SELSKAPSAVTALE
for Interkommunalt selskap
«Nasjonalt kommunesamarbeid for 110-sentralene IKS»
Dato: 6. oktober 2020
Innholdsfortegnelse
1 FORETAKSNAVN 3
2 DELTAKERE 3
2.1 HOVEDREGEL 3
2.2 Opsjon for Namsos kommune (110-sentralen Namsos) 3
3 SELSKAPETS FORMÅL 3
4 FORRETNINGSKONTOR 3
5 EIERANDEL, INNSKUDDSPLIKT OG DELTAKERANSVAR 4
6 ANDRE FORPLIKTELSER TIL SELSKAPET 4
6.1 FULLMAKT 4
6.2 Kostnadsfordeling 4
6.3 Anskaffelses- og driftskostnad av oppdragshåndteringsverktøyet 5
6.4 FAKTURERING 5
6.5 LÅNEOPPTAK 5
7 DEFINISJONER 5
8 TOLKNINGSPRINSIPPER 6
9 SELSKAPETS REPRESENTANTSKAP 6
10 REPRESENTANTSKAPETS MØTER 7
11 VALGKOMITE 7
12 SELSKAPETS STYRE OG DAGLIGE LEDELSE 7
13 STYRETS ARBEID 8
14 SELSKAPETS REPRESENTASJON UTAD 8
15 ARBEIDSGIVERANSVAR 8
16 REGNSKAP OG REVISJON 8
17 DRIFT AV SELSKAPET 8
17.1 OVERORDNET 8
17.2 Referansegruppen 9
17.3 Ressurser fra deltakerne 9
17.4 FORVALTNING 9
17.5 Forholdet til deltakernes eksisterende IT-systemer 9
17.6 BRUKSRETT 10
18 LOJALITET OG UTTREDEN 10
19 TAUSHETSPLIKT OG OFFENTLIGHET 10
20 MISLIGHOLD 11
21 TVISTER OG KONFLIKTLØSNING 11
21.1 Forhandlinger og mekling 11
21.2 Domstolsbehandling og verneting 11
21.3 Tvister med tredjepart 11
22 VARIGHET 11
23 SIGNATUR 12
1 FORETAKSNAVN
Selskapets navn er «Nasjonalt kommunesamarbeid for 110-sentralene IKS».
Selskapet er et Interkommunalt selskap (IKS) opprettet i medhold av lov om interkommunale selskaper (IKS-loven) av 29.1.1999 nr. 6.
2 DELTAKERE
2.1 Hovedregel
Følgende er deltakere i selskapet (heretter omtalt som «deltakerne»):
Navn deltaker | 110-sentral | Adresse |
Sør-Varanger kommune | 110-sentralen for Finnmark | Postboks 406, 9915 Kirkenes |
Tromsø kommune | 110-sentralen Troms | Forsøket, 9010 Tromsø |
Salten Brann IKS | 110-sentralen i Nordland | Xxxx X xxxx 000, 0000 Xxxx |
Namsos kommune* | 110-sentralen Namsos | Jorunn Xxxxxx xxx 0, 0000 Xxxxxx |
Midt-Norge 110-sentral IKS | 110-sentralen i Trondheim | Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx |
Ålesund kommune | Møre og Romsdal110-sentral KF | Xxxxx Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx |
Bergen kommune | 110 Vest | Postboks 7700, 5020 Bergen |
Rogaland brann og redning IKS | 110-sentral Sør-Vest | Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx |
Arendal kommune | 110-sentralen Agder | Åsbieveien 35, 4848 Arendal |
Sør-Øst 110 IKS | 110-sentralen i Tønsberg | Postboks 2073, 3103 Tønsberg |
Oslo kommune | 110-sentralen Oslo | Xxxx Xxxxxxxx plass 1, 0179 Oslo |
Øst 110-sentral IKS | 110-sentralen i Ski | Vestveien 16, 1400 Ski |
Hamar Kommune | Alarmsentral Brann Innlandet | Xxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxx |
* Namsos kommune har opsjon på tiltredelse av avtalen med systemleverandøren.
Ved samlokalisering av de to 110-sentralene Namsos og Trondheim vil de sammen utgjøre én deltaker/én tjenestemottaker.
