POLISI DIM ARCHEB BRYNU, DIM TÂL BLAENAU GWENT GWYBODAETH AR GYFER CYFLENWYR CYNGOR BLAENAU GWENT
POLISI DIM ARCHEB BRYNU, DIM TÂL BLAENAU GWENT
GWYBODAETH AR GYFER CYFLENWYR CYNGOR BLAENAU GWENT
Cyflwyniad
Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent wedi cyflwyno polisi Dim Archeb Brynu, Dim Tâl i gefnogi ei ymrwymiad parhaus i wella’r ffordd y mae’n prynu nwyddau, gwasanaethau a gwaith, gan sicrhau gwerth am arian i’w breswylwyr a pherthynas effeithlon gyda’i gyflenwyr.
Mae cydymffurfiaeth â’r polisi hwn yn bwysig i ddiogelu’r Cyngor a hefyd ein cyflenwyr gan ei fod yn:
sicrhau nad yw’r Cyngor ond yn talu am nwyddau a gwasanaethau a gafodd eu harchebu a’u hawdurdodi’n gywir yn unol â’i Reolau Gweithdrefn Contract;
cefnogi’r broses dilysu taliad, gan sicrhau na chodir tâl yn esgeulus neu drwy gamgymeriad ar y Cyngor am y gwasanaethau a nwyddau y mae’n eu caffael;
sicrhau y gall yr anfonebau a dderbynnir gael eu prosesu’n effeithiol; a
rhoi sicrwydd i gyflenwyr ei bod yn ddiogel ymrwymo adnoddau i gyflawni’r archeb brynu yn unol â’r telerau a gytunwyd, ac i sicrhau y bydd taliad am nwyddau neu wasanaethau o’r fath yn brydlon ac y cânt eu gwneud heb oedi diangen.
Mae’r polisi yn weithredol i XXX archeb am nwyddau, gwasanaethau neu waith a ddarperir ar gyfer y Cyngor, gyda rhai eithriadau penodol fel y restrir yn y Nodiadau Canllaw hyn.
NC1: Xxxx yw Archeb Brynu?
Mae Archeb Brynu yn ddogfen fasnachol a gyhoeddir gan sefydliad i gyflenwr trydydd-parti er mwyn manylu ei ymrwymiad i brynu math ac ansawdd neilltuol o wasanaethau, nwyddau neu waith ar rai telerau a gytunwyd ymlaen llaw.
Xxx xxx Archebion Prynu gyfeirnodau unigryw y mae’n rhaid i gyflenwyr eu rhoi ar eu hanfoneb er mwyn dangos fod eu cyflenwad o wasanaethau, nwyddau neu waith wedi eu harchebu a’u hawdurdodi’n briodol gan eu cleient.
Yng Nghyngor Blaenau Gwent caiff Archebion Prynu eu trefnu drwy ei system e-Brynu. Bydd Archebion Prynu dilys a gyhoeddir gan y Cyngor yn dilyn y ffurf ABCD12345, lle mae ABCD yn dynodi’r xxxx gwasanaeth perthnasol a 12345 yn cyfeirio at gyfeirnod archeb unigryw a gynhyrchir gan y system yn gysylltiedig â chyfeirnod y Gyfarwyddiaeth/Gwasanaeth perthnasol.
NC2: Xxxx yw Dim Archeb Brynu, Dim Tâl?
Mae’r polisi Dim Archeb Brynu, Dim Tâl yn ddull ar gyfer creu amgylchedd effeithiol lle gall y Cyngor reoli a monitro xxx xxxx y xxx’n ei gwario gyda’i gadwyn gyflenwi, a hefyd yn ddyfais i sicrhau nad yw cyflenwyr ond yn ymwneud â thrafodion busnes a gafodd eu harchebu’n ddilys gan y Cyngor.
Xxx x xxxxxx hwn, dim ond i daliadau lle mae’r anfoneb a gyflenwir (papur neu electronig) yn cynnwys rhif Archeb Brynu swyddogol ddilys y gwneir taliadau.
