Huurvoorwaarden
Huurvoorwaarden
Jeugdhuis Comma
1 Algemene contractuele bepalingen
1.1 Het contract geeft recht op:
• Het gebruik van de polyvalente ruimte
• Het gebruik van de inkomhal
• Het gebruik van het terras buiten
• Het gebruik van elektriciteit, water, verluchting en verwarming in de zaal
• De licht- en geluidsinstallatie
• Gebruik van de barinfrastructuur
• Gebruik van de toiletten
1.2 Optioneel
• Security firma (prijs zelf af te spreken met de firma) Noodzakelijk: JA / NEE
• Kuisfirma (200 euro, vaste prijs via Jeugdhuis Comma) Noodzakelijk: JA / NEE
1.3 Jeugdhuis Comma is het enige aanspreekpunt voor het gebruik van de zaal. Het is verboden voor de verhuurder van onze zaal onder te verhuren. Indien Jeugdhuis Comma onderverhuring vaststelt, kan zij te allen tijde het evenement stil leggen, zonder mogelijk verhaal.
2 Algemene afspraken
2.1 Capaciteit
De maximumcapaciteit voor het gebruik van ons het jeugdhuis bedraagt 250 personen. De huurder zal de kaartenverkoop zo organiseren dat de maximumcapaciteit van 250 personen niet wordt overschreden. Jeugdhuis Comma kan ten alle tijden het correcte aantal verkochte tickets opvragen aan de huurder.
2.2 De drankafname:
De huurder is verplicht alle drank voor bezoekers, medewerkers en artiesten, van Jeugdhuis Comma af te nemen tegen een vooraf afgesproken prijs (zie prijslijst in de bijlage). Het is verboden eigen dranken mee te brengen, ook wanneer deze niet worden verkocht, tenzij in onderling overleg met de jeugdhuis coördinator. In Jeugdhuis Comma is er een totaal verbod op het verkopen en consumeren van sterkere dranken (= boven 15% alcohol). Bij inbreuken zal het jeugdhuis de waarborg inhouden en verdere sancties overwegen.
Het drankassortiment wordt bepaald door Jeugdhuis Comma. Indien er extra’s gewenst zijn dient dit minstens 15 dagen op voorhand doorgestuurd te worden naar xxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx. Voor zaken die buiten het gewone assortiment vallen kan er een minimum afname bepaald worden.
2.3 Het geluidsniveau
De huurder is verantwoordelijk voor het geluidsvolume. Deze mag de vastgelegde limiet van 100 dB(A) niet overschrijden. Conform de milieuvergunningen te raadplegen bij Jeugdhuis Comma. Onze vaste geluidsinstallatie is begrensd.
Indien er geen gebruik wordt gemaakt van de geluidsinstallatie van Jeugdhuis Comma dient de organisator zelf een geluidsmeting te voorzien. Deze meting moet continu LAeq,15min, ofwel LAmax, slow meten. Het geluidsniveau is tijdens de activiteit continu zichtbaar voor de aangestelde verantwoordelijke en mag ten allen tijden 100 dB(A)LAeq, 60min niet overschrijden. De meting wordt binnen de 7 dagen na afloop van het event via mail doorgestuurd naar xxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx
Wanneer er niet aan deze voorwaarden wordt voldaan kan de waarborg ingehouden worden en wordt de huurder verantwoordelijk gesteld voor het niet naleven van de wet.
2.4 Lichten en feestverlichting
Enkel de erkende vrijwilligers van Jeugdhuis Comma kunnen de lichten installeren. We hebben een basis aan licht in het jeugdhuis. De gebruiker moet op voorhand laten weten wat zijn of haar wensen zijn. Via de technische fiche is er een overzicht welke welk soort belichting en lichten aanwezig zijn. Indien men dit niet voldoende acht/vindt kan de huurder zelf extra belichting plaatsen, minst hij het jeugdhuis hiervan op de hoogte brengt.
2.5 Barinfrastructuur
De huurder krijgt toegang tot de bar. Er moet een barverantwoordelijke worden aangesteld tijdens de activiteit. De frigo’s zullen volledig gevuld zijn en er wordt verwacht dat ze aan het einde van de verhuur terug aangevuld worden op de juiste plaats met het juiste aantal die vermeld staat in de frigo.
2.6 Herbruikbare bekers
Vanaf 1 september 2021 maken we geen standaard gebruik meer van wegwerpbekers. Je bent als huurder van de zaal aangewezen om ons systeem van herbruikbare bekers te gebruiken.
