Åpen tilbudskonkurranse:
Åpen tilbudskonkurranse:
Transport av mat på lørdager, søndager og helligdager Tilbudsfrist: 24.06.2024, kl 12:00
Innholdsfortegnelse
3
1.4 REGELVERK OG KUNNGJØRING 3
6
2.1 KVALIFIKASJONSKRAV OG DOKUMENTASJONSKRAV 6
6
7
8
11
12
1 GENERELT OM KONKURRANSEN
1.1 KORT BESKRIVELSE
Eigersund kommune gjennomfører en åpen tilbudskonkurranse for inngåelse av kontrakt som gjelder utkjøring av mat. Utkjøringen gjelder levering av mat fra kjøkkenet på Lagård til aktuelle enheter på lørdager, søndager og bevegelige helligdager.
Lag og foreninger oppfordres til å gi tilbud.
1.2 KONTRAKTSVERDI
Estimert årlig verdi på avtalen er ca. kr 130.000 – 140.000,- pr år basert på erfaringstall. Samlet verdi på avtalen vil være i størrelsesorden kr 520.000 - 560.000,-. Beløpene er veiledende og medfører ingen rettigheter for leverandør eller forpliktelse for kommunen. Avtalen er for 2 år med opsjon 1år + 1år.
Oppdragsgiver tar forbehold om at konkurransen kan avlyses (hvis saklig grunnlag).
1.3 KRAV TIL TILBUDET
Tilbyder skal utarbeide et skriftlig tilbud med dokumentasjon iht. de krav som er spesifisert i dette konkurransegrunnlaget. Mangelfulle tilbud kan bli avvist fra konkurransen.
Tilbud skal organiseres slik at de er enkle å finne frem i. Tilbudet skal følge denne rekkefølge:
1. | Vedlegg 1 – Tilbudsbrev |
2. | Vedlegg 2 – Prisskjema |
3. | Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskrav |
Det gis ikke anledning til å inngi alternative tilbud eller tilbud på deler av oppdraget. Tilbud på annen løsning enn de spesifiserte eller som på en annen måte ikke er i overenstemmelse med konkurransegrunnlaget, anses som et tilbud med forbehold eller avvik, jf.kapittel 1.10.
Tilbudet og alle tilhørende dokumenter skal utarbeides på norsk.
Alle kostnader ifm. tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av den enkelte tilbyder.
Det gjøres oppmerksom på at manglende dokumentasjon i tilbudet, vesentlig avvik fra kravspesifikasjonen, kvalifikasjonskrav som ikke er oppfylt etc, vil kunne føre til avvisning av tilbud. Avvisningsreglene knyttet til offentlige anskaffelser finnes i kapittel 24 i Forskrift om offentlige anskaffelser, og tilbydere oppfordres til å gjøre seg kjent med disse.
1.4 REGELVERK OG KUNNGJØRING
Anskaffelsen er omfattet av følgende regelverk:
LOA - Lov om offentlige anskaffelser (anskaffelsesloven) av 17.06.2016 nr.73
FOA - Forskrift om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften) av 12.08.2016 nr 974, del I.
1.5 KONTAKTPERSON
Oppdragsgivers kontaktperson i forbindelse med anskaffelsesprosessen er:
Navn: Xxxxxxx Xxxxxxxxx
E-mail: xxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx
All kommunikasjon ifm. tilbudsforespørselen skal skje via mail til kontaktperson.
1.6 INNLEVERING AV TILBUD
Tilbudet kan oversendes pr e-post til kontaktperson.
Tilbudsfrist: 24.06.2024 kl. 12.00
Det vil ikke være anledning til å levere tilbud etter denne fristen.
Det skal i tilbudet oppgis om det er informasjon i tilbudet som leverandøren mener at skal unntas offentlighet. Det presiseres at det er visse vilkår som må være plass for at noe skal kunne unntas fra offentlighet, og det henvises i den forbindelse til kap. 1.9 i dette konkurransegrunnlaget.
Oppdragsgiver vil gjøre en selvstendig vurdering mht. offentlighet.
Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig.
Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal følgelig leveres i samme utforming tilsvarende et nytt tilbud.
Det vil ikke finne sted offentlig åpning av tilbudene.
1.7 VEDSTÅELSESFRIST
Xxxxxxxx skal vedstå seg sitt tilbud i tre måneder fra innleveringsdato.
1.8 RETTELSER/SPØRSMÅL
Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige.
Dersom tilbyder oppdager feil, mangler eller noe annet som er utelatt eller uklart i konkurransegrunnlaget, skal tilbyder straks varsle Oppdragsgiver om dette.
Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget skal stilles skriftlig til kontaktperson innen 10.06.2024. Spørsmål etter dette tidspunkt er ikke garantert svar. Tilbydere oppfordres til å stille avklarende spørsmål hvis noe er uklart.
1.9 OFFENTLIGHET
Oppdragsgiver følger Offentlighetsloven mht. til innsyn i tilbud og protokoll (§ 23 tredje ledd) og meroffentlighet (§ 11). Opplysninger som er underlagt taushetsplikt i medhold av lov eller forskrift er imidlertid unntatt offentlighet, som Fvl § 13 og FOA § 3-6. Tilbud og protokoll er offentlige når valg av leverandør er gjort.
Xxxxxxxx bes å angi hvilke opplysninger i sitt tilbud som de mener skal unntas offentlighet. Oppdragsgiver vil imidlertid gjøre en selvstendig vurdering mht. offentlighet.
1.10 FORBEHOLD
Oppdragsgiver oppfordrer leverandørene til å gi tilbud som er uten forbehold eller avvik. Dersom leverandøren tar forbehold eller har avvik mot deler av konkurransegrunnlaget, skal forbeholdene og avvikene beskrives entydig og presist i tilbudet, slik at det ikke kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes i forhold til de øvrige tilbudene. Forbehold kan beskrives i vedlegg 1, eventuelt som et eget vedlegg til tilbudet. Forbehold eller avvik må referere til et konkret punkt i konkurransegrunnlaget.
Forbehold eller avvik som ikke er beskrevet på en slik måte som i forrige avsnitt vil ikke bli tatt hensyn til, med mindre det er åpenbart at leverandør har ment å ta et forbehold eller gjøre et avvik, og dette blir oppdaget av oppdragsgiver ved gjennomgangen av tilbudet. Det forutsettes at oppdragsgiver kan vurdere forbeholdene uten kontakt med leverandør.
Vesentlige forbehold eller vesentlige avvik kan føre til avvisning av tilbudet. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende krav og kontraktsbestemmelser. Slike forbehold vil kunne føre til avvisning.
1.11 MEDDELSELSE OM VALG AV LEVERANDØR
Oppdragsgiver informerer alle leverandører som har gitt inn gyldig tilbud skriftlig om hvem oppdragsgiver har til hensikt å tildele kontrakt til, så snart valg av leverandør er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget som er gjort, samt inneholde opplysninger om karensperiode.
2 KVALIFIKASJONSKRAV
2.1 KVALIFIKASJONSKRAV OG DOKUMENTASJONSKRAV
Minimumskrav som stilles for at tilbyderen skal kunne delta i konkurransen. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene.
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav | Bekreftes dokumentert |
A) Det er et krav at tilbyder er et lovlig etablert foretak/lag/forening | Dokumenteres med firmaattest eller tilsvarende. | Vedlegg |
B) Det kreves god gjennomføringsevne, og tilbyder skal ha nødvendig kapasitet (ift bemanning) til å påta seg oppgaven og ansvaret som følger med avtalen | Det skal legges ved en beskrivelse av organisasjonen hvor dette fremkommer, samt hvordan oppdraget tenkes å gjennomføres ift.bemanningen | Vedlegg |
3 KRAVSPESIFIKASJON
Oppdragets omfang omfatter at leverandør henter og leverer matskap og matkasser til aktuelle enheter. Dette er en svært omfattende avtale, da levering vil foregå to dager hver helg, inkludert alle bevegelige helligdager gjennom et helt år.
