Contract
П
Л А Н
НА АРХИВСКИТЕ ЗНАЦИ
за ________година на Здружение --------------------------
I - ОПШТ ДЕЛ
01 - ОСНОВАЊЕ, ОРГАНИЗАЦИЈА И РАЗВОЈ
0101
- Документи/записи за основање, регистрација
и статусни промени
(одлука за основање,
договор за основање, пријава за упис и
сл.),
општи акти кои произлегуваат
од надлежноста и дејноста на имателот
(колективни договори, статути,
правилници, упатства и сл.), акти за
организација, интеграција, трансформација,
ликвидација, акционерска книга и сл;
0102
- Програми и планови за работа и развој
(перспективни, годишни, периодични),
Извештај
за работењето на имателот (годишни и
периодични);
0103 - Анализи, елаборати, студии, информации и сл. за работата и дејноста на имателот;
02 - УПРАВУВАЊЕ И РАКОВОДЕЊЕ
0201
- Акти, материјали и записници од работата
на органот на управување
(Собрание,
Собир на содружници, Совет или други
органи) и
материјали што произлегуваат
од донесените одлуки;
0202
- Акти, материјали и записници од работата
на извршниот орган
(Управен одбор,
Извршен одбор, Одбор на директори или
друг орган) и
материјали што
произлегуваат од донесените одлуки;
0203
- Материјали и записници од работата
на надзорните органи
(Надзорен
одбор, ревизор и сл.);
0204 - Акти и материјали од работата на раководниот орган (функционер, управител и сл.);
0205
- Материјали од работата на стручните
и советодавните органи
(Колегиум,
Стручен колегиум и сл.);
0206 - Материјали и записници од работата напостојани и повремени комисии;
0207 - Изборни материјали на органите на управување;
03 - КАНЦЕЛАРИСКО - АРХИВСКИ, ПРАВНИ И ОПШТИ РАБОТИ
0301
- Книги за основна евиденција на
документите во канцелариското работење
(деловодници, уписници, и сл.) и помошни
книги за евиденција
(книги за печати
и штембили, книги за реверси, регистри,
попис на документи/записи, доставни
книги и сл.);
0302
- Преписка (расписи, писма од информативен
карактер, покани за седници
и состаноци,
предлози, издавање на уверенија и
потврди, одлуки, известувања
и писма
добиени од други правни или физички
лица, барања на услуги и сл.), записници
за извршено примо-предавање на работите
и должностите;
0303
- Евиденции и документи во врска со
канцелариското и архивското работење:
План на архивски знаци, Листа на
архивски материјал и Листа на документарен
материјал со рокови на негово чување;
Попис и опис на архивскиот материјал;
Попис на документарниот материјал
предложен за уништување, барање
на
согласност за уништување и решение за
негово уништување; материјали
во
врска со чувањето, заштитата и користењето
на архивскиот материјал
кај имателот;
записници за примопредавање на архивскиот
материјал;
0304 - Записници, решенија и преписка за извршениот инспекциски и стручен надзор;
0305 - Статистички извештаи и прегледи (годишни и периодични);
0306 - Правни работи (евидентни книги, тужби, жалби, приговори, полномошна, полиси, налози, опомени, решенија, рекламации, барања, преписка и сл.);
0307
- Договори: за деловно-техничка соработка,
за техничко-технолошки иновации
и
унапредувања, за услуги и сл;
0308 - Акти и материјали за имотно-правни работи (договори решенија, спогодби, техничка документација, согласности, дозволи, имотни листови и сл.);
04 - ЧОВЕЧКИ РЕСУРСИ
0401
- Материјали во врска со распишување и
спроведување на конкурс-оглас
(одлуки
за распишување, записници на комисијата,
известувања, приговори и сл.);
0402
- Матични книги и досиеја на вработените
(пријави и одјави на вработени, договор
/решение за засновање работен однос,
одлуки за засновање и престанок на
работен однос, решенија за распоредување
на работа, за минат труд,
годишен
одмор, отсуства, боледување и сл.);
0403
- Книги за евиденција, планови, програми
и материјали за стручно образование
и
оспособување на работниците,
специјализација, стипендирање и сл;
0404
- Материјали и акти во врска со одговориоста
на работниците
(барања за покренување
постапка, решенија за формирање на
комисија,
покани, записници од
сослушувања, изјави, извештаи за
проценки,
решенија за изрекување
мерки и приговори);
0405 - Преписка во врска со остварување права од работен однос;
05 - ФИНАНСИСКО И МАТЕРИЈАЛНО РАБОТЕЊЕ
0501 - Годишна сметка, Годишен финансиски извештај, финансиски планови;
0502 - Прописи и упатства за финансиско и материјалното работење;
