KONKURRANSEGRUNNLAG
KONKURRANSEGRUNNLAG
Åpen anbudskonkurranse
for anskaffelse av faktureringstjenester, betalingsløsninger, inkassotjenester og distribusjon av masseutsendelser pr post.
Vegamot AS og
Bompengeselskap Nord AS
Frist for å levere søknad om deltagelse:
8.5.2024 kl. 12.00
Vegamot AS og Bompengeselskap Nord AS Side 1 av 13
Innholdsfortegnelse
DEL 1: KONKURRANSEGRUNNLAG............................................................................................................................
1.4 Anskaffelsens formål/ kort om oppdraget 4
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 6
2.3 Spørsmål til Oppdragsgiver/ tilleggsopplysninger 6
3 FASE 1: KVALIFIKASJONSKRAV – PREKVALIFISERING AV TILBYDERE 7
3.1 Rettelse, supplering og/eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget 7
3.2 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget 7
3.4 Valg av kvalifiserte leverandører/ utvelgelseskriterier 9
3.5 Støtte fra andre virksomheter 9
3.7 Søknadens struktur / innlevering / frist 10
3.8 Meddelelse om valg av kvalifiserte leverandører 10
3.9 Fremdriftsplan utvelgelse av deltagere til konkurransen 10
4. FASE 2: KONKURRANSEFASEN 11
4.2 Tildelingskriteriet pris 11
Vegamot AS og Bompengeselskap Nord AS Side 2 av 13
0. OM KONKURRANSEGRUNNLAGET
Konkurransen gjennomføres i to faser, der det i den første fasen skal inngis søknad om å få delta i konkurransen og deretter velges ut hvem som blir invitert til å delta i konkurransen (prekvalifisering).
Konkurransegrunnlaget er bygget opp slik:
- Punkt 1 beskrives oppdraget
- Punkt 2 beskrives anskaffelsesprosedyren / regler for gjennomføring
- Punkt 3 «Kvalifikasjonskrav / prekvalifisering av tilbydere» omfatter den første fasen.
- Punkt 4 omfatter den andre fasen, konkurransefasen. Her fremgår hvilke forutsetninger som den etterfølgende konkurransen vil bli avgjort på.
Oppdraget har to oppdragsgivere (heretter kalt Oppdragsgiverne):
Vegamot AS
Vegamot (xxx.xx. 000 000 000) er ett regionalt som er ansvarlig for å administrerere alle bompengeprosjekt i fylkene Trøndelag samt Møre og Romsdal.
Bompengeselskap Nord AS
Bompengeselskap Nord AS (xxx.xx. 817 919 472) er et regionalt bompengeselskap som er ansvarlig for å administrerere alle bompengeprosjekt i fylkene Nordland, Troms og Finnmark.
Konkurransedokumentene består av tre deler:
Del 1 – Regler for gjennomføring av konkurransen (dette dokumentet)
Del 2 – Kravspesifikasjon
Del 2 inneholder beskrivelse av kontraktens innhold og angir minstekrav til leveransens innhold. Minstekrav skal bekreftes av tilbyderne og vedlegges som en del av tilbudet. Dokumentet inkluderer også oversikt over bompengeprosjekter/ estimat fakturavolum, samt opplysninger om Oppdragsgivers tekniske plattform.
Del 3 – Avtaledokument inklusive kontraktsbestemmelser og seriøsitetsbestemmelser.
Databehandleravtale. Avtalens vedlegg vil bli fylt ut før kontraktsignering.
Denne konkurransen har tidligere vært kunngjort gjennom Mercell, men ble som følge av en systemfeil ikke kunngjort i Doffin / TED. Konkurransen ble derfor avlyst. I den avlyste konkurransen ble en del spørsmål til konkurransegrunnlaget besvart. Spørsmål / og svar stilt i den avlyste konkurransen ligger som vedlegg til den nye konkurransen, og gjelder som om disse spørsmålene og svarene var avgitt i denne konkurransen.
