Annex 1: Algemene Voorwaarden - Consulting
Annex 1: Algemene Voorwaarden - Consulting
1. Toepassingsgebied: Deze Algemene Voorwaarden zijn uitsluitend van toepassing in zoverre er geen Kaderovereenkomst/ Aansluitingsovereenkomst (“MSA”) gesloten is tussen SD Worx en de Klant. Indien Partijen een MSA hebben afgesloten, zijn deze Algemene Voorwaarden (“AV”) niet van toepassing.
2. Voorwerp: De Klant wenst het verrichten van bepaalde diensten binnen zijn onderneming toe te vertrouwen aan SD Worx. SD Worx aanvaardt deze opdracht. De nauwkeurige beschrijving van deze diensten en de prijzen zijn opgenomen in de bestelbon/offerte/deelovereenkomst; samen met de AV vormen ze de Overeenkomst. In geval van conflict tussen de bepalingen van de Overeenkomst, geldt volgende voorrangsregeling: 1) de AV; 2) de bestelbon/deelovereenkomst en 3) de offerte, tenzij anders overeengekomen. Revisies of wijzigingen zullen pas van kracht worden indien ze naar behoren schriftelijk tussen de Partijen zijn overeengekomen. SD Worx verbindt er zich toe om i) alle redelijke inspanningen te leveren om de diensten professioneel, met de nodige zorg en vakkundigheid en in overeenstemming met alle op SD Worx toepasselijke wetten uit te voeren; ii) de diensten te verstrekken op basis van en binnen de grenzen bepaald door de klantgegevens die de Klant heeft verstrekt. Daarbij heeft SD Worx het recht te vertrouwen op de juistheid, volledigheid en wettigheid van dergelijke door de Klant verstrekte klantgegevens.
3. Prijzen: De diensten zullen verstrekt worden tegen de in de bestelbon/offerte/deelovereenkomst vastgestelde prijzen. Alle prijzen worden uitgedrukt in Euro en zijn exclusief BTW. Elke toegekende korting is éénmalig en schept geen rechten naar de toekomst. Tenzij anders bepaald in de bestelbon/offerte/deelovereenkomst, zullen alle overeengekomen prijzen jaarlijks worden geïndexeerd om de stijgende werkingskosten te dekken. Deze prijsverhoging mag op jaarbasis niet meer bedragen dan de aanpassing aan de index van de consumptieprijzen vermeerderd met 1%. De toepassing van deze indexering kan niet leiden tot een prijsverlaging. Alle door SD Worx voorgelegde facturen dienen betaald te worden binnen 30 dagen vanaf de factuurdatum. Elk factuurbedrag dat op de vervaldatum niet is betaald en dat niet te goeder trouw wordt betwist, zal onmiddellijk en zonder voorafgaande kennisgeving verwijlinteresten opbrengen tegen 1% per maand. De prijzen voor alle diensten krachtens de Overeenkomst kunnen door SD Worx worden aangepast in geval van: a) een wijziging in de omvang van de diensten; b) een wijziging in de door de Klant gebruikte betaalwijze, bijvoorbeeld bankdomiciliëring of bankvolmacht; c) een wijziging in de toepasselijke wetten die nieuwe verplichtingen meebrengt voor de Klant als werkgever en/of SD Worx. De Klant betaalt SD Worx alle redelijke administratieve kosten terug, net als de kosten die SD Worx maakt voor de invordering van alle openstaande prijzen en andere schade die SD Worx ten gevolge van deze wanprestatie geleden heeft met een minimum van 100 euro. Indien de Klant zijn verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst niet nakomt, heeft SD Worx het recht om i) de betaling van voorschotten van de Klant te eisen, ii) de Overeenkomst te beëindigen of op te schorten. Vertragingen of een gefaseerde uitrol kunnen een impact hebben op de prijzen en de leveringstermijnen, en kunnen leiden tot een volledige werkonderbreking tot de middelen opnieuw kunnen worden toegewezen.
