Avtal
Avtal
Avtalets namn: Upphandling: Startdatum:
Resebyråtjänster
Resebyråtjänster 2016-08-01
Referensnr:
Upph. xxx.xx: Slutdatum:
96-86-2014:001
96-86-2014
2018-04-30
Typ av avtal:
Förlängning: 1 st á 2 år
Parter:
Köpare Säljare:
Upph. enhet: Statens inköpscentral vid
Kammarkollegiet
Säljare:
Ticket Biz AB
Handläggare: Org. nr: Moms reg nummer: Adress:
Postnummer: Postort: Land: Telefon:
Xxxxxx Xxxxxxx-Xxxxxxx 2021000829 SE202100082901
Box 2218
103 15
STOCKHOLM
Sverige 087000741
Kontaktperson: Org. nr:
Moms reg nummer: Adress:
Postnummer: Postort: Land: Telefon:
Xxx Xxxxxxxxx 5562769041 SE556276904101
20512
MALMÖ
Sverige
x00 (0)00 00 00 00
Mobil: Mobil: x00 (0)00 000 00 00
Fax: Fax:
E-post:
1. Ramavtal
Xxxxxx.Xxxxxxx-Xxxxxxx@xxxxx xxxxxxxxxx.xx
E-post:
1.1 Ramavtal
1.1.1 Inledning och Ramavtalets parter
Ramavtal med avtalsnummer 96-8-2015:001, har träffats för statens och Avropsberättigades räkning, mellan Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet, organisationsnummer 202100-0829, och Ticket Biz AB, organisationsnummer 5562769041 xxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
Genom Ramavtalet ges Avropsberättigade rätt att utan att själv genomföra upphandling göra Avrop från Ramavtalet.
Med ”parter” avses i Ramavtalets Huvuddokument Statens inköpscentral och Ramavtalsleverantören.
1.2 Definitioner
1.2.1 Begrepp med förklaringar
För tolkningen och tillämpningen av Ramavtalet ska följande termer och begrepp ha nedan angiven betydelse, såvida inte annat uttryckligen anges eller uppenbarligen följer av omständigheterna.
Avrop - Med Avrop avses anskaffning av Tjänster som en Avropsberättigad gör genom
användande av Ramavtalet.
Avropsförfrågan - Med Avropsförfrågan avses den förfrågan som Avropsberättigad skickar till Ramavtalsleverantören vid Avrop.
Avropssvar - Med Avropssvar avses det anbud som Ramavtalsleverantören lämnar på en Avropsförfrågan.
Avropsberättigade - Med Avropsberättigade avses myndigheter under regeringen, stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten samt organisationer inom övrig offentlig förvaltning som har rätt att avropa från Ramavtalet jämlikt 5 kap 2§ LOU. Även Avropsberättigade är i den meningen parter i Ramavtalet.
Huvuddokument - Med Huvuddokument avses detta dokument vilket särskilt reglerar förhållandet mellan Statens inköpscentral och Ramavtalsleverantören.
Kontrakt - Med Kontrakt avses det avtal rörande anskaffning från Ramavtalet som upprättas mellan Avropsberättigad och Ramavtalsleverantören efter Avrop.
Ramavtalet - Med Ramavtal avses detta Huvuddokument inklusive bilagor. Ramavtalet har tillkommit genom upphandling enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx - Med Ramavtalsleverantören avses den leverantör som efter upphandling enligt lag om offentlig upphandling blivit part i Ramavtalet.
Skriftligen - Med skriftlig avses även meddelande i elektronisk form.
Tjänst - Med Tjänst avses de tjänster som omfattas av upphandlingen och Ramavtalet.
Underleverantör - Med Underleverantör avses en juridisk eller fysisk person som bistår Ramavtalsleverantören med Tjänster som omfattas av Ramavtalet.
1.3 Avtalshandlingar
1.3.1 Ramavtalets innehåll
Ramavtalet består av följande handlingar:
Huvuddokumentet Bilaga Allmänna villkor Bilaga Kravspecifikation Bilaga Kravkatalog Bilaga Kontaktpersoner
Inga andra handlingar än ovan nämnda ingår i Ramavtalet. Innehåller Ramavtalsleverantörens anbud uppgifter som inte efterfrågats blir dessa endast giltiga om en skriftlig överenskommelse tecknas som uttryckligen anger detta. En hänvisning till Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx egna allmänna villkor eller motsvarande är inte giltig.
1.3.2 Handlingarnas inbördes ordning
Handlingarna kompletterar varandra.
Om handlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i nedan angivna ordning:
1. Skriftliga ändringar eller tillägg till Huvuddokumentet
2. Huvuddokument
3. Skriftliga ändringar eller tillägg till Bilagor
4. Bilagor
5. Förfrågningsunderlag
6. Kompletteringar och förtydliganden till Ramavtalsleverantörens anbud
7. Ramavtalsleverantörens anbud med bilagor
1.4 Ramavtalets ikraftträdande och löptid
1.4.1 Ramavtalets ingående
Ramavtalet blir bindande mellan parterna när det signerats av Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx och Statens inköpscentral.
1.4.2 Ramavtalets löptid
1.4.2.1 Ramavtalets löptid
Ramavtalet träder i kraft, vilket innebär att Avrop av Tjänster kan göras under Ramavtalet,den dag det signerats av båda parter och löper därefter under en period av 24 månader. Xxxxxxxxxx upphör därefter att gälla utan uppsägning.
1.4.3 Förlängning av Ramavtalet
Eventuell förlängning av Ramavtalet sker på initiativ av Statens inköpscentral. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har inte rätt att motsätta sig förlängning. Förlängning kan uppgå till högst 24 månader.
Förlängning regleras skriftligen.
1.4.4 Kontraktens giltighet
Att Ramavtalet upphört att gälla ska inte påverka giltigheten av Kontrakt som ingåtts under Ramavtalets löptid. Kontrakt kan inte ingås efter det att Xxxxxxxxxx har upphört att gälla. Detta hindrar dock inte att tillhandahållande av Tjänst kan ske vid en senare tidpunkt, under förutsättning att Kontrakt har tecknats under Ramavtalets löptid.
1.5 Avropsberättigade
Ramavtalet kommer att kunna användas för Avrop av myndigheter under regeringen samt andra upphandlande organisationer som lämnat bekräftelse till Statens inköpscentral.
Nedan följer de myndigheter och organisationer som är Avropsberättigade:
Myndigheter under regeringen
Deltar med stöd av förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning
Myndigheter under riksdagen
Riksdagens Ombudsmän | 202100-2650 |
Riksdagsförvaltningen | 202100-2627 |
Riksrevisionen | 202100-5422 |
Sveriges Riksbank | 202100-2684 |
Offentligt styrda organ enligt 2 kap 12 § LOU Internationella Handelshögskolan i Jönköping AB 556487-2728 Hälsohögskolan i Jönköping AB 556619-6399
Högskolan för lärande och kommunikation i Jönköping AB 556487-2769 Radiotjänst i Kiruna AB 556300-4745
Riksteatern 802006-1365 Specialfastigheter Sverige AB 556537-5945 Stiftelsen Dansens Hus 802014-7792
Stiftelsen för Kunskaps- och Kompetensutveckling 802400-4213 Stiftelsen för Miljöstrategisk forskning 802017-9324
Stiftelsen för strategisk forskning 802017-9191 Stiftelsen Högskolan i Jönköping 826001-7333 Stiftelsen Nordiska museet 802002-4686 Stiftelsen Norrlandsfonden 897000-3003
Stiftelsen Röda korshemmet- Röda Korsets Högskola 802002-8695 Stiftelsen Skansen 802003-0154
Stiftelsen Svenska Filminstitutet 802004-1748 Stiftelsen Tekniska museet 802005-9187 Sveriges Civilförsvarsförbund 802005-8460 Tekniska Högskolan i Jönköping AB 556487-2751
1.6 Kontaktpersoner
1.6.1 Kontaktpersoner för Ramavtalet
Kontaktpersoner för Ramavtalet framgår av Statens inköpscentrals webbplats.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx kontaktperson har, om inte annat skriftligen meddelats Statens inköpscentrals kontaktperson, behörighet att på Ramavtalsleverantörens vägnar och med för denne bindande verkan företräda Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx i frågor avseende Ramavtalet.
Byte av kontaktperson ska skriftligen och utan dröjsmål meddelas den andra parten.
1.7 Meddelanden
Meddelande från part rörande Ramavtalet ska tillhandahållas den andre partens kontaktperson skriftligen.
1.8 Ändringar, tillägg och tolkning
1.8.1 Ändringar och tillägg
Ändringar i, eller tillägg till, Xxxxxxxxxx ska för att vara gällande vara signerade av xxxxxxxx företrädare för parterna.
1.8.2 Avtalstolkningsmetod
Vid tolkning av Xxxxxxxxxxx innehåll, ska oklarheter i första hand tolkas i enlighet med bestämmelserna i lag om offentlig upphandling.
Parts underlåtenhet att tillämpa något villkor i Ramavtalet strikt enligt ordalydelsen ska inte anses innefatta något avstående från någon rättighet enligt Xxxxxxxxxx och underlåtenheten ska inte heller medföra att parten förlorar rätten att senare påkalla en strikt tillämpning enligt ordalydelsen av det aktuella villkoret eller annat villkor i Ramavtalet.
1.9 Parternas förhållningssätt
1.9.1 Lojalitet
Respektive part ska på ett lojalt sätt utöva sina rättigheter respektive uppfylla sina skyldigheter enligt Xxxxxxxxxx. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska utföra samtliga sina åtaganden enligt Xxxxxxxxxx på ett fackmannamässigt sätt.
1.9.2 Informationsplikt
Parterna är skyldiga att vara väl förtrogna med Ramavtalets villkor, samt i övrigt hålla sig informerade om Xxxxxxxxxxx praktiska tillämpning och utveckling. Parterna ska kontinuerligt informera varandra om händelser eller andra sakförhållanden som kan komma att påverka
Ramavtalet.
1.9.3 Rutiner för samarbete
I samband med Xxxxxxxxxxx ikraftträdande ska ett uppstartsmöte genomföras. Därefter ska parterna genomföra möten kontinuerligt, dock minst en gång per år för uppföljning av Ramavtalet, om inte Statens inköpscentral meddelar annat. Statens inköpscentral kallar till dessa möten. Vardera parter står sina egna kostnader i samband med aktuella möten.
