AVTALE
AVTALE
mellom
NORGES SKIFORBUND (heretter NSF)
og
Idretsslag (heretter ARRANGØREN)
1. BAKGRUNN
NSF innehar alle rettigheter til alle renn på NSFs terminliste jf NSFs Fellesreglement pkt 201.
NSF v/ Skistyret tildeler arrangementene til lokale arrangører som gjennomfører disse som tekniske arrangører på vegne av NSF. Tildelingen av arrangementene skjer på de vilkår som følger av de til enhver tid gjeldende NSF- reglementer og retningslinjer, samt grenens spesielle bestemmelser. Ved internasjonale renn gjelder også FIS sitt reglement.
2. FORMÅL
Formålet med denne avtalen er å sikre gjennomføring av arrangementene som denne avtalen omfatter, og å fordele forpliktelser og rettigheter mellom NSF og ARRANGØREN. I tillegg fastlegger avtalen de økonomiske forholdene mellom partene.
3. TILDELING AV ARRANGEMENTET
3.1 NSF har tildelt arrangementet
Equinor NC senior
Dato og øvelsesprogram er som følger:
Fredag 01. desember 2023:
Lørdag 02. desember 2023:
Søndag 03. desember 2023:
Sprint F 10km K 10km F
3.2 ARRANGØRENs ansvar
ARRANGØREN påtar seg ansvaret for å gjennomføre arrangementet i hht de til enhver tid gjeldende NSF reglement og retningslinjer, grenens spesielle bestemmelser, FIS- reglementet ved internasjonale renn og de forpliktelser som følger av denne avtalen.
NSFs reglement skal i tilfelle motstrid gå foran denne avtalen.
3.3 Medierettigheter
NSF innehar samtlige medierettigheter knyttet til alle terminfestede internasjonale og nasjonale skikonkurranser i Norge, jf Fellesreglementets pkt 208. Arrangørene plikter ved streaming, TV-sending etc. å legge til rette for teknisk infrastruktur og lokaliteter for produksjonspersonellet i hht oversendte spesifikasjoner.
For tilrettelegging til TV-produksjon plikter arrangør å legge til rette for 1 egen strømkurs på 220V, 16A 1-fase.
3.4 Kommersielle rettigheter
Alle kommersielle rettigheter til arrangementene tilhører NSF, hvis ikke rettighetene gjennom denne avtalen uttrykkelig er overdratt til ARRANGØREN. ARRANGØREN kan derfor ikke inngå noen kommersielle avtaler uten at dette er hjemlet i denne avtalen.
NSF overdrar hermed til ARRANGØREN samtlige kommersielle rettigheter med unntak av medierettighetene omtalt i pkt 3.3 og følgende:
• Equinor har status som eneste presenting partner
• Equinor Norgescup som tittel og benevnelse
• Equinor nedre del startnummer. Øvre del startnummer tilhører NSF.
• Arena:
• Start
• Mål
• 50 m etter start/før mål
• Exit gate målgård
• Målgård
• Distanse markører
• Løypeskillere x 200
• Oppblåsbar bue
• Seremonivegg/pallvegg/ledervegg
• Equinor hovedlogo/budskap i alt av markedsmateriell og på arrangørens nettside med link til Equinor.
• Invitasjon
• Startliste og resultatliste
• Annen kommunikasjon
• Alle kameraposisjoner tilhører NSF
Andre elementer som stadionskilt skal godkjennes av NSF, les buer, biler, flagg og annen markedsmateriell.
Selv om ARRANGØREN har fått rett til å selge markedsavtaler til arrangementet i hht forestående punkt, kan ikke ARRANGØREN selge kommersielle rettigheter innenfor de produktkategorier som omfattes av de avtalene som er solgt av NSF, eller som kan/vil bli inngått av NSF. ARRANGØREN skal heller ikke på noen måte opptre slik at noen av disse rettighetene/avtalene krenkes.
For markedsrettigheter som ARRANGØREN i hht denne avtalen er tildelt, skal ARRANGØREN med tidsavgrenset førsterett tilby disse til NSFs sponsorer.
