Aan : Het auditcomissie

Aan : Het auditcomissie

Van : F en C

CC : Griffier

Datum :

Onderwerp : Marktverkenning en afweging voorzetting dienstverlening huidige accountant

M E M O

Aanleiding

Sinds 2012 is Xxxxx Xxxxx onze accountant. BT heeft de meervoudige aanbesteding die hiervoor is uitgezet in 2011 gewonnen. De eerste contractperiode liep tot en met de controle van boekjaar 2017 Het huidige contract loopt tot en met boekjaar 2021. Het contract kent de mogelijkheid nog 2 x met een jaar te verlengen. Hierover moet uiterlijk 30 september 2021 een beslissing worden genomen. In deze notitie worden overwegingen gegeven om te komen tot een beslissing om het lopende contract al of niet te verlengen.

In het auditcommissie van 26 oktober2020 is afgesproken een marktverkenning op te stellen. Deze treft u navolgend aan.

Verlengen of niet?

In augustus 2020 is intern een evaluatie opgesteld waarin de ervaringen van de afgelopen jaren op een rij worden gezet en enkele constateringen worden gedaan. Navolgend worden deze puntsgewijs besproken.

Kosten

De kosten van de jaarrekeningcontrole zijn de laatste 2 jaar stevig toegenomen. In de jaren 2012-2014 waren de jaarlijkse kosten €20k. Vanaf 2015 is het budget iets verhoogd (als gevolg van de decentralisaties binnen het sociaal domein) tot €24k. Van meerwerk was tot en met de controle van boekjaar 2017 eigenlijk nooit, dan wel zeer incidenteel sprake. Vanaf 2018 is de 2e contractperiode van BT gestart. Conform de nieuwe overeenkomst zijn het budget en de contractprijs voor de jaarrekeningcontrole verhoogd naar €40k. Als gevolg van nieuwe wet- en regelgeving en strakkere accountantsrichtlijnen was BT genoodzaakt om meer controlewerkzaamheden te verrichten wat leidde tot deze hogere prijs. Het budget is in 2019 verhoogd tot €47.500 als gevolg van uitgebreidere werkzaamheden met betrekking tot inkopen.

Het budget is in 2018 direct met 50% overschreden. In 2018 heeft dit geleid tot een uiteindelijk kostenplaatje van €60k. In 2019 zijn als gevolg van meerwerk de kosten zelfs opgelopen tot bijna het dubbele van het budget tot in totaal €78k. De controle van boekjaar 2020 bevindt

Gemeente Gennep

Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx 1, Xxxxxxx 0000, 0000 XX Xxxxxx

zich in de afrondende fase, de exacte kosten zijn hierdoor nog niet bekend. De accountant heeft reeds meerwerk aangekondigd, mede als gevolg van aanvullende werkzaamheden met betrekking tot de uitvoering van de Tozo regelingen en door een toename van het aantal Sisa bijlage. De verwachting is dat de kosten voor 2020 boven het niveau van 2019 uit komen

In onderstaande tabel zijn de jaarlijkse kosten met betrekking tot de jaarrekeningcontrole opgenomen.

Jaarlijkse kosten jaarrekeningcontrole BT 2012-2019 (ex vpb wzh)
Jaar	Budget	Werkelijk	Verschil
2012	20.000	20.000	0
2013	20.000	20.000	0
2014	20.000	20.000	0
2015	24.000	27.280	-3.280
2016	24.000	24.000	0
2017	24.000	23.500	500
2018	40.000	60.000	-20.000
2019	47.500	77.975	-30.475
2020	47.500

Tijdsbesteding

De kosten zijn stevig toegenomen. Dit geldt ook voor de interne tijdsbesteding dan wel de doorlooptijd van de accountantscontrole. De laatste 2 jaar heeft de jaarrekeningcontrole (excl. interim controle en bedrijfsbezoek) een doorlooptijd van half maart tot eind april (circa 6

weken). In deze 6 weken zijn 2 tot 3 collega’s van het cluster financiën en control grotendeels

dagelijks bezig met het bedienen van de accountant en de vragen van de accountant. Daarnaast worden er ook nog diverse collega’ s binnen de organisatie belast met het beantwoorden van vragen/aanleveren van stukken naar aanleiding van de vragen / steekproeven van de accountant. In het verleden (voor 2018) was de doorlooptijd van de accountantscontrole circa 2 tot 3 weken.

