TAURAGĖS „ŠALTINIO“ PROGIMNAZIJOS DOKUMENTŲ VALDYMO PROCEDŪRŲ APRAŠAS BENDROSIOS NUOSTATOS
PATVIRTINTA
Tauragės „Šaltinio“ progimnazijos
direktoriaus 2021 m. gruodžio 31 d.
įsakymu Nr. V-282
TAURAGĖS „ŠALTINIO“ PROGIMNAZIJOS DOKUMENTŲ VALDYMO PROCEDŪRŲ APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Tauragės „Šaltinio“ progimnazijos dokumentų valdymo procedūrų aprašas (toliau – Aprašas) nustato bendruosius Tauragės „Šaltinio“ progimnazijos (toliau – Progimnazijos), oficialiųjų dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo, naudojimo, kontrolės procedūrų reikalavimus, kurie taikomi nepriklausomai nuo šių dokumentų parengimo būdo ir laikmenos, ir kitas valdymo procedūras, ir duomenų įrašų valdymo tvarką.
2.
Aprašas parengtas vadovaujantis, Lietuvos
Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu,
Lietuvos Respublikos elektroninės atpažinties ir elektroninių
operacijų patikimumo įstatymu,
Lietuvos
Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu,
Prašymų ir skundų nagrinėjimo
ir asmenų aptarnavimo viešojo administravimo subjektuose
taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007
m. rugpjūčio 22 d. nutarimu Nr. 875 „Dėl
Prašymų ir skundų nagrinėjimo
ir asmenų aptarnavimo viešojo administravimo subjektuose taisyklių
patvirtinimo“,
Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijomis, patvirtintomis
Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 23 d.
įsakymu Nr. 1R-298 „Dėl
Teisės aktų projektų rengimo
rekomendacijų patvirtinimo“,
Dokumentų rengimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo
archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 ,,Dėl
Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“
(toliau – Dokumentų rengimo taisyklės), Dokumentų tvarkymo ir
apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 ,,
Dėl Dokumentų
tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“
(toliau – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės),
Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta
Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d įsakymu Nr. V-100
,,Dėl
Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų
rodyklės patvirtinimo“,
atsižvelgiant į Tauragės rajono savivaldybės dokumentų ir įrašų
valdymo procedūrų aprašą, patvirtintą Tauragės rajono
savivaldybės administracijos direktoriaus 2021 m. rugsėjo 15 d.
įsakymu Nr. 5-681 „Dėl
Tauragės rajono savivaldybės administracijos dokumentų ir
įrašų valdymo procedūrų aprašo patvirtinimo“,
3. Šiame Apraše vartojamos sąvokos:
3.1. Apskaitos vienetas – dokumentas arba pagal tam tikrus požymius susistemintų dokumentų grupė, kuriems suteikiamas atskiras apskaitos numeris;
3.2. Asmens duomenys – bet kokia informacija apie fizinį asmenį, kurio tapatybė nustatyta arba kurio tapatybę galima nustatyti (duomenų subjektas) tiesiogiai arba netiesiogiai: vardą ir pavardę, asmens kodą, buvimo vietos duomenis arba pagal vieną ar kelis to fizinio asmens fizinės; fiziologinės, genetinės, psichinės, ekonominės, kultūrinės ar socialinės tapatybės požymius (garso įrašas ir pan.);
3.3. Byla – pagal tam tikrus požymius sugrupuotų ir susistemintų dokumentų rinkinys;
3.4. Bylų sąrašas – bylų apskaitos ir paieškos dokumentas;
3.5. Dokumentų ekspertų komisija (DEK) – patariamoji Dokumentų ekspertų komisija, sudaryta Progimnazijos direktoriaus įsakymu dokumentų vertės ekspertizės, tvarkymo, apskaitos ir saugojimo klausimams nagrinėti;
3.6. Dokumentacijos planas – kalendoriniais metais Progimnazijoje sudaromų bylų apskaitos dokumentai;
3.7. Dokumentų apyvarta – dokumentų valdymas nuo jų parengimo ar gavimo Progimnazijoje iki įdėjimo į bylą;
3.8. Dokumento data – dokumento registravimo data;
3.9. Dokumento išrašas – nustatytąja tvarka parengta ir patvirtinta dokumento dalis;
3.10. Dokumento įforminimas – tai dokumento parengimas griežtai laikantis nustatytų metaduomenų ir jų išdėstymo tvarkos reikalavimų;
3.11. Dokumento kopija – reprografijos ar kitais būdais tiksliai atgamintas dokumentas;
3.12. Dokumentų registravimas – dokumento įtraukimas į apskaitą, suteikiant jam atskirą numerį ir taip užtikrinant jo oficialumo įrodymą;
3.13. Dokumento rengimas – tai dokumento sudarymas pagal nustatytus formos, struktūros, turinio ir kalbos reikalavimus, jo koregavimas, vizavimas ir pasirašymas;
3.14. Dokumento nuorašas – atgamintas dokumentas be dalies jame esančių metaduomenų
(užduoties, derinimo žymos, parašų ar kt.);
3.15. Dokumento turinys – dokumente užfiksuotos informacijos visuma;
3.16. Dokumentų tvarkymas – dokumentų vertinimo, sisteminimo, bylų aprašymo ir jų įrašymas į apskaitos dokumentus procesas;
3.17. Dokumentų vertės ekspertizė – dokumentų įvertinimo ir atrinkimo saugoti ar naikinti procesas;
3.18. Derinimo žyma – rengiamo dokumento ar teisės akto derinimas, kurį sudaro derinimo rezultatą nurodantis žodis („suderinta“, „nesutinku“ ar kt.), darbuotojo parašas ir data. Kai derinimo procedūra patvirtinama siunčiamuoju dokumentu, derinimo žymoje nurodomas įstaigos pavadinimas siunčiamojo dokumento (rašto ar kt.) data ir dokumento registracijos numeris. Derinant DVS „Kontora“ šie rekvizitai išsaugomi DVS „Kontora“ priemonėmis;
3.19. DVS „Kontora“ – informacinė sistema, skirta dokumentų valdymo (rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo) funkcijoms atlikti;
3.20. Duomenų subjektas – fizinis asmuo, kurio balso ir garso duomenys yra užfiksuoti savivaldybės administracijos vykdomame garso ir vaizdo įrašyme;
3.21. Įrašai – tai dokumentų rūšis, apimanti duomenų rinkinį, kuriame pateikiami veiklos įrodymai, pasiekti rezultatai ar kita reikalinga informacija;