4. Verplichtingen van de Klant: De Klant verbindt zich ertoe: (i) de Overeenkomst in overeenstemming met de toepasselijke wetten uit te voeren; (ii) alle nodige ondersteuning te bieden en om elk redelijk verzoek van SD Worx in verband met de opdracht te beantwoorden en na te komen; (iii) aan SD Worx alle noodzakelijke faciliteiten te verstrekken voor de nakoming van zijn verplichtingen krachtens deze Overeenkomst (zoals toegang tot de gebouwen, kantoor- en computerfaciliteiten van de Klant) en SD Worx in staat te stellen alle informatie, gegevens en netwerken te raadplegen en te gebruiken, waarbij al het voornoemde beperkt is tot die faciliteiten en die toegang/dat gebruik zoals redelijkerwijs nodig voor de uitvoering van de diensten; de Klant is verantwoordelijk voor het beheer van de toegangsrechten van SD Worx tot voormelde faciliteiten, met inbegrip van het toekennen, opschorten en intrekken van die toegangsrechten waar nodig. Bovendien is de Klant op eigen kosten en op eigen risico verantwoordelijk voor de tijdige selectie, aankoop, configuratie, onderhoud en goede werking van alle computersystemen, software en netwerken aan de kant van de Klant van het aansluitingspunt die nodig zijn om de diensten te ontvangen; (iv) zijn behoeften nauwkeurig en volledig te formuleren en SD Worx op de hoogte te brengen van de praktijken of eisen die specifiek zijn voor de activiteit van de Klant; (v) aan SD Worx onmiddellijk elke fout, verzuim of niet-naleving mee te delen die hij in de verstrekte opdracht heeft vastgesteld (vi) SD Worx in kennis te stellen van alle moeilijkheden die kunnen worden vastgesteld tijdens de levering van de diensten en die een impact kunnen hebben op de contractuele verplichtingen van een van de Partijen; vii) onmiddellijk en in elk geval binnen de door de Partijen overeengekomen termijnen, alle noodzakelijke of nuttige informatie en gegevens aan SD Worx mee te delen. De Klant is als enige verantwoordelijk voor alle door de Klant verstrekte klantgegevens, met inbegrip van maar niet beperkt tot de juistheid, volledigheid, wettigheid, kwaliteit en het tijdig verstrekken ervan.
5. Aansprakelijkheid: Een Partij is aansprakelijk voor alle claims, eisen of vorderingen in verband met de Overeenkomst, hetzij wegens inbreuk op het contract, garantie, verkeerde voorstelling van zaken of onrechtmatige daad (inclusief nalatigheid) ongeacht de ernst van de tekortkoming, voor bewezen schade veroorzaakt door aan haar toe te rekenen tekortkomingen binnen de grenzen van dit ArtikelIndien een Partij de Overeenkomst schendt, dan wordt ze door de andere Partij in gebreke gesteld. De kennisgeving van ingebrekestelling dient redelijk gedetailleerd de aard van de tekortkoming te beschrijven en dient de in gebreke blijvende Partij een redelijke periode te geven – en minstens dertig (30) dagen vanaf de ontvangst van de ingebrekestelling – om de tekortkoming te verhelpen. Indien de tekortkoming verholpen kan worden, kan de andere Partij geen aanspraak maken op een schadevergoeding. De aansprakelijkheid van de Partijen zal in ieder geval beperkt zijn tot geleden voorzienbare, rechtstreekse en persoonlijke schade, met uitsluiting van gevolgschade. Onder gevolgschade wordt verstaan: schade of verlies dat niet rechtstreeks en onmiddellijk voortvloeit uit een contractuele en/of buitencontractuele wanprestatie, maar in plaats daarvan onrechtstreeks en/of na verloop van enige tijd, verlies van inkomsten, onderbreking of stagnatie van de bedrijfsactiviteiten, toename van personeelskosten en/of de kosten van de personeelsafvloeiing, schade bestaande uit of als gevolg van aanspraken van derden, gebrek aan verwachte besparingen of voordelen en verlies van gegevens, winst, tijd of inkomsten, verlies van orders, verlies van Klanten, stijging van overheadkosten, gevolgen van een staking, ongeacht de oorzaken hiervan. De aansprakelijkheid van SD Worx is in ieder geval beperkt tot de waarde van de Overeenkomst of, indien de duur van de Overeenkomst één jaar overschrijdt, tot de jaarlijkse waarde van de Overeenkomst. Het recht op schadevergoeding jegens SD Worx vervalt onherroepelijk twaalf (12) maanden nadat de vermeende fout zich heeft voorgedaan; de Klant moet binnen de voornoemde termijn een kennisgeving van ingebrekestelling sturen met een gedetailleerde beschrijving van de vermeende fout.