2.2 Opsjon for Namsos kommune (110-sentralen Namsos)
Namsos kommune har opsjon til å tiltre avtalen med systemleverandøren. Bakgrunnen er at tidspunktet for samlokalisering med Midt-Norge 110-sentral IKS er nært forestående, men ikke endelig fastslått. Eventuell utløsing av opsjon besluttes innen utløpet av 2020.
3 SELSKAPETS FORMÅL
Selskapets formål er å ivareta deltakernes behov, plikter og oppgaver vedrørende anskaffelse, implementering, forvaltning og drift av felles oppdragshåndteringsverktøy. Selskapets formål er også å ivareta deltakernes behov for andre relevante datasystemer, anskaffelse av teknisk infrastruktur og håndtering av felles opplæring for disse systemene for alle 110-sentralene.
4 FORRETNINGSKONTOR
Selskapets forretningskontor skal ligge i Oslo kommune.
5 EIERANDEL, INNSKUDDSPLIKT OG DELTAKERANSVAR
Deltakerne har eierandel, innskuddsplikt og deltakeransvar etter følgende modell (fastslått etter samme prinsipp som finansieringsmodellen i punkt 6.2):
a) 50 % fordeles likt mellom deltakerne.
b) 50 % fordeles mellom deltakerne etter innbyggertall per 1. januar inneværende år.
Dette gir følgende fordeling av eierandel, deltakeransvar og innskuddsplikt på tidspunkt for signering:
Navn deltaker | Eierandel og ansvar med Namsos | Eierandel og ansvar dersom Namsos ikke utløser opsjon, jf. punkt 2.2 | Innskudd med Namsos | Innskudd dersom Namsos ikke utløser opsjon, jf. punkt 2.2 |
Sør-Varanger kommune | 5 | 5 | 75 000 kr | 75 000 kr |
Tromsø kommune | 5 | 6 | 75 000 kr | 90 000 kr |
Salten Brann IKS | 6 | 6 | 90 000 kr | 90 000 kr |
Namsos kommune* | 5 | 0 | 75 000 kr | 0 kr |
Midt-Norge 110-sentral IKS | 7 | 8 | 105 000 kr | 120 000 kr |
Ålesund kommune | 6 | 7 | 90 000 kr | 105 000 kr |
Bergen kommune | 10 | 10 | 150 000 kr | 150 000 kr |
Rogaland brann og redning IKS | 8 | 9 | 120 000 kr | 135 000 kr |
Arendal kommune | 7 | 7 | 105 000 kr | 105 000 kr |
Sør-Øst 110 IKS | 10 | 10 | 150 000 kr | 150 000 kr |
Oslo kommune | 13 | 13 | 195 000 kr | 195 000 kr |
Øst 110-sentral IKS | 11 | 11 | 165 000 kr | 165 000 kr |
Hamar kommune | 7 | 8 | 105 000 kr | 120 000 kr |
Eierandel/ansvar | 100 | 100 | - | - |
Total selskapskapital | - | - | 1 500 000 kr | 1 500 000 kr |
* Namsos kommune har opsjon på tiltredelse av avtalen med systemleverandøren, jf. punkt 2.2.
Selskapet skal opprettholde en egenkapital på et nivå som er hensiktsmessig for å ivareta selskapets drift.
6 ANDRE FORPLIKTELSER TIL SELSKAPET
6.1 Fullmakt
Deltakerne gir styret i selskapet fullmakt til å inngå avtaler som er nødvendige for oppfyllelse av selskapets formål.
Deltakerne gir styret i selskapet fullmakt til å inngå avtale vedrørende drift av nytt oppdragshåndteringsverktøy.
6.2 Kostnadsfordeling
Deltakerne fordeler alle kostnader mellom seg etter følgende modell:
a) 50 % av samlet kostnad fordeles likt mellom deltakerne.
b) 50 % av samlet kostnad fordeles mellom deltakerne etter innbyggertall per 1. januar inneværende år.
Deltakerne dekker selv kostnader til å stille ressurser til disposisjon for å oppfylle sine plikter i henhold til selskapsavtalen, herunder reise, opphold og oppmøte i møter.
