Personvernerklæring for medvirkende i Fenomens Produksjoner
Personvernerklæring for medvirkende i Fenomens Produksjoner
Denne personvernerklæringen ble sist endret 04.01.2021.
Personvernerklæringen er tilgjengelig på vår hjemmeside xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx. Tidligere versjoner er tilgjengelig ved å kontakte xxxxxx@xxxxxxx.xx.
1. INTRODUKSJON
Denne personvernerklæringen gjelder Fenomen TV Film og Scene AS med xxx.xx. 999 068 278 og Fenomen Studios AS med xxx.xx. 920 799 825 (heretter omtalt som Fenomen, vi eller oss). Vi er et produksjonsselskap som produserer innhold som for eksempel film og serier, drama, underholdningsprogrammer, dokumentarer, podkaster samt kommersielle produksjoner (de forskjellige kategoriene med innhold omtales som Produksjonen).
Vi i Fenomen tar ditt personvern på alvor. Vi har rutiner og internkontroll for å påse at dine personopplysninger blir behandlet på en sikker og fortrolig måte. Fenomens behandling av dine personopplysninger er i tråd med gjeldende personvernlovgivning, herunder gjeldende norsk personopplysningslov og EUs generelle personvernforordning (heretter GDPR).
Det er flere behandlingsaktiviteter og innhold som vil falle inn under ytringsfrihetsunntaket etter GDPR og personopplysningsloven § 3, fordi det er behandlingsaktiviteter som utelukkende er for et journalistisk formål eller et kunstnerisk eller akademisk uttrykk. Likevel vil flere ledd i behandlingen av personopplysninger være omfattet av regelverket, og vi ønsker samtidig å være så gjennomsiktige som mulige om vår behandling av personopplysninger.
Denne personvernerklæringen beskriver vår behandling av personopplysninger om personer som medvirker i en av våre Produksjoner når vi er ansvarlige for behandlingen.
Hvis du har spørsmål om Fenomens behandling av dine personopplysninger, kan du kontakte oss på e-post xxxxxx@xxxxxxx.xx.
2. PERSONOPPLYSNINGENE
En personopplysning er enhver opplysning om en identifiserbar person, og omfatter alt fra navn til interesser. En behandling er alt som gjøres med personopplysningene, som for eksempel å samle inn, lagre og slette dem.
2.1 Hvilke personopplysninger behandles?
Når du medvirker i en av våre Produksjoner, enten bak eller foran kamera, må vi behandle personopplysninger om deg.
I noen særtilfeller må vi behandle flere personopplysninger i en begrenset tidsperiode, som for eksempel i forbindelse med å hindre smitte av covid-19 på våre Produksjoner. I slike tilfeller vil vi informere deg særskilt om denne behandlingen så godt det lar seg gjøre.
2.1.1 Vurdering av aktuelle kandidater
Først vil vi behandle personopplysninger om deg for å vurdere hvorvidt du er egnet til oppgaven, rollen eller deltagelsen.
Dersom du vurderes som en kandidat for å medvirke foran kamera eller mikrofon i en av våre Produksjoner som en del av cast, vil Fenomen behandle følgende personopplysninger for å vurdere om du er egnet:
• Kontaktopplysninger som for eksempel navn, e-postadresse, telefonnummer og adresse
• Utseende og lignende, som for eksempel høyde, stemme og alder
• Relevant erfaring, som for eksempel utdanning og tidligere arbeid
• Andre opplysninger som kan fremkomme av auditions eller i en intervjusituasjon.
• I tillegg kan det forekomme at andre personopplysninger behandles hvis det er relevant for rollen eller hvis det er nødvendig, som for eksempel vandelsattest dersom rollen jobber tett med barn.
Dersom du vurderes som en kandidat for å medvirke bak kamera som en del av crew, vil Fenomen behandle følgende personopplysninger for å vurdere om du er egnet:
• Kontaktopplysninger som for eksempel navn, e-postadresse, telefonnummer og adresse
• Relevant erfaring, som for eksempel utdanning og tidligere arbeid
• Andre opplysninger som kan fremkomme av en CV eller intervjusituasjon
• I tillegg kan det forekomme at andre personopplysninger behandles hvis det er relevant for stillingen eller hvis det er nødvendig, som for eksempel vandelsattest dersom stillingen jobber tett med barn.
Personopplysningene stammer stort sett direkte fra kandidaten som vurderes, men kan også stamme fra referanser og andre tredjeparter som kandidaten oppgir, offentlige myndigheter eller offentlig tilgjengelig informasjon.
2.1.2 Medvirkende i Produksjoner
Dersom du medvirker i en av våre Produksjoner, enten som en del av cast eller crew, vil Fenomen behandle ytterligere opplysninger om deg i tillegg til de nevnt ovenfor.
