De secretaris Voorbeeldclausules
De secretaris. De secretaris is belast met: - het voeren en het afschrift houden van de correspondentie van de vereniging en het ter kennis brengen van het bestuur van alle uitgaande en inkomende stukken; - het toezicht op de werkzaamheden van de ledenadministratie voor zover deze secretariaatswerkzaamheden betreffen; - het bijhouden van de notulen van de bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen; - het uitbrengen van een jaarverslag aan de algemene vergadering. Dit jaarverslag moet gedurende ten minste zeven dagen voor de bedoelde vergadering ter inzage zijn van de leden en wordt aan de goedkeuring van de bedoelde vergadering onderworpen, welke vergadering het recht heeft in het verslag wijzigingen aan te brengen; - het zo nodig en in overleg met het bestuur uitbrengen van het jaarverslag aan het bestuur van organisaties waarvan de vereniging lid is; - het beheren van het archief; - zorg dragen voor de presentielijsten en het aanwezig hebben van een exemplaar van de statuten, het huishoudelijk reglement en andere reglementen van de vereniging op iedere vergadering; - het verzenden van convocaties voor bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen; - het in ontvangst nemen van voorstellen van leden.
De secretaris. 1. De directeur ▇▇▇ is secretaris van het algemeen en dagelijks bestuur.
2. De secretaris zorgt voor een doelmatige ondersteuning van het algemeen en dagelijks bestuur. Hij zorgt ervoor dat deze besturen over alle informatie kunnen beschikken die zij nodig achten om hun functie goed te kunnen uitoefenen. Verder verleent hij de bijstand die nodig is voor een goede voorbereiding van bestuursvergaderingen en een goede uitvoering van bestuursbesluiten.
De secretaris. 1. De directeur Crisisbeheersing is de secretaris van het algemeen en dagelijks bestuur.
2. De secretaris staat het algemeen bestuur, dagelijks bestuur en de voorzitter in de uitoefening van hun taak terzijde en is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig.
3. De directeur Crisisbeheersing wordt door een ambtelijk secretaris bijgestaan.
4. Stukken die van het algemeen bestuur en dagelijks bestuur uitgaan worden door de secretaris medeondertekend.
De secretaris. 1. De secretaris is belast met de gehele administratie van de vereniging, met uitzondering van de financiële administratie, waaronder toezicht houden op en het voeren van de correspondentie, de centrale ledenadministratie, de notulen van de vergaderingen, de convocaties, de presentielijsten, het jaarverslag, het archief.
2. De secretaris verzendt oproepen tot algemene vergaderingen tenminste zeven dagen van te voren aan de leden en aan de Leidse Bond van Amateurtuinders.
3. Zie artikel 13. lid 3.
De secretaris. 1. De secretaris houdt namens het bestuur toezicht op het bureau, waarbij de office manager rechtstreeks aan de secretaris verantwoording verschuldigd is. De andere bestuursleden kunnen in overleg met de secretaris het bureau inschakelen voor verenigingsactiviteiten.
2. De secretaris houdt kantoor op het bureau. Alle aan het bureau verzonden post wordt geacht aan de secretaris gericht te zijn, tenzij duidelijk anders is vermeld. Alle door de (kandidaat )1 eden aan de VNT te richten post dient naar het bureau gezonden te worden.
3. De secretaris stelt de notulen van de AL V en van de bestuursvergaderingen op of laat die onder zijn verantwoordelijkheid opstellen, en legt die in de eerstvolgende vergadering of bijeenkomst ter vaststelling voor. Hij brengt daarin de door de AL V of het bestuur gewenste wijzigingen aan. Nadat de AL V of het bestuur heeft vastgesteld dat de notulen juist zijn, worden zij door de voorzitter en secretaris ondertekend na de woorden: " Aldus vastgesteld door op .
4. De aldus vastgestelde notulen vormen tegenover de (kandidaat)leden een volledig bewijs van hetgeen daar behandeld is, zonder dat tegenbewijs is toegelaten.
5. De secretaris is bevoegd om namens de VNT niet-bindende correspondentie te voeren en kan andere bestuursleden en de office manager schriftelijk machtigen in zijn plaats deze correspondentie te verzorgen binnen de bij die machtiging te stellen grenzen. Van een dergelijke machtiging geeft hij onmiddellijk kennis aan de overige bestuursleden, die bevoegd zijn deze machtiging te wijzigen of in te trekken.
6. Correspondentie waarbij de VNT wordt gebonden of waarin enig niet- vrijblijvend aanbod wordt gedaan, dient te worden ondertekend overeenkomstig het bepaalde in art. 15 lid 3 van de Statuten, dus door de voorzitter, de secretaris, de penningmeester en de algemeen commissaris, althans door twee hunner.
