TY-20-08 Sekretariat for kontrollutvalget
TY-20-08 Sekretariat for kontrollutvalget
Konkurransegrunnlag
Tynset
Innhold
3
3
2.2. Beskrivelse av tjenesten 3
2.7. Forbehold og presiseringer 4
3. TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING
4
3.1. Innleveringssted og –form 4
3.4. Lagring av opplysninger om tilbyders kontaktpersoner 5
3.6. Krav til tilbudets utforming 5
3.6.3. Komplett besvarelse av tildelingskriteriene 6
3.6.4. Avvik fra konkurransegrunnlaget 6
6
4.2.3. OPPGAVEFORSTÅELSE (35 %) 7
7
5.8. Rettelser, supplering og endringer av konkurransedokumentene 8
8
6.1. Arbeidsvilkår for ansatte 8
1. OPPDRAGSGIVER
Oppdragsgiver for anbudskonkurransen er kontrollutvalget i Tynset kommune. Konkurransen gjennomføres av Abakus AS xxx.xx. 983 335 543 på vegne av oppdragsgiver.
Abakus as er et selskap 100 % eid av Engerdal, Trysil, Stor-Elvdal, Åmot, Alvdal, Folldal, Os, Rendalen, Tolga, Tynset, Røros, Elverum, Frøya, Orkland og Rindal kommuner.
2. ANSKAFFELSEN
2.1. FORMÅL
Oppdragsgiver nevnt i punkt 1 har til hensikt å inngå rammeavtale om kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget.
Leverandøren skal bruke sin fagkunnskap og kompetanse for å bidra til at kontraktens formål blir ivaretatt.
2.2. BESKRIVELSE AV TJENESTEN
Kontraktens estimerte omfang er ca 200 timer samt deltakelse i 5-6 kontrollutvalgsmøter pr år.
Arbeidet skal skje i leverandørens egne lokaler. Xxxxxxxx skal beskrive sin løsning for arkiv for kontrollutvalget. Kommunikasjon med kontrollutvalget vil være pr epost og telefon i tillegg til de fysiske møtene.
Oppdraget skal utføres i henhold til «Lov om kommuner og fylkeskommuner» LOV-2018-06-22-83 og
«Forskrift om kontrollutvalg og revisjon» FOR-2019-06-17-904 xxxxx://xxxxxxx.xx/xxxxxxxx/XX/xxx/0000-00-00-00?xxxxxxxxxxxxxx
xxxxx://xxxxxxx.xx/xxxxxxxx/XX/xxxxxxxxx/0000-00-00-000
For øvrig skal sekretariatet betjene kontrollutvalget som politisk valgt organ på en nøytral og objektiv måte.
Kontrollutvalget i Tynset kommune består av 5 personer. Arbeidet som skal utføres av valgt leverandør vil blant annet bestå av saksutredning, møteinnkallinger, møtereferater, budsjettarbeid og oppgaver etter kontrollutvalgets instruks. Mengden av oppgaver er estimert til ca 200 timer pr år, men kontrollutvalget kan pålegge arbeid utover dette omfanget.
Det må påregnes deltakelse på 5 møter pr år. Møtene har normalt en varighet på inntil 2-3 timer. I tilfeller det blir satt opp ekstra møter skal disse faktureres etter medgått tid.
Oppgavemengden vil variere gjennom året, og det må påregnes noe kveldsarbeid. Dette skal være i henhold til samme timepris som oppgitt i tilbudet.
Habilitet til oppdragsgiver og kommunens administrasjon vil bli vurdert før eventuell avtale blir inngått.
2.3. LEVERANSER
Leveransene skal skje direkte til kontrollutvalget i Tynset kommune normalt innenfor ordinær arbeidstid.
Levert materiale er oppdragsgivers eiendom og kan fritt benyttes av oppdragsgiver, til dette og andre relevante formål.
2.4. KONTRAKTSTYPE
Det skal inngås avtale med én leverandør. Avtalen baseres på vedlagte avtalevilkår SSA-O.
2.5. KONTRAKTENS VARIGHET
Kontraktens varighet er 2 år med kundestyrt opsjon på 1+1 års prolongering.
2.6. VEDSTÅELSESFRIST
Tilbyder er forpliktet til å vedstå sitt tilbud til dato oppgitt i Mercell.