1.9.4 Språk
All kommunikation och dokumentation avseende Xxxxxxxxxx ska vara på svenska om inte annat överenskommits mellan parterna.
1.10 Ramavtalsleverantörens åtagande
1.10.1 Omfattning
Ramavtalet omfattar Resebyråtjänster.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska vid Avrop erbjuda de Tjänster som omfattas av Ramavtalet i enlighet med vad som anges i Ramavtalet och respektive Kontrakt.
Statens inköpscentral förbehåller sig rätten att kontrollera att Tjänster som Ramavtalsleverantören tillhandahåller genom Ramavtalet ingår i upphandlat ramavtalsområde.
1.10.2 Uppfyllande av krav och avtalad kvalitet
Ramavtalsleverantören och de Tjänster som omfattas av Ramavtalet ska under hela Ramavtalets löptid uppfylla de i Ramavtalet ställda kraven.
Ramavtalsleverantören ansvarar för att de Tjänster som omfattas av Xxxxxxxxxx uppfyller ställda krav och att de utvärderingskriterier Ramavtalsleverantören uppfyllde vid anbudsutvärderingen uppfylls under hela Ramavtalets löptid samt att avtalad kvalitet kännetecknar alla Tjänster som tillhandahålls under det att Ramavtalet respektive Kontrakt är i kraft. Tillhandahållande av Tjänster ska utföras med omsorg och på ett fackmannamässigt sätt.
1.10.3 Leveranskapacitet
Ramavtalsleverantören ska ha resurser, kapacitet och förmåga att leverera Tjänster till Avropsberättigade i enlighet med sitt åtagande enligt Ramavtalet under hela tiden Ramavtalet och Kontrakt är i kraft.
1.10.4 Försäkringar
Giltig försäkring ska finnas vid Ramavtalets ikraftträdande och gälla under hela tiden Ramavtalet respektive Kontrakt är i kraft.
Det åligger Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx att på egen bekostnad teckna och vidmakthålla sedvanliga försäkringar för sin verksamhet och de Tjänster som erbjuds. Försäkringarna ska ha betryggande ansvarsbelopp med hänsyn till Ramavtalets omfattning och Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx åtaganden.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på begäran från Statens inköpscentral kunna visa upp giltigt försäkringsbevis.
1.10.5 Avropssvar
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska alltid lämna Avropssvar på en Avropsförfrågan. I de fall Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte kan erbjuda efterfrågad Tjänst ska Ramavtalsleverantören
meddela Statens inköpscentral detta samt orsaken till varför Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte kan erbjuda efterfrågad Tjänst.
Vägran att lämna Avropssvar vid upprepade tillfällen kan resultera i att bestämmelserna i texten under rubriken; Förtida upphörande, blir tillämpliga.
1.10.6 Informationsplikt till Avropsberättigade
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx åtar sig att informera Avropsberättigade om Ramavtalet och att verka för att Avrop sker i enlighet med Ramavtalet.
1.10.7 Sekretess
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx är skyldig att iaktta den sekretess som är bruklig inom branschen samt tillämpliga delar av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Parterna förbinder
sig att inte röja eller på något sätt utnyttja enligt lag sekretessbelagd uppgift som part tar del av genom tillkomsten eller genomförandet av Ramavtalet.
Till förtydligande av ovanstående stycke, gäller att Statens inköpscentral i egenskap av offentligrättsligt organ är skyldig att följa tillämpliga lagregler om handlingars offentlighet och sekretess.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx äger rätt att begära att information som tillhandahålls av Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx i samband med Ramavtalet ska anses utgöra Ramavtalsleverantörens konfidentiella information.
Statens inköpscentral kommer att ta hänsyn till sådan begäran vid eventuell begäran från tredje part till Statens inköpscentral om att få del av informationen. Ramavtalsleverantören är dock medveten om att vid sådan eventuell begäran kommer en sedvanlig sekretessbedömning att ske i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen, och att Statens inköpscentral inte kan garantera sekretess.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx åtar sig att ansvara för att samtliga medarbetare som Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx sysselsätter under Xxxxxxxxxx har gjorts uppmärksamma på gällande relevanta bestämmelser om sekretess enligt Xxxxxxxxxx samt vad som i övrigt följer av lag eller föreskrift avseende sekretess.
Sekretess enligt ovanstående stycken gäller även efter det att Ramavtalet i övrigt har upphört att gälla mellan parterna.
1.10.8 Miljökrav
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska vid tillhandahållande av Tjänster kontinuerligt arbeta med att förbättra och ta hänsyn till miljöaspekter för att förebygga och undvika negativ miljöpåverkan. Det handlar om åtgärder för att minska konsumtion och slöseri av negativt miljöpåverkande resurser som elektricitet, resor, papper etc.
1.10.9 Antidiskriminering
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx förbinder sig att vid utförande av tjänstekontrakt i Sverige följa diskrimineringslagen (2008:567).
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på begäran varje år till Statens inköpscentral inkomma med följande uppgifter och handlingar som följer av Ramavtalsleverantörens förbindelse:
a) Jämställdhetsplan enligt 3 kap. 13 § diskrimineringslagen, alternativt uppgift om antalet sysselsatta vid senaste årsskiftet till styrkande av att planen inte behöver upprättas.
b) Dokumenterat arbete mot diskriminering på grund av kön, etnisk tillhörighet eller annan
trosuppfattning enligt 3 kap. 3 – 9 §§ diskrimineringslagen.
c) Sanningsförsäkran som anger om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx eller anställd som Ramavtalsleverantören svarar för, vid utförandet av Kontraktet, enligt lagakraftvunnen dom brutit mot ett förbud mot diskriminering enligt diskrimineringslagen.
Ramavtalsleverantören är dessutom skyldig att på Statens inköpscentrals begäran inkomma med den ytterligare information som är nödvändig för att följa upp Ramavtalsleverantörens verksamhet vid utförande av tjänste- eller byggentreprenadkontrakt i Sverige. Informationen ska redovisas till Statens inköpscentral senast en vecka efter begäran därom såvida inte längre tid överenskommits i det enskilda fallet.
Om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att förete enligt ovan eller om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx vid utförandet av Kontrakt inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagen, ska vite utgå till Statens inköpscentral med 0,2 procent av redovisad försäljning enligt texten under rubriken; Försäljningsredovisning och administrationsavgift i kronor per varje kalendervecka som påbörjas från det att sju dagar förflutit sedan Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
mottog underrättelse angående detta avtalsbrott till det att rättelse vidtagits, dock maximalt 3,0 procent av redovisad försäljning.
Om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx eller anställd som Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx svarar för, vid utförandet av Kontrakt, enligt lagakraftvunnen dom brutit ett förbud mot diskriminering enligt diskrimineringslagen, ska vite utgå för varje överträdelse meden summa motsvarande det senast fastställda prisbasbeloppet som avses socialförsäkringsbalken. Vitet ska
tillfalla Kontraktspart som är berörd av överträdelsen. Är flera Kontraktsparter berörda av överträdelsen eller går överträdelsen inte att härleda till endast en Kontraktspart, tillfaller vitet Statens inköpscentral.
Om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx i sin sanningsförsäkran inte oavsiktligt förtigit en lagakraftvunnen dom, har Statens inköpscentral dessutom rätt att häva Ramavtalet eller att säga upp Ramavtalet att upphöra efter skälig uppsägningstid. Uppsägningstiden börjar löpa när Ramavtalsleverantören mottog uppsägningen.
Denna antidiskrimineringsklausul ska tolkas och tillämpas i enlighet med Konkurrensverkets allmänna råd (KKVFS 2010:2) för tillämpningen av förordningen (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt.
1.10.10 Lag, författning och föreskrifter
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx garanterar att Ramavtalet fullgörs i överensstämmelse med samtliga tillämpliga lagar, författningar och föreskrifter.
1.11 Information om Ramavtalet
1.11.1 Publicering
Ramavtalet samt stödjande dokument ska publiceras på Statens inköpscentrals webbplats.
1.11.2 Funktionsbrevlåda
Ramavtalsleverantören ska tillhandahålla en fast e-postadress till en funktionsbrevlåda, icke personbunden e-postadress, till vilken Avropsberättigade ska kunna skicka Avropsförfrågan.
Ramavtalsleverantören ansvarar för att angiven e-postadress är korrekt. Byte av e-postadress ska meddelas Statens inköpscentral utan dröjsmål.
1.11.3 Marknadsföring
Marknadsföring av Ramavtalet ska ske i samråd med Statens inköpscentral. Material som
avser Ramavtalet och som distribueras till Avropsberättigad ska om Statens inköpscentral så begär godkännas av Statens inköpscentral i förväg.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska i sin marknadsföring alltid iaktta särskild noggrannhet och tydlighet vad gäller frågor om Ramavtalets omfattning, Avropsberättigade och avropsrutin.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska aldrig hänvisa till Statens inköpscentral i reklam eller marknadsföring utan Statens inköpscentrals skriftliga godkännande i förväg.
Kammarkollegiets logotyp och Statens inköpscentrals sigill får endast användas i enlighet med instruktioner publicerade på Statens inköpscentrals webbplats.
1.12 Underleverantörer
1.12.1 Ansvar
Om Ramavtalsleverantören använder Underleverantör för att fullgöra hela eller delar av de åtaganden som följer av Ramavtalet svarar Ramavtalsleverantören fullt ut för varje Underleverantörs arbete såsom för sitt eget.
1.12.2 Samarbetsavtal
Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx och Underleverantör ska det vid Ramavtalets fullgörande finnas ett giltigt samarbetsavtal, vilket säkerställer att Underleverantören följer de villkor och förutsättningar som anges i Ramavtalet och ingångna Kontrakt.
1.12.3 Kommunikation
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx äger inte rätt att till Underleverantör delegera rätten att ta emot Avropsförfrågan, lämna Avropssvar, teckna Kontrakt eller fakturera Avropsberättigad.
1.12.4 Kontroll av Underleverantörer
Statens inköpscentral äger rätt att under hela Ramavtalets löptid samt så länge Kontrakt är i kraft kontrollera att angivna Underleverantörer uppfyller de i Ramavtalet ställda kraven.
Ramavtalsleverantören ska på Statens inköpscentrals begäran styrka att Underleverantörerna uppfyller de i Ramavtalet ställda kraven.
