Contract
仕 様 書
1. 委託件名
令和５年度 BUSINESS EVENTS TOKYO 海外拠点業務委託（北米）
2. 契約期間
令和５年４月１日から令和６年３月３１日まで
3. BUSINESS EVENTS TOKYO 海外拠点の概要
BUSINESS EVENTS TOKYO 海外拠点とは、海外ミーティングプランナーや企業イベント主催者（以下「MP」及び「主催者」という。) 等との連携体制を保有し、現地における企業系会議や報奨旅行等（以下「MI」という。）の誘致案件や優良顧客情報等を収集すると共に、MI 開催地としての東京のプロモーション活動を実施する等して、東京への MI 誘致拡大を目的に、公益財団法人東京観光財団（以下「財団」という。）が設置する、
３エリア（APAC1、欧州、北米）の拠点及びそれらを運営する個人又は団体である。
4. 事業の目的
MP 及び主催者との連携体制を保有する個人または団体を海外に設置し、現地における MI の誘致案件や優良顧客情報等を収集すると共に、MI 開催地としての東京のプロモーション活動を実施するなどして、東京への MI 誘致拡大を図る。
5. 活動指針
本事業の目的を実現するため、MI 開催都市としての東京の魅力が海外に的確に伝わり、 MP 及び主催者に対し MI の東京開催を促すことができるよう、現地及び東京の観光・MI業界の状況を十分に把握し、東京の MI 開催振興に資する視点から業務を遂行すること。下記の①から④を参照し財団のビジネスイベンツに係る発信事業を理解した上で、事業内容、実施方法とその効果を十分に検討・精査し実施すること。
① BUSINESS EVENTS TOKYO 公式サイト
xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx/
② TOKYO Unique Venues 公式サイト
xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/
③ Tokyo MICE Hubs 公式サイト
xxxxx://xxxxxxxxx.xxx/
④ About Tokyo 公式サイト
xxxxx://xxxxxxxxxx.xx/
6. 委託内容
1 本仕様書における「APAC」とは、東南アジア・中国エリアを指す
上記「5. 活動指針」を踏まえ、以下（１）から（６）までの業務を遂行すること。 なお、実施にあたっては各市場に即した業務活動計画を作成し、事前に財団と協議の上、決定後に遂行すること。活動計画の策定にあたっては、ネットワークを有する MP及び主催者を具体的に示すと共に、年間の活動件数等、具体的な活動量やスケジュール等を含めて作成すること。
（１） セールス活動・フォローアップ
東京への MI 案件誘致の観点から、セールス先として有力または効果的と思われる MP及び主催者に対し、訪都(及び連携都市との周遊)を促すセールス活動を、年間を通じて実施し、その活動状況を所定の様式を用いて四半期ごとに報告すること。
なお、セールス活動の実施にあたっては、以下活動目標に則した KPI を定め、具体的な効果測定方法を記載し、財団の承認の下実施すること。
―活動目標―
① 東京における MI 案件の問い合わせ対応、及び財団の MI 誘致・開催支援に該当する案件の発掘
東京開催を検討する MI 案件の問い合わせ対応を、年間１５件程度を目標に実施すること。なお、問い合わせ対応には、過去に財団で実施したプロモーション事業（ファムトリップ等）の参加者へのフォローアップも含むものとし、そのうち MI 誘致・開催支援に該当するxx案件を２件程度発掘すること。
② 東京及び連携都市2周遊型の MI 案件の問い合わせ対応
東京と連携都市を周遊し開催を検討する MI 案件の問い合わせ対応を、年間を通じて実施すること。なお、問い合わせ対応には、過去に財団で実施したプロモーション事業（ファムトリップ等）の参加者へのフォローアップも含むものとする。
（２） 情報発信
該当市場にて有力と思われる MP 及び主催者に、財団が提供する MI 開催都市として
の東京の魅力や安全・安心等が訴求可能な最新情報を発信し（年４回想定）、配信リスト・配信数を四半期ごとに財団へ報告すること。なお、発信先である MP 及び主催者には、ファムトリップやセミナー等、他事業に関しても積極的に参加を促すものとし、その経過を報告すること。