Vegamot AS og Bompengeselskap Nord AS Side 3 av 13
Konkurransegrunnlaget har følgende vedlegg:
- Kravspesifikasjon inklusive følgende vedlegg:
1. E2B format (fakturafil)
2. Fakturalayout som benyttes per i dag
3. Invoice Distribution
4. Inkasso API & Debt Collection Mismatched API.
5. Krav til Fakturahotell link
6. Databehandleravtale
- Kontraksdokument
- Alminnelige kontraktsbestemmelser / seriøsitetsbestemmelser
- Mal søknad om deltagelse
- Tilbudsskjema
- Mal forpliktelseserklæring
- Spørsmål og svar fra avlyst konkurranse
1.4 Anskaffelsens formål/ kort om oppdraget
Anskaffelsen har til formål å ivareta Oppdragsgivers behov for faktureringstjenester, betalingsløsninger og inkassotjenester. Oppdragsgiverne er ikke ansvarlig for innfordring av krav mot avtalekunder. De innfordringstjenestene som kontrakten omfatter er innkreving av bomavgift ovenfor eiere av norske kjøretøy som ikke har inngått AutoPASS-avtale med et utstederselskap.
Det skal inngås separate kontrakter med Vegamot og Bompengeselskap Nord AS (felles betingelser og tildelingsbeslutning / to kontrakter). Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud eller tilbud på deler av kontrakten.
Om faktureringstjenester / betalingsløsninger / massedistribusjon:
Avtalen omfatter digital fakturadistribusjon og utsendelse av papirfaktura for passeringer uten AutoPASS, samt massedistribusjon av brev/informasjonsskriv.
Volum vil variere iht oppstart/nedleggelse av bompengeprosjekter i Oppdragsgivers distrikt (Fylkene: Trøndelag, Møre og Romsdal, Nordland, Troms og Finnmark). Oppdragsgiver har som mål at mest mulig av distribusjonen skjer elektronisk. Erfaringstall fra siste år (juli 2022 – juni 2023) viser en fordeling på hhv digital utsendelse og postutsendelse på i snitt ca 83 og 17 %. Estimert volum vil ligge i størrelsesorden en - 1 - millioner fakturaer per år (til sammen for digital og postutsendelse)
I kravspesifikasjonen (vedlegg 1) følger en oversikt over eksisterende og planlagte bompengeprosjekter de neste årene.
Oppdragsgiver er opptatt av at distribusjon av faktura og brev holder høy kvalitet. Med dette menes at:
- Alle fakturaer og brev skal komme frem til mottaker så rask som distribusjons tjenestene tillater det.
- Faktura/brev skal alltid sendes til rett mottaker.
- Personopplysninger og annen data skal ikke komme på avveie.
- Innholdet i faktura/brev er i tråd med det som ble sendt fra Oppdragsgiver.
En nærmere beskrivelse av kontraktsytelsen fremgår av del II «kravspesifikasjon».
Vegamot AS og Bompengeselskap Nord AS Side 4 av 13
Inkassotjenester
Ved kontraktstildeling vil inkassoselskapet bli gitt en rett til å innfordre utestående fordringer på vegne av bompengeselskapet. Det vil ikke bli utbetalt vederlag fra oppdragsgiverne i forbindelse med utførelsen av kontrakten da det på ordinært vis kan ilegges salærer jf lov om inkassotjenester. Erfaringstall fra siste år (juli 2022
– juni 2023) viser at i underkant av 100 000 fakturaer blir sendt til inkasso (ca. 10 % av alle krav).
Kontrakten vil gi inkassoselskapet en rett til å forestå inndrivelse av ikke betalte krav fra av ubetalte passeringer av norske kjøretøy uten AutoPASS avtale. Som ubetalte passeringer uten gyldig AutoPASS regnes (i) passeringer der det ikke er inngått AutoPASS-avtale og (ii) passeringer etter at gyldig AutoPASS-avtale er terminert.
