Contract

Betingelser for samfunnsansvarlige innkjøp og retningslinjer som fremmer respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold

Disse skal sikre at X. Xxxxxxxxxx AS (heretter kalt RK) ivaretar sitt samfunnsansvar og reflektere selskapets virksomhet. Dette dokumentet beskriver overordnede krav og forventinger RK har til sine kontraktspartnere, leverandører, underleverandører og forretningsforbindelser for øvrig.

Aksept av disse betingelser for samfunnsansvarlige innkjøp og retningslinjer som skal fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester, er en forutsetning for en avtale med RK. Ved inngåelse av avtale viser leverandør sin tilslutning til innholdet og plikter å gjøre seg kjent med disse betingelsene og etterleve dem fullt ut.

Eventuelle brudd på betingelsene er å anse som brudd på avtalen, med de følger dette kan få for denne.

Underleverandører

Leverandøren skal sørge for at rettigheter, bestemmelser og plikter i dette dokumentet gjenspeiles i kontrahering med sine underleverandører og deres leverandører/underleverandører.

Likebehandling av tilbydere

Virksomheten i RK, herunder Innkjøpsvirksomheten, skal preges av høy etisk standard.

Samfunnsansvarlige innkjøp

Alle leveranser skal gjøres i henhold til gjeldende lover og forskrifter og andre krav oppgitt av offentlig myndighet. Ved Leverandørens valg av materialer skal det utvises samfunnsansvar og hensynet til bærekraftig utvikling skal ivaretas, så som ikke å anvende materialer produsert av utrydningstruede sorter/arter, materialer som vil kunne påvirke miljøet negativt, materialer tilvirket i strid med bestemmelser gitt i Barnekonvensjonen, Den Europeiske Menneskerettighets- konvensjon mv. Alle materialer som leveres skal ved forespørsel dokumenteres.

Ovennevnte skal sikre at grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold blir ivaretatt.

Lokal samfunnspåvirkning

RK skal ha en åpen dialog med våre leverandører og forretningsforbindelser, for å redusere negativ påvirkning av lokalsamfunnet. Leverandør skal ta alle nødvendig forholdsregler og opptre i h.h.t. lokale regler, miljøstandarder og lovverk.

Ytre miljø

All virksomhet i RK skal baseres på en samfunnsansvarlig utvikling med fokus på energi- og miljøbesparende tiltak. Leverandørene skal ha kunnskap om miljøeffekten av valgte løsninger - fra råvare til endelig produkt.

HMS

RK har som mål å være blant de fremste i bransjen innen helse, miljø og sikkerhet. I arbeidet skal det stilles høye etiske krav og vises åpenhet og etterrettelighet. For å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø, må arbeidstakerne kunne kommunisere med hverandre. Alle aktører skal sørge for at dette kravet er oppfylt for de arbeidstakerne som stilles til disposisjon for RK.

Leverandøren skal gjøre sitt ytterste for at egne ansatte og andre som er tilknyttet plassen hvor arbeidet utføres, kan jobbe under sunne og trygge arbeidsforhold og i h.h.t. anerkjente bransjestandarder og lovverk. Leverandøren skal gjøre sitt ytterste for å kontrollere fare og ta nødvendige forholdsregler for å forebygge ulykker og yrkessykdommer.

Ved nødvendighet skal arbeidstakere bli utstyrt med og pålegges, å bruke personlig verneutstyr, og det skal påses at arbeidstakere har nødvendig opplæring og forstår HMS regler. Videre skal Leverandør besørge nødvendig sikkerhetsopplæring, informasjon om sikkerhetsinstrukser, bruksanvisninger, varselskilter mv. Leverandør skal ha etablerte rutiner for varsling av uønskede hendelser og ulykker.

Velfungerende arbeidsliv

Leverandører og forretningsforbindelser skal i egen og i underleverandørers virksomhet påse at det er gode arbeidsforhold. Leverandører og forretningsforbindelser, så vel som alle underleverandører, skal være registrert i foretaksregisteret (eller tilsvarende i det land virksomheten drives) og skal alltid oppgi organisasjonsnummer.

RK er mot all form for diskriminering. Alle ansatte som benyttes ved utførelsen av kontraktsarbeidet skal ha lønns- og arbeidsvilkår som oppfyller de lovpålagte kravene i henhold til de til enhver tid gjeldende allmenngjøringsvedtak. RK kan kreve at leverandører og forretningsforbindelser fremskaffer dokumentasjon som viser lønnsvilkår og arbeidsforhold for egne ansatte og innleide, samt hos underleverandører og deres leverandører.

Økonomi

Leverandører og forretningsforbindelser til RK, samt underleverandører til disse, skal være seriøse, ha en sunn og dokumentert økonomi og være ajour med alle offentlige skatter og avgifter. RK forbeholder seg retten til å kredittvurdere alle leverandører og tilbydere til RK og forkaste leverandører og tilbydere som ikke oppfyller de til enhver tid gjeldende krav.

