Provincieraadsbesluit
directie Cultuur
dienst Kunsten & Cultuurspreiding
dossiernummer:
1506287
Provincieraadsbesluit
betreft Openbare bibliotheken - Streekgericht bibliotheekbeleid Verlenging overeenkomst organisatie Cinébib-project rond regionaal collectiebeleid voor Oost-Vlaamse openbare bibliotheken, in samenwerking met de Provincie West- Vlaanderen (geraamd maximum bedrag 49600 EUR)
verslaggever Xxxxx Xxxxx
1. Feitelijke en juridische gronden
de Wet van 15 juni 2006 overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
de Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
het Koninklijk Besluit van 15 juni 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren.
het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken.
Decreet van 6 juli 2012 betreffende het lokaal cultuurbeleid
2. Motivering
Het provinciebestuur wil het project Cinébib, een project rond regionaal collectiebeleid, in samenwerking met de Provincie West-Vlaanderen, verder zetten.
Het project Cinébib kadert in volgende beleidsdoelstelling bij het beleidsdomein Cultuur : Performante en innovatieve systemen voor het beheer en de ontsluiting van digitaal relevante data verder uitbouwen met het oog op duurzame toegankelijkheid (2016140048), met als actieplan : Expertise ontwikkelen in technologische vernieuwing, die toepassen en stimuleren (2016140072) en met als actie : Het Cinébib-project, rond regionale filmcollecties, ter beschikking stellen van Oost-Vlaamse openbare bibliotheken (2016141160).
2622562800
3. Besluit Met 65 ja stemmen Artikel 1 :
De Provincieraad keurt het ontwerp van overeenkomst met betrekking tot de "Overheidsopdracht voor aanneming van diensten met betrekking tot de verlenging van het Cinébib-project in opdracht van de Provincie Oost- Vlaanderen" goed.
Artikel 2 :
Deze overeenkomst luidt als volgt :
Tussen:
de Provincie Oost-Vlaanderen, met zetel in het Provinciehuis, Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxx, handelend in uitvoering van de beslissing van de Provincieraad van 16 december 2015.en vertegenwoordigd door de Deputatie, voor wie optreden de xxxx Xxxxx Xxxxx, gedeputeerde voor archiefbeleid, cultuur en erfgoed, erediensten en vrijzinnigencentra, middenstand en milieubeleidsplanning, en de xxxx Xxxxxx Xx Xxxx, provinciegriffier, hierna genoemd “de provincie”
en
de vzw MOOOV, met zetel te Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx, voor wie optreedt de xxxx Xxxxxxx Xx Xxxx, voorzitter, hierna genoemd “de vzw”
wordt overeengekomen wat volgt:
Artikel 1 – Inhoudelijk kader
Deze overeenkomst kadert binnen het groter geheel van het project “CinéBib”. Dit project loopt reeds 7 jaar als samenwerking tussen de Provincie West- Vlaanderen en de vzw MOOOV (voorheen vzw Cinema Novo) en reeds 5 jaar als samenwerking tussen de Provincie Oost-Vlaanderen en de vzw MOOOV (voorheen vzw Cinema Novo).
Doel van dit project is de beeldcultuur te promoten in de openbare bibliotheken en aandacht te hebben voor de globalisering van de samenleving. De openbare bibliotheken kunnen immers een corrigerende en verrijkende rol spelen op het vlak van de “andere film” door wereldcinema, kwalitatieve auteursfilms en documentaires aan te bieden aan een breed publiek. Een openbare bibliotheek is een bibliotheek in de zin van artikel 2, 4° van het Decreet van 6 juli 2012 betreffende het Lokaal Cultuurbeleid.
Voor de openbare bibliotheken is het niet evident om het aanbod van deze “andere films” te volgen en daaruit een kwaliteitsvolle selectie te maken. De
expertise en specialisatie in deze materie moet dus worden gezocht bij derden. De vzw Cinema Novo bezat de nodige expertise en specialisatie ter zake en werkte mee aan het CinéBib-project ter ondersteuning van de uitbouw van de filmcollecties van de openbare bibliotheken. De vzw Cinema Novo was de enige organisatie in Vlaanderen die een dergelijk uitgebreid dienstenpakket en specifiek product aanbood.