6. Overmacht: Geen van beide Partijen is tegenover de andere aansprakelijk voor een vertraging, slechte uitvoering of niet-uitvoering van haar verbintenissen indien deze te wijten is aan overmacht. Overmacht betekent elke gebeurtenis of omstandigheid buiten de redelijke controle van een Partij. Voorbeelden van Overmacht zijn oorlog, terrorisme, oproer, rellen, ontploffingen, stakingen of sociale conflicten, gebreken in de apparatuur van de andere Partij, defecten in de telecommunicatie- en IT-apparatuur van derden of de onmiddellijke beëindiging door een leverancier van de samenwerking tussen SD Worx en deze leverancier, zonder dat deze beëindiging het gevolg is van een materiële tekortkoming van SD Worx. Indien Overmacht een Partij belet om haar verbintenissen krachtens deze Overeenkomst gedurende een ononderbroken periode van meer dan drie (3) maanden na te komen, dan kan de andere Partij de samenwerking beëindigen zonder vergoeding.
7. Vertrouwelijkheid: Zowel de Klant als SD Worx duiden elk voor zich één of meerdere contactpersonen aan. Het opvragen en/of verstrekken van gegevens gebeurt enkel via deze personen. De Partijen verbinden zich ertoe de openbaarmaking van en toegang tot vertrouwelijke informatie te beperken tot hun verbonden ondernemingen, bestuurders, afgevaardigd bestuurders, werknemers, onderaannemers, agenten en/of externe adviseurs
(i) die rechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van het desbetreffende deel van de Overeenkomst, (ii) voor wie de vertrouwelijke informatie in dit kader cruciaal is en (iii) op voorwaarde dat ze zijn gebonden door een geheimhoudingsplicht die in grote lijnen gelijk is aan de bepalingen van dit Xxxxxxx.Xx Partijen zorgen voor de nodige beveiliging om de vertrouwelijkheid van de gegevens te verzekeren.
8. Personeel: SD Worx behoudt zich het recht voor te bepalen welke consultant wordt toegewezen aan een opdracht, alsook om deze consultant te veranderen gedurende de opdracht. De consultants van SD Worx kunnen nooit beschouwd worden als werknemers van de Klant. In overeenstemming met Artikel 31§1 van de wet van 24 juli 1987 betreffende de tijdelijke arbeid, de uitzendarbeid en de terbeschikkingstelling van werknemers aan gebruikers, mogen de Klant, diens werknemers of agenten geen instructies geven aan werknemers van SD Worx en dienen ze zich ervan te onthouden om enige vorm van gezag over de werknemers van SD Worx uit te oefenen. De gevolgen van een overtreding van dit verbod zijn voor rekening van de Klant. De Partijen aanvaarden en erkennen uitdrukkelijk dat de tussen hen tot stand gebrachte relatie een relatie is van twee onafhankelijke
rechtspersonen. De Partijen nemen alle wettelijke, sociale, fiscale en commerciële verplichtingen in acht die van toepassing zijn op onafhankelijke ondernemingen. Iedere Partij verbindt zich ertoe om gedurende de looptijd van de Overeenkomst en tot een (1) jaar na de beëindiging ervan, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij, geen medewerkers van deze andere Partij, die bij de uitvoering van de Overeenkomst betrokken waren, rechtstreeks of onrechtstreeks (bv. als consultant, onafhankelijk adviseur, via een vennootschap etc.) te werk te stellen. In geval van schending van deze bepaling, zal de Partij die deze bepaling geschonden heeft een schadevergoeding verschuldigd zijn aan de andere Partij ten belope van het brutojaarloon (met in begrip van alle voordelen waarop de betreffende werknemer gerechtigd was en de werkgeversbijdragen) dat resp. de jaarlijkse waarde van de fees die deze andere Partij verschuldigd was voor de desbetreffende medewerker op het ogenblik van de beëindiging van de arbeidsovereenkomst resp. samenwerkingsovereenkomst.