Oppdragsgivers portefølje av utestående fordringer består i stor grad av mindre krav. Oppdragsgivers ønsker å ha et balansert innfordringsløp der målet er at det ikke skal ilegges salærer som fremstår som urimelig sett i
sammenheng med det opprinnelige kravet. Det vil derfor bli vektlagt positivt om det tilbys levere salærsats enn de maksimale satsene som lovlig kan ilegges (se nærmere om dette under i punkt 4).
Forutsetninger for økonomi er at hovedstol og renter tilfaller oppdragsgiver, mens salærer innbetalt til inkassator tilfaller inkassator. En nærmere beskrivelse av kontraktsytelsen fremgår av del II «kravspesifikasjon». Det er kun nye saker som skal behandles under kontraktene. Tidligere oversendte saker til inkasso vil bli behandlet under eksisterende inkassoavtale.
En oversikt over historiske volum, samt en oversikt over eksisterende og planlagte bompengeprosjekter de neste årene, er inntatt i kravspesifikasjonen (del 2). Det er en målsetning at andelen passeringer med AutoPASS avtale skal øke. Det er følgelig stor usikkerhet knyttet til volum både på fakturering og inkasso. Volum vil også variere med oppstart/nedleggelse av bompengeprosjekter i Oppdragsgivernes regioner (Vegamot: fylkene Trøndelag, Møre og Romsdal / Bompengeselskap Nord: fylkene Nordland, Troms og Finnmark). Erfaringstallene forplikter ikke Bompengeselskapene når det gjelder omfanget av kontraktens ytelser.
I kunngjøringsteksten må verdien av kontrakten for leverandøren oppgis. Da den største delen av verdien av kontrakten omfatter salærer, som både avhenger av graden av mislighold, lovregulerte satser og løsningsgrader, er oppdragsgivers mulighet for å estimere verdien for leverandør svært begrenset. Opplyst verdi er satt for å sikre at maksimalverdien i kontrakten ikke skal kunne overskrides dersom hele opsjonsperioden tas i bruk.
Den delen av oppdraget som omfatter fakturadistribusjon skal påbegynnes 17. juni 2024 og har en varighet på tre år fra oppstartstidspunkt med opsjon forlengelse i ytterligere inntil fire år. Testversjon må være klar senest en måned før oppstart.
Den delen av oppdraget som omfatter inkasso skal påbegynnes 1. juli 2024 og gjelder frem til 17. juni 2027, med opsjon forlengelse i ytterligere inntil fire år. Testversjon må være klar senest en måned før oppstart.
Det må påregnes at forberedelser må startes umiddelbart etter kontraktinngåelse.
I opsjonsperioden er kontrakten oppsigelig for oppdragsgiver med seks måneders varsel.
Oppdragsgiver har rett til å pålegge inkassoselskapet å sluttføre saker som er oversendt inkassoselskapet i avtale- og ev. opsjonsperioden på samme betingelser som i kontraktsperioden.
Vegamot AS og Bompengeselskap Nord AS Side 5 av 13
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser (LOA) av 17. juni 2016 nr. 73 og forskrift om offentlige anskaffelser del I og III.
Anskaffelsen gjennomføres etter prosedyren begrenset anbudskonkurranse, med forhandling jf FOA § 13-1 første og annet ledd. Denne anskaffelsen følger prosedyren begrenset anbudskonkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring. Anskaffelsesprosessen er todelt: Trinn 1 er en kvalifikasjonsfase der entreprenører søker om å få delta i konkurransen. Trinn 2 er en konkurransefase. Punkt 3 under omfatter trinn 1.
Oppdragsgiver har til hensikt å invitere minimum 3 og maksimum 5 leverandører (forutsatt at det melder seg tre eller flere kvalifiserte leverandører).