In 2011 werd het CinéBib-project door de vzw Cinema Novo, in opdracht van de Provincie Oost-Vlaanderen en in overleg met de Provincie West- Vlaanderen, uitgebreid naar de openbare bibliotheken in de provincie Oost- Vlaanderen. Bij Provincieraadsbesluit van 28 januari 2015 werd dit project verlengd tot en met 31 december 2015, waardoor het CinéBib-project reeds toe is aan zijn vijfde projectjaar in de provincie Oost-Vlaanderen.
Met deze overeenkomst wil de Provincie Oost-Vlaanderen het CinéBib-project verlengen vanaf 1 januari 2016. Aangezien de vzw MOOOV de enige organisatie in Vlaanderen is die een dergelijk uitgebreid dienstenpakket en specifiek product aanbiedt, wordt de uitvoering van dit project in 0000 xx xx xxxxxxxxx Xxxx-Xxxxxxxxxx dan ook toevertrouwd aan deze vzw, en dit door middel van deze overeenkomst.
Artikel 2 – Xxxxxxxxx xxxxx
Deze overeenkomst is de juridische concretisering van een overheidsopdracht voor aanneming van diensten die kan worden afgesloten na een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Op basis van artikel 26, §1, 1°, f) van de Wet van 15 juni 2006 overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten vertrouwt de provincie de overheidsopdracht om technische redenen toe aan de vzw.
Op deze overeenkomst is verder de volgende wetgeving en reglementering van toepassing:
• de Wet van 15 juni 2006 overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
• de Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
• het Koninklijk Besluit van 15 juni 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren.
• het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken.
Artikel 3 – Aanbestedende overheid – bijkomende informatie – leidend ambtenaar
De aanbestedende overheid is de Provincie Oost-Vlaanderen.
De leidend ambtenaar in de zin van artikel 11 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken is xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx, directeur van de directie Cultuur van de Provincie Oost- Vlaanderen, of haar vervanger. Zij is aangesteld als gemachtigde van de provincie voor alle handelingen die betrekking hebben op de leiding van en het toezicht op de uitvoering van deze overheidsopdracht, met uitzondering van de beslissingen die tot de decretale of reglementaire bevoegdheid van de Provincieraad of de Deputatie van de provincie behoren, dit naar gelang van het geval.
Artikel 4 – Projectfasering en inhoudelijke opdrachten
4.1. DVD-WISSELCOLLECTIES MET PRESENTATIE- EN PROMOTIEMATERIAAL
Tijdens de uitleenrondes aan de deelnemende bibliotheken, hierna “bibliotheken” genoemd, zullen 55 bibliotheken de keuze hebben uit 22 reeds bestaande dvd-wisselcollecties (elke collectie bevat 20 filmtitels, waarvan er telkens 5 exemplaren voorradig zijn).
Om de 6 maanden komt er een nieuwe dvd-wisselcollectie bij, waardoor het aanbod steeds verruimt. Op het einde van deze overeenkomst zal het aanbod bestaan uit 24 dvd-wisselcollecties van telkens 20 filmtitels, waarvan er telkens 5 exemplaren voorradig zijn.
Een dvd-wisselcollectie wordt begeleid door een gratis folder waarin alle films vermeld staan met een korte beschrijving. Artikels over de geselecteerde films, regisseurs,… zijn online raadpleegbaar op de website van het project zoals omschreven in artikel 4.3.1. Voor deze artikels wordt een beroep gedaan op mensen uit de film- en journalistieke sector.
Deze materialen worden gepresenteerd in een in het oog springende display op een centrale plaats in de bibliotheek. De dvd-wisselcollecties kunnen voor 3 maanden worden ontleend. Een dvd uit deze wisselcollecties is gratis en voor 1 week ontleenbaar door de bibliotheekbezoeker.
