OVEREENKOMST TOT MEDEDELING VAN GEGEVENS tussen
OVEREENKOMST TOT MEDEDELING VAN GEGEVENS
tussen
Vlaamse Vervoersmaatschappij De Lijn (ondernemingsnummer 0242.069.537) en
de Kruispuntbank van de Voertuigen (KBV)
1. XXXXX EN VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST
Deze overeenkomst bepaalt de regels voor de mededeling van gegevens uit het bestand van de Dienst voor Inschrijvingen van Voertuigen (DIV) aan VVM De Lijn op grond van de machtiging nr. 06/2015 van het Sectoraal Comité voor de Federale Overheid (SCFO) verleend op 19 maart 2015 door het Kamer Federale Overheid van het Informatieveiligheids-comité (IVC).
2. VERANTWOORDELIJKEN VOOR DE VERWERKING
In de zin van de Algemene Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna genoemd GDPR )
a) Het Directoraat-generaal Xxxxxxxxxx en Verkeersveiligheid (hierna DG WVVV) dat deel uitmaakt van de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer (ondernemingsnummer 0308357852), met zetel in het City Atrium, Vooruitgangstraat 56 te 0000 Xxxxxxx (Xxxx-Xxxxx-xxx-Xxxx) en vertegenwoordigd door Mevrouw Xxxxxxx XXXXX, Directeur-generaal Xxxxxxxxxx en Verkeersveiligheid.
Het DGWVVV handelt als verantwoordelijke voor de verwerking, met name als openbaar bestuur dat gegevens van zijn repertorium van de voertuigen verzamelt en meedeelt.
b) Vlaamse Vervoersmaatschappij De Lijn (ondernemingsnr 0242.069.537), publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap met zetel te Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx, vertegenwoordigd door xxxxxxx Xxx Xxxxxxx, directeur-generaal, handelend namens VVM De Lijn.
VVM De Lijn handelt als verantwoordelijke voor de verwerking, met name als overheidsbedrijf dat gegevens van het DG WVVV ontvangt en verwerkt in de zin van deze overeenkomst.
Het DGWVVV en VVM De Lijn handelen derhalve als verantwoordelijken voor de
1
verwerking, als instellingen die het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bepalen (artikel 4, 7° van de GDPR).
3. VERSTREKKER EN ONTVANGER VAN DE GEGEVENS
De verstrekker van de gegevens is het DGWVVV, beter geïdentificeerd in punt 2.a hiervoor. De ontvanger van de gegevens is VVM De Lijn, beter geïdentificeerd in punt 2.b hiervoor, hierna in die hoedanigheid aangeduid als de “ontvanger”.
4. DOELSTELLING(EN) GOEDGEKEURD DOOR HET SECTORAAL COMITÉ VOOR DE FEDERALE OVERHEID
Onder voorbehoud van de eventueel in de toelating van het SCFO1 vermelde voorwaarden, mag de ontvanger de gegevens van het DGWVVV uitsluitend voor de onderstaande, door het Kamer Federale Overheid van Informatieveiligheids-comité toegestane doeleinden gebruiken:
a) Overtreders aan de hand van de nummerplaat van hun voertuig identificeren, opdat veiligheidsagenten van De Lijn hun opdrachten inzake politie over het wegverkeer kunnen vervullen.
b) Opleggen van administratieve geldboetes.
Ieder ander doeleinde dat niet formeel door het SCFO werd goedgekeurd, wordt niet als legitiem gebruiksdoel beschouwd.
5. MEEGEDEELDE GEGEVENS EN UITVOERINGSMODALITEITEN
Zie in bijlage de machtiging 06/2015, gedateerd van 19 maart 2015, afkomstig van het Kamer Federale Overheid van IVC. De gegevens worden gecommuniceerd via een Web Services.
6. VERWERKING
a) Indien de verwerking wordt toevertrouwd aan een verwerker, bijvoorbeeld een ICT-dienst, moet de verantwoordelijke voor de verwerking, en in voorkomend geval zijn vertegenwoordiger in België:
1° een verwerker kiezen die voldoende waarborgen biedt ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerking;
2° toezien op de naleving van die maatregelen, met name door ze vast te leggen in contractuele bepalingen;
3° de aansprakelijkheid van de verwerker ten aanzien van de verantwoordelijke voor de verwerking vaststellen in de overeenkomst;
4° met de verwerker overeenkomen dat de verwerker slechts handelt in opdracht van de verantwoordelijke voor de verwerking en dat de verwerker is gebonden door dezelfde verplichtingen als die waartoe de verantwoordelijke in toepassing van de bepalingen van punt c hierna is gehouden;
5° in een geschrift of op een elektronische drager de elementen van de overeenkomst met betrekking tot de bescherming van de gegevens en de eisen met betrekking tot de maatregelen bedoeld in de bepalingen van punt c hierna vaststellen.
