Åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og III
Konkurransegrunnlag
Rammeavtale – grafiske tjenester og bilde- og videoproduksjon
Sak 2022/1330
Åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og III
Tilbudsfrist: 4. november 2022, kl. 12:00, norsk tid
1 Innhold
2.2 Anskaffelsens formål, parter og omfang 3
3 Gjennomføring av konkurransen 5
3.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget 6
3.7 Kommunikasjon under konkurransen 6
4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 7
4.3 Leverandørens kvalifikasjoner 7
5 Tildelingskriterier og vektingsmodell 8
6 Innlevering av tilbud og utforming av tilbudet 9
2 Generell beskrivelse
2.1 Oppdragsgiver
Oljedirektoratet (OD) er et selvstendig statlig forvaltningsorgan underlagt Olje – og energidepartementet.
Ut fra regjeringens hovedmål i energipolitikken er den overordnede målsettingen for OD definert som følger:
OD skal bidra til å skape størst mulig verdier for samfunnet fra olje- og gassvirksomheten gjennom en effektiv og forsvarlig ressursforvaltning, hensyntatt helse, miljø, sikkerhet og beredskap.
For mer informasjon om OD, se xxx.xxx.xx.
2.2 Anskaffelsens formål, parter og omfang
OD ønsker å inngå en rammeavtale med en leverandør innenfor visuell kommunikasjon, grafiske tjenester og lyd- og videoproduksjon. Rammeavtalen vil ha en varighet på ett år, med opsjon for OD til å forlenge rammeavtalen med ett + ett + ett år (maksimalt fire års varighet).
Estimert øvre økonomiske ramme for rammeavtalen over fire år er NOK 6 000 000,- eks. mva. Faktisk uttak kan imidlertid avvike fra nevnte estimat. Det tas forbehold om endringer i volum som følge av endringer i økonomiske og politiske rammevilkår, samt i det til enhver tid gjeldende behov.
Leverandøren har dermed ikke noen rettigheter med tanke på volum under rammeavtalen. Avrop vil skje etter hvert som OD finner behov for det.
Rammeavtalen er for øvrig betinget av at det tildeles økonomiske midler over statsbudsjettet hvert år.
2.3 Kravspesifikasjon
Formålet med anskaffelsen er å styrke Oljedirektoratets (OD) kapasitet og evne til å levere på samfunnsoppdraget, spesielt knyttet til oppgaven å tilgjengeliggjøre og formidle data, analyser og fakta, gjennom bruk av innhold i forskjellige kanaler, grafikk, foto, video og animasjon.
Oljedirektoratet ønsker tilbud på kapasitet og kompetanse innen grafisk, infografisk, foto og videoproduksjon. Oppdraget kan omfatte produksjon av grafiske elementer, presentasjoner, rapporter, korte informative videoer (både manusutvikling, opptak, redigering og animasjon) til bruk på digitale flater som sosiale medier, nettsider m.m., til arrangementer og til internt bruk.
Produksjonene må kunne leveres med både tale og tekst på norsk og engelsk.
Oljedirektoratets hovedmål er å bidra til størst mulige verdier for samfunnet fra olje- og gassnæringen gjennom en effektiv og forsvarlig ressursforvaltning. I dette arbeidet tas det hensyn til helse, miljø, sikkerhet og til andre brukere av havet. OD har blant annet et nasjonalt ansvar for data fra norsk kontinentalsokkel. Våre data, oversikter og analyser utgjør et viktig faktagrunnlag for næringen og skal også kunne gjøres tilgjengelig for et bredere publikum. OD publiserer rapporter xx
analyser. Tjenestene det her etterspørres vil i stor grad være knyttet til slike konkrete prosjekter/analyser/rapporter og formidling av disse.
