Deelnemingsvoorwaarden Led Expo Benelux 2015
Deelnemingsvoorwaarden Led Expo Benelux 2015
De bepalingen waaronder aan Led Expo Benelux (hierna te noemen: de Beurs) kan worden deelgenomen, zijn vastgelegd in deze deelnemingsvoorwaarden evenals in het Algemeen Reglement voor deelneming aan door GVCC BV georganiseerde beurzen en tentoonstellingen (hierna te noemen: Algemeen Reglement).
Organisatie
De Beurs wordt georganiseerd door Groot Vrisekoop Concept & Creatie BV, handelend onder Good!, Communicatie en Realisatiespecialisten in duurzaamheid, hierna te noemen: ‘Led Expo Benelux’. Het correspondentieadres is:
Led Expo Benelux
T.a.v. de projectmanager
Xxxxxxxxxxxxx 00 0000 XX XXXXXXXXXXXXX
Telefoon 072 – 572 97 94 E-mail: xxxx@xxxxxxx.xx website: xxx.xxxxxxx.xx
Plaats en datum beurs
De Beurs wordt gehouden in Brabanthallen Den Bosch Xxxxxxxxx 0, 0000 XX ‘s-Hertogenbosch
Van woensdag 11 t/m donderdag 12 februari 2015
Openingstijden
De Beurs is voor bezoekers geopend op 11 februari van 10:00 tot 18:00 uur en op 12 februari van 10.00 tot
17.00 uur.
Voor exposanten is het gebouw dagelijks geopend van 2 uur vóór openingstijd tot 1 uur na sluitingstijd van de Beurs.
Led Expo Benelux behoudt zich het recht voor om tot 30 dagen voor de eerste opbouwdag de openingstijden te wijzigen.
Opbouw & demontage
Voor het opbouwen en inrichten van stands, evenals het binnenbrengen van goederen is Brabanthallen Den Bosch beschikbaar van maandag 9 februari t/m dinsdag 10 februari.
De opbouwtijden zijn van 11:00 uur tot 22:00 uur op maandag 9 februari en van 07.00 tot 22.00 uur op dinsdag 10 februari.
Het verwijderen van goederen, evenals het demonteren van de stands, dient te geschieden op donderdag 12 februari vanaf 18.00 uur tot 22.00 uur
en vrijdag 13 februari van 7.00 tot 14.00 uur. Exposanten die gebruikmaken van systeembouw dienen hun stand uiterlijk vóór vrijdag 13 februari 9.00 uur te ontruimen.
Toegangsprijs
De basistoegangsprijs bedraagt € 45,-- incl. btw per persoon per dag. Exposanten ontvangen een unieke invitatiecode waarmee zij gratis relaties kunnen
uitnodigen. Professionele belangstellenden uit relevante sectoren kunnen d.m.v. registratie op de website van Led Expo Benelux toegangskaarten á € 15,-- incl. btw aanschaffen. Als een belangstellende de beschikking heeft over een door een (media)partner verspreide kortingscode dan kan
d.m.v. registratie kaarten á € 7,50 incl. btw aangeschaft worden. Bezoekers die zich tijdens de beursdagen registreren via de kassa kunnen
toegangskaarten aanschaffen á € 45,-- incl. btw. Aangeschafte tickets worden niet gerestitueerd.
Expositieprogramma
Op de Beurs kunnen uitsluitend goederen en diensten worden tentoongesteld, welke naar het inzicht van Led Expo Benelux in overeenstemming zijn met het doel van de Beurs. Een en ander ter beoordeling van Led Expo Benelux of een door Led Expo Benelux te benoemen commissie.
Exposanten
Exposanten kunnen zijn detaillisten, fabrikanten, agenten, importeurs, groothandels, exporteurs, uitgeverijen en overige dienstverleners, mits economisch actief op het gebied zoals benoemd in het vorige artikel. Eén en ander ter beoordeling van Led Expo Benelux. Led Expo Benelux behoudt zich te allen tijde het recht voor exposanten te weigeren, zonder daarover verantwoording te hoeven afleggen.
Demonstraties
Speciale activiteiten op stands, zoals bijvoorbeeld optredens en shows, kunnen uitsluitend worden toegestaan indien hiertoe schriftelijk, uiterlijk 30 dagen voor aanvang van de opbouw, toestemming is gevraagd aan en schriftelijk is verkregen van Led Expo Benelux. Aan het verlenen van toestemming wordt onder andere de voorwaarde verbonden dat de activiteit zodanig gesitueerd moet zijn dat geïnteresseerde bezoekers niet in het gangpad komen te staan.
Tarieven standhuur
De standhuur per vierkante meter vloeroppervlakte bedraagt € 135,-- per m2, excl. BTW en excl. standbouw en voorzieningen.
Inschrijving, toelating, toewijzing
Na ontvangst van het bindend inschrijfformulier neemt Led Expo Benelux de inschrijving in behandeling.
Exposanten die tot de Beurs worden toegelaten ontvangen z.s.m. een deelnamebevestiging. Hierdoor ontstaat de overeenkomst van deelname. Led Expo Benelux stelt voor de exposanten met een overeenkomst van deelname zo spoedig mogelijk de definitieve standruimte en standlocatie vast. De door Led Expo Benelux vastgestelde locatie, oppervlakte en type van de standruimte zijn bindend. Bij het bepalen van de locatie, oppervlakte en type van de standruimte houdt Led Expo Benelux zoveel mogelijk rekening met eventuele door de exposant kenbaar gemaakte wensen.