Dit staat los van de voorbereidingstijd van circa 2/3 weken, die gebruikt wordt om het controledossier te vullen op basis van de lijst met op te leveren stukken (Lots, die door de accountant wordt verstrekt). Hier is overigens niet veel aan veranderd gedurende de jaren. Dus de aanlevering van de initiële stukken is identiek en toch zijn we ruim twee keer zoveel tijd kwijt met de controle.

BT heeft zich altijd positief en lovend uitgesproken over de mate van aanlevering van de controlestukken door de gemeente Gennep. Hier lijkt de oorzaak van de extra tijdsbesteding dus niet te zitten.

Werkwijze

Bezoek op locatie

Sinds een aantal jaar is de accountantscontrole opgeknipt in 3 delen. Waar vroeger de interim controle (najaar) en jaarrekeningcontrole (voorjaar) plaatsvond is er sinds een aantal jaar een extra controlemoment bijgekomen. Voor de interim-controle wordt het zogenaamde bedrijfsbezoek afgelegd in het najaar. De interim-controle is meer opgeschoven naar eindejaar.

Het bedrijfsbezoek heeft als doel om enkele werkzaamheden uit de interim-controle naar voren te halen. De afgelopen jaren hebben we gemerkt dat dit niet altijd even efficiënt verloopt. Ook de uitvoering van de interim-controle verloopt niet altijd even efficiënt. Soms worden steekproeven tijdens de interim-controle niet volledig afgewerkt of worden de bevindingen pas met de jaarrekeningcontrole gedeeld. In de controle over boekjaar 2020 zijn hier beter afspraken over gemaakt en is dit efficiënter verlopen.

Aanleveren stukken

In het verleden werden alle controlestukken door ons op papier aangeleverd. Sinds een aantal jaar gebeurt dit volledig digitaal door middel van de BT-applicatie Huddle. Hierdoor is de beschikbaarheid en overzichtelijkheid van de stukken voor BT (en ook voor ons) toegenomen. Dit zou ook moeten leiden tot efficiëntere controle en minder werk, dit blijkt niet het geval.

LOTS

De lijst met op te leveren stukken (LOTS) die we van BT ontvangen voor aanvang van de controle vormde in het verleden het grootste deel van de stukken die we moesten aanleveren. De laatste 2 jaar hebben we ervaren dat de LOTS nog niet eens de helft vormen van alle stukken die we uiteindelijk aanleveren. Dit komt voornamelijk doordat tijdens de controle meer en gedetailleerdere vragen worden gesteld.

Pending

Sinds een aantal jaar werken we tijdens de controle met een zogenaamde Pendinglijst. Dit is een lijst met aanvullende vragen van de accountant. De werkwijze met de pendinglijst, (dagelijks ontvangen we op 2 momenten een overzicht met nieuwe vragen) zorgt voor meer overzicht/structuur in de controle(voortgang). Dit wordt als prettig ervaren.

Echter de laatste jaren hebben we ervaren dat de lijst met aanvullende vragen steeds groter/langer/omvangrijker wordt. Ter indicatie; tijdens de controle van de jaarrekening 2019 bestond de uiteindelijke pendinglijst uit 156 items/vragen (2020: 132). Waarbij 1 vraag vaak

bestaat uit een onderliggend tabblad met meerdere subvragen/steekproeven. Dit betreffen doorgaans 5 tot soms wel 30 items per tabblad. Een grove schatting is dat we naar aanleiding van de pendinglijst circa 1.000 extra controlestukken/items moeten aanleveren.

