Rammeavtale for leveranse av Hygieneprodukter - Smittevern
Rammeavtale for leveranse av Hygieneprodukter - Smittevern
01.06.2020–31.05.2022
Avtaleforvalter Sykehusinnkjøp HF: Xxxxxxxx X. Xxxxxxxx
E-post: xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx Telefon: 00 00 00 00
Avtalenummer: 106303xx
Leverandør: FELLES RAMMEAVTALE
Innhold
1 Avtalens parter 4
2 Avtalens gjenstand 4
3 Avtalens dokumenter 4
4 Avtalens varighet 5
4.1 Varighet 5
4.2 Prøvetid 5
4.3 Prosedyre for prolongering av avtalen 5
4.4 Ekstraordinær oppsigelse 5
4.5 Avslutning av avtalen 5
5 Priser og prisregulering 5
5.1 Priser 5
5.2 Prisregulering 6
5.3 Prisregulering som følge av myndighetsvedtak 6
6 Bestilling 6
7 Levering 7
7.1 Leveringsbetingelser 7
7.2 Leveringssted 7
7.3 Leveringsgrad 7
7.4 Leveringstid og leveringspresisjon 7
7.5 Leveringsrutiner 8
7.6 Restleveranser 8
7.7 Feilleveranser og reklamasjon 8
7.8 Forsinkelse 8
8 Leverandørens plikter 8
8.1 Omdømmelojalitet innenfor avtaleområdet 8
8.2 Krav til etisk handel 9
8.3 Miljø og samfunnsansvar 9
8.4 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 9
8.5 Krav til medlemskap i returordning 10
8.6 Bruk av underleverandører 10
8.7 Produktene 10
8.8 Leverandørens ansvar 10
8.9 Levering av erstatningsprodukter 10
8.10 Leveringssikkert 11
8.11 Sikkerhetslager 11
8.12 Endring av produkter i sortimentet 11
8.13 Nyutviklede produkter 12
8.14 Teknisk bistand og service 12
8.15 Opplæring 12
8.16 Faktura 12
8.17 Elektronisk faktura 12
8.18 eHandel 12
8.19 Produktansvar 13
8.20 Forsikringer 13
8.21 Import til Kunden 13
8.22 Personvern 13
9 Kundens plikter 14
9.1 Betaling 14
9.2 Kundens medvirkning 14
10 Mangler 14
11 Mislighold 14
11.1 Dagmulkt ved forsinkelse 14
11.2 Misligholdsanksjoner ved forsinkelse i et avrop 15
11.3 Misligholdsanksjoner ved mangler ved et avrop 15
11.4 Heving av rammeavtalen 15
12 Generelle bestemmelser 16
12.1 Statistikk 16
12.2 Revisjon 16
12.3 Reklame og annen offentliggjøring 16
12.4 Utprøving av nye produkter – produkter til forskning 17
12.5 Oppfølgingsmøter 17
12.6 Kontaktpersoner i avtaleperioden 17
12.7 Transport av avtalen 17
13 Force majeure 17
13.1 Definisjon 17
13.2 Underretning 18
13.3 Kostnader 18
14 Endringer 18
15 Tvister 18
15.1 Lovvalg 18
15.2 Forhandlinger 18
15.3 Mekling 18
15.4 Domstolsbehandling 19
15.5 Verneting 19
16 Vedlegg til avtalen 19
1 Avtalens parter
Kunder på denne avtalen fremkommer av vedlegg «Kunder tiltredelse».
Kunden(e) inngår rammeavtale med «Leverandørnavn», heretter kalt Leverandør, om kjøp av hygiene- og pasientpleieprodukter. Avtalen(e) er signert elektronisk. De regionale helseforetakene signerer etter fullmakt på vegne av Kunden.
Hver Kunde er juridisk og økonomisk ansvarlig i henhold til denne avtalen. Dersom det i avtaleperioden skjer en omstrukturering av foretakene, jf. § 50 i Helseforetaksloven, vil deres rettsetterfølger kunne benytte avtalen. Det samme gjelder dersom det i avtaleperioden etableres foretak/selskap eid av Kunden.
Sykehusinnkjøp HF er Kundens rådgiver og avtaleadministrator.
2 Avtalens gjenstand
Avtalen gjelder levering av hygiene- og pasientpleieprodukter til Kunden. Avtalen gjelder følgende delområder:
Deltilbud 1: Åndedrettsvern / Alle RHF
Deltilbud 2: Vernebrille (beskyttelsesbrille) / Alle RHF Deltilbud 3: Munnbind / Helse Vest RHF
Deltilbud 4: Smittefrakker, engangs / Helse Vest RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Nord RHF
Deltilbud 5: Smittefrakker, engangs / Helse Sør-Øst RHF Deltilbud 6: Stellefrakker, engangs / Alle RHF
Deltilbud 7: Plastforklær, armbeskyttere og skotrekk, usterile / Alle RHF Deltilbud 9: Forkle, 2-lags / Alle RHF
Hvert delområde skal anses som en selvstendig avtale slik at hver enkelt bestemmelse i avtalen gjelder opp mot hvert enkelt delområde.