c) Indien de ontvanger een verwerker kiest, moet daarvoor dus een contract worden opgesteld en moet een kopie daarvan worden overgezonden aan de
1 Sectoraal Comité voor de Federale Overheid.
2
verstrekker ; dit contract maakt een wezenlijk deel uit van deze overeenkomst. De door de ontvanger gekozen verwerker moet de bepalingen van de GDPR op alle punten in acht nemen.
c) Eenieder die handelt onder het gezag van de verantwoordelijke voor de verwerking of van de verwerker alsmede de verwerker zelf, die toegang heeft tot persoonsgegevens, mag deze slechts in opdracht van de verantwoordelijke voor de verwerking verwerken, behoudens op grond van een verplichting door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie.
d) Bij gebrek aan instructies vanwege de verantwoordelijke voor de verwerking of aan een verplichting door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie moet de verwerker afzien van de verwerking van persoonsgegevens en mag hij geen enkel initiatief terzake nemen.
e) Indien de ontvanger ingrijpende wijzigingen aanbrengt in de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerking, zoals andere informatica of een andere verwerker bijvoorbeeld, moet dat worden gemeld aan de verstrekker.
7. EVENTUELE BEPERKINGEN
Op de in de artikelen 15 en 16 van de GDPR bepaalde voorwaarden is de betrokkene bij een verwerking van zijn persoonsgegevens gerechtigd zijn gegevens in te zien en te laten verbeteren.
Op diezelfde voorwaarden is hij eveneens gerechtigd tot verwijdering of tot het verbieden van de aanwending van alle hem betreffende persoonsgegevens die gelet op het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, of waarvan de registratie, de mededeling of de bewaring verboden zijn, of die na verloop van de toegestane duur zijn bewaard.
In de praktijk kan de betrokkene, mits hij zijn identiteit bewijst en op basis van een door hem gedagtekend en ondertekend verzoek, bij de ontvanger (waarvan het adres in punt 2.b van deze overeenkomst wordt vermeld) kosteloos de mededeling van de hem betreffende gegevens verkrijgen, alsook de verbetering van onvolledige, onjuiste of niet ter zake dienende gegevens. Dit verzoek kan ook worden ingediend via ‘Aanvraag indienen – Vragen & Contact – De Lijn’ of via de lijninfo 070 220 200 (€0.30/min)
In die hoedanigheid zal de ontvanger aan de betrokkene de volgende informatie verstrekken tenzij de betrokkene daarvan reeds op de hoogte zou zijn:
a) de volledige gegevens van de administratieve zetel van de ontvanger, en indien nodig, de naam en het adres van haar vertegenwoordiger;
b) de doeleinden van de verwerking;
c) het bestaan van een recht om zich op verzoek en kosteloos tegen de voorgenomen verwerking van hem betreffende persoonsgegevens te verzetten, indien de verwerking verricht wordt met het oog op direct marketing; in dit geval dient de betrokkene in kennis te worden gesteld vooraleer de persoonsgegevens voor de eerste keer aan een derde worden verstrekt of voor rekening van derden worden gebruikt voor direct marketing;
d) andere bijkomende informatie, met name:
- de betrokken gegevenscategorieën;
- de ontvangers of de categorieën ontvangers;
- het bestaan van een recht op toegang en op verbetering van de
3
persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, behalve indien die verdere informatie, met inachtneming van de specifieke omstandigheden waaronder de gegevens verwerkt worden, niet nodig is om tegenover de betrokkene een eerlijke verwerking te waarborgen;
e) het bestaan van dit protocolakkoord.
Het Openbaar register van de verwerkingen van persoonsgegevens kan worden ingezien bij het Informatieveiligheid-Comité, Simon Bolivarlaan 30 – 0000 Xxxxxxx.
8. WETTELIJKE CONTEXT
a) Voor het DG WVVV:
- Wet van 16 maart 1968 betreffende de Politie over het Wegverkeer
- Artikel 6 van het koninklijk besluit van 20 juli 2001 betreffende de inschrijving van voertuigen alsook het krachtens dit koninklijk besluit aangelegde repertorium.
- Wet van 19 mei 2010 houdende oprichting van de Kruispuntbank van de Voertuigen.
- Koninklijk besluit van 8 juli 2013 ter uitvoering van de wet van 19 mei 2010 houdende oprichting van de Kruispuntbank van de Voertuigen.
b) Voor de ontvanger:
- Artikel 62 van de wet van 16 maart 1968 betreffende de politie over het wegverkeer.
- Koninklijk besluit van 20 juli 2001 betreffende de inschrijving van voertuigen.
- Artikel 44, ter, §2 van het Decreet van 31 juli 1990 betreffende het publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap Vlaamse Vervoermaatschappij - De Lijn.
