Bendradarbiavimo sutartis

Bendradarbiavimo sutartis EUROPOS JAUNIMO SOSTINĖ 2021

/Vertimas iš anglų kalbos/

PATVIRTINTA

Klaipėdos miesto savivaldybės tarybos 2019 m. balandžio 12 d. sprendimu Nr. T2-98

Ši Bendradarbiavimo sutartis (toliau – Sutartis) sudaryta 2021

TARP:

(1) AISBL Europos jaunimo forumo, ne pelno siekiančios tarptautinės asociacijos (pranc. Association internationale sans but lucratif), įsteigtos pagal Belgijos įstatymus, kurios registruotos buveinės adresas: Xxx xx x'Xxxxxxxxx, 00, 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxx, ir kuri įregistruota Belgijos įmonių registre (pranc. Banque-Carrefour des Entreprises), registracijos numeris 0877.890.832 (toliau – Forumas),

kurią teisėtai atstovauja generalinė sekretorė Xxxx Xxxxxxxx;

IR

(2) Klaipėdos miesto,

kurį teisėtai atstovauja Klaipėdos miesto meras Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx,

kurie toliau kiekvienas atskirai vadinamas Šalimi, o kartu – Šalimis, siekiant nustatyti Šalių bendradarbiavimo susitarimus, susijusius su Europos jaunimo sostine 2021 (toliau – EJS 2021).

PAGRINDAS

KADANGI:

▪ Europos jaunimo sostinė (EJS) – titulas, suteikiamas savivaldybei arba savivaldybių grupei Europoje vienerių (1) metų laikotarpiui, per kurį jai (joms) suteikiama galimybė pristatyti įvairialypę programą, susijusią su jos (jų) jaunimo kultūriniu, socialiniu, politiniu ir ekonominiu gyvenimu ir vystymusi.

▪ EJS iniciatyva skatina savivaldybes tęsti ir plėtoti naujų idėjų ir novatoriškų projektų, susijusių su aktyviu jaunimo dalyvavimu visuomenės gyvenime, įgyvendinimą ir siekia pateikti pavyzdį tolesniam jaunimo politikos vystymui kitose Europos savivaldybėse.

▪ Būdamas EJS proceso iniciatoriumi ir koordinatoriumi, Forumas palengvina Komisijos darbą ir EJS atrankos procesą. Forumas yra reprezentatyvi jaunimo platforma, kuri įteisina EJS projektą, ir todėl yra suinteresuota tobulinti EJS procesus ateityje.

▪ Europos sostinės titulo suteikimo ceremonijoje, vykusioje 2018 m. lapkričio 21 d. Novi Sad mieste, Klaipėdos miestui suteiktas EJS 2021 titulas. Šiuo atžvilgiu Klaipėdos miestas sutelks dėmesį į atviro, bendradarbiaujančio, draugiškiausio Baltijos jūros regiono miesto kūrimą ir jaunimo politikos įgyvendinimo kompetencijos centrą.

Atsižvelgiant į tai, Šalys ketina sudaryti šią dvišalę rašytinę sutartį, kad susitartų ir įformintų Forumo ir Klaipėdos miesto, kaip EJS 2021, bendradarbiavimo sąlygas.

ŠALYS SUSITARIA:

1. Terminai ir apibrėžtys

1.1 Šioje Sutartyje vartojami terminai turi toliau nurodytas apibrėžtis, išskyrus atvejus, kai pagal kontekstą reikalaujama kitaip:

▪ Sutartis – ši sutartis, įskaitant visus jos priedus ir visus sutartos formos dokumentus.

▪ Titulo suteikimas – Europos jaunimo sostinės 2021 titulo suteikimas.

▪ Titulo suteikimo ceremonija – Europos jaunimo sostinės titulo suteikimo ceremonija, kurios metu Titulas suteikiamas iš Galutinio sąrašo išrinktam Kandidatui.

▪ Išrinktasis miestas – Galutinio sąrašo Kandidatas, kuriam suteikiamas EJS titulas.

▪ Titulo suteikimo metai – laikotarpis, prasidedantis 2021 metų sausio 1 d. ir pasibaigiantis 2021 gruodžio 31 d., kurio metu Klaipėdos miestas turi teisę vadintis „Europos jaunimo sostine 2021“.

▪ Kandidatas – Vietos valdžios institucija, teikianti paraišką tapti EJS.

▪ COMEM – Forumo narių taryba

▪ Europos jaunimo sostinė arba EJS – titulas, suteiktas Vietos valdžios institucijai vienerių metų (1) laikotarpiui, kurio metu ji pristato savo su

jaunimu susijusį kultūrinį, socialinį, politinį ir ekonominį gyvenimą ir vystymąsi.

▪ EJS 2021 – Klaipėdos miestas.

▪ EJS 2021 projektas – Klaipėdos miesto bendrasis pasiūlymas, nurodytas Galutinėje paraiškoje, pateiktoje trečiajame paraiškų teikimo etape.

▪ EJS 2021 programa – įvairios veiklos, nurodytos trečiojoje ir (arba) paskutinėje Klaipėdos miesto paraiškos formoje.

▪ EJS sąlygos – standartinės sąlygos, įprastai taikomos suteikiant Europos jaunimo sostinės titulą.

▪ EJS politikos priemonių rinkinys – su jaunimu susijusios politikos dokumentų rinkinys, prieinamas internete (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxx-xxxxxxx) ir skirtas pateikti kandidatams gaires, kuriant ir nurodant politikos įgyvendinimą savo programose.

▪ Papildomi atstovai – papildomi atstovai, kuriuos Forumo nariai deleguoja į Įstatyminį susirinkimą kartu su Narių atstovais.

▪ Galutinė paraiška – priklausomai nuo aplinkybių, patobulinta galutinė paraiškos forma, pateikta trečiajame paraiškų teikimo etape, laikantis Trečiosios paraiškos pateikimo termino, arba antrojo paraiškų teikimo etapo paraiška, jei Kandidatas nepateikia pataisytos galutinės paraiškos formos per Trečiosios paraiškos pateikimo terminą arba, jei patobulinta galutinė paraiškos forma gaunama po Trečiosios paraiškos pateikimo termino

▪ Tęstinis laikotarpis – laikotarpis, prasidedantis 2022 m. sausio 1 d. ir pasibaigiantis 2023 m. gruodžio 31 d.

▪ Forumas – AISBL Europos jaunimo forumas, pagal Belgijos įstatymus įsteigta ne pelno siekianti tarptautinė asociacija (pranc. Association internationale sans but lucratif), kurios registruotos buveinės adresas Xxx xx x'Xxxxxxxxx, 00, 0000 Xxxxxxxx Xxxxxxx, xx kuri

įregistruota Belgijos įmonių registre (pranc. Banque-Carrefour des Entreprises), registracijos numeris 0877.890.832.

▪ GA – Forumo Generalinė asamblėja.

▪ Svečias – visi žmonės, kuriuos Forumas kviečia dalyvauti Įstatyminiame susirinkime.

▪ Vietos valdžios institucija – savivaldybė arba savivaldybių grupė, esanti bendroje geografinėje vietovėje.

▪ Narių atstovai – atstovai, kuriuos Forumo nariai deleguoja į Įstatyminį susirinkimą pagal Forumo darbo tvarkos taisyklių A.1.2 straipsnį.

▪ Parengiamasis laikotarpis – laikotarpis, prasidedantis kitą dieną po Bendradarbiavimo sutarties pasirašymo ir besitęsiantis iki Titulo suteikimo metų.

▪ Xxxxxxxxx sąrašo kandidatai – ne daugiau kaip penki (5) Kandidatai, kuriuos po pirmojo paraiškų teikimo etapo atrenka Komisija.

▪ Įstatyminis susirinkimas – Forumo Narių tarybos arba Generalinės asamblėjos susirinkimas.

1.2 Šioje Sutartyje, išskyrus atvejus, kai pagal kontekstą reikalaujama kitaip:

(a) vienaskaita vartojami žodžiai reiškia ir daugiskaitą bei atvirkščiai, o vienos giminės žodžiai reiškia ir atitinkamus kitos giminės žodžius;

(b) nuoroda į įstatymą ar įstatymo nuostatą aprėpia visus pagal juos vykdomus poįstatyminius teisės aktus ir visus įstatymus ar įstatymų nuostatas, kuriais jie keičiami, konsoliduojami, pakartotinai priimami ar pakeičiami, nepriklausomai nuo to, ar tokie įstatymas ar įstatymo nuostata įsigalioja prieš sudarant ar sudarius šią Sutartį;

(i) Sutarties Šalį aprėpia xxxxxxxxxx atstovus, titulo teisių perėmėjus ir leidžiamą teisių perleidimą;

(ii) asmenį aprėpia visus asmenis, įmones, įmonių grupes, asociacijas ar ūkines bendrijas, vyriausybes ar valstybes (nepriklausomai nuo to, ar jie turi juridinio asmens statusą); ir

(iii) Sutarties sąlygas ir priedus reiškia šios Sutarties sąlygas ir priedus, o nuorodos į skirsnius reiškia nuorodas į to priedo skirsnius, kuriame jos pateikiamos.

