agli obblighi di indicazione del codice fiscale di soggetto terzo”), via mail o pec, e verrà restituito dall’Agenzia, utilizzando lo stesso mezzo, il certificato di attribuzione del codice fiscale.
Il flusso B sarà utilizzato per richiedere il codice fiscale degli studenti da parte dal Politecnico, a ciò delegato dagli studenti stessi. Lo studente compila l’apposito modulo quindi delega un dipendente del Politecnico alla consegna (a mano, per mail o pec); il certificato di attribuzione del codice fiscale verrà restituito, utilizzando lo stesso mezzo, dall’Agenzia al Politecnico che ne curerà la consegna allo studente.
Il flusso C prevede l’apertura di uno sportello fisico dedicato, con personale dell’Agenzia e con il supporto del Politecnico: potrà essere utilizzato solo a seguito di ulteriore specifico accordo, da stipulare separatamente.
Il flusso D potrà invece essere utilizzato in questo periodo emergenziale e fino a diversa comunicazione da parte dell’Agenzia. Lo studente, istruito da parte del Politecnico, provvederà ad inviare autonomamente la richiesta all’Agenzia all’indirizzo mail o pec indicato nell’allegato. L’Agenzia si riserva di comunicare al Politecnico altri e differenti indirizzi mail/pec cui far pervenire le richieste degli studenti.
Il flusso E prevede invece che il Politecnico effettui richieste cumulative di attribuzione di codice fiscale per i soggetti interessati, qualificandosi come richiedente per un soggetto terzo e provveda all’invio cumulativo dei dati. Tale modalità potrà essere utilizzata nel caso in cui il numero dei codici fiscali richiesti sia superiore a 25.
L’accordo potrà essere accompagnato da una specifica attività formativa del personale dipendente del Politecnico.
Art. 3 – Attività di collaborazione
L’Agenzia e il Politecnico riconoscono l’interesse comune a mantenere e sviluppare ulteriori forme di collaborazione, fruendo delle reciproche competenze, al fine di una migliore realizzazione delle rispettive finalità istituzionali.
Art. 4– Responsabili del Protocollo
Il Politecnico indica quale responsabile del presente accordo la Dott.ssa Xxxxx Xxxxxxx, cui compete la responsabilità dei rapporti con l’Agenzia. L’eventuale sostituzione del responsabile deve essere comunicata tempestivamente all’Agenzia per iscritto.
L’Agenzia indica quale referente del presente accordo il Xxxx. Xxxx Xxxxxxxx, cui compete la responsabilità dei rapporti con il Politecnico. L’eventuale sostituzione del responsabile deve essere comunicata tempestivamente al Politecnico per iscritto.
Tutte le comunicazioni e la documentazione riguardanti il presente Protocollo dovranno essere trasmesse ai responsabili sopra indicati, ai seguenti indirizzi:
• per l’Agenzia; Xxxx Xxxxxxxx Tel. 0000000000 email: xx.xxxxxxxx.xx@xxxxxxxxxxxxxx.xx,.
• per il Politecnico: Dott.ssa Xxxxx Xxxxxxx Tel: 0000000000 email: xxxxxxxxxxxx.xxxx@xxxxxx.xx Dott.ssa Xxxxxxx Xxxxxxxx Tel: 0110908650 email: xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxx.xx; xxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxx.xx.
Art. 5 – Utilizzo dei segni distintivi delle Parti
Il presente Protocollo, così come gli accordi successivi in cui si concretizzerà la collaborazione tra le Parti, non conferiscono alle Parti alcun diritto di utilizzare per scopi pubblicitari, o per qualsiasi altra attività promozionale o di qualsivoglia altra natura, alcun segno distintivo dell’altra Parte.
L’utilizzo dei segni distintivi del Politecnico potrà essere concesso solo previa autorizzazione scritta del medesimo, secondo la vigente disciplina regolamentare d’Ateneo.
Art. 6 - Trattamento dei dati personali
La sottoscrizione e l’esecuzione del presente accordo implica un trattamento di dati personali in specie riferibili a nome e cognome dei sottoscrittori dell’accordo stesso, del personale che, in virtù del medesimo, fornirà supporto per le fasi di assistenza ed erogazione del servizio e dei docenti/ricercatori e studenti stranieri che richiedono l’attribuzione del codice fiscale.