9. Intellectuele rechten: Elke Partij dient alle intellectuele eigendomsrechten van de andere Partij of van enige derde Partij te eerbiedigen. Niets in deze Overeenkomst kan worden opgevat of uitgelegd als een overdracht van de intellectuele eigendomsrechten van de ene Partij aan de andere Partij. Geen enkele Partij zal de intellectuele eigendomsrechten van een Partij, zonder de uitdrukkelijke toestemming van die Partij vervreemden, verpanden of over te dragen aan derden. Voor zover toepasselijk, kent SD Worx voor de duur van de Overeenkomst aan de Klant, bij wijze van dienstverlening, een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht toe om de vermelde toepassing voor zijn of hun eigen interne zakelijke doeleinden te gebruiken (“Gebruiksrecht”). Bij beëindiging van de Overeenkomst loopt het Gebruiksrecht ten einde. De Klant erkent dat het Gebruiksrecht betrekking heeft op uitsluitend web-gebaseerde toepassingen. De Klant dient zich ervan te onthouden om (i) de toepassing te gebruiken voor andere doelstellingen dan waarvoor het Gebruiksrecht verkregen werd, of om (ii) de toepassing op een manier te gebruiken die niet strookt met het normale gebruik van de toepassing. SD Worx behoudt zich tenslotte het recht voor om (i) updates, upgrades en nieuwe versies van de Software te implementeren, eventueel tegen betaling van de toepasselijke prijzen en om (ii) zonder vergoeding, de toegang tot de toepassing voor een redelijke termijn op te schorten voor onderhouds- of installatiedoeleinden, bij voorkeur buiten de werkuren. In dit laatste geval zal SD Worx de Klant tijdig informeren en de impact zoveel mogelijk beperken.
10. Gegevensbescherming: Elke Partij dient, te allen tijde, haar respectieve verplichtingen krachtens elke toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en de clausules inzake gegevensbescherming opgenomen in dit Artikel na te leven in verband met alle persoonsgegevens die krachtens deze Overeenkomst worden verwerkt.
10.1 Draagwijdte en doelstelling: In verband met en met tot doel de diensten conform de Overeenkomst uit te voeren geeft de Klant SD Worx de opdracht om dergelijke persoonsgegevens in zijn naam te verwerken in overeenstemming met de bepalingen van deze Overeenkomst. De persoonsgegevens zullen verwerkt worden met als doel de diensten onder de Overeenkomst te kunnen leveren, met inbegrip van volgende doelen: a) Personeelsadministratie; b) Beheer van loon/salaris en van overige arbeidsvoorwaarden; c) Voldoen aan sociale en fiscale wetten; d) Beheer van competenties en opleidingen; e) Xxxxxx van persoonlijke ontwikkeling en evaluatie van medewerkers; f) Plannen, verdelen en indelen van werk en arbeidsplaatsen; g) Specifiek wetenschappelijk, historisch of statistisch onderzoek per instructie van de Klant; h) Het verlenen van toegang tot informatiesystemen of gebouwen; i) Specifieke verbetering of aanpassing van de diensten per instructie van de Klant; j) Het naleven van de toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming, vereisten betreffende informatiebeveiliging en service level agreements; k) Claim management met en tussen de Klant, SD Worx, de betrokkene(n) en/of derde Partijen, tevens na de beëindiging van de Overeenkomst voor welke reden dan ook; l) Elke andere categorie van doelen voor de verwerking van persoonsgegevens zoals overeengekomen tussen de Partijen in de betreffende Overeenkomst of elk ander document van de Overeenkomst.Voor alle duidelijkheid zullen persoonsgegevens verwerkt worden na de beëindiging van de Overeenkomst voor de doelstellingen bepaald in (c) en (k).