Forretningsetikk og relasjonspleie

Økonomiske misligheter som korrupsjon, bestikkelser, ulovlig prissamarbeid, kartellvirksomhet mv. er ikke forenelig med RK sin forretningsetikk. Leverandører til RK bekrefter at de ikke engasjerer seg i slike aktiviteter i sin forretningsdrift gjennom å akseptere dette dokumentet som grunnlag for leveranser.

Leverandør skal ikke tilby, love eller gi noen fordeler, insentiver eller tjenester til RK ansatte, internasjonale organisasjoner, offentlige ansatte eller tredjepart. Dette skal gjelde om slike ytelser blir tilbudt direkte eller indirekte via mellommann. Leverandør skal avvise all form for hvitvasking av penger og skal ta nødvendige forholdsregler for å ikke bli involvert i hvitvasking av andres penger.

Kommunikasjonen mellom leverandører og RK sine ansatte skal preges av profesjonalitet. Bevertning, utgiftsdekning og eventuelle moderate gaver skal alltid skje åpent. Xxxxx, bevertning og utgiftsdekning skal aldri gis/mottas i en tilbuds/forhandlingssituasjon. Unntak er normal bevertning ved møter i form av arbeidslunsj/- middag, kaffe og lignende.

Reiser og opphold i forbindelse med kurs, kundearrangement hvor RK sine ansatte deltar, skal godkjennes og betales av RK.

Hendelser

Dersom Leverandøren oppdager eller har grunn til å mistenke at det foreligger kritikkverdige forhold hos seg selv, underleverandører eller hos RK, forventer RK å bli varslet om dette. Dersom kritikkverdige forhold avdekkes skal forholdene opphøre og det skal fremlegges tiltaksplan for å sikre at tilsvarende ikke skal inntreffe igjen.

Innsynsrett og plikt til retting

RK eller den som er bemyndiget av RK skal ha rett til innsyn i leverandørens kvalitetssystem, utførelsen av oppdraget, produksjonsprosessen, samt de deler av leverandørens styringssystemer (for eksempel for økonomi, lønns- og arbeidsvilkår og HMS) som kan ha betydning for leverandørens oppfyllelse av kontrakten og herværende betingelser.

Innsynsretten skal også sikre at RK for egen del har mulighet til å følge opp egne informasjonskrav i hht. gjeldende lover og retningslinjer, og omfatter blant annet revisjon og verifikasjon inklusive intervjuer, inspeksjon, kontroll og dokumentgjennomgåelse. Leverandøren skal vederlagsfritt yte rimelig assistanse ved slikt innsyn. Innsynsretten er begrenset til tre år etter at siste betaling har funnet sted. Leverandøren skal sikre at RK har tilsvarende innsynsrett hos leverandørens underleverandører.

Leverandøren og/eller underleverandører plikter for egen regning å rette eventuelle mangler i forhold til plikter i dette dokument innenfor en rimelig tidsplan

Solidaritetsansvar

1. Informasjons- og påseplikt om lønns- og arbeidsvilkår

1.1 Leverandør plikter for egne arbeidstakere å ha lønns- og arbeidsvilkår som minst oppfyller kravene i henhold til de til enhver tid gjeldende allmenngjøringsforskrifter.

1.2 Leverandøren plikter på begrunnet forespørsel fra RK å utlevere opplysninger om lønns- og arbeidsvilkår for egne arbeidstakere og arbeidstakere hos eventuelle underleverandører i alle underliggende ledd i leverandørkjeden (Underleverandører).

2. Informasjonsplikt

2.1 Dersom RK eller Leverandøren får krav fra arbeidstakere rettet mot seg etter ordningen om solidaransvar etter allmenngjøringsloven, har de en plikt til skriftlig å informere hverandre senest innen to uker etter at kravet har kommet frem.

3. Regressadgang

3.1 Dersom RK må oppfylle solidaransvaret etter allmenngjøringsloven for Leverandøren eller Leverandørens Underleverandører, kan RK søke regress hos Leverandøren for alle kostnader i forbindelse med kravet.

3.2 Dersom Leverandøren eller Leverandørens Underleverandører oppfyller solidaransvaret, er Leverandøren eller Leverandørens Underleverandører avskåret fra å kreve regress hos RK.

4. Tilbakeholds- og motregningsrett

4.1 Dersom RK må oppfylle solidaransvaret etter allmenngjøringsloven for Leverandøren eller Leverandørens Underleverandører, eller slikt krav fremsettes, har RK rett til å holde tilbake ethvert honorar.

4.2 RK har rett til å motregne regresskrav etter punkt 3 i ethvert utestående krav Leverandør har eller måtte få mot RK.

5. Hevingsadgang

5.1 RK har rett til å heve avtalen dersom Leverandøren misligholder sine forpliktelser punktet om solidaritetsansvar

6. Videreføring

Leverandøren plikter å videreføre bestemmelsene i punkt 1, 2 og 3.2 overfor Underleverandører.

Sted/Dato: Sted/Dato:

X. Xxxxxxxxxx AS Leverandør NN