(d) bendriniams žodžiams nesuteikiama ribojanti reikšmė, jei jie eina po vieno ar daugiau konkrečių terminų, nurodančių konkrečią veiksmo, dalyko ar daikto

kategoriją arba kai po jų eina pavyzdžiai. Žodžiai „įskaitant“ ir „ypač“ (ar panašūs) neriboja prieš juos einančių žodžių bendros reikšmės

2. Sutarties objektas

2.1 Šia Sutartimi siekiama formalizuoti Forumo ir Klaipėdos miesto santykius bei jų bendradarbiavimą: i) kiekvienai Šaliai pasirengiant, įgyvendinant, vertinant ir pateikiant finansinį įnašą EJS 2021 ir EJS 2021 projektui, įskaitant EJS 2021 programą (I priedas); ii) Įstatyminiam susirinkimui ir Titulo suteikimo ceremonijai (II priedas ir III priedas).

2.2 Šalys išdėsto savo bendradarbiavimo principus, tačiau sutinka ir pripažįsta, kad Sutartis negali būti vertinama kaip paslaugų sutartis, pagal kurią viena Šalis mokės sumas arba teiks sąskaitas faktūras kitoms Šalims.

3. EJS sąlygos, priedai ir dokumentų galiojimo eiliškumas

3.1 Šalys susitaria ir pripažįsta, kad EJS sąlygos ir visi priedai yra neatskiriama Sutarties dalis ir teisiškai įpareigoja abi Šalis.

3.2 Jei Sutartyje nenumatyta kitaip, Sutarties nuostatose esančios sąlygos yra viršesnės už sąlygas, numatytas EJS sąlygose ir prieduose.

4. Titulo suteikimo privalumai

4.1 Titulo suteikimas yra reikšmingas Klaipėdos miestui, kuris, remiantis EJS 2021 titulo suteikimo sistema, įgyja unikalią galimybę pasinaudoti tokiais privalumais:

• įgalintas ir aktyviai dalyvaujantis jaunimas, kuriantis naujas idėjas ir prasmingai prisidedantis prie miesto visuomenės ir kaimyninių vietovių vystymosi, tokiu būdu kuriant geresnę ateitį;

• postūmis kurti tvarias ilgalaikes programas ir iniciatyvas, kurios tęsis dar ilgai po EJS 2021 termino pabaigos;

• žymiai didesnės galimybės gauti papildomą viešąjį finansavimą ir pritraukti naujus finansinius donorus su jaunimu susijiusioms iniciatyvoms finansuoti;

• miestui suteikiama galimybė pristatyti su jaunimu susijusius reikalus Europos mastu, todėl tai nušvies įvairios žiniasklaidos priemonės, pristatančios jį pažangiausiu Europos miestu jaunimo kultūrinio, socialinio, ekonominio ir politinio gyvenimo plėtros atžvilgiu;

• be to, EJS 2021 bus pripažintas tarptautinių ir Europinių susitikimų miestu, pristatant jį kaip pagrįstai suprantamą vietą visoms didelio masto su jaunimu susijusioms konferencijoms rengti. Taigi, tai bus naudinga vietos turizmui ir vietos ekonomikai;

• išaugęs matomumas ir populiarumas politikų ir politikos formuotojų tarpe, nes EJS 2021 aplankys daug jaunų žmonių ir jaunų lyderių bei politikų iš įvairių šalių.

5. Šalių teisės ir pareigos

5.1 Bendroji dalis

(a) Be Šalių teisių ir pareigų EJS 2021 dalyvaujančioms trečiosioms šalims, Šalys turės teises ir pareigas viena kitai pagal šią Sutartį, kaip išsamiau apibrėžta toliau pateiktuose skirsniuose ir prieduose.

(b) Šalys susitaria dėti visas pastangas, veikti sąžiningai ir bendradarbiauti, siekiant užtikrinti efektyvų EJS 2021 projekto, įskaitant EJS 2021 programą, vykdymą ir vyksmą.

5.2 EYC – valdymo struktūra

Siekdamos sudaryti Forumui, kaip EJS projekto vykdytojui, ir Klaipėdos miestui, kaip EJS 2021, sąlygas, užtikrinančias veiksmingą bendradarbiavimą ir įgyvendinimą, Šalys susitaria dėl toliau nurodytos valdymo struktūros, kad būtų galima veiksmingai valdyti visus EJS 2021 pasirengimo, įgyvendinimo ir vertinimo procesus.

(a) Koordinavimo posėdžiai

(i) Siekiant be perstojo plėtoti ir sėkmingai įgyvendinti EJS 2021 projektą, Šalys susitaria reguliariai rengti koordinavimo posėdžius tokiu minimaliu dažnumu:

• bent vieną (1) koordinavimo posėdį Parengiamuoju laikotarpiu;

• mažiausiai du (2) koordinavimo posėdžius Titulo suteikimo metais;

• bent vieną (1) koordinavimo posėdį Tęstiniu laikotarpiu.

(ii) Koordinavimo posėdžiams pirmininkauja Forumas, bendradarbiaudamas su Nacionaline jaunimo taryba.

(iii) Koordinavimo posėdžių tikslas:

• peržiūrėti ir įvertinti ankstesnius procesus;

• nustatyti būsimų procesų darbotvarkę;

• stebėti esamas veiklas, siekiant užtikrinti sėkmingą EJS 2021 projekto, įskaitant EJS 2021 programą, įgyvendinimą.

(b) Techninis biuras

(i) EJS 2021 projekto įgyvendinimo techninį biurą sudaro:

(A) vienas (1) Forumo sekretoriato darbuotojas, kuris dalį savo laiko skiria EJS 2021 projekto koordinavimui Europos lygmeniu;

(B) Vienas (1) EJS 2021 komandos narys, turintis ryšių palaikymo Europoje pareigūno statusą.

(ii) Techninio biuro misija:

(A) bendradarbiauti, padedant kurti ir plėtoti EJS 2021 projekto struktūrą;

(B) užtikrinti Šalių bendradarbiavimą EJS 2021 programos Europos dimensijoje;

EJS 2021 įsteigs Vietos organizacijas, kurios vadovaus ir stebės EJS 2021 projektą vietiniame Klaipėdos miesto lygmenyje.

6. EJS 2021 projekto vykdymas

6.1 Klaipėdos miestas įsipareigoja Forumui įgyvendinti EJS 2021 projektą. Šiuo atžvilgiu Klaipėdos miestas pripažįsta, kad jis yra įpareigotas įvykdyti konkrečias veiklas ir veiksmus pagal EJS 2021 programą, kaip nurodyta Galutinėje paraiškoje, pateiktoje pagal EJS taisykles ir sąlygas.

7. Forumo Įstatyminis susirinkimas

7.1 Nepažeidžiant Sutarties 6.1 straipsnio, Klaipėdos miestas, bendradarbiaudamas su Forumu, įsipareigoja surengti ir organizuoti Forumo Įstatyminį susirinkimą Klaipėdos mieste, kuris vyks 2020 m., kaip nurodyta aiškinamajame rašte „Kaip organizuoti Generalinę asamblėją ir Titulo suteikimo ceremoniją?" II priede ir „Kaip organizuoti Narių tarybą ir Titulo suteikimo ceremoniją?“ III priede.

7.2 Įstatyminio susirinkimo dalyviai yra Narių atstovai, Papildomi atstovai, Svečiai, Valdybos nariai ir Forumo darbuotojai.

7.3 Klaipėdos miesto įnašas rengiant ir organizuojant Forumo Įstatyminį susirinkimą:

(a) Apgyvendinimas vietoje ir pasirengimas techniniams dalykams, kaip, pavyzdžiui, maitinimas, posėdžių salės, maistas ir gėrimai susirinkimo metu bei kiti panašūs dalykai, pvz., vietos transportas, ir, bendrai, kiti reikalavimai, nurodyti aiškinamajame rašte „Kaip organizuoti Generalinę asamblėją ir Titulo suteikimo ceremoniją?" II priede ir

„Kaip organizuoti Narių tarybą ir Titulo suteikimo ceremoniją?“ III priede;

(b) pakviesti vietos ir šalies valdžios institucijas (konkrečius žmones ir tikslų laiką suderinti su Forumo generaline sekretore);

7.4 Forumo įnašas organizuojant Forumo Įstatyminį susirinkimą:

(a) reklamuoti Klaipėdos miestą, kaip EJS 2021 titulo laimėtoją, Forumo komunikacijos kanalais;

(b) suteikti Klaipėdos miestui erdvę pristatyti su EJS 2021 susijusias veiklas;

(c) Kelionės išlaidos Narių atstovams, Papildomiems atstovams, Svečiams, Valdybos nariams ir Forumo darbuotojams, dalyvaujantiems Įstatyminiame susirinkime.

8. Titulo suteikimo ceremonija

8.1 Nepažeidžiant Sutarties 6.1 ir 7 straipsnių, tiek Klaipėdos miestas, tiek Forumas, glaudžiai bendradarbiaudami, įsipareigoja Klaipėdos mieste 2020 m. surengti ir organizuoti EJS 2023 Titulo suteikimo ceremoniją, kaip nurodyta aiškinamajame rašte „Kaip organizuoti Generalinę asamblėją ir Titulo suteikimo ceremoniją?" II priede ir „Kaip organizuoti Narių tarybą ir Titulo suteikimo ceremoniją?“ III priede.

8.2 Titulo suteikimo ceremonijos dalyviai yra Narių atstovai, Papildomi atstovai, Svečiai, Klaipėdos miesto pakviesti Svečiai, Valdybos nariai ir Forumo darbuotojai.