Oljedirektoratet har en viktig rolle som nasjonalt sokkelbibliotek gjennom å samle inn og gjøre data og informasjon tilgjengelig for å bidra til norsk sokkels attraktivitet og konkurransekraft. OD skal spre fakta og kunnskap om status, fremtidige behov og utfordringer overfor myndigheter, næringen og samfunnet ellers. Tjenestene det her etterspørres vil også inkludere behovet for å spre kunnskap om norsk sokkel. Kommunikasjonen skal skape læring gjennom utstrakt bruk av tekster, grafiske elementer, infografikk, foto- og videoproduksjon inkludert manusutvikling og animasjon.
Oljedirektoratet har et kompetent kommunikasjonsmiljø med dyktige og erfarne medarbeidere som blant annet benytter Adobe-pakken. Leveranser fra ekstern leverandør skal gjøres på en måte som bidrar til ytterligere kompetanseheving blant ODs ansatte. Det meste av arbeidet vil derfor utføres i samarbeid med aktuelle medarbeidere i direktoratet. Det kan være aktuelt å etterspørre opplæring og veiledning som en del av leveransene.
Primært arbeidssted er Stavanger, med mindre annet er spesielt avtalt knyttet til enkeltleveranser eller oppdrag.
Kundeservice og vilkår:
1. Leverandør skal utnevne kontaktpersoner som OD kan kontakte direkte pr. tlf. og e-post. OD skal ha en dedikert kontaktperson. Videre er det viktig at oppnevnt kontaktperson understøttes av en andrelinje som kan svare på henvendelser dersom kontaktpersonen ikke er tilgjengelig.
2. For hver leveranse skal OD godkjenne kostnadsestimat før arbeidet påbegynnes.
3. OD skal ha eierskap til råfilene, produktene og leveransene og står fritt i bruken av disse. Leverandør kan ikke bruke produktene og tjenestene i andre sammenhenger uten særskilt tillatelse fra OD.
4. Det forventes at leverandøren prioriterer forespørsler fra OD under rammeavtalen og at leverandøren tilstreber å levere tilbud/utføre oppdrag innenfor de frister/tidsperioder som er satt av OD.
Del 1 - Grafikk og infografikk:
1. Leverandør bes beskrive hva slags teknisk utstyr de har tilgjengelig.
2. Leverandørens personell må ha bred erfaring med ulike typer grafisk produksjon av høy kvalitet. Leverandørens personell skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.
3. All grafikk skal i størst mulig grad leveres som vektoriserbar, og leveres som både ai (Adobe Illustrator råfiler, med redigerbar tekst, dvs uten at teksten er outline) og SVG (hvor teksten er outline, dvs. ikke-redigerbar tekst).
Del 2 - Videoproduksjon:
1. Leverandør skal kunne være behjelpelig med å utvikle filmer fra ide til ferdig produkt.
2. Leverandør skal også kunne produsere ferdig film basert på eksisterende materiale.
3. Leverandør bes beskrive hva slags teknisk utstyr de har tilgjengelig.
4. Leverandørens tilbudte personell må ha bred erfaring med ulike typer filmproduksjon av høy kvalitet, på både lyd og bilde, og skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.
5. Det skal være en opsjon for underteksting av video til norsk språk, og i henhold til universell utforming. Dersom opsjon for underteksting benyttes skal undertekstingen leveres som en srt-fil. Pris for denne opsjonen skal angis separat.
6. Streaming (direktesending) inngår ikke i denne kontrakten.
Del 3 – Opsjon på konseptutvikling og bygging av stand til messer
1. OD har tidligere hatt egen anbudskonkurranse for utvikling av konsept, grafisk uttrykk og sørge for bygging av stand til messer, som f.eks. ONS. OD skal under rammeavtalen ha en opsjon på denne type arbeid og leveranser. Det er opp til OD alene å avgjøre om denne opsjonen skal benyttes fra år til år, eller om slike oppdrag skal lyses ut i markedet.
2.4 Kunngjøring
Konkurransen er kunngjort i Mercell-databasen, DOFFIN-databasen og i TED-basen – se xxx.xxxxxx.xx.