7. De secretaris draagt er zorg voor dat alle door de Statuten of het HR voorgeschreven publicaties en convocaties en de overige informatie die de (kandidaat)leden dienen te bereiken, steeds tijdig in het verenigingsblad worden opgenomen, met dien verstande dat informatie die tegenover niet-leden van de VNT geheim is op andere wijze aan de leden wordt kenbaar gemaakt.
8. De secretaris draagt zorg voor het accuraat bijhouden van het ledenbestand gesplitst naar categorie.
9. De secretaris is verantwoordelijk voor het archief en de bibliotheek.
10. De secretaris brengt schriftelijk voor de AL V het jaarverslag uit over he...
De secretaris. 1. De secretaris is belast met alle werkzaamheden die tot die functie gerekend worden, zoals omschreven in de functieomschrijving.
2. De secretaris is gemachtigd correspondentie namens het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur te ondertekenen.
De secretaris. 1 De secretaris is verantwoordelijk van het onderhouden van contacten met de bestuursleden. De secretaris en de tweede secretaris worden door en vanuit het dagelijks bestuur gekozen.
2 De secretaris draagt zorg voor en is verantwoordelijk voor: − de agenda’s van het Bestuur en Dagelijks Bestuur zullen de onderstaande punten weergeven :
a. vaststellen agenda
b. behandeling verslag van voorgaande vergadering
c. verslag DB vergadering
d. actiepunten- en besluitenlijst
e. adviezen
f. verslagen werkgroepen/commissies
g. penningmeesterzaken
▇. ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇
i. behandeling bestuurspost − verzorging van het jaarverslag − beheer van het archief − beheer van de website − het rooster van aftreden − de lijst met functies, NAW gegevens en samenstelling van commissies en werkgroepen − de vergaderschema’s − coördinatie tussen de werkgroepen en de commissies − het doen van aankopen van materiaal t.b.v. het secretariaat
3. De secretaris zorgt voor informatieoverdracht aan het bestuur van alles wat hem/haar ter kennis wordt gebracht en voor het functioneren van het bestuur noodzakelijk is.
4. De secretaris coördineert het wijzigen van de statuten, het huishoudelijk reglement en de samenwerkingsovereenkomst.
5. De secretaris draagt in samenwerking met Omnia Wonen zorg voor bijgewerkte lijsten met namen en adressen alsmede de samenstelling van bewonerscommissies en werkgroepen. Hij draagt zorg voor een bijgewerkte naam- en adreslijst van de bestuursleden van de S.H.O.W.
6. Uitgaande stukken worden door de secretaris ondertekend. De Voorzitter ondertekent die stukken mee, waarvan het belang van dit stuk dat eist.
7. De secretaris is aanspreekpunt voor de notulist.
8. De secretaris, de voorzitter, de vicevoorzitter en de penningmeester voeren formeel en informeel overleg met Omnia Wonen.
De secretaris. 3.4.1. Doet de verslaglegging van de stichting.
3.4.2. ▇▇▇▇▇▇▇ de bestuursvergaderingen voor en stelt in overleg met de voorzitter de agenda op.
3.4.3. Maakt de notulen van de bestuursvergaderingen, samen met een besluiten- en actielijst.
3.4.4. Ontvangt alle binnenkomende post, ontvangen rechtstreeks of via andere bestuursleden; behandelt de post en schakelt indien nodig andere bestuursleden en/of adviseurs in om deze te beantwoorden.
3.4.5. Archiveert alle relevante documenten en correspondentie van de stichting en houdt deze beschikbaar voor het bestuur.
3.4.6. Beheert het relatiebestand van de stichting.
3.4.7. Coördineert het vaststellen van het jaarverslag van de stichting.
De secretaris. De secretaris houdt de notulen van de ledenvergadering en van de bestuursvergaderingen bij en schrijft de vergaderingen uit.
De secretaris. 2.1. De secretaris wordt, na overleg met de leden van het College, benoemd door SIDN en bezoldigd door SIDN.
2.2. De secretaris is de contactpersoon van het College voor derden.
2.3. De secretaris zorgt voor:
a. de accommodatie van de zitting;
b. zo spoedig mogelijk na ontvangst van een beroep of klacht, schriftelijke bevestiging daarvan aan de Appellant of Klager;
c. verzending van uitnodigingen aan degenen die ingevolge de Regeling gehoord worden;
d. verzending van de stukken;
e. administratieve afhandeling van de zaken, inclusief het informeren van de leden van het College;
f. opstelling in concept van de uitspraken en de bijbehorende motivering;
g. controle op de betalingen door de Appellant dan wel de Klager;
h. verzending van de uitspraken aan direct betrokkenen;
i. opstelling van het jaarverslag waarin ten behoeve van SIDN en de Houders verslag wordt gedaan van de door het College behandelde zaken, verantwoording wordt afgelegd over de gemaakte kosten en verslag wordt gedaan van mogelijke ontwikkelingen in aard en omvang van het aantal zaken;
j. elektronische archivering van alle relevante documenten die aan het College zijn voorgelegd.