9. VOORWAARDEN VAN DE OVEREENKOMST
a) Met de ondertekening van deze overeenkomst verbindt elk van de partijen zich tot inachtneming van de voorwaarden en modaliteiten in de overeenkomst en haar eventuele bijlagen, met name de bewaarperiode voor de van het DG WVVV ontvangen persoonsgegevens, die niet langer mag duren dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doelstellingen waarvoor ze worden verkregen of verder worden verwerkt.
b) Een aanvraag die het kader en het voorwerp van een verwerking van persoonsgegevens bepaalt, moet vooraf worden gericht aan Informatieveiligheids-comité (IVC). Voordat dit laatste zijn machtiging verleent, gaat het na of de beoogde mededeling van gegevens conform de wettelijke en reglementaire bepalingen is. Alleen op die voorwaarde kan de DG WVVV een overeenkomst voor de mededeling van gegevens sluiten met de verzoeker. De machtiging van het Informatieveiligheids-comité (IVC) en de eventuele voorwaarden maken een wezenlijk deel van de overeenkomst uit, in de vorm van een schriftelijke bijlage. Het DGWVVV behoudt zich het recht voor rechtstreeks bij dit comité bevestiging van deze machtiging te vragen vóór de inwerkingtreding van de overeenkomst.
Deze bepaling is een conditio sine qua non voor het sluiten van een overeenkomst tot mededeling van persoonsgegevens tussen de verstrekker, zijnde het DG WVVV, en een potentiële ontvanger.
4
10. WIJZIGINGEN VAN DE OVEREENKOMST
Wijzigingen in de tekst en het principe van deze overeenkomst moeten verplicht deel uitmaken van een nieuwe schriftelijke, door beide partijen goedgekeurde en ondertekende overeenkomst.
11. CONTACTPUNTEN
a) Voor de ontvanger: xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx
b) Voor het DG WVVV: xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxx.xxxx.xx
12. GEBRUIK EN BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS
a) De ontvanger is verplicht om alle nodige voorzorgsmaatregelen te nemen voor de veiligheid van de ontvangen gegevens en is daar ingevolge de bepalingen in deze overeenkomst verantwoordelijk voor. De ontvanger kan zich laten bijstaan door een informatieveiligheidsadviseur, verantwoordelijk voor de uitvoering van het veiligheidsbeleid van de ontvanger, hetzij intern of bij een gespecialiseerde derde, met name aangeduid daar deze persoon normaal het eerste contact zal zijn bij problemen. Deze veiligheidadviseur kan ook worden gekozen op sectorniveau voor meerdere ontvangers.
b) Met de ondertekening van deze overeenkomst is de ontvanger zeker dat de netwerken waarmee de bij de verwerking van persoonsgegevens betrokken voorzieningen in verbinding staan, de vertrouwelijkheid en de integriteit van die persoonsgegevens waarborgen.
c) Elk gebruik van de ontvangen gegevens anders dan in deze overeenkomst bepaald is strikt verboden en heeft zonder meer de nietigverklaring van deze overeenkomst tot gevolg, overeenkomstig punt 14 (nietigheidsclausule – sanctie).
d) Het Directoraat-generaal Xxxxxxxxxx en Verkeersveiligheid , die deel uitmaakt van het Directoraat-generaal Mobiliteit en Verkeersveiligheid van de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer, behoudt zich het recht tot audits en steekproeven voor, zo nodig bij de betrokkenen bij de verwerking van persoonsgegevens maar ook bij de ontvanger, om te controleren of deze laatste zijn verbintenissen ten aanzien van deze overeenkomst nakomt.
e) De ontvanger van de gegevens verbindt zich als zodanig ertoe te allen tijde inzagerecht te verlenen aan het DGWVVV, het IVC en de Gegevensbeschermingautoriteit (GBA, alsook aan hun vertegenwoordigers vernoemd op alle als voor deze diensten relevant beschouwde documenten, en op al hun vragen te antwoorden. In voorkomend geval kunnen deze personen een bezoek of een consultatie ter plaatse, al dan niet van tevoren aangekondigd, verrichten om te controleren of de ontvanger of zijn eventuele verwerker de voorwaarden van deze overeenkomst naleeft.
f) Het Directoraat-generaal Xxxxxxxxxx en Verkeersveiligheid en de ontvanger, als verantwoordelijken voor de verwerking, en hun eventuele verwerkers treffen de nodige technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, tegen toevallig verlies, alsook tegen de wijziging van of de toegang tot, en iedere andere niet toegelaten verwerking van persoonsgegevens.
Het beveiligingsniveau moet in verhouding staan tot de stand van de techniek terzake, de bijbehorende kosten, de aard van de gegevens en de potentiële
5
risico’s.
g) De ontvanger of zijn eventuele verwerker zijn verplicht om een informatieveiligheidsplan op te stellen en een inventaris te maken van alle ontvangen vragen of klachten over de veiligheid van de persoonsgegevens; eventuele incidenten moeten eveneens worden geïnventariseerd.
