Natuur en Bos
functiebeschrijving en selectiereglement
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Natuur en Bos
zoekt een straffe logistiek medewerker
contractueel Niveau: C Rang: C1
Graad: Medewerker Met standplaats: Hasselt Vacaturenummer: 7971
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
4.1 Formele deelnemingsvoorwaarden 5
6.1. Module 1: eerste screening 8
6.2. Module 2: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING 9
6.3. MODULE 3: ASSESSMENT Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
6.4. MODULE 4: EINDGESPREK Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
6.5. Niet nodeloos hertesten 9
1 DE VACATURE IN HET KORT
Hou je vlot overzicht op de taken. Xxx je sterk in het plannen en organiseren. Draag je klantgerichtheid hoog in het vaandel? Ondersteun je graag anderen en help je hen graag verder met hun vragen? Dan ben jij de persoon die we zoeken!
Je bent verantwoordelijk voor het opvolgen van de logistieke processen, met name:
- Coördinatie en opvolging van werkinstrumenten zoals schoenen, kledij, boeken, e-bikes, … (bestellen materiaal, voorraadbeheer, verdeling) voor de collega’s van het Agentschap voor Natuur en Bos;
- Telefoon- en onthaalpermanentie voor Natuur en Bos (over alle provincies heen);
- Behandeling van inkomende en uitgaande post, beheren van generieke mailboxen;
- Ondersteuning bij andere logistieke taken (poolwagens, kantoormateriaal, ontvangen leveringen, …);
- Databeheer – invullen van databanken, opvolging facturen, bestellingen via raamcontracten of mini- bestekken.
- Ad hoc taken en flexibel inzetbaar tijdens piekmomenten te Brussel.
Xxxx hieronder meer over het gezochte profiel en de selectieprocedure.
2 FUNCTIECONTEXT
Het agentschap voor Natuur en Bos koestert, beschermt en ontwikkelt ruim 90.000 hectare aan natuurgebieden, bossen en parken in Vlaanderen.
Waardevolle natuurprojecten? Daar zet het agentschap voor Xxxxxx en Bos graag mee de schouders onder, met financiële steun én vakmanschap. Van het planten van je eigen bos, over initiatieven die streven naar een hogere natuurkwaliteit, tot verbindende projecten voor toegankelijke natuur in je buurt. Onder het motto ‘meer, beter en samen' creëert Natuur en Bos met diverse partners een groter draagvlak voor natuur.
Van Europese topnatuur op onbetreden plekken tot bescheiden natuurpareltjes vlak bij je voordeur: in de meer dan 300 natuurgebieden van Natuur en Bos valt altijd iets te beleven. Xxxx je uit op multimovepaden en natuurlopen, ravot in de speelzones, voel je zen in de natuuroases of spot unieke dieren vanaf de uitkijkplatformen.
3 TAKENPAKKET
3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
Als logistiek medewerker volg je één of meerdere logistieke processen op of ondersteun je groepen collega’s op logistiek vlak gaande van vraag inkoop tot levering en betaling zodat de vragen van collega’s efficiënt, correct en klantvriendelijk afgehandeld worden.