3.22. Įstaigos dokumentas – siunčiamas ar rengiamas dokumentas, kuriame pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis institucijomis, įstaigomis ar organizacijomis bei asmenimis (raštai, pažymos, aktai, protokolai, išvados, tarnybiniai pavedimai, tarnybiniai pranešimai, planai, ataskaitos ir kt.);
3.23. Kalendoriniai metai – dokumentų apyvarta įstaigoje per kalendorinius metus;
3.24. Kvalifikuotas elektroninis parašas – pažangusis elektroninis parašas, sukurtas naudojant kvalifikuotą elektroninio parašo kūrimo įtaisą ir patvirtintas kvalifikuotu elektroninio parašo sertifikatu;
3.25. Metaduomenys – duomenys apie dokumentą, jo valdymą ir naudojimą;
3.26. Nekvalifikuotas elektroninis parašas – elektroninis parašas, neatitinkantis kvalifikuotam elektroniniam parašui keliamų reikalavimų, kurie yra numatyti Reglamente (ES) Nr. 910/2014, kai tokio elektroninio parašo naudotojai dėl to iš anksto susitaria raštu ir jeigu yra galimybė šį susitarimą išsaugoti patvariojoje laikmenoje, įgyvendinamas žyma DVS „Kontora“, kuri atsiranda vykdytojui užduoties juostoje paspaudus mygtukus „Susipažinau“, ,,Vizuoti“, ,,Derinti“, „Pasirašyti“, „Patvirtinti“. Tokio parašo, kuris neatitinka kvalifikuotam elektroniniam parašui keliamų reikalavimų, teisinė galia yra lygiavertė rašytiniam parašui;
3.27. Oficialusis elektroninis dokumentas – Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatyta tvarka valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens informacinių technologijų priemonėmis sudarytas, patvirtintas ar gautas elektroninis dokumentas, pasirašytas elektroniniu parašu ir įtrauktas į apskaitą;
3.28. Pavedimas – nurodymas vykdytojui atlikti užduotį;
3.29. Registras – dokumentų registravimo ir apskaitos dokumentas (gali būti pildomas popieriuje, DVS „Kontora“, skaitmeninėje laikmenoje);
3.30. Rekvizitas – dokumento turinio sudedamoji dalis ar su dokumentu susijusių procedūrų įforminimo elementas;
3.31. Rezoliucija – Progimnazijos direktoriaus sprendimas ar nurodymas užduoties vykdytojui, įvestas DVS ,,Kontora“ ir, jei reikia, užrašytas ant dokumento. Rezoliucijoje rašomas dokumentu susijusios užduoties vykdytojo vardas (vardo xxxxx) ir pavardė, užduoties turinys, įvykdymo terminas (jei reikia), rezoliuciją rašiusio asmens parašas ir data (jei rezoliucija užrašyta ant dokumento);
3.32. Saugojimo vienetas – kartu sudėtų, sugrupuotų ir susistemintų dokumentų fizinis apskaitos vienetas;
3.33. Šablonas – nustatyto formato popieriaus lapas su išdėstytais dokumento įforminimo rekvizitais, susijusiais su dokumento sudarytoju, turinčiu teisės aktų suteiktus įgaliojimus;
3.34. Teisės aktai – Progimnazijos direktoriaus leidžiami teisės aktai – įsakymai ir jais tvirtinami nuostatai, taisyklės, tvarkos, aprašai ir kt.;
3.35. Užduotis – veiksmų, reikalingų kokiam nors tikslui pasiekti, vykdant viešąjį ar vidaus administravimą, visuma;
3.36. Užduoties kuratorius – vadovas, turintis įgaliojimus pavesti, koordinuoti, kontroliuoti užduotis ir įvertinti jų vykdymą;
3.37. Užduoties vykdytojas – darbuotojas, atsakingas už užduoties vykdymą. Jeigu užduotis paskirta keliems vykdytojams, už jos įvykdymą atsakingas pirmasis rezoliucijoje nurodytas darbuotojas;
3.38. Vaizdo ir (ar) garso dokumentas – užfiksuotas vaizdas (judantis ar statinis) ir (ar) garsas, nepaisant jų užfiksavimo fizinio pagrindo ir įrašymo (užfiksavimo) būdo (filmas, garso įrašas, fotodokumentas);
3.39. Vaizdo ir (ar) garso duomenų saugojimo įranga – skaitmeniniai įrenginiai, skirti garsui ir (ar) vaizdui įrašyti, saugoti, perklausyti ir kopijuoti;
3.40. Vidaus dokumentai – parengti dokumentai, išskyrus teisės aktus, naudojami Progimnazijos viduje (ataskaitos, aktai, protokolai, tarnybiniai pranešimai, darbuotojų prašymai, sutikimai ir kt.);
3.41. Viza – pritariamasis ar prieštaraujantis pateiktam vizuoti dokumentui ar teisės akto projektui įrašas (gali būti su pastabomis ir pasiūlymais). Vizą sudaro: asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė, data.
II SKYRIUS
PROGIMNAZIJOS DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMAS
4. Progimnazijos dokumentų valdymo organizavimo tikslai:
4.1. laiku ir kokybiškai parengti dokumentus;
4.2. laiku užregistruoti ir įtraukti į apskaitą visus Progimnazijoje parengtus ir gautus dokumentus;
4.3. tvarkyti ir valdyti dokumentus taip, kad būtų užtikrinta greita visų turimų dokumentų paieška ir tai padėtų veikti efektyviai ir skaidriai;
4.4. išsaugoti dokumentus reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti Progimnazijos veiklos įrodymai, galimybė vykdyti kontrolę.
5. Šio aprašo reikalavimų vykdymą užtikrina Progimnazijos direktorius, kuris savo įsakymu:
5.1. paskiria Progimnazijos darbuotojus, atsakingus už dokumentų valdymą ir archyvinių dokumentų tvarkymą (dokumentacijos plano sudarymą, bylų tvarkymą, trumpo saugojimo dokumentų atranką ir bylų apskaitos dokumentų sudarymą);
5.2. tvirtina Progimnazijos metų dokumentacijos planą, suderintą su Tauragės rajono savivaldybės administracijos Bendrojo ir civilinės metrikacijos skyriaus vyresniuoju specialistu, dokumentų sąrašus, dokumentų nurašymo aktus;
5.3. tvirtina bylų (dokumentų) perėmimo aktus, keičiantis darbuotojams;
5.4. sudaro dokumentų vertės ekspertizės, tvarkymo ir apskaitos klausimams nagrinėti patariamąją nuolat veikiančią Dokumentų ekspertų komisiją (toliau – DEK);
5.5. nustato dokumentų, susijusių su Progimnazijos veikla, rengimo, derinimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo, naudojimo ir kontrolės procedūras.
6. Už dokumentų, susijusių su Progimnazijos veikla, rengimo, tvarkymo, apskaitos, naudojimo, saugojimo, pavedimų vykdymo kontrolės organizavimą, šio Aprašo nustatyta tvarka progimnazijoje atsakingi juos rengiantys darbuotojai.
