Kontrakt for arrangering av
Kontrakt for arrangering av
24 Hours Festival
2016 - 2017
24 Hours Festival
24 Hours Festival skal være en unik opplevelse av livsglede, satt i en ramme av aktiviteter, musikk og utfordringer, der Xxxxx blir et naturlig midtpunkt.
24 Hours Festival skal være en festival forankret i det lokale arbeidet.
24 Hours Festival skal være en festival som gir inspirasjon og på fyll, både for ungene, og for de som står på i det lokale arbeidet år etter år.
Ansvarsfordeling
Når 24 Hours Festival bookes inn til et lokalt sted, er det den lokale arrangør som står ansvarlig for arrangementet, og for en rekke oppgaver både i forkant og underveis, jfr. Organisasjonsplanen. Ledelsen i 24 Hours Festival vil i forkant reise til det lokale sted for å informere, koordinere, planlegge og tilpasse festivalen til de lokale forholdene. 24 Hours og Skjærgårdsgospel har 30 års erfaring med å arrangere festival, og vi vil gi denne kunnskapen videre, og også legge stor vekt på at utstyr og opplegg er godt gjennomarbeidet og av høy kvalitet.
24 Hours Festival’s ansvarsområder
Vi ønsker å gjøre det enkelt for arrangørene å gjennomføre festivalen. Derfor tar ledelsen i 24 Hours ansvar for alt av program og innhold i festivalen. Vi stiller med at som trengs av aktiviteter, og vi tar ansvar for planlegging og gjennomføring av alt program/ forkynnelse/ underholdning fra scenen. Vi er avhengig av en rekke voksne til å være tilstede og bidra, men det skal ikke kreve verken spesielle kunnskaper eller utstyr. Dersom lokale krefter ønsker å bidra, enten på scenen eller med utstyr til supplerende aktiviteter, gir vi gjerne rom for dette.
Den lokale arrangørs ansvarsområder
Den lokale arrangør forplikter seg til å være hovedansvarlig for festivalen. Det innebærer ansvar for områder som påmelding, økonomi, mat, overnatting, lokale, sanitærforhold, vask/rydd, opp- og nedrigg, voksenledere, og det generelle ansvaret for deltakerne. Den lokale arrangør er også økonomisk ansvarlig for disse områdene. 24 Hours vil være behjelpelige i fht anbefaling av hva som behøves av leder til ulike oppgaver, men det er den lokale arrangør som står ansvarlig for å skaffe disse.
Økonomisk avtale
Når det gjelder økonomien er det også her den lokale arrangør som står ansvarlig. 24 Hours Festival skal ha kr 300,- pr deltaker, men anbefaler den lokale arrangør å legge deltakeravgiften til kr 400,-, for å da få kr 100,- pr deltaker til å dekke lokale utgifter som mat, lokale etc. 24 Hours Festival er fra ledelsens side et underskuddsprosjekt, og vi har derfor sett oss nødt til å forutsette inntekter tilsvarende minimum 150 deltakere pr festival. Det vil si at prisen for å få arrangere festival vil ligge på kr 45 000,- for festivaler med inntil 150 deltakere, og deretter øke med kr 300,- pr barn for festivaler med deltakerantall over 150 stk. 24 Hours fakturerer den lokale arrangør på
bakgrunn av det samlede deltakerantall i etterkant av festivalen. I noen tilfeller tas det spesielle hensyn i fht økonomi, se informasjonsskrivet for mer informasjon om dette.
Alle 24 Hours Festivaler er forsikret gjennom Skjærgårdsgospels arrangementsforsikring. Dersom aktiviteten brusklasseklatring gjennomføres er den lokale arrangør ansvarlig for oppheng og sikring av klatreutstyr utført av kvalifisert person (topptau-/brattkort).
Det er ønskelig at 24 Hours festivaler har band og teknisk lyd- og lysutstyr. På mange festivaler vil det være naturlig at dette ordnes lokalt, mens det på noen festivaler vil være ønskelig at 24 Hours hjelper med dette. Det skal for hver festival avtales om det er 24 Hours eller den lokale arrangør som er ansvarlig for å stille med band og teknisk utstyr. Dersom den lokale arrangør tar ansvar for dette vil det kunne gi avslag i prisen. 24 Hours stiller med lerret, projektor og Xxx til avspilling av tekster/filmer.
Kontrakt
Dette dokumentet er en kontrakt for booking av 24 Hours Festival, som fylles ut, signeres, og returneres 24 Hours v/ Xxxxx Xxxxxxx; xxxxx@xxxxxx.xx.
Eventuell avbestilling etter kontrakten er signert, vil gi den lokale arrangør et avbestillingsgebyr på kr 15 000,-.
Spesielle forhold for denne festivalen:
Fyll inn:
Hvilke avtale er gjort i fht band/teknisk utstyr? Er det gjort spesielle avtaler rundt økonomi?
Er det gjort andre avtaler som gjelder denne festivalen?
24 Hours Festival skal etter avtale arrangeres:
Sted: Tid:
For 24 Hours Festival/ Skjærgårdsgospel
For den lokale arrangør
Navn: Sted/dato:
Navn: Sted/dato: