REGELVERK FOR FORVALTNING AV DRIFTSAVTALER FOR FYSIOTERAPI I OSLO KOMMUNE («Regelverket»)
REGELVERK FOR FORVALTNING AV DRIFTSAVTALER FOR FYSIOTERAPI I OSLO KOMMUNE («Regelverket»)
1. Bakgrunn, formål og virkeområde
Regelverket setter rammene for de kommunale driftsavtalene for fysioterapeuter, inngått mellom kommunen, ved de enkelte bydeler/Helseetaten, og den enkelte fysioterapeut (i det videre benevnt «driftsavtalen»). Regelverket utfyller driftsavtalen.
Regelverket er utarbeidet av Oslo kommune, og har som formål å skape forutsigbare og klare rammebetingelser i forholdet mellom den enkelte fysioterapeut og kommunen. Regelverket skal være et virkemiddel for kommunen for å sikre kvalitet og en helhetlig regulering av de kommunale fysioterapitjenestene.
Regelverket gjelder sammen med driftsavtalen, samt det til enhver tid gjeldende regelverk på området, herunder helse- og omsorgstjenesteloven og forskrift om funksjons- og kvalitetskrav for fysioterapeuter med kommunal driftsavtale («kvalitetsforskriften»).
De økonomiske vilkår knyttet til refusjon fra staten for fysioterapivirksomhet med kommunal driftsavtale fremgår av forskrift om stønad til dekning av utgifter til fysioterapi m.m. («takstforskriften»).
2. Revisjon
Kommunen kan revidere Regelverket med minst tre måneders varsel. Revideringer skal så langt det er mulig gjøres i dialog med fysioterapeutene, jf. punkt 12 nedenfor.
3. Organisering av virksomheten
Fysioterapivirksomheten skal organiseres som selvstendig næringsdrift. Det skal ikke inngås driftsavtaler med selskaper.
4. Krav til fysioterapeuten, praksisen og fysioterapitjenestens innhold Fysioterapeuten skal drive fysioterapivirksomhet i henhold til relevante lover, forskrifter etc., kommunens plan for helsetjenesten og driftsavtalen.
Behandlingen skal utføres i samsvar med de til enhver tid gjeldende lover, retningslinjer og oppdatert kunnskap. Fysioterapeuten skal kun benytte behandlingsformer som er akseptert av helsemyndighetene, jf. takstforskriften. Behandlingsformer omfattet av lov om alternativ behandling § 2 skal ikke ytes i den avtalte åpningstiden. Hvis slik behandling tilbys i lokalene utenom åpningstid, jf. pkt. 7 nedenfor, må den enkelte pasient få tydelig informasjon om at dette er behandling som ytes utenfor den kommunale driftsavtalen.
Behandling hos fysioterapeut inkluderer tiltak som har til hensikt å optimalisere funksjon, begrense funksjonstap, eller lindre smerter og symptomer. Fysioterapeuten skal delta i tverrfaglige møter vedrørende den enkelte pasient i det omfang kommunen vurderer er nødvendig.
Fysioterapeuten skal utøve sin virksomhet i nært samarbeid med kommunens øvrige helsepersonell samt spesialisthelsetjenesten.
Den enkelte fysioterapeuts behandlingstilbud og øvrige oppgaver fremgår av driftsavtalen.
Dersom pasienten ikke kan møte til fysioterapeutens praksissted, skal behandling tilbys annet egnet sted, for eksempel i pasientens hjem, jf. kvalitetsforskriften § 17. Oslo kommune arbeider aktivt med å utvikle hjemmetjenesten slik at innbyggerne kan bli boende hjemme så lenge som mulig. Fysioterapeuten er i den forbindelse en viktig bidragsyter, og skal yte sine tjenester med et livsløpsperspektiv.
For pasienter i et habiliterings- eller rehabiliteringsforløp skal fysioterapitjenesten kunne ytes integrert med dagtilbud, barnehage, skole, arbeidsplass eller andre relevante arenaer.