0503
- Евиденции и документи за финансиското
работење за буџетски корисници
-
Деловни книги на буџетите и буџетските
корисници: (дневник, главна книга,
(книга
на приходи и расходи и книга на средствата,
обврските и изворите на средствата) и
помошни книги (аналитичка евиденција:
книга на влезни сметки, книга на излезни
сметки, книга за набавки, книга (попис)
за инвентарот,
книга (попис) на
капиталниот имот, книга за јавниот долг,
книга за благајна,
книга на побарувањата
и обврските и книга на изводи на сметката);
Сметководствени документи врз основа
на кои се внесени податоците во деловните
книги; Исправи што се однесуваат на
платниот промет; Продажни и контролни
блокови, помошни пресметки и слични
исправи;
0504
- Евиденции и документи за финансиското
работење за даночни обврзници: Трговски
книги, сметководствени документи, записи
и пописи, белешки
за применети
сметководствени политики и други
документи во врска
со организацијата;
Деловни писма и кореспонденции, Сметки
за книжење,
Други документи доколку
имаат значење за оданочување; Евиденции
за готовински промет (денарска и девизна
благајна);
0505 - Евиденции и документи за финансиското работење на непрофитни организации: Дневник; Главна книга; Помошни книги (аналитичка евиденција); Сметководствени документи врз основа на кои се внесени податоците во деловните книги; Исправи што се однесуваат на платниот промет; продажни и контролни блокови, помошни пресметки и слични исправи;
0506 - Биланси, конечни пресметки на плата на работниците и учество во добивката, исплатни листи на плати и учество во добивката; картони за плати и пријави на податоци за утврдување на нето плати и стаж на осигурувањето; договори за долгорочни заеми и кредити;
0507 - Досиеја за јавни набавки;
0508 - Преписка за финансиско и материјалното работење;
06 - ОДБРАНА И БЕЗБЕДНОСТ
0601
- Акти и материјали од работата на
органите на управување и раководење во
врска со одбраната и безбедноста
(упатства, одлуки, решенија, наредби,
извештаи, анализи, сертификати,
информации и сл.);
0602
- Евидентни книги за одбраната и
безбедноста (посебен деловодник за
документи
со степен на класификација);
0603 - Плански документи за спроведување на подготовки за одбраната и безбедноста;
0604 - Записници од инспекцискиот надзор во врска со одбраната и безбедноста;
0605
- Материјали во врска со мерките за
посебна заштита на архивскиот
и
документарниот материјал;
0606 - Преписка во врска со одбраната и безбедноста;
07 - ЕЛЕКТРОНСКИ СИСТЕМ И АВТОМАТСКА ОБРАБОТКА НА ПОДАТОЦИ (АОП)
0701 - Документација и преписка за изградба и функционирање на електронски систем (спецификација, идеен и главен проект, атести, сертификати, лиценци, одржување, надградба, обуки, упатства, препораки, извештаи и сл.);
0702 - Документација и преписка за чување и заштита на електронски документи (бекап заштитни копии, миграција и сл);
II - ПОСЕБЕН ДЕЛ
08 - _________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Потпис на одговорното лице во правното лице
МП ___________________________________________
Л
И С Т А
НА АРХИВСКИ МАТЕРИЈАЛ
за _____________година на Здружение ------------------------
I - ОПШТ ДЕЛ
01 - ОСНОВАЊЕ, ОРГАНИЗАЦИЈА И РАЗВОЈ
0101
- Документи/записи за основање, регистрација
и статусни промени
(одлука за основање,
договор за основање, пријава за упис и
сл.), општи акти
кои произлегуваат од
надлежноста и дејноста на имателот
(колективни договори, статути, правилници,
упатства и сл.), акти за организација,
интеграција, трансформација, ликвидација,
акционерска книга и сл;
0102
- Програми и планови за работа и развој
(перспективни, годишни),
Извештај за
работењето на имателот (годишни);
0103 - Анализи, елаборати, студии, информации и сл. за работата и дејноста на имателот;
02 - УПРАВУВАЊЕ И РАКОВОДЕЊЕ
0201
- Акти, материјали и записници од работата
на органот на управување
(Собрание,
Собир на содружници, Совет или други
органи) и материјали
што произлегуваат
од донесените одлуки;
0202
- Акти, материјали и записници од работата
на извршниот орган
(Управен одбор,
Извршен одбор, Одбор на директори или
друг орган)
и материјали што
произлегуваат од донесените одлуки;
0203
- Материјали и записници од работата на
надзорните органи
(Надзорен одбор,
ревизор и сл.);