Facturering standruimte & annulering
Exposanten met een overeenkomst van deelname ontvangen een voorschotfactuur ter hoogte van 40% van het op het inschrijfformulier aangegeven aantal
vierkante meters en bestelde standbouw en voorzieningen. Na toewijzing van de definitieve standruimte ontvangt de exposant een restantnota ter hoogte van het definitief aantal toegewezen meters. De voorschotnota wordt op de restantnota in mindering gebracht. Alle facturen dienen uiterlijk binnen de op de facturen vermelde betaaltermijn te zijn voldaan. (volledige tekst in Algemeen Reglement)
• Annulering na insturen inschrijfformulier: 25% van de deelnamekosten;
• Annulering na ontstaan overeenkomst van deelname: 50% van de deelnamekosten;
• Annulering na vaststelling definitieve standruimte: 75% van de deelnamekosten;
• Annulering 30 dagen voor, tot de dag van aanvang van de Beurs: 100% van de deelnamekosten.
Onder “aanvang van de Beurs” wordt verstaan de eerste opbouwdag van de Beurs. Annulering dient te geschieden per aangetekend schrijven.
Voorschriften standbouw
Behalve aan het in deze deelnemingsvoorwaarden gestelde, dienen exposanten zich te houden aan de door Brabanthallen Den Bosch uitgevaardigde voorschriften en overheids- en brandweervoorschriften. Deze voorschriften kunt u opvragen bij de projectmanager.
Exposanten kunnen gebruik maken van door Led Expo Benelux aangeboden systeembouw.
Indien exposanten geen gebruik maken van door Led Expo Benelux geleverde systeem standbouw, dient de standbouw te voldoen aan de volgende voorwaarden:
• De gangbare bouwhoogte is - ook op eilandstands - 250 cm, inclusief eventuele vlonders of verhoogde vloeren.
• Stands dienen toegankelijk te zijn, ook voor rolstoelen.
• De maximale bouwhoogte is 5 meter. Bij uitzondering en op schriftelijke aanvraag kan hier beperkt van worden afgeweken. Aanvragen dienen uiterlijk 60 dagen voor de eerste opbouwdag in het bezit van Led Expo Benelux te zijn.
• Banieren of andere vormen van visuele reclame boven kopstands, hoekstands of rijstands, dienen aan de zijde(s) waar de stand grenst aan aanliggende stands blanco of neutraal te zijn.
• de stand dient voorzien te zijn van zelfdragende zij- en achterwanden, frieslijst(en) met naamsvermelding en standnummer, vloerbedekking en verlichting. In geval de deelnemer hoger of lager bouwt dan 250 centimeter, dan dient de eigen of de eventueel aangrenzende stand te worden afgewerkt.
• Wanden aan gangpaden dienen voor minimaal 50% open te zijn.
Alle exposanten die geen gebruik maken van de Led Expo Benelux standbouw, dienen hun standontwerp vóór 1januari 2015 ter goedkeuring aan Led Expo Benelux toe te zenden. Goedkeuring geschiedt schriftelijk door de betreffende projectmanager.
Vergunningen
Exposanten die gebruik maken van etage-, tribune- en podiabouw dienen minimaal 6 weken voor aanvang opbouw een vergunning aan te vragen bij Led Expo Benelux en bij de verantwoordelijke instanties. Ten aanzien van etagebouw is de exposant ook standhuur verschuldigd, en wel het aantal m2 etage x 1/2 m2 prijs.
Geschillen
Indien u een klacht heeft, wordt u verzocht deze onverwijld en nooit later dan 30 dagen na de laatste beursdag in te dienen. Nadien worden deze niet meer in behandeling genomen.
Bijzondere bepalingen:
a. Het is de Exposanten niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Led Expo Benelux tijdens de beurs op of rond de stand te exposeren, dan wel anderszins gebruik te maken van open, stromende, sproeiende en/of vernevelende vloeistoffen. Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn bij losse aircosystemen, fonteinen, hoge druk reinigingssystemen, luchtbevochtigers, doucheapparaten, sauna’s en of whirlpools. Aanvragen dienen schriftelijk te geschieden met duidelijke omschrijving van het vloeistofgebruik.
b. Onder verwijzing naar het bepaalde in het Algemeen Reglement is het de exposant toegestaan goederen te verkopen tegen afgifte van het gekochte.
c. Zowel bij verkoop op order als bij verkoop tegen afgifte van goederen c.q. tegen contante betaling dient de exposant o.a. een “afkoelingsperiode” van ten minste 8 dagen in aanmerking te nemen na de aankoopdatum door het publiek.
d. Het is de exposant niet toegestaan in de standruimte aan derden, in de ruimste zin, cateringfaciliteiten te verlenen of cateringproducten te laten verstrekken of te laten afleveren, tenzij met schriftelijke toestemming van, en onder de voorwaarden vastgesteld door Brabanthallen Den Bosch. Het laten proeven en keuren van niet volledige consumpties (monsters) is voor exposanten wel onder voorwaarden toegestaan, waarbij de exposant de terzake geldende overheids- en andere voorschriften volledig dient te respecteren.
e. De exposant dient zich ten aanzien van alcoholische dranken strikt te houden aan de in de Code voor Alcoholhoudende Dranken opgenomen gebods- en verbodsbepalingen en aan alle wettelijke bepalingen en richtlijnen betreffende drankverkoop en proevingen.
f. Ten einde overlast van enig soort te voorkomen is het de exposant niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van of namens Led Expo Benelux: beelden te projecteren, het gesproken woord door middel van luidsprekers te versterken, muziek ten gehore te brengen en/of geluid te veroorzaken, alles voor zover dit hinder kan opleveren.
Slotbepaling
In alle gevallen, waarin deze Deelnemingsvoorwaarden alsmede het Algemeen Reglement niet voorzien of onduidelijk worden geacht, beslist Led Expo Benelux.