De secretaris. De secretaris is belast met: - het voeren en het afschrift houden van de correspondentie van de vereniging en het ter kennis brengen van het bestuur van alle uitgaande en inkomende stukken; - het toezicht op de werkzaamheden van de ledenadministratie voor zover deze secretariaatswerkzaamheden betreffen; - het bijhouden van de notulen van de bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen; - het uitbrengen van een jaarverslag aan de algemene vergadering. Dit jaarverslag moet gedurende ten minste zeven dagen voor de bedoelde vergadering ter inzage zijn van de leden en wordt aan de goedkeuring van de bedoelde vergadering onderworpen, welke vergadering het recht heeft in het verslag wijzigingen aan te brengen; - het zo nodig en in overleg met het bestuur uitbrengen van het jaarverslag aan het bestuur van organisaties waarvan de vereniging lid is; - het beheren van het archief; - zorg dragen voor de presentielijsten en het aanwezig hebben van een exemplaar van de statuten, het huishoudelijk reglement en andere reglementen van de vereniging op iedere vergadering; - het verzenden van convocaties voor bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen; - het in ontvangst nemen van voorstellen van leden.
De secretaris. 1. De directeur XXX is secretaris van het algemeen en dagelijks bestuur.
2. De secretaris zorgt voor een doelmatige ondersteuning van het algemeen en dagelijks bestuur. Hij zorgt ervoor dat deze besturen over alle informatie kunnen beschikken die zij nodig achten om hun functie goed te kunnen uitoefenen. Verder verleent hij de bijstand die nodig is voor een goede voorbereiding van bestuursvergaderingen en een goede uitvoering van bestuursbesluiten.
De secretaris. Artikel 41: De secretaris is volmachtdrager van het dagelijkse bestuur.
Artikel 42: De secretaris is belast met het opmaken van de uitnodiging, het opmaken van een dagorde, het verzamelen van de nodige stukken voor besprekingen en het opmaken van het verslag van de raad van beheer en de algemene vergadering. Uitnodigen gebeurt in principe in overleg met de voorzitter, die het initiatief neemt. Zonder initiatief van de voorzitter kan de secretaris op de achtste dag vóór de vergadering uitnodigen als aan de voorwaarden tot samenroeping, bepaald in de statuten en het reglement van inwendige orde, werd voldaan en zonder dat dit de bevoegdheden van de voorzitter beperkt. Hier is dan sprake van stilzwijgende opdracht. In dit geval bepaalt de voorzitter van de vergadering in welke volgorde de agendapunten worden behandeld.
Artikel 43: De secretaris zal alle verslagen nauwkeurig en naar wettelijke inhoud en normen in het verslagboek van de vzw optekenen. De bladen van het verslagboek zullen een doorlopend volgnummer dragen. Het verslagboek blijft steeds aanwezig op de juridische zetel van de vereniging waar het ter inzage is van alle bestuurders.
Artikel 44: De secretaris legt het verslag op de eerstvolgende vergadering voor. Correcties kunnen worden aangebracht ofwel opgenomen worden in het volgende verslag. Eens getekend door de secretaris en de voorzitter krijgt het verslag zijn rechtsgeldigheid.
Artikel 45: De secretaris staat de voorzitter bij in de vervulling van de wettelijke verplichtingen in het kader van de vzw-wetgeving: het aanvullen en neerleggen van de ledenlijst, de aangifte van belastingen, het voorleggen van de jaarrekeningen, enz.
Artikel 46: De secretaris besteedt bijzondere aandacht aan het geheim van de vergadering, dat door alle leden wordt gedeeld. Hij zal enkel gegevens uit het verslagboek openbaar maken van niet-persoonlijke aard, indien het gaat om zakelijke beslissingen die kaderen in een engagement ten aanzien van een overheid of ander bestuur. Dit gebeurt in overleg met de voorzitter of gemotiveerd in de lijn van afspraken die in de raad werden vastgelegd.
Artikel 47: Het is de taak van de secretaris om de publieke voorstelling van de vereniging en haar activiteiten te verzorgen via folders, persberichten, website, internetmededelingen. Hij kan deze opdracht onder zijn verantwoordelijkheid toevertrouwen aan een medewerker zoals bedoeld in artikel 24.
Artikel 48: Aan de secretaris wordt de bevoegdheid verleend tot het individueel stelle...
De secretaris. 1. De directeur Crisisbeheersing is de secretaris van het algemeen en dagelijks bestuur.
2. De secretaris staat het algemeen bestuur, dagelijks bestuur en de voorzitter in de uitoefening van hun taak terzijde en is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig.
3. De directeur Crisisbeheersing wordt door een ambtelijk secretaris bijgestaan.
4. Stukken die van het algemeen bestuur en dagelijks bestuur uitgaan worden door de secretaris medeondertekend.
De secretaris. 1. De secretaris is belast met de gehele administratie van de vereniging, met uitzondering van de financiële administratie, waaronder toezicht houden op en het voeren van de correspondentie, de centrale ledenadministratie, de notulen van de vergaderingen, de convocaties, de presentielijsten, het jaarverslag, het archief.