3 Gjennomføring av konkurransen
3.1 Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren ”Åpen anbudskonkurranse”, jfr. FOA § 14 -1 (1).
Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert.
I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA § 20-13(1).
Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg, og ved uklarheter stille spørsmål til oppdragsgiver via Mercell- portalen, se kapittel 3.7.
3.2 Taushetsplikt
All korrespondanse, inkludert tilbud, er som hovedregel offentlige. Fra denne hovedregelen er det unntak for såkalte forretningshemmeligheter. OD og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde for den opplysningene gjelder jf. FOA § 3-6 jf. forvaltningslovens § 13. OD ber derfor om at leverandørene også leverer en sladdet versjon av sine tilbud.
3.3 Forbehold og avvik
Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold.
Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA § 20-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA § 20-13(1).
Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser.
3.4 Vedståelsesfrist
Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til tre måneder etter tilbudsfristen.
3.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget
Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har meldt sin interesse i Mercell.
Ved en revisjon av konkurransen, vil dette vises som en ny versjon av konkurransen. Når det gjelder tilleggsopplysninger vil dette fremkomme i fanebladet Tilleggsinformasjon i Mercell portalen.
Leverandører som allerede har meldt sin interesse vil også få en melding via sin e-post, om at det er gitt tilleggsinformasjon på konkurransen, eller det er gjort en revisjon av konkurransen. Følg da linken i denne meldingen slik at du kommer inn på den aktuelle konkurransen.
3.6 Tilleggsopplysninger
Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver.
Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgiver.
3.7 Kommunikasjon under konkurransen
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx. Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Når du er inne på konkurransen skal du velge fanebladet
Kommunikasjon. Klikk deretter på symbolet Ny melding. Skriv inn informasjon til oppdragsgiver
og trykk deretter . Oppdragsgiver mottar så meldingen din. Hvis spørsmålet angår alle tilbydere vil oppdragsgiver besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon.
Tilleggsinformasjon er tilgjengelig under fanebladet Forespørsel og deretter under fanebladet Tilleggsinformasjon. Du vil også få en e-post med en link til tilleggsinformasjonen.
4 Kvalifikasjonskrav
4.1 Obligatoriske krav
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiavgifts- innbetaling | • Skatteattest • Merverdiavgiftsattest Mer informasjon: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/Xxxxxx-xx- tjenester/Etater/Skatteetaten/Attestbestilling/ • Gjelder kun norske leverandører. |
4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak | • Norske selskaper: Firmaattest • Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. |
4.3 Leverandørens kvalifikasjoner
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal ha erfaring fra oppdrag av tilsvarende art og omfang | Kort beskrivelse av leverandørens tre mest relevante oppdrag innenfor videoproduksjon. Leverandøren er selv ansvarlig for at beskrivelsen er av en slik art at den dokumenterer at kravet er oppfylt. Nyetablerte leverandører kan dokumentere nødvendig erfaring ved å legge ved CVer som beskriver relevant erfaring hos ansatte. |
5 Tildelingskriterier og vektingsmodell
Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder avtaleforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene.
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på tildelingskriterier i kapittel 5.1.
