CONTRATTO DI SERVIZIO

CONTRATTO DI SERVIZIO

Documento aggiornato il 27 febbraio 2023

TRA

con sede in

Codice Fiscale e P. IVA n. nella persona di

E

Whistleblowing Solutions I.S. S.r.l., con sede in Xxxxx Xxxxxxx, 00/X, 00000, Xxxxxx, Codice Fiscale e P. IVA n. 09495830961, nella persona del legale rappresentante pro tempore.

Il seguente contratto regola il rapporto di fornitura e fruizione dei servizi offerti sul sito xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx.

1. DEFINIZIONI

1.1. CONTRATTO: indica il presente Contratto di Servizio;

ENTE: indica il soggetto che accetta il seguente CONTRATTO al fine di utilizzare i SERVIZI predisposti dal FORNITORE;

FORNITORE: Whistleblowing Solutions Impresa Sociale S.r.l.;

PIATTAFORMA: indica la piattaforma di whistleblowing digitale personale dell’ENTE;

SERVIZI: predisposizione e fornitura di risorse informatiche e materiale per la formazione da parte del FORNITORE a beneficio dell’ENTE, al fine di usufruire di un servizio di Whistleblowing Digitale basato su software GlobaLeaks ed erogato in modalità Software as a Service (SaaS).

2. OGGETTO DEL CONTRATTO

2.1 Premesso che GlobaLeaks è un software open-source creato per permettere l'avvio di iniziative di whistleblowing sicuro ed anonimo rilasciato sotto licenza AGPL (Affero General Public License), che l’utilizzo di software open-source riveste un’importanza fondamentale per il FORNITORE, e che la licenza open-source potrebbe includere disposizioni che prevalgono espressamente su alcuni dei presenti termini.

2.2 Il FORNITORE propone all’ENTE la stipula delle condizioni che consentono allo stesso di usufruire dei seguenti SERVIZI in modalità completamente gratuita:

a. accesso ad una PIATTAFORMA di whistleblowing digitale basata sul software GlobaLeaks che permette di ricevere segnalazioni di illeciti da parte dei potenziali segnalanti e di dialogare con gli stessi, anche in modo anonimo;

b. possibilità di esportazione dati e configurazioni per migrazione su sistemi informativi autonomi garantita dall’utilizzo di una tecnologia open-source (no lock-in);

c. materiali formativi in modalità e-learning;

d. disponibilità di un forum di assistenza e di scambio di best practice;

e. invio di materiale informativo in relazione ad aggiornamenti tecnici e normativi in materia di whistleblowing;

f. testi specifici sul whistleblowing e sull’utilizzo della piattaforma da pubblicare sul sito dell’ENTE;

g. modelli di materiali di comunicazione a scopo informativo e di sensibilizzazione dei potenziali segnalanti.

2.3 Le personalizzazioni sono limitate all’inserimento del logo dell’ENTE e al caricamento di testi personalizzati nella homepage della PIATTAFORMA.

3. ACCESSO AI SERVIZI

3.1 L’accesso ai SERVIZI è consentito a seguito della registrazione sul sito xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx. Completata la registrazione, l’ENTE ha accesso alla PIATTAFORMA offerta in modalità SaaS e accessibile tramite internet. Il FORNITORE avrà il diritto di modificare le modalità di accesso e di utilizzo dei SERVIZI, anche in ragione del mutamento delle tecnologie telematiche nonché in ragione della variazione delle caratteristiche tecniche dei software applicativi e di base (sistemi operativi e infrastrutture tecnologiche).

3.2 Con la registrazione, l’ENTE assicura che tutti i dati personali e aziendali da lui trasmessi nell’ambito della registrazione stessa e dell'account creato siano completi e corretti in termini di contenuto.

4. UTILIZZO DEI SERVIZI

4.1 L’ENTE è responsabile del corretto utilizzo della PIATTAFORMA e il FORNITORE non è responsabile né dell’uso improprio della stessa né della perdita delle credenziali di accesso.

4.2 I dati contenuti negli archivi della propria PIATTAFORMA sono di esclusiva proprietà dell’ENTE e possono essere trattati direttamente solo dallo stesso. I dati potranno essere inseriti, variati, elaborati, o comunque trattati, solo ed esclusivamente nei modi e nelle forme previste dai SERVIZI messi a disposizione dal FORNITORE.

4.3 Considerate le misure crittografiche sicure implementate le parti convengono che la conservazione delle chiavi crittografiche avvenga secondo l’Opzione A descritta nel documento Modalità di Conservazione delle Chiavi Crittografiche allegato al presente CONTRATTO.

4.4 L’ENTE è tenuto a comunicare tempestivamente al FORNITORE qualsiasi abuso di cui venga a conoscenza.

4.5 L’ENTE non è autorizzato a utilizzare la PIATTAFORMA in qualsiasi modo incompatibile con il presente CONTRATTO o qualsiasi normativa applicabile. In particolare, l’ENTE o il personale autorizzato ad utilizzare la PIATTAFORMA non potranno:

a. utilizzare la PIATTAFORMA e i SERVIZI per finalità illecite o non autorizzate;

b. duplicare, trasferire, autorizzare, assegnare, dare accesso a o copiare la PIATTAFORMA, senza la previa autorizzazione scritta del FORNITORE;

c. tentare di modificare, adattare o alterare alcuna parte della PIATTAFORMA o dei SERVIZI;

d. interferire con o interrompere il funzionamento della PIATTAFORMA o dei SERVIZI, dei server o delle reti a questo collegati, ivi compreso attraverso l’utilizzo e/o la trasmissione di worm, virus, spyware, malware o qualsiasi altro codice che presenti una natura distruttiva o perturbatrice;

e. introdurre contenuti o codici o interferire in qualsiasi altra maniera con le modalità attraverso le quali la PIATTAFORMA è resa disponibile o mostrata sul browser;

f. richiedere i SERVIZI attraverso mezzi o modalità non autorizzati, incluso, a titolo esemplificativo e non esaustivo, attraverso l’utilizzo di dispositivi automatizzati, script, bot, spider, crawler o scraper;

x. xxxxxxx, rimuovere, spegnere o disattivare in altro modo le misure di sicurezza implementate.