2.7 Gebruikerstijd
De huurder kan vanaf 10h het jeugdhuis binnen op de dag van de verhuur. De huurder bepaald zelf de start van het event. Alle activiteiten stoppen onmiddellijk om 5h45 in de ochtend. Om 6h moet het publiek het jeugdhuis definitief verlaten hebben. De huurder moet ten laatste om 8h het jeugdhuis opgekuist verlaten.
2.8 Schoonmaak
De huurder is verantwoordelijk voor de opkuis van Jeugdhuis Comma op de avond van de verhuur. Men kan ook kiezen om een kuisfirma in te schakelen via Jeugdhuis Comma. Dit moet de huurder ten laatste 30 dagen voor aanvang laten weten aan de verantwoordelijke van Jeugdhuis Comma. Dit heeft een extra kost van 200 euro.
Indien de huurder niet wil werken met een kuisfirma is deze zelf verantwoordelijk voor de opkuis.
Borstelschoon:
• Terras en trappen
Borstelen, schuren, dweilen en wegtrekken:
• Polyvalente ruimte
• De bar
• Inkomhal
• Toiletten
Alles van schoonmaakmateriaal wordt ter beschikking gesteld door Jeugdhuis Comma.
Indien de afspraken m.b.t. de schoonmaak niet worden nageleefd wordt er alsnog een kuisfirma ingeschakeld op kosten van de huurder. Dit wordt van de waarborg afhouden.
De verantwoordelijke van Jeugdhuis Comma heeft het recht controle uit te voeren op de schoonmaak.
2.9 Aard van de activiteiten
De activiteiten die doorgaan in ons jeugdhuis mogen niet haaks staan t.o.v. de visie van de internationale verklaring van de rechten van de Mens. De activiteit die doorgaat in het jeugdhuis mag geen haat dragen t.o.v. een geloofsovertuiging, cultuur, gender, geaardheid, origine…. Het weigeren van personen enkel op basis van uiterlijke kenmerken, geaardheid of culturele achtergrond is verboden.
2.10 Toegang van de medewerkers en vrijwilligers.
Jeugdhuis Comma kan op gelijk welk tijdstip controle uitoefenen op de naleving van de huurvoorwaarden. Daarom hebben vertegenwoordigers van Jeugdhuis Comma te allen tijde toegang tot alle ruimtes en faciliteiten van het volledige gebouw, zonder uitzonderingen. Als bijlage vind je een lijst met medewerkers en vrijwilligers die te allen tijde vrije toegang moet krijgen tot Jeugdhuis Comma.
2.11 Drukwerk
Op alle drukwerk en internetcommunicatie moet de huurder het logo gebruiken van Jeugdhuis Comma. Deze zal worden digitaal doorgestuurd en vind je als bijlage terug. Er wordt in geen geval zelf een logo ontworpen van Jeugdhuis Comma. Het is ook van belang om bij alle communicatiemiddelen “Jeugdhuis Comma” te gebruiken en niet “JH Comma” of “(de) Comma”.
De huurder wordt gevraagd een voorbeeld van het drukwerk door te sturen naar de verantwoordelijke ter controle.
2.12 Bij vaststelling van het niet naleven van de huurvoorwaarden kunnen de activiteiten, zonder verhaal voor de huurder, onmiddellijk worden stopgezet door een verantwoordelijk van Jeugdhuis Comma. Jeugdhuis Comma behoudt zich in dit geval het recht om een schadevergoeding te eisen voor de gemaakte kosten van stopzetten, ontruimen, afsluiten en eventuele andere bijkomende elementen.
2.13 In geval van geschil is het Belgische recht van toepassing en zullen uitsluitend de bevoegde rechtbanken van het arrondissement Brugge bevoegd zijn.
2.14 De bijlagen aan deze overeenkomst maken integraal deel uit van de huurvoorwaarden.
3 Boeken
3.1 Jeugdhuis Comma kan ten vroegste een jaar op voorhand worden geboekt.
3.2 Elke aanvraag wordt door het team besproken en beoordeeld op basis van risicoprofiel en beoogde doelgroep (leeftijd, aard van verhuur). Het al dan niet verplichten van een security firma zal ook worden besproken a.d.h.v. het risicoprofiel van de huurder. Er wordt ook bepaald onder welk tarief de huurder zal vallen (zie punt 4.1).
3.3 Bij alle twijfel wordt de raad van bestuur ingeschakeld om een gezamenlijke beslissing te nemen.
3.4 Men kan maximum 1 optie per kalenderjaar nemen. Een optie kan maximum 30 dagen geldig zijn. Als na het verstrijken van deze termijn geen schriftelijke bevestiging is ontvangen zal de optie automatisch geschrapt worden.
