Overeenkomst
Afsprakennota houdende de subsidiëring van verenigingen voor cultureel toerisme in Brussel – deel 1 (vzw BI-TC)
Overeenkomst
Tussen
de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), Sainctelettesquare 17 te 0000 Xxxxxxx,
vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt de xxxx Xxxxx DE LILLE, Collegelid bevoegd voor Cultuur, Jeugd, Sport Ambtenarenzaken,
enerzijds, en
de vzw Brussel Internationaal Toerisme & Congressen (0412.874.758), Xxxxxxxxxxxxx 0 xx 0000 Xxxxxxx, vertegenwoordigd door de heer Xxxxxxxx XXXXX, Voorzitter vzw Brussel Internationaal Toerisme & Congressen, hierna vermeld als de begunstigde organisatie,
anderzijds,
wordt
gelet op het collegebesluit nr. 08/429 van 17 december 2008 tot vaststelling van het organiek reglement op de toekenning en de controle op de aanwending van subsidies;
overeengekomen wat volgt:
Hoofdstuk 1.- Opdrachten en doelstellingen
Artikel 1.- Relatie met de doelstellingen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie
De begunstigde organisatie verbindt zich ertoe om een bijdrage te leveren aan de realisatie van de doelstellingen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie:
In opvolging van de besprekingen worden volgende acties door de Vlaamse Gemeenschapscommissie ondersteund met de vermelde bedragen :
Brussels Unlimited | 30.000 EUR |
Onthaal binnen- en buitenlandse pers | 5.000 EUR |
Voorstelling cultureel seizoen | 10.000 EUR |
Onthaal Erasmusstudenten | 7.000 EUR |
Project Greeters | 10.000 EUR |
Voorbereiding databank | 15.000 EUR |
Totaal | 77.000 EUR |
De algemene en specifieke opdrachten van de begunstigde organisatie situeren zich op het vlak van toeristische informatie over Brussel
Artikel 2.- Te bereiken resultaten
De te bereiken resultaten m.b.t. de periode van 1 januari 2011 t/m 31 december 2011 kunnen als volgt worden omschreven: meer samenwerking en integratie van verschillende diensten bij de interne ontwikkeling van de vereniging, het verbeteren van de externe dienstverlening van de vereniging met de uitbouw van een nieuw instrumentarium, en de ondersteuning van de projecten in artikel 1.
Artikel 3.- Meetindicatoren
De mate waarin de beoogde resultaten gerealiseerd zijn en de vereiste verantwoording indien deze niet gerealiseerd zijn, zullen blijken uit het jaarverslag van de vereniging.
Hoofdstuk 2.- Subsidie
Artikel 4.- Bedrag
Voor de realisatie van de in hoofdstuk 1 omschreven werking bepaalt het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, binnen de perken van de goedgekeurde begroting, de subsidie voor de periode van 1 januari 2011 t/m 31 december 2011 op 77.000 EUR.
Artikel 5.- Betaling
De subsidie wordt trimestrieel uitbetaald aan de begunstigde organisatie door overschrijving op 310- 0675261-33. De betalingen gebeuren telkens in de eerste maand van elk trimester van het kalenderjaar. De betalingen van het derde en het vierde trimester worden verricht na ontvangst van de inhoudelijke en financiële verantwoording omschreven in artikel 9.
Artikel 6.- Verbintenis
De begunstigde organisatie verbindt zich ertoe om de subsidie uitsluitend aan te wenden voor de realisatie van de in hoofdstuk 1 omschreven werking.
Hoofdstuk 3.- Inhoudelijke en financiële verantwoording
Artikel 7.- Verantwoordingsstukken
De verantwoording over de aanwending en besteding van de toegekende subsidie en het gebruik van middelen en diensten van de Vlaamse Gemeenschapscommissie omvat een inhoudelijke verantwoording en een financiële verantwoording.
De inhoudelijke verantwoording bestaat uit het aftoetsen van de behaalde resultaten aan de doelstellingen en opdrachten bepaald in hoofdstuk 1.
De financiële verantwoording bestaat uit een opgave van de kosten die werden gemaakt voor de realisatie van de activiteit waarvoor de subsidie werd toegekend en van de opbrengsten die in het kader van de activiteit zelf of uit andere bronnen werden verworven.
De administratie stelt voor de financiële verantwoording formulieren ter beschikking. Vzw Brussel Internationaal Toerisme & Congressen zendt tevens de volgende documenten naar de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie voor 15 juni van elk jaar :
- een werkingsverslag en een evaluatie van het voorbije jaar
- de jaarrekening van het voorbije jaar
- de begroting van het lopende jaar
Artikel 8.- Boekhouding
De begunstigde organisatie verbindt zich ertoe een boekhouding te voeren conform de wettelijke voorschriften ter zake.
Voor de jaarrekening van de subsidietrekkers die van de Vlaamse Gemeenschapscommissie een bedrag groter dan 100.000 EUR ontvangen, is de controle van een commissaris die lid is van het Instituut voor Bedrijfsrevisoren vereist. Het verslag van de commissaris wordt toegevoegd aan de verantwoording.
