Rammeavtaler for kjøp av Hotelltjenester Saksnr: MA2402/11N Hotelltjenester

Formålet med avtalen er å ha tilgang til prisgunstige og kvalifiserte hotelltjenester til definerte og avtalte betingelser, på en ressurs- og tidsbesparende måte gjennom avtaleperioden i hele Norge.

For å tilfredsstille Oppdragsgivers formål med avtalen, omfatter avtalen de krav som partene har spesifisert nærmere i bilagene til avtalen.

NRK legger stor vekt på at den nye avtalen skal bidra til å effektivisere NRKs rutiner innenfor bruk av hotelltjenester der bestilling og betaling settes i fokus, i tillegg til selve hotellovernattingen.

3.2 Rammeavtalens dokumenter

Rammeavtalen består av følgende dokumenter:

Dokument	Innhold
Dette dokumentet (Del III), den generelle rammeavtaleteksten	Fastsetter alle betingelser for utøvelse av Rammeavtalen i kontraktsperioden
Del II Leverandørkrav	Kvalifikasjonskrav som må være oppfylt for at tilbudet skal komme i betraktning
Del IV - Spesifikasjon og prising av ytelsene	Spesifikasjon av tilbudte ytelser som omfattes av rammeavtalen samt angivelse av maksimale priser for disse
Vedlegg 1 – NRKs distriktskontorer og viktige avdelinger utenfor Marienlyst	En oversikt over NRKs distriktskontorer og viktige avdelinger utenfor Marienlyst som også vil bli brukere av NRKs nye avtaler på det aktuelle området
Vedlegg 2 – NRKs innkjøpsbetingelser	NRKs alminnelige innkjøpsbetingelser datert november 2010
Vedlegg 3 – Priser og kvantitativ informasjon	Leverandørens besvarelse av priser og kvantitativ informasjon

Tabell 1 – Avtalens dokumenter

4. Prioritet ved motstrid

Dersom det foreligger motstrid mellom dokumentene i denne rammeavtale skal de gis prioritet i denne rekkefølge, med mindre annet uttrykkelig er spesifisert:

Endringsbilag etter at avtalen er signert
Spesifikasjon og prising av ytelsene (Del IV) sammen med Vedlegg 3
Den generelle rammeavtaleteksten (dette dokumentet)

5. Utøvelse av avtalen

5.1 Antall avtaler

Denne Rammeavtalen er:

Eksklusiv – kun tildelt Leverandøren eller
En av maksimalt 3 parallelle rammeavtaler for hotellovernatting i Norge

5.2 Iverksettelse av minikonkurranse

Ved større prosjektkjøp som samlet overstiger 50 overnattingsdøgn forbeholder NRK seg retten til å kunne iverksette ny konkurranse (minikonkurranse) mellom rammeavtale avtaleparter på den spesifikke destinasjonen.

Eksempel på slike prosjekter kan være sports-/ underholdningsarrangementer og store produksjoner. Tildeling vil da bli gjort i henhold til opprinnelige tildelingskriterier med tillegg av eventuelle spesifikke krav som er knyttet til det enkelte prosjektet. Slike krav vil bli inntatt i konkurransegrunnlaget for den enkelte konkurransen.

6. Kontakt mellom leverandør og NRK

NRK ønsker å ha én hovedansvarlig representant å forholde seg til for alle spørsmål vedrørende avtalen, for hvert av disse to saksområder:

For anbuds/tilbudsprosessen og senere implementering, oppfølging og evaluering.

Den som skal signere avtalen, må ha fullmakt til dette, og kan være en annen person enn saksbehandler for avtalen.

For daglig, løpende bruk av avtalen.

Kan gjerne være flere personer eller et team, men én person som hovedansvarlig.

Partene skal holde hverandre underrettet om hvem som til en hver tid er deres representant(er). Representantene skal ha fullmakt til å opptre på vedkommende parts vegne i ordinære saker som gjelder deres definerte områder vedrørende bruk av avtalen.

Ved bytte av kontaktperson(er) hos leverandør, skal NRK godkjenne / bekrefte dette. Tilsvarende skal NRK informere leverandøren ved bytte av kontaktperson hos NRK.