Fysioterapeuten skal prioritere henvendelser ut fra en konkret vurdering av haste- og alvorlighetsgrad. I avtaler inngått med bydel skal fysioterapeuten prioritere pasienter fra denne bydelen. Kommunen kan endre prinsippene for prioritering ved behov. Dette skal i størst mulig grad gjøres i samråd med fysioterapeutene og samarbeidsutvalget jf. pkt. 12 nedenfor. I vurderingen skal det tas hensyn til nasjonale og kommunale prioriteringer, til hvordan fysioterapeutens totale kapasitet best kan utnyttes og til fysioterapitilbudet i kommunen som helhet.
5. Driftstilskuddet
Driftstilskuddet er regulert i driftsavtalen. Størrelsen på driftstilskuddet justeres årlig etter at beløpet blir fastsatt i forskrift om stønad til dekning av utgifter til fysioterapi m.m. Fullt driftstilskudd utbetales ved 100 % avtalehjemmel og reduseres forholdsmessig avhengig av størrelsen på avtalehjemmelen.
Kommunen skal som hovedregel inngå avtaler med 100 % driftstilskudd, og for ethvert tilfelle ikke inngå avtaler som utgjør mindre enn 50 % av fullt driftstilskudd.
Ved endringer i driftstilskuddets størrelse, jf. første avsnitt, etterbetales dette fra virkningstidspunktet for endringen.
6. Reisekostnader
Kommunen dekker fysioterapeutens utgifter til transport ved hjemmebesøk ved utbetaling av et fast transporttillegg, jf. § 5 i forskrift om transport av helsepersonell m.m. (FOR-2003-12- 19-1728).
Tillegget skal tilsvare gjeldende kostnad for offentlig transport.
7. Åpningstid
Åpningstider fastsettes i driftsavtalen. Innenfor rammen av avtalt arbeidstid, jf. driftsavtalen, kan det avtales endringer i åpningstid grunnet sesongmessige variasjoner i pasienttilgangen.
8. Fravær i praksisen
8.1 Melding og dokumentasjon
Fravær skal meldes til kommunen med månedlig rapportering på det tidspunkt som fastsettes av bydelen. Kommunen kan kreve nærmere dokumentasjon av fraværet.
8.2 Gyldig fravær
Fysioterapeuten har rett til fravær grunnet sykdom, svangerskap, fødsel eller adopsjon, begrenset til 52 uker.
Fysioterapeuten har rett til fravær grunnet avtjening av ordinær verneplikt, siviltjeneste, repetisjonsøvelser eller andre pliktige kurs eller øvelser.
Øvrig fravær skal godkjennes av kommunen etter skriftlig søknad. Kommunen skal normalt samtykke til fravær knyttet til relevant videreutdanning, forskning og relevante tillitsverv.
Kommunens avgjørelse er ikke et enkeltvedtak.
Avvikling av ferier skal skje i samråd med de øvrige fysioterapeuter i bydelen/kommunen og meddeles bydelen/Helseetaten. Det forutsettes forsvarlig fysioterapidekning i kommunen hele året.
8.3 Driftstilskuddet ved fravær
Fravær utover 7 uker (8 uker per år for fysioterapeuter over 60 år) per år fører til trekk i driftstilskuddet (forholdsmessig ut fra fraværet).
Kommunen betaler driftstilskuddet uendret ved fravær på grunn av egen sykdom, svangerskap, fødsel eller adopsjon samt sykdom hos barn under 12 år sammenhengende inntil 16 dager.
Det utbetales ikke driftstilskudd som nevnt i annet avsnitt ved fravær som samlet overstiger 30 dager i et kalenderår, med mindre det tas inn vikar i praksisen.
Fravær knyttet til verneplikt/siviltjeneste, videreutdanning, forskning og tillitsverv fører til trekk i driftstilskuddet med mindre det tas inn vikar i praksisen.
8.4 Vikar
Ved gyldig fravær iht. punkt. 8.2 kortere enn 12 måneder skal fysioterapeuten ta inn kvalifisert fysioterapeut som vikar i praksisen. Tilsvarende gjelder ved suspensjon av autorisasjon inntil saken er avgjort av helsemyndighetene.