4.6 L’ENTE è tenuto ad utilizzare l’ultima versione disponibile dei SERVIZI e della PIATTAFORMA come aggiornata per miglioria evolutiva o di sicurezza dal FORNITORE.

4.7 L’ENTE deve creare autonomamente e sotto la propria responsabilità e a proprie spese tutte le condizioni necessarie per l’utilizzo dei SERVIZI. Ciò vale in particolare per i terminali remoti che dovranno essere adeguati e compatibili con l’applicazione e la connessione di telecomunicazione. Sarà cura dell’ENTE assicurare che i terminali utilizzati per fruire dei servizi siano dotati di misure di sicurezza e sistemi antivirus aggiornati adeguati a poter proteggere i file scaricati sul terminale o caricati dal terminale sulla piattaforma.

4.8 L’ENTE si impegna ad utilizzare i SERVIZI esclusivamente per gli scopi e attraverso i canali concordati contrattualmente.

4.9 L’ENTE deve attenersi ad adeguati standard di sicurezza tecnica ed organizzativa e garantire che nessun virus, trojan o altro programma dannoso proveniente dai suoi sistemi entri in quelli del

FORNITORE. L’ENTE è inoltre responsabile del controllo del corretto utilizzo dei SERVIZI da parte dei suoi collaboratori e, in particolare, di quelli che sono autorizzati ad accedere alla PIATTAFORMA.

4.10 L’ENTE deve garantire che l’uso da parte del FORNITORE delle informazioni, dei dati e dei materiali da lui forniti non violi i diritti di terzi. Prima di fornire al FORNITORE le informazioni, i dati e i materiali corrispondenti, l’ENTE è tenuto a verificare se il FORNITORE abbia il permesso di utilizzare tali informazioni, dati e materiali nell'ambito delle prestazioni concordate in conformità al presente CONTRATTO e, se necessario, a fornire gli eventuali diritti d'uso necessari e ad ottenere il consenso di terzi. L’ENTE terrà indenne il FORNITORE da tutte le pretese di terzi che risultino da una violazione dei suddetti obblighi. L’indennizzo comprende anche i costi di ogni necessaria difesa legale.

4.11 L’ENTE si impegna, inoltre, ad osservare le seguenti disposizioni nell’utilizzo dei SERVIZI, in particolare:

a. il sistema di whistleblowing non può essere utilizzato per altri scopi, ad esempio non può essere utilizzato come piattaforma di scambio di file o informazioni che sono illegali o violano le norme legali applicabili;

b. le informazioni sulla PIATTAFORMA dell’ENTE, che possono essere accessibili pubblicamente, e la descrizione degli avvisi nel sistema di whistleblowing devono essere fattuali, oggettive e accurate. Non devono violare alcun brevetto, diritto d’autore, marchio, diritto personale o altre posizioni giuridiche protette di terzi;

c. l'ENTE si impegna a non distribuire i seguenti contenuti attraverso il sistema di segnalazione o a renderli accessibili a terzi in qualsiasi altro modo:

i. contenuti che siano pornografici, osceni, offensivi, volgari o altrimenti discutibili;

ii. contenuti che rappresentano un rischio per la sicurezza come portatori di virus, trojan o altri programmi dannosi;

iii. contenuti che siano discriminatori, razzisti, sprezzanti dei diritti umani, radicali, religiosi, xenofobi, nazionalsocialisti, pornografici o altrimenti sessualmente degradanti;

iv. dichiarazioni o azioni di qualsiasi tipo che violino le disposizioni di legge ;

d. l'ENTE si impegna a rispettare il Regolamento di Uso Accettabile allegato al presente CONTRATTO; in caso di modifica del regolamento da parte del fornitore lo stesso provvederà a darne comunicazione all’ENTE e a pubblicarne copia all’indirizzo: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx/xxxx%00-%00xxxxxxxxxxx%00xxx%00xxxxxxxxxxx.xxx.

4.12 Se l'ENTE viola gli obblighi che deve rispettare in virtù del presente CONTRATTO il FORNITORE ha il diritto di sospendere l’accesso ai SERVIZI e/o di cancellare l’account dell'ENTE e/o i contenuti che violano il CONTRATTO o la legge, o di modificarli a un livello ammissibile, di porre fine alla presente relazione contrattuale e/o di rifiutare all’ENTE una nuova registrazione. Qualsiasi pretesa dell'ENTE nei confronti del FORNITORE per tali misure è esclusa.

