KONTRAKT - TJENESTEKJØP

KONTRAKT - TJENESTEKJØP

Trondheim kommune (Oppdragsgiver)

Postadresse: Personaltjenesten Org. nr.: 942 110 464

Postboks 0000, Xxxxxxxxx

Telefonnr.:

Postnr.: 7004 E-post:

Poststed: Trondheim Kontaktperson:

og

Navn på leverandør (Leverandør)

Postadresse: Org. nr.:

Postnr.: Telefonnr.:

Poststed: E-post:

Kontaktperson:

Avtaleområdet:

Anbudskonkurranse på allmenn påbygging for lærlinger

Avtaleperiode:

21.06.2018- 20.06.2021 med opsjon på 1 + 1 års forlengelse

Vedlegg til avtalen:

Vedlegg 1 Tilbudsskjema

Avtale undertegnet:

Avtalen signeres elektronisk i Mercell.

Antall vedlegg: 1 Antall sider: 9

Innholdsfortegnelse

Generelt om avtalen 3

Definisjoner 3

Avtaleperiode 3

Språk 3

Xxxxxxx 0

Omfang og innhold 3

Lønns- og arbeidsvilkår 4

Etisk handel 4

Administrative bestemmelser og sanksjoner for sosiale kontraktsvilkår 4

Leverandørs forpliktelser 5

Leveringsgaranti 5

Miljø 5

Klima- og miljørapportering 5

Leverandørs sideforpliktelser 6

Service 6

Kvalitet 6

Levering 6

Møter og seminarer i kontraktsperioden 6

Statistikk og informasjon 6

Oppdragsgivers krav ved Leverandørens kontraktsbrudd 6

Sanksjoner 6

Lønns- og arbeidsvilkår 6

Xxxxxxxx 0

Heving 7

Pris 7

Pris 7

Regulering av prisen 8

Fakturering 8

E-faktura 8

Krav til merking av faktura i feltet ”Deres referanse” 8

Vedlegg til EHF- faktura 9

Aksesspunkt 9

Generelt 9

Statusmøter 9

Avvik 9

Kommunikasjon 9

Kontraktsbetingelser 9

Transport av avtalen 10

Endringer i Leverandørens organisasjon mv. 10

1 Generelt om avtalen

På bakgrunn av åpen tilbudskonkurranse har Trondheim kommune valgt (leverandørens navn) som Leverandør av allmennfaglig påbygging for lærlinger.

Avtalen mellom Oppdragsgiver og Leverandøren utarbeides i henhold til gjeldende lover, regler og retningslinjer, deriblant lov om offentlige anskaffelser (LOA) m.v. av 17. juni 2016, nr. 73, med tilhørende forskrifter (FOA) fastsatt av Nærings- og fiskeridepartementet 12. august 2016.

2 Definisjoner

I denne kontrakten er Trondheim kommune heretter benevnt som Oppdragsgiver. Firma kontrakten er inngått med, er nevnt som Leverandør.

3 Avtaleperiode

Innkjøpsavtalen med leverandøren gjelder fra 21.06.2019 - 20. 06.2021 med opsjon på 1 + 1

års forlengelse på uendrede vilkår. Opsjonen gir Oppdragsgiver ensidig rett til å prolongere avtalen. Opsjonen skal utløses 3 måneder før avtalen utgår.

4 Språk

All kommunikasjon mellom Oppdragsgiver og Leverandør skal foregå på norsk.

5 Avtalen

5.1 Omfang og innhold

Denne avtalen regulerer de berørte parters rettigheter og forpliktelser ved levering av allmennfaglig påbygging for lærlinger til Oppdragsgiver. Intensjonen med avtalen er å utvikle et gjensidig samarbeid slik at det skapes en effektiv og lønnsom utvikling for begge parter.

Avtalen gjelder levering av:

Allmennfaglig påbygging av generell studiekompetanse til lærlinger i Trondheim kommune. Eier og forvalter av avtalen er Trondheim kommune ved Personaltjenesten.

Bestillinger i avtaleperioden skal foretas på grunnlag av de vilkår som er fastsatt i denne kontrakten.

Oppdragsgiver tar forbehold om eventuelle organisasjonsendringer som kan påvirke avtalen. Oppdragsgiver tar også forbehold om at man ved særskilte prosjekter kan velge ikke å benytte seg av avtalen.

6 Lønns- og arbeidsvilkår

Det stilles krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn allmenngyldig tariffavtale.

På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, stilles det krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes det i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.

Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår.

7 Etisk handel

Leverandøren plikter å påse at produksjon og leveranse av denne kontrakten skjer i henhold til ILOs 8 kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon og FNs menneskerettighetserklæring i Leverandørens egen virksomhet og hos underleverandører. Der det er inkonsistens mellom nasjonal og internasjonal lovgivning, er det høyeste standard som gjelder.