NC3: Xxx fod Dim Archeb Brynu, Dim Tâl yn bwysig?
Mae Dim Archeb Brynu, Dim Tâl yn un o bolisïau allweddol y Cyngor sy’n anelu i wella effeithiolrwydd xx xxxxxx caffael i dalu yn ogystal â sicrhau llywodraethiant a rheolaeth gadarn. Mae’r polisi Dim Archeb Brynu Dim Tâl o fudd i’r Cyngor a’i gyflenwyr fel ei gilydd drwy sicrhau:
mai dim ond am nwyddau a gwasanaethau a gafodd eu harchebu a’u hawdurdodi’n gywir yn unol â’i Reolau Gweithdrefn Contract cyn derbyn anfoneb am nwyddau neu wasanaethau o’r fath y mae’r Cyngor yn talu;
na chodir tâl drwy esgeulustod neu gamgymeriad ar y Cyngor am y gwasanaethau, nwyddau neu waith y mae’n eu caffael;
y gall yr anfonebau a dderbynnir gan y Cyngor gael eu prosesu’n effeithol; a
medrir rhoi sicrwydd i gyflenwyr ei bod yn ddiogel iddynt ymrwymo eu hadnoddau i gyflawni’r Archeb Brynu yn unol â’r telerau a gytunwyd.
Mae Dim Archeb Brynu Dim Tâl yn rhoi dull cadarn i’r Cyngor ar gyfer casglu a datblygu gwybodaeth rheolaeth ddibynadwy i’w alluogi i fonitro, rheoli a chynllunio ei anghenion caffael ar gyfer y dyfodol a’r gwariant trydydd-parti sydd yn yr arfaeth.
NC4: Xxxx xxx’r polisi Dim Archeb Brynu, Dîm Tâl yn dod i rym ac i bwy mae’n berthnasol?
Mae’r polisi Dim Archeb Brynu, Dim Tâl yn weithredol yn awr ar gyfer pob nwyddau, gwasanaethau neu waith a ddodir gyda’r Cyngor, heblaw’r rhai a restrir yn adran NC8 islaw.
NC5: Sut mae Dim Archeb Brynu, Dim Tâl yn gweithio?
Mae’n RHAID i xxx anfoneb a gyflwynir gan gyflenwyr a chontractwyr gynnwys rhif Archeb Brynu swyddogol a gyhoeddir gan y Cyngor CYN i’r Cyngor dderbyn y gwasanaethau, nwyddau neu waith.
Caiff y rhif Archeb Brynu ei gynhyrchu gan system e-Brynu y Cyngor. Caiff xx xxxx gan swyddog gydag awdurdod i wneud hynny ac mae’n rhaid ei roi i’r cyflenwr CYN y gellir gwneud ymrwymiad i wario cyllid y Cyngor.
Mewn amgylchiadau eithriadol iawn (gweler NC5 islaw) gellir cyflenwi Archeb Brynu Argyfwng heb rif Archeb Brynu, er fod yn rhaid dilyn hyn gyda rhif Archeb Brynu dilys o fewn dau ddiwrnod gwaith. Bydd angen cynnwys rhif yr Archeb Brynu ar yr anfoneb a anfonir i’r Cyngor iddi gael ei phrosesu’n gywir.
Ni ellir prosesu unrhyw anfoneb a dderbynnir gan y Cyngor nad yw’n rhoi rhif Archeb Brynu dilys a chaiff ei ddychwelyd at y cyflenwr, gan olygu dim taliad neu oedi difrifol cyn i’r cyflenwr dderbyn tâl.
NC6: Xxxx xx’n Rhif Archeb dilys?
Mae rhif archeb dilys yn Archeb Brynu a godir gan system e-Brynu y Cyngor gyda rhif archeb penodol.