4 Betalen
4.1 Het gebruik van onze polyvalente ruimte, voorplaats en buitenterras is gratis. We vragen een huurprijs voor het licht & geluidinstallatie en de nutsvoorzieningen.
Het tarief is afhankelijk van de doelgroep:
• Tarief A: 150 euro
Erkende jeugdwerkinitiatieven, Scholen, non-profit organisaties en jongeren tussen 16 en 30 jaar.
• Tarief B: 250 euro
Commerciële organisaties & huurders die buiten de leeftijdsdoelgroep vallen (+30 jaar)
• Extra kost voor PA bovenop Tarief A/B: 350 euro Gebruik van onze PA voor liveoptredens. Inclusief geluidsman/ vrouw
Deze huurprijs wordt minimum 30 dagen na het ondertekenen van het contract overgeschreven op het rekeningnummer XX00 0000 0000 0000. De vermelding moet duidelijk verwijzen naar het event:
• Contractnummer: JJJJMMDD
Jeugdhuis Xxxxx heeft het recht het contract te ontbinden indien de huur niet tijdig is gestort
4.2 Het contract is pas geldig wanneer de gevraagde waarborg van 250€ is betaald bij het tarief A of B. Indien tarief C bedraagt de waarborg 500 euro. De waarborg wordt minimum 30 dagen voor aanvang van het event overgeschreven te worden op het rekeningnummer XX00 0000 0000 0000. De vermelding moet duidelijk verwijzen naar het event:
• Contractnummer: JJJJMMDD
Jeugdhuis Xxxxx heeft het recht het contract te ontbinden indien de waarborg niet tijdig is gestort.
De waarborg wordt teruggestort nadat:
• Alles is opgekuist
• Er geen schade is vastgesteld door een beroepskracht
• De drankfactuur betaald is
• Alle andere facturen zijn betaald (huur…)
4.3 Gebruik maken van een dagdeel
Tarief D kan gekozen worden indien met een voormiddag en of namiddag gebruik wil maken van ons jeugdhuis. Per dagdeel bedraagt de prijs 50 euro. Er kan geen gebruik maken van dit tarief:
• In de weekends
• ’s avonds na 18h
4.4 De overeenkomst kan enkel door een volwassene persoon ondertekend worden.
4.5 De huurder contacteert Jeugdhuis Comma ten laatste 30 dagen voor aanvang van de activiteit. Dit om concrete afspraken te maken over:
• Security (bij risico evenementen)
• Kuisfirma of niet
• Drankaanbod doorgeven
• Indeling zaal
• Extra benodigdheden of wensen
• Praktische afspraken m.b.t. de sleutel
• Eigen barpersoneel voorzien of niet.
5 Annulering
5.1 Jeugdhuis Comma moet ten laatste 30 dagen voor de datum van de geplande activiteit op de hoogte gesteld worden dat de huur niet doorgaat om kosteloos te annuleren. Indien de termijn is overschreden zal er een kost worden aangerekend van 50% van het tarief in waartoe de huurder zit.
5.2 Jeugdhuis Comma kan, zonder hiervoor schadeloosstelling verschuldigd te zijn, vroegtijdig een einde aan het contract maken in geval van overmacht, vreemde oorzaak en omstandigheden -onafhankelijk van de wil van Jeugdhuis Comma- die het in gebruik geven van de zaal onmogelijk maken. In dat geval zal de huurder hiervan onmiddellijk worden verwittigd.
6 Drankverbruik
6.1 Er wordt een stocktelling voor en na de verhuur gedaan door de verantwoordelijke van het jeugdhuis. De drankfactuur wordt opgesteld en binnen de 10 kalenderdagen doorgestuurd naar de huurder. De gedetailleerde stocktelling wordt digitaal doorgestuurd naar de huurder samen met de drankfactuur.
De stocktelling wordt bij aanvang gedaan door de verantwoordelijke van Jeugdhuis Comma en de huurder. Deze stocktelling wordt ondertekend door beide partijen en geven hierbij een akkoord met de juiste aantallen aan drank. De stocktelling na de activiteit wordt gedaan door een beroepskracht van het jeugdhuis en wordt in alle eerlijkheid gedaan. De stocktelling gebeurt altijd de eerste werkdag na de activiteit. Indien er een verhuur tussen zit wordt de stocktelling geteld door een beroepskracht voordat de andere verhuur er is. De huurden mag (en dat wordt aangeraden) zelf de volledige stocktelling doen ter controle.