0204 - Акти и материјали од работата на раководниот орган (функционер, управител и сл.);
03 - КАНЦЕЛАРИСКО - АРХИВСКИ, ПРАВНИ И ОПШТИ РАБОТИ
0302 - Преписка и сопствени расписи со кои се покренува и решава одреден правен однос од значење за функционирањето и работата на имателот;
0303
- Евиденции и документи во врска со
канцелариското и архивското работење:
План на архивски знаци, Листа на
архивски материјал и Листа на документарен
материјал со рокови на негово чување;
Попис и опис на архивскиот материјал;
Попис на документарниот материјал
предложен за уништување, барање
на
согласност за уништување и решение за
негово уништување;
материјали во
врска со чувањето, заштитата и користењето
на архивскиот
материјал кај имателот;
записници за примопредавање на архивскиот
материјал;
0305 - Годишни статистички извештаи и прегледи;
0307
- Договори за деловно-техничка соработка
и за техничко-технолошки иновации
и
унапредувања;
0308 - Договори за купување на недвижности, пресуди и решенија за стекнување сопственост, спогодби, техничка документација, урбанистички согласности, одобренија за градење, решенија за локациски услови и други материјали од имотно-правен карактер;
04 - ЧОВЕЧКИ РЕСУРСИ
0402 - Матични книги на вработените и досиеја на раководниот кадар;
05 - ФИНАНСИСКО И МАТЕРИЈАЛНО РАБОТЕЊЕ
0501 - Годишна сметка (со прилози), Годишен финансиски извештај, финансиски план;
0506 - Биланси, конечни пресметки на плата на работниците и учество во добивката, исплатни листи на плати доколку нема конечни пресметки и учество во добивката; договори за долгорочни заеми и кредити;
0507 - Досиеја за јавни набавки за недвижности и капитални ствари;
06 - ОДБРАНА И БЕЗБЕДНОСТ
0601
- Акти и материјали од работата на
органите на управување и раководење
во
врска со одбраната и безбедноста
(упатства, одлуки, решенија, наредби,
извештаи, анализи, сертификати, информации
и сл.);
0603 - Плански документи за спроведување подготовки за одбраната и безбедноста;
0605
- Материјали во врска со мерките за
посебна заштита на архивскиот
и
документарниот материјал;
07 - ЕЛЕКТРОНСКИ СИСТЕМ И АВТОМАТСКА ОБРАБОТКА НА ПОДАТОЦИ (АОП)
0702
- Документација за чување и заштита на
електронски документи
(бекап заштитни
копии, миграција и сл);
II - ПОСЕБЕН ДЕЛ
08 - _________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Потпис на одговорното лице во правното лице
МП ___________________________________________
Л И С Т А
НА
ДОКУМЕНТАРЕН МАТЕРИЈАЛ СО РОКОВИ
НА
НЕГОВО ЧУВАЊЕ ЗА ______________
ГОДИНА НА ЗДРУЖЕНИЕ
-------------------------------------------------
I - ОПШТ ДЕЛ
01 - ОРГАНИЗАЦИЈА И РАЗВОЈ
0101 - Работни верзии, нацрти и предлози на општи акти (колективни договори, статути, правилници, упатства и сл.) 1 год;
0102 - Работни материјали и нацрти на годишни, перспективни и периодични програми и планови за работа и развој,
- периодични програми и планови за работа и развој,
- периодични извештаи за работење на имателот 1 год;
0103 - Работни материјали и нацрти кои послужиле за изработка на анализи, елаборати, студии, информации и сл. 1 год;
02 - УПРАВУВАЊЕ И РАКОВОДЕЊЕ
0201 - нацрти и предлози на акти и материјали од работата на органот на управување (Собрание, Собир на содружници, Совет или други органи) и на материјали што произлегуваат од донесените одлуки 1 год;
0202 - нацрти на акти и материјали од работата на извршниот орган (Управен одбор, Извршен одбор, Одбор на директори или друг орган) и на материјали што произлегуваат од донесените одлуки 1 год;
0203 - нацрти на материјали од работата на надзорните органи (Надзорен одбор, ревизор и сл.) 1 год;
0204 - нацрти на акти и материјали од работата на раководниот орган (функционер, управител и сл.) 1 год;
0205 - материјали од работата на стручните и советодавните органи (колегиум, стручен колегиум и сл.) 3 год;
0206 - Материјали и записници од работата на постојани и повремени комисии 3 год;
0207 - Изборни материјали на органите на управување 4 год;
03 - КАНЦЕЛАРИСКО - АРХИВСКИ, ПРАВНИ И ОПШТИ РАБОТИ
0301 - Книги за основна евиденција на документите во канцелариското работење:
- деловодници 20 год.
- уписници,
попис на документи за архивски материјал
зависно од видот
и чувањето на
документите, регистри, книги за штембили
и печати,
книги за реверси и
сл. 10
год.