ARRANGØREN kan når førsteretten eventuelt ikke benyttes av NSFs sponsorer, selge sine rettigheter etter denne avtalen på den måten ARRANGØREN selv velger,
dog alltid innenfor de regler som til enhver tid gjelder for FIS og NSF.
Eventuell avtale som ARRANGØREN inngår med sponsorformidlingsselskap skal forelegges NSF.
ARRANGØR skal oversende samarbeidspartners logo til NSF før arrangementet.
3.5 Startnummer
Arrangør plikter å organisere transport av startnummer til neste arrangør av Norgescup.
4. ARRANGØRENs RETTIGHETER OG FORPLIKTELSER
4.1 ARRANGØREN skal gjennomføre arrangementene som omfattes av denne avtalen.
ARRANGØREN skal bekoste og forestå all planlegging, all forberedelse og all gjennomføring av arrangementene. ARRANGØRENs forpliktelser omfatter alle forhold som er nødvendige og som følger av FIS/NSFs reglement og denne avtalens pkt 5.
4.3 Arenaen med løypetraseer og xxxxxx skal være godkjent/homologert av FIS/NSF. ARRANGØREN skal også sørge for at utøverne i forkant av arrangementet får tilgang til løyper/bakker/arena i et antall dager bestemt av FIS/NSF.
5. SPESIELLE FORHOLD VEDRØRENDE ARRANGEMENTET
5.1 Organisasjonskomiteen
Organisasjonskomiteen og hovedfunksjonærene skal godkjennes av NSF. Dette gjelder også endringer. NSF kan oppnevne egne representanter i organisasjonskomiteen.
NSFs representant kan delta på møter i organisasjonskomiteen etter behov og kapasitet, og skal bistå ARRANGØREN med råd og veiledning.
NSF-representantens bistand m.v. innbefatter bl.a.:
- Oppfølging av avtalen mellom NSF og ARRANGØREN.
- Løpende kontakt med ARRANGØREN om forberedelsene til arrangementet.
- Fastsette program og starttider.
- Avklaring og kontroll av kommersielle rettigheter og medierettigheter.
- Kvalitet på innkvartering, transport og mat.
- Oppfølging av budsjett og regnskap.
NSFs representant kan stille krav til ARRANGØREN i henhold til denne arrangøravtalen.
5.2 Arena, lokaliteter og infrastruktur
Arena, lokaliteter og infrastruktur skal være i hht NSF sine krav.
Ved eventuell dopingkontroll skal ARRANGØREN stille til disposisjon lokaliteter i hht Antidoping Norges regelverk. ARRANGØREN skal også bistå Antidoping Norge med personell dersom Antidoping Norge ber om det. Se xxx.xxxxxxxxxx.xx.
ARRANGØREN skal tilrettelegge for funksjonshemmede, som for eksempel reservert parkering, egnet tribuneplass og toaletter.
5.3 Lokaliteter for skismøring inkl avfallshåndtering
ARRANGØREN skal tilby lokaliteter for skipreparering på arenaen.
Dette kan være telt, brakker eller rom i bygninger som er formålstjenlig. Lokaliteter for skipreparering som tilbys av ARRANGØREN, skal være rengjort og vasket. Dette for at spor av fluor ikke skal forurense ski og utstyr. ARRANGØREN har anledning til å kreve en leiesum for fasilitetene i henhold til vedtatte makspriser av NSF Langrennskomite. Følgende priser er gjeldende for denne sesongen:
Grunnpris | Pris per xxxxxxx | Xxxxxxxx (eks. Mva) | |
Leie av plass til smørevogn | 0 | 1150 | 4600 |
Leie av smørebod inntil 20m2 | 4500 | 1150 | 9100 |
Leie av smørebod over 20m2 | 4500 | 1250 | 9500 |
Leie av plass til Smøretrailer | 0 | 2300 | 9200 |
Avfallsregler for NC, NM, SC og FIS-renn i Norge
• Alt smøreavfall fra smøretelt og smøreboder skal legges i avfallssekker/beholdere til dette formålet.
• Gulv i telt dekkes med geotekstil i bruksklasse 1 eller 2. Når arrangementet er slutt og før nedrigging kappes duken i håndterbare størrelser (f.eks 4 x4 m), brettes sammen og legges i gjennomsiktig plastsekker som knytes. Bruk beskyttelsesmaske og egnede hansker.
