PO-1.1 Styringspolicy for eierstyring og foretaksledelse
PO-1.1 Styringspolicy for eierstyring og foretaksledelse
1. Formål, omfang og målgruppe
Denne styringspolicyen uttrykker hovedprinsippene for eierstyring og foretaksledelse i Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF (HDO).
Formålet med styringspolicy for «Eierstyring og foretaksledelse» er å:
• Tydeliggjøre roller og ansvar mellom styrende organer og ledelsesfunksjoner i HDO, definere overordnede krav og prinsipper som skal sikre god virksomhetsstyring i foretaket, samt bidra til å realisere helsetjenestens samlede målsetninger for den nasjonale medisinske nødmeldetjenesten
• Innrette sin virksomhet på å nå de overordnede mål, som til enhver tid er nedfelt i HDOs vedtekter og det årlige oppdragsdokumentet
Omfang og ansvar
Denne styringspolicyen gjelder for alle ansatte, innleide konsulenter og styremedlemmer i HDO.
2. Definisjoner
Virksomhetsstyring: Effektiv virksomhetsstyring oppnås gjennom prosesser for å sette klart definerte mål, kontinuerlig evaluering av måloppnåelse og hvilke faktorer som påvirker måloppnåelsen, samt kontinuerlig forbedring av de gjeldende faktorene.
Prosesser, ITIL-prosesser og aktiviteter for å sette mål, definere oppgaver for å nå målene, måle
resultater mot målene, og bruke informasjonen til å ha styring, kontroll og læring for å utvikle og forbedre virksomheten. Effektiv virksomhetsstyring forutsetter god internkontroll1. For øvrig vises til Instruks for styret.
Internkontroll: Utføres av en virksomhets styre jf. instruks for styret, ledelse og øvrige ansatte, utformet for å gi rimelig sikkerhet for oppnåelse av målsettinger relatert til drift, rapportering og etterlevelse2. Styrende dokumenter, samt dokumentasjon av gjennomførte kontrollaktiviteter og oppfølging av kontroller vil til sammen utgjøre dokumentasjon av internkontroll i foretaket3.
For øvrig vises til Instruks for styret.
3. Juridiske og regulatoriske krav
Relevante eksterne krav (ikke utfyllende) for eierstyring og foretaksledelse:
• HDO Stiftelsesprotokoll
1 GOD VIRKSOMHETSSTYRING, Grunnlag for god pasientbehandling, Rammeverk for virksomhetsstyring, intern styring og kontroll, i Helse Sør-Øst, Hamar, desember, 2010.
2 COSO – Rammeverk for internkontroll, 2013
3 Direktorat for økonomistyring (DFØ) – Veileder for internkontroll, 2013.
• HDO Foretaksavtale
• Vedtekter
• Årlige oppdragsdokumentet
• Foretaksprotokoller
• Helseforetaksloven
• Akuttmedisinforskriften
• Meld. St. 27 (2013-2014) fra Helse- og omsorgsdepartementet (Et mangfoldig og verdiskapende eierskap)
HDO skal etterleve gjeldende lover og forskrifter. Hvis det er forskjell mellom spesifikke lover og forskrifter og prinsippene fastsatt i Styringspolicy for eierstyring og foretaksledelse, så skal strengeste prinsipp gjelde.
4. Hovedprinsipper
HDOs formål og samfunnsoppdrag
Organisering
HDO er organisert som et felleseid helseforetak etter helseforetaksloven. HDO eies av Helse Midt- Norge RHF, Helse Nord RHF, Helse Sør-Øst RHF og Helse Vest RHF.
HDO ivaretar eierskaps-, drifts- og forvaltningsansvaret for nødnett helse på vegne av de regionale helseforetakene, helseforetakene og kommunene
HDOs tjenesteleveranser er regulert iht. tjenesteavtale med eiere og kunder.
Finansieringen av drift- og forvaltningstjenestene er utformet iht. Helseforetaksloven, HDOs vedtekter og HDOs oppdragsdokument, og formalisert gjennom tjenesteavtaler mellom HDO og eierne, samt HDO og foretakets kunder.
Administrerende direktør har iht. instruks ansvaret for at HDO er riktig organisert, og har en kompetanse som gjør at de samlede oppgaver kan ivaretas på en god måte.
Styrende organer
• Eiere gjennom foretaksmøtene
o Det vises til «Styresak 121-2015: Styringen av de regionale helseforetakenes felles eide selskaper»
o Det vises til årsplan for styring og oppfølging av de regionale helseforetakenes felleseide helseforetak
4 Vedtekter §3 - Formål
• Styret
o Det vises til Helse- og omsorgsdepartementets veileder for styrearbeid i de regionale helseforetakene
o Det vises til «Instruks for styret»
Ledelsesfunksjoner
• Administrerende direktør (CEO)
o Det vises til «Instruks for administrerende direktør»
• Økonomisjef (CFO), leder for forretningsutvikling (CBDO) og leder for tjenesteleveranser (COO)
o Utgjør lederteamet sammen med administrerende direktør
• Produkteiere og teamleder
o Fagansvar for sine områder
• Personalledere (dedikerte og andre med personallederrolle)
o Personalansvar
Beslutningsprosesser, delegering av myndigheter og fullmakter
Fullmakter til å representere/forplikte HDO:
• Representere HDO utad
o Det vises til «Styrets instruks til administrerende direktør»
• Betalingsfullmakter og beløpsgrenser
o Det vises til PO-1.3 Styringspolicy for fullmakter
• Ansvar innenfor andre områder er detaljert i funksjonspolicyer og prosessbeskrivelser.