Konkurransen tillater i andre del kun de kvalifiserte og inviterte leverandører å inngi tilbud. Oppdragsgivers intensjon er å invitere minimum 3, maksimum 5 leverandører til å delta i konkurransen. Konkurransen vil også gjennomføres med et mindre antall tilbydere dersom færre enn tre kvalifiserte leverandører søker om å delta.
Iht. FOA § 23-11(4) forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å foreta en første reduksjon av antall tilbud som det forhandles om, på bakgrunn av de skriftlige tilbudene. Oppdragsgiver forbeholder seg også retten til å akseptere det første tilbudet før forhandlingene, jf. forskriften § 23-7 femte ledd. Det er derfor viktig at de inviterte tilbyderne innleverer sitt beste anbud ved første anbudsfrist.
All Kontakt med Oppdragsgiver skal kun skje via Oppdragsgivers elektroniske kunngjøringsverktøy, Mercell (heretter kalt "KGV"). Eventuelle spørsmål til Oppdragsgiver stilles via KGV.
2.3 Spørsmål til Oppdragsgiver/ tilleggsopplysninger
Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, supplering og endring av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Disse endringene vil bli distribuert via KGV til alle tilbydere. Eventuelle opplysninger som gis på forespørsel fra en tilbyder, vil også umiddelbart gis til alle de øvrige deltagerne i konkurransen.
Dersom rettelser, suppleringer eller endringer som nevnt i første avsnitt kommer så sent at det er vanskelig for tilbyder å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere vil i så fall bli varslet om forlengelsen.
Frist for å stille spørsmål til Xxxxxxxxxxxxx er ti dager før tilbudsfristens utløp.
Alle spørsmål og svar blir anonymisert og formidlet til alle Leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen via KGV
Dersom det oppdages feil, uklarheter eller ufullstendigheter i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles til Oppdragsgiver via KGV.
Vegamot AS og Bompengeselskap Nord AS Side 6 av 13
3 FASE 1: KVALIFIKASJONSKRAV – PREKVALIFISERING AV TILBYDERE
3.1 Rettelse, supplering og/eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget
Oppdragsgiver har rett til å foreta endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er vesentlige. Enhver endring vil umiddelbart bli sendt samtidig til alle leverandører som har meldt sin interesse for konkurransen i Mercell.
Dersom endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til det i tilbudet, vil Oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av innleveringsfristen.
3.2 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget
Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til kvalifikasjonsgrunnlaget må fremmes innen fristen angitt i punkt 3.9.
Anonymisert spørsmål med svar vil bli presentert for samtlige leverandører. Eventuelle feil eller uklarheter som oppdages i anskaffelsesdokumentene bes meldt Xxxxxxxxxxxxxx kontaktperson omgående.
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx. Spørsmål og svar samt eventuelle justeringer/tillegg publisert i Mercell blir også en del av kvalifikasjonsgrunnlaget.
Leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene, vil bli avvist fra konkurransen. Kompleksitet og størrelse på det prosjektet som oppdraget er knyttet til vil være retningsgivende for vurderingen av kvalifikasjonsnivået.
