Måleparametere (KPI)
Måleparametere (KPI)
Dato: 03.03.2020
Dokumentets revisjonsliste:
Dato | Versjon | Skrevet av | Endring i forhold til forrige versjon |
Unntatt offentlighet iht. Offentlighetslovens § 14
Innhold
1 Rammer for utforming av definisjoner 3
2 Måleparameter 1: Avvik mellom resultat og budsjett 4
3 Måleparameter 2a: Andel turnover 5
4 Måleparameter 2b: Xxxxx xxxxxx 6
5 Måleparameter 3: Xxxxx xxxxxxxxxxxx i henhold til plan 7
6 Måleparameter 4: Andel regionale/flerregionale/nasjonale anskaffelser 9
7 Måleparameter 5: Xxxxx xxxxxxxxxxxx med gjennomført estimert gevinstberegning 10
1 Rammer for utforming av definisjoner
Den enkelte måleparameter (KPI) er definert i henhold til et standardisert format som er beskrevet nedenfor. Hensikten med formatet er å sikre at den enkelte KPIs formål, beregning og grunnlag for tolkning skal være enhetlig kommunisert.
Formål og link til virksomhetsstrategi
Hovedhensikten med å inkludere KPIer i virksomhetsrapporteringen er å gjøre leserne i stand til å vurdere om Sykehusinnkjøp HF opererer i henhold til vedtatt virksomhetsstrategi.
Definert målsetning En definert målsetning gjør det enklere for leseren å forstå kontekst
som KPI skal leses i. Dette er også viktig med tanke på forventningsstyring av leseren på hva som er å regne som riktig utvikling.
Definisjon og kalkulasjon En tydelig definisjon av KPI og tilhørende begreper som benyttes for å
definere utregningen av den. Det er også beskrevet hvordan KPI kalkuleres, noe som skal sikre at leseren får en presis forståelse av hva og hvordan det blir målt.
Kilder, forutsetninger og begrensninger
For å gjøre leseren i stand til å forstå hva status og utvikling på en KPI er, er det viktig at kilden for data er gjort kjent, samt hvilke eventuelle svakheter innsamlet data har og hvordan det påvirker KPI.
Tolkning og bruk av resultater En kort forklaring på hvordan KPI skal leses og hva informasjonen kan
benyttes til av leser.
Segmentering KPI kan ytterligere forklares ved å bryte KPI opp for å vise status på segmenter av populasjon. Her defineres de viktigste segmentene for den aktuelle KPI.
Benchmarking En konkret beskrivelse av hvordan KPI kan benyttes som et sammenlikningsgrunnlag internt i Sykehusinnkjøp HF, og eventuelt mot andre eksterne virksomheter.
Endringslogg for KPI For å sikre at en KPI kan følges konsekvent over flere år, legges det
opp til en detaljert endringslogg for hver KPI.
Endringslogg
2 Måleparameter 1: Avvik mellom resultat og budsjett
Settes i samarbeid med ledergruppen når endelig målbilde for virksomhetsrapportering (målekort) skal etableres.
Målsetning 2023
Målsetning 2020
Formål og link til virksomhetsstrategi
Definisjon | Kalkulasjon |
Et mål på hvorvidt et regnskapsført resultat er i henhold til budsjettert resultat for en gitt periode. Med resultat menes differansen mellom driftsinntekter og driftskostnader, justert for finansielle kostander og inntekter, avstemt i henhold til en gitt periode. | Måleparameter beregnes innenfor et regnskapsår etter følgende formel: 𝑨𝒗𝒗𝒊𝒌 𝒎𝒆𝒍𝒍𝒐𝒎 𝒓𝒆𝒔𝒖𝒍𝒕𝒂𝒕 𝒐𝒈 𝒃𝒖𝒅𝒔𝒋𝒆𝒕𝒕 = 𝑨𝒌𝒌𝒖𝒎𝒖𝒍𝒆𝒓𝒕 𝒃𝒖𝒅𝒔𝒋𝒆𝒕𝒕 ― 𝑨𝒌𝒌𝒖𝒎𝒖𝒍𝒆𝒓𝒕 𝒓𝒆𝒔𝒖𝒍𝒕𝒂𝒕 |
Xxxxx | Xxxxxxxxxxxxxx | Begrensninger |
Visma Business | Ingen forutsetninger | Ingen begrensninger identifisert |
Avvik mellom regnskap og budsjett, og utviklingen av avviket, er med på å forklare hvorvidt Sykehusinnkjøp evner å styre mot de forutsetningene som ble satt for budsjettet. Xxxxx må følges opp med tiltak for å sikre målsetningene.
