Functie-informatie

Functiebeschrijving (bestuurs-)Secretaresse

Functie-informatie

Functienaam : Secretaresse

Salarisschaal : 6

Indelingsniveau : IIIb

Werkterrein : Bedrijfsvoering -> bestuur

Activiteiten : Coördinatie van activiteiten en processen. Kenmerkscores 32222 32222 22 32

Somscore 31

Context

Promes is een stichting die scholen bestuurt en verbindt in de gemeenten Meppel en Staphorst. Naast regulier basisonderwijs biedt Xxxxxx ook eerste opvangonderwijs, speciaal basisonderwijs en speciaal voortgezet onderwijs aan.

Het bestuur van de stichting ligt bij het College van Bestuur (CvB). De Raad van Toezicht (RvT) oefent het intern toezicht uit. Het CvB en de directeuren van de scholen worden ondersteund door een stafbureau dat onder leiding staat van het CvB. De werkzaamheden worden uitgeoefend op dit stafbureau.

De secretaresse richt zich op de organisatorische en administratieve ondersteuning van het CvB in relatie tot de CvB vergaderingen, de verantwoordelijkheden van het CvB binnen het stafbureau, de contacten met de schooldirecteuren en het overleg met hen (directieberaad). Daarnaast is de ondersteuning gericht op het CvB in relatie tot de RvT, GMR en eventuele externe overleggen buiten de Stichting. Zij verzorgt de notulering, uitwerking van actiepunten en de administratieve afhandeling van deze bijeenkomsten, en tevens van het besturenoverleg Passend Onderwijs en de toewijzings- commissie Passend Onderwijs. De secretaresse beheert het archief van de staf en het CvB en stelt managementinformatie samen. Heeft een organisatorische administratieve taak bij het verzorgen van de communicatie uitingen van de Stichting, neemt deel aan werkgroepen voor bijzondere initiatieven van de Stichting. De werkzaamheden worden uitgevoerd op het bestuurskantoor van de Stichting. De secretaresse wordt aangestuurd door het College van Bestuur.

Werkzaamheden

1. Verleent secretariële en administratieve ondersteuning, door:

• het bemannen van de balie/ het informatiepunt, is het eerste aanspreekpunt voor het stafbureau, beantwoordt algemene vragen per telefoon, mail en post;

• het ontvangen van bezoekers;

• het organiseren en faciliteren van vergaderingen, vergaderruimtes en reserveringen;

• het behandelen van inkomende en uitgaande post en correspondentie voor de Raadvan Toezicht en het College van Bestuur, het signaleren van urgente (post)stukken enhet bijvoegen van voor de afhandeling benodigde stukken;

• het zelfstandig behandelen van correspondentie binnen de gegeven kaders;

• het actief verzamelen van de benodigde gegevens voor het opstellen van brieven, nota’s en overzichten;

• het aannemen/ doorverbinden van telefoongesprekken, het verstrekken van eventuele informatie aan de hand van beschikbare gegevens;

• het voeren van agenda- en mailbeheer en het - in overleg - maken van afspraken (waaronder het plannen van schoolbezoeken en andere activiteiten voor het Collegevan Bestuur) rekening houdend met het belang/ vertrouwelijkheid ervan;

• het administratief/ organisatorisch voorbereiden van vergaderingen (RvT/GMR/ CvB/directieberaad e.d.) het completeren van de vergaderstukken;

• het notuleren en uitwerken van de notulen van vergaderingen en het bewaken van de voortgang en de afhandeling van de daarin gemaakte afspraken en genomen besluiten;

• het uitwerken van aangeleverde concepten en teksten m.b.v. binnen het bestuurskantoor gehanteerde computerprogramma’s en het controleren van lay-outen taalgebruik;

• het aanleggen en actueel houden van het archief (vergaderstukken) en dossiers met vertrouwelijke informatie;

• het onderhouden van (telefonische) contacten met medewerkers binnen de organisatieen

met externe instanties over algemeen inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen.

2. Verricht operationele werkzaamheden in de bedrijfsvoering, door:

• het uitvoeren van ondersteunende werkzaamheden m.b.t. de planning en controle van administratieve bedrijfsprocessen, de bewaking van de workflow en de voortgang van de stukkenstroom;

• het signaleren van ontwikkelingen die een goede voortgang van de behandeling vanstukken belemmeren, het opruimen van belemmeringen, het doen van voorstellen;

• het afhandelen van aanvragen, formulieren en overzichten, het completeren van dossiers, en het doen van meldingen binnen het kader van de te verrichten werkzaamheden;

• het opstellen van overeenkomsten en het vastleggen van afspraken (facilitaire middelen);

• het administratief verwerken van wijzigingen in afspraken of contracten;

• verwerken van mutaties in de salaris-en personeelsdossiers;

• beheren van de invalpool en verwerking van de aanvragen;

• het inkopen van klein materiaal, kantoorbenodigdheden, en ander huishoudelijke materialen;

• het contact met leveranciers (tuinman, schoonmaak en onderhoud);

• het deelnemen aan de werkgroep Communicatie;

• het ondersteunen van pr-activiteiten door input te leveren voor de website van de stichting.

3. Bevordert de eigen deskundigheid, door:

• het vragen van feedback over het eigen functioneren binnen de door de organisatie gestelde kwaliteitseisen;

• het bijhouden en bestuderen van de voor de functie relevante ontwikkelingen;

• het deelnemen aan her- en bijscholingscursussen en collegiale consultatie aansluitendop het persoonlijk ontwikkelingsplan.

Kader, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

• beslist bij/over: neemt beslissingen bij het opstellen van brieven en teksten, het monitoren van voortgang en het ondernemen van actie daarop, het doen van meldingen,het generen van oplossingen, het aanleggen van dossiers en het verstrekken van informatie.

• Kader: de interne administratieve werkafspraken en procedurele regels en voorschriften,de regels met betrekking tot omgang met vertrouwelijke informatie;

• Verantwoording: legt verantwoording af aan de voorzitter van het College van Bestuurvoor wat betreft de kwaliteit van de verleende secretariële en administratieve ondersteuning en de verrichte operationele werkzaamheden in de bedrijfsvoering;

Kennis en vaardigheden

• vaktechnische kennis van de procedurele en administratieve organisatie;

• theoretische en praktische kennis van de Nederlandse taal en grammatica;

• kennis van bedrijfsvoering processen;

• kennis van het voeren van zakelijke correspondentie;

• vaardig in het werken met gangbare computerprogramma’s, het notuleren van vergaderingen, het uitwerken van de notulen en het naar eigen inzicht concipiëren van brieven;

• vaardig in het toegankelijk maken en bijhouden van archieven en werkdossiers;

• vaardig in het maken van verslagen;

• vaardig in het te woord staan van derden voor het maken en afhouden van afspraken;

• vaardig in communicatieve en representatieve activiteiten.

Contacten

• met de portefeuillehouder in het CvB over uit te voeren werkzaamheden om informatieuit te wisselen, te overleggen en afspraken te maken;

• met directeuren en andere medewerkers van scholen over praktische zaken om informatieuit te wisselen en gegevens te verzamelen;

• met derden over het maken van agenda en of contract afspraken;

• met derden over de secretariële en administratieve voortgang en afhandeling van zaken;

• met derden om informatie uit te wisselen.