Hoofdstuk 4.- Toezicht en sancties
Artikel 9- Toezicht
De administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie oefent toezicht uit over de aanwending van de subsidie. Dit toezicht brengt het recht met zich mee om de begunstigde organisatie te bezoeken en om kennis te nemen van alle stukken en bescheiden die met de uitoefening van dit toezicht verband houden.
De begunstigde organisatie verleent haar volle medewerking aan de uitoefening van dit toezicht en bezorgt, op eenvoudig verzoek, aan de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie de stukken en bescheiden vermeld in dit artikel.
Artikel 10.- Sancties
De subsidie kan ambtshalve worden geschorst wanneer:
1. de subsidie wordt aangewend voor andere doelstellingen dan deze bepaald in deze overeenkomst;
2. de inhoudelijke en/of financiële verantwoording bedoeld in artikel 9 als onvoldoende wordt beoordeeld;
3. de voorgeschreven wettelijke voorschriften in het kader van het voeren van de boekhouding niet worden nageleefd;
4. onjuiste of bedrieglijke informatie werd verstrekt;
5. het toezicht bedoeld in artikel 9 werd verhinderd.
In deze gevallen kan het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie de toegekende en uitbetaalde subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen en de begunstigde organisatie van verdere subsidiëring uitsluiten, onverminderd de toepassing van wettelijke bepalingen inzake het afleggen van onjuiste verklaringen.
De gemotiveerde beslissing van het College(lid) of van de gemachtigde ambtenaar tot schorsing of tot gehele of gedeeltelijke terugvordering van de subsidie wordt aan de begunstigde organisatie meegedeeld met een aangetekend schrijven, waarin de mogelijkheid en de voorwaarden om een bezwaarschrift in te dienen worden vermeld.
Op straffe van niet-ontvankelijkheid kan de begunstigde organisatie binnen een termijn van dertig kalenderdagen na ontvangst van de beslissing, tegen die beslissing een gemotiveerd bezwaarschrift indienen bij de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De begunstigde organisatie kan daarin uitdrukkelijk verzoeken om gehoord te worden. Het College(lid) of de gemachtigde ambtenaar zal binnen een termijn van zestig kalenderdagen na ontvangst van dit bezwaarschrift de eerdere beslissing intrekken of bevestigen.
Als de begunstigde organisatie geen bezwaarschrift binnen de gestelde termijn heeft ingediend of als het College(lid) of de gemachtigde ambtenaar de eerdere beslissing bevestigt, blijft de subsidie geschorst of geheel of gedeeltelijk teruggevorderd.
Als het College(lid) of de gemachtigde ambtenaar de eerdere beslissing intrekt of als de eerdere beslissing binnen de gestelde termijn niet wordt bevestigd, blijft de subsidie behouden.
Hoofdstuk 5.- Overige bepalingen
Artikel 11.- Waarnemerschap
In de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur van de begunstigde organisatie wordt een vertegenwoordiger van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie aanvaard.
Artikel 12.- Kennisgevingen
De begunstigde organisatie stelt de administratie van het College schriftelijk in kennis van iedere wijziging van de statuten, het huishoudelijk reglement en de samenstelling van de algemene vergadering en raad van bestuur. Deze gegevens worden samen met de inhoudelijke en financiële verantwoording bezorgd.
Artikel 13.- Vrijwaring
Het feit dat de Vlaamse Gemeenschapscommissie subsidies verstrekt, houdt geen enkele aansprakelijkheid in voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van activiteiten in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst. De begunstigde organisatie vrijwaart de Vlaamse Gemeenschapscommissie tegen elke vordering door derden tot schadevergoeding.
Artikel 14.- Communicatie
De begunstigde organisatie vermeldt in iedere communicatie dat de in hoofdstuk 1 omschreven werking met de steun van de Vlaamse Gemeenschapscommissie gebeurt.
Artikel 15.- Betwisting
Elk geschil met betrekking tot het sluiten, de geldigheid, de interpretatie, de uitvoering of de beëindiging van deze overeenkomst behoort tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Brussel.
Deze overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht.
Artikel 16.- Duur van de overeenkomst
Deze overeenkomst gaat in op 1 januari 2011 en eindigt op 31 december 2011.
De overeenkomst kan vroeger beëindigd worden in de volgende gevallen:
- van rechtswege, indien de begunstigde organisatie wordt ontbonden;
- bij wijziging van de doelstellingen van de begunstigde organisatie;
- in onderling akkoord tussen de begunstigde organisatie en de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
Opgemaakt in twee exemplaren te Brussel op 27 januari 2011. Elke partij bevestigt een exemplaar ontvangen te hebben.
Namens het College van de Namens vzw Brussel Internationaal
Vlaamse Gemeenschapscommissie, Toerisme & Congressen
Collegelid bevoegd voor De heer Xxxxxxxx CLOSE Cultuur, Jeugd, Sport en Ambtenarenzaken
De xxxx Xxxxx DE LILLE