8 Administrative bestemmelser og sanksjoner for sosiale kontraktsvilkår

a) I kontraktsperioden har Xxxxxxxxxxxxx rett til innsyn i, kontroll med og rapportering på Leverandørens oppfølging av kontraktsvilkårene.

b) Leverandøren skal rapportere status og plan for oppfølging for hvordan miljø- og sosiale hensyn er ivaretatt nedover i leveransekjeden for de ytelser kontrakten omfatter.

c) Hvis uregelmessigheter oppdages, skal Leverandøren innen den frist Oppdragsgiver fastsetter utarbeide handlingsplan for forbedringer. Denne handlingsplanen skal godkjennes av Oppdragsgiver og inneholde frister for forbedringene. Om dette ikke gjøres, vil dette være et vesentlig mislighold og Xxxxxxxxxxxxx vil kunne heve kontrakten.

d) Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dette omfatter blant annet:

● Timelister

Timelistene skal inneholde opplysninger om faktisk antall timer som er arbeidet pr dag/ uke/ måned og hvilken periode arbeidet er utført.

● Lønnsslipper

Lønnsslippene skal inneholde opplysninger om lønn pr. time/måned/år,

opplysninger om antall timer overtid, kvelds- og nattillegg og helge- og høytidstillegg samt hvilken periode arbeidet er utført.

● Oppdragsavtale for vikar

● Rutiner rundt oppfølging av at arbeidstidsbestemmelsene (iht. AML) overholdes.

9 Leverandørs forpliktelser

9.1 Leveringsgaranti

Leverandøren innestår for at tjenesten er i samsvar med norske lover og forskrifter. Når Oppdragsgiver har behov for de tjenester det er inngått avtale for, vil disse bestilles fra Leverandøren med mindre særlig hensyn skulle tilsi noe annet.

9.2 Miljø

Leverandøren garanterer at han i hele kontraktsperioden oppfyller avtalens miljøkrav, samt den til enhver tid gjeldende miljølovgivning. Oppdragsgiver vil jevnlig kontrollere dette, og det vil være eget tema på statusmøter.

Leverandør skal arbeide aktivt for å minske miljøbelastningen ved oppfyllelse av avtalen. Leverandøren skal løpende dokumentere hvilket arbeid som nedlegges for å minske miljøbelastningen, og er pliktig til å fremlegge dokumentasjon på Oppdragsgivers forespørsel. Dersom Leverandøren ikke kan dokumentere at avtalens miljøkrav er oppfylt, vil dette bli ansett som et vesentlig mislighold som gir Xxxxxxxxxxxxx rett til å heve avtalen.

9.2.1 Klima- og miljørapportering

Leverandøren skal årlig rapportere status og tiltaksplan for virksomhetens miljø- og klimapåvirkning, første gang innen 3 måneder etter kontraktsignering. Med virksomheten menes den spesifikke tjenesteleverandøren/lokasjonen og ikke en større kjede av virksomheter.

Den første rapporten skal inneholde, men er ikke begrenset til,

● virksomhetsspesifikke nøkkeltall for de siste 12 måneders

○ energibruk kWh) per m2 oppvarmet areal

○ avfallsmengde (kg) fordelt på typer per år

● tiltaksplan med måltall for reduksjon av de nevnte nøkkeltallene

Vedlegg 6 - Rapportering nøkkeltall – Allmennfaglig påbygging for lærlinger skal fylles ut og leveres sammen med rapporten.

Tiltaksplanen er bindende og viser hvordan virksomheten planlegger å redusere sin miljø- og klimapåvirkning. Den kan også omfatte tiltak overfor virksomhetens underleverandører, og andre aspekter som ønskes inkludert.

Etter et år skal rapporten i tillegg til ovenstående inneholde nøkkeltall for

· energibruk (kWh) per kilde (elektrisitet, fjernvarme, vedfyring, gass, etc.)

· avfallsbehandling for de forskjellige typene avfall.

Etter to (2) år skal leverandøren kunne rapportere virksomhetens direkte klimagassutslipp (CO2-ekvivalenter), og måltall for reduksjon av dette.

Oppdragsgiver tar forbehold om mindre endringer i kravet etter avtale med leverandør.

9.3 Leverandørs sideforpliktelser

(Fylles ut før kontraktsignering ut i fra tildelt oppdrag). Leveransen omfatter følgende sideforpliktelser:

9.3.1 Service

9.3.2 Kvalitet

9.3.3 Levering

9.4 Møter og seminarer i kontraktsperioden

Dersom Leverandøren på eget initiativ ønsker å invitere Xxxxxxxxxxxxx/ bestillere til aktiviteter i tilknytning til avtalen, skal program og innhold på forhånd godkjennes av Oppdragsgiver.