8.3 Titulo suteikimo ceremonijos programą Šalys parengia glaudžiai bendradarbiaudamos. Joje turi būti numatyta pakankamai laiko EJS 2023 Galutinio sąrašo kandidatams pateikti savo paraiškas. Titulo suteikimo ceremonijos programos rengimas turi būti bendrai užbaigtas ne vėliau kaip 2020 m. lapkričio 1 d.

8.4 Klaipėdos miesto įnašas rengiant ir organizuojant Titulo suteikimo ceremoniją:

(a) vietinis apgyvendinimas ir pasirengimas techniniams dalykams, kaip, pavyzdžiui, renginio vieta, renginių vedėjai ir vertimas žodžiu (jei taikoma), garso ir vaizdo technika, maitinimas ir kita, kaip nurodyta aiškinamajame rašte „Kaip organizuoti Generalinę asamblėją ir Titulo suteikimo ceremoniją?" II priede ir „Kaip organizuoti Narių tarybą ir Titulo suteikimo ceremoniją?“ III priede;

8.5 Forumo įnašas organizuojant Titulo suteikimo ceremoniją:

(a) reklamuoti Klaipėdos miestą, kaip EJS 2021 titulo laimėtoją, Forumo komunikacijos kanalais;

(b) Kelionės išlaidos Narių atstovams, Papildomiems atstovams, Svečiams, Valdybos nariams ir Forumo darbuotojams, dalyvaujantiems Įstatyminiame susirinkime.

9. Komunikacija, reklama ir rinkodara

9.1 EJS matomumas turės būti užtikrintas visuose lygmenyse, pristatant vietos lygmeniu vykdomą veiklą, kaip gerosios praktikos pavyzdį, kitoms vietos realijoms bei Europos lygmenyje. Vienas iš EJS veiklų rezultatų – sujungti jaunimo politikos sritis vietos, šalies ir Europos lygmenyse, atkreipiant dėmesį į bendrus iššūkius, susijusius su jaunimo politika ir jaunimo dalyvavimu visose dimensijose.

9.2 Klaipėdos miestas sutinka, kad Forumas turi ne išimtinį leidimą, suteikiantį teisę sublicencijuoti rėmėją (-us), naujienų ir spaudos agentūras, žurnalistus ir kitus žiniasklaidos profesionalus, naudoti Galutinės paraiškos turinį (išskyrus informaciją, kurią Klaipėdos miestas aiškiai pažymėjo žyma „konfidencialu“) ir (arba) Klaipėdos miesto pavadinimą, įvaizdį bei Klaipėdos miesto garso ir (arba) vaizdo įrašus nekomercinėse viešose publikacijose su tinkamu pripažinimu. Galutinis naudojimas gali apimti straipsnius laikraščiuose / žurnaluose / interneto svetainėse / skelbimus socialiniuose tinkluose / tinklaraščiuose; spausdintinę medžiagą ar ekranams pritaikytas vizualizacijas Titulo suteikimo ceremonijos metu ir su EJS susijusiems pristatymams.

9.3 Klaipėdos miestas gali sukurti EJS 2021 logotipą ir grafinius vaizdus savo nuožiūra;

9.4 Klaipėdos miestas įsipareigoja naudoti bendrą Europos jaunimo sostinės prekės ženklą.

Europos jaunimo sostinės prekės ženklas bus rodomas EJS 2021 komunikacijoje. Europos jaunimo sostinės prekės ženklas taip pat bus reklamuojamas EJS 2021 interneto svetainėje bei kuo plačiau viešinamas naudojantis kitomis susijusiomis iniciatyvomis.

9.5 Su pagrindinėmis veiklomis ir matomumo skatinimo renginiais susiję komunikacijos veiksmai turėtų būti aptariami techniniame biure ir jais rūpinamasi bendromis pastangomis, siekiant užtikrinti, kad EJS 2021 įvaizdis pasklistų po visą Europą.

Be to, Forumo interneto svetainėje bus pateikiama periodiškai atnaujinama informacija apie su EJS 2021 susijusias organizuojamas pagrindines veiklas ir kitą EJS 2021 indėlį. Sprendimus dėl konkretaus Europos jaunimo sostinės naujienų pranešimuose skelbiamo turinio Šalys priima įgyvendindamos EJS 2021 komunikacijos planą.

9.6 Forumas, bendradarbiaudamas su EJS 2021 rengiant Forumo politiką atitinkančius bendrus pranešimus, veiks kaip informacijos platintojas, naudodamasis savo Narių organizacijų ir įprastiniais komunikacijos kanalais.

10. Finansai

10.1 Jei Šalių bendrai veiklai pagal EJS 2021 projektą prireikia finansinių priemonių, Šalys kartu susitars dėl tokių lėšų įgijimo būdo.

10.2 Šalys susitaria dalytis Įstatyminio susirinkimo ir Titulo suteikimo ceremonijos išlaidomis taip:

(a) Klaipėdos miestas padengia ir sumoka tiesiogiai atitinkamiems paslaugų teikėjams visas vietines išlaidas, susijusias su Įstatyminio susirinkimo ir Titulo suteikimo ceremonijos organizavimu, įskaitant (bet neapsiribojant) visų Narių atstovų, Svečių apgyvendinimo ir vietinio transporto paslaugų, susirinkimo vietos ir posėdžių salių, apšvietimo, scenos dizaino, dekoravimo, garso ir vaizdo įrangos, pranešėjų ir ypatingų svečių bei pramogų išlaidas.

(b) Forumas padengia ir sumoka tiesiogiai atitinkamiems paslaugų teikėjams: i) Įstatyminiame susirinkime ir Titulo suteikimo

ceremonijoje dalyvaujančių Narių atstovų ir Svečių kelionės išlaidas, taip pat (ii) visas Įstatyminiame susirinkime ir Titulo suteikimo ceremonijoje dalyvaujančių Papildomų atstovų kelionės, apgyvendinimo ir kitas išlaidas.

10.3 Klaipėdos miestas įsipareigoja sumokėti visą finansinį įnašą, organizuojant Forumo Įstatyminį susirinkimą ir Titulo suteikimo ceremoniją, kurio minimali suma yra 70 000 EUR.

10.4 Forumas neturi jokių kitų finansinių įsipareigojimų, išskyrus sutartą techninę paramą ir Sutarties 10.2 straipsnyje nustatytą išlaidų dalį.

11. Titulo suteikimo sustabdymas ir atšaukimas

11.1 Forumas pasilieka teisę sustabdyti ar nutraukti Sutartį, jei nesilaikoma EJS sąlygų 15.1 straipsnyje nustatytų sąlygų ir (arba) šios Sutarties sąlygų. Nutraukus sutartį, Titulo suteikimas ir visos su tuo susijusios privilegijos bei išmokos bus atšauktos.

11.2 Sustabdymo procesas:

(a) Jei Forumas, atlikdamas patikrinimą, nustato arba turi priežastį įtarti, kad Klaipėdos miestas pažeidė EJS sąlygų 15.1 straipsnyje nustatytas sąlygas arba pažeidė Sutartį, Forumas pateikia Neatitikties pranešimą registruotu laišku ir el. paštu su pranešimu apie įteikimą. Pateikęs tokį pranešimą, Forumas suteikia Klaipėdos miestui trisdešimties (30) kalendorinių dienų terminą neatitikčiai pašalinti.

(b) Jei neatitiktis nepašalinama per nustatytą terminą, Titulo suteikimas nedelsiant sustabdomas ir dėl to laikinai sustabdoma visa komunikacija bei veiklos, susijusios su EJS 2021 titulo suteikimu. Forumas pateikia Klaipėdos miestui pranešimą registruotu laišku ir elektroniniu paštu su pranešimu apie įteikimą, kuriame nurodomi sustabdymo priežastys ir sąlygos, reikalaujami tinkami taisomieji veiksmai ir galutinis šių tinkamų taisomųjų veiksmų įvykdymo terminas (toliau – Sustabdymo pranešimas).

(c) Forumas nutraukia Titulo suteikimo sustabdymą, kai pašalinama pradinė neatitikties priežastis arba per Sustabdymo pranešime nustatytą terminą įvykdomi atitinkami taisomieji veiksmai.

11.3 Jei reikalavimo atlikti taisomuosius veiksmus nesilaikoma arba jie nėra įvykdyti iki Sustabdymo pranešime nustatyto termino, Sustabdymas baigiasi Sutarties nutraukimu (tuo pačiu galutinai atšaukiant Titulo suteikimą ir visas su tuo susijusias privilegijas bei išmokas).

Nutraukus Sutartį, Klaipėdos miestas sutinka nedelsiant sunaikinti ar sustabdyti visų rūšių komunikacijos priemones, kuriose yra EJS 2021 prekės ženklas ir logotipas.

11.4 Tuo atveju, jei Klaipėdos miestas pažeidžia savo įsipareigojimus pagal EJS sąlygų 15.1 straipsnį arba pagal Sutartį, Forumas turi teisę be jokių papildomų veiksmų ar formalumų pareikalauti sumokėti nedelsiant mokėtiną 50 000 EUR (penkiasdešimt tūkstančių eurų) baudą už kiekvieną tokį pažeidimą ir 2000 EUR (du tūkstančiai eurų) periodinę baudą už kiekvieną dieną, kurią toks pažeidimas tęsiasi. Be to, tokiu atveju Forumas neprivalo įrodyti jokių nuostolių ar žalos ir, nepažeisdamas Forumo teisių, reikalauti visiško žalos atlyginimo savo ar trečiųjų šalių atžvilgiu pagal EJS sąlygų 15.2 straipsnį.