A: Kriterier | B: Krav | C: Dokumentasjon |
Organisatorisk og juridisk stilling | Foretaket skal være lovlig registrert. | Norsk firma: Firmaattest Utenlandsk firma: Attester for registrering i faglig register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. |
Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter. | Norsk firma: Attest(er) for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn seks måneder fra tilbudsfristens utløp. Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemland som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedrørende skatt og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i det land leverandøren er etablert. | |
Økonomisk og finansiell stilling | Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten. | - Årsregnskap for siste regnskapsår og - Kredittvurdering/-rating, ikke eldre enn seks måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan godtgjøre sin økonomiske stilling i tråd med ovennevnte dokumentasjonskrav, vil Bompengeselskapene vurdere annen egnet |
Vegamot AS og Bompengeselskap Nord AS Side 7 av 13
dokumentasjon, for eksempel erklæring fra finansinstitusjon om selvskyldnerkausjon. | ||
Tekniske og faglige kvalifikasjoner | Det kreves at leverandøren har inkassobevilling. | Inkassobevilling. |
Det kreves relevant erfaring med (i) fakturadistribusjon og (ii) inkassovirksomhet. For å betraktes som relevant må foretaket ha / ha hatt enkeltoppdrag som har et volum som etter oppdragsgivers skjønn er å betrakte som relevant erfaring. Minimum ett av referansene skal omhandle oppdrag som omfatter både fakturadistribusjon og inkasso. Hvis inkasso / fakturadistribusjon er utført av ulike virksomheter skal dette referanseprosjektet vært utført av tilbyder og tilbyders underleverandør i fellesskap (etablert samarbeid). | Beskrivelse av Leverandørsens tre mest relevante oppdrag i løpet av de siste tre årene (for hhv inkasso og fakturadistribusjon). Referansene skal inneholde opplysninger om verdi og tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. Referanser vil kunne kontaktes. Det kan leveres separate referanseoppdrag for hhv fakturadistribusjon og inkasso, men minimum ett av referanseoppdragene skal inkludere begge ytelsene. Dersom leverandøren forutsetter å benytte underleverandør enten for den delen av kontrakten som omfatter print av brev og faktura, eller inkasso, må det innleveres forpliktelseserklæring og ESPD skjema fra underleverandør (ref pkt 3.2 under). | |
Det kreves tilstrekkelig kapasitet/ gjennomføringsevne. | - Oversikt over foretakets totale bemanning, samt en beskrivelse av leverandørens organisasjon. - En beskrivelse av de tekniske enheter leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten. Leverandøren skal dokumentere å ha tilstrekkelig infrastruktur tilgjengelig for å håndtere den daglige produksjonen som fremgår av kravspesifikasjonen. Dersom leverandøren forutsetter å benytte underleverandør enten for den delen av kontrakten som omfatter print av brev og faktura, eller inkasso, må det innleveres forpliktelseserklæring og ESPD skjema fra underleverandør (ref pkt 3.2 under). | |
Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitetssystem tilpasset kontraktens innhold. | Dokumentasjon som viser at leverandøren har et velfungerende kvalitetssystem. Her må det minimum gis oversikt over innholdet. Dette kan for eksempel dokumenteres med kvalitetssystemets innholdsfortegnelse. Det er ikke et krav at leverandøren er sertifisert, men oppfyllelsen av kravet kan alternativt oppfylles med attest for firmaets kvalitetssystem/styringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder (ISO 9001 eller andre sertifiseringsordninger). |
Vegamot AS og Bompengeselskap Nord AS Side 8 av 13
Leverandøren skal ha et velfungerende system for ivaretakelse av informasjonssikkerhet | Dokumentasjon som viser at leverandøren har et velfungerende system for ivaretakelse av informasjonssikkerhet. Her må det minimum gis oversikt over innholdet. Dette kan for eksempel dokumenteres med kvalitetssystemets innholdsfortegnelse. Systemet kan være integrert i kvalitetssystemet. Det er ikke et krav at leverandøren er sertifisert, men oppfyllelsen av kravet kan alternativt oppfylles med attest som viser at firmaets system for informasjonssikkerhetssystem oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder (ISO/IEC 27001 eller andre sertifiseringsordninger). |
Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene skal legges ved søknaden om deltagelse i konkurransen. Bomveiselskapene vil på bakgrunn av innsendt dokumentasjon vurdere hvorvidt tilbyder innehar de nødvendige kvalifikasjoner til å delta i konkurransen. Leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene, vil bli avvist.