Finner Statens inköpscentral vid kontroll att Underleverantör inte uppfyller ställda krav och om rättelse inte vidtas inom 30 dagar räknat från och med det att Statens inköpscentral påkallade bristen eller från och med det att Ramavtalsleverantören och/eller Underleverantören insåg eller borde ha insett att ställda krav inte var uppfyllda, har Statens inköpscentral rätt att besluta att Underleverantören inte längre ska anlitas inom ramen för Ramavtalet.
Om felet är väsentligt äger Statens inköpscentral rätt att med omedelbar verkan besluta att Underleverantören inte längre kan anlitas inom ramen för Ramavtalet.
Vid Statens inköpscentrals begäran om att Underleverantör inte längre kan anlitas inom Ramavtalet, är Ramavtalsleverantören skyldig att utan dröjsmål garantera ställda krav i Ramavtalet på kapacitet.
1.13 Priser
1.13.1 Priser i Ramavtalet
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx priser för de Tjänster som omfattas av Ramavtalet anges i respektive Avropssvar.
Priserna omfattar ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i
Ramavtalet angivna åtaganden.
1.14 Avrop
1.14.1 Avrop inledning
Då behov hos Avropsberättigad uppstår av de Tjänster som omfattas av Ramavtalet genomför denne Avrop från Ramavtalet. Avrop sker enligt den nedan angivna avropsordningen och avropsrutin.
1.14.2 Avropsberättigade
Avrop kan göras av de som är Avropsberättigade enligt texten under rubriken, Avropsberättigade.
1.14.3 Avropsordning - Förnyad konkurrensutsättning
Avrop från Ramavtalet sker genom en förnyad konkurrensutsättning, enligt 5 kap. 7 § LOU. Den sker genom att Avropsberättigad skickar en skriftlig Avropsförfrågan samtidigt till samtliga Ramavtalsleverantörer. Förfarandet förnyad konkurrenssättning vid Avrop ska sedan leda till att ett Kontrakt tecknas med den Ramavtalsleverantör som kan erbjuda den ekonomiskt mest fördelaktiga lösningen eller det lägsta priset. Avrop kan endast göras
av den som är Avropsberättigad.
1.14.4 Tilldelning av Kontrakt
De kriterier som kommer att ligga till grund för tilldelning av Kontraktet ska anges i Avropsförfrågan. Avropsberättigad avgör vad som är väsentligt i det specifika Avropet och hur tilldelningskriterier ska viktas. Dessa tilldelningskriterier får inte gå utöver de krav som har angivits i Ramavtalet och förfrågningsunderlaget.
Avropsberättigad ska vid Avrop anta det Avropssvar som är det ekonomiskt mest fördelaktiga eller har lägsta pris.
1.14.5 Avropsrutin - Förnyad konkurrensutsättning
1. Avropsberättigad ska upprätta en Avropsförfrågan för att inbjuda samtliga Ramavtalsleverantörer att lämna Avropssvar i enlighet med vad Avropsberättigad anger i Avropsförfrågan. I Avropsförfrågan ska Avropsberättigad referera till de villkor och krav som angivits i Ramavtalet och förfrågningsunderlaget.Vid behov kan Avropsberättigad precisera villkoren i Ramavtalet och komplettera med andra krav och villkor som angetts i förfrågningsunderlaget.
2. I Avropsförfrågan ska Avropsberättigad ange de tilldelningskriterier som kommer att ligga till grund för tilldelning av Kontraktet.
3. I Avropsförfrågan ska Avropsberättigad ange en skälig tidsfrist som är tillräcklig för att lämna Avropssvar. Denna tidsfrist ska fastställas med hänsyn till avropsföremålets komplexitet samt den tid som Ramavtalsleverantörerna behöver för att lämna Avropssvar. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx som vid Avropet inte kan erbjuda efterfrågade Tjänster är alltid skyldig att svara varför denne inte kan göra det.
4. Avropssvar ska vara skriftliga och Avropsberättigad får ta del av innehållet först när den angivna svarstiden löpt ut.
5. Kontrakt tilldelas den Ramavtalsleverantör som lämnat det för Avropsberättigad bästa Avropssvaret.
6. Avropsberättigad ska snarast möjligt skriftligen meddela de Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx som deltagit i den förnyade konkurrensutsättningen beslut om tilldelning av Kontraktet och
redovisa skälen för beslutet. Vid Avrop från Ramavtal börjar ingen automatisk avtalsspärr att löpa men Avropsberättigad kan frivilligt iaktta en avtalsspärr för att undvika att ett ingånget Kontrakt ska kunna ogiltigförklaras i ett senare skede. Avtalsspärrens längd måste då
alltid anges i underrättelsen om tilldelningsbeslutet.
1.14.6 Kontrakt
Ett skriftligt Kontrakt ska alltid upprättas efter Avrop med förnyad konkurrenssättning. Kontrakt upprättas mellan Avropsberättigad och tilldelad Ramavtalsleverantör avseende de Tjänster som ska tillhandahållas.
1.15 Försäljningsredovisning och administrationsavgift
1.15.1 Redovisning av försäljning
Ramavtalsleverantören ska till Statens inköpscentral lämna redovisning av försålda Tjänster som ingår i Ramavtalet. Även försäljning genom Kontrakt som löper efter att Xxxxxxxxxx har upphört ska redovisas till dess att samtliga Kontrakt har upphört.
Redovisningen ska endast avse försäljning till Avropsberättigade och omfatta föregående periods fakturerade belopp exklusive mervärdesskatt. Redovisningen ska dock enbart avse transaktionsavgifter samt eventuella övriga tilläggstjänster.
Formerna för redovisning ska ske i enlighet med instruktioner från Statens inköpscentral som finns tillgängliga på Statens inköpscentrals webbplats. Instruktionerna kan förändras under Ramavtalets löptid. Det åligger Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx att hålla sig uppdaterad om aktuella instruktioner för redovisning.
1.15.2 Redovisningsperioder
Redovisning ska lämnas senast den 15:e i andra månaden efter det kvartal som redovisningen avser, enligt följande:
Redovisningsperioder
Kvartal 1: 1 januari – 31 mars (15 maj)
Kvartal 2: 1 april – 30 juni (15 augusti)
Kvartal 3: 1 juli – 30 september (15 november)
Kvartal 4: 1 oktober – 31 december (15 februari)
1.15.3 Administrationsavgift
Ramavtalsleverantören ska till Statens inköpscentral erlägga en administrationsavgift om 0,7 procent av all fakturerad försäljning, d.v.s. fakturavärdet av transaktionsavgifter samt eventuella övriga tilläggstjänster exklusive mervärdesskatt under det att Ramavtalet och Kontrakt är i kraft.
Avgiftens storlek kan förändras, men kommer inte att överstiga 1,0 procent. Avgiften fastställs av Statens inköpscentral för ett år i taget. Förändring meddelas Ramavtalsleverantören senast 90 kalenderdagar innan ny administrationsavgift börjar gälla.
1.15.4 Fakturering av administrationsavgift
Efter mottagen redovisning fakturerar Statens inköpscentral administrationsavgiften inklusive mervärdesskatt. Fakturan ska betalas inom 30 kalenderdagar från fakturadatum.
1.15.5 Vite och uppsägning
Fullgör inte Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx sina redovisningsskyldigheter enligt texten under rubriken Redovisning av försäljning äger Statens inköpscentral rätt att kräva vite.
Vitet uppgår till 5 000 kr för varje utebliven redovisning. Vitet utgår om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte redovisar inom 10 arbetsdagar från skriftlig uppmaning från Statens inköpscentral.
I de fall Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte fullgör sina åtaganden avseende redovisningen i den utsträckningen att vite för utebliven redovisning utgår vid två tillfällen under en period om 12 månader äger Statens inköpscentral rätt att vid en tredje utebliven redovisning, ta ut ett vite uppgående till 10 000 kr. Vite regleras på anmodan av Statens inköpscentral och förfaller till betalning 30 dagar från fakturadatum.
Vid upprepad försummelse av redovisning, utgör försummelsen väsentligt brott mot Ramavtalet som ger Statens inköpscentral rätt att säga upp Ramavtalet med omedelbar verkan.
1.16 Redovisning av statistik
1.16.1 Statistik
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska, på begäran från Statens inköpscentral, tillhandahålla statistik avseende användandet av Ramavtalet.
Statistiken ska redovisas 1 gång per kvartal. Statistiken ska innehålla följande:
- Totalt antal per bokningar per färdsätt samt om det är inrikes eller utrikes (såsom flyg, tåg,
hyrbil, buss, anslutningstransport)
- Totalt antal bokningar för Hotell/logi
- Totalt antal bokningar som genomförts i självbokningssystem
- Totalt antal bokningar som genomförts via personlig service
Ramavtalsleverantören ska leverera begärd statistik i digital form och läsbar i allmänt tillgänglig cellbaserad kalkylprogramvara, såsom Excel 2010, eller likvärdig.
På begäran från Statens inköpscentral ska Ramavtalsleverantören kunna redovisa resultatet av Nöjd kund index, samt till självkostnadspris, även tillhandahålla ytterligare statistik avseende Ramavtalet.
1.16.2 Vite och uppsägning
I de fall Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx brister i sina åtaganden avseende tillhandahållande av statistik enligt avsnitt Statistik, äger Statens inköpscentral rätt att kräva vite. Vitet uppgår till 5 000 kr för varje utebliven statistikredovisning. Vite utgår om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte åtgärdar bristen inom 10 arbetsdagar från skriftlig erinran från Statens inköpscentral.
Därefter utgår vite om 5 000 kr för varje kalendermånad som bristen kvarstår. Vite regleras på anmodan av Statens inköpscentral och förfaller till betalning 30 dagar från fakturadatum.
Om bristen kvarstår efter tre kalendermånader, eller vid upprepad försummelse att tillhandahålla statistik, utgör försummelse väsentligt brott mot Ramavtalet som ger Statens inköpscentral rätt att säga upp Ramavtalet med omedelbar verkan.
1.17 Revision
1.17.1 Revisionsåtagande
Statens inköpscentral äger rätt att genomföra revision i syfte att kontrollera att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx fullgör sina åtagande i enlighet med Ramavtalet. För tydlighets skull kan revision avse allt från uppföljning av Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx samtliga åtaganden enligt
Ramavtalet, till verifiering av enskild frågeställning som uppkommit till följd av Ramavtalsleverantörens agerande under Ramavtalet.