Kontaktpersoner hos NRK ved ikrafttredelse av avtalen er oppført som merkantilt ansvarlige for avtalen, se Kapittel 2.

7. Bestillingsrutiner

Bestilling av hotellovernatting på rammeavtalen skal gjøres på en av følgende måter:

Den ansatte foretar en bestilling direkte til det aktuelle hotellet via telefon, faks, e-post eller internett
Den ansatte bestiller overnatting gjennom NRKs prioriterte reisebyrås systemer (Amadeus/ Online-løsning).

For lettest mulig å kunne benytte avtalen for den enkelte, er det ønskelig at en avtalekode som eventuelt må oppgis, er så enkel som mulig. Eksempelvis ”NRK” eller lignende.

Hotellet skal oppgi NRKs bestillingsnummer som referanse på alle dokumenter som gjelder bestillingen.

8. Priser og betalingsbetingelser

8.1 Priser

Priser skal fremgå av Kapittel 6, Del IV (Spesifikasjon og prising av ytelsene) og/eller vedlegg 3 Priser og kvantitativ informasjon. Alle priser skal oppgis inklusive merverdiavgift. Det skal ikke faktureres for kostnader som ikke er avtalt i ovennevnte kontraktsdel/ bilag.

8.2 Betalingsbetingelser

Det forutsettes at alle opphold kan betales både med faktura og med kredittkort. Ved begrensninger i type kredittkort, skal dette oppgis spesielt.

Tjenesten skal være levert når kredittkort belastes eller faktura sendes.

Faktura skal inneholde følgende opplysninger:

Tydelig referanse og navn
Dato og klokkeslett for overnattingen
Produksjonsnummer
Ansatt/ medvirkende

Hotellet forplikter seg til å overføre relevant fakturainformasjon som mottas fra reisebyrå, til faktura.

Faktura merkes med adresse: NRK AS, AREG RM 11, 0340 Oslo. Faktura uten korrekt merking returneres.

Faktura skal sendes NRK som e-faktura, eller i PDF- / TIF - format. E-post sendes til postadressen xxxxxxxx@xxx.xx.

Betaling skjer pr 30 dager i henhold til korrekt faktura fra Leverandøren. Fakturagebyr, ekspedisjonsgebyr eller lignende aksepteres ikke.

Hvis NRK ikke betaler til avtalt tid, har Leverandøren krav på rente i henhold til lov om forsinket betaling av 17. desember 1976 nr 100, av det beløp som er forfalt til betaling.

8.3 Prisreguleringer

Kontraktsfestede priser skal normalt ikke endres i rammeavtaleperioden, jfr. Kapittel 6 i Del IV (Spesifikasjon og prising av ytelsene). Ved reforhandling av Rammeavtalen kan en av partene kreve at priser reguleres. Slik regulering skal i så fall skje basert på endringer i Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks (hovedindeksen) for siste år.

Ved endring i offentlige skatte- og avgiftsbestemmelser som er relevante for denne avtalen, kan prisene justeres tilsvarende.

Generelt prisfall i markedet på tjenester nevnt i denne avtale skal omgående komme NRK til gode ved at NRKs rabattsatser økes tilsvarende.

Alle prisendringer skal være godkjent av NRK før de trer i kraft.

8.4 Konkurransedyktighet

Leverandøren forplikter seg til å sørge for at de priser og vilkår NRK får i denne avtale er minst like gode som de Leverandøren gir andre tilsvarende kunder av NRKs størrelse i Norge.

Leverandøren forplikter seg til å laste avtalepriser og alle andre priser som er lavere en avtalepris på et visst tidspunkt.

Dersom Leverandøren tilbyr en annen kunde av NRKs størrelse varige bedre priser eller vilkår enn det som fremkommer av denne avtale, har NRK krav på en tilsvarende endring av denne avtale, og Leverandøren skal tilbakebetale overprisen til NRK.

8.5 Provisjon fra 3. part

Hvis leverandøren mottar provisjon fra 3. part på grunnlag av omsetning på denne avtalen, skal denne i sin helhet tilfalle NRK.