3 Avtalens dokumenter
Følgende dokumenter anses som en del av avtalen. Ved motstrid mellom bestemmelsene i dokumen- tene prioriteres de på følgende måte.
• Denne avtalen med vedlegg og endringer.
• Leverandørens tilbud dersom dette tydelig avviker fra konkurransegrunnlaget med vedlegg
• Konkurransegrunnlaget med vedlegg
• Annen skriftlig dokumentasjon
For forhold som ikke dekkes av avtalen, gjelder Lov om Kjøp av 13. mai 1988 nr. 27.
4 Avtalens varighet
4.1 Varighet
Rammeavtalen gjelder fra det tidspunkt som er angitt på avtalens forside. Kunden kan prolongere rammeavtalen med inntil 1 år av gangen i maksimum 2 år. Dersom Kunden ved Avtaleforvalter ikke melder fra til Leverandøren senest 3 måneder før utløpsdatoen, prolongeres rammeavtalen automatisk. Maksimal samlet avtaleperiode er 4 år. Den enkelte Kunde tiltrer rammeavtalen i henhold til vedlegg – ”Kunder tiltredelse”.
4.2 Prøvetid
De første 6 måneder av avtaleperioden er prøvetid. Dersom avtalen etter Kundens vurdering fungerer tilfredsstillende fortsetter avtalen fram til utløp. I motsatt fall kan Xxxxxx si opp avtalen med 30 dagers varsel. Oppsigelse av avtalen skal skje skriftlig og skal sendes fra Kunden senest den dag som prøvetiden utløper.
4.3 Prosedyre for prolongering av avtalen
Kunden har en ensidig rett til å beslutte prolongering på de opprinnelige vilkår. Hvis utviklingen i den opprinnelige avtaleperioden tilsier det (dvs. at vilkårene og/eller sortiment ikke lenger oppfattes konkurransedyktige) vil Xxxxxx kunne stille krav om at det foretas forbedringer av vilkårene og/eller sortiment som en forutsetning for å utløse opsjonen. Leverandøren vil kunne velge å motsette seg dette, men kan ikke motsette seg en forlengelse på opprinnelige vilkår. Det kan uansett ikke foretas vesentlige endringer i avtalen.
4.4 Ekstraordinær oppsigelse
Dersom Kundens organisasjon legges ned, eller at de oppgaver som Xxxxxx utfører faller bort på grunn av omorganisering i offentlig sektor kan Kunden si opp avtalen helt eller delvis med 6 måneders varsel.
4.5 Avslutning av avtalen
Leverandøren plikter å tilrettelegge sin avslutning av avtalen på en slik måte at en eventuell ny leverandør ikke blir forhindret fra å oppfylle sine forpliktelser.
Avtalens vilkår gjelder for alle bestillinger bekreftet innenfor avtaleperioden, selv om leveransen skjer etter utløp av herværende rammeavtale.
5 Priser og prisregulering
5.1 Priser
Alle priser er oppgitt netto i norske kroner, eksklusive merverdiavgift og inklusive alle øvrige kostnader, skatter, avgifter, toll og eventuelle gebyrer.
Prisene er faste i avtaleperioden, dersom ikke annet er bestemt i avtalen.
5.2 Prisregulering
I avtaleperioden skal prisene justeres årlig, gjeldende fra 1. mai, basert på 85 % av endring i importveid kursindeks (I44) publisert av Norges Bank.
Prisene er faste fram til 1. Mai 2021 og justeres første gang gjeldende fra og med 1. mai 2021.
Anmodning om prisregulering skal fremmes skriftlig av leverandør senest 2 måneder før ikrafttredelse. Ikrafttredelse vil være et (1) år etter dato for avtalestart, og kan ikke settes i kraft før Avtaleforvalter har godkjent reguleringen. Etter prisregulering er prisene faste i tolv (12) måneder.
Eksempel på utregning av prisjustering: Varelinjepris * Faktor for justering= Ny varelinjepirs Formel for førstegangsjustering.
𝐹𝑎𝑘𝑡𝑜𝑟 𝑓𝑜𝑟 𝑗𝑢𝑠𝑡𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔 = 1 + (0,85 x
I44 Mai 2021 − I44 November 2019
)
I44 November 2019
Formel for etterfølgende justeringer.
𝐹𝑎𝑘𝑡𝑜𝑟 𝑓𝑜𝑟 𝑗𝑢𝑠𝑡𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔 = 1 + (0,85 x
I44 Mai år x − I44 Mai år x − 1
)
I44 Mai år x − 1
X= inneværende år
Eventuelle prisreguleringer administreres av Avtaleforvalter. Anmodning om prisendring sendes xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx.
