システム要件定義. このプロセスで、ユーザ担当者は、ベンダからの提案を比較検討し、パッケー ジソフトウェアを選定するとともに、選定したベンダとともに、画面イメージなどシステムを構築するために必要な詳細機能を明文化していき、構築するシステムを詳細レベルまで定義する。
システム要件定義. このフェーズで契約する場合の成果物は、システム要件定義書、重要事項説明書である。この作業により、今回構築するシステムの実装すべき機能や実際に適用される開発方法などが明確に規定される。 この工程で外部支援を受けたときに起こる契約上のトラブルは以下の事項である。
1） システム要件定義に具体性が無く、システム設計に詳細化していくことができない。
2） システム要件定義が、技術や期間などの面から実現不可能であり、システム設計に進めない この工程におけるベンダの説明事項と手順、確認ポイントを以下に整理する 説明事項 ・フィット＆ギャップ分析結果 ベンダからの提案内容の要求への整合状況、パッケージソフトウェア選定の考え方について説明を行うもの。 ✓ パッケージソフトウェアに対するモディファイについては、そもそもパッケージソフトウェアが想定していない運用を求めることによって、パッケージソフトウェアの構造そのものの変更などがありえる。そのため、モディファイやアドオン機能の工数と実現性について詳しく評価を行うべきである。 ✓ フィット＆ギャップ評価においてベンダの参加を求める場合、当該作業の内容と責任の所在を決めることが重要である。また、複数ベンダからの提案書およびフィット＆ギャップ評価を求める場合は、書式の統一、用語の定義等に配慮し、相互理解に十分な時間をかけることが信頼性確保につながることに留意すべきである。 ・システム要件定義書 システムの要求機能、品質などを規定するもの。 ✓ パッケージソフトウェアの保守期間は、前提となる OS やハードウェアの世代交代、保守打ち切りに影響される場合がある。パッケージソフトウェアの保守期間、ハードウェアの保守期間とともに OSの動向、保守打ち切りの際の移行、費用についても事前に調査、想定することが望まれる。 ✓ 最終仕様の決定においては、画面の遷移や帳票の形式、運用手順等を、現場オペレータの参画と承認を得るとともに、導入に備えた教育計画が必須である。導入後の手直しや変更を最低限に留めることは、信頼性向上とコストに重大な影響を及ぼすため、十分に留意す る。 ✓ パッケージソフトウェアに対するカスタマイズによって、基本機能に制限が加わるなどの他の機能に及ぼす影響と、非機能要件に及ぼす影響について確認し、要件定義とする。 ✓ ハードウェア、ネットワークの高性能化、低価格化に伴い、データ量の増大とデータの分散が顕著である。信頼性要件、セキュリティ要件の観点から、要件定義の最終評価を行うとともに、これらが付随的要件でないことに留意し信頼性を確保されたい。
(1) パッケージソフトウェアの基本機能部分、
(2) 画面、帳票などの何らかの設定を前提としている部分、
(3) 新たに開発されるアドオン部分に分類される。プログラム変更、改修が(1)に係る場合は、信頼性に多大な影響を及ぼすとともに、将来に渡る保守が得られない場合もある。パッケージソフトウェアベンダと開発ベンダ、ユーザとの十分な相互理解と承認を得た上で、プログラム変更、改修を実施されたい。 ・重要事項説明書 ベンダがユーザに説明し、同意を取るべき重要事項が記述された文書であり、契約書の付帯文書である。 保証内容、保証期間（プロダクツライフサイクル）、トラブル発生時の対応窓口、保証対象とならない場合に関する説明事項 システム要件定義書の記述内容や記述レベルはトラブルの最大の原因となる。要件定義書に関する内容の保証は契約上難しいので、十分な確認を行うことが 重要である 成果物イメージ等
1） パッケージソフトウェアのフィット＆ギャップ分析実施時の外部専門家契約時の説明事項、手順 フィット＆ギャップ分析を行うときに、製品ベンダにフィット＆ギャップの契約を別途行うことがある。このときに確認のみおこなう、追加費用の算定までおこなうなど、作業範囲を明確に示す必要がある。
2） 提案時の説明事項、手順 提案時には、提案書として、ユーザの行いたいことを整理し、資料により確認を行う。 確認項目は以下の内容である。 ・実施手順 ・成果物イメージ ・予算とその範囲 ・体制と役割分担 また、契約時までに経営層の確認を受ける。
3） システム要件定義書確定時の説明事項、手順 システム要件を説明する前提として、フィット＆ギャップ分析の結果を解説し、今回のパッケージソフトウェアが選定された検討プロセスとその結果を明確に説明する。また、システム要件の中で、パッケージソフトウェアから提供される機能、設定が必要な機能、カスタマイズを行う機能を明確に説明する必要がある。 付録のパッケージソフトウェア選定チェックリストも活用し、パッケージソフトウェア全体の確認をすることが望まれる。 パッケージソフトウェアの設定について合意した場合には、 この時点で、設定等合意書の作成を行う。
4） 契約書確定時の説明事項、手順 契約金額、期間等の契約基本事項を説明するとともに、モデル契約書との差異を説明する。特に、瑕疵担保期間など利害関係として大きく取り上げられる案件についてはユーザがわかるまで十分な説明をする必要がある。さらに、付帯文書である重要事項説明書を使って、ユーザとベンダの責任境界を明確にするとともに、両者がサインすることにより、基本事項について合意をしなければならない。
5） 工程終了時の説明事項、手順