12. EJS 2021 tęstinis laikotarpis

12.1 EJS 2021 įsipareigoja pateikti vertinimo ataskaitą apie EJS 2021 pasirengimo etapą ir įgyvendinimą, kurioje apibūdinami įvairių sričių pasiekimai ir iššūkiai, remiantis Forumo pateikta Vertinimo ataskaitos forma.

12.2 Vertinimo ataskaita turi būti pateikta vėliausiai 2022 m. gruodžio mėn..

12.3 Nepažeidžiant EJS sąlygų 15.2 straipsnio, jei tinkama ataskaita nepateikiama iki pirmiau minėto termino, Titulo suteikimas gali būti atšauktas.

13. Trukmė

13.1 Šalių bendradarbiavimas pagal Sutartį vyks nuo 2019 m. sausio 1 d. iki 2024 m. sausio 1 d.

14. Koordinatoriai ir kontaktiniai asmenys

14.1 Viso EJS 2021 projekto koordinatorius, veikiantis Klaipėdos miesto vardu ir jo teisių perėmėjas (-ai).

EJS 2021 projekto koordinatorius, veikiantis Forumo vardu, yra generalinė sekretorė Xxxx Xxxxxxxx ir jos teisių perėmėjas (-ai).

14.2. Generalinės asamblėjos posėdžio ir Titulo suteikimo ceremonijos koordinatorius, veikiantis Klaipėdos miesto vardu, yra Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx.

Įstatyminio susirinkimo ir Titulo suteikimo ceremonijos koordinatoriai, veikiantys Forumo vardu, yra Įstatyminio susirinkimo koordinatorė Xxxxxxxxx Xxxxxx ir Europos lygmens EJS 2021 projekto politikos koordinatorė Xxxx Xxxxxxxxx.

15. Nesukuriama partnerystė ar atstovavimas

15.1 Jokia Sutarties nuostata nesudaro prielaidų Šalių partnerystei ar bendrai įmonei sukurti ir nesuteikia nė vienai iš Šalių įgaliojimų veikti kaip kitos Šalies atstovei, taip pat nė viena Šalis neturi įgaliojimų veikti kitos Šalies vardu ar jos naudai arba prisiimti įsipareigojimų ar teikti pareiškimų ar garantijų arba kitaip kokiu nors būdu įpareigoti kitą Šalį.

16. Pranešimai

16.1 Visi Šaliai pagal Sutartį teikiami pranešimai turi būti pasirašyti juos pateikusios Šalies arba jos vardu ir įteikiami asmeniškai arba siunčiami registruotu laišku su pranešimu apie įteikimą (arba, jei reikia, lygiaverčiu tarptautiniu paštu), pridedant kopiją elektroniniu paštu, Sutarties 2 puslapyje nurodytu Šalies adresu. Kiekviena Šalis gali keisti šio skirsnio tikslais nurodytą adresą, pateikdama pranešimą šiame skirsnyje nurodytomis sąlygomis.

17. Atskyrimas

17.1 Teismui ar kitai kompetentingai institucijai nustačius, kad kuri nors Sutarties nuostata (arba jos dalis) yra negaliojanti, neteisėta ar

neįgyvendinama, tokia nuostata (ar jos dalis) laikoma išbraukta tokia aprėptimi, kiek tai reikalinga, o kitos Sutarties nuostatos ir jų vykdytinumas lieka galioti nepakitę.

17.2 Jei kuri nors negaliojanti, neįgyvendinama ar neteisėta Sutarties nuostata taptų galiojanti, įgyvendinama ir teisėta išbraukus jos dalį, Šalys sąžiningai derasi dėl tokios nuostatos pakeitimo taip, kad ją pakeitus ji būtų galiojanti, įgyvendinama ir teisėta bei kaip įmanoma geriau atitiktų Šalių pradinį komercinį ketinimą.

18. Pakeitimas

18.1 Joks tariamas Sutarties pakeitimas negalioja, jei jis nėra rašytinis (el. laiškas nelaikomas tinkamu dokumentu) ir nėra pasirašytas kiekvienos Šalies ar jos vardu.

19. Atsisakymas

19.1 Jei Šalis nepasinaudoja ar vėluoja pasinaudoti ar įgyvendinti savo teises ar teisių gynimo priemones pagal Sutartį ar įstatymus, tai nereiškia, kad ji atsisako tokių ar kitų teisių ar teisės gynimo priemonių, taip pat tai neužkerta jai kelio pasinaudoti ar įgyvendinti tokias ar kitas teises ar teisės gynimo priemones vėliau. Reikalavimų atsisakymas įvykus Sutarties pažeidimui, nelaikomas reikalavimų atsisakymu vėlesnių pažeidimų atveju.

20. Vientisas susitarimas

20.1 Sutartis aprėpia visus Šalių sutikimus ir susitarimus dėl Sutarties dalyko ir pakeičia visus ankstesnius su Sutarties dalyku susijusius Šalių tarpusavio sutikimus, pareiškimus, susitarimus ar sutarimus (žodinius ir rašytinius).

20.2 Jei sutartis verčiama į lietuvių kalbą, teisiškai įpareigojanti yra šios sutarties versija anglų kalba.

21. Taikoma teisė ir jurisdikcija

21.1 Sutartis ir visi ginčai ar pretenzijos (sutartiniai ar nesutartiniai), kylantys iš ar susiję su Sutartimi, jos dalyku ar sudarymu, reglamentuojami ir

aiškinami pagal Belgijos įstatymus, išskyrus su įstatymų kolizija susijusias nuostatas.

21.2 Kiekviena Šalis neatšaukiamai sutinka, kad Belgijos Briuselio teisminio rajono teismams priklauso išimtinė jurisdikcija spręsti visus ginčus ar pretenzijas (sutartinius ar nesutartinius), susijusius su Sutarties ir jos priedų galiojimu, aiškinimu, priverstiniu vykdymu, vykdymu ir nutraukimu.

Sudaryta dviem (2) egzemplioriais (data) (vieta). Kiekviena Šalis patvirtina, kad gavo vieną (1) Sutarties egzempliorių.

AISBL Europos jaunimo forumo vardu

XXXXXXXX Xxxx

Generalinė sekretorė

Klaipėdos miestas atstovaujamas:

Klaipėdos meras

Priedai :

I priedas – EJS 2021 projektas, įskaitant EJS 2021 programą

II priedas – Kaip organizuoti Generalinę asamblėją ir Titulo suteikimo ceremoniją? III priedas – Kaip organizuoti Narių tarybą ir Titulo suteikimo ceremoniją?

/Vertimas iš anglų kalbos/

Kaip organizuoti Generalinę asamblėją (GA)

ir

Titulo suteikimo ceremoniją Europos jaunimo forumas

TURINYS

Įvadinės pastabos ir tvarkaraštis. 3-5

Vieta 5

Viešbutis 5

Kambariai Maitinimas

Žmonės su negalia

Posėdžių patalpos 6-10

Plenarinio posėdžio patalpa Darbo grupių patalpos Techninė parama

Vertimo žodžiu įranga

Gestų kalbos ir (arba) kalbos konvertavimas į tekstą Sekretoriato patalpa / Tarybos patalpa / informacinis stalas

Nerūkymo politika 10

Aplinkos apsaugos politika 10

Su keliavimu susiję reikalai 10

Vizos Skrydžiai

Vietinis transportas (Oro uostas-viešbutis) Savanoriai

Koordinavimas 10

Bendrieji klausimai 10

Socialinė programa 10

Šeštadienio vakaro renginys

Europos jaunimo sostinės titulo suteikimo ceremonija 11-13

Kas yra Generalinė asamblėja?

Europos jaunimo forumo (toliau – Forumas) Statute nustatyta, kad Generalinė asamblėja (GA) apibrėžia Forumo politiką, viziją ir veiklos kryptį, remdamasi Generalinės asamblėjos nustatytomis gairėmis. Tai erdvė įvairiems Forumo nariams dalintis idėjomis, bendradarbiauti ir plėsti ryšius. Tai aukščiausias platformos sprendimų priėmimo organas.

Įvadinės pastabos ir tvarkaraštis

Dokumente rasite technines detales, į kurias reikia atsižvelgti, kaip į pagrindinius prioritetus ir klausimus, organizuojant Generalinę asamblėją ir Europos jaunimo sostinės titulo suteikimo ceremoniją (Titulo suteikimo ceremonija), kurias priimančioji šalis yra atitinkama Europos jaunimo sostinė (EJS).

Tai jokiu būdu neturėtų būti laikoma išsamiu aprašu. Kiekvienas susitikimas ir jo vieta sukuria skirtingas reikmes; todėl prašome išnagrinėti šį dokumentą kaip bendrąsias, o ne konkrečias galutines rekomendacijas.

Pradėkime, kas yra GA?

Generalinė asamblėja yra visuotinis susirinkimas. Visos Narių organizacijos (NO) susirenka priimti svarbiausius Europos jaunimo forumo sprendimus.

Pagal Forumo statutą, Generalinė asamblėja apibrėžia Forumo politiką, viziją ir veiklos kryptį, remdamasi Generalinės asamblėjos nustatytomis gairėmis. Tai erdvė įvairiems Forumo nariams dalintis idėjomis, bendradarbiauti ir plėsti ryšius.