Vikaren og vikaravtalen skal godkjennes av kommunen før avtalen inngås.
Vikaren skal fremlegge politiattest før avtalen inngås. Politiattesten må ikke være eldre enn 3 måneder. Fysioterapeuten og vikaren har plikt til å sørge for at kommunen informeres om relevante endringer i forhold som omfattes av politiattesten.
Ved fravær utover 16 dager kan kommunen pålegge fysioterapeuten å ta inn vikar.
Ved fravær lenger enn 12 måneder skal kommunen kunngjøre vikariatet og velge vikar.
8.5 Godtgjørelse til vikar
Lønn til vikaren skal utgjøre fysioterapeutens samlede inntekter med fradrag for driftskostnader samt nedskrivninger og tap av manglende avkastning på investert kapital knyttet til praksisen. Selve oppgjøret er et forhold mellom fysioterapeuten og vikaren.
Ved vikariater over 12 måneder skal driftstilskuddet utbetales av kommunen direkte til vikaren.
9. Flytting av driftstilskudd
Ved endringer i bydelen/kommunens behov kan bydelen kreve flytting av driftstilskuddet innad i bydelen, med minimum seks måneders frist. Det skal i den forbindelse sees hen til oppsigelsesfristen i en eventuell eksisterende avtale om leie av lokalene.
Dersom fysioterapeuten motsetter seg flytting anses dette som en saklig grunn til oppsigelse fra bydelens side, jf. punkt 15 nedenfor.
Fysioterapeuten kan ikke flytte praksisen uten skriftlig samtykke fra bydelen. Ved flytting kan bydelen stille vilkår om at praksisen etableres i tilknytning til annet helsetilbud til befolkningen.
Det utbetales i utgangspunktet ingen kompensasjon fra kommunen for å dekke eventuelt tap som følge av flytting av praksis. Hvorvidt det skal ytes kompensasjon beror på en skjønnsmessig vurdering fra bydelens side.
Ved flytting av praksis, skal relevante punkter i driftsavtalen revideres.
Avgjørelse knyttet til flytting, herunder avslag på søknad om flytting, er ikke et enkeltvedtak.
10. Lokaler og utstyr
Fysioterapeuten skal drive praksisen i egnede lokaler, og med tilstrekkelig utstyr, i tråd med gjeldende regelverk for denne type lokaler. Det skal kun benyttes utstyr som har nødvendig godkjenning. Fysioterapeuten skal vedlikeholde utstyret i tråd med produsentens anbefalinger. Dette skal dokumenteres i virksomhetens internkontrollsystem. Fysioterapeuten er ansvarlig for eventuelle skader som måtte oppstå som følge av manglende etterlevelse av disse punktene.
Fysioterapeuten skal ha utstyr som gjør dem i stand til å yte de tjenester som er avtalt med kommunen.
Praksisen/lokalet skal være tilgjengelig for alle, også for personer med funksjonsnedsettelser.
Oslo kommune arbeider aktivt med å implementere krav til universell utforming for å oppfylle visjonen om en kommune som er universelt utformet og tilgjengelig. Med universell utforming menes utforming eller tilrettelegging av hovedløsningen i de fysiske forholdene, slik at virksomhetens alminnelige funksjon kan benyttes av flest mulig, jf. likestillings- og diskrimineringsloven («ldl.») § 17 annet ledd eller det til enhver tid gjeldende regelverk.
Kravene til universell utforming omfatter all virksomhet som er rettet mot publikum (allmennheten).
Ved etablering av ny praksis, flytting til nye lokaler eller ved vesentlig rehabilitering av eksisterende lokaler skal lokalene tilfredsstille krav til universell utforming iht. ldl. § 17 og de til enhver tid gjeldende forskrifter, regelverk og retningslinjer (nasjonale og kommunale).