5. PROPRIETÀ INTELLETTUALE

5.1 Qualsiasi diritto di proprietà intellettuale riguardante la PIATTAFORMA e i SERVIZI sono posseduti o autorizzati dal FORNITORE e sono soggetti a copyright e ai diritti di proprietà intellettuale secondo

le leggi italiane in materia e le convenzioni internazionali. L’ENTE acconsente a non rimuovere, alterare o nascondere qualsiasi evidenza di proprietà intellettuale che sia incorporata nella PIATTAFORMA e nei SERVIZI o che li accompagni, nonché a non riprodurre, modificare, adattare, produrre materiale derivato che si basi sull’eseguire, mostrare, pubblicare, distribuire, trasmettere, diffondere, vendere, autorizzare, o in qualsiasi altro modo sfruttare la PIATTAFORMA e i SERVIZI. Se l’ENTE dovesse violare il diritto di proprietà intellettuale, il FORNITORE potrebbe inibirgli l’uso dei SERVIZI e della PIATTAFORMA qualora lo ritenesse opportuno e appropriato. Il FORNITORE possiede tutti i diritti non espressamente garantiti con riguardo ai SERVIZI e alla PIATTAFORMA. L'ENTE acconsente a non usare, copiare e distribuire i SERVIZI in maniera diversa da quella espressamente definita in questa sede.

5.2 Conformemente al CONTRATTO e alle seguenti disposizioni, l’ENTE riceve il diritto semplice, non esclusivo e non trasferibile, limitato alla durata del CONTRATTO, di utilizzare i SERVIZI sottoscritti per sé stesso e per gli utenti autorizzati per i propri scopi.

6. GARANZIE E LIMITAZIONI DI RESPONSABILITÀ

6.1 Il FORNITORE s'impegna ad erogare i SERVIZI con le caratteristiche conformi a quelle indicate nelle schede descrittive del prodotto alla data di attivazione del prodotto medesimo, fatta salva la necessità di procedere ad aggiornamenti hardware e software in base a circostanze contingenti.

6.2 In ogni caso, il FORNITORE e i suoi sub-fornitori non saranno ritenuti responsabili di eventuali perdite o danni non ragionevolmente prevedibili.

6.3 L’ENTE si obbliga a tenere indenne e tutelare il FORNITORE e i suoi sub-fornitori da qualsiasi reclamo, causa o azione derivanti da o relativi all’utilizzo dei SERVIZI o alla violazione del presente CONTRATTO, comprese eventuali responsabilità o spese derivanti da reclami, perdite, danni, azioni legali, sentenze, spese processuali e legali.

6.4 L’utilizzo mediante web dei SERVIZI viene consentito nello stato in cui si trova, senza alcuna garanzia che le funzioni contenute e descritte nelle specifiche soddisfino le esigenze dell’ENTE o funzionino in tutte le combinazioni hardware, software e gestionali/aziendali che possono essere scelte per l’uso da parte dell’ENTE, il quale, prima della sottoscrizione del presente CONTRATTO, ha compiutamente controllato e valutato, sotto la sua personale responsabilità, la soddisfazione delle proprie esigenze. L’ENTE ha l’onere di controllare costantemente il software e verificare il risultato delle elaborazioni compiute tramite di esso e del cui utilizzo è esclusivamente responsabile. Il FORNITORE non assume alcuna obbligazione e non presta alcuna garanzia oltre quelle qui espressamente descritte. Resta espressamente esclusa qualsivoglia responsabilità del FORNITORE per danni diretti ed indiretti di qualsiasi natura che l’ENTE o terzi possano subire per effetto ed in conseguenza del presente CONTRATTO e verificatisi per causa non imputabile, anche indirettamente, al FORNITORE, ivi compresi quelli derivanti dall’uso o dal mancato uso delle procedure o da errori delle stesse, o quelli, senza limitazioni, per perdita o mancato guadagno, fermo dell’attività, perdite economiche o di informazioni, nonché per i malfunzionamenti o difetti relativi o causati dagli ambienti informatici o dai sistemi operativi sui quali operano i programmi.

6.5 Nei limiti massimi consentiti dalla legge, il FORNITORE è responsabile solo in caso di xxxx e colpa grave. Ciò vale anche per il comportamento intenzionale o di grave negligenza dei rappresentanti e/o ausiliari dello stesso. Questa limitazione di responsabilità non si applica in caso di lesioni alla vita, all’integrità fisica o alla salute o in caso di responsabilità obbligatoria ai sensi della legge sulla responsabilità del prodotto.

6.6 La responsabilità per i danni è limitata ai danni prevedibili e tipici. Non rientrano quindi nella sfera di responsabilità del FORNITORE, eventi come forza maggiore, scioperi, misure ufficiali, guasti dei mezzi di trasmissione o altre interruzioni.

6.7 Salvo quanto espressamente previsto dal presente CONTRATTO, la responsabilità del FORNITORE è esclusa.

7. MIGLIORIE, AGGIORNAMENTO E SOSPENSIONE DEI SERVIZI

7.1 Il FORNITORE si impegna costantemente nella ricerca e miglioria continua dei propri SERVIZI: è possibile che vengano aggiunte o rimosse funzionalità o caratteristiche.

7.2 Il FORNITORE si riserva il diritto di ampliare, modificare o limitare le funzioni nella misura in cui ciò serva al progresso tecnico, sia necessario per evitare abusi o sia obbligato a farlo per legge e non garantisce che le nuove versioni abbiano identiche funzionalità delle versioni precedenti. Tali modifiche potranno essere introdotte in qualsiasi momento poiché il FORNITORE aggiorna continuamente i propri SERVIZI. Potranno essere altresì introdotte sulla base di un piano di evoluzione e sviluppo predefinito e di eventuali nuove specifiche tecniche e funzionali che nel tempo, a suo insindacabile giudizio, abbia giudicato utili o necessarie, o in base alla necessità di manutenzione o correzione di eventuali malfunzionamenti o anomalie che gli siano stati segnalati o comunque rilevati nell’uso dei SERVIZI. Per ogni rilascio di release primaria effettuato sui SERVIZI, il FORNITORE invierà comunicazione tramite la PIATTAFORMA, indicante la descrizione delle principali novità funzionali.