7. DVS „Kontora“ naudotojo prisijungimo duomenys (naudotojo vardas ir slaptažodis), vienareikšmiškai identifikuojantys konkretų darbuotoją laikomi elektroniniu parašu ir turi tokią pat teisinę galią kaip ir parašas progimnazijos rašytiniuose vidaus dokumentuose.
8. DVS „Kontora“ registruojant dokumentus, prie dokumento kortelės pridedama dokumento rinkmena arba skaitmeninė kopija (skenuotas dokumentas), jei tai neprieštarauja teisės aktams.
9. Užregistruotus dokumentus DVS „Kontora“ perdavus Progimnazijos direktoriui laikoma, kad direktorius dokumentus gavo ir su jais susipažino.
10. Su elektroniniais dokumentais ar elektroninėmis priemonėmis perduotais dokumentais darbuotojai supažindinami DVS „Kontora“ priemonėmis, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Toks supažindinimas prilyginamas susipažinimui pasirašytinai.
11. Progimnazijos darbuotojai su jiems perduotais teisės aktais ir dokumentais privalo per 3 darbo dienas susipažinti atverdami pagrindinį failą ir tai pažymėti, paspausdami „Susipažinti“. Šis terminas pratęsiamas, jei darbuotojas neatvyksta į darbą dėl pateisinamų priežasčių.
12. Kai reikia darbuotojus supažindinti pasirašytinai su dokumentais, kurie parengti, užregistruoti ir Progimnazijos direktoriaus pasirašyti DVS „Kontora“, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip, supažindinimo žymos rašomos patvirtintose dokumento kopijose ir nuorašose.
III SKYRIUS
BENDRIEJI DOKUMENTŲ RENGIMO IR REGISTRAVIMO REIKALAVIMAI
13. Progimnazijos dokumentai turi būti rengiami, tvarkomi ir registruojami vadovaujantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, rašomi taisyklinga lietuvių kalba, surenkami kompiuteriu:
13.1. Dokumentų tekstai renkami pagal šiuos reikalavimus:
13.1.1. naudojamos Microsoft Office (Open Office) programų paketų programomis (teksto rengykle, skaičiuokle), 12 dydžio Times New Roman šriftas su lietuvišku raidynu;
13.1.2. lapo formatas – A4 (210 x 297 mm), paliekant tokio pločio paraštes: kairioji – 30 mm, dešinioji – 10 mm, viršuje – 20 mm, apatinė – 20 mm. Tarpai tarp eilučių – 1,5 eilutės, progimnazijos aktais tvirtinamųjų dokumentų (aprašų, taisyklių, nuostatų ir kt.) – 1,5 eilutės;
13.1.3. dokumentų teksto pastraipų pirmosios eilutės spausdinamos vienodu, ne didesniu kaip 20 mm atstumu nuo kairiosios paraštės;
13.1.4. teisės aktai ir jais tvirtinami dokumentai (nuostatai, taisyklės, tvarkos, aprašai ir kt.) spausdinami vienoje lapo pusėje. Kiti dokumentai gali būti spausdinami abiejose lapo pusėse, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Dokumento, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas antrasis ir tolesni puslapiai. Puslapiai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių;
13.1.5. teisės aktų originaluose rengėjo vizos ar derinimo žymos nerašomos;
13.1.6. dokumentai derinami gavimo dieną, bet ne vėliau kaip kitą darbo dieną. Sudėtingi, didesnės apimties dokumentai, gali būti derinami iki 5 darbo dienų;
13.1.7. parašo metaduomenys dokumentuose negali būti perkelti į tuščią lapą.
14. Dokumentai registruojami Progimnazijos direktoriaus patvirtintuose dokumentų registruose, DVS „Kontora“ arba informacinėse sistemose vadovaujantis patvirtintu tų metų Dokumentacijos planu, kad būtų įrodytas jų buvimas ir užtikrinta dokumentų paieška bei ryšys su jau užregistruotais dokumentais:
14.1. teisės aktai (mokyklos direktoriaus įsakymai veiklos organizavimo klausimais; atostogų (kasmetinių, nemokamų, mokymosi ir kitų atostogų) klausimais; komandiruočių, papildomų poilsio dienų, sutrumpinto darbo laiko klausimais; mokinių klausimais) registruojami DVS „Kontora“ atskiruose registruose pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus;
14.2. siunčiami, gauti ir rengiami dokumentai (DEK protokolai) registruojami DVS „Kontora“ atskiruose registruose.
15. Progimnazijoje parengti dokumentai, adresuoti savivaldybės tarybai, merui, savivaldybės administracijai, administracijos direktoriui (toliau – vadovai), pateikiami Tauragės rajono savivaldybės administracijos Bendrojo ir civilinės metrikacijos skyriaus specialistui registruoti ir pateikiami per DVS „Kontora“ savivaldybės vadovams. Jei žinomas atsakingas darbuotojas jis nurodomas iš karto.
16. Trumpai saugomi (nuo 1 metų iki 25 metų) Progimnazijos rengiami dokumentai – teisės aktai (mokyklos direktoriaus įsakymai veiklos organizavimo klausimais; atostogų (kasmetinių, nemokamų, mokymosi ir kitų atostogų) klausimais (išskyrus vaiko priežiūros, tėvystės atostogas); komandiruočių, papildomų poilsio dienų, sutrumpinto darbo laiko klausimais; mokinių klausimais); prašymai atostogų, komandiruočių, papildomų poilsio dienų suteikimo, sutrumpinto darbo laiko, skatinimo ir kt., komandiruočių ataskaitos Lietuvoje (išskyrus komandiruotes į užsienį, kurios pasirašomos kvalifikuotu elektroniniu parašu), aktai, pažymos, protokolai (trumpai saugomi), ataskaitos, tarnybiniai pranešimai, vizuojami, derinami, pasirašomi ar tvirtinami DVS „Kontora“ priemonėmis nekvalifikuotu elektroniniu parašu.
17. Pasirašyti dokumentai registruojami DVS „Kontora“ tą dieną, kurią jie pasirašomi ar patvirtinami, bet ne vėliau kaip kitą darbo dieną.
18. Dokumentai pasirašyti po darbo valandų, registruojami sekančią darbo dieną. Komandiruotės metu Progimnazijos direktorius turi teisę pasirašyti teisės aktus ir kitus Progimnazijos rengiamus dokumentus.
19. Užregistravus dokumentą, DVS „Kontora“ registruojantis darbuotojas, deda registracijos spaudą ant popierinio dokumento. Registracijos data ir numeris dokumente DVS „Kontora“ ir popieriniame dokumente turi sutapti. Už tai atsakingas dokumentą registruojantis darbuotojas.