I tillegg til kostnader som påløper for anskaffelse av oppdragshåndteringsverktøy, oppfølging av avtalen med systemleverandøren og denne selskapsavtalen, samt og andre varer og tjenester nødvendig for å oppnå selskapets formål, kommer kostnader til daglig leder og eventuelt egne og innleide ressurser. Disse kostnadene og øvrige generelle administrasjonskostnader vil bli fakturert som et påslag til de øvrige kostnadene.
6.3 Anskaffelses- og driftskostnad av oppdragshåndteringsverktøyet
Selskapet vil være avtalepart i leverandøravtale med systemleverandøren, og vil hefte utad for alle forpliktelser i leverandøravtalen.
Deltakerne plikter å finansiere anskaffelsen av oppdragshåndteringsverktøy i henhold til finansieringsmodellen i punkt 6.2, samt å kjøpe tilgang til systemet, opplæring, drift og vedlikehold av oppdragshåndteringsverktøyet så lenge de er deltakere i selskapet.
Kostnadene består av kjøpesum, implementeringskostnader og kostnader til drift og vedlikehold av verktøyet. Selskapet fakturerer den enkelte deltaker i henhold til finansieringsmodellen.
Særlige implementeringskostnader som kun vedkommer egen 110-sentral holdes utenfor fordelingen over og belastes direkte til denne. Ved uenighet om hva som er særlige implementeringskostnader, skal referansegruppen avgjøre dette.
6.4 Fakturering
Leverandører av varer og tjenester fakturerer selskapet.
Selskapet fakturerer deltakerne i samsvar med modellen i punkt 6.2. Faktureringen vil skje med en slik hyppighet at selskapet løpende sikrer sin likviditet.
Det er ikke adgang for en deltaker å holde tilbake betaling til selskapet, uavhengig av årsak.
6.5 Låneopptak
Selskapet kan ta opp lån. Selskapets samlede låneopptak begrenses oppad til 20 000 000 kr.
7 DEFINISJONER
Følgende definisjoner gjelder for denne selskapsavtalen:
Leverandøravtale | De avtaler IKSet inngår med leverandører |
Løsning | Systemer som anskaffes, eksempelvis nytt oppdragshåndteringsverktøy |
Deltaker | Alle kommuner eller 110-sentraler i Norge slik de fremkommer av punkt 2 |
Representantskapets medlemmer | De personer som innehar myndighet til å representere en deltaker, jf. punkt 8 og som er valgt av rett organ. |
Tjenestemottaker | Alle 110-sentralene som er deltakere i selskapsavtalen blir tjenestemottakere i leverandøravtaler |
Systemleverandør | Leverandøren av nytt oppdragshåndteringsverktøy |
8 TOLKNINGSPRINSIPPER
Selskapsavtalen skal tolkes og praktiseres i samsvar med selskapsavtalens formål, jf. punkt 3, dog slik at deltakerne ikke er forpliktet til å handle i strid med det til enhver tid gjeldende lover og forskrifter.
9 SELSKAPETS REPRESENTANTSKAP
Representantskapet er selskapets øverste myndighet.
Representantskapet skal bestå av én representant fra hver deltaker. Hver deltaker oppnevner ett medlem hver, med minst ett personlig varamedlem. Medlemmet velges for 4 -fire- år av gangen.
Det følger av IKS-loven at medlemmene av representantskapet oppnevnes av deltakerne gjennom kommunestyre eller representantskapet i deltakende IKS-selskap.
Deltakernes representanter har myndighet til å opptre på vegne av de respektive deltakerne. Hver deltaker må selv besørge at representanten har de nødvendige fullmakter i samsvar med denne selskapsavtalen.
Representantskapet velger selv leder og nestleder.