3.4 Valg av kvalifiserte leverandører/ utvelgelseskriterier
Dersom antallet kvalifiserte leverandører er større enn det antallet Oppdragsgiver ønsker å invitere, vil Oppdragsgiver velge de leverandører som er best kvalifisert basert på hvem oppdragsgiver vurderer å ha de mest relevante erfaringsoppdrag. Oppdragsgiver vil også kunne ta hensyn til andre forhold knyttet til kvalifikasjonskravene, så som økonomi og kapasitet, for å ivareta mål om best mulig grunnlag for konkurranse. Utvelgelsen vil skje på bakgrunn av en vurdering av hvilke leverandører som samlet sett vil gi det beste utgangspunktet for å oppnå et så godt grunnlag for konkurranse som mulig.
3.5 Støtte fra andre virksomheter
Leverandøren kan for denne kontrakten støtte seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell kapasitet, jf. FOA § 16-3, og tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. FOA § 16-5. For eksempel vil dette være aktuelt om tilbyder er et inkassoforetak som tilknytter seg en underleverandør fo fakturautsendelse 8eller omvendt).
Dersom en leverandører støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter, skal han dokumentere at han råder over de nødvendige ressursene, jf. FOA § 16-10, for eksempel i form av en forpliktelseserklæring i hht vedlagte mal. Dersom leverandør støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle krav til økonomisk og finansiell kapasitet kreves at det etableres solidaransvar for utførelsen av kontrakten jf FOA § 16-10 (4).
Det skal i tillegg leveres egne ESPD-skjemaer for aktuelle underleverandører.
Som dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, at det ikke foreligger avvisningsgrunner og eventuelt oppfyllelse av utvelgelseskriterier skal leverandøren fylle ESPD skjema.
Dersom flere leverandører deltar i konkurransen i felleskap, eller en tilbyder støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell kapasitet, skal de deltakende leverandørene / den tilbyder støtter seg på levere separate egenerklæringer.
Vegamot AS og Bompengeselskap Nord AS Side 9 av 13
3.7 Søknadens struktur / innlevering / frist
Kvalifikasjonssøknaden skal være Oppdragsgiver i hende senest 08.04.2024 kl. 12.00. Kvalifikasjonssøknaden kan tilbakekalles eller endres inntil innleveringsfristens utløp.
Kvalifikasjonssøknaden skal inneholde følgende dokumentasjon:
Dokumentasjon: | |
1. | Søknadsbrev i henhold til mal vedlagt som Bilag A. Søknadsbrevet skal være underskrevet av en person med myndighet til å signere på vegne av leverandøren. |
2. | Utfylt ESPD-skjema (for tilbyder og eventuelt andre som tilbyder støtter seg på for å bli kvalifisert) |
3. | Dokumentasjon på oppfyllelsen av kvalifikasjonskrav slik angitt i punkt 3.1 |
4. | Hvis aktuelt, forpliktelseserklæring i henhold til mal vedlagt som Bilag B (for eventuelle andre som leverandøren støtter seg på for å bli kvalifisert). |
Alle søknader om deltagelse skal leveres elektronisk via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xxx. Det anbefales at søknaden leveres i god tid før fristens utløp. Ev. spørsmål knyttet til funksjonaliteten i Mercell må rettes til Mercell Support på tlf. 00 00 00 00 eller på e-post xxxxxxx@xxxxxxx.xxx.
3.8 Meddelelse om valg av kvalifiserte leverandører
Meddelelsen om hvilke leverandører som er valgt ut til å delta i konkurransen, vil bli sendt alle leverandører. Meddelelsen vil inneholde en kort begrunnelse for valg av prekvalifiserte leverandører.
Dersom Oppdragsgiver finner at kvalifikasjonsvurderingen ikke er i samsvar med kvalifikasjonskravene, kan Oppdragsgiver revurdere kvalifikasjonsvurderingen og likevel la leverandøren delta i tilbudsfasen.
Begjæring om midlertidig forføyning mot Oppdragsgivers beslutning om å avvise en forespørsel om å delta i konkurransen, må fremsettes for tingretten innen 15 dager regnet fra dagen etter at meddelelse om valg av prekvalifiserte leverandører er sendt ut.