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:
Voorbeelden van activiteiten | |
Gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens met als doel dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. | - Marktverkenning en zoeken naar de beste prijs-kwaliteit van producten, bij bestaande en nieuwe leveranciers - Uitwerken prijsvragen en ze opvolgen - De bestaande werkafspraken en te volgen procedures qua logistiek opvolgen en proactief op zoek gaan naar antwoorden bij onduidelijkheden |
Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens met als doel te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. | - Opvolging van inkoopafspraken, informatie verzamelen en voorstellen doen voor het oplossen van (operationele) problemen. Hierover leveranciers en logistiek verantwoordelijken, contacteren - Evalueren van prijsoffertes - Uitwerken en actualiseren van een productcatalogus - Opvolging van leveringen, inclusief registratie en facturatie |
Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens met als doel via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. | - Behandeling van logistieke aanvragen (inkoop, technisch, …) van collega’s - Beoordeling en uitwerking van de vereisten van de klant - Aanmaak inkooporders - Plaatsing bestelopdrachten - Het stockbeheer opvolgen |
- Meewerken aan grootschalige logistieke projecten | |
Informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden met als doel klanten en andere betrokkenen correct te informeren. | - Fungeren als aanspreekpunt voor leveranciers, logistiek verantwoordelijken en klanten - Onduidelijkheden oplossen door af te stemmen met de relevante beslissers en andere betrokkenen - Actualiseren en beheren van werkinstructies voor de logistieke thema’s bijwerken van de informatie hierover op het intranet - Rapportering en budgetopvolging voor logistieke thema’s - Wekelijks uitvoeren van de telefoonpermanentie – burgers verder helpen en doorverwijzen - Behandelen van de generieke mailbox – vragen inschatten en doorverwijzen naar de juiste diensten |
Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens met als doel door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. | - Identificeren, selecteren, mee onderhandelen en evalueren samen met collega’s van potentiële leveranciers - Kennisdeling met collega’s - Feedback aan de collega geven die een vraag hebben gesteld en zorgen voor tijdige afhandeling van zijn of haar vraag - Klachten behandelen - Vragen onderzoeken op een constructieve manier en zoeken naar een win-win oplossing - Opvolgen klachten verwijderen en vervangen door behandelen van in- en uitgaande poststukken |
Ad hoc taken Verrichten van een aantal ad hoc taken met als doel de dienst op logistiek, technisch of administratief vlak mee te ondersteunen. | - Klein verhuisoperaties uitvoeren - Inspringen bij werkoverlast of collega’s vervangen die afwezig zijn - Deelnemen aan projecten - Zelf uitvoeren van taken: bebording afwerken, verzending, verdeling kledij, … |
- Bezoekers ontvangen en doorverwijzen |
4 PROFIEL
4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden:
1) Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxx00.
Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/
Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen “artikel 7” bij Selor (xxx.xxxxx.xx).
2) Je bent in het bezit van een rijbewijs B.
Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde:
• Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie.
Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Xxxx Xxxxxxx – xxxx.xxxxxxx@xxxxxxx.xx).
4.2 COMPETENTIES
Technische competenties
• Je beschikt over basis computervaardigheden; Microsoft Office (Word, PowerPoint, Outlook, SharePoint, Teams).
• Je beschikt over een degelijke kennis van Excel.
Persoonsgebonden competenties
• Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
• Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)
• Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)
• Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)
• Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1)
• Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2)
Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx.
Bijkomende verwachtingen
• Je bent bereid om regelmatig verplaatsingen naar Brussel te maken
• Je bent bereid om met diverse wagens te rijden voor onderhoud, keuringen,…
4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;
3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Xxxx je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.
5 AANBOD
• Je krijgt een contract van onbepaalde duur.
• Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
• Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.
• Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar , bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
• Geen fan van files? Bij de Vlaamse overheid kan je rekenen op gratis openbaar vervoer van en naar
je werk of een fietsvergoeding voor je woon-werkverkeer. Je hebt ook een ruime mogelijkheid om plaats- en tijdsonafhankelijk te werken.
• Je kan je gratis aansluiten bij de hospitalisatieverzekering die door de werkgever voorzien wordt. Ook de leden van je gezin kunnen aan een voordelig tarief aansluiten.
• Je hebt recht op een aanvullend pensioen, ook wel ‘tweede pijler’ genoemd, volledig betaald door de
werkgever. Je hoeft dus zelf niets bij te dragen.
• Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.
• Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van medewerker (rang C1, salarisschaal C111 (bij 0 jaar anciënniteit). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2.195,44 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen.Op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxx kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
• Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode.
• Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen
• Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later
toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit.