Representantene har et antall stemmer tilsvarende modellen for kostnadsfordeling punkt 6.2, og fordeler seg slik på tidspunktet for signering av avtalen (justeres årlig etter innbyggertall per 1. januar inneværende år):
Navn deltaker | 110-sentral | Stemmer | Stemmer dersom Namsos ikke utløser opsjon, jf. punkt 2.2 |
Sør-Varanger kommune | 110-sentralen for Finnmark | 5 | 5 |
Tromsø kommune | 110-sentralen Troms | 5 | 6 |
Salten Brann IKS | 110-sentralen i Nordland | 6 | 6 |
Namsos kommune* | 110-sentralen Namsos | 5 | 0 |
Midt-Norge 110-sentral IKS | 110-sentralen i Trondheim | 7 | 8 |
Ålesund kommune | Møre og Romsdal 110-sentral KF | 6 | 7 |
Bergen kommune | 110 Vest | 10 | 10 |
Rogaland brann og redning IKS | 110-sentral Sør-Vest | 8 | 9 |
Arendal kommune | 110-sentralen Agder | 7 | 7 |
Sør-Øst 110 IKS | 110-sentralen Tønsberg | 10 | 10 |
Oslo kommune | 110-sentralen Oslo | 13 | 13 |
Øst 110-sentral IKS | 110-sentralen Ski | 11 | 11 |
Hamar kommune | Alarmsentral Brann Innlandet | 7 | 8 |
Totalt antall stemmer | 100 | 100 |
* Namsos kommune har opsjon på tiltredelse av avtalen med systemleverandøren, jf. punkt 2.2.
10 REPRESENTANTSKAPETS MØTER
Representantskapets leder innkaller til representantskapsmøte minst én gang per år.
Innkalling til representantskapsmøte skal skje i tråd med de frister som gjelder i IKS-loven. Både innkalling og protokoll skal sendes representantskapets medlemmer og deltakerne.
Følgende saker skal årlig behandles av representantskapet:
1. Årsmelding og regnskap
2. Tilskudd fra deltakerne for påfølgende år
3. Budsjettrammer og økonomiplan
Følgende beslutninger ligger til representantskapet og behandles ved behov:
1. Valg av styre
2. Valg av valgkomité
3. Valg av revisor
4. Langsiktig strategi for selskapet
5. Låneopptak
6. Spørsmål om stiftelse, kjøp eller deltakelse i andre selskaper, samt inngåelse av langsiktige avtaler av økonomisk betydning
Møtelederen skal sørge for at møter i representantskapet avvikles i tråd med reglene om vedtaksdyktighet, møteplikt, møterett, møteledelse og møteprotokoll og øvrige bestemmelser i IKS-loven.
Vedtak i representantskapet fattes med flertall av de avgitte stemmer, og ellers i tråd med IKS-loven.
11 VALGKOMITE
Representantskapet skal nedsette en valgkomité og vedta instruks for valgkomiteen.
Valgperioden følger valgperioden til representantskapet. Styret fremmer innstilling på valgkomité og godtgjøring til denne. Valgkomiteen skal bestå av minst 3 -tre- medlemmer, og ha en sammensetning som representerer bredden av selskapets deltakere.
Valgkomiteen fremmer begrunnet forslag om valg av styre, leder og nestleder til representantskapet samt forslag om godtgjøring til styret.
12 SELSKAPETS STYRE OG DAGLIGE LEDELSE
Styret skal bestå av 6 -seks- medlemmer med tilsvarende antall personlige varamedlemmer.
Styret velges av representantskapet for 2 -to- år av gangen, dog slik at tre medlemmer velges hvert år. Styrets leder og styrets nestleder velges årlig av representantskapet.
Representantskapet fastsetter godtgjøring til styret etter innstilling fra valgkomiteen.
Daglig leder ansettes av styret og styret fastsetter lønn til vedkommende.
13 STYRETS ARBEID
Styremøter avvikles i tråd med reglene i IKS-loven.
Styret skal hver valgperiode fastsette en styreinstruks og en instruks for daglig leder, inkludert eventuell delegasjon av rett til å tegne selskapets firma.
Styret skal årlig evaluere eget arbeid. Oppsummering av denne evalueringen skal forelegges valgkomiteen.
14 SELSKAPETS REPRESENTASJON UTAD
Styret i fellesskap eller styrets leder og et styremedlem i fellesskap tegner selskapets firma.
Daglig leder har ansvar for selskapets daglige drift innenfor den instruks som fastsettes av styret.
15 ARBEIDSGIVERANSVAR
Xxxxxx har arbeidsgiveransvaret for de personer som til enhver tid er ansatt i virksomheten. Arbeidstakernes rettigheter etter lov og avtaleverk skal i sin helhet ivaretas av styret.
Selskapet skal være tilknyttet arbeidsgiverorganisasjon med tariffavtale.