• Smøreavfall fra smøreboder og -vogner samles og legges i gjennomsiktig plastsekker som knytes. Bruk beskyttelsesmaske og egnede hansker.
• Sekkene med smøreavfall transporteres til et forbrenningsanlegg uten forbehandling eller kommunalt mottak for brennbart restavfall. Renovatører kan også forestå denne løsningen. Merk at dette avfallet ikke skal gjennom forbehandling. Forbehandling som kverning kan føre til spredning av fluorstoffene slik at disse ikke når fram til forbrenningsanlegget. Arrangør inngår avtale med renovatør/mottak der det blir spesifisert at avfallet ikke kan forbehandles.
• Kopi av avtale med renovatør/avfallsanlegg samt veielapper for innlevert avfall sendes NSF etter arrangementet.
5.4 Framdriftsplan
ARRANGØREN plikter å utarbeide en fremdriftsplan for planlegging, forberedelse, gjennomføring og etterarbeid. Denne skal forelegges NSF.
5.5 FIS kalender og NSFs terminliste
ARRANGØREN legger selv inn rennet i NSFs terminliste via xxx.xxxxxx.xx innen 15. oktober
Rennet, som er et internasjonalt renn, skal legges inn i FIS kalenderen. ARRANGØREN sørger for at NSF får de opplysninger som skal legges inn. Dette er opplysninger om program, kontaktadresse, hjemmeside o. l.
ARRANGØREN må betale kalenderavgift til FIS i hht FIS’
og NSFs reglement.
5.6 Teknisk delegerte og dommere
Teknisk delegerte (TD’er) og dommere oppnevnes i samsvar med FIS/NSFs reglementet. ARRANGØREN betaler utgifter til reise og opphold m.v. i hht NSFs reglementet.
ARRANGØREN skal samarbeide nært med TD i forberedelsene og gjennomføringen av arrangementet.
5.7 Informasjon
NSF skal ha tilsendt all informasjon som ARRANGØREN sender ut (f.eks. om innkvartering, transport o.l.). I tillegg skal ARRANGØREN snarest og fortløpende sende alle referater fra ARRANGØRENs møter til NSF.
5.8 Hjemmeside
Det skal opprettes en egen hjemmeside for arrangementet Arrangørene anmodes om å benytte Norges Skiforbunds gratis- tilbud som er en hjemmeside-løsning bygget på Episerver.
Opplæring i bruk av denne gjøres av skiforbundet, langrenn sine ansatte.
Eventuelle sponsoravtaler som NSF har solgt, jf denne avtalens pkt 3.4, skal profileres på hjemmesiden.
5.9 Renninnbydelse
Krav til innhold framgår av NSFs reglement.
Innbydelsen skal forelegges NSF skriftlig for godkjenning før publisering. Innbydelsen publiseres normalt via ARRANGØRENS hjemmeside og terminlista i xxx.xxxxxx.xx.
Det skal i innbydelsen opplyses at det kan bli foretatt
dopingkontroll og blodprøver i hht NIFs lov og FIS’ reglement.
5.10 Profilering av NSF. Bruk av logoer
ARRANGØREN skal invitere til arrangementene på vegne av NSF og eventuelt FIS dersom det er et internasjonalt renn. NSFs og
ev FIS’ logoer skal brukes på alle offisielle publikasjoner, som brevark, invitasjon, hjemmeside, program, avis, start- og resultatlister.
Logoene fås ved henvendelse til NSF. Se NSFs designhåndbok for retningslinjer om utforming.
Bruk av logoene skal godkjennes skriftlig av NSF i hvert enkelt tilfelle.
NSFs flagg skal benyttes på arenaen(e).
NSF har rett til inntil 40 meter arenareklame med egenprofilering av NSF.
Det er ikke tillatt å benytte FIS’ eller NSFs logo på klær, unntatt dersom klesleverandøren har en avtale med NSF som tillater dette.
5.11 Skipool-leverandører
Leverandører i NSFs Skipool har gratis adgang til arrangementene for å yte service overfor utøverne. ARRANGØREN skal skaffe til veie nødvendige brakker eller lokaliteter til bruk for disse.