5.3 Prisregulering som følge av myndighetsvedtak
Prisene i avtalen er gjenstand for regulering dersom vedtak eller pålegg fra offentlig myndighet endrer grunnlaget for prisfastsettelsen. Prisen kan da reguleres i tråd med den nettokonsekvens endringen i prisgrunnlaget medfører på den måte at Leverandøren blir stilt uendret.
Prisreguleringer administreres av Sykehusinnkjøp HF.
Anmodning om prisendring sendes xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx.
6 Bestilling
Bestilling skal, om ikke annet er avtalt, inneholde følgende informasjon:
• Bestillingsnummer
• Navn på bestillende enhet/ kontaktperson for bestillingen.
• Kundenummer
• Leveringssted
• Antall enheter
Kunden skal, i samarbeid med Leverandøren, utarbeide bestillingsrutiner som ivaretar hensynet til begge parter.
Dersom leveranse ikke kan utføres i henhold til bestillingen, skal Leverandøren informere Xxxxxx om dette uten ugrunnet opphold etter mottak av bestilling.
7 Levering
7.1 Leveringsbetingelser
Levering skal foretas DDP til Xxxxxx (adresse som fremkommer av bestillingen) i henhold til INCOTERMS 2010.
7.2 Leveringssted
Leveringssted skal fremkomme av bestillingen.
Dersom bestillingen ikke inneholder noe bestemt leveringssted, skal levering foretas på Kundens forretningsadresse.
7.3 Leveringsgrad
Leveringsgrad måles i antall full-leverte varelinjer.
7.4 Leveringstid og leveringspresisjon
Benevnelse | Krav |
Leveringstid lagervarer til alle RHF ved avrop | Innen 5 virkedager etter bestilling Helse Nord Innen 3 virkedager etter bestilling resten av Norge |
Terminlevering | Tilbyder skal kunne levere forespurte produkter iht. på forhånd avtalt leveringsplan mellom leverandør og kunde |
Leveringsgrad | Antall full-leverte varelinjer skal ikke være under 96% ved kvartalsvis måling *) |
Leveringspresisjon | Antall full-leverte varelinjer iht. leveringstid skal ikke være under 96 % ved kvartalsvis måling **) |
*) Leveringsgrad = ((Antall varelinjer totalt – antall varelinjer med avvik iht. bestilling)/antall varelinjer totalt)*100. Måles per helseforetak minimum en gang per kvartal.
**) Leveringspresisjon = ((Antall ordrelinjer totalt – antall ordrelinjer levert for sent) / (antall varelinjer totalt)*100. Måles per helseforetak minimum en gang per kvartal))
For Forsyningssenteret i Helse Sør-Øst er det utarbeidet egne logistikkbetingelser, se vedlegg Helse Sør-Øst Forsyningssenter – Logistikkbetingelser.
7.5 Leveringsrutiner
Leverandøren skal, i samarbeid med Xxxxxx utarbeide leveringsrutiner for å oppnå mest mulig effektivisering og utnyttelse av avtalen.
Alle varer og forsendelser skal ha pakkseddel som henviser til bestillingsnummer og merkes med kollinummer av totalt antall kolli. Pakkseddel skal plasseres lett synlig utenpå forsendelsen, og være festet slik at bestillingsnummeret er lett synlig.
7.6 Restleveranser
Eventuelle restleveranser og leveringstidspunktet for restvarer meldes skriftlig til Kunden uten opphold etter at ordren er mottatt og gjennomgått.
7.7 Feilleveranser og reklamasjon
Kunde skal kontrollere varene ved mottak.
Varer som er feillevert vil bli returnert til leverandøren. Varer som har mangler gir grunnlag for reklamasjon og Kunde kan returnere slike varer til leverandøren.
Xxxxxx skal informere leverandør på forhånd om at retur vil skje. Ved retur legges ved kopi av faktura/pakkseddel. Omkostninger ved retur dekkes av leverandør.
7.8 Forsinkelse
Dersom varen ikke er levert i henhold til punktet om leveringstid, anses varen som forsinket. Dette gjelder ikke dersom det foreligger forhold omfattet av punktet om force majeure.
Dersom Leverandøren forstår eller har grunn til å anta at leveransen blir forsinket, skal leverandøren uten opphold underrette Kunden om dette skriftlig.
8 Leverandørens plikter
8.1 Omdømmelojalitet innenfor avtaleområdet.
Leverandør skal xxxxxxx Xxxxxxx interesser i gjennomføring av kontrakten. Leverandør skal i avtaleperioden ikke utøve virksomhet som svekker Kundens omdømme. Partene skal heller ikke omtale avtalens premisser eller innhold på et slikt vis at dette kan skade den annen parts omdømme
eller forhold til 3.parter. Leverandør skal ikke ta stilling til eller kommentere synspunkter eller misnøye fra pasienter eller andre som retter seg mot Kunden, men opplyse om at slike henvendelser skal rettes til Kundens kontaktperson i avtalen.