20. Dokumento originalas saugomas raštinėje, o gavėjams nukreipiamas, pateikiamas per DVS „Kontora“. Jei gautas dokumentas reikalauja atsakymo, parengtas ir pasirašytas dokumentas DVS „Kontora“ per ryšius susiejamas su gautu prašymu.
IV SKYRIUS
GAUTŲ DOKUMENTŲ TVARKYMAS
21. Dokumentus gautus paštu, oficialiu elektroniniu paštu xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx, kurjerių paštu, per E. pristatymo sistemą, taip pat piliečių ir kitų asmenų atneštus dokumentus (raštus, prašymus, pareiškimus, skundus) (toliau – gauti dokumentai) priima raštinės administratorius.
22. Už dokumentų tvarkymą atsakingas raštinės administratorius gautus dokumentus peržiūri: ar jie gauti pagal paskirtį, ar nepažeisti paketai (vokai), ar jie nesugadinti, ar ant dokumentų yra parašai, ar netrūksta dokumentuose nurodytų pridedamų dokumentų bei priedų. Jei pažeidimų ar trūkumų nėra, gauti dokumentai skenuojami (įrišti dokumentai, kurių negalima išsegti, įvairių nestandartinių formatų priedai nuskaitomas tik titulinis lapas (prašymas, lydraštis) ir registruojami atitinkamuose registruose DVS „Kontora“ šio Aprašo nustatyta tvarka. Registruojant gautą dokumentą registracijos kortelėje, esančioje DVS „Kontora“, yra nurodomi šie duomenys: dokumento registracijos numeris, dokumento sudarytojo pavadinimas, gauto dokumento data ir registracijos numeris, dokumento pavadinimas (antraštė), rezoliucijos tekstas, bylos, į kurią įdėtas dokumentas nuoroda.
23. Jei gautame dokumente trūksta nurodytų pridedamų dokumentų ar priedų arba jie apgadinti, dokumento tekstas neįskaitomas, dokumentai nebaigti įforminti (nepasirašyti, nepatvirtinti ar pan.), dokumentas neregistruojamas, o grąžinamas rengėjui, nurodant grąžinimo priežastį.
24. Raštinės administratorius sąskaitas ir sąskaitas faktūras, sąskaitų (likučių) suderinimo aktus perduoda el. paštu xxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx registruoti ir toliau tvarkyti Progimnazijos vyriausiajam buhalteriui.
25. Oficialiu elektroniniu pašto adresu xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx gauti dokumentai, adresuoti Progimnazijos direktoriui ar kitiems darbuotojams registruojami ir DVS „Kontora“ persiunčiami, pateikiami gavėjams šio Aprašo nustatyta tvarka.
26. Asmenų prašymai, skundai yra priimami ir registruojami DVS „Kontora“ ir nukreipiami Progimnazijos direktoriui. Apie tai, kad skundas yra gautas, jį pateikęs asmuo, jei asmuo pageidauja, yra informuojamas raštu, užpildžius Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimu Nr. 875 „Dėl prašymų ir skundų nagrinėjimo ir asmenų aptarnavimo viešojo administravimo subjektuose taisyklių patvirtinimo“ patvirtintą formą. Prašymams ar skundams nagrinėti Progimnazijos direktorius paskiria vykdytojus, suformuluoja užduotį ir nurodo įvykdymo terminą DVS „Kontora“. Šis vykdytojo paskyrimas prilygsta rezoliucijos užrašymui popieriniame dokumente. Prašymo bei skundo registracijos kortelėje, esančioje DVS „Kontora“, turi būti nurodyta jo įvykdymo arba atsakymo pateikimo data.
27. Neregistruojami reklaminiai lankstinukai, konferencijų programos, periodiniai leidiniai, kvietimai, sveikinimo laiškai ir kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo į apskaitą.
28. Vokai išsaugomi ir pridedami prie gautų dokumentų tik tais atvejais, kai gauto dokumento siuntėjo adresas nurodytas tik ant voko ir kai ant gauto dokumento nėra datos, o pašto antspaudas turi reikšmės gauto dokumento išsiuntimo ar gavimo datai įrodyti.
29. Kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gauti informaciniai dokumentai, jei yra užtikrinta jų teksto apsauga ir galima identifikuoti siuntėjo parašą, atspausdinami ir registruojami šio aprašo nustatyta tvarka. Jei vėliau atsiunčiamas gauto dokumento originalas, jis registruojamas ta pačia data ir numeriu. Dokumentus registruojantys darbuotojai turi užtikrinti, kad būtų išvengta dvigubo gaunamų vienodų dokumentų registravimo.
30. Jei rezoliucijoje nurodoma, kad dokumento užduotį vykdyti pavedama keliems darbuotojams, pagrindiniu dokumento užduoties vykdytoju laikomas tas darbuotojas, kuris rezoliucijoje nurodytas pirmas. Kiti užduotį vykdantys darbuotojai yra vienodai atsakingi už užduoties įvykdymą nurodytu laiku ir pagrindiniam vykdytojui per 15 darbo dienų turi pateikti būtiną medžiagą bei pasiūlymus, jeigu užduoties įvykdymo terminas ne trumpesnis kaip 20 darbo dienų. Jei užduoties vykdymo terminas nurodytas trumpesnis, tai medžiaga turi būti pateikiama per kiek įmanoma trumpesnį laiką. Pagrindinis vykdytojas nurodomas DVS „Kontora“ atsakingu asmeniu, kiti vykdytojai – kitais atsakingais asmenimis.
31. Atsakymas pareiškėjui turi būti pateikiamas ne vėliau kaip per 20 darbo dienų nuo prašymo gavimo įstaigoje dienos.
32. Pratęsti pavedimo vykdymo terminą, kuris nurodytas rezoliucijoje, gali tik šią rezoliuciją rašęs asmuo. Pratęsus užduoties vykdymo terminą, vykdytojas privalo apie tai raštu informuoti pareiškėją.
33. Jeigu pavedimo vykdymas darbuotojo kompetencijai nepriklauso, rezoliucijoje nurodytas vykdytojas privalo per 2 darbo dienas DVS „Kontora“ rezoliuciją rašiusį asmenį informuoti apie klaidingą perdavimą, kad būtų nurodytas kitas vykdytojas. Kol rezoliuciją rašęs asmuo nepaskiria kito vykdytojo, DVS ,,Kontora“ pažymėti, kad pavedimas įvykdytas – negalima. Laikoma, kad pavedimas įvykdytas, kai atsakyta pareiškėjui, informacija apie užduoties įvykdymą užfiksuota DVS „Kontora“.
34. Pavedimai ir užduotys, už kurių vykdymą yra atsakingi Progimnazijos darbuotojai, DVS „Kontora“ yra adresuojami direktoriaus pavaduotojui, kuris yra tiesioginis vadovas ir yra atsakingas už jų vykdymą.