Fysioterapeuter i eksisterende lokaler har plikt til å arbeide aktivt med å oppgradere lokalene for å oppfylle kravene. Arbeidet skal skje etter en skrittvis og prioritert tilnærming.
Kommunen har til enhver tid adgang til å foreta tilsyn av lokalene i åpningstiden for å vurdere om ovennevnte krav er oppfylt.
Ved manglende overholdelse av ovennevnte plikter, som ikke er rettet opp innen en rimelig frist fastsatt av kommunen, kan kommunen kreve en annen lokalisering av praksisen (uten vederlag).
11. Dokumentasjon og rapportering
Fysioterapeuten skal føre journal fortløpende, jf. kvalitetsforskriften § 10, helsepersonelloven
§ 39 og forskrift om pasientjournal §§ 7 og 8, eller det til enhver tid gjeldende regelverk.
Fysioterapeutens elektroniske pasientjournalsystem skal til enhver tid oppfylle gjeldende krav til journalføring, elektronisk samhandling og personvern fastsatt i lov og forskrift.
Fysioterapeuten skal, innen et tidspunkt som fastsettes av kommunen, levere data for føring av nødvendig kommunal statistikk og registre. Eksempel på slike data er antall behandlinger, antall pasienter, informasjon om pasientenes kjønn, alder og bydelstilhørighet (ev utenfor kommunen), venteliste samt gruppetrening. Kommunen skal kunne bruke rapportering blant annet til å kontrollere aktivitetsnivå på behandling i forhold til avtalt aktivitet.
Samarbeidsutvalget (se punkt 12) skal på forespørsel gis innsyn i samlet statistikk utarbeidet av kommunen for bydelen/Helseetatens fysioterapeuter.
Fysioterapeuten skal ha et system for registrering av skader, uhell og klager som en del av sin internkontroll. Kommunen skal holdes løpende orientert om dette, anonymisert for pasientopplysninger.
12. Samarbeid mellom fysioterapeutene og kommunen
Fysioterapeutene og kommunen plikter å samarbeide for å oppfylle de krav som stilles til fysioterapitjenestene i kommunen.
Fysioterapeutene med bydelsavtale velger en representant med vara til å være deres kontaktperson inn mot bydelen. Vararepresentanten skal ikke være tilknyttet samme gruppepraksis som kontaktpersonen.
Det skal være et faglig samarbeidsutvalg mellom bydelen og fysioterapeutene med bydelsavtale for å diskutere forhold av betydning for fysioterapitjenesten i bydelen. Bydelen bestemmer utvalgets omfang, men utvalget skal bestå av minimum to fra hver side. Det kan opprettes felles samarbeidsutvalg for flere bydeler. Samarbeidsutvalget skal møtes to ganger per år, og for øvrig etter behov.
Samarbeidsutvalget (SU) skal legge til rette for at driften av fysioterapitjenesten skjer på en hensiktsmessig måte gjennom samarbeid mellom kommunen/bydelen og fysioterapeutene.
Samarbeidsutvalget kan gi råd i saker som gjelder (opplistingen er ikke uttømmende):
• planlegging av kommunens fysioterapitjeneste mht. kapasitet, faglig innhold og lokalisering
• opprettelse av nye hjemler
• flytting av praksis
• fordeling av behandlingsoppgaver sett hen til kommunens samlede behov
• generelt om prioritering, ventelister og ventelistereduserende tiltak
• rapporteringsrutiner
• kvalitetsarbeid/kvalitetsindikatorer mht. ventetid, telefontilgjengelighet, behandling i pasientens hjem mv.
• endringer i det behandlingstilbudet som er fastsatt i driftsavtalen
• revisjon av Regelverket
Kommunen kan pålegge den enkelte fysioterapeut å delta i møter med det formål å drøfte fysioterapeutens virksomhet i forhold til kommunale mål, retningslinjer, planer og vedtak.
Kommunen skal holde fysioterapeutene orientert om planer av betydning for den kommunale fysioterapitjenesten. Orienteringen skal skje gjennom kontaktpersonen for fysioterapeutene, i samarbeidsutvalgene eller slik kommunen finner hensiktsmessig.