Som del av cast (skuespiller, talent, deltaker) vil vi i hovedsak behandle:
• Navn, kontaktopplysninger og annen informasjon som er nødvendig for å administrere din medvirkning,
• Bilde og/eller lydopptak av deg,
• Høyde, vekt og klesstørrelse,
• Sykdom, skade eller andre opplysninger som er nødvendig for å koordinere og planlegge din medvirkning i Produksjonen,
• Bankopplysninger og andre opplysninger som er nødvendig for å utbetale eventuelt vederlag,
Som del av crew (medvirkende bak kamera) vil vi behandle:
• Navn, kontaktopplysninger og annen informasjon som er nødvendig for å administrere din medvirkning,
• Sykdom, skade eller andre opplysninger som er nødvendig for å koordinere og planlegge din medvirkning i Produksjonen,
• Bankopplysninger og andre opplysninger som er nødvendig for å utbetale eventuelt vederlag,
Personopplysningene stammer stort sett direkte fra den medvirkende selv, noen opplysninger kan innhentes fra offentlige myndigheter.
2.2 Formål og behandlingsgrunnlaget
Fenomen behandler personopplysningene nevnt ovenfor med det formål å produsere, markedsføre og distribuere våre Produksjoner. For å kunne oppnå formålet, må vi behandle dine personopplysninger for eksempel for å vurdere om du er egnet til å medvirke, for å administrere ditt avtaleforhold med oss, redigere opptak med ditt bilde og/eller stemme, betale den kompensasjonen du har krav på, dele den ferdige Produksjonen med distributøren osv.
Vårt behandlingsgrunnlag for de fleste behandlingsaktivitetene er avtalen med deg.
De personopplysningene du gir oss tilgang til når vi vurderer deg til en stilling, rolle eller annen form for medvirkning i en av våre Produksjoner, behandles fordi behandlingen er nødvendig for å gjennomføre tiltak på din anmodning før en eventuell avtaleinngåelse.
Hvis du uoppfordret sender oss en åpen søknad, anses dette som et uttrykkelig samtykke til at Fenomen kan oppbevare og vurdere denne informasjonen i 3 år. Fenomen vil behandle opplysningene med det formål å vurdere om du er egnet til en ledig rolle/deltakelse/stilling/oppdrag i denne tidsperioden.
Dersom du i forbindelse med en tidligere søknadsprosess aktivt har samtykket til at vi lagrer dine personopplysninger med det formål å vurdere deg til en senere rolle/deltakelse/stilling/oppdrag, vil vi behandle disse personopplysningene med grunnlag i ditt samtykke.
Dersom du er fast eller midlertidig ansatt eller oppdragstaker, vil dine personopplysninger behandles med grunnlag i arbeidsavtalen/oppdragsavtalen. Dette gjelder både cast og crew. I tillegg vil vi behandle personopplysninger om deg i den grad det følger av arbeidsmiljøloven eller andre arbeidsrettslige rettigheter og plikter, som for eksempel i forbindelse med sykemeldinger.
Et annet eksempel er HMS-relaterte tiltak. I forbindelse med Covid-19 pandemien, og for å unngå spredning av sykdommen under Produksjon, vil Fenomen behandle både alminnelige og sensitive personopplysninger om både ansatte og oppdragstakere. De alminnelige personopplysningene behandles med grunnlag i avtalen med den ansatte/oppdragstakeren. De sensitive personopplysningene (helseopplysningene) behandles med grunnlag i Fenomens plikt som arbeidsgiver til å påse et trygt arbeidsmiljø ihht. arbeidsmiljøloven.
I tillegg vil Fenomen måtte behandle noen opplysninger fordi det er lovpålagt, for eksempel i forbindelse med å overholde regnskapsplikten.
Det kan også forekomme andre situasjoner der Fenomen vil behandle personopplysninger fordi Fenomen har en berettiget interesse av å gjøre det, for eksempel i forbindelse med verserende rettstvister hvor bevis må fremlegges selv om bevis kan inneholde personopplysninger.
Visse personopplysninger Fenomen behandler vil utelukkende behandles for journalistiske, akademiske, kunstneriske og litterære formål, og i den forbindelse vil disse være unntatt fra store deler av GDPR og personopplysningsloven, herunder kravet til behandlingsgrunnlag. Fenomen vil likevel behandle disse personopplysningene med samme grad av konfidensialitet, integritet og sikkerhet som de øvrige personopplysningene Fenomen behandler.
3. TREDJEPARTER
Dine personopplysninger vil kun deles med de aktørene som er nødvendig for at Fenomen skal kunne gjennomføre søknadsprosessen samt opptak, produksjon, markedsføring og distribusjon av Produksjonen, inkludert bestillende kanal. Hvilke aktører disse er vil kunne variere fra Produksjon til Produksjon, derfor bes du ta kontakt dersom du ønsker mer detaljert beskrivelse for en spesifikk produksjon du medvirker til.