35. Kai užduotis vykdoma nerengiant oficialaus dokumento, vykdytojas tai pažymi DVS „Kontora“ dokumento registracijos kortelėje.
V SKYRIUS
DOKUMENTŲ, GAUTŲ OFICIALIAIS ELEKTRONINIAIS PAŠTO ADRESAIS IR PER E. PRISTATYMO SISTEMĄ, VALDYMO TVARKA
36. Atsakymai į elektroniniu paštu ir per E. pristatymo sistemą gautus dokumentus siunčiami tik elektroninio ryšio priemonėmis (jeigu kiti Lietuvos Respublikos norminiai teisės aktai nenustato kito teisinio reguliavimo).
VI SKYRIUS
PARENGTŲ (TEISĖS AKTŲ, TEISĖS AKTŲ PROJEKTŲ, SIUNČIAMŲ) DOKUMENTŲ TVARKYMAS IR NAUDOJIMAS
37. Progimnazijos teisės aktai įforminami oficialiame Progimnazijos blanke (Aprašo 1 priedas).
38. Progimnazijoje parengti dokumentai (teisės aktai, teisės aktų projektai, vidaus dokumentai, siunčiami dokumentai) registruojami po to, kai jie pasirašomi ar patvirtinami DVS „Kontora“.
39. Teikiami pasirašyti ar tvirtinti dokumentai turi būti įforminti ir suderinti teisės aktais nustatyta tvarka:
39.1. teisės aktų projektai ir jais tvirtinami dokumentai DVS „Kontora“ turi būti vizuoti ar suderinti direktoriaus pavaduotojų, jei reikia, kitų atsakingų darbuotojų pagal kompetenciją;
39.2. teisės aktas rengiamas tik vienas egzempliorius (originalas);
39.3. jeigu ruošiamas teisės akto pakeitimas ar papildymas, rengėjas šį dokumentą DVS „Kontora“ per ryšius turi susieti su pagrindiniu teisės aktu arba, jei pagrindinio teisės akto DVS „Kontora“ sistemoje nėra, pridėti kopiją prie ,,Rengimo dokumentai“.
40. Teisės aktus pasirašo Progimnazijos direktorius ar jį pavaduojantys direktoriaus pavaduotojai.
41. Siunčiamus dokumentus pasirašo Progimnazijos direktorius ar jį pavaduojantys direktoriaus pavaduotojai. Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, jis teikiamas pasirašyti asmeniui, kuriam buvo adresuotas iniciatyvinis dokumentas. Raštinės administratorius juos registruoja DVS „Kontora“ siunčiamų dokumentų registre ir DVS „Kontora“ priskiria susirašinėjimo bylai pagal temą. Progimnazijos siunčiami dokumentai rengiami, vizuojami, derinami ir registruojami DVS „Kontora“. Progimnazijos DVS „Kontora“ naudotojo prisijungimo duomenys (vartotojas ir slaptažodis) identifikuoja konkretų dokumento rengėją ir vizuojantį, derinantį asmenį. Rengimo, vizavimo, derinimo ir kitos procedūros, atliktos DVS „Kontora“, prilyginamos parašo rekvizitui ir turi šių procedūrų teisinę galią. Vizavimo ir derinimo žymos yra saugomos DVS „Kontora“.
42. Siunčiamieji dokumentai įforminami oficialiuose Progimnazijos blankuose (Aprašo 2 priedas).
43. Jei siunčiamas dokumentas turi priedų, jų kopijos turi būti pridėtos prie rengėjo DVS „Kontora“ parengto siunčiamo dokumento egzemplioriaus. Jei pridedamas didelis įstaigos dokumentų kopijų ar nuorašų kiekis, gali būti nurodoma, kad kopijos pridedamos tik adresatui, nurodant kokiose bylose saugomi šių kopijų originalai.
44. Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, jis rengiamas iš užduoties kaip atsakymas, jei siunčiamas dokumentas yra tarpinis atsakymas į gautą dokumentą, jis rengiamas iš užduoties kaip siunčiamas dokumentas. Atsakomieji dokumentai turi būti susieti su gautaisiais. Atsakymai į gautus elektroninius dokumentus rengiami elektroniniai, vizuojami, derinami DVS „Kontora“ priemonėmis, pasirašomi kvalifikuotu elektroniniu parašu ir siunčiami per Nacionalinę elektroninių siuntų pristatymo, naudojant pašto tinklą, informacinę sistemą (toliau – E. siuntų pristatymo sistema), išskyrus tuos atvejus, kai būtina įteikti popierinį dokumento originalą.
45. Jeigu siunčiamas dokumentas adresuotas keliems įvardytiems gavėjams, pasirašyti teikiama tiek dokumento egzempliorių, kiek nurodyta gavėjų. Jei gavėjų daugiau nei 4, rašomas gavėjų sąrašas, o kiekviename dokumento egzemplioriuje rašomas tik vienas gavėjas. Pasirašomas kiekvienas siunčiamas dokumento egzempliorius. Gavėjų sąrašas Progimnazijos direktoriui pateikiamas DVS „Kontora“ kortelėje kartu su siunčiamu dokumentu.
46. Siunčiamo dokumento rengėjas, pildydamas dokumento kortelę DVS „Kontora“, privalo nurodyti, kokiu būdu dokumentas (originalas ar kopija) turi būti išsiųstas: paštu, registruotu laišku, per kurjerį, per e-pristatymo sistemą, elektroniniu paštu. Nesant būtinybei, siunčiamas dokumentas siunčiamas elektroniniu paštu, su žyma „Originalas nebus siunčiamas“. Už Progimnazijos išsiųstus elektroniniu paštu neregistruotus dokumentus atsakingi patys darbuotojai.