6.2 Drankprijzen
De huurder voorziet zelf voldoende personeel om de bar te bedienen. Drankprijzen kunt u vinden bij puntje 10.1
6.3 Herbruikbare bekers systeem
Het systeem van de herbruikbare bekers wordt bepaald door de organisatie. Er wordt een telling voor en na de verhuur gedaan. Per beker dat niet terug is wordt er een toeslag van 2 euro per beker aangerekend. Dit wordt gefactureerd naar de klant.
6.4 Bij klachten en betwistingen betreffende de factuur moet dit binnen de 10 kalenderdagen na ontvangst en per aangetekend schrijven aan Jeugdhuis Comma worden overgemaakt of mailen naar de coördinator. Na deze periode wordt de factuur geacht aanvaard te zijn.
7 Ordelijk verloop, veiligheid en verzekering
7.1 Bij openbare evenementen moet de huurder minsten 1 personen voorzien die instaan voor het ordelijk verloop, veiligheid en toezicht bij:
• Toiletten
• Ingang
• Polyvalente ruimte
• Roken
• Drugsgebruik
7.2 De huurder is bij wet verplicht, minimum 1 maand voor aanvang van het event, het inzetten van securitymedewerkers te melden bij de burgemeester. Een bewijsstuk moet doorgestuurd worden naar Jeugdhuis Comma ter bevestiging.
7.3 Jeugdhuis Comma voorziet een brandverzekering voor het gebouw en heeft zijn eigen materiaal en vrijwilligers verzekerd.
7.4 Het wordt sterk aangeraden aan de huurder om een verzekering aan te gaan voor zijn eigen vrijwilligers, burgerlijke aansprakelijkheid en diefstal.
7.5 Bij ongevallen, schade en diefstal tijdens de activiteit zal de huurder verantwoordelijk gesteld worden.
7.6 Enkel elektriciteit toestel zijn toegelaten in het jeugdhuis. Toestellen met een vlam of hete olie mogen niet in het gebouw gebruikt worden. Op het terras kan dit wel als men rekening houdt met een minimale afstand van 2 meter van het gebouw en alle andere veiligheidsmaatregelen.
8 Alcohol, roken en illegale drugs
8.1 Alcohol gebruik
Indien er jongeren onder de 16 jaar mogen aanwezig zijn op het event dan is de organisatie verantwoordelijk op het toezien van het alcohol gebruik bij degene jonger dan 16 jaar. Het is bij wet verboden alcohol te schenken aan jongeren onder de leeftijd van 16 jaar. Bij inbreuken vastgesteld door Xxxxxxxxx Comma of politie wordt de huurder aansprakelijk gesteld en niet Jeugdhuis Comma.
Het is aan de huurder om een waterdicht systeem te gebruiken zodat elke medewerker met zekerheid weet dat een jongere onder de 16 jaar geen alcohol kan kopen aan de bar.
Indien er geen toegang wordt verleend aan jongeren onder de 16 jaar moet dit uitdrukkelijk vermeld worden op alle drukwerk, internetcommunicatie en tickets die bij de activiteit horen. Het blijft de verantwoordelijkheid van de verhuurder dat er geen jongeren onder de 16 jaar toegang krijgen tot het event. Bij inbreuken vastgesteld door Xxxxxxxxx Comma of Politie zal de huurder verantwoordelijk worden gesteld.
Het is verboden sterke drank (>15% alcohol) te verkopen en consumeren in het jeugdhuis.
8.2 Druggebruik
De huurder is verantwoordelijk voor de controle, toezicht en preventie van het drugsgebruik tijdens de activiteit. Het is in jeugdhuis Comma – en bij wet- verboden drugs te consumeren en te verkopen. Bij inbreuk of een vermoeden van zal contact opgenomen worden met de politie en wordt de verhuur stopgezet. Alle verantwoordelijkheid wordt verhaald op de huurder.
8.3 Rookverbod
Het is verboden te roken in Jeugdhuis Comma. De huurder is verantwoordelijk om hun bezoekers hierop te wijzen en in te grijpen. Eventuele boetes of vervolgingen door het niet naleven van het rookverbod vallen ten laste van de gebruiker.
9 Diverse
9.1 Er mag enkel affiche geplakt worden op de daarvoor voorzien plaatsen die worden toegewezen door de verantwoordelijke.
9.2 De huurder staat zelf in voor het schoonhouden en toezicht van de toiletten er kan een democratische prijs gevraagd worden voor het gebruik van toiletten.