Tolkning og bruk av resultater
For analyseformål er det behov for å kunne filtrere/sortere KPI på følgende parametere:
• Divisjoner og avdelinger i Sykehusinnkjøp (inkludert fellesfunksjoner)
• Tid (måned, år)
Segmentering
Måleparameter kan sammenliknes mellom divisjoner og tidsperioder.
Benchmarking
Dato | Endring | Konsekvens | Godkjent av |
Kalkulasjon | |
Antall ansatte som har sluttet frivillig i en periode i forhold til gjennomsnittlig antall ansatte i samme periode. Med antall ansatte som har sluttet frivillig regnes ansatte som har sagt opp sitt arbeidsforhold i Sykehusinnkjøp HF. Sluttdato for arbeidsopphold (etter oppsigelsestid) legges til grunn for tidspunkt for rapportering. | Måleparameter beregnes rullerende for 12 måneder i henhold til følgende formel: 𝐀𝐧𝐝𝐞𝐥 𝐭𝐮𝐫𝐧𝐨𝐯𝐞𝐫 = 𝑨𝒏𝒕𝒂𝒍𝒍 𝒔𝒍𝒖𝒕𝒕𝒆𝒕 𝒗𝒆𝒅 𝒆𝒈𝒆𝒏 𝒐𝒑𝒑𝒔𝒊𝒈𝒆𝒍𝒔𝒆 × 𝟏𝟎𝟎 𝑮𝒋𝒆𝒏𝒏𝒐𝒎𝒔𝒏𝒊𝒕𝒕𝒍𝒊𝒈 𝒂𝒏𝒕𝒂𝒍𝒍 𝒂𝒏𝒔𝒂𝒕𝒕𝒆 𝒊 𝒑𝒆𝒓𝒊𝒐𝒅𝒆𝒏 Gjennomsnittlig antall ansatte i perioden er definert som summen av antall ansatte ved periodestart og -slutt, dividert med 2. |
Xxxxx | Xxxxxxxxxxxxxx | Begrensninger |
Personalportalen (manuell overføring av data). | Fremstille data per avdeling anses som sensitivt og skal holdes på aggregerte nivåer. | Rapportering av turnover vil kun gjøres ned til og med divisjons-nivå. |
Utvikling av indikatorene over tid er viktig for oppfølging av trend. Kan sammenstilles med medarbeiderundersøkelser for å tolke årsaker til utviklingen av indikatoren.
Tolkning og bruk av resultater
For analyseformål er det behov for å kunne filtrere/sortere KPI på følgende parametere:
• Divisjoner og avdelinger i Sykehusinnkjøp (inkludert fellesfunksjoner)
• Tid (måned, år)
Segmentering
Måleparameter kan sammenliknes mellom divisjoner og tidsperioder.
Benchmarking
Dato | Endring | Konsekvens | Godkjent av |
Endringslogg
Kalkulasjon | |
Antall ansatte med sykefravær i forhold til mulige dagsverk i samme periode. Med sykefravær menes både de som er fraværende grunnet egenmelding og sykemelding. Egenmelding regnes som korttidsfravær og sykemelding regnes som langtidsfravær. Alle som har opparbeidet rett til lønn under sykdom skal inkluderes i statistikken, både faste og midlertidig ansatte. «Veiledning for føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom» fra NAV legges til grunn for rapportering av sykefravær. | Måleparameter beregnes rullerende for 12 måneder i henhold til følgende formel: 𝐀𝐧𝐝𝐞𝐥 𝐟𝐫𝐚𝐯æ𝐫 = 𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍𝒕 𝒇𝒓𝒂𝒗æ𝒓 × 𝟏𝟎𝟎 𝑴𝒖𝒍𝒊𝒈𝒆 𝒅𝒂𝒈𝒔𝒗𝒆𝒓𝒌 |
Xxxxx | Xxxxxxxxxxxxxx | Begrensninger |
Egenutviklet Excel-mal fra HR i Sykehusinnkjøp (sykefravær). Xxxxx oppdateres månedlig av HR i Sykehusinnkjøp. | Fremstille data per avdeling anses som sensitivt og skal holdes på aggregerte nivåer. | Fravær på grunn av sykt barn er ikke inkludert i sykefravær. |
Utvikling av indikatorene over tid er viktig for oppfølging av trend. Kan sammenstilles med medarbeiderundersøkelser for å tolke årsaker til utviklingen av indikatorene.