Deltagelse i møter og forhåndsavtalte oppdrag godtgjøres med summen av takst E50a og E50b i forskrift om stønad til dekning av utgifter til fysioterapi m.m., p.t. kroner 650,-.
Godtgjørelse gis også ved avlysning senere enn 24 timer før møtetidspunktet, i den grad fysioterapeuten ikke lykkes i å fylle tiden med pasienter.
13. Informasjon til befolkningen
Kommunen skal oppgi kontaktinformasjon til fysioterapeuter som har driftsavtale, herunder hvem som har spesialistkompetanse og annen spesialkompetanse, på sine nettsider. På nettsidene skal det henvises til gjeldende regler for økonomisk refusjon og eventuelle endringer i regelverket.
14. Avtalehjemmelen – inndragning, utlysning og tildeling
Avtalehjemmelen er en del av kommunens helse- og omsorgstjeneste og kan ikke selges, omsettes eller overdras av den enkelte fysioterapeut som avslutter sin virksomhet, jf. kvalitetsforskriften § 21 tredje ledd eller det til enhver tid gjeldende regelverk.
Når en avtalehjemmel blir ledig, kan kommunen fritt disponere hjemmelen som blir ledig, herunder inndra eller utlyse hjemmelen på nye vilkår og/eller med ny lokalisering innen kommunen. Det utbetales ingen kompensasjon fra kommunen for å dekke eventuelt tap som følge av inndragning av eller endringer i hjemmelen.
Midlene kan også benyttes til oppjustering av eksisterende avtalehjemmel, jf. forskrift om oppjustering av driftsavtale for fysioterapeuter, FOR-2011-12-16-1392.
Kommunen skal utlyse nye og ledige avtalehjemler i egnet nettbasert portal. Søknadsfrist skal være minst tre uker fra utlysning.
Alle nødvendige forutsetninger/vilkår av betydning for avtalehjemmelen skal fremkomme i utlysningen, herunder arbeidsoppgaver og omfang basert på kommunens behov, beskrivelse av krav til kompetanse, avtalehjemmelens størrelse og praksisens lokalisering mv.
Kommunen skal tildele avtalehjemmelen til den søkeren som etter kommunens samlede vurdering er best faglig skikket. Ved tildeling skal det legges vekt på saklige kriterier. Med saklige kriterier menes faglig kompetanse og erfaring, samarbeidsevner, evne til å drive privat praksis mv. Søkere som ikke oppfyller kravene i utlysningen vil normalt ikke kunne vurderes som en kvalifisert søker.
Snarest mulig etter utløpet av klagefristen, jf. fvl. § 29, skal kommunen tilby fysioterapeuten driftsavtale i tråd med kriteriene i kunngjøringen. Hvis tildelingsvedtaket er påklaget bortfaller driftsavtalen i sin helhet dersom klageinstansen kjenner tildelingsvedtaket ugyldig.
Dersom tilbudet ikke er akseptert innen tre uker etter at tilbudet er mottatt av fysioterapeuten, kan kommunen trekke tilbudet og behandle saken på nytt. Tre ukers fristen kan forlenges ved behov. Fysioterapeuten må i tilfelle be om fristforlengelse, som må være mottatt av kommunen senest to uker etter at tilbudet er gitt.
Tildeling av og avslag på søknad om driftstilskudd er enkeltvedtak.
15. Oppsigelse av driftsavtalen
Vilkårene for oppsigelse fremgår av driftsavtalen.
Eksempler (ikke uttømmende) på saklige grunner for oppsigelse fra kommunens side er helsepolitiske prioriteringer og bydelen/kommunens generelle økonomi og behov, samt forhold på fysioterapeutens side som for eksempel
- å motsette seg endringer i behandlingstilbud og kommunale fysioterapioppgaver
- å motsette seg flytting av praksis
- mangelfull faglig kvalitet i tilbudet til pasientene eller andre mangler ved den tjenesten som ytes
- brudd på taushetsplikten
- illojalitet ovenfor kommunen
- bierverv eller ansettelsesforhold som ikke er godkjent av kommunen
- langvarig fravær
Oppsigelse av driftsavtalen fra kommunens side er enkeltvedtak. Før vedtak om oppsigelse treffes av bydelen, skal det sendes forhåndsvarsel til fysioterapeuten med innkalling til møte.