Maksimale priser for leie av smøreplass for Skipool- leverandørene er:
- Oppstillingsplass for vogn/henger inkl strøm: kr 750,- pr døgn pr strømuttak
- Leie av smørebod eller plass i smøretelt: Kostpris, kfr 5.2.
- For øvrig må følgende forhold være ivaretatt:
• Nok strøm til å dekke det definerte behovet til servicevognene.
Det blir utarbeidet et eget skjema av NSF/Langrenn som leverandørene fyller ut og sender arrangør. Her opplyses bl.a om strømbehov.
• Minst 1 parkeringsplass inntil hver vogn, for bil eller tilhenger, som praktisk kan brukes som lager. Dvs. innen 10 meter.
• Hver leverandør får i tillegg en gratis parkeringsplass i nærhet til stadion.
• Tydelig avmerket plass til hver vogn ved ankomst, alternativt må det være personell til stede som han henvise plasser.
• Det må være elektrisk kyndig personell til stede på stadion under arrangementet slik at feil ved strømanlegget kan rettes opp raskt.
• Det må bli gitt tydelig informasjon til servicepersonell om endringer i arrangementets program.
• Betaling av vognplass på skirenn skal skje på faktura.
• Det bør fra arrangørens side etterstrebes god service og holdning ovenfor servicepersonellet.
• Alt dette må være klart når servicepersonellet ankommer stadion. (Normalt sett ettermiddag/kveld 2 dager før første konkurranse dag)
• Startlister/heatlister leveres/oppdateres på nett eller andre formålstjenlige medier fortløpende
Krav til Skipool-leverandørene fra arrangørens side:
• NSF/ Langrenn utarbeider bestillingsskjema for skipool- leverandørene, definerer hvilke leverandører som skal omfattes av denne avtalen, og setter frist for innlevering av bestilling til arrangøren.
• Innen 15. november skal leverandørene ha returnert bestillingsskjema for kommende sesong. Bestillingsskjema skal inneholde kontaktopplysninger (navn, tlf/mail), ankomsttid, antall kjøretøy og type kjøretøy, strømbehov.
• Det skal etterstrebes en positiv og løsningsorientert holdning til arrangører og de uforutsette problemer som måtte oppstå.
• Service vogn og utstyr knyttet til denne skal være i god stand, uten mangler og i henhold til bestilling.
• Leverandøren vil bli holdt ansvarlig dersom uaktsom opptreden medfører skade på personer, utsyr, bygninger eller elektrisk anlegg.
5.12 Akkrediteringssystem
Dersom ARRANGØREN benytter akkreditering, skal NSF og ARRANGØREN sammen fastsette hvilke soner som skal benyttes.
ARRANGØREN kan låne Equinor-profilerte akkrediteringsvester. Må avklares minimum to uker før arrangementet.
NSF har rett på det antall akkrediteringer og kjøre- og parkeringstillatelser som man har behov for til ansatte, sportslig apparat, tillitsvalgte og andre personer tilknyttet NSF.
5.13 NSFs offisielle representant
NSF kan oppnevne en eller flere offisielle representanter fra Skistyret og/eller langrennskomiteen. Representantens oppgaver er av formell karakter. Hun/han kan foreta offisiell åpning og avslutning av arrangementene, kan delta under blomsterseremonier og premieutdeling, og gjøre andre oppgaver som er avtalt på forhånd. Reise og opphold dekkes av NSF. ARRANGØREN bestiller overnatting.
5.14 Innkvartering
ARRANGØREN skal forhandle med aktuelle innkvarteringssteder om en gunstigst mulig pris for deltakerne og trenere/ledere.
ARRANGØREN skal sørge for at alle deltakere og trenere/ledere får tilbud om innkvartering i rimelig avstand fra arenaen, og skal være behjelpelig med å formidle kontakt mellom skikretsene og aktuelle innkvarteringssteder. Bestilling av innkvartering skal foregå direkte mellom den enkelte skikrets/klubb og innkvarteringsstedet, og ARRANGØREN har ikke anledning til å ta påslag for rom/overnattingsdøgn.