Tolkning og bruk av resultater
For analyseformål er det behov for å kunne filtrere/sortere KPI på følgende parametere:
• Divisjoner og avdelinger i Sykehusinnkjøp (inkludert fellesfunksjoner)
• Tid (måned, år)
• Type fravær
• Kjønn
Segmentering
Måleparameter kan sammenliknes mellom divisjoner og tidsperioder.
Benchmarking
Dato | Endring | Konsekvens | Godkjent av |
Endringslogg
5 Måleparameter 3: Andel anskaffelser i henhold til plan
Formål og link til virksomhetsstrategi
Målsetning 2020
Målsetning 2023
Settes i samarbeid med ledergruppen når endelig målbilde for virksomhetsrapportering (målekort) skal etableres.
Definisjon | Kalkulasjon |
Andel anskaffelser i henhold til plan er definert som den andel anskaffelser av total anskaffelsesportefølje der dagens dato ikke overstiger revidert eller planlagt dato for gjeldende milepæl og som ikke har flyttet leveransedato (milepæl "prosjekt ferdig" eller "virkningsdato"). Definisjon av ulike populasjoner: • Anskaffelsesportefølje - Er de til enhver tid aktive og planlagte anskaffelser som Sykehusinnkjøp HF har registrert og skal gjennomføres. • Leveranseplan - Er alle aktive og planlagte anskaffelser som skal ferdigstilles innen et aktuelt år. Denne låses i en planprosess ved inngang til et nytt år (eller på annet hensiktsmessig tidspunkt), og er et fast målepunkt med varighet på et kalenderår. Leveranseplan er det som skal leveres for gjeldende år. • Gjennomførte anskaffelser - Er alle anskaffelser som har nådd siste milepæl som blir målt innen en gitt periode. Gjennomført anskaffelse = status "Prosjekt ferdig". • Kansellerte anskaffelser – Er alle anskaffelser som avsluttes i overenstemmelse med helseforetakene / kunden. Kansellerte anskaffelser = status "Avlyst" og "Uaktuelt/Slettet" • Etteranmeldte anskaffelser – Er alle anskaffelser som er meldt inn etter at en ferdigstillelsesplan er låst. Ved inngang til ny planperiode vil etteranmeldte planlegges for i ny leveranseplan Definisjon av planprosess for etablering av leveranseplan: I forkant av et nytt år vil følgende gjøres: • Prestasjon fra inneværende år oppsummeres og tiltak for forbedring planlegges • Hele anskaffelsesporteføljen blir vurdert, planlagt for og ressurssatt • Det defineres en leveranseplan som omfatter hele anskaffelsesporteføljen o Leveranseplan 20xx o Leveranseplan 20xx+1 • Dette vil si at ved inngangen til nytt år er anskaffelsesportefølje = leveranseplan 20xx + utkast leveranseplan 20xx+1, utkast leveranseplan 20xx+2 osv. Definisjon av milepæler relevant for måling av KPI: • Prosjektoppstart – Er tidspunktet der ressurser fra Sykehusinnkjøp igangsetter arbeid på prosjektet, underforstått tidspunktet der man kan begynne å føre timer på prosjektet. • Kunngjøring – Er tidspunktet der anbudet er utlyst. • Avtale tildelt – Er tidspunktet for tildeling av avtale(r), hvor tildelingsbrev sendes ut til leverandørene. • Prosjekt ferdig – Er tidspunktet der avtale er signert og klar for implementering. Herunder tidspunktet der | Måleparameter beregnes løpende innad i en planperiode for alle pågående, planlagte og avsluttede anskaffelser. KPI nullstilles ved inngang til en ny planperiode. Xxxxxxxx i henhold til følgene formel: 𝑨𝒏𝒅𝒆𝒍 𝒊 𝒉𝒆𝒏𝒉𝒐𝒍𝒅 𝒕𝒊𝒍 𝒑𝒍𝒂𝒏 = 𝑨𝒏𝒕𝒂𝒍𝒍 𝒂𝒏𝒔𝒌𝒂𝒇𝒇𝒆𝒍𝒔𝒆𝒓 𝒊 𝒉𝒆𝒏𝒉𝒐𝒍𝒅 𝒕𝒊𝒍 𝒑𝒍𝒂𝒏 𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍 𝒂𝒏𝒔𝒌𝒂𝒇𝒇𝒆𝒍𝒔𝒆𝒔𝒑𝒐𝒓𝒕𝒆𝒇ø𝒍𝒋𝒆 «Antall anskaffelser i henhold til plan» er definert som antall anskaffelser der dagens dato ikke overstiger revidert eller planlagt dato for gjeldende milepæl og som ikke har flyttet leveransedato (milepæl "prosjekt ferdig" eller "virkningsdato"). |