GA užtikrina visų rinkimų sprendimų ar su finansais ir biudžetu susijusių sprendimų, galiojimą.

GA vyksta tris dienas; paprastai ji rengiama kas dveji metai lapkričio mėnesį, vietoje kas dvejus metus rudenį rengiamo Tarybos narių (COMEM) visuotinio susirinkimo.

Mes labai dažnai organizuojame įvairius socialinius ir išorinius renginius, kaip, pavyzdžiui, viešus plenarinius posėdžius su sprendimų priėmėjais, jaunimo muges, kurių metu akcentuojamas vietos jaunimo organizacijų darbas ir kt.

Svarbi visuotinio susirinkimo dalis yra Europos jaunimo sostinės titulo suteikimo ceremonija, kuri paprastai vyksta vakare prieš visuotinio susirinkimo pradžios dieną.

Mes manome, kad parengiamojo vizito metu būtų naudinga susitikti su asmeniu, kuris bus mūsų kontaktinis asmuo ateinančiais mėnesiais. Labai svarbu, kad tas asmuo nebūtų keičiamas visą tą laikotarpį. Kai sudarysime darbotvarkę, bus lengviau nustatyti ir konkrečias, su įvairiomis reikmėmis (t. y., esminių renginių vertėjai, darbo grupių patalpos ir kt.) susijusias rezervacijas (tvarkaraštį).

Šiame susitikime dalyvaus apie 250 žmonių iš visos Europos – dalyviai, sekretoriatas, svečiai ir kiti. Susitikimas vyks tris dienas (visą dieną). Xxxxxxxx atvyks vieną dieną prieš susitikimo pradžią.

Minėtu laikotarpiu mums reikės konferencijų ir plenarinių posėdžių patalpų, apgyvendinimo ir maitinimo. Toliau pateikiame technines detales, į kurias turime atsižvelgti organizuojant šį renginį. Todėl maloniai prašome pateikti atsakymus į toliau nurodytus klausimus.

Toliau pateiksime išsamią informaciją, tačiau svarbu turėti ir tvarkaraščio projektą:

Metai	Veikla
Vasaris	Parengiamasis vizitas
Kovas	Tarybos nutarimas
Birželio vidurys - liepos vidurys	Kvietimai aukšto rango svečiams
Liepos vidurys - rugpjūtis	NO registracijos pradžia
Nuo rugsėjo	PAGRINDINIŲ Forumo ir EJS komandų susitikimas per Skype
Spalis	Registracijos pabaiga
Spalis	Forumas atsiųs: išsamią informaciją apie kambarius; su mityba susijusius apribojimus; alergijas.
Trys savaitės prieš renginį
Jei reikia, galime padidinti susitikimų per Skype skaičių iki dviejų per savaitę
Atvežama visa Jaunimo forumo medžiaga
Lapkritis	Atvyksta PAGRINDINĖ komanda
Lapkritis	Atvyksta Sekretoriatas ir Taryba
Lapkritis   Lapkritis	Tarybos susirinkimas ryte  Europos jaunimo sostinės titulo suteikimo ceremonija
Lapkritis	Generalinė asamblėja
Lapkritis	Socialinio renginio vakaras
Lapkritis	Išvykimas

Prašome vertinti šį tvarkaraštį kaip bendrąsias nuorodas, nes jis gali keistis.

Vieta 

Mums svarbu žinoti atstumą (matuojant laiko trukme ir km) nuo oro uosto ir (arba) traukinių ir (arba) autobusų stoties iki viešbučio. Jei vieta nėra lengvai pasiekiama naudojantis viešuoju transportu, būtina, kad priimančioji EJS užtikrintų tinkamą pervežimą autobusu iš oro uosto į viešbutį. Pavyzdžiui, pasirūpinti autobusais, kursuojančiais tarp oro uosto ir viešbučio (15.00-17.00-19.00-20.00-21.00-22.00) pagal atvykimo ir išvykimo laikus bei pakankamu skaičiumi vietos savanorių (kalbančių tiek anglų, tiek gimtąja kalba), kurie galėtų pasitikti žmones atvykimo salėje ir palydėti juos į autobusą.

Tai, taip pat ir informacinė skrajutė su buvimo vietos nuorodomis yra naudinga, nes ją galima pridėti prie delegatų pašto. Gali būti naudinga turėti tokią informaciją:

Atstumas iki viešbučio nuo:

	Kilometrai	Minutės
1 ir 2 oro uosto (??)
Traukinių arba autobusų stoties
Kita:

Paslaugos, jei bus parūpinti autobusai vežantys iš / į viešbutį:

Vietų skaičius:

Laiko intervalai:

Pastabos:

Viešbutis  

Vizito metu Forumui turėtų būti parodyti 2 ar 3 skirtingi viešbučiai, kad galėtume pasirinkti tokį, kuris geriausiai atitinka mūsų delegatų poreikius.

Kambariai

Viešbutis (ar svečių namai), pageidaujantis teikti GA apgyvendinimo paslaugas, turėtų užtikrinti tokius MINIMALIUS pajėgumus:

	Skaičius	Kambario kaina	Prieinamumas
Dviviečiai kambariai (dvi atskiros lovos)	75
Vienviečiai kambariai	60

Nei Forumas, nei priimančioji EJS neturi padengti papildomų su apsistojimu viešbutyje susijusių išlaidų, t. y., jei atstovai naudojasi mini baru ar mokama televizija, telefonu ... Šie atstovai turi apmokėti ir atitinkamas išlaidas. Todėl turime iš anksto susitarti su viešbučiu, kaip geriausiai išvengti problemų. Jei bus prašoma kreditinės kortelės, norėtume apie tai informuoti atstovus iš anksto.

Maitinimas

Svarstant maitinimo klausimus yra svarbu, kad viešbutis galėtų pateikti įvairius valgiaraščius (pvz., be kiaulienos, vegetarams, veganams, susijusius su ALERGIJOMIS), taip pat užtikrinti galimybę gauti švediško stalo priešpiečius, pietus ne nustatytomis valandomis ir patiekti šiltą maistą, jei svečiai vėluoja, nes tokių atveju GA metu gali pasitaikyti.

Delegatų, turinčių mitybos apribojimų, sąrašas bus išsiųstas kartu su apgyvendinimo sąrašu.

Kaip minėta įvadinėse pastabose, norėtume, kad susitikimas būtų kuo draugiškesnis aplinkai. Mes skatiname naudoti vietinius ir sezoninius produktus ir, jei įmanoma, sudaryti vieną vegetarišką valgiaraštį, dėl kurio bus susitarta su priimančiąja EJS.

Žmonės su negalia

Svarbu užtikrinti tinkamą prieigą žmonėms su negalia. Iš tikrųjų, atstovai su negalia turėtų turėti galimybę patekti į visas patalpas (susirinkimų kambariai, restoranas, WC ir pan.). Turi būti prieinamas tinkamai pritaikytas kambarys (plačios durys, koridoriai, atramos rankenos ir kt.), atitinkantis visus poreikius.

Prieigos rampos	Taip ☐ Ne ☐
Liftas į kiekvieną aukštą	Taip ☐ Ne ☐
Kambariai neįgaliesiems	Taip ☐ Ne ☐
Vonios kambariai neįgaliesiems	Taip ☐ Ne ☐

Susitikimo patalpos

Plenarinio posėdžio patalpa

Darbo grupių patalpos ir sekretoriato patalpa Techninės reikmės

Plenarinio posėdžio patalpa

Posėdžio salė turėtų būti pakankamo dydžio talpinti 250 žmonių. Pageidautina, su aukštomis lubomis, dideliais langais ir pan. Jei įmanoma, stalai turi būti išdėstyti banketo tipo salės stiliumi naudojant apvalius stalus. Salės plotas – ne mažesnis kaip 400 m2.

Erdvė ir matomumas turėtų būti pritaikyti visiems galimiems PowerPoint

pristatymams, taip pat ir projektoriams.

Organizacine prasme labai pageidautina, kad plenarinio posėdžio salė būtų mums prieinama visą susitikimo trukmę.

Prašome peržvelgti nuotraukas

Darbo grupių patalpos

Dar 6-8 patalpos be plenarinio posėdžio patalpos:

• 35 žmonės vienoje patalpoje;

• projektorius ir garso sistemos galimybė;

• konferencijų lentos.

Šios patalpos turėtų būti rezervuojamos tik tokių darbo grupių susitikimų laiko trukmei

– žr. darbotvarkę pagal tvarkaraštį.

Techninė parama  

Projektorius (-iai) plenariniame posėdyje:

• 3 projektoriai (1 – pagrindinei projekcijai, 1 – kalbos vertimui tekstu, 1 –

Twitter) arba

• 1 projektorius su „Di Ventix“ lęšiu arba

• ekrano padalijimo galimybė.

✓ Techninis stalas su 3 sėdimomis vietomis (eterneto kabelis) / podiumas su 4- 5 sėdimomis vietomis (2-3 mikrofonai) / stalas šalia (11 sėdimų vietų, 7-8 mikrofonai).

✓ Geriamo vandens kolonėlės posėdžių patalpoje.

✓ Galimybė naudotis garso sistema.

✓  Susitikimas turėtų būti įrašomas (originalo kalba).

✓ Vertėjų kabinos.

✓ Mikrofonas prie kiekvieno stalo ir keturi belaidžiai mikrofonai.

✓ 200 kištukinių jungčių.