（３） ファムトリップ等の実施に関するサポート
2 連携都市…札幌市、xx県、xx県、京都市、愛知県・名古屋市、福岡市、沖縄県
財団が実施するファムトリップ等、MP 及び主催者の招聘・参加を軸に実施する事業に際し、財団（及び連携都市）に対し適切に運営上の助言を行うと共に、招聘・参加する MP 及び主催者を発掘、選定し、財団と参加者間の調整を行うこと。また、参加者に対しては事業終了後に必要に応じて追加でフィードバックの回収を行い、その活動状況を四半期ごとに財団へ報告すること。なお、最終的な実施回数及び招聘人数、参加者の確定にあたっては、財団と協議の上決定する。
―実施内容（予定）―
① MI ファムトリップ事業（メディアファムトリップを含む）
② 都市間連携ファムトリップ事業（メディアファムトリップを含む）
③ MI メニュー開発事業
（４） 市場動向調査及び情報共有
① 市場動向調査に関するレポートの提出
対象エリアにおける MI の市場動向を調査・分析し、市場特性を明らかにした上で、財団の活動に関する提案を含めたレポートを提出すること。報告は財団が別途指定する様式を用い、四半期ごと（６月末、９月末、１２月末、３月中旬）に日本語にて報告を行うこと。
－レポートに含む内容（予定）－
・対象市場における MI 市場全般に関する調査・分析
・対象市場における MI 市場動向
・対象市場における他ビューロー及び行政等の活動状況に関する情報
・上記特性を踏まえた財団の活動に関する提案 等
② 市場動向に関する都内事業者向けセミナー
都内事業者向けに、各市場の MICE 関連業界の現状や動向・課題等に関するセミナーもしくは相談会を、（５）クライアントイベント開催時期に合わせて年１回実施すること。実施にあたって必要な資料等は、受託者にて作成すること。
なお、当該セミナーに係る全ての経費は本事業契約金額に含むものとし、具体的な実施方法・実施時期については財団と協議の上決定する。
（５） クライアントイベント（オンラインセールスコール・ロードショー・ビジネスマッチング）のコーディネート
① オンラインセールスコール
・東京の最新情報の提供及びロードショーの開催告知を目的とし、財団が受託者と共同で実施するオンラインセールスコールに際し、MP 及び主催者への周知・参加調整、及び運営提案、当日の司会進行等を行うこと。
② ロードショー
・財団が都内 MICE 関連事業者及び受託者と共に、オンラインセールスコールの対象となった都市を実際に訪問し、主に主催者等と都内 MICE 関連事業者との交流機会を創造し、その関係構築を目的にロードショーを実施する。本事業の目的に鑑みて相応しい質・内容を提供できるビジネスマッチング（商談）形式の提案及び会場を手配すること（飲食含む）。その他、主催者等の選定・招聘・参加調整、都内 MICE 関連事業者向けに現地での受入補助、主催者等との商談機会の設定等、運営に係るサポート全般を行うこと。
※①、②対象都市は北米地域の１都市を選定し、受託者は訪問都市の情報を収集し、財団へ提案を行うこと。
※主催者等 10 社 20 名、都内 MICE 関連事業者 10 名程度を想定。最終的な対象都市、実施方法・時期、招聘人数、招聘者の確定にあたっては、財団と協議の上決定するものとする。
（６） その他
① 事務局担当者の設置
事務局担当者を設置し、財団への連絡は、電子メール、インターネットによるビデオ通話またはテレビ会議システム、国際郵便等により日本語または英語で行うこと。また、公式に出す現地語の文章は、当該言語のネイティブもしくは同等の能力を有する者が行うこと。
② 四半期報告
上記（１）～（５）のうち、各市場が該当する内容について、四半期ごと（６月末、
９月末、１２月末、３月中旬）に、その間実施した活動状況の報告を、財団が示す様式に従い日本語で提出すること。また、必要に応じて財団との電話インタビューに対応すること。
③ 資料の配布
財団が提供する PR 資料を必要に応じて配布すること。
④ 財団が実施するセールス活動のサポート
財団が実施するセールス活動のサポートに対して現地アレンジ、商談の設定、現地案内、運営に関するアドバイス等、必要に応じたサポートを行うこと。
⑤ アンケート調査等へのサポート