10.2 Specificatie van de gegevensverwerking: De Partijen leven de toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming na, (A) Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ of ‘GDPR’); (B) samen met andere Wetten die voortvloeien uit deze Verordening, (A en B samen “EU Wetgeving inzake Gegevensbescherming”) en/of (C) alle andere wetten van elk ander land met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens of privacy). Tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen, is SD Worx niet verantwoordelijk voor de naleving van enige wetgeving die van toepassing is op de Klant of de sector van de Klant en die niet geldt voor SD Worx. Voor de uitvoering van de diensten is SD Worx een verwerker die optreedt namens de verantwoordelijke, te weten de Klant. Als verwerker zal SD Worx uitsluitend handelen op instructies van de Klant. De Overeenkomst, is de volledige instructie van de Klant aan SD Worx in verband met de verwerking van persoonsgegevens. Alle aanvullende of alternatieve instructies moeten schriftelijk gegeven worden en door de Partijen worden overeengekomen. Behoudens schriftelijk verzet van de Klant, kan SD Worx, als verwerkingsverantwoordelijke, de werknemersgegevens verwerken voor de verbetering van haar diensten en voor wetenschappelijke, statistische of historische onderzoeksdoeleinden, waarvan de resultaten eventueel beschikbaar zullen gesteld worden. SD Worx garandeert dat de werknemersgegevens in dat geval anoniem verwerkt worden. Als verwerkingsverantwoordelijke blijft SD Worx volledig verantwoordelijk en aansprakelijk voor deze verwerkingsactiviteiten. Ook in het geval van derdenbeslag, loonoverdracht of een rechtmatig bevel van de overheid kunnen de gegevens worden aangewend voor doelstellingen die niet in deze overeenkomst zijn opgenomen. De verwerking van persoonsgegevens betreft persoonsgegevens van huidige en voormalige sollicitanten, werknemers, contractanten, agenten en andere medewerkers van de Klant, evenals derden die door voormelde personen zijn aangewezen als familie of contactpersonen en betreft ondermeer volgende persoonsgegevens: a) Persoonlijke gegevens, zoals naam, geboortedatum, foto, enz; b) Contactgegevens zoals o.a. adres, e-mailadres en telefoonnummer(s); c) Burgerlijke staat en informatie over verwanten; d) Betalingsgegevens inclusief rekeningnummer (IBAN); e) Werknemersnummer; f) Functie(beschrijving); g) Xxxxxxxx arbeidsovereenkomst, met inbegrip van het brutoloon, vergoedingen en andere arbeidsvoorwaarden; h) Nummer sociale zekerheid (indien vereist voor aangiftes bij de overheid), zoals bvb. Rijksregisternummer (INSZ) in België of Burgerservicenummer (BSN) in Nederland; i) Onkosten; j) Tijdsregistratie en informatie betreffende afwezigheden; k) Kwalificaties, informatie over persoonlijke ontwikkeling en evaluaties, met inbegrip van CV en referenties; l) Gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages; m) Informatie betreffende de persoonlijke ontwikkeling en evaluatie; n) Gegevens ter verificatie om de diensten te kunnen gebruiken zoals gebruikersnaam, pc-naam, IP adres enz.; p) Acties gesteld door de gebruikers bij de Klant tijdens het gebruik van de diensten; p) Elke andere categorie van persoonsgegevens zoals overeengekomen tussen de Partijen in de betreffende Overeenkomst, of elk ander document van de Overeenkomst. SD Worx zal verzoeken van betrokkenen, kennisgevingen van gegevenslekken, audit-, onderzoeks- en andere verzoeken rechtstreeks melden aan de Klant of rechtstreeks aan de relevante verwerkingsverantwoordelijke. De Klant zal vervolgens dergelijke aanvragen of meldingen intern doorgeven aan de relevante verwerkingsverantwoordelijke.
