Verloop beoordeling – opmaak overeenkomst
Verloop beoordeling – opmaak overeenkomst
De Ambrassade 13 september 2016
Wat komt er aan bod in deze sessie?
Beoordelingsfase + timing
Verloop beoordeling, criteria en resultaat Subsidieovereenkomst: elementen
Van doelstellingenkader naar subsidieovereenkomst Voorwaarden heldere subsidieovereenkomst
Do’s en don’ts Tijd voor vragen
Dossiercheck: alles binnen (zowel post als mail?) Ontvangstbevestiging verzenden
Dossiers worden verdeeld (administratie en commissie), tijd voor de eerste lezing
Vanaf eind januari samenkomst commissie en mogelijkheid om vragen te stellen:
‘Vooraleer zij een ontwerp van advies uitbrengen, kunnen de administratie en
de adviescommissie de vereniging om aanvullende inlichtingen verzoeken. Indien de aanvullende inlichtingen niet tijdig worden verstrekt, dan hoeft hiermee geen rekening gehouden te worden in de adviezen van de administratie en de adviescommissie’
15 kalenderdagen tijd om te antwoorden
Xxxxxxx + antwoord op vragen: ontwerp van advies formuleren
12 mei 2017 (voor 15 mei) verzenden van ontwerpen van advies aan verenigingen (mail!)
Tot 31 mei (voor 1 juni) eventuele repliek Beoordelen replieken en eindadvies schrijven
14 juli (voor 15 juli) bezorgen adviezen aan de minister
15 september minister xxxxx zijn beslissing mee
onder voorbehoud van goedkeuring door inspectie van financiën!
Door wie?
Door de adviescommissie
Door de administratie (= de afdeling Jeugd)
! Het decreet maakt geen onderscheid in rollen (<-> Kunstendecreet)
Vorm:
Twee afzonderlijke adviezen Een gecoördineerd advies Een gedeeld advies
beoordelingscriteria (cfr. decreet)
1° profilering en positionering;
2° langetermijnvisie;
3° inhoudelijk concept en concrete uitwerking;
4° samenwerking en netwerking met andere actoren in binnen- en buitenland
5° haalbaarheid;
6° bereik;
7° gelijkekansenbeleid;
8° financiële onderbouw van de werking;
9° transparantie
10° rechten van het kind. 11° nieuw criterium stedelijkheid
Vervullen verplichtingen Democratisch proces
Zie LEIDRAAD
Gemotiveerd advies
O.b.v. beoordelingscriteria
Algemeen besluit inclusief geadviseerd bedrag
Xxxxx integraal aan de minister bezorgd
Minister beslist
Vanaf 16 september 2017 maar voor 1 april 2018 wordt de subsidieovereenkomst tussen de vereniging en het departement gesloten
Subsidieovereenkomst bepaalt:
Ten minste de strategische en operationele doelstellingen
- de bijhorende resultaats-en inspanningsindicatoren
subsidiebedrag
Contract gesloten tussen vereniging en administratie Artikel 1: afkortingen en definities
Art. 2: duur van de overeenkomst (2018 t.e.m. 2021) Art. 3: Beleidskader (rechtsgronden)
Art. 4: Algemene principes
Rechten van de mens en kinderrechten Gebruik logo
Recht vereniging om naast SO andere doelstellingen na te streven en andere activiteiten te organiseren
Art. 5: Strategische en operationele doelstellingen van de vereniging voor 2018-2021
!!! Aan elke operationele doelstelling van deze subsidieovereenkomst wordt minimaal een resultaatsindicator gekoppeld.
!!! Elke indicator is uniek. Dat houdt in dat activiteiten, projecten enz. (en de daaraan verbonden resultaten) maar onder één operationele doelstelling kunnen ingebracht worden in het werkingsverslag bij de jaarlijkse voortgangsrapportering.
Overzicht Doelstellingen, acties en indicatoren
Art. 6: Verbintenissen van de Vlaamse overheid
Subsidiebedrag,
mits voorbehoud jaarlijkse goedkeuring Vl. Begroting
+ ev. index
Rekeningnr vereniging waarop subsidie gestort wordt Vrij om andere inkomsten te genereren
Bij substantiële vermindering subsidies: mogelijkheid tot aanpassen
afspraken
Wijze uitbetaling subsidies
Art. 7: Opvolging en toezicht
Regels boekhouding, jaarlijks toezicht, onderzoek ter plaatse, stopzetting en/of vermindering subsidies bij niet nakomen SO
subsidieovereenkomst: hoe verloopt dit?