4.2. COMMUNICATIE EN PROMOTIE
4.2.1. COMMUNICATIEPLAN
Het communicatieplan van het projectjaar 2014 zal fungeren als uitgangspunt bij de verdere uitbouw van het communicatie- en promotieluik van het CinéBib- project.
De drie grote pijlers van de toekomstige communicatie van het CinéBib-project zijn:
- het fysieke aanbod zoals dvd’s, displays, affiches, folders,…;
- promotie en zichtbaarheid via de vzw;
- metaprojecten die voorzien in communicatie op maat van het publiek: mobiele cinema zoals omschreven in artikel 4.2.3 en het CinéBib-event zoals omschreven in artikel 4.2.4.
4.2.2. LOGO CINEBIB
In 2015 werd het oude logo van het CinéBib-project, verwijzend naar de ontbonden vzw Cinema Novo, vervangen door een nieuw CinéBib-logo, verwijzend naar de vzw MOOOV waarvan het CinéBib-project deel uitmaakt.
Dit logo wordt in het projectjaar 2016 verder uitgedragen en wordt zo tot een eenvoudige en krachtige richtlijn in het dvd-aanbod van de deelnemende bibliotheken. Bibliotheken krijgen xxxxxxxx met dit logo opgestuurd om het wereldfilmaanbod te labelen en zo in het oog te laten springen.
4.2.2. MOBIELE CINEMA
Met mobiele cinema biedt de vzw bibliotheken de kans om een eigen, gratis cinemavertoning te organiseren en zo ook op audiovisueel gebied hun gemeenschapsvormende rol op te nemen.
De vzw biedt deze cinemavoorstelling aan onder de volgende formule: een externe projectionist komt alle materiaal opbouwen, blijft aanwezig tijdens de voorstelling en verwijdert alle materiaal na de voorstelling. Het materiaal omvat: een projectiescherm, een projector, een geluidsinstallatie (versterker en luidsprekers) en een dvd-speler.
Deze cinemavertoning is volledig gratis voor de bibliotheek. De bibliotheek moet deze cinemavertoning ook gratis aanbieden aan haar publiek. De vzw helpt met de filmkeuze, regelt de film- en auteursrechten en bezorgt de film tijdig in de bibliotheek. De vzw stuurt drie weken voor de cinemavertoning 5 affiches op om promotie te maken in en rond de bibliotheek.
4.2.3. CINEBIB-EVENT
Om het CinéBib-project meer bekendheid te geven buiten de bibliotheken, om de bibliotheken extra in de kijker te zetten en om de collecties van de bibliotheken te verrijken met verhalen, ervaringen en ontmoetingen organiseert de vzw in 2016 opnieuw drie CinéBib-events, naar analogie met het succes van de events in het projectjaar 2015.
Naar analogie met de reeds georganiseerde CinéBib-events in de provincies West- en Oost-Vlaanderen zullen deze CinéBib-events worden georganiseerd in samenwerking met 1 of meerdere bibliotheken of met een samenwerkingsverband van bibliotheken in de zin van het Reglement van 21 januari 2009 met betrekking tot ondersteuning van de samenwerking tussen Oost-Vlaamse gemeenten in functie van het openbaar bibliotheeknetwerk en in het kader van het streekgericht bibliotheekbeleid in Oost-Vlaanderen.
Deze CinéBib-events worden achteraf geëvalueerd en kunnen zo in de toekomst als model dienen voor geïnteresseerde bibliotheken.
4.3. DIGITAAL LUIK
4.3.1. WEBSITE
In het vorige projectjaar 2015 kreeg het CinéBib-project een nieuwe webstek op het adres xxxxx.xx/xxxxxxx/. Zo werd de algemene website van de vzw tegelijkertijd ook de uitvalsbasis voor het project in de provincie Oost- Vlaanderen. Dit zorgt dat de vzw alle bibliotheekmedewerkers en bibliotheekbezoekers nog beter kan informeren over haar aanbod.