9. Særskilte forpliktelser for Leverandøren

Leverandøren er ansvarlig for å tilby kompetanse som på en helhetlig måte dekker de formål og krav som fremgår av denne Rammeavtalens Del IV. Dersom avtalte tidsrammer i flere tilfeller og/eller i vesentlig grad oversittes før Leverandøren gir respons eller kan utføre bestilt eller avtalt oppdrag, er dette å anse som mislighold.

Leverandøren skal holde Oppdragsgiver orientert om forhold som har betydning for en effektiv utnyttelse av Rammeavtalen. Leverandøren plikter å varsle Oppdragsgiver dersom Leverandøren blir kjent med at kostnaden ved en tjeneste eller et produkt ikke står i rimelig forhold til Oppdragsgivers nytte av tjenesten eller produktet. Leverandøren skal også informere Oppdragsgiver om øvrige forhold som kan få betydning for Oppdragsgiver, herunder forhold knyttet til Leverandørens virksomhet, produkter og tjenestetilbud, mv.

Leverandøren skal holde seg informert om, og rette seg etter, de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og andre reguleringer som gjelder for Oppdragsgiver. Leverandøren kan ved endringer som inntrer etter inngåelse av Rammeavtalen, og som Leverandøren ikke hadde eller ikke burde hatt kunnskap om, og som nødvendiggjør vesentlig endringer i Leverandørens forpliktelser etter avtalen, kreve slik endring i vederlaget som er rimelig ut fra den merkostnad endringen medfører for Leverandøren.

Oppdragsgiver kan oppnevne en revisor som skal ha rett til å gjennomgå nødvendig og relevant informasjon hos Leverandøren for å kontrollere at Leverandøren overholder sine forpliktelser i henhold til denne Rammeavtalen.

Leverandøren skal ha et dokumentert og fungerende kvalitetssystem for å sikre at kvalitetskravene og kravene til gjennomføring som er angitt i denne Rammeavtale med bilag overholdes. Oppdragsgiver skal ha rett til å foreta kvalitetsrevisjon og verifikasjon av Leverandørens og eventuelle underleverandørers kvalitetssikring.

10. Underleverandører

Leverandøren har rett til å la deler av sine avtaleforpliktelser utføres av underleverandører. Leverandøren er fullt ansvarlig for utførelsen av underleverandørers oppgaver på samme måte som om Leverandøren selv sto for utførelsen.

Oppdragsgiver skal skriftlig forhåndsgodkjenne underleverandører så langt dette er praktisk mulig. Oppdragsgiver kan på saklig grunnlag nekte Leverandøren å benytte en underleverandør. Dersom begrunnelsen for dette er konfidensiell iht. lov eller forskrift gitt i medhold av lov, trenger ikke Oppdragsgiver å angi noen begrunnelse for å nekte godkjennelsen. Med underleverandør menes både underleverandører og kontraktsmedhjelpere.

11. Brukere av avtalen

Dersom det oppstår ekstra utgifter i forbindelse med å bruke avtalen, så kan NRKs ansatte likevel benytte annet overnattingsalternativ. Det samme gjelder ved markedspriser og tilbud som innebærer betydelig besparelse for den enkelte reise.

Brukere av avtalen vil være alle enheter i NRK med nåværende og eventuelle framtidige datterselskap eller selskap der NRK er deleier med minst 33 %.

For adresser til NRKs distriktskontorer og viktige avdelinger utenfor Marienlyst,

se Vedlegg 1.

12. Markedsføring

Denne avtale gir ikke Leverandøren rett til å benytte NRKs navn eller logo eller benytte sin rolle som Leverandør i markedsføring eller referanser og/eller andre typer presentasjoner uten NRKs forutgående skriftlige samtykke. Leverandøren har dog rett til å opplyse om denne avtaleinngåelse i pressemeldinger eller lignende.

13. Samarbeid og oppfølging

13.1 Kommunikasjon

All muntlig og skriftlig kommunikasjon mellom avtalepartene skal foregå på norsk.

All kommunikasjon mellom Partene som knytter seg til Rammeavtalen skal adresseres til den person som er angitt som kontaktperson i Kapittel 2 over i dette dokumentet.