7.3 L’ENTE dovrà pertanto scrupolosamente verificare, con onere a proprio esclusivo carico, l’applicabilità dei nuovi aggiornamenti, e quindi a titolo esemplificativo, ma non esaustivo, si obbliga sin da ora a verificare le nuove funzionalità e se siano adatte ai propri scopi senza che eventuali inesattezze, mancanze e/o difetti possano far sorgere in capo al FORNITORE responsabilità anche a titolo di colpa lieve. L’ENTE esonera e manleva sin da ora il FORNITORE da ogni responsabilità per danni, di qualsivoglia natura, da ciò derivati e/o derivanti allo stesso e/o a terzi. Il FORNITORE si riserva inoltre il diritto insindacabile di modificare, sostituire, eliminare ed interrompere la distribuzione di uno o più SERVIZI e/o di cessarne gli aggiornamenti.

7.4 Il FORNITORE potrebbe altresì sospendere l’erogazione dei SERVIZI per effettuare aggiornamenti o attività di manutenzione. In tal caso, ne darà un congruo preavviso all’ENTE.

7.5 Previa eventuale comunicazione da inviarsi all’ENTE mediante posta elettronica, il FORNITORE potrà interrompere il collegamento in presenza di comprovati problemi di sicurezza e/o di garanzia di riservatezza. Il FORNITORE non potrà in ogni caso essere ritenuto responsabile per interruzioni di servizio non dipendenti dalla propria volontà quali, a mero titolo esemplificativo, l'interruzione o il

cattivo funzionamento delle reti telefoniche, telematiche, elettriche, dei servizi di connettività offerti dai provider o dai gestori della rete Internet.

7.6 Il FORNITORE potrebbe altresì decidere di sospendere o interrompere i SERVIZI in risposta a circostanze impreviste fuori dal proprio controllo o in ottemperanza a un obbligo giuridico. Al verificarsi di tale condizione, ove possibile, l’ENTE verrà avvisato con preavviso ragionevole per consentire l’esportazione dei dati dai sistemi. In nessun caso il FORNITORE sarà ritenuto responsabile di ritardi e/o violazioni dovute a cause a lui non imputabili e/o discendenti da obblighi derivanti dalla legge, regolamenti, ordini, disposizioni amministrative promanate da qualsiasi autorità civile e/o militare, ente statale e/o locale, atti od omissioni dell’altra parte (e così a titolo esemplificativo ma non esaustivo: incendi, inondazioni, terremoti, scioperi, embarghi, guerre, sabotaggi). Il FORNITORE provvederà al salvataggio degli archivi, banche dati e ogni altra informazione presente nello spazio dedicato all’ENTE. Laddove, per cause non imputabili al FORNITORE si verifichi la distruzione dei dati presenti sui server, il FORNITORE stesso provvederà a ripristinarli dal più recente salvataggio disponibile entro 72 (settantadue) ore lavorative dalla segnalazione dell’incidente, senza che l’ENTE possa avanzare alcuna pretesa o richiesta di risarcimento.

7.7 Il FORNITORE potrà, altresì, interrompere la fornitura dei SERVIZI in caso di inosservanza del presente CONTRATTO.

8. RESPONSABILITÀ

8.1 L’ENTE è totalmente responsabile dei dati inseriti nella piattaforma a lui riservata dal FORNITORE e delle eventuali segnalazioni ricevute e pertanto accetta, con la sottoscrizione del presente CONTRATTO, di esentare il FORNITORE da responsabilità di carattere civile e/o penale derivanti dall’archiviazione e dalla diffusione dei dati da esso inseriti che violino qualunque prescrizione di legge o di regolamento o qualsiasi provvedimento proveniente da un’Autorità amministrativa o dall’Autorità giudiziaria.

8.2 L’ENTE è responsabile della custodia delle credenziali di autenticazione per l’accesso ai dati erogati dai SERVIZI del FORNITORE al fine di evitare l’accesso ad altri soggetti non autorizzati.

8.3 L’utilizzo dei SERVIZI è consentito solo in base a quanto consentito dalla legislazione in vigore, comprese leggi, regolamenti e provvedimenti dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

8.4 Nei limiti massimi consentiti dalla legge, il FORNITORE è responsabile solo in caso di xxxx e colpa grave. Ciò vale anche per il comportamento intenzionale o di grave negligenza dei rappresentanti e/o ausiliari dello stesso. Questa limitazione di responsabilità non si applica in caso di lesioni alla vita, all’integrità fisica o alla salute o in caso di responsabilità obbligatoria ai sensi della legge sulla responsabilità del prodotto.

8.5 La responsabilità per i danni è limitata ai danni prevedibili e tipici.

8.6 Salvo quanto espressamente previsto dal presente CONTRATTO, la responsabilità del FORNITORE è esclusa. Ciò vale in particolare per i danni che si basano su cause che non rientrano

nella sfera di responsabilità del FORNITORE, come forza maggiore, scioperi, misure ufficiali, guasti dei mezzi di trasmissione o altre interruzioni.