prosjektleveranse (inkl. avtale og konverteringslister, etc.) er oversendt til implementeringsansvarlig for implementering. • Kontrakt gyldig fra/Virkningsdato – Er tidspunktet kontrakten skal gjelde fra, altså tidspunktet hvor helseforetak kan begynne å gjøre avrop på avtalen. |
Xxxxx | Xxxxxxxxxxxxxx | Begrensninger |
Innkjøpsportalen – Divisjon Sør-Øst, Midt, Nord, Nasjonale tjenester SharePoint – Divisjon Vest Egenutviklet Excel mal – Divisjon Legemidler | Milepæler må sammenstilles med standardiseringsarbeidet som gjøres i arbeidsstrøm 1, omstillingsprosjektet, når de er ferdig implementert. | Ulike kildesystemer krever en kartlegging av sammenheng mellom ulike kolonner. Dette kan føre til små avvik i definisjoner av hvilken status prosjektet er i. |
I henhold til plan vil gi informasjon om hvor mange av anskaffelsen i porteføljen som er i henhold til den planen som er definert av prosjektleder. Informasjonen kan brytes ned for å se på gjennomføringsdyktighet innen hele anskaffelsesporteføljen, eller brutt ned på den enkelte leveranseplan og etteranmeldte anskaffelser. Slik kan man kartlegge om det er noen forskjell på gjennomføringsevnen på de anskaffelsene Sykehusinnkjøp HF har hatt mulighet til å planlegge for, og de som kommer etteranmeldt.
Tolkning og bruk av resultater
For analyseformål er det behov for å kunne filtrere/sortere KPI på følgende parametere:
• Divisjoner og avdelinger i Sykehusinnkjøp (inkludert fellesfunksjoner)
• Tid (måned, år)
• Kategori
• Leveranseplan/etteranmeldt
Segmentering
Måleparameter kan sammenliknes mellom divisjoner, avdelinger og kategorier.
Benchmarking
Dato | Endring | Konsekvens | Godkjent av |
Endringslogg
6 Måleparameter 4: Andel regionale/flerregionale/nasjonale anskaffelser
Settes i samarbeid med ledergruppen når endelig målbilde for virksomhetsrapportering (målekort) skal etableres.
Målsetning 2023
Målsetning 2020
Formål og link til virksomhetsstrategi
Definisjon | Kalkulasjon |
Andel anskaffelser i anskaffelsesporteføljen som er definert som regional/flerregional/nasjonal i henhold til følgende definisjon: • En nasjonal anskaffelse – En anskaffelse som omfatter minst ett helseforetak fra hver region • En flerregional anskaffelse – En anskaffelse om omfatter minst ett helseforetak fra to eller flere regioner, men ikke alle regionene • En regional anskaffelse – En anskaffelse som omfatter to eller flere helseforetak innad i en region • Lokal anskaffelse – En anskaffelse som omfatter kun ett helseforetak | Måleparameter beregnes rullerende for 12 måneder i henhold til følgende formel: 𝐀𝐧𝐝𝐞𝐥 𝐫𝐞𝐠𝐢𝐨𝐧𝐚𝐥𝐞,𝐟𝐥𝐞𝐫𝐫𝐞𝐠𝐢𝐨𝐧𝐚𝐥𝐞, 𝐧𝐚𝐬𝐣𝐨𝐧𝐚𝐥𝐞 𝐚𝐧𝐬𝐤𝐚𝐟𝐟𝐞𝐥𝐬𝐞𝐫 = 𝑨𝒏𝒔𝒌𝒂𝒇𝒇𝒆𝒍𝒔𝒆𝒔𝒑𝒐𝒓𝒕𝒆𝒇ø𝒍𝒋𝒆 ― 𝒍𝒐𝒌𝒂𝒍𝒆 𝒂𝒏𝒔𝒌𝒂𝒇𝒇𝒆𝒍𝒆𝒓 𝑨𝒏𝒔𝒌𝒂𝒇𝒇𝒆𝒍𝒔𝒆𝒔𝒑𝒐𝒓𝒕𝒆𝒇ø𝒍𝒋𝒆 |
Xxxxx | Xxxxxxxxxxxxxx | Begrensninger |
Innkjøpsportalen – Divisjon Sør-Øst, Midt, Nord, Nasjonale tjenester SharePoint – Divisjon Vest Egenutviklet Excel mal – Divisjon Legemidler | Benytter en antakelse om at alle anskaffelser i Divisjon Legemidler er nasjonale (grunnet manglende tagging av HF i kilde) | Ingen begrensninger identifisert |
Utviklingen vil være en indikator på Sykehusinnkjøp HF sin evne til å konsolidere den nasjonale porteføljen.