- помошни
книги за евиденција (регистри, попис на
документи
за документарен материјал
зависно од видот и чувањето на документите,
доставни книги и сл.) 3
год;
0302 - Преписка (расписи, писма од информативен карактер, покани за седници и состаноци, предлози, издавање науверенија и потврди, одлуки, известувања и писма добиени од други правни или физички лица, барања на услуги и сл.), записници за извршено примо-предавање на работите и должностите 1 год;
0304
- Записници, решенија и преписка за
извршениот инспекциски
и стручен
надзор 5
год;
0305 - Статистички извештаи и прегледи ( периодични) 2 год;
0306
- Правни работи (евидентни книги, тужби,
жалби, приговори, налози,
решенија)
10
год;
преписка, полномошна, барања, полиси, рекламации, опомени и сл.) 2 год;
0307 - Договори: (за услуги и сл) 10 год;
04 - ЧОВЕЧКИ РЕСУРСИ
0401
- Материјали во врска со распишување и
спроведување на конкурс-оглас (одлуки
за
распишување,
записници на комисијата, известувања,
приговории сл.) 1
год;
0402 - Досиеја на вработените:
- пријави
и одјави на вработени, договор/решение
за вработување,
одлуки за засновање
и престанок на работен однос, решенија
за
распоредување на работа
45
год;
- за xxxxx xxxx, годишен одмор, отсуства, боледување и сл. 2 год;
0403 - Книги за евиденција, планови, програми и материјали за стручно образование и оспособување на работниците, специјализација, стипендирање и сл 10 год;
0404
- Материјали и акти во врска со одговорноста
на работниците (барања за покренување
постапка, решенија за формирање на
комисија, покани, записници
од
сослушувања, изјави, извештаи за проценки,
решенија за изрекување мерки и
приговори)
3
год;
0405 - Преписка во врска со остварување права од работен однос 1 год;
05 - ФИНАНСИСКО И МАТЕРИЈАЛНО РАБОТЕЊЕ
0502 - Прописи и упатства за финансиско и материјалното работење 5 год;
0503
- Евиденции и документи за финансиското
работење за буџетски корисници
-
Деловни книги на буџетите и буџетските
корисници: (дневник, главна книга
(книга
на приходи и расходи и книга на средствата,
обврските и изворите
на
средствата)
10
год;
- помошни
книги (аналитичка евиденција: книга на
влезни сметки, книга на излезни сметки,
книга за набавки, книга (попис) за
инвентарот, книга (попис)
на капиталниот
имот, книга за јавниот долг, книга за
благајна, книга на побарувањата и
обврските и книга на изводи на
сметката) 5
год;
- Сметководствени
документи врз основа на кои се внесени
податоците
во деловните
книги 5
год;
- Исправи што се однесуваат на платниот промет 3 год;
- Продажни и контролни блокови, помошни пресметки и слични исправи 2 год;
0504 - Евиденции и документи за финансиското работење за даночни обврзници: Трговски книги, сметководствени документи, записи и пописи, белешки за применети сметководствени политики и други документи во врска со организацијата; Деловни писма и кореспонденции, Сметки за книжење 10 год;
Други документи доколку имаат значење за оданочување; Евиденции
за готовински промет (денарска и девизна благајна) 5 год;
0505 - Евиденции и документи за финансиското работење на непрофитни организации: Дневник; Главна книга 10 год;
- Помошни книги (аналитичка евиденција); Сметководствени документи врз основа на кои се внесени податоците во деловните книги 5 год;
- Исправи што се однесуваат на платниот промет 3 год;
- Продажни и контролни блокови, помошни пресметки и слични исправи 2 год;
0506 - Исплатни листи за плати, картони за плати и пријави на податоци за утврдување на нето плати и стаж на осигурувањето 45 год;
0507 - Досиеја за јавни набавки за движни ствари и услуги 5 год;
0508 - Преписка за финансиско и материјалното работење 3 год;
06 - ОДБРАНА И БЕЗБЕДНОСТ
0601 - Работни материјали на акти и материјали од работата на органите на управување и раководење во врска со одбраната и безбедноста (упатства, одлуки, решенија, наредби, извештаи, анализи, сертификати, информации и сл.) 1 год;
0603
- Работни материјали на Плански документи
за спроведување на подготовки
за
одбраната и безбедноста 1
год;
0604 - Записници од инспекцискиот надзор во врска со одбраната и безбедноста 5 год;
0606 - Преписка во врска со одбраната и безбедноста 3 год;
07 - ЕЛЕКТРОНСКИ СИСТЕМ И АВТОМАТСКА ОБРАБОТКА НА ПОДАТОЦИ (АОП)
0701
- Документација за изградба и функционирање
на електронски систем (спецификација,
идеен и главен проект, атести, сертификати,
лиценци,
одржување, надградба, обуки,
упатства, препораки, извештаи и сл.)
20
год;
преписка за изградба и функционирање на електронски систем 2 год;
0702 - Преписка за чување и заштита на електронски документи 2 год;
II - ПОСЕБЕН ДЕЛ
08 - _________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Потпис на одговорното лице во правното лице
МП ___________________________________________
9