8.2 Krav til etisk handel
Det er et krav at de produkter som avtalen omfatter er produsert på en lovlig og etisk forsvarlig måte, se vedlegget – «Etiske krav til leverandør». Dersom leverandøren bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakt, er leverandør forpliktet til å videreføre og bidra til etterlevelse av kravene hos sine underleverandører.
8.3 Miljø og samfunnsansvar
Leverandøren skal oppfylle evt. miljøkrav som fremkommer av Bilag 1 og krav i gjeldende miljølovgivning. Varene som leveres skal være godkjent, sertifisert, registrerte eller lignende dersom slik godkjenning er pålagt i lover, forskrifter eller direktiver. For kjemikalier og alle helsefarlige stoffer skal Leverandøren sørge for at deltakende virksomheter til rammeavtalen har sikkerhetsdatablad tilgjengelig på norsk til enhver tid.
Leverandøren skal arbeide for at emballasjen reduseres til et nødvendig minimum. Emballasjen skal så langt det er mulig være resirkulerbar, og den skal ikke inneholde Polyvinylclorider (PVC).
Leverandøren skal aktivt arbeide for å minske miljøbelastningen og redusere bruken av emballasje uten at det går utover eller skader produktene ved oppfyllelse av avtalen.
Dersom det er relevant for anskaffelsen, er Leverandøren forpliktet til enhver tid å ha returordning for alle brukersteder i henhold til gjeldende offentlige bestemmelser og forskrifter.
Dersom Leverandøren er norsk (produsent eller importør) og benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelsen fremlegges dokumentasjon for at Leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig måte (Grønt punkt Norge AS eller tilsvarende returordning).
8.4 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter
Ansatte hos Leverandør og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som er i samsvar med Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.
På tjenesteområder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal lønns- og arbeidsvilkår være i henhold til gjeldende forskrifter.
På tjenesteområder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal lønns- og arbeidsvilkår være i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje.
Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.
På forespørsel skal Leverandør og eventuelle underleverandører dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten.
Dersom Leverandør eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår, innebærer dette mislighold av avtalen.
8.5 Krav til medlemskap i returordning
Hvis norsk leverandør benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende ordning).
8.6 Bruk av underleverandører
Dersom Leverandør i avtaleperiode ønsker å benytte/skifte underleverandør kan dette ikke gjøres uten Sykehusinnkjøp HFs skriftlige godkjenning.
Leverandøren er fullt ut ansvarlig for oppfyllelse av avtalen, herunder også underleverandørens utførelse av arbeidet.
8.7 Produktene
Produktene omfattet av avtalen fremkommer av vedlegg – ”Prisliste”.
8.8 Leverandørens ansvar
Leverandøren er ansvarlig for at produktene til enhver tid er godkjent i henhold til de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter, og at de er i henhold til kravene til egnethet og kvalitet som fremkommer av spesifikasjonene.
Produktene skal til enhver tid tilfredsstille kravspesifikasjonen som ble benyttet i konkurransen som ligger til grunn for avtalen, vedlegg –” Kravspesifikasjon”.
Produktene skal leveres i forsvarlig emballasje og i den forpakningsstørrelsen som følger av prislisten. I tillegg skal produktene være ledsaget av nødvendig informasjon om produktenes beskaffenhet og korrekt bruk. Informasjonen skal foreligge på følgende språk: norsk, svensk eller dansk.
Dersom produktene ikke oppfyller kravene i dette punktet, anses produktene som mangelfulle.
8.9 Levering av erstatningsprodukter
Leverandøren skal sikre at produktene ikke utgår av Leverandørens sortiment.
Leverandøren har rett til å tilby like eller tilsvarende produkter, dersom varene i den opprinnelige avtalen ikke lenger produseres, ikke lenger er godkjent av offentlige myndigheter, eller det foreligger forhold som nevnt i punktet om force majeure.
I øvrige tilfeller kan Leverandøren tilby like eller tilsvarende produkter dersom særlige forhold gjør det rimelig.
Produktene som blir tilbudt i henhold til dette punktet, skal ha samme pris som det opprinnelige produktet, dog slik at gunstigere priser skal komme Kunden til gode. Produkter tilbudt i henhold til dette punktet må godkjennes skriftlig av Kunden.
Før Kunden kan godta produktendringen, skal Leverandøren dokumentere spesifikasjonene til det nye produktet, herunder på hvilken måte produktets egenskaper tilsvarer det produkt som erstattes.
Kunden kan ikke godkjenne endringer i produktutvalget dersom det vil stride mot regelverket om offentlige anskaffelser. Kunden er heller ikke forpliktet til å godkjenne endringer i produktutvalget dersom dette vil medføre praktiske eller økonomiske ulemper for Kunden.
Alle henvendelser omkring dette punktet tas opp med Sykehusinnkjøp HF som koordinerer prosessen rundt endringer i produktutvalget, samt implementering av slike endringer.
8.10 Leveringssikkert
Leverandøren skal sikre kontinuitet i forsyningen av produktene og at det til enhver tid er tilstrekkelig lager av produktene tilgjengelig for Kunden. Leverandøren skal ved leveringsproblemer / -svikt umiddelbart skriftlig varsle Kunden. Dette gjelder også hendelser som potensielt kan medføre fremtidige leveringsproblemer. Leverandøren skal uten opphold ta initiativ til å skaffe en erstatningsleverandør / et erstatningsprodukt.
8.11 Sikkerhetslager
Leverandøren plikter å sørge for tilstrekkelig sikkerhetslager basert på kundens forventede normalforbruk av produktene. Varene lagres på lager i Europa. Ved avtalens oppstart 01.05.2020 er leverandøren forpliktet til å sørge for at det er etablert sikkerhetsslager i forhold til antatt årlig behov som er oppgitt i prisskjema til denne rammeavtalen. Produktene som omfattes av ordningen og lagerets størrelse er angitt i kravspesifikasjonen.
8.12 Endring av produkter i sortimentet
Dersom det i avtaleperioden oppstår et behov for Kunden til å foreta mindre endringer av produktutvalget i sortimentet, kan Leverandøren tilby andre produkter til en pris avtalt mellom partene. Slike endringer kan ikke foretas dersom det vil stride mot regelverket om offentlige anskaffelser.
Alle henvendelser omkring dette punktet tas opp med Sykehusinnkjøp HF som koordinerer prosessen rundt endringer i produktutvalget, samt implementering av slike endringer. Send anmodning til xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx.
8.13 Nyutviklede produkter
Dersom det i avtaleperioden blir utviklet nye produkter innenfor avtaleområdet, kan Leverandøren tilby disse til Kunden i henhold til en pris avtalt mellom partene.
Leverandøren informerer Sykehusinnkjøp HF om nye produkter som kan prøves ut. Sykehusinnkjøp HF koordinerer iverksettelse av slik utprøving. Kunden forbeholder seg retten til å prøve ut nye produkter, samt å gjennomføre utprøving av nyutviklede produkter fra andre leverandører.
8.14 Teknisk bistand og service
Leverandøren plikter å yte følgende service og teknisk bistand til Kunden for produktene som omfattes avtalen iht. besvarelsen i kravspesifikasjonen.
8.15 Opplæring
Leverandøren skal levere opplæring i tråd med besvart i Kravspesifikasjonen.
8.16 Faktura
Fakturaen skal, dersom annet ikke er avtalt, inneholde følgende informasjon:
• Navn på bestillende enhet
• Bestillingsnummer
• Antall enheter
• Pris
• Leveringstidspunkt
• Leveringssted
Det skal ikke beregnes noen form for gebyr eller tillegg ved fakturering. Dersom ikke annet er avtalt sendes en faktura per bestilling.
Faktura og fakturagrunnlag skal være oppsatt iht. prisbetingelser i avtalen og på en måte som gjør det kontrollerbart uten vesentlig ressursbruk fra Kundens side.
Dersom Kunden ikke godkjenner fakturaen, skal dette meddeles Leverandøren uten unødig opphold og Kunden har krav på ny faktura med nytt forfall.
Vesentlige og/eller gjentatte feil ved fakturering anses som mislighold av avtalen.
8.17 Elektronisk faktura
Leverandøren skal kunne levere faktura og kreditnota elektronisk slik at Kunden mottar dokumentet i
samsvar med standarden” Elektronisk handelsformat” (EHF).
8.18 eHandel
Dersom Kunden har innført eHandel for kjøp av varer dekket av denne avtalen, forplikter Leverandøren seg til å ta i bruk Kundens systemer ved avtalestart.
Dersom Kunden, i avtaleperioden, beslutter å innføre eHandel for kjøp av varer dekket av denne avtalen, forplikter Leverandøren seg å ta i bruk Kundens systemer innen 1 måned etter mottatt varsel fra Kunden.
Se vedlegg for samhandlingsavtaler og krav til implementering for de ulike regionale helseforetakene.
8.19 Produktansvar
Leverandøren er i henhold til lov av 23. desember 1988 nr. 104 om produktansvar og gjeldende norsk rett, ansvarlig for Kunde for den skade som produkt påfører Kunde, Kundes eiendom og/eller ansatte.
Leverandøren er pliktig til å holde Kunde skadesløs for ethvert krav, herunder krav om saksomkostninger, som tredjemann fremmer mot Kunde og som skyldes feil eller mangler ved produktet, Leverandørens mislighold eller Leverandørens skadevoldende atferd.
8.20 Forsikringer
Leverandøren skal i hele avtaleperioden for egen regning tegne og opprettholde forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke krav fra Kunden eller tredjemann som følge av Leverandørens ansvar eller risiko i henhold til avtalen.
8.21 Import til Kunden
Importer til Xxxxxx fra Leverandøren og dennes underleverandører skal følge Tollovens bestemmelser.
Det henvises til Tollovens §§ 3-1, 4-10 om korrekt fremleggings- og deklareringsplikt ved innførsel.