Il trattamento dei dati personali di cui alla presente convenzione sarà effettuato dalle Parti in qualità di Titolari autonomi del trattamento, secondo quanto previsto dall'art. 4, paragrafo 7 del Regolamento (UE) 2016/679 e dal nuovo Codice in materia di protezione dei dati personali (D. Lgs. 196/2003 così come modificato dal D. Lgs. 101/2018), nel rispetto dei princìpi di liceità, necessità, correttezza, pertinenza e non eccedenza, esclusivamente per le finalità del presente atto e nel rispetto di quanto previsto dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.
In particolare le Parti, ciascuna per quanto di competenza, si impegnano:
• a non comunicare i dati personali a soggetti terzi, eccezion fatta per i soggetti designati quali Responsabili del trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 del Regolamento ovvero alle persone autorizzate al trattamento dei dati personali che operano sotto l’autorità diretta del Titolare o del Responsabile, se non ai fini dell’esecuzione della presente Convenzione o nei casi espressamente previsti dalla legge, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di protezione dei dati personali, ovvero per adempiere ad un ordine dell’Autorità Giudiziaria;
• ad adottare tutte le misure tecniche ed organizzative richieste dall’articolo 32 del Regolamento, necessarie a garantire la correttezza e sicurezza del trattamento dei dati personali, nonché la conformità di esso agli obblighi di legge e al Regolamento;
• a collaborare fra loro al fine di consentire, nella maniera più agevole possibile, l’esercizio del diritto di accesso ai propri dati e degli ulteriori diritti in materia di protezione dei dati personali da parte dei soggetti interessati.
Con riferimento ai dati personali necessari per la stipulazione e l’esecuzione della presente convenzione, gli stessi verranno trattati esclusivamente ai fini della conclusione e dell’esecuzione del presente atto, nonché per gli adempimenti strettamente connessi alla gestione dello stesso e degli obblighi legali e fiscali ad esso correlati, in ottemperanza agli obblighi di legge.
Le Parti provvedono, per il tramite dei rispettivi rappresentanti, ciascuna per la propria parte, a fornire al rappresentante dell’altro contraente l’informativa di cui all’art. 13 del Regolamento.
Le Parti provvederanno ad adempiere agli obblighi di cui all’articolo 23 del decreto legislativo 14 marzo 2013 n. 33 tramite pubblicazione nella sezione Amministrazione Trasparente dei rispettivi siti istituzionali.
L’Agenzia si avvale di Sogei S.p.a., con sede in Roma, quale “Responsabile del trattamento” dei dati conferiti per la gestione e l’esecuzione del presente accordo.
I Responsabili della protezione dei dati personali sono:
• per l’Agenzia, il xxxx. Xxxxxx Xxxxxxx, il cui dato di contatto è: entrate.dpo.@xxxxxxxxxxxxxx.xx;
• per il Politecnico di Torino, il Rettore Xxxxx Xxxxxxx, il cui dato di contatto è PEC: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxxxxx.xx; informazioni e chiarimenti: xxxxxxx@xxxxxx.xx; responsabile della protezione dei dati del Politecnico: xxx@xxxxxx.xx;
L’Agenzia autorizza il Politecnico a pubblicare sul proprio sito istituzionale notizie riguardanti il presente Protocollo.
Articolo 7 - Tutela della riservatezza
Le Parti hanno l’obbligo di garantire la massima riservatezza dei dati e delle informazioni, di cui verranno in possesso, o comunque a conoscenza, in ragione dell’esecuzione del presente accordo, anche in osservanza della vigente normativa sulla protezione dei dati personali - ai sensi del Regolamento e del Codice.
I dati e le informazioni di cui sopra non potranno essere divulgati in alcun modo e non potranno essere oggetto di utilizzazione, se non per finalità strettamente connesse all’esecuzione dell’accordo medesimo e con modalità che non compromettano in alcun modo il carattere della riservatezza o arrechino altrimenti danno alle Parti.
Le informazioni e i dati non potranno essere copiati o riprodotti - in tutto o in parte
- se non per esigenze operative strettamente connesse allo svolgimento delle attività specificate nel presente accordo.
Le Parti sono inoltre responsabili dell’osservanza degli obblighi di riservatezza di cui a precedenti commi da parte dei propri dipendenti e/o consulenti di cui dovessero avvalersi.
Art. 8 – Durata
Il presente protocollo di intesa ha durata triennale a decorrere dalla data di sottoscrizione, salvo volontà di una delle parti di interromperlo da comunicarsi all’altra: trascorsi 30 giorni da tale comunicazione il presente protocollo cesserà di avere effetto.
Il presente Protocollo di intesa sostituisce ogni altro precedentemente stipulato tra le parti.