Dit blijkt ook uit een korte analyse van het aantal aangeleverde controlebestanden. In 2017 hebben we in totaal 1200 bestanden aangeleverd, in 2018 1700 en in 2019 en 2020 maar liefst 2500 controlebestanden. Kortom het aantal benodigde controlestukken is de afgelopen jaren opgelopen, wat zorgt voor veel meer werk. De toename van het aantal vragen en controlebestanden komt doordat de dossiervorming van BT (naar eigen zeggen) aan hogere eisen moet voldoen. Antwoorden op vragen moeten met meerdere en gedetailleerde stukken onderbouwd worden.

Diepgang controle

De diepgang van de controle (mate van detail) is de afgelopen jaren duidelijk toegenomen. Steeds meer stukken zijn nodig om het antwoord op een vraag te onderbouwen.

2 voorbeelden ter indicatie:

A: Voorheen was een goedgekeurde factuur voldoende om de inkoop te onderbouwen. Tegenwoordig dienen we naast de factuur een onderbouwing van de prijs, door middel van een getekende offerte, opdrachtbevestiging, afspraken per mail etc. aan te leveren. Daarnaast ook bewijsstukken dat de prestaties geleverd zijn. Dit kunnen bijvoorbeeld opgeleverde

rapporten, foto’s, verslagen, (stort)bonnen, outlook agenda’s, meterstanden etc. zijn.

B: Voorheen was een legesnota voldoende om een verkoop te onderbouwen. Tegenwoordig dienen we naast de nota ook de vergunning, de aanvraag, de berekening van de bouwsom, de aansluiting met de onderliggende m2 uit de bouwtekening en de normatieve bouwkosten, alsmede het bankafschrift van de ontvangst aan te leveren.

Controlevragen/controleteam

Gelukkig werkt BT al een aantal jaar met een vast controleteam aan de controle in Gennep. Wat dan prettig zou zijn is dat jaarlijkse terugkerende controle-items of jaarlijkse terugkerende methodieken van het verwerken van gegevens niet jaarlijks leidt tot dezelfde vragen. Dit gaat niet altijd op en is daarmee niet efficiënt. Het komt voor dat in de controle gevraagd wordt naar onderbouwingen die wij bij de eerste aanlevering al aangeleverd hebben. Dit strookt niet met onze verwachtingen.

IT control

Sinds een aantal jaar vormen IT-controls ook een steeds belangrijkere/grotere rol in de controle. Hierbij wordt onder andere uitgebreid ingegaan op informatieveiligheid. Veel handelingen die binnen organisaties plaatsvinden worden geregistreerd door middel van automatisering. Daarbij zijn de interne beheersingsmaatregelen steeds vaker geautomatiseerd

in softwarepakketten. Algemeen worden IT-controls daarmee gezien als een goede indicator van de mate waarin de organisatie in control is.

IT-controls zorgt voor een grotere tijdsbelasting van de organisatie. Zo dienen er door IT en applicatiebeheer uitgebreide vragenlijsten ingevuld te worden over de IT organisatie. Deze uitvraag wordt als dubbelop ervaren ten opzichte van andere audits en wettelijke vereisen (BIO). Wij vragen ons af of het niet mogelijk is voor de IT-controls gebruik te maken van de andere audits die we als organisatie (verplicht) uitvoeren.

Natuurlijk adviesfunctie

BT gaf in hun aanbieding/offerte aan de gemeente bij te staan met advies op financieel/administratief/controlgebied. Wij vinden dat deze adviesfunctie slechts in beperkte mate tot uiting komt. De jaarlijkse bevindingen en aanbevelingen die door BT in de managementletter dan wel het accountantsverslag worden opgenomen betreffen grotendeels algemene (reeds bekende) landelijke ontwikkelingen. De bevindingen die specifiek op Gennep betrekking hebben zijn overwegend kleinere aandachtspunten.