Afdeling Jeugd maakt een voorstel
& contacteert vereniging voor datum gesprek Enkele weken voor afspraak in Brussel: ontvangst voorstel
Voorbeeld mail
In bijlage vind je een ontwerp van de subsidieovereenkomst. We baseerden ons hiervoor op de beleidsnota van uw vereniging, de antwoorden op de bijkomende vragen en de adviezen van de commissie en van de afdeling Jeugd. In het ontwerp zijn nog een aantal vragen ter verduidelijking opgenomen. Wat de outputdoelstellingen betreft (SD 1-3) is er gezien het advies weinig onderhandelingsmarge.
Zoals afgesproken zitten we op woensdag 9 oktober (15u) hierover samen. Om het gesprek goed te kunnen voorbereiden, willen we graag op vrijdag 4 oktober jullie antwoorden op onze vragen en jullie tegenvoorstel ontvangen. Maak in dit voorstel de tekstwijzigingen (ten opzichte van het ontwerp) zichtbaar.
Enkele dagen voor eerste gesprek: tegenvoorstel vereniging: tijd voor AJ om vraag vereniging te bekijken
Gesprek in Brussel:
Wie? dossierbeheerder, coördinator & ev. bestuurslid Toelichting bij door de vereniging aangebrachte wijzigingen
Motivering administratie om hier (al dan) niet op in te gaan
Afspraken voor verder verloop
Afdeling brengt afgesproken wijzigingen aan tegen (datum) ev. vereniging levert extra gegevens aan ifv wijziging…
AJ bezorgt aangepaste versie SO aan vereniging Vereniging bespreekt intern
Vereniging akkoord?
Ja: AJ bezorgt de vereniging een papieren versie van de subsidieovereenkomst ter ondertekening
NEE: tegenvoorstel en indien nodig een extra gesprek Papieren SO ondertekenen door vereniging en terug naar AJ Ondertekening door SG departement Cultuur (vóór 1/04/18)
1 exemplaar voor vereniging 1 exemplaar voor AJ
Rekening houdend met
Beslissing minister
bv. niet weerhouden doelstellingen of acties in berekening subsidiebedrag
Realiteitswaarde indicatoren (cfr. realisaties vorige jaren) Bv. VZW bereikt in 2018-2021 jaarlijks een drievoud van het aantal deelnemers t.o.v. de vorige beleidsperiode. (van 200 naar 600)
! SO 2014-2017: 200 deelnemers
<-> werkingsverslagen: 900 deelnemers
subsidieovereenkomst die uitvoerbaar is?
Vertrekpunt subsidieovereenkomst = doelstellingenkader
!!! Belang goed doelstellingenkader!!!
Een slecht doelstellingenkader:
- Resulteert vaak in een mindere beoordeling
- Onduidelijke ambities
- Ruimte voor interpretatie
- …
- Leidt zelden tot
een heldere subsidieovereenkomst met heldere en realistische indicatoren,
waarover geen discussie ontstaat bij de uitvoering ervan
Hoe komen tot een heldere SO die uitvoerbaar is?
!!! Belang goed doelstellingenkader !!!
Helder: is het duidelijk wat jullie beogen én wat jullie precies gaan doen? Hoe? Voor wie? Met wie?... (ook voor een leek?) Realistisch:
Hoe hoog ligt de lat?
Haalbaar: rekening houdend met middelen
Vermijd eilanddenken: maatschappelijke ontwikkelingen, vraag en aanbod…
Duidelijke indicatoren: Concreet: wat is de output? Tegen wanneer? …
Hoe ga je de realisatie ervan meten?
Do’s
Xxxx het advies bij de vorige beleidsnota door
Screen op aandachtspunten/bedenkingen in het advies
Evolutie duiden in nieuwe beleidsnota/doelstellingenkader Welke vragen werden er toen gesteld? (m.a.w. onduidelijkheden)
Leg doelstellingenkader en subsidieovereenkomst vorige
ronde naast elkaar ->Wat werd er aangepast? Waarom?
Krijgen jullie opmerkingen bij de uitvoering van de huidige subsidieovereenkomst?
Waaraan ligt dat?
Ambitie? Helderheid indicatoren? Gewijzigde omstandigheden?
Kruisverwijzingen tussen indicatoren bij verschillende DS’en Wijs een activiteit of actie toe aan één operationele doelstelling Te gedetailleerde indicatoren:
Vb. In 2018 organiseren we in de paasvakantie een kamp van drie dagen
voor kleuters aan zee.
Bundel gelijkaardige initiatieven
Geef aan wat de gemiddelde output zal zijn
! Uitz. Bij nieuw aandachtspunt kan dit wel interessant zijn om te expliciteren naar doelgroep (of locatie of duur of…)
Te algemene doelstellingen/indicatoren:
Vb. Met al onze activiteiten samen realiseren we x deelnemersuren Beperk aantal organisatieds’en en aantal indicatoren erbij (tenzij er opmerkingen gemaakt werden over bv. zakelijk beleid, medewerkersbeleid etc.)
Hou er rekening mee dat je de realisatie ervan moet kunnen aantonen!