All kommunikasjon mellom Partene (korrespondanse, e-post m.v.) skal være merket med avtalenavn, avtalenummer og andre referanser som måtte være avtalt.

13.2 Rapportering

Leverandøren skal på Oppdragsgivers forespørsel levere rapporter som spesifisert i Del IV, Kapittel 2.5.4 til Oppdragsgiver som viser uttak som gjøres på Rammeavtalen. Rapporten skal spesifisere omfang og verdi av det enkelte uttak.

13.3 Statusmøter

Det skal avholdes minimum ett statusmøte pr. år med leverandørens dedikerte kontaktperson(er). Leverandør tar initiativ til disse møtene.

14. Endringer i rammeavtale og virksomhet

14.1 Endringer i rammeavtalen

Endring av denne Rammeavtale eller underliggende avtaler kan ikke gjøres gjeldende overfor Oppdragsgiver eller Leverandøren med mindre spesielle forhold tilsier dette og endringen er skriftlig som et tillegg til denne Rammeavtale, som uttrykkelig angir at den skal gjelde eksisterende avtaleforhold og som er signert av Oppdragsgiver og Leverandøren.

14.2 Endringer i virksomheten

Dersom det oppstår større, varige endringer i omfanget av NRKs virksomhet som gjør at bruk av hotelltjenester påvirkes i betydelig grad, kan kontrakten reforhandles.

Tilsvarende gjelder ved endring i skatter og avgifter som ligger utenfor partenes kontroll.

Dersom Leverandør i løpet av avtaleperioden åpner nye hotell, så skal disse automatisk omfattes av avtalen og NRK gis avtalepriser med samme rabattstørrelse i forhold til Leverandørs publiserte priser som øvrige hotell som inngår i avtalen.

15. Hemmeligholdelse/ Konfidensialitet

Leverandøren forplikter seg til ikke å drive reklame eller på annen måte gi offentlig informasjon om rammeavtalen eller resultat av rammeavtalen uten skriftlig forhåndsgodkjenning fra Oppdragsgiver. Leverandøren forplikter seg også til å ta inn tilsvarende bestemmelse overfor sine underleverandører.

Leverandørens underleverandører skal følge de samme regler som gjelder for Oppdragsgivers personale i forbindelse med sikring av konfidensiell informasjon. Det samme gjelder for andre sikkerhetsbestemmelser.

Leverandøren skal ikke gi opplysninger om sitt forhold til NRK til tredjeperson eller til offentligheten, hvis ikke spesiell tillatelse er gitt fra NRKs side.

Taushetserklæring skal underskrives dersom NRK finner dette nødvendig.

Dersom det er ønskelig å benytte NRK som referansekunde, skal dette være etter skriftlig avtale i hvert tilfelle.

Leverandør må innhente forhåndsgodkjennelse fra NRK for reklameformål eller dersom leverandøren på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om kontrakten. Leverandøren plikter seg til å innta tilsvarende bestemmelser i sine underleverandørkontrakter.

16. Overdragelse av rammeavtalen

Leverandøren kan bare overdra sine rettigheter etter rammeavtalen med skriftlig samtykke fra Oppdragsgiver. Unntak er de tilfeller hvor leverandøren slås sammen med et annet selskap eller overdragelsen skjer til et mor/datterselskap. Overdragelsen av rammeavtalen er betinget av at pliktene etter rammeavtalen oppfylles.

17. Avtalens varighet og opphør

Rammeavtalen trer i kraft 01.08.2011 og har en varighet på 2 år med ensidig mulighet for NRK til fornyelse for ett år ad gangen i inntil 2 år. Total varighet for avtalen er 4 år.

Kontrakten(e) kan i avtaleperioden gjensidig sies opp skriftlig med 3 – tre – måneders varsel, gjeldende fra den 1. i påfølgende måned.

18. Alminnelige kjøpsbetingelser

NRKs alminnelige kjøpsbetingelser av november 2010 (se Vedlegg 2) gjelder som minimum hvis ikke andre betingelser er forhandlet og nevnt i denne avtalen.