Vertimo žodžiu įranga

Vertimo įranga plenarinio posėdžio patalpai turi būti išnuomota visai susitikimo laiko trukmei. Labai svarbu, kad vertėjų žodžiu kabinose būtų įrengtos durys (priešingu atveju triukšmas trikdys vertėjus ir delegatus), o jų dydis būtų bent 4-5 m2. Priklausomai nuo vietos pobūdžio, pirmenybė teikiama infraraudonųjų spindulių įrangai ir belaidžiams mikrofonams.

Pagal Forumo statutą, labai svarbu, kad vertimo žodžiu įranga užtikrintų galimybę įrašyti visą sesiją.

Forumas atsako už vertėjų žodžiu parūpinimą.

• Kabinos – 4-5m2

• IR siųstuvai (+/-200)

• Atidarymas (vertimas žodžiu į gimtąją kalbą) Gestų kalbos ir (arba) kalbos konvertavimas į tekstą

Jei reikia, Forumas pasirūpins gestų kalbos ir (arba) kalbos konvertavimu į tekstą.

Gestų kalbos vertimui nereikia jokių specialių priemonių.

Mes turime kalbos į tekstą konvertavimą atliekančius vertėjus, su kuriais reguliariai bendradarbiaujame ir kurie turi savo įrangą. Vienintelis dalykas, kurį reikia parūpinti, yra ekranas vienoje patalpos pusėje.

Tai reiškia, kad mums reikia trijų ekranų: 1 pagrindinio ir didesnio ekrano pristatymams, įrengto centre už podiumo, ir galbūt 1 ekrano kairėje pusėje kalbos konvertavimui į tekstą.

Sekretoriato patalpa / Tarybos patalpa / Informacinis stalas

Forumo darbuotojams ir Tarybai turėtų būti paskirtos dvi atskiros darbo erdvės šalia plenarinio posėdžio patalpos, kuriose turi būti:

• didelis stalas ar stalai ir kėdės;

• interneto ryšys;

• 1 konferencijų lenta;

• 1 kopijavimo aparatas / spausdintuvas / skaitytuvas (tik Sekretoriatui).

Informacinis stalas. Prie plenarinio posėdžio patalpos turėtų būti vieta (pvz., holas), kurioje būtų galima įrengti informacijos ir pagalbos dalyviams centrą, pastatant du stalus su 3-4 kėdėmis ir 2 konferencijų lenta arba skelbimų lentomis.

Nerūkymo politika

Svarbu išsiaiškinti viešbučio nerūkymo politiką. 

Aplinkos apsaugos politika

Mes norėtume, kad susitikimo metu nebūtų naudojamos plastikinės talpyklos (buteliai, stiklinės ...) ir kad jis būtų kuo draugiškesnis aplinkai. Kaip minėta maitinimo skyriuje, mes skatiname naudoti vietinius, sezoninius ir, jei įmanoma, ekologiškus produktus. Esame pasiruošę aptarti įvairias galimybes.

Su keliavimu susiję reikalai ir vizos

Priimančioji EJS bus atsakinga už tai, kad atstovai, atvykstantys iš šalių, kurių piliečiai negali atvykti į priimančiąją šalį be vizos, gautų oficialius kvietimus iš priimančiosios EJS. Tai turėtų būti padaryta kaip įmanoma anksčiau, nes kartais tokių dokumentų gavimas iš kompetentingų institucijų yra ilgas procesas. Forumas atsiųs priimančiajai EJS visus duomenis apie asmenis, kuriems reikalinga viza. Tuomet EJS, savo ruožtu, nusiųs vizos užklausos laišką tiesiogiai delegatui. Visas paskesnis susijęs bendravimas vyks tarp delegato ir priimančiosios EJS.

Skrydžiai  

Forumas nėra atsakingas už skrydžių organizavimą; atstovai turėtų būti asmeniškai atsakingi už savo kelionių organizavimą.

Savanoriai 

Paprastai reikia 2 savanorių. Vis dėlto, gali prireikti daugiau savanorių, kurie pasitiktų atvykusius oro uoste ir nukreiptų juos prie autobusų, skirtų nuvežti

juos į viešbutį. Informacija apie tikslius laikus ir atsakomybes bus perduota sudarius vidaus darbotvarkę.

Koordinavimas 

Reikalų koordinavimas su forumu yra labai svarbus susitikimo organizavimui. Todėl itin svarbu nustatyti atsakingus žmones ir jų vaidmenį. Vienas iš šių žmonių turėtų būti atsakingas už visų susitikimo organizavimo techninių duomenų (viešbutis, susitikimų patalpos, logistika, ir pan.) koordinavimą su Jaunimo forumo sekretoriatu (Europos jaunimo sostinės titulo suteikimo ceremonija – Xxxxxxxxx Xxxxxx, Xxxx Xxxxxxxxx).

Bendrieji klausimai  

Jei turite klausimų, arba norėtumėte pasitikrinti informaciją tam tikrais klausimais, nedvejodami kreipkitės į pagrindinį GA koordinatorių.

Socialinė programa

Šeštadienio vakaro socialinis renginys

Jei įmanoma, parūpinkite vietą viešbutyje ar mieste, kur atstovai galėtų pabendrauti, prieš sugrįžtant į savo šalis.

Europos jaunimo sostinės titulo suteikimo ceremonija

Atitinkama Europos jaunimo sostinė bus ateinančių Europos jaunimo sostinės metų šeimininkė. Europos jaunimo forumas norėtų švęsti tokią ypatingą akimirką kartu su EJS ir sukurti išskirtinę ceremoniją. Ceremonijoje taip pat turi būti numatyti vieta ir laikas 2023 Europos jaunimo sostinės titulo laimėtojui paskelbti.

Titulo suteikimo ceremonija – tai renginys, suteikiantis priimančiajai EJS galimybę pristatyti save Europos jaunimo forumo Narių organizacijoms ir plačiam svečių, pakviestų Europos jaunimo forumo ir priimančiosios šalies, ratui. Tai bendras renginys, kurį bendradarbiaudamos planuoja priimančioji EJS ir Europos jaunimo forumas.

Prašome peržiūrėti techninių aspektų, į kuriuos reikėtų atsižvelgti rengiant Titulo suteikimo ceremoniją, sąrašą. Kalbant apie bendras pastangas kuriant programą (pasirodymai, pranešėjai ir kt.), Europos jaunimo forumas tikisi konstruktyvaus keitimosi idėjomis ir pasiūlymais su priimančiąja EJS.

Data

Titulo suteikimo ceremonija paprastai vyksta vakare prieš visuotinio susirinkimo (GA) pradžios dieną.

Vieta

Renginio vietoje turėtų tilpti ne mažiau kaip 250 žmonių. Svarbu užtikrinti, kad vieta būtų prieinama neįgaliesiems ir atitiktų saugumo reikalavimus (gaisro, potvynio ir kt. atvejais). Jei renginio vietos negalima lengvai pasiekti pėsčiomis nuo viešbučio (ir atgal), kuriame apsistoja Europos jaunimo forumo atstovai, turėtų būti teikiamos pervežimo paslaugos. Pageidautina, su sėdimomis vietomis, jei įmanoma.

Savanoriai

Reikalingi savanoriai, kurie nukreiptų dalyvius iš jų viešbučio į Titulo suteikimo ceremonijos vietą. Dėl tikslaus savanorių skaičius ir pareigų susitariama nustatant darbotvarkę.

Renginio moderavimas

Renginį turėtų moderuoti tarptautinis arba vietinis moderatorius, užtikrinant vertimą, jei reikia.

Meniniai pasirodymai

Tai yra vieta, į kurią priimančioji šalis gali sukviesti menininkus, galinčius pristatyti miesto, regiono ar tautos kultūrą. Renginys kuriamas kartu, todėl svarbu suteikti pakankamai erdvės ir laiko priimančiajai EJS. Taigi, į Titulo suteikimo ceremonijos programą būtų galima įtraukti tam tikrą skaičių pasirodymų, pvz., jaunųjų vietos menininkų pasirodymus. Jei įmanoma, Europos jaunimo forumas norėtų pristatyti solistą ar grupę iš savo „Kylančios grupės konkurso“ (angl. Emerging Band Contest). Nuo 2010 metų mes kasmet rengiame grupių konkursą „YO! Fest“ festivaliui, ir nugalėtojai pasirodo kartu su xxxxxxxx xxxxxxxxx. Pavyzdžiui, Xxxxxx Xxxxxxx – mūsų 2017 m. balandžio mėn. šventinio vakaro dainininkas – buvo vienas iš 2017 metų konkurso nugalėtojų. Tai galima derinti su vietos jaunojo(-ųjų) atlikėjo(-ų) pasirodymais.

Kviestiniai svečiai

Jei įmanoma, Europos jaunimo forumas į Titulo suteikimo ceremoniją norėtų pakviesti ankstesnes EJS, ypač jų merus ir aukšto lygio politikus bei kitus asmenis, prisidėjusius prie EJS metų veiklų.