Ni ddylai cyflenwyr, mewn unrhyw amgylchiadau, dderbyn unrhyw archeb xxxxx xxx ysgrifenedig arall gan swyddog o’r Cyngor heb un ai gael rhif Archeb Brynu xxxxx xxx y cyhoeddir Archeb Brynu Argyfwng, neu eithriad fel a nodir ac a weithredir yn unol â’r wybodaeth a roddir yn NC8 islaw. Ni chaiff unrhyw anfoneb a dderbynnir gan y Cyngor nad yw’n cynnwys rhif Archeb Brynu dilys ei brosesu a chaiff ei ddychwelyd i’r cyflenwr, os nad oes ganddo Rhif Archeb Argyfwng (gweler NC7) neu ei fod yn cymhwyso fel eithriad (gweler NC8).
NC7: Ym mha amgylchiadau y gellir cael Archeb Brynu Argyfwng?
Gall y Cyngor gyhoeddi Archeb Brynu Argyfwng mewn amgylchiadau xxxx xxxxx cyflenwi nwyddau, gwasanaethau neu waith ar unwaith mewn ymateb i argyfwng; fel arfer, ond nid yn llwyr, gysylltiedig â diogelu iechyd a diogelwch unigolyn neu’r cyhoedd.
Mewn amgylchiadau o’r fath, dim ond aelod o’r Xxx Arweinyddiaeth Gorfforaethol neu’r Rheolwr Gwasanaeth perthnasol a all awdurdodi Rhif Archeb Argyfwng.
Fel y nodwyd eisoes, rhoddir rhif Archeb Brynu o fewn dau ddiwrnod gwaith i’r Rhif Archeb Argyfwng.
NC8: Eithriadau nad oes angen Archeb Brynu
Nid yw’r eithriadau dilynol angen Archeb Brynu dilys. Caiff y rhestr hon ei hadolygu’n gyson a chaiff unrhyw newidiadau pellach eu hysbysu i’n cyflenwyr drwy e-xxxx xxx drwy wefan y Cyngor.
Ar hyn o xxxx xxx’r Rhestr Eithriadau yn cynnwys:
Trafodion benthyciad rheolaeth trysorlys a buddsoddiad
Grantiau aelodau
Taliadau prydles
Taliadau cyfnodol o renti a threthi (yn eithrio llogi safleoedd)
Taliadau i neu ar ran cyrff cyhoeddus (ond yn ymwneud yn unig â phrosiectau neu drefniadau partneriaeth. Dylid trefnu archeb yng nghyswllt unrhyw wariant cysylltiedig â chaffaeliad. Mae hefyd yn cynnwys taliadau i Gronfa Pensiwn Gwent Fwyaf a sefydliadau/cyrff eraill yng nghyswllt didyniadau cyflogres
Taliadau i unigolion cymeradwy (e.e. Taliadau Maeth, Gwirfoddolwyr, Taliadau Uniongyrchol)
Defnyddio Cardiau Prynu (Cardiau P)
Treuliau
Taliadau gwasanaeth cyfleustodau cyhoeddus a brosesir drwy TEAM
NC9: A yw Dim Rhif Archeb, Dim Tâl yn effeithio ar ddarpariaeth gwasanaethau i ysgolion?
Mae gweithrediad y polisi Dim Rhif Archeb, Dim Tâl ar gyfer darparu nwyddau, gwasanaethau a gwaith i ysgolion yn cael ei drafod, a chaiff canlyniad hyn ei adlewyrchu mewn unrhyw ddiweddariad i’r nodiadau canllaw hyn yn y dyfodol.
NC10: Ble dylai cyflenwyr gyflwyno eu hanfonebau?
Bydd yr Archeb Brynu yn cadarnhau i ble y dylid cyflwyno anfonebau. Dewis y Cyngor fyddai i’r cyflenwyr e-bostio eu hanfonebau i’r cyfeiriad e-xxxx a nodir ar yr Archeb Brynu. Gall cyflenwyr hefyd bostio eu hanfonebau at y cyfeiriad post priodol a gaiff hefyd ei nodi ar yr Archeb Brynu.
NC11: A fydd cyflenwyr yn cael eu talu ynghynt os yw anfonebau yn rhoi rhif Archeb Brynu?
