Algemene Voorwaarden van The Workation Agency
Algemene Voorwaarden van The Workation Agency
1. Definities
Organisator: The Workation Agency, een gespecialiseerde organisatie die zich bezighoudt met het plannen, organiseren en uitvoeren van workations en incentive reizen voor zowel individuele deelnemers als groepen, met als doel het combineren van werk met
vakantie-ervaringen in diverse bestemmingen wereldwijd.
Deelnemer: Xxxx natuurlijke persoon of rechtspersoon die interesse toont of zich inschrijft voor een door de Organisator aangeboden workation of incentive reis. Dit omvat zowel individuen die op persoonlijke titel handelen als vertegenwoordigers van bedrijven of andere organisaties die een arrangement boeken.
Overeenkomst: De juridische overeenkomst die tot stand komt tussen de Organisator en de Deelnemer wanneer een boeking voor een workation of incentive reis wordt gemaakt. Deze overeenkomst omvat alle afspraken, rechten en verplichtingen die voortvloeien uit de boeking, zoals vastgelegd in de bevestiging en deze algemene voorwaarden.
2. Toepasselijkheid
Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op elke offerte, boeking, overeenkomst en dienstverlening gerelateerd aan de door de Organisator georganiseerde workations en incentive reizen. Ze vormen de basis van de juridische relatie tussen de Organisator en de Deelnemer en zijn bedoeld om duidelijkheid te verschaffen over de verwachtingen en verplichtingen van beide partijen.
3. Boekingen en bevestigingen
Boekingen voor een workation of incentive reis kunnen worden gemaakt via verschillende kanalen, waaronder de officiële website van de Organisator, per e-mail, of telefonisch.
Ongeacht het gebruikte kanaal, een boeking wordt als bindend beschouwd zodra de Organisator deze heeft geaccepteerd en schriftelijk (waaronder elektronisch) heeft bevestigd aan de Deelnemer. Deze bevestiging dient als bewijs van de boeking en de daaraan verbonden voorwaarden.
4. Betalingsvoorwaarden
Bij het maken van een boeking is de Deelnemer verplicht een aanbetaling te doen binnen een door de Organisator gespecificeerde termijn, om de reservering te bevestigen. Het resterende bedrag van de reissom dient uiterlijk op de door de Organisator aangegeven datum voor vertrek te zijn voldaan. Deze termijnen en bedragen zullen duidelijk worden gecommuniceerd bij de boeking.
5. Annuleringsbeleid
De annuleringskosten bedragen 100% van het voor de boeking (inclusief eventuele speciale verzoeken) verschuldigde bedrag. Er wordt derhalve geen restitutie verleend.
6. Wijzigingen en annuleringen door de organisator
De Organisator behoudt zich het recht voor om geplande reizen te annuleren of te wijzigen in geval van onvoldoende deelnemers, overmacht of andere onvoorziene omstandigheden die de veilige en plezierige uitvoering van de reis in gevaar zouden kunnen brengen. In dergelijke gevallen zal de Organisator de Deelnemer het volledig betaalde bedrag terugbetalen, zonder verdere aansprakelijkheid.
7. Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid van de Organisator voor schade die niet het gevolg is van overmacht, wordt beperkt tot maximaal de betaalde reissom. De Organisator is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door overmacht, zoals natuurrampen, pandemieën, politieke onrust, etc. Dit benadrukt het belang van het afsluiten van een adequate reis- en annuleringsverzekering door de Deelnemer.
Wijzigingen in vluchtschema's door luchtvaartmaatschappijen: Hoewel de Organisator alle mogelijke inspanningen levert om een soepele en aangename reiservaring te waarborgen, ligt de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor het vluchtschema bij de betreffende luchtvaartmaatschappij. In uitzonderlijke gevallen kunnen luchtvaartmaatschappijen hun vluchtschema's wijzigen, wat kan leiden tot vertragingen, het missen van vluchten, of andere onvoorziene omstandigheden die de reisplannen van de deelnemer kunnen beïnvloeden. De Organisator aanvaardt geen aansprakelijkheid voor dergelijke wijzigingen in het reisschema en de eventueel hieruit voortvloeiende extra kosten of noodzakelijke aanpassingen in het programma.
Extra kosten en aanpassingen: Eventuele extra kosten die voortvloeien uit wijzigingen in het vluchtschema, zoals maar niet beperkt tot aanvullende overnachtingen, alternatieve transportarrangementen of wijzigingen in geboekte activiteiten, zijn voor rekening van de deelnemer. De Organisator zal, waar mogelijk, assistentie bieden bij het vinden van alternatieve oplossingen, maar kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor eventuele extra uitgaven of wijzigingen in het reisschema.
8. Verzekering
Het wordt de Deelnemers sterk aangeraden om een reis- en annuleringsverzekering af te sluiten die dekt tegen de kosten van annulering en bijstand biedt tijdens de reis, inclusief maar niet beperkt tot medische noodgevallen, verlies van bagage, en andere onvoorziene omstandigheden die de reis kunnen beïnvloeden.
9. Klachten
Klachten over de uitvoering van de overeenkomst dienen ter plaatse zo snel mogelijk gemeld te worden aan de vertegenwoordiger van de Organisator, zodat er gezocht kan worden naar een passende oplossing. Mocht een klacht niet naar tevredenheid worden opgelost, dan dient deze schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend bij de Organisator binnen een specifiek aantal weken na terugkomst, zoals aangegeven in de voorwaarden.
10. Verantwoordelijkheden van de deelnemer
Creditcard voor Hotelgarantie: Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het meenemen van een geldige creditcard die als garantie dient bij het inchecken in het hotel. Het is belangrijk op te merken dat niet alle creditcards universeel worden geaccepteerd. Met name creditcards van American Express en Diners Club worden niet altijd geaccepteerd.
Deelnemers dienen vooraf te verifiëren of hun creditcard geaccepteerd wordt bij de accommodatie om mogelijke ongemakken bij aankomst te voorkomen. Het niet kunnen voorleggen van een geaccepteerde vorm van garantie kan leiden tot complicaties bij het inchecken, waarvoor de Organisator geen verantwoordelijkheid draagt.
Aanleveren van paspoortgegevens: Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van correcte en actuele paspoortgegevens op het moment van boeking. Dit is essentieel voor de verwerking van reisdocumenten, vluchtreserveringen en eventuele vereiste visa. Het is cruciaal dat de naam op de boeking exact overeenkomt met de naam zoals vermeld in het paspoort.
Naamwijzigingskosten: Mocht er na de boeking een wijziging nodig zijn in de verstrekte paspoortgegevens vanwege een fout of naamsverandering, dan zijn de kosten die hieraan verbonden zijn voor rekening van de deelnemer. Deze kosten kunnen variëren afhankelijk van de luchtvaartmaatschappij, het hotel of andere dienstverleners en worden niet door de Organisator gedragen. Het is daarom van groot belang dat alle informatie correct en volledig wordt verstrekt bij het maken van de boeking.
11. Slotbepalingen
Op alle overeenkomsten tussen de Organisator en de Deelnemer is het recht van [specifieke land] van toepassing. Geschillen die voortvloeien uit deze overeenkomst zullen in eerste instantie worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in [specifieke plaats], tenzij anders overeengekomen.