10.3 Rechten van betrokkenen : Rekening houdend met de aard van de verwerking, en enkel in zoverre de Klant de relevante informatie of middelen niet tot zijn beschikking heeft, zal SD Worx de Klant door middel van passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover mogelijk, bijstand verlenen bij het vervullen van diens plicht om verzoeken om uitoefening van de in hoofdstuk III van de GDPR vastgestelde rechten van de betrokkene te beantwoorden.
10.4 Bekendmaking: SD Worx zal geen persoonsgegevens overdragen aan een derde Partij, tenzij (1) indien de Klant hiervoor de instructies geeft,
(2) zoals beschreven in de Overeenkomst of (3) indien vereist voor de verwerking van persoonsgegevens door goedgekeurde subverwerkers Overeenkomstig Artikel 10.6 of (4) indien dit vereist is bij wet. Indien de Klant SD Worx de instructie geeft om persoonsgegevens over te dragen aan een derde stakeholder, dan is en blijft het de verantwoordelijkheid van de Klant om met die derde stakeholder schriftelijke Overeenkomsten af te sluiten ter bescherming van deze persoonsgegevens, en zal de Klant SD Worx schadeloos stellen voor, verdedigen en vrijwaren tegen enige en alle verliezen die ontstaan uit een dergelijke overdracht van SD Worx aan de derde stakeholder, tenzij en voor zover deze verliezen toe te schrijven zijn aan bewezen tekortkomingen van SD Worx. SD Worx verklaart en garandeert dat het personeel dat bevoegd is om persoonsgegevens te verwerken zich er toe verbonden heeft om de vertrouwelijkheid te verzekeren of statutair verplicht is tot geheimhouding.
10.5 Verwijdering en teruggave van persoonsgegevens : Bij beëindiging van de Overeenkomst zal SD Worx alle persoonsgegevens op zijn systemen (behoudens enige back-ups voor hersteldoeleinden die niet langer dan zes (6) maanden worden bewaard) verwijderen of anonimiseren na het verstrijken van alle relevante wet- en regelgevende vereisten inzake het bijhouden van gegevens. Indien SD Worx vereist is om gegevens te bewaren die gebruikt worden om de juiste gegevensverwerking te controleren in overeenstemming met de opdracht of gegevens die moeten voldoen aan de relevante wet- en regelgevende vereisten inzake het bijhouden van gegevens, is SD Worx bevoegd om deze gegevens te bewaren in overeenstemming met de respectieve bewaartermijnen na de beëindiging of het verstrijken van de Overeenkomst en zal SD Worx deze gegevens op
een veilige manier bijhouden na afloop van de vereisten inzake het bijhouden van gegevens. Op schriftelijk verzoek van de Klant niet later dan dertig
(30) kalenderdagen voor de laatste effectieve dag van de Overeenkomst, zal SD Worx aan de Klant een kopie bezorgen van de actieve persoonsgegevens op zijn systemen op de laatste effectieve dag van de Overeenkomst. Indien de Klant deze persoonsgegevens wil ontvangen in een ander formaat dan beschikbaar op SD Worx’ systemen, is artikel 10.13 van deze Overeenkomst van toepassing.