Alle deelnemende bibliotheken van de provincie Oost-Vlaanderen kregen een of meerdere logins en paswoorden om zich aan te melden op het gesloten gedeelte van de website.
Nadat de personeelsleden van de bibliotheken hebben ingelogd met hun persoonlijke login en paswoord kunnen ze op de website xxx.xxxxx.xx/xxxxxxx de volgende zaken raadplegen: informatie over de Cinébib-events, over de mobiele cinema, e-learningartikels geschreven door filmprofessionals, duiding bij film, het MOOOV-filmarchief, de dvd- wisselcollecties, maandelijks collectieadvies, etc.
In het projectjaar 2016 breiden we het CinéBib-gedeelte van de website uit met de nieuwe wisselcollecties, inspiratielijsten rond bepaalde thema’s, minstens 12 nieuwe e-learning-artikels en heel wat ad hoc content.
4.3.2. NIEUWSBRIEF
De vzw stuurt maandelijks een nieuwsbrief naar alle deelnemende bibliotheken in de provincie Oost-Vlaanderen. In deze nieuwsbrief worden een aantal vaste rubrieken opgenomen:
- nieuwsberichten die interessant zijn voor de bibliotheeksector;
- 5 aankooptips die de bibliotheek snel en regelmatig informeren over interessante releases van kwalitatieve wereldfilms. Op de website worden deze aankooptips gebundeld in een overzichtslijst, met daarin verder alle aangeraden films die niet in de nieuwsbrief werden opgenomen;
- een online e-learning-traject waarbij de vzw gedurende het hele jaar duiding aanbiedt over film via de website. Hiervoor werkt de vzw samen met journalisten als Xxx Xx Xxxx (Filmmagie) en Xxxxxx Xxxxxx (Focus Knack).
4.4. DVD-ARCHIEF
Een uitgebreid dvd-archief is online (via de website xxx.xxxxx.xx/xxxxxxx) consulteerbaar door de bibliotheken, maar is ook onontbeerlijk om te oordelen of een film in de dvd-wisselcollecties wordt opgenomen. Het bestaan van dit archief wordt aangeprezen bij de bibliotheken aan de hand van duidelijke communicatie.
4.5. LOGO VAN DE PROVINCIE OOST-VLAANDEREN
De vzw verbindt zich ertoe om de samenwerking met en/of het logo van de Provincie Oost-Vlaanderen op herkenbare wijze te vermelden en/of aan te brengen bij alle communicatie die in de provincie Oost-Vlaanderen wordt gevoerd met betrekking tot het CinéBib-project.
4.6. TOEKOMSTVISIE
4.6.1. Indien het CinéBib-project zou worden verlengd op basis van artikel 6, 1ste lid, dan zal een nieuwe overeenkomst worden afgesloten tussen de Provincie Oost-Vlaanderen enerzijds en de vzw MOOOV of haar eventuele rechtsopvolger anderzijds.
4.6.2. In voorkomend geval zal, op basis van de evaluatie door de Stuurgroep zoals omschreven in artikel 5.2., het CinéBib-project worden bijgestuurd waar nodig. In functie hiervan zal ook prospectie worden gedaan naar toekomstmogelijkheden voor het CinéBib-project.
Artikel 5 – Projectvoorwaarden en ondersteunende opdrachten
5.1. Voor de realisatie van het CinéBib-project zet de vzw een halftijds personeelslid in. Deze persoon zal instaan voor de volledige uitvoering van het project zoals omschreven in artikel 4. Dit personeelslid ontvangt een loon volgens de barema’s van de andere personeelsleden van de vzw.