9. DURATA DEL CONTRATTO

9.1 Il presente CONTRATTO ha durata di mesi 12 (dodici) decorrenti dalla data della sua sottoscrizione. Al termine del periodo di validità, il presente CONTRATTO si intende, salvo diversa ed espressa indicazione, ogni volta tacitamente e automaticamente rinnovato con durata annuale, a meno che una delle parti non provveda ad effettuare comunicazione di recesso, a mezzo Raccomandata A/R ovvero altro mezzo di comunicazione, anche elettronico, purché assistito da conferma del FORNITORE, con un anticipo di almeno 30 giorni sulla scadenza prevista.

10. RECESSO E RISOLUZIONE

10.1 Il FORNITORE ha il diritto di modificare il presente CONTRATTO in qualsiasi momento. L’ENTE sarà informato di queste modifiche con un congruo preavviso e in forma scritta (cartacea o elettronica). In questo caso l'ENTE avrà la facoltà di recedere prima della scadenza del termine di preavviso. In caso di mancato esercizio di tale diritto, le modifiche saranno considerate accettate. Qualora il FORNITORE sia impossibilitato a fornire il preavviso per cause imprevedibili e non influenzabili (come, ad esempio, interventi normativi), il FORNITORE ha il diritto di modificare il CONTRATTO anche senza il consenso dell'ENTE. L’ENTE ne sarà ugualmente informato per iscritto.

10.2 Le parti convengono che, qualora il FORNITORE intenda eliminare e/o interrompere la distribuzione di uno o più SERVIZI, l'ENTE avrà diritto di recedere dagli stessi; il recesso avrà effetto decorsi 20 (venti) giorni dalla ricezione della PEC.

10.3 Resta inteso che non costituiscono giusta causa di recesso la modifica e/o la sostituzione di uno o più SERVIZI.

10.4 Entrambe le parti avranno facoltà di recedere nei termini e secondo le modalità previste dall’art. 9.1.

10.5 Il FORNITORE si riserva di recedere dal CONTRATTO, sospendere o interrompere la fornitura dei SERVIZI all'ENTE in qualsiasi momento, nel caso in cui l'ENTE violi gli obblighi che deve rispettare in virtù del presente CONTRATTO (per esempio nel caso in cui non venga rispettato il Regolamento di Uso Accettabile). Qualsiasi pretesa dell'ENTE nei confronti del FORNITORE per tali misure è esclusa.

10.6 Il FORNITORE potrebbe inoltre interrompere la fornitura di SERVIZI all’ENTE in qualsiasi momento nel caso in cui la PIATTAFORMA sia attivata da un soggetto non titolato dall’ENTE stesso, nel caso in cui la destinazione d’uso della PIATTAFORMA non sia per la compliance anticorruzione di un ente pubblico e/o società controllata dallo stesso, nel caso in cui l’impiego della PIATTAFORMA comporti dei costi per l’utilizzatore finale corrisposti a terzi (es: società privata che rivendesse la piattaforma gratuita a un ente pubblico).

11. ASSISTENZA TECNICA E MANUTENZIONE

11.1 È esclusa, salvo diverso e specifico accordo, ogni forma di assistenza tecnica e manutenzione da parte del FORNITORE. Tuttavia è prevista la creazione di un forum di libera iscrizione e partecipazione in cui il FORNITORE, con un impegno di tipo best-effort, provvederà a rispondere alle richieste eventualmente pervenute.

12. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

12.1 La fornitura dei SERVIZI è soggetta alla presa visione e accettazione dell'Informativa Privacy allegata al presente CONTRATTO.

12.2 L’ENTE, in qualità di titolare del trattamento, è tenuto a predisporre e a fornire agli interessati un’apposita informativa privacy che dettagli le informazioni richieste ai sensi degli articoli 13, ed eventualmente 14, del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”).

12.3 Il FORNITORE sarà designato quale Responsabile del trattamento ai sensi dell’art 28 del GDPR e, a tal fine, sarà nominato mediante un apposito contratto o altro atto giuridico a norma del diritto dell’Unione Europea o degli Stati membri. Il FORNITORE si impegna, a sua volta, a nominare eventuali sub-fornitori come sub-responsabili del trattamento secondo le modalità previste dall’art. 28, comma 4, GDPR e a darne notizia all’ENTE.

12.4 I dati personali trattati ai soli fini della conclusione del presente CONTRATTO e della fornitura dei relativi SERVIZI sono quelli comunicati dall’ENTE al FORNITORE.

13. ACCORDO COMPLESSIVO

13.1 Il presente CONTRATTO costituisce l’unico integrale e complessivo CONTRATTO tra le parti con riferimento alla materia da esso disciplinata, e sostituisce qualsiasi precedente accordo, intesa, contratto o negozio, scritto o orale, che le parti possano aver stipulato in relazione al suo contenuto.

13.2 Il presente CONTRATTO si applica a tutti i SERVIZI eventualmente attivati anche successivamente al primo periodo di validità.

14. VALIDITÀ DEL CONTRATTO

14.1 Nel caso in cui qualcuna delle disposizioni del CONTRATTO – o parte di esso – sia ritenuta nulla, annullabile, invalida o inefficace dall’Autorità Giudiziaria, o comunque risulti o diventa integralmente o parzialmente priva d’effetto giuridico o inefficace, tale nullità, annullabilità, invalidità, o comunque inefficacia, non avrà effetto sulle altre disposizioni del CONTRATTO né, tanto meno, potrà determinare la nullità, annullabilità, invalidità o inefficacia dell'intero CONTRATTO.