5.1 Tildelingskriterier
Kriterium | Vekt | Beskrivelse og dokumentasjonskrav |
Pris | 25 % | Angivelse av timepris i NOK eks. mva. innenfor de angitte priskategorier som vil bli prioritert i følgende rekkefølge: 1. 15 års relevant erfaring eller mer 2. 10 - 14 års relevant erfaring 3. 5 – 9 års relevant erfaring Dette innebærer at det maksimalt skal angis tre timepriser. Det er viktig at leverandørene opptrer i henhold til dette ved utforming av pristilbudet. Dette av hensyn til evalueringen. Det skal for OD ikke påløpe noen kostnader utover timeprisene. Timeprisene må derfor dekke alle kostnader som er nødvendige for å utføre oppdrag under rammeavtalen. Det innebærer blant annet at: 1. eventuelle behov for kjøp av tredjeparts leveranser skal avtales og prises før det inngås en forpliktelse på ODs vegne. 2. Oljedirektoratet ikke dekker reise og opphold i forbindelse med leveranse av tjenestene, med mindre dette er spesielt avtalt knyttet til enkeltleveranser eller oppdrag. |
Kompetanse og erfaring | 50 % | Leverandøren skal dokumentere tilbudt personells kompetanse og erfaring ved å legge ved CV for tilbudt personell med beskrivelse av erfaring, kompetanse og tidligere relevante oppdrag. Teamets sammensetning skal beskrives. |
Kapasitet til å gjennomføre oppdrag spesifisert i avrop innenfor de angitte rammer og frister, samt strategi for erfaringsoverførin g og | 25 % | Leverandøren skal ha tilstrekkelig tilgjengelige ressurser. Leverandøren skal vedlegge en oversikt over antall tilgjengelige relevante ressurser. Det skal leveres en redegjørelse for hvordan leverandøren skal sørge for tilstrekkelig kapasitet for gjennomføring av rammeavtalen og konkrete oppdrag innenfor angitte rammer og tidsfrister. |
kompetanseutveks ling | Leverandøren skal også kort beskrive sin strategi for erfaringsoverføring og kompetanseutveksling ved utskiftning av personell, inkl. beskrive responstid for å kunne bemanne opp og ned team/hente inn nye konsulenter. |
5.2 Vektingsmodell
Hvert tilbud vurderes opp mot hvert tildelingskriterium og det gis poeng i skalaen 1-10, der 10 er beste karakter. Poengene multipliseres så med kriteriets vekt og summeres. Tilbudet med høyest poengsum tildeles oppdraget.
6 Innlevering av tilbud og utforming av tilbudet
6.1 Innlevering av tilbud
Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.)
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp, f.eks. minimum en dag før tilbudsfristens utløp.
Skulle det komme tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver som fører til at du ønsker å endre tilbudet ditt før tilbudsfristen utgår, kan du gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.
Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering. Du vil under innlevering av tilbudet bli bedt om en elektronisk signatur for å bekrefte at det er aktuell tilbyder som har sendt inn tilbudet. Elektronisk signatur kan dere skaffe på xxx.xxxxxxxxx.xxx, xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx.
Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur slik at denne prosessen settes i gang så snart som mulig.
6.2 Tilbudets utforming
Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet.
Tilbudet utformes med denne disposisjonen:
Filnavn | Innhold/besvarelse |
Kvalifikasjonskrav | Dokumentene legges ved hvert krav under steget Kvalifikasjonskrav når du gir tilbud via Mercell. |
K01 - Skatteattest | Ref. kapittel 4.1 i konkurransegrunnlaget. |
K02 - Merverdiavgiftsattest | Ref. kapittel 4.1 i konkurransegrunnlaget. |
K03 - Firmaattest | Ref. kapittel 4.2 i konkurransegrunnlaget. |
K04 – Leverandørens erfaring | Ref. kapittel 4.3 i konkurransegrunnlaget |
Tilbudsdokumenter | Dokumentene legges under fanen Dokumenter når du gir tilbud via Mercell |
DOK01 – Tilbudsbrev | En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til avtale og spesielle avtalevilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. |
DOK02 - Pris | Ref. kapittel 5.1 i konkurransegrunnlaget. |
DOK03 – Kompetanse og erfaring | Ref. kapittel 5.1 i konkurransegrunnlaget. |
DOK04 – Kapasitet etc. | Ref. kapittel 5.1 i konkurransegrunnlaget. |
DOK05 – Forpliktelseserklæring | Ved bruk av underleverandører bør tilbyder legge ved en erklæring som dokumenterer at leverandøren har råderett over tilbudte konsulenter fra underleverandører. |
DOK06 – Sladdet versjon av tilbudet | Ref. kapittel 3.2 i konkurransegrunnlaget. |
7 Vedlegg
• Vedlegg 1 - Avtalevilkår: Vedlagt kunngjøringen i PDF-format