9.5 Statistikk og informasjon

Leverandøren skal etter avtale sende statistikk til Personaltjenesten pr. e-post. All statistikk skal presenteres på regneark Excel, og tilbys uten ekstra kostnader for Oppdragsgiver.

Følgende statistikker er aktuelle:

- Oppmøtestatistikk

- Gjennomføring av rådgivningssamtaler

- Gjennomføringsgrad i fagene

Statistikken må kunne presenteres totalt for Oppdragsgiver ved behov. På forespørsel skal Leverandøren kunne utarbeide annen statistikk.

10 Oppdragsgivers krav ved Leverandørens kontraktsbrudd

10.1 Sanksjoner

10.1.1 Lønns- og arbeidsvilkår

Dersom Leverandøren ikke oppfyller forpliktelsene iht. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår, har Oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen tilsvarende ca. 2 (to) ganger innsparingen for Leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er brakt i

orden. Tilsvarende gjelder dersom Leverandør på forespørsel ikke overleverer etterspurt dokumentasjon.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre ytterligere sanksjoner dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår, se pkt 11 heving av kontrakt.

10.2 Dagmulkt

Dagmulkt som i AIK tjenester 2017.

11 Heving

Hver av partene har rett til å heve avtalen dersom den annen part vesentlig misligholder sine avtaleforpliktelser eller det er klart at slikt mislighold vil inntre. Før heving skjer skal det gis en rimelig frist til å rette på forholdet.

For uopprettelige vesentlige mislighold kan partene si opp avtalen med umiddelbar virkning. Følgende forhold anses som uopprettelige vesentlige mislighold:

● Gjentatte brudd på arbeidsmiljøloven, (AML) kapittel 4, 10, 11, 13, § 12-1 til § 12-9, § 14-5, § 14-6, § 14-8, § 14-12 til § 14-14 og § 15-9, ferieloven og likestillingsloven § 3 til § 6 - dokumentert av Oppdragsgiver

● Gjentatte brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale.

● Vesentlige brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale.

● Brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale som ikke er blitt rettet opp ila rimelig tid

● Mangelfull dokumentasjon på at lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten er i samsvar med kontrakten.

● Forhold som gir avvisningsrett i henhold til FOA § 9-5 (3) bokstav b, og § 24-2 (3) bokstav i, jf. konkurransegrunnlaget pkt. 4.6.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å holde tilbake deler av kontraktssummen i de tilfeller Leverandøren har fått en rimelig frist til å rette på forholdet. Selv om avtalen heves kan Xxxxxxxxxxxxx kreve erstatning for tap han påføres av at avtalen heves. Den part som hever avtalen kan kreve erstatning for tap han påføres som følge av at avtalen heves.

Hevingserklæring og krav om retting skal være skriftlig. Dersom leverandøren gis en frist til å rette mangelen, skal fristen angis i varselet / erklæringen.

12 Pris

12.1 Pris

Prisene inkluderer alle kostnader, herunder fakturagebyr, skatter, avgifter og lignende og er i henhold til Leverandørs tilbud datert (dato).

12.2 Regulering av prisen

Prisene er faste første avtaleår. Prisjusteringer kan deretter skje 1 gang per år i avtaleperioden, etter følgende prinsipper:

● Prisendringer skal begrunnes skriftlig minst to (2) måneder før ikrafttredelse, og kan ikke settes i kraft før Innkjøpstjenesten har godkjent prisendringen. Begrunnelsen for prisendringen skal alltid dokumenteres.

● Prisene skal reguleres på bakgrunn av SSB tabell 03013 Konsumprisindeks (2015 = 100) hovedgruppe 10 Utdanning

Prisregulering skal skje ved hjelp av prisreguleringsformelen inntatt under. P1=P0+(P0*((I1-I0)/I0))

P1 = Prisen som skal betales (eksklusive mva).

P0 = Basispris (eksklusive mva), dvs. tilbudspris for tidspunkt I0.

I0 = Indeks for tidspunktet basisprisen er fra, dvs. siste kjente indeks før tilbudsfristens utløp (startindeks). Indeksen var da (fylles ut ved kontraktsinngåelse)

I1 = Indeks for tidspunktet prisjustering skal skje.

Dersom kjøper tar i bruk tjenester som ikke er priset i Leverandørens tilbud skal pris på tjeneste avtales og godkjennes av partene.

Dersom Leverandøren får en prisstigning som etter kommunens vurdering går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for reforhandlinger, eventuelt oppsigelse av avtalen.