2. De secretaris verzendt oproepen tot algemene vergaderingen tenminste zeven dagen van te voren aan de leden en aan de Leidse Bond van Amateurtuinders.
3. Zie artikel 13. lid 3.
De secretaris. 3.4.1. Doet de verslaglegging van de stichting.
3.4.2. Xxxxxxx de bestuursvergaderingen voor en stelt in overleg met de voorzitter de agenda op.
3.4.3. Maakt de notulen van de bestuursvergaderingen, samen met een besluiten- en actielijst.
3.4.4. Ontvangt alle binnenkomende post, ontvangen rechtstreeks of via andere bestuursleden; behandelt de post en schakelt indien nodig andere bestuursleden en/of adviseurs in om deze te beantwoorden.
3.4.5. Archiveert alle relevante documenten en correspondentie van de stichting en houdt deze beschikbaar voor het bestuur.
3.4.6. Beheert het relatiebestand van de stichting.
3.4.7. Coördineert het vaststellen van het jaarverslag van de stichting.
De secretaris a. Het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland heeft een ambtelijke organisatie, met aan het hoofd een secretaris.
b. Het Algemeen Bestuur beslist over de benoeming, de schorsing en het ontslag van de secretaris.
c. Het Algemeen Bestuur stelt voor de secretaris een instructie vast.
d. De secretaris is secretaris van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur en staat het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur en de voorzitter terzijde bij de uitoefening van hun taken.
e. Alle stukken die van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur uitgaan worden door de secretaris mede ondertekend. Het Dagelijks Bestuur regelt bij verhindering of ontstentenis van de secretaris zijn vervanging.
De secretaris. 1 De secretaris is verantwoordelijk van het onderhouden van contacten met de bestuursleden. De secretaris en de tweede secretaris worden door en vanuit het dagelijks bestuur gekozen.
2 De secretaris draagt zorg voor en is verantwoordelijk voor: − de agenda’s van het Bestuur en Dagelijks Bestuur zullen de onderstaande punten weergeven :
a. vaststellen agenda
b. behandeling verslag van voorgaande vergadering
c. verslag DB vergadering
d. actiepunten- en besluitenlijst
e. adviezen
f. verslagen werkgroepen/commissies
g. penningmeesterzaken
x. xxxxxxxxxxxxxxx
i. behandeling bestuurspost − verzorging van het jaarverslag − beheer van het archief − beheer van de website − het rooster van aftreden − de lijst met functies, NAW gegevens en samenstelling van commissies en werkgroepen − de vergaderschema’s − coördinatie tussen de werkgroepen en de commissies − het doen van aankopen van materiaal t.b.v. het secretariaat
3. De secretaris zorgt voor informatieoverdracht aan het bestuur van alles wat hem/haar ter kennis wordt gebracht en voor het functioneren van het bestuur noodzakelijk is.
4. De secretaris coördineert het wijzigen van de statuten, het huishoudelijk reglement en de samenwerkingsovereenkomst.
5. De secretaris draagt in samenwerking met Omnia Wonen zorg voor bijgewerkte lijsten met namen en adressen alsmede de samenstelling van bewonerscommissies en werkgroepen. Hij draagt zorg voor een bijgewerkte naam- en adreslijst van de bestuursleden van de S.H.O.W.
6. Uitgaande stukken worden door de secretaris ondertekend. De Voorzitter ondertekent die stukken mee, waarvan het belang van dit stuk dat eist.
7. De secretaris is aanspreekpunt voor de notulist.
8. De secretaris, de voorzitter, de vicevoorzitter en de penningmeester voeren formeel en informeel overleg met Omnia Wonen.
De secretaris is verantwoordelijk voor de verslaglegging van de bestuursvergaderingen. In het verslag staan tenminste vermeld: • de datum en plaats van de vergadering; • de aanwezige en afwezige bestuursleden; • de verleende volmachten; • de genomen besluiten.
De secretaris. 1. zorgt voor het bijeenroepen van bestuursvergadering en ledenvergaderingen, het opstellen van de agenda en het maken van de notulen;
2. zorgt ervoor dat de ingekomen stukken uiterlijk de eerstvolgende bestuursvergadering in behandeling worden genomen;
3. houdt afschrift van alle uitgaande stukken en bewaart deze, evenals de ingekomen stukken, in het archief;
4. draagt zorg voor het bekend maken van wijzigingen van de statuten, het huishoudelijk reglement en verenigingsreglementen;
5. is belast met het bekend maken van besluiten van de bestuursvergadering en ledenvergaderingen;
6. is verantwoordelijk voor de ledenadministratie;
7. houdt de samenstelling van commissies bij;
8. is verantwoordelijk voor het archief.