Vid revision har Statens inköpscentral rätt att anlita extern kontrollorganisation till hjälp för genomförandet. Revision kan genomföras under hela Ramavtalets löptid samt så länge Kontrakt är i kraft.
1.17.2 Kostnader för revision
Vid revision svarar vardera part för sina egna kostnader förutsatt att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte visar sig väsentligen ha brustit i sina åtaganden enligt Xxxxxxxxxx. I det fallet står Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx för samtliga kostnader för revisionen.
1.17.3 Tillhandahållande av dokument
Ramavtalsleverantören ska på begäran tillhandahålla de dokument, såsom Avropsförfrågan, Avropssvar, Kontrakt, reskontra, fakturor, räkenskapsmaterial avseende Avrop och bevis för kravuppfyllnad, som Statens inköpscentral behöver för att genomföra revisionen i den utsträckning som krävs och som inte står i strid med lag eller börsregler som är tillämpliga för Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
1.17.4 Vite, karantän och uppsägning
För det fall Statens inköpscentral vid revision finner att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx i väsentlig utsträckning brustit i sina åtaganden enligt Xxxxxxxxxx har Statens inköpscentral rätt att ta ut ett vite om 10 000 kr. Vite regleras på anmodan av Statens inköpscentral och förfaller till betalning 30 dagar från fakturadatum.
För det fall det vid revision visar sig att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx i väsentlig utsträckning brustit i sina åtaganden enligt Xxxxxxxxxx, och Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte vidtar rättelse inom 30 dagar efter skriftlig begäran om det, har Statens inköpscentral rätt att säga upp Ramavtalet med omedelbar verkan. För tydlighets skull innefattar väsentlig brist exempelvis att Ramavtalsleverantörens Tjänster inte håller avtalad kvalitet eller inte kan erbjudas till avtalade villkor.
Statens inköpscentral har vidare rätt att säga upp Ramavtalet med omedelbar verkan om det vid upprepade revisionstillfällen visar sig att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx i väsentlig utsträckning brustit i sina åtaganden, oavsett om bristen åtgärdas eller inte. Med upprepade revisioner avses fler än tre revisioner under en period av högst 18 månader, oavsett om eventuell mellanliggande revision skulle visa att Ramavtalsleverantören uppfyller åtaganden enligt Xxxxxxxxxx.
Statens inköpscentral har rätt att sätta Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx i karantän som alternativ till uppsägning vid Ramavtalsleverantörens brist vid upprepade revisionstillfällen enligt föregående stycke. Beslut om karantän innebär att Statens inköpscentral beslutar att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte får lämna Avropssvar under en period som Statens inköpscentral skäligen beslutar utifrån hur allvarlig bristen är samt förutsedd avropsfrekvens, men som i vart fall inte ska understiga tre månader räknat från det att beslutet om karantän
fattades.
1.18 Ansvar, force majeure
1.18.1 Ansvar
Ramavtalsleverantören respektive Statens inköpscentral svarar för skada som vållas den andra parten genom grov vårdslöshet eller uppsåt.
1.18.2 Ansvarsbefrielse
Om fullgörande av parts skyldigheter förhindras på grund av krig, naturkatastrof, strejk, lockout, blockad eller annan liknande omständighet över vilken part inte kunnat råda och skäligen inte kunnat förutse och vars följder part inte skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, ska den part som är förhindrad att uppfylla sina skyldigheter vara befriad från dessa så länge hindret föreligger. Part som önskar att åberopa denna punkt ska snarast lämna den andra parten skriftligt meddelande om detta.
Oavsett vad som i övrigt gäller enligt denna bestämmelse har part, som inte är förhindrad att fullgöra sina förpliktelser, rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet genom skriftligt meddelande till andra parten, som är förhindrad att fullgöra sina förpliktelser, om Xxxxxxxxxxx fullgörande försenas mer än 90 kalenderdagar på grund av befrielsegrund som nämns i denna punkt.
1.19 Förtida upphörande
1.19.1 Lagakraftvunnen dom
Ramavtalet upphör med omedelbar verkan om lagakraftvunnen dom förklarar Ramavtalet ogiltigt. Inga skadeståndsanspråk med anledning av sådant upphörande kan riktas mot Statens inköpscentral, såvida inte annat följer av tvingande rätt.
1.19.2 Statens inköpscentrals uppsägningsrätt
Utöver eventuella andra uppsägningsgrunder enligt Xxxxxxxxxx, har Statens inköpscentral rätt att med omedelbar verkan, och utan något ansvar att utge ersättning, säga upp Ramavtalet om:
1) det framkommer att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx eller en företrädare för denne, enligt xxxxxxxxxxxxxxx dom, är dömd för brott enligt 10 kap 1 § LOU,
2) det framkommer att någon omständighet föreligger enligt 10 kap 2 § LOU för Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx eller en företrädare för denne,
3) det framkommer att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen som föregått tecknandet av Ramavtalet och dessa uppgifter har varit av inte oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av Ramavtalet,
4) det framkommer att Ramavtalsleverantören inte längre uppfyller de obligatoriska krav som ställts i upphandlingen samt de enligt anbudet uppfyllda utvärderingskraven och denna brist inte är oväsentlig eller om att den tidsperiod som anges i texten under rubriken; Ramavtalsleverantörens åtagande, avsnitt Uppfyllande av krav och avtalad kvalitet har passerat utan att obligatoriska krav är uppfyllda,
5) Ramavtalsleverantören inte fullgör sina åtaganden avseende redovisning av försålda Tjänster i den utsträckning att det ger Statens inköpscentral rätt att säga upp Ramavtalet enligt texten under rubriken; Försäljningsredovisning och administrationsavgift, avsnitt Vite och uppsägning,
6) Ramavtalsleverantören inte fullgör sina åtaganden avseende statistik i den utsträckning att det ger Statens inköpscentral rätt att säga upp Ramavtalet enligt texten under rubriken; Redovisning av statistik, avsnitt Vite och uppsägning,
7) det vid revision framkommer att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx brustit i sina åtaganden enligt
Ramavtalet och detta ger Statens inköpscentral rätt att säga upp Ramavtalet enligt texten under rubriken; Revision, avsnitt Vite karantän och uppsägning,
8) Ramavtalsleverantören, eller annan för vilken Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx svarar i väsentlig utsträckning brister i åtagande enligt Xxxxxxxxxx och inte vidtar rättelse inom 30 kalenderdagar efter skriftlig begäran om det,
9) Ramavtalsleverantören, eller annan för vilken Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx svarar, vid upprepade tillfällen i icke oväsentlig utsträckning brister i åtagande enligt Xxxxxxxxxx, oavsett om bristen åtgärdats eller inte. Med upprepade tillfällen avses att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx vid fler än tre tillfällen under en period av12 månader i icke oväsentlig utsträckning brustit i åtagande enligt Xxxxxxxxxx.
Utöver ovanstående rätt till förtida upphörande i vissa situationer, samt eventuella andra sanktioner som uttryckligen framgår av Xxxxxxxxxx, äger Statens inköpscentral inte rätt att göra gällande annan påföljd vid avtalsbrott enligt Xxxxxxxxxx.
1.19.3 Ramavtalsleverantörs uppsägningsrätt
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om:
1) Statens inköpscentral i väsentlig utsträckning brister i åtagande enligt Xxxxxxxxxx och inte vidtar rättelse inom 30 kalenderdagar från skriftlig begäran om det,
2) Statens inköpscentral, vid upprepade tillfällen i icke oväsentlig utsträckning brister i åtagande enligt Xxxxxxxxxx, oavsett om bristen åtgärdats eller inte. Med upprepade tillfällen avses att Statens inköpscentral vid fler än tre tillfällen under en period av 12 månader i icke oväsentlig utsträckning brustit i åtagande enligt Ramavtalet.
Utöver ovanstående rätt till förtida upphörande i vissa situationer, samt eventuella andra sanktioner som uttryckligen framgår av Xxxxxxxxxx, äger Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte rätt att göra gällande annan påföljd vid avtalsbrott mot Xxxxxxxxxx.
1.19.4 Konsekvenser av Xxxxxxxxxxx upphörande
Vid Ramavtalets upphörande, oavsett orsak, ska Ramavtalsleverantören utan dröjsmål tillhandahålla redovisning och statistik enligt avsnitt Försäljningsredovisning och administrationsavgift och Redovisning av statistik, samt andra uppgifter som Statens inköpscentral skäligen begär, så länge Kontrakt är i kraft. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx är alltid skyldig att tillhandahålla slutredovisning avseende information som framgår av
avsnitt Försäljningsredovisning och administrationsavgift och Redovisning av statistik samt erlägga full administrationsavgift.
Ramavtalets upphörande till följd av omständigheter som framgår av texten under rubriken Statens inköpscentrals uppsägningsrätt och texten under rubriken Ramavtalsleverantörens uppsägningsrätt ska inte innebära att Kontrakt ingångna under Ramavtalet automatiskt upphör att gälla. Av Kontrakt kan dock följa rätt att säga upp Kontrakt till följd av uppsägning av Ramavtal på grund av vissa omständigheter.
Xxxxxxxxxxx upphörande påverkar inte villkor i Ramavtalet som till sin natur ska ha fortsatt giltighet
1.20 Överlåtelse av Ramavtalet
1.20.1 Statens inköpscentrals rätt till överlåtelse
Statens inköpscentral har rätt att överlåta Ramavtalet och samtliga rättigheter och skyldigheter enligt Ramavtalet, till ny organisation eller organisationsform för det fall Statens
inköpscentral vid Kammarkollegiet byter till sådan ny organisation eller organisationsform.
Statens inköpscentrals ansökan om överlåtelse där så erfordras enligt ovan ska ställas till Ramavtalsleverantören i god tid före det planerade datumet för överlåtelsen.
Därutöver har Statens inköpscentral inte rätt att utan Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx skriftliga godkännande i förväg överlåta Ramavtalet eller rättigheter och skyldigheter enligt Ramavtalet till annan.