2.7. FORBEHOLD OG PRESISERINGER
Det tas forbehold om det oppgitte omfanget, og at endringer i budsjetter, politiske/administrative vedtak og rutiner kan påvirke det endelige omfanget. Dersom det foreligger saklig grunn, kan oppdragsgiver avlyse konkurransen i henhold til Xxx om offentlige anskaffelser.
3. TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING
3.1. INNLEVERINGSSTED OG –FORM
Tilbudet skal leveres elektronisk gjennom Mercell MSS og signeres med digital signatur.
Om det er behov for bistand ved tilgang og nedlasting av dokumenter eller spørsmål knyttet til innlevering av tilbud og digital signatur, vennligst kontakt Mercell support telefon: 00 00 00 00 eller e- post: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx
All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal skje gjennom kommunikasjonsmodulen i Mercell. Tilbudsfristen er i henhold til dato oppgitt i Mercell.
3.2. TILBUDETS STRUKTUR
Det er tilbyders ansvar å påse at filene er nummerert og navngitt korrekt og i henhold til strukturen som følger av skjemaene og metoden i Mercell.
Tilbudet skal inneholde følgende:
• svar på kvalifikasjonskravene
• tilbudsbrev der eventuelle forbehold skal angis
• utfylt prisskjema (leveres i ecxel format i tillegg til pdf)
• svar på tildelingskriteriene
Alle overnevnte dokumenter skal navngis og leveres som separate filer.
3.3. FORBEHOLD
Forbehold som ikke er prissatt av tilbyder, eller som kan prissettes av oppdragsgiver, vil kunne medføre avvisning i henhold til Xxx om offentlige anskaffelser.
Tilbudet skal utarbeides i henhold til de spesifikasjoner og avgrensninger som er gjort i konkurransedokumentene. Det vil si dette konkurransegrunnlaget med alle vedleggene, DOFFIN- kunngjøring og eventuell tilleggsinformasjon som blir sendt ut gjennom Mercell i konkurranseperioden.
3.4. LAGRING AV OPPLYSNINGER OM TILBYDERS KONTAKTPERSONER
• Innleverte tilbud blir i sin helhet lagret i Mercell, hvor dataene håndteres i henhold til ISO27001
• Abakus sitt kunde/leverandør register ligger i en lukket CRM-database som administreres av SuperOffice.
• Her lagres kun jobbrelaterte epostadresse og/eller telefonnummer som er nødvendig for de aktiviteter vi er pålagt i forbindelse med anskaffelser.
• Ingen øvrige personopplysninger lagres.
• Lagret informasjon benyttes kun til formål som omfattes av denne anskaffelsen, og ikke til salg eller markedsføring.
• Lagrede firma- og/eller personopplysninger deles aldri med andre.
• Kontaktpersoner kan ha anledning til å få innsyn i hvilke opplysninger som ligger registrert på vedkommende.
• Opplysninger om kontaktpersoner lagres så lenge det er behov for å utføre de arbeidsoppgaver som er knyttet til relasjonen.
I henhold til Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) artikkel 6, er tilbyder ansvarlig for å sikre samtykke fra angjeldende personer når de tilbyr sitt personell og vedlegger personopplysninger.
I henhold til arkivloven er Xxxxxx forpliktet til å oppbevare alle tilbud m/vedlegg for en konkurranse i minimum 4 år, mens tilbudsdokumentene for valgt(e) leverandør(er) /avtalepart(er) må oppbevares i 10 år.
Etter henholdsvis 4 og 10 år slettes nevnte dokumenter fra våre arkiver.
3.5. OFFENTLIGHET
Oppdragsgiver er omfattet av Offentleglova og Forvaltningsloven. Dette innebærer at dokumenter knyttet til offentlige anskaffelser kan bli gjenstand for innsynsbegjæring.
Det er i offentleglova en utsatt innsynsrett i tilbud og protokoll til etter at leverandørvalg er gjennomført. I tilbudene er det gjort unntak fra innsynsretten når det gjelder opplysninger som kan karakteriseres som forretningshemmeligheter. Det er avgjørende at det har en «konkurransemessig betydning å hemmeligholde» dokumentene, i den betydning at det kan medføre økonomisk tap for bedriften.