14.2 La disposizione – o la parte di essa – ritenuta nulla, annullabile, invalida o inefficace dall’Autorità Giudiziaria, dovrà intendersi modificata, reinterpretata o integrata, nella misura e secondo il senso necessari a che la stessa possa essere ritenuta ammissibile per legge, e giudicata pienamente valida

ed efficace dall’Autorità Giudiziaria, preservando nella maggior misura possibile la volontà delle parti come risultante dal CONTRATTO.

14.3 Entro i limiti consentiti dalla legge applicabile, le disposizioni del presente CONTRATTO che, per loro natura, portata o significato, sono da intendersi come a rimanere in vigore anche alla scadenza, a seguito dell’adempimento, della risoluzione o di qualsiasi altra forma di cessazione dell’efficacia del CONTRATTO, continueranno ad avere vigore e ad applicarsi anche a seguito della scadenza delle stesse.

15. LEGGE APPLICABILE E FORO COMPETENTE

15.1 Il presente CONTRATTO è regolato dalle leggi dello Stato italiano. Con la sottoscrizione del presente CONTRATTO le parti escludono integralmente l’applicazione della Convenzione delle Nazioni Unite sui Contratti di Vendita Internazionale di Beni Mobili (“UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods – CISG”, Xxxxxx, 00 aprile 1980).

15.2 Il FORNITORE può, a sua discrezione, rendere disponibile e/o sottoscrivere il presente CONTRATTO anche in una lingua diversa dall’italiano. La versione in lingua italiana del presente CONTRATTO sarà comunque sempre prevalente in tutte le ipotesi di controversie e/o nei casi di conflitto interpretativo rispetto alla versione tradotta in altra lingua.

15.3 Entro i limiti consentiti dalla legge applicabile, l’ENTE, con la sottoscrizione del presente CONTRATTO, conferma che esso venga stipulato tra professionisti e per scopi commerciali, e concorda che le disposizioni delle leggi a protezione dei consumatori o dei contraenti deboli non sono applicabili.

15.4 Per tutte le controversie relative al CONTRATTO, le parti riconoscono la competenza esclusiva del Foro di Milano.

Luogo e Data:

IL FORNITORE

Whistleblowing Solutions Impresa Sociale S.r.l.

IL CLIENTE

Dopo accurata lettura, per specifica approvazione, ai sensi e per gli effetti degli articoli 1341 e 1342 del Codice Civile, delle clausole di cui agli articoli 2.3 (Oggetto dei contratto); 3.1, 3.2 (Accesso ai servizi); 4.1, 4.2, 4.3, 4.5, 4.6, 4.7, 4.8, 4.9, 4.10, 4.12 (Utilizzo dei servizi); 5.1, 5.2 (Proprietà

intellettuale); 6.1, 6.2, 6.3, 6.4, 6.5, 6.6, 6.7, (Xxxxxxxx e limitazioni di responsabilità); 7.1, 7.2, 7.3, 7.4,

7.5, 7.6, 7.7 (Xxxxxxxxx, aggiornamento e sospensione dei servizi); 8.1, 8.2, 8.3, 8.4, 8.5, 8.6

(Responsabilità); 9.1, (Durata del contratto); 10.1, 10.2, 10.3, 10.4, 10.5, 10.6 (Recesso e risoluzione);

14.1, 14.2, 14.3 (Validità del contratto); 15.1, 15.2, 15.3, 15.4 (Legge applicabile e foro competente).

IL CLIENTE

ACCORDO IN MERITO AL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI

Ai sensi dell'art. 28 del Regolamento UE 2016/679

Documento aggiornato il 6 aprile 2023

TRA

con sede in

Codice Fiscale e P. IVA n. in persona di

(di seguito "Committente " o il “Titolare del Trattamento”),

E

Whistleblowing Solutions I.S. S.r.l., con sede in Xxxxx Xxxxxxx 00/X, 00000, Xxxxxx, Codice Fiscale e P. IVA 09495830961 del legale rappresentante pro tempore Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx (di seguito "Fornitore " o il “Responsabile del Trattamento”), (di seguito, congiuntamente, le “Parti”)

PREMESSO CHE

a) Le Parti hanno sottoscritto un contratto avente ad oggetto la prestazione da parte del Fornitore di un servizio di whistleblowing digitale consistente in fornitura in outsourcing di una piattaforma di whistleblowing digitale (di seguito, “Contratto di servizi”);

b) In virtù del Contratto di servizi il Fornitore esegue operazioni di trattamento di dati personali (di seguito, "Dati Personali") di titolarità del Committente, e riferiti unicamente ai dati necessari per l’erogazione dei servizi pattuiti tra le parti. In particolare l’acquisizione e l’archiviazione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali appartenenti anche

a particolari categorie di dati e relativi a condanne penali e reati, eventualmente contenuti nella segnalazione e in atti e documenti ad essa allegati, riferiti agli interessati, ovvero alle persone fisiche (identificate o identificabili) che inoltrano una segnalazione o a quelle indicate come possibili responsabili delle condotte illecite o a quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate (art. 4, par. 1, nn. 1) e 2), del Regolamento.

c) il Fornitore dichiara e garantisce di possedere competenza e conoscenze tecniche in relazione alle finalità e modalità di trattamento, alle misure di sicurezza da adottare a garanzia della riservatezza, completezza ed integrità dei Dati Personali trattati, nonché in relazione alla normativa italiana ed europea in materia di protezione dei dati personali, e di possedere i requisiti di affidabilità idonei a garantire il rispetto delle disposizioni normative in materia;

d) il Titolare ha condotto una positiva valutazione della idoneità e qualificazione del Responsabile atta a soddisfare, anche sotto il profilo della sicurezza del trattamento, i requisiti di cui alla normativa applicabile (artt. 28 e ss. del Regolamento) e intende designare il Fornitore quale Responsabile del trattamento dei Dati Personali derivante dal Contratto di servizi.