16. Heving av driftsavtalen
Ved vesentlig mislighold kan avtalen heves med øyeblikkelig virkning.
Eksempler (ikke uttømmende) på vesentlig mislighold er:
• fysioterapeuten mister sin offentlige autorisasjon
• fysioterapeuten er fratatt retten til trygderefusjon, jf. folketrygdloven § 25-6
• at arbeidstiden brukes til private oppdrag utenfor kommunehelsetjenesten
• at aktivitetsnivået er lavere enn avtalt, dersom forholdet ikke rettes opp innen rimelig tid eller gjentar seg
• uriktig rapportering til bydelen om aktivitetsnivået
• at praksisen ikke oppfyller de krav som fremgår av avtalens punkt 5, dersom avviket ikke er rettet innen en nærmere fastsatt frist eller gjentar seg
• brudd på arbeidstidsbestemmelsene i avtalens punkt 6, dersom avviket ikke rettes opp innen rimelig tid eller gjentar seg
• fysioterapeuten ikke oppfyller kravene til politiattest, jf. punkt 5 fjerde ledd.
Heving av driftsavtalen fra kommunens side er enkeltvedtak. Før vedtak om heving treffes av bydelen, skal det sendes forhåndsvarsel til fysioterapeuten med innkalling til møte.
17. Nedtrapping
Fysioterapeut med driftsavtale har adgang til å trappe ned sin virksomhet i tiden før fratreden grunnet alder eller uførhet.
Den andelen av avtalehjemmelen som blir tilgjengelig skal kunngjøres, med angivelse av at driftsavtale inngås med opptrapping av virksomheten i tråd med fastsatt nedtrappingsplan. Påtroppende fysioterapeut trer inn i den andel av hjemmelen som fortløpende blir tilgjengelig.
Nedtrapping innebærer verken midlertidig eller varig splitting av hjemmelen. Følgende vilkår gjelder i forbindelse med nedtrappingen:
a) Rett til nedtrapping forutsetter en 100 % avtalehjemmel.
b) Hjemmelshaveren må være mellom 62 (unntatt uførhet) og 70 år, og må fratre senest ved fylte 70 år.
c) Det skal trappes ned minst 50 % av hjemmel med en gang, og deretter gradvis mer i henhold til nedtrappingsplan.
d) Nedtrapping innebærer fortløpende oppsigelse overfor hjemmelshaver av den andel av hjemmelen som til enhver tid gjøres tilgjengelig.
e) Hjemmelsinnehaver skal fremlegge en bindende nedtrappingsplan hvor virksomheten avvikles helt over en periode på inntil 1 år.
Ved nedtrapping skal det inngås en tilleggsavtale til driftsavtalen hvor vilkårene for nedtrapping nedfelles.
Reglene om nedtrapping av virksomhet får tilsvarende anvendelse ved delvis uførhet så langt de passer.
Avtale om nedtrapping opphører dersom hjemmelshaveren dør.
18. Midlertidig driftsavtale
Dersom eksisterende driftsavtale utløper før ny driftsavtale tilknyttet avtalehjemmelen trer i kraft, kan kommunen inngå midlertidig driftsavtale med annen fysioterapeut med inntil 6 måneders varighet uten kunngjøring.
*** Endringer fra første versjon (gjeldende fra 1. januar 2021):
• Punkt 8.4 første avsnitt – fysio skal ta inn vikar (tidligere «rett til»)
• Punkt 8.4 annet avsnitt
• Punkt 9 – endret fra praksis til driftstilskudd.
• Punkt 1 – endret grunnlag for økonomiske vilkår fra ASA 4303 til forskrift
• Punkt 5 – endret fra vedtatt forhandlingsresultat til forskrift