3.9 Fremdriftsplan utvelgelse av deltagere til konkurransen
Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan (alle tidspunkt etter frist for å levere søknad er tentative):
Aktivitet | Tidspunkt |
Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget | 10 dager før tilbudsfrist |
Frist for å levere søknad om deltagelse | 08.04.2024 kl. 12.00 |
Invitasjon til å delta i konkurransen | 1 uke etter frist for å søke om deltagelse |
Prekvalifiserte leverandører vil få tilsendt anbudsdokumenter for utarbeidelse av endelig tilbud umiddelbart etter at deltagerne er plukket ut. Oppdragsgiver vil fastsette tilbudsfrist i det endelige konkurransegrunnlaget.
Vegamot AS og Bompengeselskap Nord AS Side 10 av 13
4. FASE 2: KONKURRANSEFASEN
Bompengeseslskapene vil invitere kvalifiserte og utvalgte entreprenører til deltakelse i konkurransen. Punkt 4 omfatter den andre fasen konkurransen mellom de virksomhetene som er invitert til å inngi tilbud.
NB! Tilbud skal ikke innleveres i kvalifikasjonsfasen.
Anskaffelsen omfatter betalingsløsninger og inkassotjenester som utføres fra leverandørens kontorsted. Dette er tjenester som etter sin art har et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig. I tråd med forutsetningene i FOA § 7-9 (5) gjelder følgelig ikke forpliktelsen til å vekte klima- og miljøhensyn med minimum tretti prosent.
Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom kostnad og kvalitet ut fra de kriterier som fremgår av nedenstående tabell.
Tildelingskriterier | Vekt | Dokumentasjonskrav |
- Pris faktura og postdistribusjon - Tilbudt timepris ved bestilling av eventuelle tilleggsytelser. | 40 % | Utfylt tilbudsskjema. I evalueringen vil enhetspris fakturadistribusjon, og timepris tilleggsarbeid, vektlegges hhv 90 og 10 %. |
Sosialt ansvar | 20 % | Utfylt tilbudsskjema. Bompengeselskapene er opptatt av at salær blir holdt på et moderat nivå. Tilbyder kan tilby reduksjon i salærsatsen i prosent (opplyses i % av dagens maksimale satser for purring, inkassovarsel og betalingsoppfordring). Dagens salærnivå skal legges til grunn. Tilbudt rabatt vil korrigeres dersom det skjer endringer i maksimalsatsen i løpet av avtaleperioden. 50 % rabatt av maksimalsats gir 10 poeng, 0 % gir 0 poeng (lineær metode). I tilbudet skal det legges til grunn at oppdragsgiver har sendt purring / inkassovarsel før kravet oversendes til inkassoselskapet. |
Kvalitet / kompetanse inkasso | 40 % | Se punkt 4.3 |
Pris faktura og postdistribusjon og tilbudte timepriser skal være reell, dvs dekke kostnadene og påslag for dekningsbidrag. Den delen av oppdraget som omfatter inkasso skal altså ikke subsidiere den delen av oppdraget som omfatter fakturadistribusjon. Tilbud som ikke er priset reelt vil bli avvist.
Vegamot AS og Bompengeselskap Nord AS Side 11 av 13
Kvaliteten på inkasso tjenesten vil bli vurdert på bakgrunn av:
(i) En beskrivelse av inkassators utførelse av tjenesten, bl.a. på hvilken måte og hvor langt de følger opp dårlige betalere. Tilbyder skal beskrive fremgangsmåten som vil bli benyttet i perioden fra den enkelte fil med saker mottas til fordringene er betalt eller avsluttet av andre årsaker. Oppdragsgiver ønsker et innfordringsløp som tar hensyn til at porteføljen i stor grad består av mindre fordringer, og at det derfor legges vekt på å tilby et innfordringsforløp der saken løses på et lavest mulig nivå slik at det i størst mulig grad unngås å ilegge urimelige salærer. Spesielt gjelder dette ovenfor forbruker der kravet er lavt.