Selskapet skal være medlem av tjenestepensjonsordning med vilkår tilsvarende kommunalt ansatte.
16 REGNSKAP OG REVISJON
Styret har plikt til å sørge for regnskapsføring i tråd med lov og forskrift, og at det foretas revisjon av selskapet.
Regnskap skal føres etter regnskapsloven, og fastsettes av representantskapet. Selskapets regnskap skal revideres av statsautorisert, registrert revisor eller av kommunal revisor.
Revisor velges av representantskapet.
17 DRIFT AV SELSKAPET
17.1 Overordnet
Styret og daglig leder har det overordnede ansvaret for daglig drift av selskapet, forvaltning og oppfølging av leverandøravtaler.
For å sikre tilstrekkelig brukermedvirkning fra fagmiljøet i 110-sentralene og å gjøre de deltakende 110-sentralene i stand til å følge opp sitt lokale ansvar, opprettes det en referansegruppe.
17.2 Referansegruppen
Referansegruppen består av representanter for de deltakende 110-sentralene. Den enkelte 110-sentral skal velge hver sin representant til gruppen før det inngås leverandøravtale med systemleverandøren for nytt oppdragshåndteringsverktøy. I det denne avtalen inngås skal referansegruppen være operativ.
Referansegruppen skal rådgi i saker av prinsipiell faglig betydning for 110-sentralene.
Daglig leder kaller inn til møter etter behov, minimum hvert kvartal. Daglig leder forbereder og fremmer saker til referansegruppen. Møter kan avholdes ved fysisk oppmøte eller via digitale plattformer.
17.3 Ressurser fra deltakerne
Alle deltakere forplikter seg til å stille nødvendige ressurser til rådighet for samarbeidet.
Deltakerne skal uansett:
a) Stille ressurser til disposisjon ved behov
b) Avdekke og spille inn egne behov, muligheter og begrensinger
c) Selv tilrettelegge for integrasjon og utrulling i egen 110-sentral
17.4 Forvaltning
Deltakerne har felles ansvar for forvaltning av løsninger som anskaffes under denne selskapsavtalen.
Daglig leder har ansvar for den daglige oppfølgingen av leverandøravtaler.
I forvaltningen av avtalen med systemleverandør for nytt oppdragshåndteringsverktøy skal blant annet følgende oppgaver ivaretas:
a) Melding av feil og oppfølging mot systemleverandøren
b) Oppfølging av rapporter og oppfølging mot systemleverandøren
c) Følge opp SLA tjenestenivå
d) Følge opp og implementere nye programvareversjoner
e) Endringsbehov
f) Systemopplæring
g) Jevnlig og relevant kommunikasjon og informasjon med/til deltakerne
17.5 Forholdet til deltakernes eksisterende IT-systemer
Deltakerne skal samarbeide om å kartlegge eksiterende IT-systemer og sikre en kontrollert systemovergang.
Ansvaret for systemovergang ligger hos den respektive deltaker.
Plan for systemovergang skal inngå i implementeringsplanen. Implementeringsplanen skal for systemovergangens vedkommende være robust for eventuelle forsinkelser i andre deler av implementeringsplanen, herunder skal det være fleksibilitet med hensyn til hvor lenge eksisterende system kan holdes i drift.
17.6 Bruksrett
Hver deltaker får en rett til å bruke løsninger anskaffet av selskapet innenfor rammene av selskapsavtalen og leverandøravtalene.
18 LOJALITET OG UTTREDEN
Selskapsdeltakerne skal opptre lojalt for å ivareta hverandres interesser.
Ved signering av denne avtalen, aksepterer deltakerne at man ikke har muligheter til å fratre selskapet så lenge avtalen for nytt oppdragshåndteringsverktøy løper.
Leverandøravtalen for nytt oppdragshåndteringsverktøy har en varighet på minimum 8 år fra leveringsdag, med opsjon på forlengelse i 2 + 2 år. Beslutning om å ikke utløse opsjon 1 skal tas senest 2 år før avtalen løper ut, mens opsjon 2 skal besluttes før opsjon 1 begynner å løpe.
Det er selskapet som beslutter eventuell utløsning av opsjonene.