Marktverkenning

De marktverkenning heeft in 2 stappen plaatsgevonden. In de eerste stap is via een netwerk van controllers uitgevraagd welke accountant zij hebben, wanneer de aanbesteding heeft plaatsgehad, hoeveel partijen zich inschreven, wie het uiteindelijk is geworden, wat het aanbestedingsbedrag is en hoe de ervaringen zijn. In een tweede stap zijn zes accountants via een mail gevraagd of zij interesse zouden hebben om in te schrijven indien de gemeente Gennep een aanbesteding zou starten.

In tegenstelling tot de vorige aanbesteding, die werd gelopen in 2017, kent de markt op dit moment meer mogelijkheden. Indertijd schreef alleen Xxxxx Xxxxx (Berk) in. Naar aanleiding van de mail hebben vier partijen belangstelling getoond voor een deelname aan een offertetraject. Naast de huidige accountant zijn dat BDO, KSG en RA12. Hierbij moet wel worden opgemerkt dat het indienen van een inschrijving en het uitnodigen tot het doen van een inschrijving twee verschillende dingen zijn. In 2017 kende de shortlist drie namen.

Het interessante is dat het gaat om volstrekt verschillende partijen in omvang, maar ook voor wat betreft de positie in de markt. BT en BDO opereren landelijk en zijn in de gemeentelijke markt als groot te beschouwen. KSG is vooral actief in Limburg en is eerder klein dan als groot te duiden. RA12 is een relatief nieuwe speler in de markt. Zij heeft tot nog toe een enkele gemeente in portefeuille, maar wil dit de komende jaren geleidelijk gaan uitbouwen.

Overwegingen bij aanbesteding

Aanbesteding kost tijd

Aanbesteding van een accountant is een tijdrovend proces. De verantwoordelijkheid voor de aanwijzing van de accountant ligt bij de raad. Een zorgvuldig proces beloopt al snel een half jaar. Voor een Europese aanbesteding dient hier zeker vanuit gegaan te worden.

Heldere verdeling taken en verantwoordelijkheden

Bij de aanbesteding zijn in een organisatie meerdere personen betrokken. Een goede verdeling van de taken en verantwoordelijkheden draagt bij aan een zo soepel mogelijk verloop. In onderstaand tabel is een voorbeeld uitgewerkt.

	Raad	Griffie	Financiën	Directie	Inkoop
Marktverkenning	R	I	R	I	V
Programma van eisen	R	I	V	I	R
Offerteaanvraag / beschrijvend document	I	I	V/R	I	V/R
Nota van inlichtingen	R	I	V/R	I	V/R
Beoordeling	V	I	R	I	R
Benoeming accountant	V	V

V = verantwoordelijk, R = raadplegen (2-richtingen; adviserend), I = informeren (1-riching; wordt op de hoogte gehouden)

Voor een praktisch verloop van het proces kan aan de voorkant van de raad mandaat gevraagd worden, zodat de ambtelijke organisatie de aanbesteding kan uitvoeren. In de eerste 5 geschetste stappen kan het auditcommissie namens de raad een rol vervullen. Uiteindelijk vindt de formele aanstelling van de accountant door de raad plaats.

Criteria voor keuzes accountant in de aanbesteding

Op basis van wetgeving geldt het gunningsprincipe ‘Beste prijs, kwaliteitverhouding – Pas toe of leg uit! Hoewel prijs een belangrijk aspect is, leert de praktijk dat in de controle diverse aspecten zitten die ook mee zouden moeten wegen. Dat geldt ook voor de wijze waarop de adviesfunctie invulling krijgt.

De ontwikkeling van de organisatie en de wijze waarop de sturing raad – college – organisatie vorm krijgt, vraagt om andere wijze van invulling van de dienstverlening van de accountant. Hierbij dient niet alleen aandacht te zijn voor de invulling van de (interim) controles, maar ook de wijze waarop de advies rol naar bestuur en organisatie wordt ingekleurd. Door middel van een interviewronde kan hier vorm aan gegeven worden en kan dit als gunningscriterium meegewogen worden in de beoordeling.

In de aanbestedingsprocedure zullen we aan de hand van gunningscriteria bovenstaande vertalen om zo de inschrijvingen te kunnen beoordelen.