5.2. De opvolging van het project gebeurt door een Stuurgroep, die bestaat uit de volgende personen:
- vertegenwoordigers van de bibliotheken in de provincies Oost- en West- Vlaanderen;
- personeelsleden van de dienst Kunsten en Cultuurspreiding van de Provincie Oost-Vlaanderen;
- een personeelslid van het West-Vlaams Informatienetwerk van Openbare Bibliotheken (WINOB);
- een vertegenwoordiger van de vzw;
Het in artikel 5.1. omschreven personeelslid zal op vraag van de provincie aanwezig zijn op de vergaderingen van de Stuurgroep om een rechtstreekse terugkoppeling te hebben over de ervaringen en evoluties in het project.
5.3. De vzw stelt kantoorruimte ter beschikking.
5.4. Op vraag van de Provincie West-Vlaanderen of op vraag van de dienst Kunsten en Cultuurspreiding van de Provincie Oost-Vlaanderen vertegenwoordigt het in artikel 5.1. omschreven personeelslid het CinéBib- project op symposia en studiedagen.
5.5. Dit personeelslid kan vormingsmomenten bijwonen om zich verder te specialiseren in het managen van het CinéBib-project.
Artikel 6 – Duur van de overeenkomst
Deze overeenkomst loopt van 1 januari 2016 tot en met 31 december 2016. Tenzij anders schriftelijk overeengekomen gedurende deze periode wordt deze overeenkomst op 31 december 2016 van rechtswege beëindigd.
Beide partijen kunnen deze overeenkomst eenzijdig opzeggen bij aangetekende brief en mits naleving van een opzegtermijn van 1 maand. Deze termijn neemt, behoudens tegenbewijs, een aanvang op de 3de werkdag die volgt op de dag van de verzending van deze brief en deze dag is inbegrepen in de termijn. De datum van de poststempel geldt als bewijs van de datum van verzending.
Artikel 7 – Planning van het CinéBib-project
Fase 1: januari – maart 2016:
- collectiewissel maart
- aanbieden nieuwsbrieven
- aanbieden aanraders en nieuw-op-dvd-lijst
- opvolgen website
- informatieve actie naar bibliotheken over het jaaraanbod
- communiceren en vastleggen reservaties wisselcollecties
- inhoudelijke en logistieke voorbereiding nieuwe dvd-wisselcollectie
- voorbereiden CinéBib-events
- aanbieden mobiele cinema
- tussenrapport 1 met tijdsbesteding en ondernomen acties
Fase 2: april – juni 2016:
- collectiewissel juni
- aanbieden nieuwsbrieven
- aanbieden aanraders en nieuw-op-dvd-lijst
- inhoudelijke en logistieke voorbereiding nieuwe dvd-wisselcollectie
- aanbieden nieuwe dvd-wisselcollectie (wereldcinema 9)
- voorbereiden CinéBib-events
- aanbieden mobiele cinema
- tussenrapport 2 met tijdsbesteding en ondernomen acties
Fase 3: juli – september 2016:
- collectiewissel september
- aanbieden nieuwsbrieven
- aanbieden aanraders en nieuw-op-dvd-lijst
- inhoudelijke en logistieke voorbereiding nieuwe dvd-wisselcollectie
- uitvoeren CinéBib-events
- aanbieden mobiele cinema
- tussenrapport 3 met tijdsbesteding en ondernomen acties
Fase 4: oktober – december 2016:
- collectiewissel december
- aanbieden nieuwsbrieven
- aanbieden nieuwe dvd-wisselcollectie (wereldcinema 10)
- evaluatie CinéBib-events
- aanbieden aanraders en nieuw-op-dvdlijst
- aanbieden mobiele cinema
- werkingsverslag over het volledige CinéBib-project ten behoeve van de provincie, met minimaal de volgende rubrieken:
▪ in hoeverre werden de dvd-wisselcollecties gebruikt?