5.15 Påmelding, data, tidtaking og resultatlister
Ved internasjonale renn skal påmelding gjøres i hht FIS’ regelverk. Ved andre renn skal ARRANGØREN benytte online påmelding gjennom xxx.xxxxxx.xx.
ARRANGØREN skal ha resultatservice og et opplegg for data/tidtaking i hht gjeldende reglement. Resultatlister utformes i hht FIS og NSFs regelverk. Resultatlistene skal sendes NSF og eventuelt FIS i det formatet NSF og FIS bestemmer.
Resultatlistene skal publiseres på ARRANGØRENS internettsider snarest mulig etter hver konkurranse.
5.16 Arenaproduksjon, speaker og lyd
ARRANGØREN oppfordres til å legge opp til en arenaproduksjon, speakertjeneste og et lydbilde mest mulig tilpasset målgruppen for arrangementet, dvs i første rekke deltagerne, publikum og ledere/støtteapparat.
ARRANGØREN skal diskutere opplegget for arenaproduksjon, speakertjeneste og lyd med NSF i god tid på forhånd.
5.17 Presse og media
ARRANGØREN skal tilrettelegge for presse og media slik at de får gode arbeidsforhold. Dette skal gjøres blant annet gjennom:
• Reservert rom/pressesenter på arenaen med arbeidsplasser og internett-tilknytning.
• Prioritert tilgang til utøverne på arenaen og/eller i målområdet
• Akkrediterte fotografer bør i størst mulig grad ha fri og prioritert tilgang til arena, bakke og løyper
• Pressen bør tilbys enkel servering gratis.
• ARRANGØREN bør være behjelpelig med å formidle overnatting.
5.18 Premier og seremonier
ARRANGØREN skal bekoste premiering i hht reglementet. Opplegg for premieutdeling og seremonier skal diskuteres med NSF i god tid på forhånd. Dersom blomsterseremoni gjennomføres skal dette gjøres på arenaen umiddelbart etter at resultatene for de 3 første i klassen er klare.
For EQUINOR Norgescup kan premieseremoniene forenkles etter følgende mal:
- Klassevis premieseremoni på stadion (i egnet lokale)
- Seremonien gjennomføres 20 minutter etter siste løper i mål i klassen (ved enkeltstart), 20 minutter etter at finalen i vedkommende klasse er i mål (ved sprint), og 20 minutter etter at vinneren av klassen er i mål (ved fellesstart).
- 6 beste løpere i hver klasse deltar i premieseremonien. Det er krav om personlig oppmøte på podiet for å motta premie (rennregl pkt 219.3). Premier som ikke blir mottatt ved personlig frammøte under seremonien, utdeles ikke.
- Alle øvrige deltakere får en minnepremie (1 minnepremie pr arrangement/helg)
Ved EQUINOR Norgescup senior inngår U23-cup (21-23 år). Her premieres topp 3 bekostet av ARRANGØREN.
5.19 NSFs Arrangørseminar
ARRANGØREN plikter å delta på NSFs arrangørseminar som avholdes annethvert år, samt eventuelle møter som den aktuelle grenkomite gjennomfører for arrangørene. ARRANGØREN må selv bekoste deltagelse, reise og opphold.
5.20 Reservearena, avlysning, flytting
ARRANGØREN skal inngå avtale med reservearena etter nærmere avtale med NSF.
Avgjørelse om flytting eller utsettelse skal tas senest 10 dager før første konkurransedag. I spesielle tilfeller kan avgjørelsen utsettes. En eventuell avgjørelse om avlysning eller flytting tas av NSF, TD og ARRANGØREN i fellesskap.
Dersom arrangementet eller deler av arrangementet må avlyses dagen før eller samme dag (juryavgjørelse) er det NSFs ansvar å bestemme at hele eller deler av arrangementet utsettes med samme eller annen arrangør.
5.21 Rapport
ARRANGØREN skal etter gjennomføring av arrangementene sende en rapport til NSF og egen skikrets om arrangementene og erfaringene med dette. Seneste tidspunkt for innsendelse er 3 måneder etter arrangementene.
5.22 Rent Idrettslag
Arrangørklubben plikter å gjennomføre e-læringsprogrammet
«Rent Idrettslag» i regi av Antidoping Norge.
