KONKURRANSEREGLER DELTAKELSE I STARTOFF-PROSJEKTET «Arrangørvennlig by» Saksnummer 22/387
KONKURRANSEREGLER
DELTAKELSE I STARTOFF-PROSJEKTET
«Arrangørvennlig by»
Saksnummer 22/387
Innhold
2 Introduksjon til StartOff-prosessen 3
3 Fredrikstad kommunes behov som det ønskes en løsning på 4
4 Steg-for-steg: Hvordan inngå en StartOff-kontrakt med Fredrikstad kommune? 5
5 Viktig informasjon om konkurransen 8
1Hva er StartOff?
StartOff er et program, som skal gjøre det enklere for offentlige virksomheter å hente ut innovasjonskraften i oppstartsmarkedet. For å realisere dette tilrettelegger XxxxxXxx for anskaffelser som gjør det enklere for mindre selskaper å bli leverandør til det offentlige. StartOff gjennomfører derfor sammen med offentlige virksomheter prosjekter med følgende fellestrekk:
Rask og enkel anskaffelsesprosess
Minst mulig grad av detaljspesifikasjoner
Kortere utviklingsløp (eksempelvis varighet på 3-6 måneder)
Utvikling av et minimumsprodukt eller Minimum Viable Product (MVP) som også kalles
Xxxxxxxx til utvalgte leverandører for å utarbeide løsningsforslag og for utvikling av minimumsprodukt
Fredrikstad kommune har med denne konkurransen satt av kr. 600.000,- til et prosjekt i StartOff-ordningen. Prosjektets formål er å utvikle et minimumsprodukt (MVP) slik at Fredrikstad kommune får utviklet en digitalløsning som kan gjøre det enklere for de som skal arrangere i byen.
2Introduksjon til StartOff-prosessen
Gjennom et StartOff-prosjekt erfarer offentlige virksomheter å samarbeide med oppstartsselskaper som leverandører, og oppstartselskaper erfarer samarbeid med offentlige virksomheter som oppdragsgiver og kunde. StartOff legger derfor opp til en prosess der ditt selskap, i konkurranse med andre selskaper, kan vinne en utviklingskontrakt med Fredrikstad kommune. En StartOff-prosess gjennomføres med følgende steg:
Figur 1. Oversikt StartOff-prosessen
StartOff-prosessen starter med fasen «sende inn idéskisse» som er en idékonkurranse hvor markedet inviteres til å løse en konkret utfordring. StartOff åpner for matchmaking mellom leverandører som trenger komplementerende kompetanse for å utvikle en helhetlig løsning (se punkt 4). Idéskissene evalueres opp mot gitte vurderingskriterier (se pkt. 6). Fredrikstad kommune vil inngå en forsknings- og utviklingsavtale med inntil 3 leverandører som har de beste idéskissene. De 3 leverandørene får delta i fasen «utforske alternativer». Leverandørene som deltar i denne fasen vil motta et vederlag på kr. 50.000,- hver. Formålet med denne fasen er at leverandørene får videreutvikle idéskissene til et løsningsforslag i tett dialog med oppdragsgiver over en periode på 3 uker. I løpet av denne 3-ukersperioden vil oppdragsgiver være tilgjengelig for informasjons- og kunnskapsdeling.
De endelige løsningsforslagene presenteres («pitches») for oppdragsgiver, så gjøres en ny evaluering, og det kåres en vinner. Vinneren går videre til neste fase «utvikle løsningen».
I fasen «utvikle løsningen» gjennomføres et forsknings- og utviklingsløp med den vinnende leverandøren. Det legges opp til et utviklingsløp for å utvikle et minimumsprodukt (MVP) for oppdragsgivers behov. Prosjektet gjennomføres i tett samarbeid med oppdragsgiver som bidrar med ressurser i prosjektet. Utviklingsprosjektet gjennomføres på 15 uker. Leverandøren mottar et vederlag på kr. 450.000,- for denne fasen.
Når utviklingsløpet er avsluttet er neste fase «demonstrere resultatet». I denne fasen demonstrerer leverandøren den utviklede løsningen til oppdragsgiveren. Etter at MVP’en (minimumsproduktet) er demonstrert gjennomfører StartOff en workshop med leverandøren. Formålet med workshopen er å få veiledning for å kunne skalere produktet inn mot flere offentlige kunder. Det betales ikke vederlag til leverandør for denne fasen.