47. Progimnazijos teisės aktai rengiami ir registruojami DVS „Kontora“ tokia tvarka:
47.1. teisės akto projekto rengėjas DVS „Kontora“ užpildo teisės akto registracijos kortelę, kurioje nurodo dokumento antraštę, dokumento rūšį, dokumentą pasirašantįjį, dokumentą derinančius asmenis, gavėjus. Jei reikia supažindinti visus darbuotojus, rengėjas DVS kortelėje teisės akto projekte paveda su teisės aktu supažindinti sau pavaldžius darbuotojus DVS priemonėmis, kitus duomenis, kuriuos reikalauja nurodyti teisės akto registracijos kortelė. Raštinės administratorius užregistravęs dokumentą jį priskiria bylai pagal Dokumentacijos planą;
47.2. Įsakymų ir jais tvirtinamų dokumentų projektai DVS „Kontora“ derinami nuosekliai tokia eilės tvarka:
47.2.1. Progimnazijos direktoriaus pavaduotojas, kuriam yra pavaldus rengėjas (derina), įvertindamas ar DVS kortelėje rengėjas teisingai užpildė kortelę ir ar teisingai parengtas įsakymas ir jais tvirtinamas dokumentas;
47.2.3. vyriausiasis buhalteris – lėšų klausimais (derina), įvertindamas ar DVS kortelėje rengėjas teisingai užpildė kortelę ir ar teisingai parengtas įsakymas ir jais tvirtinamas dokumentas;
47.2.4. kitų darbuotojai, su kuriais susijęs sprendžiamas klausimas (derina);
47.3. atsisakius derinti teisės aktą projektą, prie teisės akto projekto pridedamas aiškinamasis raštas, kuriame motyvuotai nurodomos atsisakymo derinti priežastys. Jei atsisakymo derinti priežastis yra galimas viešųjų ir privačiųjų interesų konfliktas, dokumento rengėjas turi iš sekos pašalinti šį asmenį ir jeigu įmanoma, teikti derinti kitam asmeniui pagal kompetenciją;
47.4. suderinus ir pasirašius elektroninį dokumentą ar elektroninę dokumento versiją, raštinės administratorius, jei reikia išspausdina popierinį variantą ir pateikia pasirašyti, įrašo registracijos numerį ir sega į atitinkamą bylą;
47.5. darbuotojai su teisės aktais yra supažindinami DVS „Kontora“. Išskirtiniais, teisės aktų numatytais atvejais, darbuotojai su teisės aktais yra supažindinami pasirašytinai ir dokumentai dedami į bylas;
47.6. derinimas ar vizavimas yra nuoseklus. Rengėjas, gavęs neigiamai derintą ar vizuotą įsakymo projektą privalo jį pataisyti pagal pastabas ir derinimo ar vizavimo procesą pradėti iš naujo;
47.7. rengėjas atsako už teikiamo pasirašyti, registruoti ir toliau tvarkyti įsakymo projekto teisingumą, jo formato atitiktį dokumentų rengimo reikalavimams, projekto derinimo ar vizavimo procedūros nuoseklumą. Derintojas atsako pagal savo kompetenciją;
47.8. įsakymų projektai derinami gavimo dieną, bet ne vėliau kaip kitą darbo dieną. Sudėtingi, didesnės apimties dokumentai kuriais tvirtinami nuostatai, taisyklės, tvarkos aprašai ir kt. dokumentai, gali būti derinami iki 5 darbo dienų.
48. Progimnazijos direktoriaus pasirašytus įsakymus, raštinės administratorius registruoja, jeigu reikia, parengia nuorašus, išrašus ir pateikia rengėjams ir nurodytiems adresatams (nurodomas konkretus asmuo). Jeigu rengėjas kortelėje nenurodė gavėjų, dokumentas pateikiamas rengėjui ir/ar darbuotojui, kuris atsako už dokumento pateikimą gavėjui.
49. DVS ,,Kontora“ rengiant dokumentą (RD), pasirinkus tipą – Teisės aktų projektas arba Teisės aktas ir išsaugojus kortelę, atsiranda naujas skirtukas „Rengimo dokumentai“ su galimybe pridėti, ištrinti, atsisiųsti, peržiūrėti, siųsti failus el. paštu.
Šie failai pasirašant elektroniniu parašu neįtraukiami į ADOC failą.
Registruojant iš RD į Teisės aktų projektus persikelia visi skirtuko „Rengimo dokumentai“ failai į atitinkamą Teisės aktų projekto kortelės skirtuką „Rengimo dokumentai“, o registruojant iš RD į Teisės aktus „Rengimo dokumentai“ failai nepersikelia, lieka prie rengimo dokumentų (RD).
50. Dokumento kopiją (pagal suteiktą įgaliojimą, teisę) tvirtina dokumento originalo turėtojas (tvarkytojas):
50.1. jeigu Progimnazijoje saugomų dokumentų bylose nėra dokumentų originalo, Progimnazija gali tvirtinti iš kopijos padarytą kopiją ir tvirtinimo žymoje rašo žodžius „Kopija atitinka byloje įsegtą kopiją“;
50.2. jei tvirtinamas atspausdinto skenuoto dokumento (dokumento skaitmeninės kopijos), esančio „Kontoroje“, kopijos tikrumas užrašoma: „Kopija atitinka skenuotą dokumentą“ arba „Kopija atitinka dokumento skaitmeninę kopiją“.
VII SKYRIUS
DOKUMENTACIJOS PLANAS IR BYLŲ SUDARYMAS
51. Progimnazijos dokumentų valdymui visose jos veiklos srityse ir bylų sudarymui užtikrinti parengiamas numatomų sudaryti ateinančiais metais bylų dokumentacijos planas. Progimnazijos dokumentacijos planą rengia sekretorius. Dokumentacijos planas padeda tinkamai paskirstyti dokumentus į bylas, palengvina jų paiešką, užtikrina vienodą bylų sudarymo tvarką ir jų apskaitą.
52. Dokumentacijos planas parengiamas kasmet, likus dviem mėnesiams iki einamųjų kalendorinių metų pabaigos. Į jį įrašomos visos bylos, kurias planuojama kitais kalendoriniais metais sudaryti ar tęsti.
53. Sudarant dokumentacijos planą, kiekvienos jame įrašytos bylos saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis įstatymais, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, kitais teisės aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus. Byloms, kurias sudarančių dokumentų saugojimo terminai nustatyti kitais teisės aktais, nurodomas tas saugojimo terminas, kuris yra ilgesnis. Esant poreikiui ir atsižvelgdama į efektyvų funkcijų vykdymą, Progimnazijos direktorius nusistato ilgesnius dokumentų saugojimo terminus, nei minimalūs saugojimo terminai nustatyti teisės aktais.
Byloms, kurias sudarančių dokumentų saugojimo terminai teisės norminiais aktais nenustatyti, saugojimo terminą siūlo darbuotojai atsakingi už dokumentų sutvarkymą, įvertinę dokumentus Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 44 punkte nurodytais kriterijais.
54. Progimnazijos darbuotojai, atsakingi už bylų sudarymą, kasmet sudaro ateinančiais metais numatomų sudaryti dokumentacijos planų projektus iki einamųjų metų spalio 1 dienos ir pateikia sekretoriui.
55. Pagal Progimnazijos atsakingų darbuotojų pateiktus dokumentacijos planų projektus, sekretorius, likus dviem mėnesiams iki naujų kalendorinių metų pradžios, parengia Progimnazijos dokumentacijos plano projektą ir kasmet iki lapkričio 1 dienos, pateikia derinti Tauragės rajono savivaldybės administracijos Bendrojo ir civilinės metrikacijos skyriaus vyresniajam specialistui. Dokumentacijos plane prie kiekvienos bylos nurodomi už bylos sudarymą atsakingų darbuotojų pareigybė. Pasibaigus kalendoriniams metams iki einamųjų metų vasario 1 dienos sekretorius, pagal dokumentacijos planą įrašo per metus sudarytų bylų skaičių, paruošia dokumentacijos plano papildymų sąrašą, vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus apskaitos dokumentus, suveda bylų sudarymo suvestinius duomenis, užpildo dokumentacijos plano 8 skiltį, joje nurodydami per kalendorinius metus užbaigtų bylų skaičių.