Oppdragsgiver vil også legge vekt på eventuelle positive effekter av at fakturadistribusjon og inkasso ligger i samme kontrakt. Slike effekter bør derfor beskrives.
(ii) Kompetanse kontraktsansvarlig og ansvarlig datautvikler. Kompetansen skal dokumenteres med CV for tilbudt kontraksansvarlig. Tilbud personell kan ikke byttes ut i kontraktsperioden uten oppdragsgivers samtykke. Samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn.
(iii) Brukervennlighet, herunder selvbetjeningsløsninger og tilgjengelighet for skyldner og oppdragsgiver (for eksempel tilstrekkelig kapasitet på kundesenter, applikasjoner, betalingsmuligheter ol).
(iv) Rapporteringsløsninger og evt integrasjon mot oppdragsgivers rapporteringsverktøy
(v) Integrasjonsmuligheter / samhandling mot oppdragsgivers datasystemer
Tilbudsfrist vil bli opplyst i invitasjonen til å inngi tilbud som sendes til de kvalifiserte / utvalgte leverandører.
Følgende dokumenter skal inngå i tilbudet:
- Signert tilbudsskjema
- Utfylt prisskjema
- Dokumentasjon på tildelingskriteriene «Kvalitet» og «Kompetanse»
- ESPD skjema
En PDF-fil av hele tilbudet hvor opplysninger som tilbyder anser som taushetsbelagte forretningshemmeligheter er sladdet
Tilbud med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk. Norsk skal også benyttes ved gjennomføringen av kontrakten.
Konkurransen gjennomføres digitalt med bruk av Mercell. Det vil si at tilbud skal leveres via dette systemet, og at kommunikasjon underveis i konkurransen vil foregå i systemet. Tilbydere som ikke allerede er brukere må registrere seg på Mercell. Tilbud skal ikke sendes per e-post.
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver eller det er andre forhold som fører til at tilbyder ønsker å endre tilbudet før tilbudsfristen utgår, er det mulig å gå inn og gjenåpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt til tilbudsfristen utløper. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.
Vegamot AS og Bompengeselskap Nord AS Side 12 av 13
Tilbud og anskaffelsesprotokoll vil unntas offentlighet, jf. offentlighetsloven av 19.5.2006 nr. 16 § 23 inntil valg av tilbyder er bestemt.
Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som fremkommer av tilbud og som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven § 13. Tilbyderne skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal Oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet.
Dersom Leverandør tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlag/kravspesifikasjon/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudsskjema. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsskjema slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med Leverandør.
Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene, vil føre til at tilbudet avvises.
Leverandørs henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser.
Prekvalifiserte leverandører vil bli invitert til å inngi tilbud umiddelbart etter at deltagerne er plukket ut. Oppdragsgiver vil fastsette endelige frister i invitasjonen. Foreløpig tidsplan:
Aktivitet | Tidspunkt |
Frist for å stille spørsmål til tilbudsgrunnlaget | 26.04.2024. 16:00 |
Tilbudsfrist | Xxx bli opplyst i invitasjon til å inngi tilbud (minimum 25 dager etter at invitasjon er sendt ut) |
Forhandlinger / first for endelig tilbud | Xxx bli opplyst i invitasjon til å inngi tilbud |
Tildelingsbeslutning | En uke etter endelig tilbudsfrist |
Kontraktsinngåelse | 10 dager etter tildelingsbeslutning |
Oppstart | Fakturadistribusjon 17. juni 2024 Inkasso 1. juli 2024 |
Vedståelsesfrist | 6 mnd etter tilbudsfrist |
Vegamot AS og Bompengeselskap Nord AS Side 13 av 13