Det skal ikke leveres et eget sladdet tilbud, men tilbyder skal vedlegge en egenerklæring som inneholder opplysninger om hvilke deler av tilbudet som skal unntas offentlighet. Tilbyder skal begrunne hvorfor det er forretningshemmeligheter og av «konkurransemessig betydning å hemmeligholde».
Oppdragsgiver tar den endelige avgjørelsen om hvilken informasjon som kan gjøres offentlig.
3.6. KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING
3.6.1. TILBUDET
Tilbudet skal være i overensstemmelse med konkurransedokumentene. Det er tilbyders ansvar å gjøre seg kjent med alle dokumentene i konkurransen, og levere et korrekt og komplett tilbud.
Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Det er ikke adgang til å gi deltilbud.
3.6.2. PRISSKJEMA
Tilbudspriser skal oppgis i vedlagte prisskjema. Alle felt skal være utfylt. Det er ikke anledning til å endre skjemaet med nye varelinjer eller kolonner. Det er tilbyders ansvar at prisskjema er fullstendig og korrekt utfylt.
3.6.3. KOMPLETT BESVARELSE AV TILDELINGSKRITERIENE
Tilbudet skal inneholde en komplett beskrivelse av hvordan tilbyder oppfyller tildelingskriteriene i punkt 4.2.
Manglende beskrivelser kan medføre at tilbudet må avvises i henhold til Xxx om offentlige anskaffelser.
3.6.4. AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET
Eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget skal være i tråd med kravene i Lov om offentlige anskaffelser. Alle avvik skal beskrives og prissettes slik at oppdragsgiver kan vurdere og kvantifisere implikasjonene av disse.
4. PROSEDYRE
4.1. ANSKAFFELSESPROSEDYRE
Konkurransen gjennomføres som åpen tilbudskonkurranse
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016(LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974. del I. Kontraktstildeling gjennomføres i henhold til prosedyren åpen tilbudskonkurranse, jamfør FOA § 8-3.
Oppdragsgiver planlegger å tildele kontrakt uten å ha dialog med leverandørene utover å foreta eventuelle avklaringer/korrigeringer.
Dialog gjennom forhandlinger kan likevel bli gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurdere det som hensiktsmessig. Utvelgelsen vil i så fall bli gjort etter en vurdering av tildelingskriteriene. Det presiseres at ingen leverandører kan forvente dialog om sitt tilbud og derfor må levere sitt beste tilbud.
4.2. TILDELINGSKRITERIER
Valg av leverandører bestemmes ut ifra det beste forholdet mellom pris og kvalitet, vurdert ut fra følgende kriterier med vekting i parentes.
4.2.1. PRISER (40 %)
Prisene skal oppgis i henhold til beskrivelsene i punkt 3.6.2 eksklusive merverdiavgift, og inneholde alle relevante kostnader og avgifter for å utføre tjenesten.
Alle kostnader som ikke er oppgitt eller spesifisert, anses som inkludert.
Betingelser for å kunne foreta eventuelle prisendringer i avtaleperioden, samt hvilke prisendringsklausuler som kan komme til anvendelse, er beskrevet i dokumentet «innkjøps- og avtalevilkår».
Leverandører som kan komme til å benytte en av disse klausulene, må informere om dette i tilbudet. Dersom det tilbys faste priser i avtaleperioden skal dette oppgis i tilbudet.
Hvis det kreves prisendringer i avtaleperioden skal prisendringsklausulen oppgis knyttet til en indeks og tidsintervall.
4.2.2. ERFARING (25 %)
Det er viktig for oppdragsgiver at tilbyder kan dokumentere relevant erfaring innenfor de forespurte fagfeltene for tilbudte ressurser.
Dette skal dokumenteres med CV og referanseliste med oppdragsgiver, type oppdrag, størrelse og leveringstidspunkt.
Med relevant erfaring menes her kunnskap om offentlig forvaltning og utførelse av sekretariatstjenester for kontrollutvalg siste 5 år.
4.2.3. OPPGAVEFORSTÅELSE (35 %)
Tilbyder skal presentere metodikk og plan for gjennomføring av oppdraget og hvordan tilbyderen som leverandør skal sikre en tjeneste av god kvalitet som oppfyller kravene i avtalen.
Tilbyder skal også beskrive hvordan funksjonen er planlagt gjennomført ved sykdom, avvikling av ferie eller annet fravær hos nøkkelpersonell.