▪ tevredenheid van de deelnemende bibliotheken
▪ mogelijke bijsturingen
▪ evaluatie van de uitvoering van het communicatieplan
▪ oplijsting van defecte materialen/materialen uit gebruik
▪ planning bij een eventuele verlenging van het CinéBib-project
- eindafrekening en financieel verslag
Artikel 8 – Projectkosten
Om het CinéBib-project te kunnen uitvoeren betaalt de provincie aan de vzw een geraamd maximumbedrag van 49.600 EUR. De kosten verbonden aan dit project worden als volgt geraamd:
1. eenmalige overheadkosten: | € 1.500 |
- aankoop bureaumateriaal | € 1.000 |
- studiedagen/symposia/filmfestivals | € 500 |
2. doorlopende kosten: | € 25.500 |
- loon en aanverwante kosten halftijds personeelslid (sociaal secretariaat, verzekeringen, maaltijdcheques,…) | 25.000 |
- verplaatsingskosten en communicatiekosten | € 500 |
3. aankoop dvd’s | € 4.500 |
- 2 nieuwe dvd-wisselcollecties | € 4.000 |
- dvd-archief | € 500 |
4. grafisch werk en druk | € 2.700 |
- grafisch ontwerp | € 600 |
- druk | € 700 |
- honoraria auteurs | € 900 |
- stickers | € 500 |
5. verzendingskosten en verpakkingsmateriaal | € 3.500 |
- verzendingskosten | € 3.000 |
- verpakkingsmateriaal | € 500 |
6. communicatie en promotie | € 10.400 |
- gelamineerde kopietjes | € 000 |
- XxxxXxx-xxxxxx | € 7.000 |
- mobiele cinema | € 3.000 |
7. digitaal luik | € 1.500 |
- overzet xxxxx.xx | € 500 |
- jaarlijkse kost | € 1.000 |
Maximumbedrag project: | € 49.600 |
Op deze bedragen is geen btw verschuldigd. |
De provincie heeft het recht om uitgaven die deze verschillende posten overschrijden te weigeren ten belope van het surplus. In voorkomend geval is dit surplus ten laste van de vzw.
Artikel 9 – Modaliteiten van betaling
Voor de eerste twee kwartalen zal de vergoeding voor alle projectkosten, behalve het loon van het in artikel 5.1 omschreven personeelslid, op driemaandelijkse basis worden betaald op de rekening van de vzw. De vzw dient hiertoe na ieder kwartaal een tussenrapport zoals omschreven in artikel 7 en een gedagtekende, genummerde en ondertekende schuldvordering met de nodige verantwoordingsstukken in bij de provincie. Na de goedkeuring van elk tussenrapport door de leidend ambtenaar betaalt de Provincie een vierde van het geraamde maximumbedrag zoals opgenomen in artikel 8.
Het loon van het in artikel 5.1. omschreven personeelslid zal maandelijks worden betaald op de rekening van de vzw na de ontvangst van een gedagtekende, genummerde en ondertekende schuldvordering. Aangezien de vzw dit halftijds personeelslid betaalt, staat dit personeelslid onder het directe gezag van de vzw als werkgever.
De gedagtekende, genummerde en ondertekende schuldvorderingen worden in tweevoud gestuurd naar:
Provincie Oost-Vlaanderen dienst Boekhouding Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx 0
0000 Xxxx
Op deze schuldvorderingen wordt volgende ondertekende formule aangebracht: "Echt en waarachtig verklaard voor de som van ...". De betalingstermijn bedraagt 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag van de ontvangst van de schuldvordering.
Na het laatste kwartaal moet de vzw opnieuw een gedagtekende, genummerde en ondertekende schuldvordering indienen, waarbij een overzicht wordt geboden van alle projectkosten, met het nog ontbrekende bedrag na aftrek van de eerder betaalde schuldvorderingen. Op basis hiervan en op basis van het werkingsverslag over het volledige CinéBib-project dat begin januari 2017 zal worden ingediend zal, na goedkeuring door de leidend ambtenaar, het nog ontbrekende bedrag worden uitbetaald.
Alle betalingen gebeuren op de bankrekening (IBAN: XX00 0000 0000 0000/BIC-code: XXXXXXXX) van de vzw MOOOV, Xxxxxxxxxxxxx 00 xx 0000 Xxxxxxxx. Het ondernemingsnummer van de vzw MOOOV is 0451 829 265.