På aktuelle dager (lørdager, søndager og helligdager) skal leverandør hente og levere matskap og matkasser til:
• Kjerjaneset 2 matskap og matkasser
• Lundeåne 1 matskap og matkasse
På Slettebø skal det på de aktuelle dagene (lørdager, søndager og helligdager) leveres en matkasse til følgende boliger:
1. Kvernstua
2. Fløygården
3. Bærumsgården
4. Solskar
Se eget dokument for kart over boligene (vedlegg 3).
Leverandør skal sette opp en vaktliste pr. måned som til enhver tid viser hvem som skal kjøre. Det må også fremkomme telefonnummer til aktuelle personer på vaktlisten. Leverandør er selv ansvarlig for å skaffe erstatter dersom sykdom eller andre forhold skulle inntreffe. Det skal oppgis navn på kontaktperson, og kontaktinformasjon til den som har hovedansvar for avtalen.
3.1 ARBEIDSBESKRIVELSE
Leverandør skal hente matbil i garasjen på Slettebø. Leverandør vil få utlevert egen nøkkel til både bil og garasje.
• Levering av 2 matskap + matkasse til Xxxxxxxxxxx
• Xxxxxxxx av 1 matskap + matkasse til Lundeåne
• Levere og sette inn varm mat i varmeskap hos: Solskar, Kvernstua og Bærumsgården. Matkassene med tomme matskåler fra dagen før tas med i retur.
• Levere matkasse til Fløygården. Her hentes også returkasse fra dagen før.
• Ca kl. 13.00 skal tomme skap og kasser returneres til Sykehuskjøkkenet for vask.
• Matbilen parkeres i garasjen. Dersom det er matsøl i bilen, skal dette tørkes vekk. Sidedørene settes åpne for lufting.
3.2 TIDSPUNKT
Utkjøring av matskap/matkasser skal skje til følgende ca. tidspunkter:
• Matkasser til Bakkebø, ca kl. 11.00
• Matskap til Kjerjaneset og Lundeåne, ca kl. 11.30. Retur ca. kl. 12.50.
Eventuelle endringer av disse tidspunktene kan avtales med leder ved kjøkkenet. Basert på tidligere erfaringer, er tidsbruk pr gang på ca 2,5 timer.
4 TILDELINGSKRITERIER
Tildeling av kontrakt skjer etter en vurdering av hvem som har levert det mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier:
Tildelingskriterier | Krav til dokumentasjon |
1) Pris | Utfyllelse av prisskjema |
4.1 PRIS
Pris skal oppgis i vedlegg 2, prisskjema. Det skal i vedlegg 2 oppgis en fastpris pr. dag. Pris skal oppgis eks. MVA, men ellers være inklusiv alle andre kostnader med oppdraget.
5.1 ENDRINGER, TILLEGG M.V.
Endringer, tillegg m.v. til denne avtale skal være skriftlig. Vesentlige endringer godtas ikke.
5.2 FORHOLDET TIL TREDJEMANN
Det er ikke adgang til å overføre rettigheter eller plikter etter denne avtale til tredjemann uten skriftlig samtykke fra den annen part. I denne anledning anses kommunen, kommunalt eide selskaper og selskaper/stiftelser som får sine vesentligste økonomiske bidrag fra kommunen som en enhet.
Leverandøren plikter å sørge for at kommunen får de samme rettigheter overfor underleverandører eller andre som deltar i oppfyllelsen av leveranse iht. denne avtale, og at disse blir pålagt de forpliktelser som fremgår av denne avtale, inkludert de dokumenter som er nevnt i denne avtale.
5.3 DOKUMENTRANG
Dersom avtaledokumentet inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge:
• Skriftlige endringer til kontrakten
• Kontrakten
• Konkurransegrunnlaget
• Tilbudet fra leverandøren
Hvis tilbud inneholder forbehold eller lignende som avviker fra konkurransegrunnlaget, vil dette kunne føre til avvisning av tilbud. Hvis det tas forbehold eller lignende som aksepteres av oppdragsgiver, gjelder dette foran konkurransegrunnlaget. I slike tilfeller vil disse konkrete forholdene fremgå av kontrakten.