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
6 SELECTIEPROCEDURE
6.1. MODULE 1: eerste screening
6.1.1. CV-screening op basis van formele deelnemingsvoorwaarden
Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.
Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening vindt plaats in de week van 3 oktober 2022. (Datum onder voorbehoud)
6.1.2. Voorselectie op basis van een proef
Deze voorselectie vindt plaats voor alle kandidaten die voldoen aan de formele deelnemingsvoorwaarden. De voorselectie bestaat uit een Excel proef en nauwgezetheidsproef.
Je wordt vooraf uitgenodigd om op een vast moment online te zijn om zo onder toezicht een Excel proef en proef met betrekking tot nauwgezetheid af te leggen.
De proef is voor in de week van 3/10/2022 (datum onder voorbehoud)
Deze voorselectie is eliminerend. Alleen wie minstens stanine 4 behaalt op beide proeven is geslaagd. Enkel wie behoort tot de 8 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende module. Bij gelijkheid van scores kunnen dat er meer zijn. Als een van de 8 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze voorselectie, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.
6.2. MODULE 2: SCREENING PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES
Door middel van een interview en persoonlijkheidsvragenlijst worden volgende competenties bevraagd:
• Verantwoordelijkheid nemen (niveau 1)
• Samenwerken (niveau 1)
• Analyseren (niveau 1)
• Klantgerichtheid (niveau 1)
• Zorgvuldigheid (niveau 1)
• Plannen en organiseren (niveau 1)
Een HR-consultant van het externe bureau Ascento en afgevaardigden van de wervende entiteit nemen deze screening af. Deze module vindt samen met module 3 plaats in Hasselt (of via ons digitaal platform) op 21/10/2022 en reservedatum 27/10/2022 (datum onder voorbehoud).
6.3. MODULE 2: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING
Op basis van een jurygesprek met case beoordelen afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke volgende criteria:
• Je motivatie
• Je visie op en inzicht in de functie
• Je technische competenties
• Je bijkomende persoonsgebonden competentie: zorgvuldigheid (niveau 2)
• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie
Deze module is eliminerend en vindt samen met module 2 plaats in Hasselt (of via ons digitaal platform) op 21/10/2022 en reservedatum 27/10/2022 (datum onder voorbehoud).
Op basis van het verkregen totaalbeeld (bij de resultaten van module 2 en 3) word je ‘geslaagd’ of ‘niet geslaagd’ bevonden in de selectieprocedure voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.
In het kader van redelijke aanpassingen kan afgeweken worden van de voorziene testen in het selectiereglement.
6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN
Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager
daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.
7 HOE KUN JE SOLLICITEREN?
Solliciteer ten laatste op 26/9/2022 via het online formulier op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden.
Voeg bij je sollicitatie een kopie van de documenten die aantonen dat je aan de vereiste deelnemingsvoorwaarde(n) voldoet.
Kan je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of telefonisch op T 02 553 01 08. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail naar xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Xxxxxxxxx 00 xxx 00, 0000 Xxxxxxx.
Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als je het online sollicitatieformulier ten laatste op de uiterste sollicitatiedatum hebt ingediend. Voor papieren sollicitaties geldt de datum van de poststempel als bewijs.
8 VRAGEN
Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met:
Xxxxxxx Xxxxxxx x.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met:
Xxxx Xxxxxxx HR consultant 03 217 26 40
Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
9 FEEDBACK
Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind oktober 2022.
Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar xxxx.xxxxxxx@xxxxxxx.xx met vermelding van het vacaturenummer.
10 RESERVE EN GELDIGHEID
Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van logistiek medeweker bij Agentschap Natuur en Bos, die bestaat uit de lijst van geslaagden.
Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als logistiek medeweker. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.
De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.
Deze werfreserve kan ook gebruikt worden om vacatures als logistiek medeweker op andere standplaatsen in te vullen.
Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve.
Het is evident dat eenmaal je in dienst treedt, je niet langer tot de reserve behoort.