Dersom det besluttes at en eller flere deltakerkommuner ikke skal ha ansvar for 110- tjenesten (jf. brann- og eksplosjonsvernloven § 16), kan den eller de deltakerne som ikke lenger skal ha slik tjeneste overføre sine rettigheter, sitt ansvar og forpliktelser etter selskapsavtalen til den deltaker som er utpekt til å overta 110-sentralens plikter fra tidspunktet endringen trer i kraft.1 Slik overføring vil hva gjelder selskapsavtalen ikke anses som uttreden, men sammenslåing med en eller flere av avtalens øvrige deltakere. Øvrige selskapsdeltakere underrettes om endringen. Oppdatert oversikt over deltakere, innskutt kapital og antall stemmer den enkelte deltaker innehar etter sammenslåingen utarbeides som vedlegg til selskapsavtalen.
19 TAUSHETSPLIKT OG OFFENTLIGHET
Innsynsbegjæringer knyttet til anskaffelser, inngåtte avtaler og herværende selskapsavtale håndteres av selskapets styre i samsvar med offentleglova.
Deltakerne plikter å sørge for at alle de ansatte i egen organisasjon (herunder innleide ressurser) bevarer taushet i samsvar med forvaltningslovens §§ 13, 13a, 13b og 13c om det de får vite om noens personlige forhold, tekniske innretninger og fremgangsmåter ved utføring av arbeid i forbindelse med denne selskapsavtalen.
1 Dette avsnittet gjelder tilsvarende for Namsos kommune for det tilfellet at de er deltaker etter punkt 2, men de som følge av samlokalisering slås sammen med Midt-Norge 110-sentral IKS i avtaleperioden.
20 MISLIGHOLD
I den grad en deltaker ikke kan oppfylle sine plikter etter selskapsavtalen, skal de andre deltakerne uten opphold orienteres om avviket og deltakerens plan for å rette opp avviket.
Ved mislighold av selskapsavtalen gjelder de alminnelige erstatningsrettslige regler i kontrakt.
21 TVISTER OG KONFLIKTLØSNING
21.1 Forhandlinger og mekling
Tvister om fortolkning eller gjennomføring av selskapsavtalen skal først søkes løst ved forhandling mellom representanter for deltakerne.
Dersom dette ikke fører frem kan deltakerne bli enige om å søke bistand fra en omforent mekler. Kostnadene til en slik mekler dekkes av deltakerne i samsvar med finansieringsmodellen under punkt 6.2.
21.2 Domstolsbehandling og verneting
Dersom det ikke oppnås enighet etter forhandling eller mekling, kan tvisten bringes inn for de ordinære domstoler.
Verneting er Oslo kommune.
21.3 Tvister med tredjepart
Deltakerne skal straks informere hverandre om klager, søksmålsvarsel, stevninger og begjæringer om andre rettergangsskritt initiert av tredjepart som har sin bakgrunn i anskaffelser eller selskapsavtalen.
Selskapet ivaretar deltakernes rettigheter ved klage, søksmål eller andre rettergangsskritt. Deltakerne skal i fellesskap drøfte og koordinere rettergangsskritt, prosesshandlinger, faktiske og rettslige standpunkter, som skal legges til grunn så langt avgjørelsene ikke har «prinsipiell betydning», jf. kommuneloven § 20-2.
Idømte/tilkjente erstatninger fordeles i samsvar med finansieringsmodellen under punkt 6.2, med mindre misligholdet kan henføres til en eller flere deltakere.
22 VARIGHET
Selskapsavtalen trer i kraft ved signering og løper inntil annet blir bestemt, se likevel punkt 18.
23 SIGNATUR
Dato: Navn:
Dato: Navn:
Sør-Varanger kommune Tromsø kommune
Dato: Navn:
Dato: Navn:
Salten Brann IKS Namsos kommune (se punkt 2.2)
Dato: Navn:
Dato: Navn:
Midt-Norge 110-sentral IKS Ålesund kommune
Dato: Navn:
Dato: Navn:
Bergen kommune Rogaland brann og redning IKS
Dato: Navn:
Dato: Navn:
Arendal kommune Sør-Øst 110 IKS
Dato: Navn:
Dato: Navn:
Oslo kommune Øst 110-sentral IKS
Dato:
Navn:
Hamar kommune