Jaunimo forumas ir priimančioji EJS turėtų kartu pakviesti visus aukšto rango dalyvius į Generalinę asamblėją ir Titulo suteikimo ceremoniją. Tarp ankstesnių pranešėjų buvo tokie asmenys kaip Europos Komisijos viceprezidentas Xxxxx Xxxxxxxx – darbo vietų kūrimo, ekonomikos augimo, investicijų ir konkurencingumo komisaras, švietimo, kultūros, jaunimo ir sporto komisaras Xxxxx Xxxxxxxxxx, ir buvęs Rumunijos ministras pirmininkas Xxxx Xxx. Trečiadienio vakarą vyksiančioje Europos jaunimo sostinės titulo suteikimo ceremonijoje turėtų dalyvauti bent vienas aukšto rango politikas (tarp siūlomų asmenų yra vyriausybės ministras arba Serbijos komisaras). GA metu galime skirti šiek tiek laiko kitiems aukšto rango kalbėtojams, atsižvelgiant į jų svarbą.

Priimančioji EJS gali pakviesti ir kitus svečius, kurių dalyvavimas Titulo suteikimo ceremonijoje jai atrodo svarbus.

Aprūpinimas maistu ir gėrimais

Aprūpinimo maistu ir gėrimais galimybė aptariama atsižvelgiant į konkrečią erdvę ir žmonių skaičių.

Vieta 2023 m. Europos jaunimo sostinės konkurso galutinio sąrašo miestams prisistatyti

Renginys vadinamas Titulo suteikimo ceremonija ne be priežasties. Tai – svarbus vakaras 2023 metų Europos jaunimo sostinės titulo siekiantiems miestams, nes

laimėtojas paskelbiamas būtent Titulo suteikimo ceremonijos metu. Penkių galutinio sąrašo miestų komandos ir jų rėmėjai atvyks ne tik dalyvauti būsimos Europos jaunimo sostinės šventėje, bet ir sužinoti, kam bus suteiktas 2023 metų jaunimo sostinės titulas. Todėl svarbu užtikrinti, kad programoje būtų numatyti laikas ir vieta šiems miestams trumpai pristatyti savo paraiškas auditorijai.

Sąrašas nėra išsamus...

Yra ir daugiau dalykų, kuriais reikėtų pasirūpinti, kaip, pavyzdžiui, apšvietimas, garso ir vaizdo įranga, žiniasklaidos buvimas, su Europos jaunimo sostine ir Europos jaunimo forumu susijusi vaizdinė medžiaga ir kt. Šiuos klausimus numatyta aptarti parengiamojo proceso metu ir jie nebus išsamiai aprašomi šiame gaires nustatančiame dokumente.

Terminai

Svarbu susitarti dėl renginio programos šiek tiek iš anksto, kad liktų pakankamai laiko galimiems pakeitimams ir pertvarkymams atlikti. Europos jaunimo forumas ir priimančioji EJS galutinai susitars dėl programos iki 2020 m. lapkričio 1 d.

Svarbu pažymėti

Tai yra renginys, kurį priimančioji EJS ir Europos jaunimo forumas kuria bendromis jėgomis. Xxxxx, abi šalys turėtų keistis nuomonėmis, pasiūlymais ir kartu pateikti kokybišką renginį, kuris būtų naudingas abiem šalims ir tenkintų jų poreikius.

/Vertimas iš anglų kalbos/

Kaip organizuoti Narių tarybą (NT)

ir

Titulo suteikimo ceremoniją Europos jaunimo forumas

TURINYS

Įvadinės pastabos ir tvarkaraštis. 3-5

Vieta 5

Viešbutis 5

Kambariai Maitinimas

Žmonės su negalia

Posėdžių patalpos 6-10

Plenarinio posėdžio patalpa Darbo grupių patalpos Techninė parama

Vertimo žodžiu įranga

Gestų kalbos ir (arba) kalbos konvertavimas į tekstą Sekretoriato patalpa / Tarybos patalpa / informacinis stalas

Nerūkymo politika 10

Aplinkos apsaugos politika 10

Su keliavimu susiję reikalai 10

Vizos Skrydžiai

Vietinis transportas (Oro uostas-viešbutis) Savanoriai

Koordinavimas 10

Bendrieji klausimai 10

Socialinė programa 10

Šeštadienio vakaro renginys

Europos jaunimo sostinės titulo suteikimo ceremonija 11-13

Kas yra Narių taryba?

Europos jaunimo forumo (toliau – Forumas) Statute nustatyta, kad Narių taryba (NT) apibrėžia Forumo politiką, viziją ir veiklos kryptį, remdamasi Generalinės asamblėjos nustatytomis gairėmis. Tai erdvė įvairiems Forumo nariams dalintis idėjomis, bendradarbiauti ir plėsti ryšius. Narių taryba susirenka dukart metuose, kuomet nevyksta Generalinė asamblėja, kuri yra aukščiausias platformos sprendimų priėmimo organas.

Įvadinės pastabos ir tvarkaraštis

Dokumente rasite technines detales, į kurias reikia atsižvelgti, kaip į pagrindinius prioritetus ir klausimus, organizuojant Narių tarybos ir Europos jaunimo sostinės titulo suteikimo ceremoniją (Titulo suteikimo ceremonija), kurias priimančioji šalis yra atitinkama Europos jaunimo sostinė (EJS).

Pradėkime, kas yra GA?

Narių taryba (NT) yra visuotinis susirinkimas. Visos Narių organizacijos susirenka priimti svarbiausius Europos jaunimo forumo sprendimus.

Pagal Forumo statutą, Narių taryba apibrėžia Forumo politiką, viziją ir veiklos kryptį, remdamasi Generalinės asamblėjos nustatytomis gairėmis. Tai erdvė įvairiems Forumo nariams dalintis idėjomis, bendradarbiauti ir plėsti ryšius. Narių taryba susirenka dukart metuose, kuomet nevyksta Generalinė asamblėja.

Narių taryba užtikrina visų rinkimų sprendimų ar su finansais ir biudžetu susijusių sprendimų, galiojimą ir visuomet jungiasi su neeiline Generaline asamblėja.

NT vyksta dvi dienas; rudenį EJS jį rengia lapkričio mėnesį.

Svarbi visuotinio susirinkimo dalis yra Europos jaunimo sostinės titulo suteikimo ceremonija, kuri paprastai vyksta vakare prieš visuotinio posėdžio pradžios dieną.

Šiame susitikime dalyvaus apie 200 žmonių iš visos Europos – dalyviai, sekretoriatas, svečiai ir kiti. Susitikimas vyks dvi dienas (visą dieną). Xxxxxxxx atvyks vieną dieną prieš susitikimo pradžią.

Toliau pateiksime išsamią informaciją, tačiau svarbu turėti ir tvarkaraščio projektą:

Metai	Veikla
Vasaris	Parengiamasis vizitas
Kovas	Tarybos nutarimas
Birželio vidurys - liepos vidurys	Kvietimai aukšto rango svečiams
Liepos vidurys - rugpjūtis	NO registracijos pradžia
Nuo rugsėjo	PAGRINDINIŲ Forumo ir EJS komandų susitikimas per Skype
Spalis	Registracijos pabaiga
Spalis	Forumas atsiųs: išsamią informaciją apie kambarius; su mityba susijusius apribojimus; alergijas.
Trys savaitės prieš renginį
Jei reikia, galime padidinti susitikimų per Skype skaičių iki dviejų per savaitę
Atvežama visa Jaunimo forumo medžiaga
Lapkritis	Atvyksta PAGRINDINĖ komanda
Lapkritis	Atvyksta Sekretoriatas ir Taryba
Lapkritis   Lapkritis	Tarybos susirinkimas ryte  Europos jaunimo sostinės titulo suteikimo ceremonija
Lapkritis	Narių taryba
Lapkritis	Socialinio renginio vakaras
Lapkritis	Išvykimas

Prašome vertinti šį tvarkaraštį kaip bendrąsias nuorodas, nes jis gali keistis.

Vieta 

Tai, taip pat ir informacinė skrajutė su buvimo vietos nuorodomis yra naudinga, nes ją galima pridėti prie delegatų pašto. Gali būti naudinga turėti tokią informaciją:

Atstumas iki viešbučio nuo:

	Kilometrai	Minutės
1 ir 2 oro uosto (??)
Traukinių arba autobusų stoties
Kita:

Paslaugos, jei bus parūpinti autobusai vežantys iš / į viešbutį:

Vietų skaičius:

Laiko intervalai:

Pastabos:

Viešbutis  

Vizito metu Forumui turėtų būti parodyti 2 ar 3 skirtingi viešbučiai, kad galėtume pasirinkti tokį, kuris geriausiai atitinka mūsų delegatų poreikius.

Kambariai

Viešbutis (ar svečių namai), pageidaujantis teikti NT apgyvendinimo paslaugas, turėtų užtikrinti tokius MINIMALIUS pajėgumus:

	Skaičius	Kambario kaina	Prieinamumas
Dviviečiai kambariai (dvi atskiros lovos)	65
Vienviečiai kambariai	45

Maitinimas

Delegatų, turinčių mitybos apribojimų, sąrašas bus išsiųstas kartu su apgyvendinimo sąrašu.

Žmonės su negalia

Prieigos rampos	Taip ☐ Ne ☐
Liftas į kiekvieną aukštą	Taip ☐ Ne ☐
Kambariai neįgaliesiems	Taip ☐ Ne ☐
Vonios kambariai neįgaliesiems	Taip ☐ Ne ☐

Susitikimo patalpos

Plenarinio posėdžio patalpa

Darbo grupių patalpos ir sekretoriato patalpa Techninės reikmės

Plenarinio posėdžio patalpa

Posėdžio salė turėtų būti pakankamo dydžio talpinti 200 žmonių. Pageidautina, su aukštomis lubomis, dideliais langais ir pan. Jei įmanoma, stalai turi būti išdėstyti banketo tipo salės stiliumi naudojant apvalius stalus. Salės plotas – ne mažesnis kaip 400 m2.