Dersom Leverandøren velger å direkte speditere varer til Kunden, enten via datterselskaper eller underleverandører i utlandet, skal Leverandøren som MVA-registrert virksomhet i Norge selv stå som importør.
Dersom feil importør deklareres ved eksport fra utlandet, medfører dette feilbelastning av MVA samt kostnader til saksbehandling og omberegning hos Tollvesenet for Kunden.
Leverandøren er i alle tilfeller erstatningsansvarlig overfor Kunden for brudd på disse bestemmelsene.
8.22 Personvern
I den utstrekning leveransen omfatter IKT-løsninger eller ytelser som innebærer at data vedrørende den enkelte pasient (helseopplysninger og/eller andre personopplysninger) blir overført til leverandøren for lagring, tilgjengeliggjøring eller annen behandling, opptrer leverandøren som databehandler for det enkelte helseforetak. Det enkelte helseforetak er databehandlingsansvarlig. Det enkelte helseforetak skal gjennomføre en selvstendig risikoanalyse før databehandleravtale kan inngås.
Slik behandling av helseopplysninger og/eller andre personopplysninger) kan ikke finne sted før det er inngått databehandleravtale mellom leverandøren og det enkelte helseforetak. Dette gjelder også om dataene er avidentifisert eller pseudonymisert.
Innholdet i databehandleravtalen og risikovurdering kan variere og gi rom for ulike vurderinger og resultat i det enkelte helseforetak. Det enkelte helseforetak kan dermed velge å ikke gjøre avrop på varen/tjenesten/løsningen/funksjonalitet som omfatter behandling av helseopplysninger og/eller andre personopplysninger.
9 Kundens plikter
9.1 Betaling
Kunden skal betale når produktene er mottatt og godkjent i henhold til bestillingen. Betaling skjer mot korrekt og godkjent faktura. Korrekt faktura forfaller 30 dager etter godkjent levering.
For betaling som ikke finner sted til rett tid, gjelder bestemmelsene i Lov om renter ved forsinket betaling mv. av 17.desember 1976, med tilhørende forskrift.
9.2 Kundens medvirkning
Kunden skal yte nødvendig medvirkning slik at Leverandøren er i stand til å oppfylle sin leveringsplikt.
Dersom Kunden ikke kan motta leveringen, skal dette uten opphold opplyses. Leverandøren skal oppbevare produktene for Kundens regning inntil levering kan skje.
10 Mangler
Det foreligger en mangel dersom produktene ikke oppfyller de krav som kontrakten fastsetter, eller ikke oppfyller de garantier som Leverandøren har gitt.
Dersom Kunden henvender seg til Leverandøren om feil eller mangler, skal Leverandøren senest påfølgende hverdag følge opp henvendelsen.
11 Mislighold
11.1 Dagmulkt ved forsinkelse
Ved forsinket levering som ikke skyldes Kunden eller som ikke kan henføres under Force Majeure, kan Kunden kreve dagmulkt uten dokumentasjon av tap ved forsinkelsen. Dagmulkten skal utgjøre 1
%, regnet av den avtalte pris som knytter seg til den totale leveransen som på grunn av den forsinkede varen ikke kan tas i bruk som forutsatt, eller kr. 500,- (satsen som blir den totalt høyeste for Kunden skal benyttes). Dagmulkt beregnes per arbeidsdag etter avtalt leveringstid. Dagmulkten løper i maksimalt 10 dager.
Med pris forstås i denne sammenheng grunnpris med alle avtalte tillegg og fradrag.
11.2 Misligholdsanksjoner ved forsinkelse i et avrop
Dersom Kunden har vært berettiget til maksimal dagmulkt for noen del av leveransen etter punkt 11.1, og denne del fortsatt ikke er levert, kan Kunden heve avropet og kreve erstatning for det lidte tap ut over maksimal dagmulkt.
Kunden kan kreve erstattet ethvert direkte tap, som følger av forsinkelse, med mindre den misligholdende parten godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes den misligholdende parten. Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves. Som indirekte tap regnes tap som nevnt i kjøpslovens § 67 andre ledd.
Samlet erstatning for et avrop, inkludert dagmulkt, er begrenset til et beløp som tilsvarer kontraktssummen for avrop eksklusiv merverdiavgift, eller kr. 5.000,- (satsen som blir den totalt høyeste for Kunden skal benyttes). Begrensningen på erstatningens størrelse gjelder ikke dersom Leverandøren har gjort seg skyldig i grov uaktsomhet.
Dersom Kunden av ovennevnte grunner har hevet avropet, kan Kunden foreta dekningskjøp fra en annen leverandør. Kunden kan også foreta dekningskjøp dersom det haster for Kunden å motta varene.
11.3 Misligholdsanksjoner ved mangler ved et avrop
Ved mangler på produktene eller øvrig mislighold av avtalen har Kunden rett til å kreve omlevering, prisavslag, holde tilbake betaling inntil korrekt levering er skjedd og/eller kreve erstatning.