5.4 TAUSHETSPLIKT
Leverandøren og dennes personale skal følge de samme regler som gjelder for kommunens personale i forbindelse med sikring av konfidensiell informasjon. Det forventes ellers høy etisk standard på det personell som benyttes til å gjennomføre oppdrag for kommunen.
5.5 FAKTURERINGS- OG BETALINGSBETINGELSER
Betalingsbetingelser er 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. Det skal ikke beregnes noen form for gebyrer eller tillegg. Eventuell morarente beregnes iht. forsinkelsesrenteloven.
Faktura skal henvise til gjeldende avtale. Faktura skal være oversiktlig og godt lesbart slik at det er lett å kontrollere at kommunen har fått avtalte priser. Faktura skal sendes elektronisk (EHF-format) via Oppdragsgiver sin meldingssentral.
Betaling skal anses å være foretatt når Oppdragsgiver har innlevert betalingsoppfordring/- anmodning til bank/post.
5.6 PRISJUSTERINGER
Tilbudte pris er bindende, med mindre helt spesielle forhold ved oppdraget/arbeidet tilsier nærmere forhandlinger
Prisene skal være faste i ett år regnet fra avtaleinngåelsen. Deretter kan prisene justeres årlig iht. siste tilgjengelige KPI fra SSB for siste 12 måneder. Prisøkning skal varsles skriftlig minst en måned i forveien, og begrunnes med økning i KPI.
5.7 OPPSIGELSE
Ved vesentlig mislighold fra en av avtalepartene kan avtalen skriftlig sies opp med én måneds varsel for begge parter.
Dersom det i avtaleperioden oppstår forhold som gjør avtalen urimelig for en av partene, kan det kreves forhandlinger om revidering eller oppsigelse av avtalen for gjenværende avtaleperiode.
5.8 TVISTER
Dersom det oppstår tvister mellom partene om tolkninger eller rettsvirkninger av kontrakten, skal tvisten søkes løst ved forhandlinger. Fører slike forhandlinger ikke frem kan enhver av partene bringe saken inn for de ordinære domstoler.
5.9 BRUKAVUTENLANDSKARBEIDSKRAFT
Leverandøren er ansvarlig for å sette seg inn i og overholde de lover og regler som gjelder for bruk av utenlandsk arbeidskraft.
5.10 LØNNS- OG ARBEIDSFORHOLD
Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av gjeldende lov- og forskrifter eller gjeldende landsomfattende tariffavtaler for den aktuelle bransje. Alle avtaler Leverandøren inngår og som innebærer utførelse av arbeid under inngått avtale med oppdragsgiver skal inneholde tilsvarende forpliktelse.
Leverandøren skal på forespørsel fra Oppdragsgiver legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Oppdragsgiver kan kreve at opplysningene skal legges frem for en uavhengig tredjepart som Oppdragsgiver har gitt i oppdrag å undersøke om kravene i denne bestemmelsen er oppfylt. Leverandøren kan kreve at tredjeparten skal ha undertegnet en erklæring om at opplysningene ikke vil bli benyttet for andre formål enn å sikre oppfyllelse av Leverandørens forpliktelse etter denne bestemmelsen.
Dokumentasjonsplikten gjelder også underleverandører.
Dersom en uavhengig tredjepart kommer til at kravene i denne bestemmelsen ikke er oppfylt, og Leverandøren bestrider dette, kan Oppdragsgiver kreve at Leverandøren og underleverandøren legger frem dokumentasjon for Oppdragsgiver om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet.
Leverandøren skal påse at ansattes rettigheter etterleves i egen virksomhet og hos den eller de underleverandører som direkte medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt.
Oppdragsgiver kan kreve at Leverandøren fremlegger dokumentasjon på at kravene er oppfylt.