Een voorzet hiervoor is onderstaand opgenomen:

	Omschrijving	Max. # punten/ weging
G.1.	Dienstverleningsplan
	Processen incl. planning & control
	Onderwerpen specifiek
	Risico’s
	Controle uitvoering
	Inzet gemeente
G.2.	Interview, ervaring deskundigheid
	Xxxxxx en ervaring, samenwerking binnen het team, omgevingsbewust, politiek/ bestuurlijk, sparringpartner
G.3.	Duurzaamheid
	CO2 uitstoot, print gedrag, email communicatie
G.4.	Prijs
	Totaal	100

Ter illustratie zijn enkele recente rapporten van de accountants bijgevoegd. Hierin zijn duidelijke verschillen te herkennen. Deze kunnen wellicht helpen in het formuleren van verwachtingen over de dienstverlening door accountant.

Welke inkoopprocedure is van toepassing?

Ons inkoopbeleid kent geen vaste drempels met daaraan gekoppelde procedures. Per inkoop

c.q. aanbesteding kijken we naar de best passende procedure. Het bepalen van de procedure wordt gedaan aan de hand van een aantal vragen:

1. Hoe wordt de opdracht gekwantificeerd; Dienst, Werk of Levering?

2. Wat is de opdrachtwaarde?

3. Overige aandachtspunten: hoe ziet de markt eruit, grensoverschrijdend belang e.v.

Ad.1. De accountant valt onder de categorie Diensten.

In het geval van de accountant, betreft dit een zogenoemde Dienst.

In de Gids Proportionaliteit geeft het onderstaande ‘stoplichtenmodel’ weer welke procedure

wanneer proportioneel wordt geacht. Belangrijk uitgangspunt hierbij is: motivatie! De Europese drempel voor aanbesteden ligt voor 2020-2021 op €214.000,- excl. BTW.

Leveringen/ diensten

Ad.2. Opdrachtwaarde

De totale opdrachtwaarde wordt berekend aan de hand van de looptijd van de overeenkomst inclusief eventuele verlengingsopties.

Terugkijkend over de afgelopen drie jaren ligt de gemiddelde uitgave boven de grens van Europese aanbesteding € 54.625 per jaar. Op basis van een uitvraag bij andere gemeenten lopen de bedragen uiteen. Indien wordt besloten te gaan aanbesteden, verkennen we of we genoodzaakt Europees aan te besteden.

Ad.3. Overige aandachtspunten

De markt kenmerkt zich door een aantal grote spelers en wat kleinere spelers. De afgelopen

jaren is er veel ‘onrust’ geweest in deze markt.

Naar aanleiding van de marktverkenning zouden ten minste vier partijen geïnteresseerd zijn om mee te doen in een aanbestedingstraject. In geval van Europese aanbesteding kunnen zich ook nog andere partijen melden.

Voorop staat dat bij een Europese aanbesteding de inschrijving open is voor alle partijen, er kan op voorhand geen selectie worden gemaakt van partijen.

Ter bespreking

Het huidige contract wordt niet verlengd

Ambtelijke gezien bestaat er een voorkeur om voor 1 oktober a.s. BT te informeren dat we geen gebruik maken van de mogelijkheid het contract met een jaar te verlengen.

Overwegingen hierbij zijn:

• BT is inmiddels 10 jaar onze accountant. Een frisse wind is zowel voor de raad als de organisatie nuttig. Dit zou moeten leiden tot versterking van de (natuurlijke) adviesfunctie.

• De kosten zijn aanzienlijk opgelopen in de loop der jaren.

• De belasting van de organisatie wordt steeds groter.

• In de markt dienen zich meerdere, nieuwe partijen aan.

• Een nieuwe aanbesteding biedt de mogelijkheid, voor zover nodig, om de afspraken aan te laten sluiten op de gewijzigde rechtmatigheidsverantwoording

Het verzoek aan de auditcommissie is tot een advies te komen over het verlengen van de lopende overeenkomst met BT dan wel het opstarten van het proces aanbesteding nieuwe accountant.