Tutto quanto sopra premesso, tenuto conto delle reciproche promesse e degli accordi intercorsi, le Parti convengono quanto segue:

1. PREMESSE

Le premesse costituiscono parte integrante ed essenziale del presente accordo.

2. OGGETTO

2.1 Con la sottoscrizione del presente accordo il Committente nomina il Fornitore, che accetta, Responsabile del trattamento in relazione alle operazioni di trattamento Dati Personali poste in essere ai soli fini dell'esecuzione del Contratto di servizi. Tale nomina non comporta il diritto ad alcuna remunerazione.

2.2 I compiti assegnati al Fornitore sono esclusivamente quelli resi necessari dalle attività connesse all'esecuzione del Contratto di servizi.

3. OBBLIGHI DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO

3.1 Qualora nell'ambito delle operazioni di trattamento dei Dati Personali occorrano eventuali istruzioni aggiuntive al fine di adeguarsi alla normativa in materia di protezione dei dati, il Committente trasmetterà ulteriori istruzioni al Fornitore in merito alle finalità, modalità e procedure per l’utilizzo e il trattamento dei Dati Personali, e concorderà con il Fornitore le misure tecniche ed organizzative più idonee.

4. OBBLIGHI DEL RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO

4.1 Ai fini di un corretto trattamento dei Dati Personali, il Fornitore si impegna a:

a) svolgere qualsiasi operazione di trattamento di Dati Personali in conformità ai principi e alla regolamentazione previsti dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali;

b) eseguire fedelmente ed esclusivamente le istruzioni impartite dal Titolare, evitando attività di trattamento non conformi alle predette istruzioni o volte a perseguire finalità diverse da quelle correlate all'esecuzione del Contratto di servizi;

c) non effettuare copie dei Dati Personali diverse da quelle strettamente necessarie alla corretta esecuzione del Contratto di servizi;

d) garantire il pieno rispetto degli obblighi di cui il Fornitore, quale responsabile del trattamento, è tenuto in virtù della normativa vigente;

e) fuori dai casi strettamente necessari per l'erogazione dei Servizi, non divulgare o rendere noti a terzi i Dati Personali e adottare le misure organizzative e tecniche necessarie per assicurare la massima riservatezza dei Dati Personali acquisiti e utilizzati nello svolgimento delle attività oggetto della presente designazione;

f) garantire che l’accesso ai Dati Personali da parte del personale avvenga solo sulla base del principio di stretta necessità, provvedendo a individuare e designare quali incaricati del trattamento, anche ai fini di cui all’art. 32 del Regolamento Privacy, le persone fisiche (dipendenti e/o collaboratori) autorizzate al trattamento dei dati personali per le suddette finalità, impegnando gli stessi con idonei vincoli di riservatezza;

g) formare adeguatamente il personale addetto all'esecuzione del Contratto di servizi fornendo loro istruzioni precise e vigilando sulla loro osservanza;

h) collaborare con il Committente per l’attuazione di qualsiasi misura che si renda strettamente necessaria al fine di garantire la conformità del trattamento dei Dati Personali con la normativa applicabile;

i) effettuare, ai sensi dell’art. 32 del Regolamento UE 2016/679, regolari analisi dei rischi per adottare misure tecniche organizzative adeguate rispetto alle prescrizioni di legge in materia di protezione dei dati personali, di informatica giuridica e amministrazione digitale di cui al CAD e disciplina applicabile, nonché dei provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali e dell'Agenzia per l'Italia Digitale (AGID) o altra Autorità di controllo competente;

j) stabilire, nell'ambito della propria organizzazione, i c.d. mezzi non essenziali, quali misure di sicurezza di dettaglio, e sulla base delle proprie competenze tecniche specifiche, collaborare, anche manifestando un’autonomia propositiva, nell’adozione di misure adeguate e nella verifica sistematica dell’efficacia delle stesse tramite una procedura per testare, verificare e valutare regolarmente l'efficacia delle misure tecniche ed organizzative al fine di garantire la sicurezza del trattamento;

k) effettuare analisi che esplicitino i rischi e le eventuali possibili misure di attenuazione degli stessi da proporre al Titolare, propedeutiche a valutazioni di impatto, informando quest’ultimo e fornendo copia degli elaborati finali.

l) mantenere informato il Committente riguardo alle operazioni di trattamento trasmettendo un rapporto scritto sull’attività svolta in esecuzione dei compiti attribuiti con il presente accordo, con particolare riguardo, ma non

esclusivamente, alle misure di sicurezza adottate, nonché riguardo a qualsiasi circostanza o criticità eventualmente riscontrata;

m) informare il Committente, entro 48 ore dal momento in cui ne è venuto a conoscenza, di qualsiasi violazione o rischio di violazione concernente i Dati Personali di cui il Fornitore è venuto a conoscenza nello svolgimento dei Servizi e collaborare, a proprie spese, con il Committente per attuare qualsiasi misura che si renda strettamente necessaria al fine di garantire la conformità del trattamento dei Dati Personali con la normativa applicabile;

n) adottare le misure di sicurezza previste dall'articolo 7 del presente accordo.