Dersom mangelen eller det øvrige misligholdet er vesentlig, kan Kunden heve avropet helt eller delvis med øyeblikkelig virkning.
Bestemmelsen om misligholdsanksjoner ved forsinkelse tredje og fjerde ledd gjelder tilsvarende.
11.4 Heving av rammeavtalen
Kunden kan heve rammeavtalen helt eller delvis med øyeblikkelig virkning dersom Leverandøren har vesentlig misligholdt avtalen.
Som vesentlig mislighold regnes blant annet at Leverandør tross skriftlige advarsler gjentatte ganger misligholder sine forpliktelser som følger av denne avtalen i et omfang som er vesentlig og/eller byrdefullt for Kunde.
Gjentatte forsinkelser av enkeltstående leveranser som ikke skyldes Force Majeure innebærer vesentlig mislighold av avtalen.
Ved mislighold fra Leverandørens side overfor en av de deltakende Kunder som gir grunnlag for heving av avtalen, vil en heving av avtalen gjelde for samtlige Kunder.
Ved heving av rammeavtalen kan Xxxxxx kreve erstatning for øvrig tap som ikke kan kreves dekket etter reglene om misligholdsanksjoner for foretatte avrop.
12 Generelle bestemmelser
12.1 Statistikk
Leverandøren plikter å utarbeide kvartalsvis statistikk, uten ekstra kostnad for Kunden eller Sykehusinnkjøp HF. Kvartalsvis statistikk utarbeides pr 20.04 (Q1). 05.08 (Q2), 20.10 (Q3) og 20.01 (Q4). Statistikken skal oversendes Sykehusinnkjøp HF uoppfordret innen disse fristene. Statistikk skal vise forbruk og omsetning eks. mva pr. produkt fordelt på de ulike Kunder. Statistikken skal leveres på den enhver tids gjeldende mal utarbeidet av Sykehusinnkjøp HF. Statistikken skal inneholde alt salg til Kunden, både produkter som står i prislisten og øvrige produkter på området avtalen gjelder.
Leverandøren skal i god tid før første innlevering av statistikk sørge for at egen statistikkansvarlig får brukernavn og passord for pålogging. Leverandøren skal straks gjøre seg kjent med portalen og rutinene knyttet til denne, og har selv ansvaret for at innrapporteringen er i tråd med kravene som er stilt. Leverandøren skal oppdatere og holde vedlike kontaktinformasjon slik det fremgår av portalen. Leverandør som er part på flere avtaleområder, skal selv sørge for at rapporteringen pr. avtaleområde blir korrekt.
Statistikk leveres via Sykehusinnkjøp HF sin portal for statistikkinnlevering (xxxxx://xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxxxxx/Xxxx/Xxxx).
Det skal være mulig å kontrollere innlevert salgsstatistikk mot avtalepriser. Leverandøren må sørge for at statistikk som leveres inneholder artikkelnummer i henhold til prisskjema utfylt av leverandør. Dersom det skjer endringer i artikkelnummer må dette meldes til Sykehusinnkjøp HF.
Ved forsinket oversendelse av statistikk som ikke kan henføres under Force Majeure, kan Sykehusinnkjøp HF kreve dagmulkt uten dokumentasjon av tap ved forsinkelsen. Dagmulkt utgjør kr. 1.000,- per arbeidsdag etter avtalt innsendingsfrist.
12.2 Revisjon
Kunden har rett til å foreta revisjon av Leverandørens systemer, rutiner og aktiviteter som er forbundet med leveransen. Revisjonsretten starter ved avtaleinngåelse og er begrenset til avtaleperioden. Ved revisjon skal Leverandøren vederlagsfritt yte rimelig assistanse.
12.3 Reklame og annen offentliggjøring
Vilkår og priser i avtalen skal være unntatt offentlighet i henhold til lov av 19.mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet § 13, jf. lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 13.
Begge parter pålegges å behandle alle opplysninger som fremkommer i forbindelse med inngåelse av denne kontrakt og annen informasjon som måtte ha fremkommet under samtaler som fortrolig informasjon. Dette innebærer at foreliggende kontrakt ikke skal gjøres tilgjengelig for tredjepart.
Samme vilkår gjelder for all fortrolig informasjon som måtte fremkomme gjennom kontraktens levetid.
Leverandøren og Xxxxxx skal samarbeide om å gjøre avtalen kjent for Xxxxxx. Kunden skal opplyses om kommersielle vilkår, tekniske spesifikasjoner og opplysninger om produktenes anvendelsesområde.
Enhver bruk av avtalen i reklameøyemed skal godkjennes av Kunden.
12.4 Utprøving av nye produkter – produkter til forskning
Kunden forbeholder seg retten til å prøve ut nye produkter fra konkurrerende leverandører i rammeavtaleperioden.
Produkter til bruk i godkjente kliniske forskningsstudier er ikke omfattet av avtalen.