StartOff vil bistå oppdragsgiver i å utforske mulighetene for en videreføring (innkjøp) av løsningen.
StartOff vil også legge til rette for at leverandøren får presentert sin løsning til et utvalg av andre offentlige og private virksomheter. Det inviteres bredt til denne samlingen med ambisjon om deltakelse fra mange ulike offentlige og private virksomheter som kan være nye kunder, investorer eller samarbeidspartnere. Det betales ikke vederlag for denne fasen.
Se pkt. 4 i dette dokumentet for mer detaljert informasjon om hvordan StartOff-prosessen gjennomføres.
3Fredrikstad kommunes behov som det ønskes en løsning på
Fredrikstad er i sterk vekst. Med 83.000 innbyggere er byen landets åttende største by. Fredrikstad kommune arbeider med en helhetlig satsing for å bli en god arrangørby. Blant annet har kommunen utarbeidet og vedtatt en arrangementsstrategi som skal være et redskap for å styrke byens evne til å være godt vertskap for festivaler, kulturarrangementer, byfester, idrettsbegivenheter, kongresser, messer og seminarer.
Hele Norden er i bevegelse når det gjelder arbeidet med å utvikle og tilrettelegge for arrangementer. Større byer og kommuner har i de senere årene sett potensialet som ligger i et styrket fokus på å være en god arrangementsby. Samtidig har aktørene blitt mer profesjonelle og det forventes effektivitet og dynamikk i offentlig tilrettelegging og saksgang.
Fredrikstad kommune har avdekket at mangelen på informasjon, veiledning og tilrettelagte digitale verktøy til arrangørene, er til hinder for tidlig avklaring og en rask og effektiv planlegging for alle parter.
Undersøkelser og intervjuer gjennomført av kommunen viser at arrangørene gjerne vil ha én vei inn for å få forutsigbarhet i hva som kreves, uavhengig av størrelse på arrangementet.
Fredrikstad kommune ønsker å samkjøre, systematisere og digitalisere prosessene som er manuelle eller tunge både for saksbehandlere og for arrangørene. Arrangøren bør få veiledning og oversikt over hva som skal til for å arrangere, uavhengig av om kravene, tillatelsene eller leien ligger til kommunen, private eller en annen offentlig aktør.
Fredrikstad kommune har derfor behov for en løsning som bidrar til at planlegging av arrangementer blir enklere, mer forutsigbare og tidsbesparende for arrangører og kommunen.
I vedlegg 1 “Behovsbeskrivelse_Fredrikstad kommune” ligger mer informasjon om behovet og Fredrikstad kommune.
Løpende informasjon om konkurransen finner du på følgende side:
xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx
4Steg-for-steg: Hvordan inngå en StartOff-kontrakt med Fredrikstad kommune?
Utvelgelse av de beste idéskissene som får delta i fasen «utforske alternativer»
Kunngjøring
Denne konkurransen starter når konkurransedokumentene er kunngjort på Xxxxxx.xx. Konkurransedokumentene består av konkurransereglene med vedlegg (dette dokumentet) og StartOffs forsknings- og utviklingskontrakt med bilag.
I vedlegg 1 til konkurransereglene finner du behovsbeskrivelsen. Denne beskriver utfordringen som oppdragsgiver ønsker å løse, behovet, og krav som de har til løsningen.
Om du mener at du har en god idé for hvordan du kan hjelpe Fredrikstad kommune med å utvikle en løsning på utfordringen, ønsker vi å høre fra deg. Eneste forutsetning er at du er registrert i foretaksregistret (se kvalifikasjonskrav pkt. 5 i dette dokumentet).
Utarbeidelse av idéskisse:
Om du ønsker å inngå en avtale med Fredrikstad kommune, bruker du malen for idéskisse for å beskrive ditt forslag. Idéskissen skal være på maksimalt 2 000 ord. Vi oppfordrer deg til å tenke kreativt for å løse oppdragsgivers behov. Idéskissen sender du i konkurransegjennomføringsverktøyet, sammen med kopi av firmaattest, innen tilbudsfristens utløp.
Utvelgelse fra mottatte idéskisser
Alle som oppfyller kravene til å delta i konkurransen, vil få sine idéskisser evaluert. Idéskissene vil bli evaluert av et panel som vurderer og rangerer de i forhold til tildelingskriteriene (se pkt. 6 i dette dokumentet).