56. Dokumentacijos plane bylos surašomos pagal Progimnazijos funkcijas ir veiklos sritis.
57. Dokumentacijos plane bylos numatomos atsižvelgiant į bendruosius bylų sudarymo principus, nurodytus Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 27-32 punktus.
58. Rengiant dokumentacijos planą, būtina numatyti, kad ilgai ir trumpai saugomi dokumentai į bylas bus grupuojami atskirai.
59. Dokumentai per kalendorinius metus į dokumentacijos plane numatytas bylas (vaizdo ir garso dokumentai – priskiriami byloms) dedami laikantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 32 punkte nurodytų reikalavimų.
VIII SKYRIUS
BYLŲ TVARKYMAS IR DOKUMENTŲ VERTĖS EKSPERTIZĖ
60. Bylos tvarkomos pasibaigus kalendoriniams metams po bylų užbaigimo Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nurodyta tvarka.
61. Atleidžiamas iš pareigų ar perkeliamas į kitas pareigas Progimnazijos darbuotojas, atsakingas už bylų (dokumentų) tvarkymą, privalo perduoti kitam Progimnazijos darbuotojui, atsakingam už bylų (dokumentų) tvarkymą, ar dokumentų apskaitą tvarkančiam sekretoriui visas turimas bylas (dokumentus). Bylų (dokumentų) perdavimas įforminamas aktu (Aprašo 3 priedas), kurį tvirtina Progimnazijos direktorius.
62. Dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo bylos užbaigimo metų pabaigos.
63. DEK svarsto dokumentų vertės ekspertizę atlikusių atsakingų darbuotojų siūlymus, motyvus dėl atrinktų dokumentų naikinimo ar tolesnio jų saugojimo.
64. Jeigu DEK pritaria, kad atsakingų darbuotojų atrinktos bylos (dokumentai) turi būti naikinamos, surašomas naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktas. Dokumentų naikinimo aktus ir bylų sąrašus, suderinus su Tauragės rajono savivaldybės administracijos Bendrojo ir civilinės metrikacijos skyriaus vyresniuoju specialistu. Dokumentų naikinimo aktas tvirtinamas, kai tų metų ilgai saugomos elektroninės bylos nustatyta tvarka yra įrašytos į sąrašus.
IX SKYRIUS
BYLŲ APSKAITA, SAUGOJIMAS
65. Kad dokumentai būtų išsaugomi, prieinami reikiamą laiką ir būtų užtikrinta jų paieška, ilgai ir trumpai saugomos bylos saugomos progimnazijos archyve, o už bylas esančias DVS
„Kontora“ išsaugojimą atsakingas šios sistemos administratorius:
65.1. visą elektroninių bylų saugojimo laiką dokumentų turinys ir metaduomenys bus perskaitomi, elektroninių parašų ir kvalifikuotų elektroninių parašų galiojimą bus įmanoma patvirtinti, o naikinti atrinktos elektroninės bylos ir jų atsarginės kopijos tinkamai sunaikintos.
66. Sutvarkytos ilgai saugomų popierinės ir elektroninės dokumentų bylos į sąrašus įrašomos per dvejus metus nuo bylų užbaigimo.
Sutvarkytos ilgai ir trumpai saugomos bylos pasibaigus kalendoriniams metams iki kovo 1 d. perdavimo aktu (Aprašo 3 priedas) perduodamos sekretoriui.
Trumpai saugomos bylos saugomos Progimnazijos archyve iki pasibaigs joms nustatytas saugojimo terminas, po to nustatyta tvarka naikinamos.
67. Ilgai saugomų popierinių ir elektroninių bylų apskaita daroma bylų sąrašuose. Atsižvelgiant į sudarytų bylų kiekį, bylų sąrašai nustatomi:
67.1. vienos ar kelių panašaus pobūdžio Progimnazijos funkcijų ar veiklos sričių byloms;
67.2. apibrėžtų procesų metu susidariusioms vienarūšėms byloms;
67.3. byloms, sudarytoms iš dokumentų, prie kurių priėjimą riboja įstatymai.
68. Bylų sąrašą tvirtina Progimnazijos direktorius. Sąraše turi būti kiekvieno bylų sąrašo numeris, pavadinimas ir jų saugojimo terminai.
69. Į bylų sąrašus įrašomos:
69.1. kalendoriniais metais užbaigtos ilgai saugomų popierinių ir elektroninių dokumentų bylos;
69.2. buvusios trumpai saugomų dokumentų bylos, kurioms, atlikus dokumentų vertės ekspertizę, nustatytas saugojimo terminas – ilgai saugoma byla.
70. Sekretorius tikrina, ar Progimnazijos atsakingi darbuotojai, tinkamai sudaro bylas ir jas tvarko pagal patvirtintą dokumentacijos planą.
71. Jei nustatoma, kad trūksta dokumentacijos plane numatytų dokumentų ar bylų, organizuojama paieška, o jų neradus, surašomas prarastų dokumentų aktas. Aktą tvirtina Progimnazijos direktorius ar jo įgaliotas asmuo, o sprendimus dėl atsakomybės teisės aktų nustatyta tvarka priima Progimnazijos direktorius. Apie dingusius dokumentus ar bylas informuojamas Tauragės rajono savivaldybės administracijos Bendrojo ir civilinės metrikacijos skyriaus vyresnysis specialistas.
72. Sutvarkytos ir patikrintos bylos į sąrašus įrašomos tokia tvarka:
72.1. bylos į sąrašus įrašomos pagal jų užbaigimo metus: kiekvienų kalendorinių metų bylos – pagal bylų išdėstymo tvarką dokumentacijos plane, vienarūšės bylos – pagal bendrus požymius arba abėcėlės tvarka. Susirašinėjimo dokumentų bylos įrašomos pagal kalendorinius metus, kuriais jos buvo sudarytos ir kuriais buvo sudarytas ar gautas tų metų paskutinis iniciatyvinis dokumentas, nežiūrint atsakomojo dokumento datos;
72.2. kiekvienais kalendoriniais metais įrašomų į sąrašus bylų apskaita tęsiama eilės tvarka;
72.3. kiekviena byla įrašoma kaip atskiras saugojimo vienetas, kiekvienam saugojimo vienetui suteikiamas atskiras apskaitos eilės numeris;
72.4. užrašoma kiekvieno saugojimo vieneto antraštė, chronologinės ribos, elektroninėms byloms dokumentų skaičius;
72.5. xxxxxxxx į bylų sąrašą įrašomų ir bendra sąraše įrašytų saugojimo vienetų suma.