Kriteriet vil bli evaluert basert på hvilken oppgaveforståelse som passer oppdragsgivers behov.
5. ADMINISTRATIV INFORMASJON
5.1. BEHANDLINGSPROSEDYRE
Etter tilbudsåpning vil Abakus as distribuere tilbudsdokumenter til oppdragsgiver. Xxxxxx as lager en sammenstilling av de innkomne tilbud, som presenteres for oppdragsgiver. Oppdragsgiver tar den endelige beslutningen om hvilken tilbyder som skal tildeles kontrakten. Abakus as sender meddelelser om valg av leverandør.
Kontrakten inngås mellom oppdragsgiver og valgt leverandør.
5.2. EVALUERINGSPROSEDYRE
Evalueringsprosedyren bygger på en evalueringsmodell som er en absoluttmodell. Denne tar utgangspunkt i tilbudt pris, med tillegg av manglende oppfyllelse av de øvrige kriteriene. Dette gir et sammenligningstall som gir grunnlag for rangering av tilbyderne.
For tildelingskriteriene utover pris, har evalueringsmodellen en poengskala fra 0-3 poeng. Poengene settes ut fra besvarelsen av tildelingskriteriene.
Den teoretiske bakgrunnen for denne modellen er utarbeidet av professor Xxxx Xxxxxxx ved Södertörns Högskola i Sverige. Modellen og rapporten med det teoretiske grunnlaget finnes tilgjengelig her: xxxx://xxxxxx.xx/xxxxxxx.xxx/0000000.0000.xxxxxxxxxxxxxx/xxxxx_xxx_0000-0.xxx
5.3. KONFIDENSIALITET
Mottatte tilbud vil bli behandlet i henhold til Lov 2006-05-19 nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd § 23 jfr. Forvaltningsloven §§ 13 og 19b. Informasjon om tilbudene vil bli gjort internt tilgjengelig i den grad det er nødvendig for evalueringen.
5.4. ENDRING AV FORESPØRSEL
Oppdragsgiver kan gjøre endringer i forespørselen, som ikke er vesentlig, inntil 6 dager før tilbudsfristens utløp. Frist for å stille spørsmål til konkurransen er i henhold til frist angitt i Mercell.
5.5. UNDERLEVERANDØRER
Dersom tilbyder i sitt tilbud inkluderer leveranser fra andre leverandører, står tilbyder selv ansvarlig overfor sine underleverandører med hensyn til oppfylling av kontraktsforpliktelser og forpliktelser i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser. Hvilke underleverandører som benyttes, i hvilket omfang og i hvilke deler av leveransen, skal oppgis i tilbudet.
5.6. SPRÅK
Tilbudet og øvrig informasjon skal leveres på norsk.
5.7. EIENDOMSRETT
Xxxxxx tilbud er oppdragsgivers eiendom.
5.8. RETTELSER, SUPPLERING OG ENDRINGER AV KONKURRANSEDOKUMENTENE
Dersom tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransedokumentene, plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette.
Henvendelser i utlysningsperioden blir anonymisert, og gjort tilgjengelig i Mercell sammen med relevant svar. Tilbydere har et selvstendig ansvar for å hente denne informasjonen. Dersom tilbud allerede er levert før eventuelle endringer i konkurransen, må tilbudet bekreftes på nytt av tilbyder.
Henvendelser skal skje skriftlig gjennom kommunikasjonsmodulen i Mercell. Meldingen skal merkes med referansenummer og tittel på konkurransen.
Spørsmål må fremsettes innen fristen oppgitt i punkt 5.4.
Det skal ikke være kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende konkurransen enn oppgitt kontaktperson.
6. SAMFUNNSANSVAR
6.1. ARBEIDSVILKÅR FOR ANSATTE
Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av firmaet er ansvarlig for at denne regelen blir overholdt.
Jamfør ”FOR 2008-02-08 nr 112: Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter”.
6.2. NULLTOLERANSE
Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis overfor leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Oppdragsgiver vil avvise leverandører som ved anbudsinnbydelsen ikke oppfyller sin opplysningsplikt slik det er beskrevet.
Xxxxxx oppdragsgiver blir oppmerksom på mislighold i avtaleperioden, vil oppdragsgiver avslutte kontraktsforholdet umiddelbart.