Eksterne kontroll- og tilsynsorganer
HDO er underlagt kontroll, tilsyn og revisjon fra offentlig organer som håndhever lover og regelverk innenfor sine respektive ansvarsområder. Av særlig relevans for HDO er:
• Styrets tilsynsansvar jf. instruks for styret i HDO
• Konsernrevisjonen i de regionale helseforetakene på oppdrag fra styret i HDO
• DSB – tilsyn med etterlevelse av driftssamarbeidsavtale mellom HDO og DSB
• Riksrevisjonen
Funksjonspolicyer og prosesser
Det skal være etablert funksjonspolicyer for å beskrive overordnede krav til dokumenterte prosesser, for å sikre god styring og kontroll i HDO. Funksjonspolicyer og dokumenterte prosesser skal sikre at områder som «strategi, virksomhetsstyring, medarbeiderutvikling, budsjett- og økonomistyring, håndtering av drift, brukerstøtte og endringsforespørsler og kunde- og tjenesteforvaltning» blir fulgt opp og rapportert på i HDOs lederteam.
5. Roller og ansvar
Administrerende direktør er ansvarlig for denne styringspolicyen, som innebærer å:
• Følge opp og sikre implementering av prinsippene i denne styringspolicyen gjennom nødvendige funksjonspolicyer, prosedyrer og ITIL-prosesser
• Årlig oppdatere styringspolicyen i tråd med eventuelt endrede eksterne krav, mål og strategier, samt informere policyeiere, teamledere, prosedyreeiere eller ITIL-prosesseiere om endringer i styringspolicy som får konsekvens for policyer, prosedyrer eller ITIL- prosesser
• Godkjenne nødvendige avvik fra denne styringspolicyen.
Lederteam skal
• Implementere prinsippene i denne styringspolicyen innen sine ansvarsområder gjennom relevante funksjonspolicyer.
Produkteiere og teamleder
• Implementere prinsippene i policyer innen sine ansvarsområder gjennom relevante prosesser og ITIL-prosesser.
6. Implementering og etterlevelse
Informasjon og opplæring
Ledelsen er ansvarlig for å sikre at alt relevant personell har tilstrekkelig forståelse for prinsipper, krav, roller og ansvar i denne styringspolicyen.
Krav til etterlevelse
HDOs samlede sett med styrende dokumenter skal sikre etterlevelse av denne styringspolicyen.
Avvik fra denne styringspolicyen eller forslag til forbedringsforslag skal registreres i avviks- og forbedringssystemet i Simployer.
Årlig oppdatere styringspolicyen i tråd med eventuelt endrede eksterne krav, mål og strategier, samt informerer eiere av funksjonspolicyer om endringer som får konsekvens for andre policyer. Hver ny versjon av denne policyen skal godkjennes av HDOs styre, før den settes i verk. Ny versjon skal informeres om til alle ansatte, da den settes i verk.
Etterlevelse av denne policyen vil kunne være gjenstand for regelmessige revisjoner.
7. Relaterte styrende dokumenter
• Instruks for Styret
• Instruks for administrerende direktør
• Alle funksjonspolicyer
• Oppdragsdokument
• Vedtekter for HDO
• Antikorrupsjonsprogram i Helse Sør-Øst
• Håndbok for misligheter og korrupsjon for Helse Sør-Øst
Endringslogg
Versjon | Dato | Beskrivelse av endring | Forfatter |
0.1 | 25.09.2018 | Etablert dokument | Adm. dir. Xxxx Xxxx Xxxxxxxxxx Innleide konsulenter, Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx og Xxxxx Xxxxxxxxx |
0.2 | 23.10.2018 | Mindre justeringer og tillegg av tekst i flere kapitler | Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx |
0.3 | 19.11.2018 | Rettelser og kommentarer fra adm. dir. | Xxxx Xxxx Xxxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx |
0.4 | 22.11.2018 | Endringer fra Xxxx Xxxx i flere kapitler, og svar på kommentarer | Xxxxx Xxxxxxxxx |
0.9 | 26.11.2018 | Mindre endringer i noen kapitler etter avklaringer med Xxxx Xxxx Xxxxxxxxxx og Xxxxxxxx Xxxxxxxx | Xxxxx Xxxxxxxxx |
0.91 | 18.01.2019 | Implementert mindre endringer etter innspill fra styreleder og HDOs ledergruppe | Xxxxx Xxxxxxxxx |
1.0 | 01.02.2019 | Dokument godkjent i styremøte 31.01.2019 uten merknader | Xxxxx Xxxxxxxxx |
1.1 | 30.04.2020 | Ingen endringsbehov basert på eksterne krav , mål og strategier, legges derfor til ny versjon uten godkjenning i styret | Xxxx Xxxx Xxxxxxxxxx |
1.2 | 27.07.2022 | Presisert referanse til hvor finansiering av HDO er definert. Oppdatert referanse til eierstyring. Slettet referanse til HDR | Xxxx Xxxx Xxxxxxxxxx |
1.3 | 13.09.2022 | Ferdigstilt dokument i tråd med endringer - klart for styrets godkjenning. | Xxxx Xxxx Xxxxxxxxx |
1.4 | 20.09.2023 | Oppdatert med stillinger i ny organisasjon | Xxxx Xxxx Xxxxxxxxxx |
1.5 | 28.09.2023 | Godkjent i styret | Xxxx Xxxx Xxxxxxxxxx |
1.6 | 12.06.2024 | Ferdigstilt dokument i tråd med endringer - klart for styrets godkjenning. | Støtteteam Folk og flyt og støtteteam Kvalitet |