Ernstige of herhaalde incidenten met betrekking tot de veiligheid van de persoonsgegevens (schending) bij de ontvanger of zijn eventuele verwerker moeten worden meegedeeld aan de verstrekker.
Deze laatste oordeelt of de bevoegde gerechtelijke overheden moeten worden verwittigd, rekening houdend met het artikel 33 van de GDPR.
In de kennisgeving aan de gerechtelijke overheden door de gegevensverstrekker worden de gevolgen van de schending beschreven, alsook de voorgestelde of getroffen maatregelen om ze te verhelpen.
13. XXXX EN OPZEGGING VAN DE OVEREENKOMST
a) Deze overeenkomst wordt gesloten voor onbepaalde duur en gaat in op de datum van de ondertekening door beide partijen.
b) Ze kan worden opgezegd door een van de partijen met een opzegtermijn van 3 maanden, behoudens uitdrukkelijke bepalingen in punt 14 van deze overeenkomst (nietigheidsclausule – sanctie).
14. NIETIGHEIDSCLAUSULE - SANCTIE
Indien de bepalingen van de Algemene Verordening (EU) (GDPR ) of de bepalingen van deze overeenkomst klaarblijkelijk niet in acht worden genomen, behoudt het Directoraat-generaal Xxxxxxxxxx en Verkeersveiligheid als verstrekker, zich het recht voor de mededeling van gegevens aan de ontvanger te onderbreken, onmiddellijk en na haar controles overeenkomstig punt 12.e en punt 12.f van deze overeenkomst, en geeft ze hem per aangetekende post of per e-mail met ontvangstbevestiging kennis van de redenen ervoor.
Op grond van deze kennisgeving wordt de overeenkomst tussen de ontvanger en Het Directoraat-generaal Xxxxxxxxxx en Verkeersveiligheid van nul en generlei waarde.
De rechtbank van Brussel is bevoegd voor alle geschillen die voortvloeien uit deze overeenkomst en die niet krachtens deze overeenkomst kunnen worden opgelost.
15. BIJLAGEN
Bijlagen kunnen, indien nodig in detail, de draagwijdte van de samenwerking beschrijven, alsook de eventuele duur van het project, de voorwaarden die moeten worden vervuld en de middelen die moeten worden aangewend door elk van de partijen.
Als bijlage gaan:
- De aansluiting bij de beraadslaging XX xx. 00/0000 het Informatieveiligheids- comité (IVC).
16. BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER
De verwerking van de aldus verzamelde gegevens gebeurt overeenkomstig de
6
Algemene Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.
De ontvanger verbindt zich ertoe de van het Directoraat-generaal Xxxxxxxxxx en Verkeersveiligheid ontvangen gegevens louter te gebruiken voor het(de) doeleinde(n) en onder de voorwaarde(n) die in de machtiging van het SCFO zijn beschreven.
17.TRANSPARANTIE
a) De overeenkomstsluitende partijen gaan ermee akkoord dat deze overeenkomst integraal wordt overgenomen op de website van de FOD Mobiliteit en Vervoer: xxx.xxxxxxx.xxxx.xx.
b) Papieren exemplaren van deze overeenkomst zijn eveneens beschikbaar op eenvoudige schriftelijke aanvraag bij Het Directoraat-generaal Wegvervoer en Verkeersveiligheid of de ontvanger, op het in punt 2.a en punt 2.b van deze overeenkomst vermelde postadres of op de e-mailadressen “xxxx.XXX@xxxxxxx.xxxx.xx” en “xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx”.
00.XXXXXXXXXXX IN DE INTERPRETATIE VAN DEZE OVEREENKOMST
De overeenkomstsluitende partijen verbinden zich ertoe om een oplossing te vinden voor de verschillen die zich voordoen bij de interpretatie van deze overeenkomst, haar bijlagen en haar aanhangsels. In geval van een conflict naar aanleiding van een meningsverschil over de interpretatie van deze overeenkomst, zal steeds de beslissing van het SCFO hierover worden gevolgd.
Opgemaakt te Brussel, op 8 juli 2021 in twee exemplaren, waarbij elke partij erkent een exemplaar te hebben ontvangen.
Voor VVM De Lijn,
Voor Het Directoraat-generaal Xxxxxxxxxx en Verkeersveiligheid
Signature numérique
Martine Indot de Xxxxxxx Xxxxx
(Signature)
i.o. Xxx Xxxxxxx, Directeur-generaal
(Signature)
Xxxxxxx XXXXX, Directeur-generaal
Date : 2021.08.04
19:11:57 +02'00'
Wegvervoer en Verkeersveiligheid
7