Reglement for bruk av Kulturverket Flammen
Reglement for bruk av Kulturverket Flammen
Oppdatert våren 2020
Generelt
Kulturverket Flammen kan brukes til kulturarrangementer, øvelser, ikke-religiøse seremonier, konferanser og annet. Bruk er betinget av forutgående avtale med Kulturverket Flammen, som forbeholder seg retten til å prioritere og tildele leietid i huset.
Det svares brukerbetaling for bruk når dette er avtalt. Brukerbetalingen følger de til enhver tid gjeldende satser/prisliste fastsatt av kommunestyret i Nittedal.
Søknadsfrist for bruk av salene i Kulturverket Flammen er 1. mai for påfølgende kalenderår. Ved fristens utløp gjør Kulturverket Flammen en fordeling og besvarer søknadene. Her prioriteres spesielt tradisjonsrike arrangement, lokale arrangører og arrangementer for barn og unge høyt. Etter den årlige tildelingen gjelder «først til mølla»-prinsippet, dog slik at Kulturverket Flammen forbeholder seg tildelingsretten.
Kontrakter og avlysning av kontrakter
Avlysning av øvelser, møter og seremonier
Ved avbestilling av bekreftet booking tidligere enn 2 måneder før første øve- eller møtedag kreves det ingen kompensasjon. Ved avbestilling mellom 2 uker og 2 måneder før første øve- eller møtedag vil bruker belastes for halvparten av totalavgiften som kompensasjon. Ved avbestilling senere enn 2 uker før første øve- eller møtedag svares full avgift.
Avlysning av forestillinger (gratisarrangementer og billetterte arrangementer)
Ved avbestilling av bekreftet booking tidligere enn 2 måneder før første spilledag kreves det ingen kompensasjon. Ved avbestilling mellom 1 måned og 2 måneder før første spilledag vil bruker belastes for halvparten av totalavgiften som kompensasjon. Ved avbestilling senere enn 1 måned før første spilledag svares full avgift.
Gravferdsseremonier
Bruk til gravferdsseremonier har prioritet, og kan medføre at andre brukere må flytte sine arrangementer. Det er Kulturverket Flammens ansvar å finne gode alternativer for de som eventuelt må vike for gravferdsseremonier.
Force majeure
Begge parter kan oppheve kontrakten uten erstatningsansvar ved Force majeure. Force majeure er en ekstraordinær hendelse eller omstendigheter som ligger utenfor partenes kontroll, og som hindrer én eller begge parter i å gjennomføre forpliktelser foreskrevet i kontrakten. Ekstraordinære hendelser eller omstendigheter kan være flom, krig, opprør, pandemi eller naturkatastrofer.
Billetter
Alt billettsalg skal skje gjennom Kulturverket Flammens billettsystem. Flammen påregner en avgift per utskrevet billett som belastes kjøper (publikum).
Kulturverket Flammen refunderer ikke kjøpte billetter.
Det anbefales på generelt grunnlag å legge til rette for åpen billettluke med salg av billetter én time før forestilling på
den aktuelle spilledagen dersom forestillingen ikke er utsolgt. Dette utføres av Kulturverket Flammens personale, og det svares avgift per forestilling for dette i tråd med vedtatte prisliste.
Kulturverket Flammen forbeholder seg retten til å ta ut inntil 5 fribilletter til hvert arrangement.
Billettoppgjøret fratrukket avtalt brukerbetaling utbetales til brukeren senest 7 dager etter arrangementets slutt. Eventuelt underskudd faktureres bruker. Brukerbetalingen faktureres for øvrig med 7 dagers betalingsfrist.
Ledsagerbevis godkjennes til alle arrangementer i Kulturverket Flammen, og alle brukere er forpliktet til å delta i ordningen. Ledsagere kan hente ut billett kostnadsfritt til det aktuelle arrangementet over disk eller på xxxxxxx.xx. Ledsagere plikter å ha med seg ledsagerbevis til billettkontrollen knyttet til arrangementet. Dersom dette ikke foreligger kan ledsager nektes inngang.
Rettigheter og markedsføring
Avgift til TONO dekkes i sin helhet av arrangøren av alle forestillinger. Arrangør er alltid ansvarlig for å innhente nødvendige tillatelse fra rettighetshaver – og å gjøre nødvendig rapportering i etterkant av arrangement .
Kulturverket Flammens driftere er ansvarlige overfor rettigheter kun ved egne produksjoner.