1.20.2 Ramavtalsleverantörs rätt till överlåtelse
Ramavtalsleverantören har inte rätt att utan Statens inköpscentrals skriftliga godkännande i förväg överlåta Ramavtalet till annan. Såvida inte annat framgår av Ramavtalet, har Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte heller rätt att utan Statens inköpscentrals skriftliga godkännande i förväg, helt eller delvis, överlåta eller pantsätta rättigheter (inklusive fordringar) eller skyldigheter enligt Xxxxxxxxxx till annan.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansökan om överlåtelse där så erfordras enligt ovan ska ställas till Statens inköpscentral i god tid före det planerade datumet för överlåtelsen. Vid Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansökan om överlåtelse kan Statens inköpscentral komma att begära in handlingar för att kunna göra en bedömning av om överlåtelse kan godtas eller inte. Statens inköpscentral har aldrig skyldighet att godkänna överlåtelse.
1.21 Tvistelösning och tillämplig lag
1.21.1 Tvistelösning
Tvister angående tolkning och tillämpning av Ramavtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska avgöras av svensk allmän domstol.
1.21.2 Tillämplig lag
Rättigheter och skyldigheter enligt Xxxxxxxxxx regleras av svensk materiell rätt.
1.22 Elektronisk signatur
Ramavtalet har signerats av Statens inköpscentral och Ramavtalsleverantören genom elektronisk signatur.
(Avslutande fält för manuell underskrift används därmed inte i detta Ramavtal).
2. Allmänna villkor
2.1 Inledning
Dessa Allmänna villkor avser de Tjänster, som ska tillhandahållas efter Avrop från Ramavtal dnr 96-8-2015. Sådana Tjänster ska utföras i enlighet med vad som anges i dessa Allmänna villkor och Ramavtalet i övrigt. Allmänna villkor gäller för samtliga Avrop som sker inom ramen för detta Ramavtal.
2.2 Definitioner
2.2.1 Begrepp och förklaringar
Vid tillämpningen av Kontrakt, inklusive Allmänna villkor, ska nedanstående begrepp ha angiven betydelse såvida inte annat uppenbarligen följer av omständigheterna.
Allmänna villkor - Med Allmänna villkor avses detta dokument. Allmänna villkor reglerar Avrop som görs från Ramavtal, och anger villkor för Kontrakts fullgörande som gäller mellan Avropsberättigad och Ramavtalsleverantör.
Arbetsdag - Med Arbetsdag avses helgfri måndag till fredag i Sverige.
Avrop - Med Avrop avses anskaffning av Tjänster som en Avropsberättigad gör genom användande av Ramavtalet.
Avropsberättigade - Med Avropsberättigade avses myndigheter under regeringen, stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten samt organisationer inom övrig offentlig förvaltning som har rätt att avropa från Ramavtalet jämlikt 5 kap 2 § Lag (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU. Även Avropsberättigade är i den meningen parter i Ramavtalet.
Avropsförfrågan - Med Avropsförfrågan avses den förfrågan som Avropsberättigad skickar till Ramavtalsleverantörer vid Avrop.
Avropssvar - Med Avropssvar avses det anbud som Ramavtalsleverantör lämnar på en Avropsförfrågan.
Huvuddokument - Med Huvuddokument avses det dokument vilket reglerar förhållandet mellan Statens inköpscentral och Ramavtalsleverantör.
Kontrakt - Med Kontrakt avses det avtal rörande anskaffning från Ramavtalet som upprättas mellan Avropsberättigad och Ramavtalsleverantören efter Avrop.
Kontraktsföremål - Med Kontraktsföremål avses de Tjänster som Ramavtalsleverantör ska tillhandahålla enligt Kontrakt.
Kontraktstid - Med Kontraktstid avses den tid under vilket Kontrakt är giltigt. Såvida inte annat framgår av omständigheterna inkluderar Kontraktstid eventuella förlängningsoptioner.
Leverans - Leverans ska ske i enlighet med Kontrakt inom den tid eller tidsrymd som angetts i Kontraktet.
Kontraktspart - Med Kontraktspart avses Avropsberättigad respektive Ramavtalsleverantör.
Ramavtal - Med Ramavtal avses Huvuddokument inklusive bilagor.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx - Med Ramavtalsleverantör avses den juridiska person som efter
upphandling tecknat Ramavtal med Statens inköpscentral.
Tjänst - Med Tjänst avses de tjänster som omfattas av upphandlingen och Ramavtalet.
Underleverantör - Med Underleverantör avses en juridisk eller fysisk person som bistår Ramavtalsleverantören med Tjänster som omfattas av Ramavtalet.
2.3 Kontrakts omfattning och tolkningar
Kontraktet omfattar Resebyråtjänster.
2.4 Ramavtalsleverantörens åtagande
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx åtar sig att under Kontraktstid tillhandahålla Kontraktsföremål, i enlighet med Ramavtalet, Kontraktet samt Allmänna villkor.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansvarar för att Kontraktsföremål:
(a) uppfyller krav ställda i Kontrakt, Ramavtal och Allmänna villkor;
(b) är lämpliga för de ändamål för vilka Tjänster av denna typ normalt används, liksom för de särskilda ändamål som Avropsberättigad angivit i Kontrakt;
(c) tillhandahålls med omsorg och på ett fackmannamässigt sätt, i enlighet med god sedvänja samt i enlighet med etiska riktlinjer och övriga yrkesetiska regler som gäller för branschen; samt
(d) motsvarar vad Avropsberättigad rimligen har rätt att förvänta sig av en professionell aktör i branschen, med hänsyn tagen till Kontraktsföremåls art.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska inte från annan än Avropsberättigad mottaga eller inhämta direktiv för tillhandahållande av Kontraktsföremål.
2.5 Avropsberättigads åtagande
Avropsberättigad ska erlägga betalning till Ramavtalsleverantör i enlighet med, och under de förutsättningar, som framgår av Kontrakt (se kap Betalnings- och faktureringsvillkor).
Avropsberättigad ska samverka med Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx i enlighet med vad som framgår av Kontrakt, lämna nödvändiga instruktioner och informera Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx om sådana omständigheter som påverkar tillhandahållande av Kontraktsföremål.
Utöver vad som anges vara Avropsberättigads åtagande i Kontrakt, ansvarar Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx för allt som krävs för tillhandahållande av Kontraktsföremål.
2.6 Fel i Tjänsten
Fel i Tjänsten föreligger om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx brister i att utföra Tjänsten i enlighet med vad som Avropsberättigad kunnat förutsätta utifrån Avrop och dess Allmänna villkor.
Vill Avropsberättigad åberopa att Tjänsten har utförts felaktigt ska Avropsberättigad meddela Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inom skäligt tid från det att felet har inträffat. Reklamationen ska innehålla redogörelse av händelsen samt namn, adress och kontaktuppgifter till Avropsberättigad.
Ramavtalsleverantören ska bekräfta att reklamationen är mottagen och registrerad. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska återkomma till Avropsberättigad med förklaring och/eller åtgärd.
Vid fel i Tjänsten har Avropsberättigad rätt att kräva ersättning motsvarande felet. På anmodan från Avropsberättigad ska avvikelser och reklamationer redovisas.
2.7 Underleverantör
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx äger rätt att anlita Underleverantör i enlighet med vad som anges i Ramavtal. Underleverantör ska uppfylla de krav som i Kontrakt uppställs på Ramavtalsleverantör avseende de delar av tillhandahållandet av Kontraktsföremål som Underleverantör ska utföra. Underleverantör ska även uppfylla samtliga krav som föreskrivs i Ramavtal avseende Underleverantör.
I den utsträckning Underleverantör anlitas för utförande av åtagande enligt Kontrakt ansvarar Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx för dess utförande såsom för egen del.
2.8 Avrop
Avrop sker genom förnyad konkurrensutsättning.
Vid Avrop ska villkoren i Kontraktet överensstämma med villkoren i Ramavtalet.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx är skyldig att vid Avrop tillämpa avtalade villkor. Avrop och övrig kommunikation ska ske på det svenska språket om inte annat överenskommes mellan Avropsberättigad och Ramavtalsleverantören.
Avrop ska kunna genomföras via Ramavtalsleverantörens e-post, i enlighet med avsnitt Funktionsbrevlåda i Ramavtalet. Ramavtalsleverantören ska i samband med Avropet registrera och efterfråga de uppgifter som krävs för att kunna utföra Avropet enligt de krav som ställts av Avropsberättigad.
2.9 Kontrakt
Ett skriftligt Kontrakt ska alltid upprättas efter Avrop med förnyad konkurrenssättning. Kontrakt upprättas mellan Avropsberättigad och tilldelad Ramavtalsleverantör avseende de Tjänster som ska tillhandahållas.
Om mall för Kontrakt inte används kan minst följande delar preciseras i Kontraktet:
1. Ramavtalets benämning och avtalsnummer
2. Kontraktets parter
3. Kontaktpersoner
4. Priser/Avtalad ersättning
5. Förutsättningarna för tillhandahållande av de Tjänster som omfattas av Kontraktet
6. Vilken Tjänst som omfattas av Kontraktet som har Avropats och en beskrivning av Tjänsten.
7. Fakturering
8. Kontraktets giltighetstid
Ramavtalsbilaga Allmänna villkor utgör alltid en del av Kontraktet oavsett om Allmänna villkor åberopas eller inte, eller om mall för Kontrakt används eller inte.
2.10 Priser
Vid förnyad konkurrensutsättningen efterfrågas priset för de efterfrågade tjänsterna som Avropsberättigad kommer att Avropa. Priset definieras i det Kontrakt som upprättas mellan Ramavtalsleverantören och Avropsberättigad. Ersättningen reglerar samtliga med uppdraget förenade kostnader.
2.11 Betalnings- och faktureringsvillkor
All fakturering ska göras från Ramavtalsleverantören, vilket innebär att ingen fakturering får
ske från Underleverantör. Faktura ska sändas till den fakturaadressen som Avropsberättigad angivit vid Avrop.
Faktureringsavgift eller motsvarande avgift accepteras inte. Felaktiga fakturor eller fakturor som inte är specificerade kan Avropsberättigad returnera utan åtgärd.
Betalning, inklusive mervärdesskatt, ska erläggas mot specificerad och godkänd faktura senast 30 dagar efter mottagande av fakturan.
För det fall Avropsberättigad helt eller till någon del inte anser sig betalningsskyldig enligt fakturan äger Avropsberättigad innehålla det omstridda beloppet.
För det fall Parterna är oense endast om viss del av det fakturerade beloppet ska Avropsberättigad erlägga betalning med det ostridiga beloppet.