9.3 De huurder stelt zich in regel inzake auteursrecht en maakt hiervoor de nodige afspraken met UNISONO.
9.4 Bewegwijzering moet aangevraagd worden aan de Dienst Vergunningen van de Stad Brugge. Indien er toestemming wordt gegeven van uit de bevoegde dienst verbindt de huurder zich er toe elke bewegwijzering aangebracht op de openbare weg, in de omgeving van de zaal en binnen de zaal, behalve op de daarvoor voorziene plaatsen, conform de politieverordening meteen na het einde van de activiteit te verwijderen.
10 Bijlage
10.1 Dranklijst* + prijzen
Vanaf 1 maart 2023 gelden volgende prijzen:
Cristal 25cl | € 1,66 |
Cristal Vat 50 liter (per 25cl) | € 1,54 |
Bieren: | |
Kriek Mort Subite 25cl | € 2,38 |
Brugs tarwebier 25cl | € 1,85 |
Hapkin 33 cl | € 2,70 |
Grimbergen dubbel 33 cl | € 2,68 |
Chimay Trippel 33 cl | € 2,86 |
Desperado’s 33 cl ( | € - |
Witte wijn 0,75 liter | € 11,76 |
Rode wijn 0,75 liter | € 11,76 |
Rosé wijn 0,75 liter | € 11,76 |
Cava 0,75 liter | € 17,98 |
Alcohol vrij bier: | |
Desperado’s Virgin 33 cl ( | € - |
Maes 0,0% 25cl | € 1,38 |
Liefmans 0.0% 25 cl | € 2,14 |
Frisdranken: | |
Cola 1 liter | € 3,41 |
Cola Zero 25 cl | € 1,06 |
Ice-tea 25 cl | € 1,38 |
Ice-tea green 25 cl | € 1,38 |
Tonissteiner Orange 25 cl | € 1,42 |
Ice-peach 25 cl | € 1,65 |
Ginsberg plat 1 liter | € 0,90 |
Ginsberg bruis 1 liter | € 0,90 |
Appelsap Oxfam 20 cl | € 1,20 |
Food | |
Chips (zout/paprika/pickels) | € 1,39 |
*De drankprijzen zijn onderhevig aan prijsstijgingen afhankelijk van de leverancier.
10.2 Tarief
Tarief A: 150 euro Waarborg 250 euro | • Erkende jeugdwerkinitiatieven • Scholen • Non-profit organisaties (doelgroep <30) • Jongeren tussen 16 en 30 jaar. |
Tarief B: 250 euro Waarborg 250 euro | • Commerciële organisaties • Personen die buiten de leeftijdsdoelgroep vallen (+30 jaar) • Organisatie die als doelgroep + 30-jarigen hebben |
Optie: Extra kost PA 350 euro Waarborg 500 euro | • Gebruik van onze PA voor liveoptredens • Inclusief geluidsman/ vrouw |
Tarief D: 50 euro Waarborg: 0 euro | • Dagdeelprijs • Je gebruikt het jeugdhuis voor 1 dagdeel of meerdere • Voormiddag: 9h- 13h30 • Namiddag: 13h30- 17h30 • Niet ’s avonds na 18h • Niet in de weekends |
10.3 Vrije toegang voor | |
Kan controle uitoefenen op het naleven van het contract:
• Xxxxxx Xxxxxxx (Beroepskracht)
• Xxxx Xxxxxxxx (Beroepskracht)
• Xxxxx Xxxxxxx (Beroepskracht)
• Xxxxx Xxxxxxxx (Raad van Bestuur)
• Xxxxxx Xxxxxxxxx (Raad van Bestuur)
• Xxxxx Xxxxxxxx (Raad van Bestuur)
• Xxxxxxx Xxxxxxxx (Raad van Bestuur)
• Xxxx Xxxxxxxxxx (Raad van Bestuur)
• Xxx Xxxxxxxxx (Raad van Bestuur)
• Xxx Xxxxx (Raad van Bestuur)
Kan geen controle uitoefenen op het naleven van het contract, maar staat in voor de techniek:
• Xxxxxxx Xxxx (Vrijwilliger technische werkgroep)
• Xxxxx Xxxxxxx (Vrijwilliger technische werkgroep)
• Xxxxxx Xxxxx (Vrijwilliger technische werkgroep)
• Xxxxx Xxxxxxx (Vrijwilliger technische werkgroep)
Avondverantwoordelijke
Wel controle doen op het naleven van het contract. De persoon die AV is, is wisselend. Deze wordt voor de verhuur kenbaar gemaakt aan de huurder.
10.4 Officieel logo van jeugdhuis Comma
10.5 Officiële schrijfwijze
De naam van Xxxxxxxxx Comma wordt op één manier juist geschreven en dat is: Jeugdhuis Comma
Varianten als JH Comma, De Comma, Comma worden niet aanvaard.