Xxxxxx har selv ansvar for markedsføring av arrangementet. Kulturverket Flammen vil legge ut informasjon på sin hjemmeside, på foajéskjermene i Flammens lokaler og i trykket program dersom denne informasjonen kommer i tide. Ved annonsering i pressen må bruker være påpasselig med å bruke riktig betegnelse – Kulturverket Flammen. Om bruker ønsker å bruke Kulturverket Flammens logo i promoteringen av arrangementer i huset, kan det rettes en henvendelse til kulturhusets administrasjon for å få tilgang til riktig og høyoppløst logo.
Teknikk og sikkerhet
Utstyrs- og backstagebehov avklares for hvert enkelt bruksforhold, og spesifiseres i kontrakten.
Kvalifisert personell skal være til stede ved arrangementer for drift av sceneteknisk utstyr grunnet HMS, brannvern og sikkerhet. Xxxxxx er selv ansvarlig for å inngå avtaler med teknisk personell (lystekniker/lydtekniker/scenemester etc.) og å kommunisere til Flammen hvem som skal være teknikere under arrangementet.
Teknikere som skal benytte Flammens utstyr må være godkjent av teknisk leder ved Kulturverket Flammen i god tid før arrangementet finner sted. Teknisk leder foretar opplæring og kvalitetssikring av valgte tekniker ut fra hensynet til at utstyret skal brukes riktig. Det vil i enhver sammenheng være opp til teknisk leder å vurdere om innleid teknisk personell er kvalifisert til å bruke det tekniske utstyret i Kulturverket Flammen.
Det er brukers ansvar at kontakten mellom ekstern tekniker og teknisk leder blir opprettet i god tid før avviklingen av arrangementet. Dersom ekstern tekniker ikke blir godkjent er det brukers ansvar å finne en erstatter som tilfredsstiller kravene. Alle brukere oppfordres til å ta kontakt med teknisk leder for anbefaling av godkjente teknikere etter brukers behov.
All bruk av pyroeffekter, eksplosive stoffer mv må avtales særskilt med Kulturverket Flammen i god tid før arrangement, ettersom dette kan kreve godkjennelse fra brannvesenet. Slikt utstyr skal kun benyttes av kvalifisert, sertifisert personell. Bruk av åpen varme er strengt forbudt uten at det er iverksatt kompenserende tiltak (ekstra vakthold etc.) etter avtale med brannvernleder i Kulturverket Flammen.
Dersom brannalarmen utløses grunnet scenerøyk plikter bruker å betale avgiften for utrykning.
Av sikkerhetsmessige årsaker skal brukergruppen velge én person fra brukergruppen, utenom tekniker, som skal være ansvarlig for å administrere Itouch når det er behov for dette. Ingen andre enn den navngitte skal administrere Itouch i leieperioden.
Scenetrekk skal kun administreres av teknikere eller ansatte ved huset. Det skal ikke være folk på scenen når det kjøres trekk.
Husets utstyr, og sikring av dette, er Kulturverket Flammens ansvar. Når leietaker har behov for å benytte sceneelementer skal det gis opplæring, og dette skal dokumenteres ved at leietaker signerer på at opplæring er gjennomført. Den som har mottatt opplæring er ansvarlig for at sikkerhet knyttet til sceneelementer er ivaretatt under bygging, gjennomføring av arrangementet og nedrigg.
Alle medbrakte tepper som skal henge i salen og på scenen må være brannimpregnert.
Ved bruk av medbrakt scenografi og rekvisitter er brukerne selv ansvarlig for å sikre for å ivareta liv og helse. Scenografi bestående av medbrakte materialer bygges også på brukers eget ansvar, og Kulturverket Flammen står ikke ansvarlig dersom brukere skader seg ved bruk av selvbygget scenografi.
Utstyr og skader på utstyr
Bruker er erstatningspliktig for skade på utstyr og omgivelser i leieperioden. Kulturverket Flammen fakturerer bruker for utgifter ved mangler og skader. Ved salgsarrangement vil utgifter for eventuelle skader og mangler trekkes fra oppgjøret, etter avtale mellom Kulturverket Flammen og bruker.
Kulturhusets ansvarsforsikring gjelder overfor artister og publikum kun ved forhold som kan lastes Kulturverket Flammen. Eventuelle skader eller mangler som oppdages ved ankomst eller i løpet av utleieperioden, skal meddeles Kulturverket Flammens personell umiddelbart, og avviksskjema skal fylles ut.
Xxxxxxxx forplikter seg til å tilbakelevere lokalene, tilbehør og utstyr i samme stand som ved
ankomst. Brukeren plikter å erstatte eventuelle skader som skjer under leieforholdet. Det er Kulturverket Flammen som utfører nødvendige innkjøp og utbedringer av skadene for brukerens regning. Xxxxxx har ikke rett til selv å foreta reparasjoner med mindre Kulturverket Flammen samtykker til det.
Xxxxxxxx bærer selv ansvaret for utstyr, rekvisitter og gjenstander som de selv eller publikum medbringer til kulturhuset. Alt av utstyr skal tas med ved enhver produksjonsslutt.
Ved tap av utleverte nøkler må disse erstattes av bruker.
Brukere som ikke overholder regler fastsatt i reglementet og avtale, unnlater å rette seg etter anvisninger fra Kulturverket Flammen, eller på annen måte viser seg uskikket, kan nektes bruk av bygget.
Arbeid med kulisser, rekvisitter etc.
Brukeren må notere seg følgende:
• Flammen har ikke verksted.
• Scenelageret kan brukes til montering og finish av kulisser i perioden før forestilling, etter avtale med Kulturverket Flammen.
• Det tillates å male kulisser innendørs, men sørg for å dekke til gulvet og å lufte godt.
• Xxxxxxx må selv ha med det de trenger av verktøy.
• All saging/pussing som medfører støv må gjøres utendørs.
• Når det sages og jobbes utendørs, må det ryddes opp fortløpende (hver dag etter ferdig økt). Det samme gjelder på lageret, hvor det også må ryddes opp etter hver økt.
Renhold
Vanlig renhold dekkes av den brukerbetaling som er avtalt. Dersom det stilles spesielle krav til renhold av lokalene som går utover gjeldende renholdsplan, belastes brukeren for det ekstra renholdet.
Dersom det legges opp til flere forestillinger arrangert av samme bruker på én dag krever dette renhold mellom forestillingene. Bruker kan velge å sette av egne ressurser til renhold av sal, foajé og publikumstoaletter, eller bestille dette gjennom Kulturverket Flammen. Eventuell bestilling av vask må skje senest tre uker før spilledato, og avgiften for dette legges til brukerbetalingen.
Servering
Det er anledning for lokale lag og foreninger å forestå eget salg av mat og drikke i tilknytning til sine arrangementer. Når amfiet i Storsalen benyttes må mat og kake nytes i foajeen, mens drikke og snacks (popcorn, nøtter o.l.) kan tas med inn. Når amfiet ikke benyttes er det tillatt med mat og drikke i salen. I Lillesalen er det til en hver tid tillatt med mat og drikke i salen.
Ved eventuelt salg av alkohol, må leietaker selv sørge for å innhente bevillinger, stille med det antall vakter som skjenkemyndighetene krever og holde seg innenfor alkohollov- og forskrift. Søknad om skjenkebevilling må sendes senest tre uker før arrangementet finner sted.
Instruks ved evakuering
Bruker plikter å gjøre seg kjent med, og følge, brannforskriften for Kulturverket Flammen. Bruker er ansvarlig for å evakuere benyttede backstageområder ved utløst brannalarm. Ved alle leieforhold hvor det ikke er ansatte fra Flammen eller kulturverter tilstede, er leietaker i tillegg ansvarlig for evakuering av salen og andre publikumsområder i tilknytning til denne. Under publikumsarrangementer hvor ansatte fra Flammen og kulturverter er tilstede, er disse ansvarlige for å evakuere salen og andre publikumsområder i tilknytning til denne, mens bruker er ansvarlig for å evakuere backstageområdene.
Brannvakter skal:
• Henvise publikum om øyeblikkelig å bevege seg rolig ut nærmeste utgang, og opplyse om samlingsplassen (Kulturtorget) utenfor bygningen.
• Sørge for at rullestolbrukere får nødvendig assistanse.
• Sjekke at ingen oppholder seg på toalettene eller i backstage-områdene.
• Sørge for at ingen uten tillatelse går inn igjen i bygningen så lenge evakueringen pågår/situasjonen er uavklart.
• Hente refleksvesten som ligger i brannskapet ved hjertestarteren (ved hovedinngangen oppe), iføre seg denne og møte brannvesenet på Kulturtorget når de ankommer.
• Samle de evakuerte på anvist oppmøteplass (Kulturtorget) og sørge for at biler eller personer ikke blokkerer for utrykningskjøretøy.
• Hjelpe til med å begrense skadeomfanget dersom det er mulig, etter at bygget er evakuert.