Artikel 10 – Borgtocht
De borgtocht dient als onderpand voor het nakomen van de verbintenissen van de vzw die voortvloeien uit deze overeenkomst. Hij wordt bepaald op 5% van het geraamd maximumbedrag van het CinéBib-project, afgerond 2.480 EUR.
Het bewijs van borgtochtstelling moet worden gezonden naar het adres dat zal worden vermeld in de kennisgeving van de gunning van deze overheidsopdracht.
De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven op het einde van deze overheidsopdracht, na opmaak van het proces-verbaal van oplevering, dit op uitdrukkelijke vraag van de vzw.
De oplevering gebeurt op het einde van deze overheidsopdracht. De oplevering gebeurt door middel van een proces-verbaal van oplevering. Namens de provincie is de leidend ambtenaar gerechtigd dit proces-verbaal te ondertekenen.
Artikel 11 – Gegevens – briefwisseling – adressen
11.1. De briefwisseling aan de Provincie wordt gestuurd naar volgend adres:
Provincie Oost-Vlaanderen
dienst Kunsten en Cultuurspreiding Streekgericht Bibliotheekbeleid
t.a.v. Xxxxxxx Xxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx 0 0000 Xxxx
11.2. Alle schuldvorderingen en verantwoordingsstukken worden gestuurd naar volgend adres:
Provincie Oost-Vlaanderen dienst Boekhouding Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx 0
0000 Xxxx
11.3. De briefwisseling aan de vzw wordt gestuurd naar volgend adres: vzw MOOOV
Xxxxxxxxxxxxx 00
0000 Xxxxxxxx
Artikel 12 – Eigendomsrechten
12.1. De dvd-wisselcollecties die door de vzw worden aangekocht om het CinéBib-project te realiseren zijn eigendom van de Provincie Oost-Vlaanderen, maar worden door de provincie in permanente bruikleen gegeven aan de vzw om deze, tot uitgebruikneming, ter beschikking te kunnen stellen van de bibliotheken.
12.2. De Provincie Oost-Vlaanderen is de auteursrechthebbende van de materiële resultaten van de door de vzw geleverde diensten. Deze overdracht van auteursrechten van de vzw naar de Provincie is kosteloos en geldt voor 50 jaar, voor de gehele wereld. De vzw moet dit duidelijk communiceren in haar relaties met derden en opnemen in haar overeenkomsten met derden.
Artikel 13 – Aansprakelijkheid van de vzw – onderaanneming
De vzw is aansprakelijk voor de fouten en gebreken die in de geleverde diensten voorkomen. Zij vrijwaart de Xxxxxxxxx bovendien voor elke schadevergoeding die deze laatste aan derden verschuldigd zou zijn op grond van een fout van de vzw.
Onderaanneming is toegestaan. Het feit dat de vzw al haar verbintenissen of een gedeelte ervan aan onderaannemers toevertrouwt, ontslaat haar evenwel niet van haar aansprakelijkheid ten opzichte van de Provincie. Deze laatste wijst iedere juridische band met deze onderaannemers uitdrukkelijk af.
Artikel 14 – Slotbepalingen
Deze overeenkomst komt in de plaats van eerder gemaakte mondelinge en schriftelijke afspraken en overeenkomsten.
Onverminderd artikel 2 is op deze overeenkomst uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.
In geval van geschil zijn uitsluitend de rechtbanken te Gent, afdeling Gent bevoegd.
Artikel 3 :
De Provincieraad machtigt de Deputatie, voor wie optreden de bevoegde gedeputeerde en de provinciegriffier, tot het ondertekenen van deze overeenkomst namens de Provincie Oost-Vlaanderen.
Gent, 16 december 2015 namens de Provincieraad:
de provinciegriffier, de voorzitter,
Xxxxxx Xx Xxxx Xxxxx Xx Xxxxxx