Betalar Avropsberättigad inte faktura i tid, har Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx rätt att erhålla dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635) på fakturerat ostridigt belopp. Ränta regleras på anmodan av Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx på nästkommande faktura. Avropsberättigad har på motsvarande sätt rätt till dröjsmålsränta i det fall Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx ålagts att betala viten eller skadestånd och betalning inte sker på utsatt dag.
Betalning av faktura innebär inte att Avropsberättigad avstått från rätten till reklamation.
2.12 Statistik
Ramavtalsleverantören ska, på anmodan från Avropsberättigad, tillhandahålla statistik avseende Kontrakt.
Statistik ska på anmodan kunna lämnas för enskild resenär, enskild sträcka och kostnadsställe till Avropsberättigad.
Ramavtalsleverantören ska leverera begärd statistik i digital form och läsbar i allmänt tillgänglig cellbaserad kalkylprogramvara, såsom Excel 2010, eller likvärdig.
2.13 Sekretess
Om Avropsberättigad och Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte avtalat annat gäller sekretess för Avropsberättigads konfidentiella information under Kontraktstid samt under fem år efter Kontrakts upphörande. När det gäller uppgifter som är sekretessbelagda enligt lag gäller sekretessen under den tid som anges i lagen.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx åtar sig att ansvara för att samtliga medarbetare som Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx sysselsätter under Kontraktet följer gällande relevanta bestämmelser om sekretess enligt Kontraktet samt vad som i övrigt följer av lag eller föreskrift avseende sekretess.
2.14 Behandling av personuppgifter
I den utsträckning som Ramavtalsleverantörens utförande av Tjänsten innefattar behandling av personuppgifter i enlighet med personuppgiftslagen (1998:204) ("PUL") ska Ramavtalsleverantören utföra sådan behandling för Avropsberättigades räkning såsom Avropsberättigades Personuppgiftsbiträde.
Ramavtalsleverantören får inte behandla personuppgifter i större utsträckning än vad Tjänsten i det enskilda fallet erfordrar. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska följa PUL och hålla sig informerad om den. För det fall registrerad, Datainspektionen eller tredje man kontaktar Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx och begär information från Ramavtalsleverantören som berör
behandling av personuppgift för Avropsberättigades räkning ska Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx utan dröjsmål informera Avropsberättigad om eventuella kontakter samt hänvisa till Avropsberättigad.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förseelser och ändring samt iaktta vad som fordras för att uppfylla vad PUL vid var tid kräver. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska särskilt iaktta Datainspektionens instruktioner och allmänna råd avseende hantering av personuppgifter.
2.15 Force majeur/ Befrielsegrund
Om Avropsberättigad eller Ramavtalsleverantör förhindras att fullgöra Kontrakt av omständighet utanför Avropsberättigads eller Ramavtalsleverantörs kontroll som denne inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid Kontrakts tecknande och vars följder denne inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit eller av att Avropsberättigads eller Ramavtalsleverantören i något led förhindras fullgöra sin leverans på grund av omständigheter som här angetts, ska detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkt för prestation och befrielse från vite och andra påföljder. Detta äger tillämpning oavsett om orsaken till förseningen inträffar före eller efter Leveransdag.
Den som påkalla force majeure har bevisbördan för att force majeure föreligger.
För att Avropsberättigad eller Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska ha rätt att göra gällande sådan befrielsegrund ska denne omedelbart, då denne får kännedom om sådan omständighet som kan utgöra befrielsegrund, underrätta motparten härom. Om Kontrakts fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än 90 dagar på grund av sådan angiven omständighet äger motparten, utan ersättningsskyldighet, rätt att skriftligen säga upp Kontrakt.
2.16 Ansvar
Ramavtalsleverantören respektive Avropsberättigad svarar för skada som vållas den andra parten genom grov vårdslöshet eller uppsåt.
2.17 Förtida upphörande
Kontraktstid, inklusive eventuella förlängningsoptioner, framgår av Kontrakt.
Utöver eventuell rätt att säga upp Kontrakt till förtida upphörande enligt andra villkor i Kontrakt, föreligger sådan rätt om:
(a) Avropsberättigad eller Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx väsentligt bryter sina åtaganden enligt detta Kontrakt och inte inom 30 dagar efter skriftlig anmodan har vidtagit rättelse;
(b) Avropsberättigad får kännedom om att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx eller företrädare för Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx gjort sig skyldig till någon uteslutningsgrund enligt 10 kap 1-2 §§ lag (2007:1091) om offentlig upphandling;
(c) det framkommer att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx lämnat oriktiga uppgifter i Avropssvar eller på annat sätt i samband med det Avrop som har föregått tilldelningen av Kontrakt, och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid valet av Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Avropsberättigad har som en följd av detta rätt att säga upp hela eller del av Kontrakt om det har ingåtts i förlitan på sådana oriktiga uppgifter;
(d) Statens inköpscentral har sagt upp Xxxxxxxx och anledningen inte har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömning och tilldelning av Kontrakt.
Uppsägning av Kontrakt ska ske skriftligen. Avropsberättigads uppsägning av Kontrakt i förtid får, enligt Avropsberättigads val, avse hela eller del av Kontrakt.
2.18 Ändring av Kontrakt
Ändring av Kontraktsföremål, tidplan och andra delar av Kontrakt får endast ske efter skriftlig överenskommelse mellan Avropsberättigad och Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx och inom de ramar
som Ramavtal och XXX uppställer. I det fall Avropsberättigad begär ändring ska Ramavtalsleverantör utan dröjsmål meddela Avropsberättigad vilken eventuell påverkan Avropsberättigads ändringsbegäran får på avtalat pris, tidplan och andra relevanta omständigheter, varefter Avropsberättigad ska meddela Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx om justering av villkoren i Kontrakt i relevant avseende accepteras. Överenskommen ändring ska dokumenteras skriftligen, vara skriftligen undertecknad av Avropsberättigad och Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx, och biläggas Kontrakt.
Vad avser förändring av lag under Kontraktstid som fordrar ändring av Kontraktsföremål,
ska följande princip gälla. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska vara berättigad till ändrat pris, vid ändring av Kontraktsföremål till följd av ändring av lag som särskilt och specifikt träffar Avropsberättigad. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska dock inte vara berättigad till ändrat pris, vid ändring av Kontraktsföremål till följd av ändring av lag som träffar Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx som bolag eller leverantör av den typ av tjänst som Kontraktsföremål avser.
2.19 Samarbete och kontaktpersoner
Ramavtalsleverantören ska erbjuda en kundansvarig kontaktperson (Key Account Manager eller liknande) med uppgift att från ramavtalsleverantörens sida planlägga, utveckla och följa upp uppdraget i överenskommelse med Avropsberättigad.
Kundansvarig kontaktperson ska vara väl insatt i de statliga ramavtalen för resor och hotell/logi.
Kundansvarig kontaktperson ska:
- Ansvara för implementering av ramavtalets och kontraktets alla delar
- Följa upp och analysera efterfrågad statistik
- Informera om relevanta resenyheter
- Kalla till, delta i och dokumentera uppföljningsmöten.
2.20 Överlåtelse av Kontrakt
Avropsberättigad eller Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx har inte rätt att utan motpartens skriftliga godkännande överlåta eller pantsätta rättigheter och/eller skyldigheter enligt Kontrakt till annan.
Avropsberättigad får dock överlåta Kontrakt helt eller delvis till annan myndighet eller organisation (oavsett form) som helt eller delvis träder in eller övertar Avropsberättigads verksamhetsområde eller offentliga uppdrag. Önskemål eller meddelande om överlåtelse enligt första stycket ovan ska framföras i god tid.
2.21 Tvistelösning och tillämplig lag
Tvister angående tolkning och tillämpning av Kontrakt och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska avgöras av svensk allmän domstol.
Rättigheter och skyldigheter enligt Kontrakt regleras av svensk materiel rätt.
3. Kravkatalog
3.1 Kravkatalog
3.1.1 Kravkatalog
Följande lista av punkter kan Avropsberättigade tillämpa vid avrop genom förnyad konkurrensutsättning utöver de krav som använts i upphandlingen.
Om det är nödvändigt får villkoren som angetts i Ramavtalet preciseras och kompletteras enligt nedan. Det är då fråga om att komplettera eller specificera villkoren i Ramavtalet för att fånga upp särskilda omständigheter för att kunna fullgöra ett enskilt Kontrakt.
Tillämpningen kan ske både som obligatoriska krav (ska-krav) och utvärderingskriterier (bör-krav) beroende på Avropsberättigads behov.
Ska-krav och/eller bör-krav kan ställas inom följande områden:
- Information/kommunikation
- Kompetens
- Statistik och uppföljning
- Service
- Bokning
- Pris
Nedan följer exempel på krav som kan ställas vid avrop. Observera att listan inte är uttömmande och att krav inom dessa områden kan läggas till/tas bort om Avropsberättigad så önskar.
3.2 Exempel på krav att ställa vid förnyad konkurrensutsättning
3.2.1 Information/kommunikation
3.2.1.1 Spårningssystem
Krav kan exempelvis ställas på:
- Att Ramavtalsleverantören ska/bör lämna ut information om exempelvis var resenär befinner sig/resplan på begäran från Avropsberättigad inom (X) timmar vid det
fall Avropsberättigad inte har egen tillgång till systemet.
- Att Avropsberättigad ska/bör kunna se resenärens hela aktuella bokning (inte bara se var resenären befinner sig).
- Att Avropsberättigad ska/bör kunna se vilka resenärer som är bokade att resa till en viss destination så att de kan förhindras att resa vid t ex incidenter på destinationsorten, s.k "pre-trip reporting".
- Att minst X antal personer från Avropsberättigad ska/bör kunna vara inne i verktyget samtidigt.
- Att verktyget ska/bör vara tillgängligt för Avropsberättigad 24 tim/dygn årets alla dagar.
3.2.1.2 Reseportal
Krav kan exempelvis ställas på att Ramavtalsleverantören ska/bör kunna kunna erbjuda en reseportal från vilken inloggning till självbokningssystem, reseinformation från Ramavtalsleverantören, Avropsberättigades egna styrdokument och egen reserelaterad information, statistik och rapporter från Ramavtalsleverantören samt externa länkar till
väder, flygplatsinformation och information om kommunala kommunikationsmedel finns tillgängligt.
3.2.1.3 Singel-sign-on
Krav kan exempelvis ställas på att Ramavtalsleverantören ska/bör kunna erbjuda inloggning till reseportal och/eller självbokningssystem via singel-sign-on.