5.23 Fluorforbud
ARRANGØREN plikter å tilrettelegge område i tilknytting til start/mål for oppsett av fluorteststasjon (3x3m telt). I tillegg plikter ARRANGØREN å stille med et vist antall personer etter nærmere avtale med NSF kontaktperson. ARRANGØREN dekker honorar til FIS utstyrskontrollør, etter FIS reglement. NSF dekker reise og opphold.
6. ØKONOMISKE FORHOLD
6.1 ARRANGØREN har ansvaret for arrangementets totale økonomi.
6.2 ARRANGØREN mottar normalt ikke økonomisk støtte fra NSF
Dersom NSF ønsker å inngå sponsoravtaler som inneholder leveranser av varer og/eller tjenester til arrangementene, skal dette klareres med ARRANGØREN før slike avtaler inngås.
6.3 ARRANGØREN skal utarbeide fullstendig budsjett som oversendes NSF. NSF skal ha innsyn i alle budsjetter og økonomiske disposisjoner angående arrangementene.
6.3 ARRANGØREN beholder alle inntekter som oppnås i form av offentlige eller andre tilskudd, gaver, donasjoner etc. som ikke er kommersielle inntekter.
6.4 Fullstendig regnskap for arrangementene skal sendes NSF senest 3 måneder etter arrangementenes avslutning.
7. FORSIKRINGER
Hver av partene inngår og bekoster hver sine forsikringsmessige interesser ved arrangementet.
Dersom det oppstår tap som ikke dekkes av de forsikringer som er tegnet, skal tapet dekkes av den part i denne avtale som ville oppebåret vedkommende inntekt.
ARRANGØREN plikter å tegne obligatoriske forsikringer i hht NSFs reglement, samt eventuelt FIS’ reglement dersom rennet er et internasjonalt renn.
8. SAMARBEID
ARRANGØREN og NSF skal samarbeide tett om alle forhold knyttet til planleggingen, forberedelsene og gjennomføringen av arrangementet. NSF skal til enhver tid ha fullt innsyn i alle forhold vedrørende arrangementet.
9. MISLIGHOLD
9.1 Mislighold fra ARRANGØRENs side
Dersom ARRANGØREN vesentlig misligholder sine forpliktelser i henhold til denne avtalen eller unnlater å rette opp et mislighold av denne avtale innen 14 dager etter å ha blitt oppfordret til det ved skriftlig varsel fra NSF, kan NSF heve avtalen.
Som vesentlig mislighold regnes blant annet:
• Salg av rettigheter som ikke disponeres av ARRANGØREN uten samtykke fra NSF
• Manglende planlegging, forberedelse og/eller gjennomføring av arrangementene iht. ARRANGØRENS forpliktelser.
ARRANGØREN skal holde NSF skadesløs for tap som NSF påføres som følge av mislighold fra ARRANGØRENS side.
9.2 Mislighold fra NSFs side
Dersom NSF vesentlig misligholder sine forpliktelser i henhold til denne avtalen eller unnlater å rette opp et mislighold av denne avtalen innen 14 dager etter å ha blitt oppfordret til det ved skriftlig varsel fra ARRANGØREN, kan ARRANGØREN heve avtalen.
ARRANGØREN skal holdes skadesløs for ethvert tap som han påføres som følge av mislighold fra NSFs side.
9.3 Ovennevnte bestemmelser avskjærer ikke partenes rettigheter til å gjøre gjeldende andre misligholdsbeføyelser (krav om retting, omlevering, erstatning m.v.) som følge av at en av partene har misligholdt sine forpliktelser etter avtalen.
10. TVISTELØSNING
Enhver tvist eller uoverensstemmelse vedrørende denne avtalen skal søkes løst i minnelighet. Partene skal lojalt og etter beste evne søke å bidra til at løsningen skjer ved forhandlinger.
11. KONTAKTPERSONER
NSF: Xxxx Xxxxx ARRANGØREN:
Denne avtalen er utferdiget og undertegnet i to eksemplarer, ett til hver av partene.
VEDLEGG:
Samarbeidsavtale med Skipoolmedlemmer/industrien og NSF
Sted/dato …….. Sted/dato……..