De beste leverandørene inviteres til intervju
Om din idéskisse rangeres som en av de beste forslagene, vil du bli invitert til et intervju. Intervjuet vil bli gjennomført som et digitalt møte på ca. 45 minutter. I forkant av intervjuet, vil du få oversendt agenda for intervjuet.
Leverandører som ikke inviteres til intervju vil bli informert om dette via konkurransegjennomføringsverktøyet EU Supply.
Inngåelse av avtale for å bli med i fasen «utforske alternativer»
Basert på Idéskissen og intervjuet, vil oppdragsgiver gjennomføre en ny vurdering av forslagene. Panelet vil, når vurderingene er foretatt, rangere forslagene. Basert på denne rangeringen vil Fredrikstad kommune inngå en avtale med de tre beste leverandørene, som da blir invitert til fasen «utforske alternativer».
Gjennomføring av fasen «Utforske alternativer»
Felles oppstartsmøte
Fasen «utforske alternativer» gjennomføres på 3 uker. Formålet med denne fasen er at hver leverandør utvikler et endelig løsningsforslag basert på idéskissen. De tre leverandørene vil motta et vederlag på kr. 50.000,- hver for å gjennomføre denne fasen. I den første uken vil det bli gjennomført et felles oppstartsmøte for de tre leverandørene med oppdragsgiver. Formålet med oppstartsmøtet er å gi leverandørene informasjon, blant annet om hvordan fasen skal gjennomføres, herunder hvordan personene fra Fredrikstad kommune kan kontaktes og involveres underveis.
1:1-møter for avklaring av behov og rammer
I løpet av 3-ukersperioden vil personene fra oppdragsgiver være tilgjengelig for informasjons- og kunnskapsdeling slik at du kan tilpasse og utvikle ditt løsningsforslag. I etterkant av oppstartsmøtet vil det bli gjennomført 1:1-møter mellom ditt selskap og Fredrikstad kommune i hver av de tre ukene.
Utarbeidelse av løsningsforslag
Under 3-ukersperioden utvikler leverandørene sitt løsningsforslag. Det endelige løsningsforslaget vil være ditt forslag for utvikling av et minimumsprodukt (minimum viable product) som løsning på Fredrikstad kommunes behov. Løsningsforslaget sender du til Fredrikstad kommune og kontaktpersonen i StartOff innen fristen som blir gitt.
Presentere løsningsforslaget
De tre leverandørene får presentere sitt løsningsforslag i en pitch for evalueringspanelet som består av Fredrikstad kommune og representanter fra StartOff.
Basert på det endelige løsningsforslaget og presentasjonen, vil Fredrikstad kommune gjennomføre en vurdering av løsningsforslagene og rangere de. Fredrikstad kommune har intensjon om å gå videre med leverandøren som har det beste tilbudet. Det er kun denne leverandøren som eventuelt vil bli invitert til fasen «Utvikle løsningen». For de to andre leverandørene vil prosjektet være avsluttet.
Gjennomføring av fasen «Utvikle løsningen»
Forberedelser og organisering
Fasen «Utvikle løsningen» gjennomføres på 15 uker med mål om å utvikle et minimumsprodukt (MVP) basert på løsningsforslaget. Valgt leverandør vil motta et vederlag på opptil kr. 450.000 for å gjennomføre fasen. Fasen «Utvikle løsningen» starter med et oppstartsmøte mellom Fredrikstad kommune og valgt leverandør. Under møtet skal Fredrikstad kommune og valgt leverandør lage en detaljert fremdriftsplan for gjennomføring av fasen. Den detaljerte fremdriftsplanen skal godkjennes skriftlig av partene.
Utvikling av et minimumsprodukt
Leverandøren utvikler et minimumsprodukt i tett samarbeid med Fredrikstad kommune. Leverandøren har gjennomføringsansvaret for utviklingsløpet. Vi oppfordrer leverandøren til å legge opp til et utviklingsløp som inkluderer følgende steg:
utvikling av løsningsdesign,
utvikling av minimumsprodukt og
gjennomføring av brukertesting.
Stegene bør gjentas de antall ganger som er nødvendig for å tilfredsstille Fredrikstad kommunes behovsbeskrivelse.
Gjennomføring av workshop «Hvordan skalere inn mot det offentlige markedet»
Et viktig formål med StartOff er å hjelpe oppstartselskaper med å finne sine første offentlige kunder. I tillegg ønsker vi at leverandørenes løsninger blir tatt i bruk av flere offentlige kunder. I etterkant av utviklingsløpet gjennomfører StartOff derfor en workshop med leverandøren. Formålet er å hjelpe selskapet med å vokse i det offentlige markedet. I workshopen blir selskapet gitt råd om hvordan det kan jobbe videre med utviklet løsning mot flere kunder i det offentlige og i privat sektor.
Deltakelse på Demodagen
Leverandøren som utvikler et minimumsprodukt i StartOff, vil få presentere løsningen på eventet «Demodagen». Formålet med Demodagen er å få presentert og markedsført selskapene og løsningene som har deltatt i StartOff-prosjekter for et større publikum. Demodagen vil invitere deltakere fra mulige kunder i offentlig og privat sektor, i tillegg til aktører fra investormarkedet.
5Viktig informasjon om konkurransen
Anskaffelsesmetode
Konkurransen gjennomføres som en før-kommersiell anskaffelse. En før-kommersielle anskaffelse baserer seg på en unntaksbestemmelse i forskrift om offentlige anskaffelser av 12. august 2016 nr. 974 (§ 2-5. Unntak for kontrakter om forsknings- og utviklingstjenester). Dette innebærer at lov om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser ikke kommer til anvendelse.
Konkurransedokumenter
Konkurransedokumentene består av to deler:
Konkurranseregler (dette dokumentet)
Fredrikstad kommunes behovsbeskrivelse
Mal for idéskisse
StartOffs forsknings- og utviklingsavtale
Om Oppdragsgiver
Se xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxxxxxx.xx
Beskrivelse av leveransen
Fredrikstad kommunes beskrivelse av oppdraget følger av pkt. 3 i dette dokumentet (behovsbeskrivelsen). Behovsbeskrivelsen vil også utgjøre bilag 1 i StartOffs forsknings- og utviklingsavtale.
StartOff-kontrakten omhandler kun kjøp av forsknings- og utviklingstjenester og tilhørende MVP (minimumsprodukt for testing) og ikke et ferdig utviklet produkt eller tjeneste. En fullt ut implementert løsning forutsetter en etterfølgende anskaffelsesprosess. StartOff kan gi bistand til oppdragsgiver i oppfølgingen av StartOff-prosjektet.
Kvalifikasjonskrav
For å delta i et StartOff-prosjekt må du være et selskap som er registrert i et foretaksregister. Du må derfor legge ved en kopi av slik registrering sammen med din idéskisse. (For selskap registrert i Brønnøysundregistret kan du hente ut firmaattest fra xxxxx://xxx.xxxxx.xx/).
Taushetsplikt
Informasjon som oppdragsgiver blir kjent med som del av ideskissen, intervju, eller som i annen forbindelse framgår av tilbudet skal behandles konfidensielt og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående eller andre deltagende leverandører uten samtykke fra parten det gjelder. Oppdragsgiver skal ta nødvendige forholdsregler for å sikre at uvedkommende ikke får innsyn i eller kan bli kjent med taushetsbelagt informasjon.
Taushetsplikten og omfanget av den i kontraktsfasen framgår av punkt 5.3 i StartOffs forsknings- og utviklingsavtale vedlagt dette konkurransegrunnlaget.
Immaterielle rettigheter
Regulering av immaterielle rettigheter fremgår av punkt 8 i StartOffs forsknings- og utviklingsavtale.
Språk
All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på skandinavisk eller engelsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet.
Det er ikke adgang til å gi tilbud kun på deler av oppdraget. Fredrikstad kommune søker en løsning som dekker en så stor del av behovet som mulig.
Spørsmål til konkurransedokumentene
StartOff og Xxxxxxxxxxxxx oppfordrer leverandøren til å sette seg godt inn i konkurransedokumentene og stille spørsmål dersom noe er uklart. Dersom det oppdages feil i konkurransedokumentene, bes det om at dette formidles skriftlig via konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV).
Eventuelle spørsmål skal sendes skriftlig, via KGV. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har meldt interesse for konkurransen i konkurransegjennomføringsverktøyet.
Oppdatering av konkurransedokumentene
Fredrikstad kommune har rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransedokumentene. Dersom det er behov for å gjøre vesentlige endringer kan konkurransen avlyses og kunngjøres på nytt.
Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransedokumentene vil bli formidlet til alle leverandører som har sendt inn idéskisse.
Avvisning
Det er ikke anledning å ta vesentlige forbehold mot noen av vilkårene i konkurransedokumentene. Idéskisse og/eller løsningsforslag som inneholder vesentlige forbehold eller vesentlige avvik fra konkurransedokumentene, vil kunne bli avvist fra å delta i konkurransen.
Oppdragsgiver kan også avvise idéskisse og/eller løsningsforslag som på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende kan medføre tvil om hvordan de skal bedømmes i forhold til øvrige idéskisser og/eller løsningsforslag.
Viktige datoer
Fredrikstad kommune har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:
EVALUERING AV IDÉSKISSER
|
|
Aktivitet |
Tidspunkt |
Kunngjøring av konkurranse |
30. mars |
Frist for å levere idéskisse |
27. april |
Første evalueringsrunde |
2. mai |
Intervju med leverandørene av de inntil 6 beste idéskissene |
5. og 6. mai |
Evaluering etter intervjuer |
9. mai |
Kontraktsinngåelse med opptil 3 leverandører for fasen «Utforske alternativer» |
11. mai |
GJENNOMFØRING AV FASE «UTFORSKE ALTERNATIVER»
|
|
Aktivitet |
Tidspunkt |
Oppstartsmøte med leverandørene |
12. mai |
1:1 møte med Fredrikstad kommune En time per leverandør |
13. mai Kl. 10-11, 12-13, 14-15 |
Ev. Arbeidsmøte 1 med Fredrikstad kommune |
Uke 20 |
Ev. Arbeidsmøte 2 med Fredrikstad kommune |
Uke 22 |
Ev. Arbeidsmøte 3 med Fredrikstad kommune |
Uke 23 |
Innlevering av løsningsforslag |
13. juni |
Presentasjon av løsningsforslag |
15. juni (3 pitcher) |
Evaluering |
16. juni |
Kontraktsinngåelse med 1 leverandør for fasen «Utvikle løsningen» |
20. juni |
GJENNOMFØRING AV FASE «UTVIKLE LØSNINGEN»
|
|
Aktivitet |
Tidspunkt |
Oppstartsmøte |
22. juni |
Sommerferie (3 uker er lagt til utviklingsperioden) |
|
Utvikling ferdigstilt |
21. oktober |
Avslutningsworkshop |
November 2022 |
Tidsplanen er tentativ.
6Vurderingskriterier
Evaluering av idéskisser
Idéskissene vil bli evaluert opp mot vurderingskriteriene (se tabell under).
Tabell 1 Vurderingskriterier
Evaluering av løsningsforslag
Det beste løsningsforslaget i fasen «utforske alternativer», vil bli invitert til fasen «utvikle løsningen». I fasen «utvikle løsningen» vil du få anledning til å utvikle et minimumsprodukt på oppdragsgivers utfordring. Vurderingskriterier for denne fasen vil bli meddelt leverandørene i forbindelse med oppstartsmøtet av fase «utforske alternativer» (se tidsplan pkt. 5 ovenfor).
I evalueringen kan oppdragsgiver og StartOff også invitere en tredjepart, eksempelvis for å bidra med spesifikk teknologikompetanse. Tredjepart vil ha taushetsplikt om forretningshemmeligheter de får tilgang til fra evalueringsarbeidet.
7Innlevering av idéskisse i konkurransen
Idéskissen skal leveres i henhold til den utformingen det elektroniske systemet for innlevering angir.
Idéskissemalen skal brukes som utgangspunkt for å beskrive din løsningsidé.
Idéskissen må ikke overstige 2000 ord. Idéskisser som ikke overholder denne grensen, kan avvises.
Idéskissen sender du i konkurransegjennomføringsverktøyet sammen med kopi av bekreftelse på at selskapet er registrert i et foretaksregister.
8VEDLEGG
Vedlegg 1: Fredrikstad kommunenes behovsbeskrivelse
Vedlegg 2: Mal for idéskisse
Vedlegg 3: StartOffs forsknings- og utviklingsavtale
13