73. Progimnazijos bylų sąrašus, tvirtina Progimnazijos direktorius.
74. Patvirtintuose bylų sąrašuose taisymus, žymėjimus, susijusius su priėjimu prie dokumentų, kitomis procedūromis, Progimnazijoje gali atlikti tik sekretorius, atsakingas už bylų apskaitos tvarkymą. Reikiamą įrašą įrašęs sąrašo pastabų skiltyje, sekretorius turi pasirašyti, nurodyti savo pareigas, vardą, pavardę ir datą.
75. Į sąrašus įrašytos ilgai saugomos dokumentų bylos turi būti saugomos Progimnazijos archyvui skirtose patalpose, o ilgai saugomos elektroninės bylos – DVS „Kontora“.
76. Progimnazijoje nustatyta tvarka sutvarkyti ir į apskaitą įtraukti dokumentai turi būti išsaugoti teisės aktų nustatytą laiką.
77. Dokumentų naikinimo aktas rengiamas pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nustatytą formą (Aprašo 4 priedas).
78. Dokumentų naikinimo akte turi būti nurodyti už dokumentų sunaikinimą atsakingas (-i)
asmuo (-ys) ir dokumentų naikinimo būdas.
79. Patvirtinus dokumentų naikinimo akto duomenis, dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad juose esanti informacija būtų neatpažįstama.
80. Sekretorius, parengia dokumentų naikinimo aktą, o Progimnazijos direktorius įsakymu paskiria už dokumentų sunaikinimą atsakingą darbuotoją.
81. Už darbuotojų turimų dokumentų kopijų naikinimą atsakingi patys darbuotojai.
X SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
82. Progimnazijos darbuotojai, kurie nurodyti Dokumentacijos plane, yra atsakingi už dokumentų, susijusių su Progimnazijos veikla, rengimo, tvarkymo, apskaitos, naudojimo, saugojimo bei pavedimų vykdymo kontrolės organizavimą. Xxxx darbuotojai tiesiogiai atsakingi už jiems pavestų užduočių atlikimą laiku.
83. Už dokumentų valdymo sistemos DVS „Kontora“ sistemos naudotojų administravimą atsakingas raštinės administratorius.
84. Aprašo pakeitimai ar papildymai tvirtinami Progimnazijos direktoriaus įsakymu.
85. Šis Aprašas galioja nuo jo patvirtinimo dienos ir privalomas visiems Progimnazijos darbuotojams.
86. Visi darbuotojai su Aprašu ar jo pakeitimais supažindinami elektroninėmis priemonėmis.
_____________________________________
Tauragės „Šaltinio“ progimnazijos dokumentų valdymo procedūrų aprašo
1 priedas
TAURAGĖS „ŠALTINIO“ PROGIMNAZIJOS DIREKTORIUS
|
ĮSAKYMAS
DĖL .....................................................
2022 m. sausio 3 d. Nr. P-00
Tauragė
(Įsakymo formos pavyzdys)
(Dokumento tekstas)
Direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Tauragės „Šaltinio“ progimnazijos dokumentų valdymo procedūrų aprašo
2 priedas
TAURAGĖS „ŠALTINIO“ PROGIMNAZIJA
Biudžetinė
įstaiga, X.Xxxx Xxxxxxxxx g. 123, 72232 Tauragė, tel. (8 446) 61
439, el. p. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx.
Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 190467652
Tauragės rajono savivaldybės administracijos 2022-00-00 Nr. 14-00
Švietimo ir sporto skyriui Į 2022-00-00 Nr. 0-00
DĖL ......................................................
(Rašto formos pavyzdys)
(Dokumento tekstas)
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
(rengėjo nuoroda)
Tauragės „Šaltinio“ progimnazijos dokumentų valdymo procedūrų aprašo
3 priedas
TAURAGĖS „ŠALTINIO“ PROGIMNAZIJA
TVIRTINU
Direktorius
(parašas)
(vardas ir xxxxxxx)
BYLŲ (DOKUMENTŲ) PERDAVIMO AKTAS
__________ Nr. __________
(data)
___________________
(sudarymo vieta)
Vadovaujantis ____________________________________________________________________
(teisės akto pavadinimas, data ir registracijos numeris)
______________________________________________________________________________perdavė, o
(pareigų pavadinimas, vardas ir xxxxxxx)
_______________________________________________________________priėmė bylas (dokumentus):
(pareigų pavadinimas, vardas ir xxxxxxx)
Eil. Nr. |
Bylos antraštė (dokumento pavadinimas)
|
Bylos indeksas |
Bylos chronologinės ribos ar data (dokumento data, numeris) |
Bylos ar dokumento apimtis (kiekis, matavimo vienetas) |
Bylų (dokumentų) skaičius |
Pastabos |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
Iš viso perduota ___________________________________________________bylos,
(skaitmenimis ir žodžiais)
___________________________________________________________________________dokumentai.
(skaitmenimis ir žodžiais)
Perdavė
_________________________ ____________________ ________________________
(pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir xxxxxxx)
Priėmė
_________________________ ____________________ ________________________
(pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir xxxxxxx)
Tauragės „Šaltinio“ progimnazijos dokumentų valdymo procedūrų aprašo
4 priedas
TAURAGĖS „ŠALTINIO“ PROGIMNAZIJA
TVIRTINU
Direktorius
(parašas)
(vardas ir xxxxxxx)
DOKUMENTŲ NAIKINIMO AKTAS
___________ Nr. _______
(data)
____________________
(sudarymo vieta)
Vadovaujantis
(teisės akto pavadinimas, data ir registracijos numeris)
atrinktos naikinti šios bylos, kurių saugojimo terminas yra pasibaigęs (jeigu naikinama pagal pridedamus apskaitos dokumentus, xxxxxxxx „pagal pridedamus šiuos apskaitos dokumentus“):
Eil. Nr. |
Bylos antraštė |
Bylos indeksas (apskaitos vieneto numeris pagal bylų apyrašą) |
Chronologinės ribos (data) |
Bylų (apskaitos vienetų) skaičius |
Saugojimo terminas |
Pastabos (pridedamo apskaitos dokumento lapų skaičius) |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
Iš viso atrinkta naikinti .
(skaitmenimis ir žodžiais)
(atitinkamai įrašoma – bylų, apskaitos vienetų).
Už dokumentų sunaikinimą atsakingas .
(pareigų pavadinimas, vardas ir xxxxxxx)
Dokumentai turi būti naikinami .
(naikinimo būdas)
(pareigų pavadinimas) |
|
(parašas) |
|
(vardas ir xxxxxxx) |