13 Fakturering

13.1 E-faktura

Trondheim kommune krever at alle leverandører som har rammeavtaler med kommunen sender faktura og kreditnota elektronisk. Kravet gjelder for alle kjøp av varer og tjenester, unntatt kjøp som er knyttet til brukere som har tilbud hjemlet i lov om sosialhjelp eller lov om barnevernstjenester. Trondheim kommune aksepterer kun elektroniske fakturaer fra sine leverandører i det offentlige standardformatet – Elektronisk HandelsFormat (EHF).

EHF faktura er et XML- format som inneholder både obligatoriske felter og anbefalte felter for elektronisk faktura. Det finnes også valgfrie felter som kan benyttes for å gi utfyllende fakturainformasjon. Informasjon om hvordan komme i gang med EHF finner du på xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxx, samt detaljert beskrivelse av formatet via en egen implementeringsveileder.

13.1.1 Krav til merking av faktura i feltet ”Deres referanse”

Faktura på bakgrunn av e-handelsordre eller rekvisisjoner skal merkes med ordrenummer i feltet ”Deres referanse”.

Annen faktura skal merkes med korrekt TK Org. kode i feltet ”Deres referanse”. Som standard skal kun de siste 6 sifrene i TK Org. koden stå i i de 6 første posisjonene i feltet.

13.1.2 Vedlegg til EHF- faktura

Trondheim kommune ønsker en vedlagt PDF- fil eller TIFF- fil i selve EHF- transen med en referanse mellom transen og filen slik den er beskrevet i standarden for EHF- formatet. Vedlegg i andre formater enn PDF og TIFF blir ikke akseptert. Maks størrelse på vedlegg er 5MB.

13.1.3 Aksesspunkt

Tilknytning til infrastrukturen for å kunne sende/motta EHF faktura, skjer gjennom aksesspunkter. Dette er aktører som tar imot og videresender fakturaer til riktig mottaker, som et elektronisk postkontor.

En fakturasender og/eller -mottaker kan enten koble seg opp til et eksisterende aksesspunkt, eller selv etablere seg som et eget aksesspunkt.

For oversikt over aktuelle aksesspunkter som håndterer EHF formatet, se xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx

13.2 Generelt

Leverandøren og Xxxxxxxxxxxxx skal samarbeide og vise lojalitet i gjennomføringen av avtalen. Begge parter skal umiddelbart underrette hverandre om forhold som de bør forstå vil få betydning for tjenesten, og i nødvendig utstrekning oversende kopier av materiale av betydning for den annen parts ytelse etter avtale.

13.3 Statusmøter

Det skal avholdes minimum 2 statusmøter pr. år, hvor forhold knyttet til avtalen vil bli tatt opp. For å styrke servicen og kommunikasjonen vil det blir holdt oppfølgingssamtaler via telefon, samt kommunikasjon via e-post ved behov. Oppdragsgiver/Leverandør har ansvar for å føre skriftlig referat fra møtene, og referatet skal oversendes den annen part senest en uke etter avholdt møte.

13.4 Avvik

Eventuelle uregelmessigheter i avtaleforholdet bes i første omgang tatt opp med den berørte enhet, foretak eller bedrift og søkes løst der. Innkjøpstjenesten skal ha beskjed om vesentlige avvik og problemer som kan oppstå og som har tilknytning til avtalen.

13.5 Kommunikasjon

Ved kommunikasjon til enheter skal alt som sendes ut godkjennes av Innkjøpstjenesten i forkant.

14 Kontraktsbetingelser

Kontrakt skrives på bakgrunn av konkurransegrunnlaget og Leverandørens tilbud.

Dokumentene rangeres i følgende rekkefølge

● Kontrakt

● Konkurransegrunnlag/møtereferat fra eventuelle forhandlinger

● Alminnelige innkjøpsvilkår for Trondheim kommunes kjøp av tjenester (AIK tjenester 2017)

● Leverandørens tilbud av dato

Eventuelle avvikende leveringsvilkår er uten virkning for leveransen med mindre Oppdragsgiver skriftlig har godtatt dem.

14.1 Transport av avtalen

Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter til tredje part uten den andre parts skriftlige godkjenning. Oppdragsgiver kan kreve kontraktsmessig oppfyllelse fra Leverandøren, og trenger ikke saklig grunn for å nekte overdragelse av kontrakten.

15 Endringer i Leverandørens organisasjon mv.

Endringer som kan få betydning for avtalen, for eksempel Leverandørens organisasjonsform, overdragelse av virksomhet og lignende, skal meddeles skriftlig til Oppdragsgiver snarest.

Oppdragsgiver vil på fritt grunnlag kunne ta stilling til konsekvenser for videre kontrakt med tanke på eventuell heving eller endrede betingelser.