Konsolidering bør skje etter en vurdering av markeds-/konkurransesituasjon, strategi for fagområdet, risikobilde etc., og i samarbeid med aktuelle HF/divisjoner.
Tolkning og bruk av resultater
For analyseformål er det behov for å kunne filtrere/sortere KPI på følgende parametere:
• Divisjoner og avdelinger i Sykehusinnkjøp (inkludert fellesfunksjoner)
• Tid (måned, år)
• Kategori
Segmentering
Måleparameter kan sammenliknes mellom divisjoner.
Benchmarking
Dato | Endring | Konsekvens | Godkjent av |
Kalkulasjon | |
Antall avsluttede anskaffelser som har gjennomført en gevinstberegning og registrert gevinst (positiv og negativ) i gjeldende system. Dette sees opp mot totalt antall avsluttede anskaffelser i samme periode. Gevinstberegning innebærer at det er gjort en beregning av estimert gevinst senest på tidspunktet prosjektet er avsluttet. For registreringer gjort i portalen vil «Beregnet årlig gevinst» legge følgende føringer til grunn: • Verdi > 10 eller = 0 eller < -10: Gevinstberegning utført • Øvrige verdier: Gevinstberegning ikke utført | Måleparameter beregnes rullerende for 12 måneder i henhold til følgende formel: 𝐀𝐧𝐝𝐞𝐥 𝐚𝐧𝐬𝐤𝐚𝐟𝐟𝐞𝐥𝐬𝐞𝐫 𝐦𝐞𝐝 𝐠𝐣𝐞𝐧𝐧𝐨𝐦𝐟ø𝐫𝐭 𝐞𝐬𝐭𝐢𝐦𝐞𝐫𝐭 𝐠𝐞𝐯𝐢𝐧𝐬𝐭𝐛𝐞𝐫𝐞𝐠𝐧𝐢𝐧𝐠 = 𝑨𝒏𝒕𝒂𝒍𝒍 𝒂𝒗𝒔𝒍𝒖𝒕𝒕𝒆𝒅𝒆 𝒂𝒏𝒔𝒌𝒂𝒇𝒇𝒆𝒍𝒔𝒓 𝒎𝒆𝒅 𝒈𝒆𝒗𝒊𝒏𝒔𝒕𝒃𝒆𝒓𝒆𝒈𝒏𝒊𝒏𝒈 𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍𝒕 𝒂𝒏𝒕𝒂𝒍𝒍 𝒂𝒗𝒔𝒍𝒖𝒕𝒕𝒆𝒅𝒆 𝒂𝒏𝒔𝒌𝒂𝒇𝒇𝒆𝒍𝒔𝒓 |
Xxxxx | Xxxxxxxxxxxxxx | Begrensninger |
Innkjøpsportalen – Divisjon Sør-Øst, Midt, Nord, Nasjonale tjenester SharePoint – Divisjon Vest Egenutviklet Excel mal – Divisjon Legemidler | Datakilden og KPI-beskrivelsen må revideres når prosjektet for gevinstrapportering er avsluttet og ny rapporteringsmodell er implementert. | I kildesystem er det kun dokumentert størrelse på gevinst, og ikke hvilken type eller hvordan den er beregnet. |
Strategisk viktig parameter som vil signalisere til kunder og eiere at Sykehusinnkjøp HF har fokus på gevinstrealisering. Kan brukes som styringsparameter for prioritering av anskaffelser
Tolkning og bruk av resultater
For analyseformål er det behov for å kunne filtrere/sortere KPI på følgende parametere:
• Divisjoner og avdelinger i Sykehusinnkjøp (inkludert fellesfunksjoner)
• Tid (måned, år)
• Kategori
Segmentering
Måleparameter kan sammenliknes mellom divisjoner.
Benchmarking
Dato | Endring | Konsekvens | Godkjent av |