Nid yw rhoi rhif Archeb Brynu ar anfoneb ohono’i hyn yn sbarduno hawl i daliad neu setliad anfoneb yn gynnar. Fodd bynnag, bydd anfoneb gyda rhif Archeb Brynu dilys yn sicrhau y gall y Cyngor brosesu’r anfoneb mor effeithiol ac mor gyflym ag sydd modd. Mae hefyd yn rhoi sicrwydd i gyflenwyr yr ymrwymwyd y cyllid perthnasol i dalu am y gwasanaethau.
Wrth gwrs, mae’r gwrthwyneb yn wir. Cyfarwyddwyd Xxx Credydwyr y Cyngor i beidio prosesu talu anfonebau nad ydynt yn rhoi rhif Archeb Brynu dilys. Mae cyflenwyr sy’n dewis darparu gwasanaethau, nwyddau neu waith i’r Cyngor heb rif Archeb Brynu xxxxx xxx Archeb Brynu Argyfwng yn gwneud hynny ar risg.
Nodyn: Er nad yw’n gysylltiedig gyda'r polisi Dim Rhif Archeb, Dim Tâl, mae’r Cyngor yn cynnig cymhellion talu cynnar i’w gyflenwyr. Gellir gofyn am fanylion pellach ar hyn gan D֠îm Caffael y Cyngor yn xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxx-xxxxx.xxx.xx neu ffonio 01495 311556.
NC12: Xxxx ddylai cyflenwr ei wneud os nad oes ganddo rif Archeb Brynu neu os gwrthodwyd anfoneb a gyflwynwyd heb rif Archeb Brynu?
Dylai cyflenwyr gysylltu â’r aelod o staff y Cyngor a gredant a wnaeth gais am gyflenwi nwyddau, gwasanaethau neu waith a gofyn iddynt rhoi rhif Archeb Brynu, gan anfon copi o’u cais at y cyfeiriad e-xxxx dilynol xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxx-xxxxx.xxx.xx.
Bydd y Cyngor yn ymchwilio’r amgylchiadau ar gyfer gwneud y cais honedig a'r cyflenwad o nwyddau, gwasanaethau a gwaith. Pe byddai Archeb Brynu ôl-weithredol yn cael ei hawdurdodi ar y pwynt hwn, rhoddir rhif Archeb Brynu i’r cyflenwr a gellir ail-gyflwyno anfoneb newydd yn nodi’r rhif Archeb Brynu perthnasol.
NC13: Xxxx ddylwn i wneud nawr?
Caiff cyflenwyr eu hannog i sicrhau fod aelodau staff sy’n derbyn archebion i gyflenwi nwyddau, gwasanaethau neu waith i’r Cyngor yr un mor ymwybodol o’r polisi Dim Rhif Archeb, Dim Tâl a mynnu cael rhif Archeb Brynu swyddogol gan y Cyngor i gael sicrwydd o daliad.
NC14: Xxxx ddylwn i wneud os nad wyf yn cyflenwi’r Cyngor ar hyn o xxxx xx wedi derbyn hysbysiad am y polisi Dim Rhif Archeb, Dim Tâl?
Caiff y polisi hwn ei anfon at yr xxxx gyflenwyr ar ein cronfa ddata. Gall rhai o’n cyflenwyr fod yn darparu gwasanaethau, nwyddau neu waith i’r Cyngor ar sail dymhorol, neu ar gyfer digwyddiadau penodol, neu ar sail ad hoc mewn ymateb i amgylchiadau neilltuol ac efallai nad ydynt yn gwneud hynny adeg y cyhoeddwyd y polisi hwn. Os ydych o fewn un o’r categorïau hyn, gofynnir i chi nodi cynnwys y polisi cyn cyflenwi yn y dyfodol.
Os nad ydych yn darparu gwasanaethau i’r Cyngor mwyach, neu os ydych yn dymuno peidio bod yn gyflenwr, gadewch i ni wybod os gwelwch yn dda fel y gallwn ddiweddaru ein cofnodion ac osgoi cyfathrebu diangen yn y dyfodol.