12.5 Oppfølgingsmøter
Leverandøren og Kunden skal møtes regelmessig ved behov for å følge opp alle sider av avtalen. Leverandøren skal holde Xxxxxx løpende underrettet om arbeidets fremdrift, de resultater som er oppnådd og oppfyllelse av kontrakten. Begge parter kan innkalle til oppfølgingsmøter.
Sykehusinnkjøp HF er ansvarlig for å innkalle til et årlig statusmøte for avtalen hvor Sykehusinnkjøp HF, Kunden og leverandøren deltar.
Leverandøren er forpliktet til å holde tilgjengelig nødvendig personell for disse møtene.
12.6 Kontaktpersoner i avtaleperioden
Kunden, Sykehusinnkjøp HF og Leverandørens kontaktpersoner for avtaleperioden er i henhold til vedlegg «Kunder tiltredelse». Dersom kontaktpersoner endres skal de øvrige parter øyeblikkelig varsles om dette.
12.7 Transport av avtalen
Partene kan ikke overdra sine rettigheter og forpliktelser etter denne avtalen uten godkjenning fra den andre parten.
13 Force majeure
13.1 Definisjon
Følgende omstendigheter skal betraktes som force majeure (fritaksgrunner) dersom de inntrer etter avtalens inngåelse og gjør dens faktiske oppfyllelse umulig: Krig, opprør eller indre uroligheter, beslutning av offentlige myndigheter, naturkatastrofe, brudd i den offentlige kraft-forsyning eller i den alminnelige samferdsel, betydningsfull arbeidskonflikt eller annen omstendighet av liknende karakter og inngripende betydning.
Ingen av partene skal anses å ha misligholdt en forpliktelse etter avtalen i den utstrekning oppfyllelse av den er forhindret på grunn av force majeure. Plikter i henhold til avtalen suspenderes så lenge forholdet gjør seg gjeldende.
13.2 Underretning
Leverandøren skal umiddelbart ved situasjonens inntreden skriftlig underrette Kunden og Sykehusinnkjøp HF om den antatte varighet, samt eventuelle tiltak som vil bli satt i verk for å begrense/avhjelpe virkningen av situasjonen. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold dokumentere at den manglende oppfyllelse skyldes force majeure.
13.3 Kostnader
I tilfeller av force majeure skal hver av partene dekke sine omkostninger som skyldes force majeure- situasjonen.
14 Endringer
Enhver endring eller tillegg som har innvirkning på denne kontrakt, for eksempel i form av endret teknisk innhold, prismessige konsekvenser eller andre kontraktuelle betingelser, skal reguleres skriftlig.
Forslag til endringer skal fremmes skriftlig til Sykehusinnkjøp HF ved utfyllelse av «Anmodning om endring». Gjennomførte endringer vil fremgå av endringsprotokoll.
Partene kan innkalle til reforhandling av vilkårene i avtalen om det skulle inntreffe betydelige forandringer i markedets rammebetingelser i løpet av avtaleperioden. Det kan uansett ikke gjøres vesentlige endringer i avtalen.
15 Tvister
15.1 Lovvalg
Avtalen er underlagt norsk rett.
15.2 Forhandlinger
Tvister som oppstår mellom partene på bakgrunn av avtalen skal søkes løst ved forhandlinger.
15.3 Mekling
Dersom en tvist i tilknytning til denne avtalen ikke blir løst etter forhandlinger, kan partene forsøke å løse tvisten ved mekling.
Partene kan velge å legge Den Norske Advokatforenings regler for mekling ved advokat til grunn, eventuelt modifisert slik partene ønsker. Det forutsettes at partene blir enige om en mekler med den kompetansen partene mener passer best i forhold til tvisten.
Den nærmere fremgangsmåten for mekling bestemmes av mekleren, i samråd med partene.
15.4 Domstolsbehandling
Dersom forhandlingen ikke fører frem, skal saken bringes inn for de ordinære domstolene. At en tvist er brakt inn til avgjørelse for domstol, fritar i seg selv ikke partene til å oppfylle sine forpliktelser etter kontrakten.
15.5 Verneting
Verneting for avtalen er kundens verneting, med mindre partene enes om et annet verneting.
16 Vedlegg til avtalen
Vedlegg: Kunder, tiltredelse
Vedlegg: Kravspesifikasjon utfylt av leverandør Vedlegg: Prisliste
Vedlegg: Salgstatistikkrapportering Vedlegg: Etiske krav til leverandøren
Vedlegg: Helse Nord - Krav til implementering Vedlegg: Helse Nord – Samhandlingsavtale
Vedlegg: Helse Midt-Norge – Krav til implementering – link til dokumenter/informasjon Vedlegg: Helse Midt-Norge – Samhandlingsavtale
Vedlegg: Helse Vest – Samhandlingsavtale
Vedlegg: Helse Sør-Øst – Krav til implementering - link til dokumentene/informasjon Vedlegg: Helse Sør-Øst – Samhandlingsavtale