5. AFFIDAMENTO A TERZI

5.1 È consentito al Fornitore di avvalersi di soggetti terzi ai fini della prestazione dei Servizi senza il preventivo consenso scritto del Titolare. Il Fornitore si impegna a prevedere nel contratto con il subappaltatore garanzie e obblighi analoghi a quelli di cui al presente accordo. il Responsabile del trattamento dichiara di avvalersi dei Subresponsabili indicati nell'Allegato A. Con la sottoscrizione del presente atto di nomina, i Subresponsabili indicati nell'Allegato A si intendono approvati dal Titolare del trattamento. Il Fornitore dichiara che i Subresponsabili hanno capacità e competenze per mettere in atto misure tecniche e organizzative idonee a garantire il rispetto delle disposizioni della vigente normativa sulla protezione dei dati personali e che sono stati contrattualmente vincolati al rispetto degli stessi obblighi in materia di protezione dei dati personali assunti dal Responsabile del trattamento nei confronti del Titolare. Qualora il Responsabile del trattamento intenda sostituire i Subresponsabili indicati nell'Allegato A, dovrà informare il Titolare preventivamente e per iscritto, con un preavviso di 60 giorni. Resta ferma la possibilità di derogare al termine di preavviso, nel caso siano necessarie operazioni di mitigazione di un disastro imputabile al subfornitore. Il Fornitore dichiara e garantisce che eventuali, nuovi, Subresponsabili presenteranno almeno le stesse caratteristiche e garanzie dei Subresponsabili indicati nell’Allegato A e saranno vincolati contrattualmente al rispetto dei medesimi obblighi in materia di protezione dei dati personali assunti dai Subresponsabili.

6. DURATA - CESSAZIONE

6.1 L’efficacia del presente accordo decorre dalla data di sottoscrizione dello stesso ad opera di entrambe le Parti sino alla cessazione, per qualsiasi causa intervenuta, del Contratto di servizi.

6.2 All'atto della cessazione del Contratto di servizi il Fornitore dovrà cessare qualsiasi operazione di trattamento dei Dati Personali e restituire al Committente tutti gli eventuali Dati Personali trattati ai fini dell'esecuzione del Contratto di servizi di cui il Fornitore dovesse disporre (es. anagrafiche degli interessati, dati di contatto degli interessati) o, su richiesta del Committente, provvedere alla loro distruzione, fornendone apposita attestazione, eccettuate eventuali esigenze di loro conservazione in adempimento di obblighi normativi di cui andrà data contestuale attestazione al Committente.

7. MISURE DI SICUREZZA

7.1 Con riferimento alle operazioni di trattamento dei Dati Personali necessarie ai fini della esecuzione del Contratto di servizi, il Fornitore dichiara e garantisce (i) di mantenere, ogni e qualsiasi misura di sicurezza idonea a prevenire i rischi di distruzione, perdita, anche accidentale, dei Dati Personali nonché di accesso non autorizzato o trattamento illecito dei medesimi come previsto nel Contratto di servizi e (ii) che tali misure sono conformi anche alle misure di sicurezza necessarie e conformi ai principi di cui all’art. 32 del Regolamento Privacy, nonché ogni altra misura obbligatoria di legge.

7.2 Con riferimento al trattamento di Dati Personali svolti con l’ausilio di strumenti elettronici per la prestazione dei Servizi e la gestione del database per conto del Committente, il Responsabile si impegna ad attuare le seguenti misure:

i. scegliere gli amministratori di sistema tra quei soggetti dotati di esperienza, capacità ed affidabilità, in grado di garantire il pieno rispetto della normativa italiana in materia di protezione dei dati personali, ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza;

ii. nominare gli amministratori di sistema individualmente, elencando analiticamente gli ambiti di operatività consentiti a ciascun amministratore di sistema in relazione al proprio profilo di autenticazione;

iii. tenere un elenco aggiornato dei soggetti nominati amministratori di sistema e, su richiesta, mettere tale elenco a disposizione del Committente e/o delle autorità competenti;

7.3 Il Fornitore si impegna a verificare regolarmente l'idoneità delle misure adottate.

8. CONTROLLI

8.1 Il Fornitore riconosce e accetta che il Committente, nell’ambito dei poteri e obbligazioni ad esso spettanti in quanto Titolare del trattamento, possa controllare le operazioni di trattamento di Dati Personali svolte dal Fornitore, come anche le misure di sicurezza attuate da quest’ultimo per le finalità di cui al presente accordo, anche mediante appositi audit da concordarsi preventivamente nel rispetto delle reciproche esigenze lavorative.

Whistleblowing Solutions I.S. S.r.l. preso atto di quanto previsto nel presente atto di nomina e dalla normativa vigente, dichiara di accettare l’incarico di Responsabile del trattamento.

Luogo, Data

Il Titolare del trattamento

Il Responsabile del trattamento Whistleblowing Solutions Impresa Sociale S.r.l. Legale Rappresentante

Xxxxxxxx Xxxxxxxxx

ALLEGATO A

Elenco dei subresponsabili di cui si avvale il Responsabile del Trattamento al momento della sottoscrizione dell’atto di nomina

Denominazione, sede e dati di contatto del subresponsabile	ATTIVITÀ DI TRATTAMENTO DEMANDATE AL SUBRESPONSABILE	Luogo del trattamento
Seeweb S.r.l	Archiviazione Hosting Cloud IASS	Milano Frosinone (backup)
Transparency International Italia	Supporto Utenti Amministratore di Sistema	Milano