3.2.1.4 24-timmarsservice
Krav kan exempelvis ställas på att 24-timmarsservice ska/bör kunna nås vis samma telefonnummer som används vid ordinarie kontakt med Ramavtasleverantören.
Krav kan exempelvis ställas på att Ramavtalsleverantören ska/bör ha en telefonsvarare som anger att en omkoppling sker till 24-timmarsservice och även informerar om att
ett arvode tas ut vid kontakt med 24-timmarsservicen.
3.2.1.5 Pass och visum
Krav kan exempelvis ställas på att Ramavtalsleverantören ska/bör informera om reserekommendationer utfärdade av Utrikesdepartementet.
3.2.1.6 Specifikt telefonnummer
Krav kan exempelvis ställas på att Ramavtalsleverantören ska/bör upprätta ett specifikt telefonnummer för Avropsberättigad.
3.2.1.7 Applikation till smartphone
Krav kan exempelvis ställas på att resenären ska/bör via appen ha tillgång till hela sin aktuella resebokning och även tidigare och kommande resebokningar.
3.2.2 Kompetens
3.2.2.1 Resekonsultens kompetens och erfarenhet
Krav kan exempelvis ställas på att Resekonsulterna ska/bör ha en lämplig reseutbildning enligt nedan:
- TRAC-utbildning eller likvärdigt.
- Minst X års erfarenhet av kvalificerat resebyråarbete.
3.2.3 Statistik och uppföljning
3.2.3.1 Webbaserat statistikverktyg
Krav kan exempelvis ställas på att Ramavtalsleverantören ska/bör tillhandahålla ett webbaserat verktyg, Qlickview-baserad frågedatabas eller likvärdigt. Informationen ska uppdateras med korrekta siffror kontinuerligt, med högst X veckors fördröjning.
Krav kan exempelvis ställas på att Ramavtalsleverantören ska/bör även kunna ta fram särskild miljöstatistik enligt överenskommelser med Avropsberättigad.
3.2.3.2 Statistik
Krav kan exempelvis ställas på vilken typ av statistik Avropsberättigad önskar, omfattning och intervaller.
3.2.3.3 Uppföljningsmöten
Krav kan exempelvis ställas på att Ramavtalsleverantören ska/bör ha X antal
uppföljningsmöten per år med Avropsberättigad.
3.2.4 Service
3.2.4.1 Tredjepartssytem
Krav kan exempelvis ställas på att Ramavtalsleverantörens stödsystem ska/bör kunna integreras i på svenska marknaden befintliga reseadministrativa processtöd såsom E-builder eller likvärdigt.
3.2.4.2 Konsulttjänster
Krav kan exempelvis ställas på att Ramavtalsleverantören ska/bör tillhandahålla konsulttjänster inom olika reserelaterade områden, exempelvis för mer omfattande analyser, statistik och onlinetjänster.
3.2.4.3 Klimatkompensation
Krav kan exempelvis ställas på att Ramavtalsleverantör ska/bör kunna erbjuda möjlighet för resenären/resebeställaren att klimatkompensera sina resor om det finns stöd för detta i Avropsberättigads miljö- och resepolicy. Rutiner för klimatkompensation och kostnaden för detta sker i sådant fall i överenskommelse med Avropsberättigad.
3.2.5 Bokning
3.2.5.1 Leverans av färdhandlingar
Krav kan exempelvis ställas på att Ramavtalsleverantören ska/bör leverera färdhandlingar via post till den leveransadress som resenären/resebeställaren anger.
3.2.5.2 Följesedel
Krav kan exempelvis ställas på vilken information som ska/bör finnas med på följesedel.
3.2.6 Pris
För exempel på hur pris kan begäras in och utvärderas vid förnyad konkurensutsättning
se bilaga "Exempel på arvodesmatris för Resebyråtjänster". Observera att bilagan enbart är ett förslag och att prisposter kan läggas till/tas bort.
4. Kravspecifikation
4.1 Allmänt
4.1.1 Definitioner Resebyrån/er - De anbudsgivare som blir Ramavtalsleverantörer i denna upphandling.
Kundansvarig hos Resebyrån (Key account manager/Client manager eller motsvarande) - Den/de personer hos resebyrån som ansvarar för implementering och förvaltning av Kontrakt för avropade tjänster.
Resekonsult - Personal hos resebyrån som utför tjänster åt Avropsberättigade myndigheter.
Resebeställare - Den person hos Avropsberättigad som bokar tjänsteresa antingen för egen räkning eller annans, exempelvis en administratör.
Resenär - Den person som företar tjänsteresa.
Offline/Personlig service - Bokning per telefon eller e-post hos resebyrån.
Online - Bokning via av resebyrån tillhandahållet självbokningssystem.
Transaktionsarvode - Transaktionsarvode avser den avgift som debiteras per transaktion. (Vid avbokning före biljettutskrift debiteras ordinarie arvode, vid kreditering återbetalas inte arvodet).
Anslutningstransport - De kommunikationsmedel som kan bokas via resebyråns ordinarie bokningssystem.
Ombokning - Ombokning av befintlig bokning.
Omskrivning - Utfärdande av nytt dokument där kvarvarande värde av tidigare utställt dokument utnyttjas som hel eller delvis betalning.
Kreditering - Hel eller delvis återbetalning av tidigare betald resa.
Gruppresa - Bokning av resa som företas samtidigt av en grupp resenärer med samma transportmedel.
4.1.2 Omfattning
Upphandlingen avser resebyråtjänster.
Anbudsgivaren ska tillhandahålla resebyråservice för tjänsteresor i Sverige och utomlands och ska omfatta följande:
Bokningar, bekräftelser, avbokningar, ombokningar, omskrivningar och krediteringar av dokument för:
- Flygresor
- Tågresor
- Bussresor
- Anslutningstransporter
- Hotell/logi
Självbokningssystem lämpligt för Avropsberättigade.
Använda de statliga ramavtalen inom resor och hotell/logi både offline och online. Använda de Avropsberättigades eventuella egna avtal.
Leverera färdhandlingar.
Hantera elektroniska följesedlar och betalningsrutiner. Informera om relevanta resenyheter.
Stöd inom området Travel Management och/eller resesamordning.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende omfattning? Ja
4.1.3 Styrande dokument
Anbudsgivaren ska följa de krav och råd som finns formulerade i de Avropsberättigades styrande dokument.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende styrande dokument? Ja
4.1.4 Anbudsgivarens arvode
Anbudsgivaren ska ta ut arvode enligt nedan:
Transaktion - vid personlig service (offline)
Flyg - Ett arvode per dokument/biljettnummer. (För lågprisflygbolag gäller arvode per bokning/bokningsnummer per resenär).
Tåg - Ett arvode per dokument/biljettnummer.
Hotell/Logi - Ett arvode per bokning per rum i resebyråns ordinarie bokningssystem.
Hotell/Logi - Ett arvode per bokning per rum utanför resebyråns ordinarie bokningssystem, t.ex. genom annat systemstöd.
Hyrbil - Ett arvode per bokning per bil i resebyråns ordinarie bokningssystem.
Anslutningstransport - Ett arvode per biljettnummer.
Buss - Ett arvode per dokument/biljettnummer.
Ombokning - Ett arvode per ombokning av befintlig bokning per resenär där så är möjligt enligt dokumentvillkoren med eller utan tilläggskostnad.
Omskrivning - Ett arvode per utfärdande av nytt dokument där kvarvarande värde av tidigare utställt dokument utnyttjas som hel eller delvis betalning.
Kreditering - Ett arvode per kreditering.
Elektronisk "voucher"/ betalning mot "resekonto" - Ett arvode per elektroniskt dokument, t.ex. hotell/logi, hyrbil eller anslutningstransport.
Gruppresa - Ett arvode per resenär.
Transaktion - vid onlinebokning
Flyg - Ett arvode per dokument/biljettnummer. (Lågprisflygbolag bokning/bokningsnummer per resenär).
Tåg - Ett arvode per dokument/biljettnummer. Hotell/logi - Ett arvode per bokning per rum. Hyrbil - Ett arvode per bokning per bil.
Anslutningstransport - Ett arvode per biljettnummer.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende arvode? Ja
4.2 Information/kommunikation
4.2.1 Spårningssystem
Anbudsgivaren ska senast vid ramavtalets ikraftträdande tillhandahålla Avropsberättigad ett spårningssystem för att kunna lokalisera resenärer i realtid som befinner sig på resande fot.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende spårningssystem? Ja
4.2.2 Öppettider personlig service och online support
Anbudsgivarens resekonsulter som utsetts att handlägga Avropsberättigades tjänsterresor, personlig service samt support till online, ska vara tillgängliga helgfria vardagar mellan 08.00
- 17.00.
I det fall kontakt tagits mellan 08.00-17.00 men resenären/resebeställaren får svar från anbudsgivaren utanför detta tidsfönster ska anbudsgivaren ändå genomföra bokningen med samma debitering som gäller mellan 08.00-17.00.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende öppettider support? Ja
4.2.3 24-timmars service
Anbudsgivaren ska säkerställa att Avropsberättigades resenärer/resebeställare får lika god service, med lika hög kvalitet, vid behov av hjälp utanför kontorstid som under ordinarie kontorstid. Detta innebär att anbudsgivarens 24-timmarsservice, på samma sätt som den ordinarie servicen, ska:
- Ha tillgång till Avropsberättigades myndighetsprofil samt resenärsprofiler. En resenär som redan har en resenärsprofil hos den ordinarie servicen ska därmed inte behöva upprätta en ny profil hos 24-timmarsservicen
- Genomföra bokningar, ombokningar och avbokningar.
- Boka på de statliga ramavtalen och, i förekommande fall, Avropsberättigades egna avtal inom resor och boende.
- Erbjuda service på svenska och/eller engelska.
- Erbjuda debitering mot resekonto på samma sätt och för samma områden som den ordinarie servicen.
Kraven ovan ska uppfyllas under all tid utanför ordinarie kontorstid, det vill säga kraven anses ej uppfyllda om anbudsgivaren nyttjar olika 24-timmarslösningar (exempelvis för olika tider på dygnet) där bara en av lösningarna uppfyller kraven.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende 24-timmars service? Ja
4.2.4 Reseinformation
Anbudsgivaren ska informera de Avropsberättigades kontaktperson/er om relevant reseinformation och händelser som kan påverka de Avropsberättigade såsom exempelvis strejk eller väderförhållanden.