Erdvė ir matomumas turėtų būti pritaikyti visiems galimiems PowerPoint

pristatymams, taip pat ir projektoriams.

Organizacine prasme labai pageidautina, kad plenarinio posėdžio salė būtų mums prieinama visą susitikimo trukmę.

Prašome peržvelgti nuotraukas

Darbo grupių patalpos

Dar 6-8 patalpos be plenarinio posėdžio patalpos:

• 35 žmonės vienoje patalpoje;

• projektorius ir garso sistemos galimybė;

• konferencijų lentos.

Šios patalpos turėtų būti rezervuojamos tik tokių darbo grupių susitikimų laiko trukmei

– žr. darbotvarkę pagal tvarkaraštį.

Techninė parama  

Projektorius (-iai) plenariniame posėdyje:

• 3 projektoriai (1 – pagrindinei projekcijai, 1 – kalbos vertimui tekstu, 1 –

Twitter) arba

• 1 projektorius su „Di Ventix“ lęšiu arba

• ekrano padalijimo galimybė.

✓ Techninis stalas su 3 sėdimomis vietomis (eterneto kabelis) / podiumas su 4- 5 sėdimomis vietomis (2-3 mikrofonai) / stalas šalia (11 sėdimų vietų, 7-8 mikrofonai).

✓ Geriamo vandens kolonėlės posėdžių patalpoje.

✓ Galimybė naudotis garso sistema.

✓  Susitikimas turėtų būti įrašomas (originalo kalba).

✓ Vertėjų kabinos.

✓ Mikrofonas prie kiekvieno stalo ir keturi belaidžiai mikrofonai.

✓ 200 kištukinių jungčių.

Vertimo žodžiu įranga

Pagal Forumo statutą, labai svarbu, kad vertimo žodžiu įranga užtikrintų galimybę įrašyti visą sesiją.

Forumas atsako už vertėjų žodžiu parūpinimą.

• Kabinos – 4-5m2

• IR siųstuvai (+/-175)

• Atidarymas (vertimas žodžiu į gimtąją kalbą) Gestų kalbos ir (arba) kalbos konvertavimas į tekstą

Jei reikia, Forumas pasirūpins gestų kalbos ir (arba) kalbos konvertavimu į tekstą.

Gestų kalbos vertimui nereikia jokių specialių priemonių.

Tai reiškia, kad mums reikia trijų ekranų: 1 pagrindinio ir didesnio ekrano pristatymams, įrengto centre už podiumo, ir galbūt 1 ekrano kairėje pusėje kalbos konvertavimui į tekstą.

Sekretoriato patalpa / Tarybos patalpa / Informacinis stalas

Forumo darbuotojams ir Tarybai turėtų būti paskirtos dvi atskiros darbo erdvės šalia plenarinio posėdžio patalpos, kuriose turi būti:

• didelis stalas ar stalai ir kėdės;

• interneto ryšys;

• 1 konferencijų lenta;

• 1 kopijavimo aparatas / spausdintuvas / skaitytuvas (tik Sekretoriatui).

Nerūkymo politika

Svarbu išsiaiškinti viešbučio nerūkymo politiką. 

Aplinkos apsaugos politika

Su keliavimu susiję reikalai ir vizos

Priimančioji EJS bus atsakinga už tai, kad atstovai, atvykstantys iš šalių, kurių piliečiai negali atvykti į priimančiąją šalį be vizos, gautų oficialius kvietimus iš priimančiosios EJS. Tai turėtų būti padaryta kaip įmanoma anksčiau, nes kartais tokių dokumentų gavimas iš kompetentingų institucijų yra ilgas procesas. Forumas atsiųs priimančiajai EJS visus duomenis apie asmenis, kuriems reikalinga viza. Tuomet EJS, savo ruožtu, nusiųs vizos užklausos laišką tiesiogiai delegatui. Visas paskesnis susijęs bendravimas vyks tarp delegato ir priimančiosios EJS.

Skrydžiai  

Jaunimo forumas nėra atsakingas už skrydžių organizavimą; atstovai turėtų būti asmeniškai atsakingi už savo kelionių organizavimą.

Savanoriai 

Paprastai reikia 2 savanorių. Vis dėlto, gali prireikti daugiau savanorių, kurie pasitiktų atvykusius oro uoste ir nukreiptų juos prie autobusų, skirtų nuvežti

juos į viešbutį. Informacija apie tikslius laikus ir atsakomybes bus perduota sudarius vidaus darbotvarkę.

Koordinavimas 

Bendrieji klausimai  

Jei turite klausimų, arba norėtumėte pasitikrinti informaciją tam tikrais klausimais, nedvejodami kreipkitės į pagrindinį NT koordinatorių.

Socialinė programa

Šeštadienio vakaro socialinis renginys

Jei įmanoma, parūpinkite vietą viešbutyje ar mieste, kur atstovai galėtų pabendrauti, prieš sugrįžtant į savo šalis.

Europos jaunimo sostinės titulo suteikimo ceremonija

Data

Titulo suteikimo ceremonija paprastai vyksta vakare prieš visuotinio susirinkimo (NT) pradžios dieną. Suteikimo ceremonija EJS paprastai vyksta dieną prieš visuotinio susirinkimo pradžią.

Vieta

xxxxxxxxx xxxxxxxxx. Pageidautina, su sėdimomis vietomis, jei įmanoma.

Savanoriai

Reikalingi savanoriai, kurie nukreiptų dalyvius iš jų viešbučio į Titulo suteikimo ceremonijos vietą. Dėl tikslaus savanorių skaičius ir pareigų susitariama nustatant darbotvarkę.

Renginio moderavimas

Renginį turėtų moderuoti tarptautinis arba vietinis moderatorius, užtikrinant vertimą, jei reikia.

Meniniai pasirodymai

Tai yra vieta, į kurią EJS priimančioji šalis gali sukviesti menininkus, galinčius pristatyti miesto, regiono ar tautos kultūrą. Renginys kuriamas kartu, todėl svarbu suteikti pakankamai erdvės ir laiko priimančiajai EJS. Taigi, į Titulo suteikimo ceremonijos programą būtų galima įtraukti tam tikrą skaičių pasirodymų, pvz., jaunųjų vietos menininkų pasirodymus. Jei įmanoma, Europos jaunimo forumas norėtų pristatyti solistą ar grupę iš savo „Kylančios grupės konkurso“ (angl. Emerging Band Contest). Nuo 2010 metų mes kasmet rengiame grupių konkursą „YO! Fest“ festivaliui, ir nugalėtojai pasirodo kartu su xxxxxxxx xxxxxxxxx. Pavyzdžiui, Xxxxxx Xxxxxxx – mūsų 2017 m. balandžio mėn. šventinio vakaro dainininkas – buvo vienas iš 2017 metų konkurso nugalėtojų. Tai galima derinti su vietos jaunojo(-ųjų) atlikėjo(- ų) pasirodymais.

Kviestiniai svečiai

Jaunimo forumas ir priimančioji EJS turėtų kartu pakviesti visus aukšto rango dalyvius į Narių tarybos ir Titulo suteikimo ceremoniją. Tarp ankstesnių pranešėjų buvo tokie asmenys kaip Europos Komisijos viceprezidentas Xxxxx Xxxxxxxx – darbo vietų kūrimo, ekonomikos augimo, investicijų ir konkurencingumo komisaras, švietimo, kultūros, jaunimo ir sporto komisaras Xxxxx Xxxxxxxxxx, ir buvęs Rumunijos ministras pirmininkas Xxxx Xxx. Trečiadienio vakarą vyksiančioje Europos jaunimo sostinės titulo suteikimo ceremonijoje turėtų dalyvauti bent vienas aukšto rango politikas (tarp siūlomų asmenų yra vyriausybės ministras arba Serbijos komisaras). GA metu galime skirti šiek tiek laiko kitiems aukšto rango kalbėtojams, atsižvelgiant į jų svarbą.

Priimančioji EJS gali pakviesti ir kitus svečius, kurių dalyvavimas Titulo suteikimo ceremonijoje jai atrodo svarbus.

Aprūpinimas maistu ir gėrimais

Aprūpinimo maistu ir gėrimais galimybė aptariama atsižvelgiant į konkrečią erdvę ir žmonių skaičių.

Vieta 2023 m. Europos jaunimo sostinės konkurso galutinio sąrašo miestams prisistatyti

Renginys vadinamas Titulo suteikimo ceremonija ne be priežasties. Tai – svarbus vakaras 2023 metų Europos jaunimo sostinės titulo siekiantiems miestams, nes laimėtojas paskelbiamas būtent Titulo suteikimo ceremonijos metu. Penkių galutinio sąrašo miestų komandos ir jų rėmėjai atvyks ne tik dalyvauti priimančios Europos jaunimo sostinės šventėje, bet ir sužinoti, kam bus suteiktas 2023 metų jaunimo sostinės titulas. Todėl svarbu užtikrinti, kad programoje būtų numatyti laikas ir vieta šiems miestams trumpai pristatyti savo paraiškas auditorijai.

Sąrašas nėra išsamus...

Terminai

Svarbu pažymėti

Document Metadata

Table of Contents

Bendradarbiavimo sutartis

Document Metadata