19. Heving av avtalen

Ved vesentlig mislighold kan den ene part heve kontrakten etter at den annen part har fått en rimelig frist til å rette de påklagede forhold uten å gjøre dette. Forholdet som kalles mislighold skal være skriftlig påklaget ovenfor den annen part. Med rimelig frist menes den tid det vil ta å rette opp de påklagede forhold dersom arbeidet med dette igangsettes umiddelbart etter at manglene er påtalt.

Med vesentlig mislighold fra leverandørens side menes:

Xxxxx feil og mangler i henhold til den avtalte leveranse
Gjentatte feil og mangler ved leveransen som er påtalt skriftlig
Brudd på norsk lovverk i samband med leveransen
Grove brudd på leverandørens kvalitetssikring av leveransen
Tap av nødvendige godkjenninger i samband med kontrakten, og brudd på forutsetningene for å levere tilbud til NRK
Innføring av sesong/ Block-Out priser under avtalens varighet som ikke ble avtalt ved avtaleinngåelse
Unnlate å laste laveste marked/kampanjepriser (også internettpriser) i NRKs bestillingssystemer

20. Force majeure

I tilfelle force majeure – herunder streiker/ lockout, krigshandlinger, brann og naturkatastrofer som er utenfor partenes kontroll – bortfaller partenes forpliktelser så lenge tilstanden foreligger.

21. Erstatningsansvar og ansvarsbegrensning

Dersom Leverandør, dennes ansatte eller kontraktsmedhjelper volder skade på NRK, dets ansatte, eller på gjenstander eller lignende som ikke omfattes av den enkelte leveranse, er Leverandør erstatningsansvarlig ovenfor NRK, i den grad dette følger av alminnelige erstatningsrettslige bestemmelser. Tilsvarende gjelder hvor NRK, dennes ansatte eller kontraktsmedhjelpere volder skade på Leverandørens ansatte eller gjenstander.

Ingen av partene har rett til erstatning for indirekte kostnader, skader eller tap, dersom ikke skaden eller tapet er forårsaket som følge av grov uaktsomhet hos en av partene eller hos noen som parten har ansvaret for.

22. Eiendomsrett

NRK har eiendomsrett til resultater, evalueringsrapporter, statistikker og annet relevant materiale som fremkommer under avtaleperioden.

Alt materiale som er utviklet under implementering og bruk av avtalen, tilfaller NRK ved eventuell utskiftning av avtalepartner.

Materialet skal vederlagsfritt kunne gjenbrukes av NRK.

23. Lovvalg

Partenes rettigheter og plikter etter denne rammeavtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett.

24. Tvister

Eventuelle tvister vedrørende avtalen skal søkes løst ved forhandlinger mellom partene.

Dersom en slik tvist ikke blir løst etter forhandlinger, kan partene forsøke å løse tvisten ved mekling. Partene kan velge å legge Den Norske Advokatforenings regler for mekling ved advokat til grunn, eventuelt modifisert slik partene ønsker. Det forutsettes at partene blir enige om en mekler med den kompetansen partene mener passer best i forhold til tvisten. Den nærmere fremgangsmåten for mekling bestemmes av mekleren, i samråd med partene.

Oppnås ikke en minnelig løsning ved forhandlinger eller mekling, skal tvisten avgjøres av de alminnelige domstoler ved verneting i Oslo.

Fører slike forhandlinger ikke fram innen 30 virkedager fra kravet om forhandlinger ble reist, kan hver av partene forlange tvisten avgjort ved norske domstoler. Oslo tingsrett er verneting.

25. Signering

Rammeavtalen er utferdiget i to eksemplarer. Begge eksemplarene signeres og samtlige avtaledokumenter paraferes av hver av partene. Partene beholder ett eksemplar hver av Rammeavtalen.

Sted og dato: Sted og dato:

…………………….. ………………………

For Oppdragsgiver For Leverandøren

MA2402/11N Hotelltjenester

Document Metadata

Table of Contents

Rammeavtaler for kjøp av Hotelltjenester Saksnr: MA2402/11N Hotelltjenester

Document Metadata