Vid implementering av Kontraktet hos Avropsberättigad beslutas om formerna för detta informationsflöde.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende reseinformation? Ja
4.2.5 Pass och visum
Anbudsgivaren ska utan anmodan vid förfrågan och/eller bokning informera om vald destinations relevanta pass och visumbestämmelser.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende pass och visum? Ja
4.2.6 Applikation till smartphone
Anbudsgivaren ska senast vid Ramavtalets ikraftträdande tillhandahålla applikation till smartphone, där resenären/resebeställaren får tillgång till information om sina resor.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende applikation till smartphone? Ja
4.2.7 Uppföljningsmöten
Anbudsgivaren ska initiera minst ett uppföljningsmöte per år med Avropsberättigad.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende uppföljningsmöten? Ja
4.3 Resebyråns bemanning
4.3.1 Resekonsulters kompetens och erfarenhet
Anbudsgivaren ska tillhandahålla resekonsulter för utförande av resebyråservice för Avropsberättigade.
Antalet konsulter ska vara anpassat efter de Avropsberättigades behov, storlek och volymer för att säkerställa att god service och kompetensnivå uppnås.
De resekonsulterna ska ha följande grundkompetens:
- IATA kompetens
- Behärska svenska i både tal och skrift
- Vana att boka tjänsteresor i Sverige
- Vana att boka tjänsteresor i Europa
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende resekonsulters kompetens och erfarenhet?
Ja
4.3.2 Resekonsultens uppdrag
Resekonsulten ska:
- Alltid hålla sig informerad om innehållet i respektive Avropsberättigads myndighetsprofil.
- Använda resenärsprofiler vid bokningar.
- Styra resenärerna till de statliga ramavtalen och/eller Avropsberättigads egna avtal inom resor och boende.
- I samband med beställning presentera alternativ i de fall tids-, miljö- och/eller kostnadsbesparingar kan göras.
- Alltid informera om pass- och visumsregler för vald destination.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende resekonsultens uppdrag? Ja
4.3.3 Kundansvarig kontaktperson
Anbudsgivaren ska erbjuda en kundansvarig kontaktperson (Key Account Manager eller liknande) med uppgift att från anbudsgivarens sida planlägga, utveckla och följa
upp uppdraget i överenskommelse med Avropsberättigade.
Kundansvarig kontaktperson ska vara väl insatt i de statliga ramavtalen för resor och hotell/logi.
Kundansvarig kontaktperson ska:
- Ansvara för implementering av Ramavtalets och Kontraktets alla delar.
- Följa upp och analysera efterfrågad statistik.
- Informera om relevanta resenyheter.
- Kalla till, delta i och dokumentera uppföljningsmöten.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende kundansvarig kontaktperson? Ja
4.4 Service
4.4.1 Service Level Agreement
Anbudsgivaren ska erbjuda Avropsberättigade sitt standard Service Level Agreement (SLA). "Nöjd kund index" (NKI) - undersökningar ska genomföras minst en gång per år.
Genomgång av SLA-uppfyllnad samt NKI ska vara fasta punkter på agendan för uppföljningsmöten med Avropsberättigade.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende SLA? Ja
Här bifogar anbudsgivaren sitt standard SLA: Vänligen se bilaga 3 (Service Level Agreement)
4.4.2 Stöd inom Travel Management och/eller resesamordning
Anbudsgivaren ska erbjuda stöd inom Travel Management och/eller resesamordning. Vid avrop av denna tjänst ska debitering ske per timme.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende stöd inom Travel Management och/eller resesamordning?
Ja
4.5 Bokning
4.5.1 Stödsystem/bokningssystem
Anbudsgivaren ska ha tillgång till:
- Amadeus eller annan likvärdig Global Distribution System (GDS), (t.ex. Sabre, Travelport).
- Systemstöd för bokning av tåg.
- Effektiva systemstöd som stödjer, kvalitetssäkrar och effektiviserar leverans till kund.
Anbudsgivaren ska ange vilket/vilka system som används.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende stödsystem/bokningssystem? Ja
Anbudsgivaren ska här ange vilket/vilka systemstöd som används:
Vänligen se bilaga 4 (Beskrivning av systemstöd)
4.5.2 Myndighetsprofil
Anbudsgivaren ska upprätta en huvudprofil för Ramavtalet och vid respektive avrop en myndighetsprofil som ska innehålla information om Kontraktet, styrande dokument och kontaktpersoner.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende myndighetsprofil? Ja
4.5.3 Bokningsbekräftelse
Anbudsgivaren ska erbjuda resenär/resebeställaren en bokningsbekräftelse vid bokning.
Bokningsbekräftelsen ska minst innehålla resenärsnamn, resplan, prisuppgifter, fakturareferens och annan nödvändig information för resenären/resebeställaren. Bokningsbekräftelsen ska kunna distribueras via sms eller e-post beroende på vad Avropsberättigad önskar.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende bokningsbekräftelse? Ja
4.5.4 Självbokningssystem
Anbudsgivaren ska tillhandahålla ett webbaserat självbokningssystem där varje resenär/resebeställare har ett unikt login. Huvudsyftet med systemet är att förenkla och effektivisera bokning av enkla A till B och/eller tur och retur resor samt ofta förekommande resor som exempelvis kan bestå av resa, hotell/logi, anslutningstransport och hyrbil.
De statliga ramavtalen för resor och hotell/logi ska finnas tillgängliga i systemet. Avropsberättigades eventuella egna avtal inom samma område ska också kunna läggas in.
Självbokningssystemet ska:
- Fungera i alla idag vanligt förekommande browsrar.
- Inte kräva någon lokal installation hos Avropsberättigad.
- Erbjuda spårbarhet av alla transaktioner.
- Vara tillgängligt 24 timmar om dygnet.
- Ha bokningsfunktion för såväl enskild resenär som för resebeställare.
- Tillåta att upp till 9 (nio) resenärer bokas samtidigt med enskild debitering per resenär.
- Ha funktion för att boka resenär utan registrerad resenärsprofil (gästbokning).
Anbudsgivaren ska tillhandahålla support för systemet helgfri vardag kl 8.00-17.00. Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende självbokningssystem?
Ja
4.5.5 Bokning via telefon eller e-post (personlig service)
Bokning ska kunna ske via telefon och e-post.
Anbudsgivaren ska ge Avropsberättigad en egen e-postadress för sina kontakter med anbudsgivaren.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende bokning via telefon eller e-mail? Ja
4.5.6 Leverans av färdhandlingar
Anbudsgivaren ska i första hand leverera färdhandlingar via sms eller e-post oavsett om bokning skett via personlig service eller av anbudsgivaren tillhandahållet självbokningssystem.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende leverans av färdhandlingar? Ja
4.5.7 Leverans av följesedel
Följesedlar ska skickas elektroniskt till Avropsberättigad.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende leverans av följesedel? Ja
4.5.8 Bokning av miljövänliga alternativ
Resebyrån ska kunna ge resenären/resebeställaren ett miljövänligt alternativ vid förslag av resa. Exempelvis bör en flygresa kunna föreslås ersättas av en tågresa.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende bokning av miljövänliga alternativ? Ja
4.5.9 Outnyttjade e-biljetter och återbetalningar
Anbudsgivaren ska ha internt systemstöd för att kunna spåra outnyttjade e-biljetter och andra återbetalningar.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende outnyttjade e-biljetter och återbetalningar?
Ja
4.6 Fakturering
4.6.1 Resekonto
Betalning ska ske via resekonto.
Anbudsgivaren ska acceptera betalkort och/eller resekonto som betalningsmedel för bokade resor. Anbudsgivaren ska acceptera de betalkort och de resekonton som Riksgälden har upphandlat och som Avropsberättigade använder sig av. Riksgäldens ramavtal för kort- och resekontotjänster är tecknat med följande leverantörer:
- American Express Services Europe Limited
- Diners Club Nordic AB
- Eurocard AB
- The Card Scandinavia AB
Observera att utöver ovan lista kan det förekomma andra betalkort och resekonto hos Avropsberättigade. Listan är därför inte uttömmande, den utgör endast exempel på vanligt förekommande betalkort och resekonton.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende resekonto? Ja
4.6.2 Elektroniska betalningsrutiner mot resekonto/elektroniska vouchers
Anbudsgivarens interna systemstöd för både tillhandahållet självbokningssystem och för personlig service ska kunna hantera elektroniska betalningsrutiner mot resekonto/elektroniska vouchers.
Anbudsgivaren ska kunna erbjuda detta för:
- Hotellbokningar
- Hyrbilsbokningar
- Flygbuss och Arlanda Express
- Taxi
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende elektroniska betalningsrutiner mot resekonto/elektroniska vouchers?
Ja
4.6.3 Debetföljesedel vid kreditering
Anbudsgivaren ska kunna redovisa debetföljesedel till kortleverantören vid en kreditering.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende debetföljesedel vid kreditering? Ja
4.7 Implementering av Kontrakt
4.7.1 Implementering
Anbudsgivaren ska erbjuda implementering av Kontrakt såsom att anordna exempelvis informationsträffar som är relevanta att genomföra inför samarbetet mellan Avropsberättigad och anbudsgivaren.
Anbudsgivaren ska avsätta tid och resurser för implementeringen och aktivt delta under hela införandet. Implementeringen ska ske enligt överenskommelse mellan Avropsberättigad och anbudsgivaren.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende implementering? Ja
4.8 Pris
4.8.1 Pris vid förnyad konkurrensutsättning
Inga påslag får göras av anbudsgivaren på angivna priser i kontrakt efter förnyad konkurrensutsättning förutom transaktionsarvode.
Priserna ska inkludera samtliga för uppdraget aktuella kostnader, dock inte de tjänster där det specifikt anges att ytterligare arvode/ersättning får tas ut.
Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav avseende pris? Ja
Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna har tagit var sitt. Bindande avtal föreligger när båda parter undertecknat detta avtal.
Underskrift av behörig avtalstecknare:
Köpare:
Statens inköpscentral vid
Kammarkollegiet
Säljare:
Ticket Biz AB
Ort / datum: Ort / datum:
Underskrift: Underskrift:
Namnförtydligande: Namnförtydligande:
Befattning: Befattning: