Bestillinger gjennom UiOs innkjøpssystem
Bestillinger gjennom UiOs innkjøpssystem
UiO har avtaler med leverandører av mat, transport, kulturtilbud osv. I hovedsak skal disse avtalene brukes. Rådfør med studiekonsulent for å få oversikt over avtalene.
UiO har rammeavtale med xxx.xxxxxxxx.xx som kan levere dagligvarer og snacks. Selve bestillingen må foretas gjennom UiOs innkjøpssystem i dialog med studiekonsulent, utlegg refunderes ikke. Vi oppfordrer fagutvalgene til å planlegge innkjøp av snakcs o.l. frem i tid så et større innkjøp kan fordeles på flere arrangementer.
Rutiner for innkjøp:
I hovedsak gjennom UiOs rammeavtaler. Hvis ikke må leverandør kunne sende faktura på epost.
Fagutvalget må senest 14 dager før arrangement/aktivitet sende bestilling på epost til sin studiekonsulent. Nødvendig informasjon kan variere avhengig av produkt, men i hovedsak skal følgende informasjon være med:
Hva som ønskes bestilt
Arrangement: Tittel på arrangement/aktivitet, tid og sted
Deltakere: Omtrent antall deltakere, hvilke studentgrupper som er invitert.
Navn og nettside til leverandør
Epost-adresse til leverandør
Total kostnad
Leveringssted
Leveringstidspunkt
Kontaktperson
Matbestilling utenom rammeavtale:
1. Dere må finne et cateringfirma/leverandør som kan sende elektronisk faktura. Dere avtaler med dem at de får fakturadetaljer tilsendt fra instituttet, og at instituttet betaler.
2. Dere bestiller maten direkte fra leverandør, og avtaler meny og levering direkte med dem.
3. Studiekonsulent sender bestillingen til innkjøpssystemet, som så sender fakturainformasjon til leverandør. Dere må sende studiekonsulent følgende informasjon:
Arrangement: Tittel på arrangement, tid og sted.
Deltakere: Omtrent antall deltakere, hvilke studentgrupper som er invitert.
Navn og nettside til leverandør.
Epost-adresse til leverandør.
Dato dere bestilte mat.
Total kostnad.
Leveringssted.
Leveringstidspunkt.
4. Innkjøpssystemet sender fakturainformasjon til leverandør, som sender elektronisk faktura til xxxxxxx@xxxx.xxx.xx. Deretter registreres betalingen i UiOs system.