財団が実施するアンケート調査等に対し必要に応じてサポートを行うこと。
7. 第三者委託の禁止
本委託業務は、原則として第三者に委託してはならない。ただし、あらかじめ書面により申し出、財団の承諾を得た事項についてはこの限りでない。
8. 秘密の保持
受託者は、上記「７ 第三者委託の禁止」により財団が承認した場合を除き、委託業務の内容を第三者に漏らしてはならない。この契約終了後も同様とする。
「７ 第三者委託の禁止」により財団が承認した再委託先についても、同様の秘密保持に関する責務を課し、受託者が全責任を負って管理するものとする。
9. 委託事項・関係法令の遵守
本委託契約の履行にあたっては、関係法令、条例及び規則等を十分に遵守すること。
10. 個人情報の保護等
（１） 「公益財団法人東京観光財団 サイバーセキュリティ基本方針」及び「公益財団法人東京観光財団 サイバーセキュリティ対策基準」の趣旨を踏まえ、「電子情報処理業務に係る標準特記仕様書」に定められた事項を遵守すること。
※「サイバーセキュリティ基本方針」及び「電子情報処理業務に係る標準特記仕様書」 xxxxx://xxx.xxxx.xx.xx/xx/xxxxxxxxx/
（２） 本委託業務における「個人情報」とは、財団職員を含め、本委託業務遂行に係る関係者の氏名、連絡先、メールアドレス等を指す。また、他の情報と容易に照会でき、 個人を識別可能な情報（顧客番号／IP アドレス等）も個人情報とみなす。Webサイトや SNS 等をプロモーションに活用するにあたっては、特に留意すること。
（３） 本事業の遂行にあたり第７項「第三者委託の禁止」により財団に承諾を得て一部業務を再委託させる事業者においても、当該事業者が当事業における個人情報を扱う場合は、「電子情報処理業務に係る標準特記仕様書」にある事項を遵守させること。
11. 支払い方法
契約代金の支払いについては、契約締結後６ヶ月以内及び委託完了後の２回に分けて行う。支払金額については、各回契約金額の半額とする。
12. 契約更新について
本委託業務に係る契約は、受託者が良好な履行を行ったと財団が判断する場合に、エリアの活動の成果検証を第４四半期に行い、検証結果及び双方の合意に基づき、下記の条件を満たす限りにおいて、企画審査会を経ず優先的に契約更新ができるものとする。
（１）成果検証の結果が基準点を満たすこと。
（２）令和６年度xxx予算が東京都議会において委託契約前に可決・成立し、令和
６年度東京観光財団収支予算が令和６年３月３１日までに東京観光財団評議員会で承認されること。その予算内に本事業予算が含まれること。
なお、成果検証及び契約更新は毎年行い、優先的な契約更新は２回を限度とする（令 和５年度に契約を結んだ受託者が、優先的に契約更改をできるのは令和７年度末まで）。また、契約更新後の業務内容・規模については本委託業務に係る契約期間内に別途提 示する。
契約を結んだ年度 | 優先的に更新できる契約が終わる時期 |
令和５年度（２０２３年４月） | 令和７年度末(２０２６年３月) |
13. 物品の所有権
受託者が、財団が支払う委託料から業務に必要な物品を調達した場合、残存物品は契約期間の満了に伴い、その所有権は財団に帰属するものとする。またその処理については財団の指示に従うこと。
14. 著作権の取扱い
「電子情報処理業務に係る標準特記仕様書」の「14 著作xxの取扱い」に記載の内容を 踏まえて、著作権の取扱いに十分注意すること。
15. その他
（１） 受託者は、業務の詳細について、財団の担当者及び関係者と十分な打ち合わせを行い、業務の目的を達成すること。
（２） 本仕様書で不明な事項及び疑義がある場合は、財団と事前に協議すること。
（３） 財団は必要に応じて本契約に係る情報（受託者名・契約種別・契約件名及び契約金額等）を公開することがあるが、受託者はこれを了承するものとする。
（４） 本契約は、令和５年度xxx予算が東京都議会において委託契約前に可決・成立し、令和５年度東京観光財団収支予算が令和５年３月３１日までに東京観光財団評議員会で承認された場合において、令和５年４月１日に確定するものとする。
連絡先：
公益財団法人東京観光財団コンベンション事業部 xx・xx（x）電 話：03-5579‐2684
e-mail： xxxxxx@xxxx.xx.xx x.xxxxxx@xxxx.xx.xx