Oppdragsgiver, eller den Oppdragsgiver bemyndiger, forbeholder seg retten til å gjennomføre annonserte, semi- annonserte eller uannonserte kontroller hos en eller flere aktører i leverandørkjeden i kontraktsperioden. I
tilfelle kontroll plikter Leverandøren å oppgi navn og kontaktopplysninger på underleverandører. Kontaktopplysninger behandles konfidensielt.
Ved brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår skal Leverandøren rette forholdet. Der bruddet har skjedd hos en underleverandør er rettingsplikten begrenset til krav som er fremmet skriftlig innen tre måneder etter lønnens forfallsdato, både for krav som følger av allmenngjort tariffavtale og landsomfattende tariffavtale. De vilkår og begrensninger som følger av lov om allmenn gjøring av tariffavtaler mv. av 4. juni 1993 § 13 skal gjelde i begge disse tilfellene.
Oppdragsgiver har rett til å holde tilbake et beløp tilsvarende ca. to ganger innsparingen for arbeidsgiveren. Tilbakeholdsretten opphører så snart retting etter foregående ledd er dokumentert. Vesentlig mislighold av lønns- og arbeidsvilkår hos Leverandøren kan påberopes av oppdragsgiver som grunnlag for heving, selv om Leverandøren retter forholdene. Dersom bruddet har skjedd i underleverandørleddet, kan oppdragsgiver på samme måte kreve at Leverandøren skifter ut underleverandører. Dette skal skje uten omkostninger for oppdragsgiver.
5.11 STATISTIKKOGRAPPORTER
Oppdragsgiver skal vederlagsfritt kunne be om å få tilsendt periodiske rapporter over forbruk knyttet til kontrakten. Rapportene skal inneholde opplysninger om periode, hvem hos oppdragsgiver som har bestilt oppdraget, hva oppdraget gjelder og forbruk i kroner og timer på det enkelte oppdrag.
5.12 KVALITETSSIKRING OG KVALITETSKONTROLL
Leverandøren skal ha et kvalitetssikringssystem tilpasset Leveransen og som er innrettet slik at faktiske mangler, potensielle mangler og andre forhold som kan føre til utilfredsstillende kvalitet, blir oppdaget så tidlig som mulig.
Oppdragsgiver har rett til å kontrollere alle forhold ved Leverandørens oppfyllelse av sine forpliktelser. Oppdragsgivers rett til å kontrollere, er uavhengig av på hvilket sted Leverandøren utfører sine forpliktelser etter avtalen. Oppdragsgivers kvalitetskontroll fritar ikke Leverandøren fra de forpliktelser han har påtatt seg i avtalen. Manglende utført kvalitetskontroll fra Oppdragsgivers side medfører ingen reduksjon av Oppdragsgivers rettigheter etter avtalen.
Navn på firma: | |
Adresse: | |
Kontaktperson ifm. anbud: | |
Telefonnummer: | |
E-post: | |
Organisasjonsnummer: |
Vi viser til mottatt konkurransegrunnlag. Vi ønsker herved å inngi et komplett tilbud i henhold til de forutsetninger som er gitt i konkurransegrunnlaget.
Tilbudet leveres uten forbehold. Vi tar følgende forbehold:
Referanse konkurransegrunnlaget | Beskrivelse av og årsak til forbehold | Konsekvenser for ytelser, pris, risiko, fremdrift m.v. |
Det kan eventuelt benyttes eget ark for å beskrive forbehold, men disse må beskrives nøye, og det må ikke være tvil om hva forbeholdet gjelder og konsekvenser av dette. Oppdragsgiver oppfordrer leverandørene til å gi tilbud som er uten forbehold, jf. kapittel 1.10.
Med vennlig hilsen
Dato / Signatur / Tittel:
Side 11 av 12
Pris – Transport av mat helger/helligdager | Pris eks. MVA |
Fastpris på oppdraget pr. dag. Pris skal oppgis eks. MVA, men ellers være inklusiv alle andre kostnader med oppdraget. Det skal ikke faktureres for noe annet, utover den prisen som oppgis her. | Kr |
Kontaktperson som har hovedansvar ifm. avtalen:
Side 12 av 12