Hvis du er del av cast eller crew, kan dine personopplysninger deles med nødvendige tredjeparter for å gjennomføre Produksjonen. Fenomen må gjøre dette for å oppfylle avtaler inngått med Fenomens samarbeidspartnere. Hvem slike tredjeparter er, vil variere fra Produksjon til Produksjon.
Enhver leverandør som Fenomen bruker for å behandle personopplysninger på Fenomens vegne, er bundet av en gyldig databehandleravtale etter GDPR og tilfredsstiller kravene til sikker behandling av personopplysninger. Leverandører og samarbeidspartnere som får tilgang til medvirkendes personopplysninger, vil typisk kunne være skytjenesteleverandører, e-postleverandør, leverandør av prosjektstyringsverktøy, reise-/flyselskap, forsikringsselskap, TV-kanaler og andre distributører, smittevernkonsulent, markedsføringsselskap og salgsagenter for Produksjonen, finansiører, sponsorer og lignende.
4. LAGRING OG SLETTING
Med mindre annet følger av behandlingsgrunnlaget eller lovfestede krav Fenomen er pålagt, blir dine personopplysninger slettet når det ikke lenger er behov for dem for det formålet de ble samlet inn til.
Dersom du vurderes som en potensiell medvirkende til cast eller crew til en Produksjon, men rollen/deltakelsen/stillingen/oppdraget går til noen andre, vil dine personopplysninger slettes når alle roller/deltakelser/stillinger/oppdrag er besatt og Produksjonen er fullført.
Dersom du har samtykket til at dine personopplysninger kan lagres i lengre tid for å vurdere din medvirkning i en senere Produksjon, vil Fenomen slette dine personopplysninger etter 5 år, med mindre du samtykker til å forlenge lagringstiden.
Dersom du sender en åpen søknad til oss, vil den oppbevares i 3 år før den slettes, og vil kun behandles for å vurdere om du er egnet til fremtidige ledige stillinger/oppdrag.
Når du medvirker i en Produksjon, enten som cast eller crew, vil dine personopplysninger oppbevares så lenge du fortsatt medvirker i Produksjonen. Når en Produksjon er ferdigstilt, og ditt oppdrag eller din midlertidige stilling er ferdig, vil alle saksdokumentene gjennomgås og de fleste personopplysningene slettes. Visse personopplysninger kan ikke slettes, enten fordi opplysningene er samlet inn under en forutsetning om at de skal brukes så lenge som mulig (for eksempel opptak til Produksjonen) eller fordi det følger av lovpålagt plikt (for eksempel navn på cast for å overholde krediteringsplikten).
Personopplysninger som behandles i forbindelse med konkrete kontrolltiltak, som for eksempel å hindre spredning og smitte av covid-19 på en Produksjon, vil behandles så lenge opplysningene fortsatt er relevante og frem til den aktuelle produksjonsfasen du deltar i (for eksempel opptakene) er ferdig. Opplysningene innsamlet for å hindre covid-19 spredning slettes senest på det tidligste tidspunktet av to uker etter at den relevante produksjonsfasen er ferdig eller hvis du informerer Fenomen om at tidligere avgitte opplysninger ikke lenger stemmer og oppdaterer opplysningene.
Fenomen har interne rutiner for sikker sletting av personopplysninger. Rutinene sikrer at dine personopplysninger kun blir lagret så lenge Fenomen har saklig behov for dette i samsvar med denne personvernerklæringen og gjeldende lovgivning for øvrig. Når saklig behov ikke lenger foreligger, vil opplysningene dine bli slettet eller anonymisert.
5. DINE RETTIGHETER
Du har rettigheter etter GDPR for hvordan Fenomen behandler dine personopplysninger.
Dersom du velger å trekke tilbake ditt samtykke, medføre dette at du ikke lenger kan bli vurdert som en potensiell medvirkende i en av våre Produksjoner. Tilbaketrekking av samtykket påvirker ikke lovligheten av behandlingen som bygger på samtykket før det trekkes tilbake.
Hvis vi informerer om en behandling der vårt grunnlag er vår berettiget interesse, kan du protestere mot behandlingen. Det gjøres ved å henvende deg på e-postadressen angitt ovenfor.
Dersom du har spørsmål eller innvendinger til hvordan Fenomen behandler dine personopplysninger, bes du ta kontakt på e-postadressen som er angitt ovenfor. Det er også mulig å sende en offisiell klage til Datatilsynet hvis du mener Fenomens behandling av dine personopplysninger strider mot gjeldende Personopplysningslov eller GDPR.
6. SIKKERHET
Fenomen har rutiner for internkontroll og informasjonssikkerhet i henhold til gjeldende personvernregler i Norge. Fenomen krever også at leverandørene som benyttes behandler dine personopplysninger på en sikker måte, herunder stiller Fenomen krav til informasjonssikkerhet samt sørger for at overføring av data skjer på en sikker måte. Fenomen selger, bytter eller videreformidler ikke dine personopplysninger til tredjeparter utover det som eventuelt uttrykkelig fremkommer av denne personvernerklæringen.