Contract
Algemene voorwaarden van toepassing op opdrachten verleend aan: Finance Plus B.V., gevestigd te Reeuwijk, hierna te noemen: opdrachtnemer.
Artikel 1 Algemeen
1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing, zodra de opdrachtgever de bijstand van de opdrachtnemer heeft gevraagd. Alle bepalingen van deze voorwaarden zijn tussen partijen van kracht, voor zover hier niet schriftelijk uitdrukkelijk van is afgeweken.
2. In deze voorwaarden wordt verstaan onder de begrippen:
a. De opdrachtnemer: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, die de onder artikel 2 aangeduide werkzaamheden uitvoert;
b. De opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, die de hulp inroept van de opdrachtnemer;
c. Onder de opdracht wordt verstaan de in onderling overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer te bepalen werkzaamheden die door de opdrachtnemer verricht dienen te worden en de voorwaarden waaronder zulks dient te geschieden.
Artikel 2 Strekking
1. Alle aanbiedingen zijn vrijblijvend, tenzij opdrachtnemer in zijn aanbiedingen of prijsopgaven aan opdrachtgever uitdrukkelijk anders heeft vermeld.
2. De werkzaamheden van een opdrachtnemer (kunnen) betreffen (onder meer) het voeren van een complete boekhouding c.q. administratie ten behoeve van de opdrachtgever, het opstellen van jaarstukken, het verzorgen van belastingaangiften en de eventuele vervolgen daarop, het adviseren inzake vraagstukken van financiële, fiscale en/of bedrijfskundige aard, alsmede alle handelingen en verrichtingen
die - gelet op de rechtsverhouding en de daaruit voortvloeiende opdracht - dienstig kunnen zijn in verband met de hierboven genoemde werkzaamheden.
3. De opdrachtgever met wie eenmaal op de onderhavige voorwaarden werd gecontracteerd, wordt geacht stilzwijgend akkoord te zijn gegaan met de toepasselijkheid van deze voorwaarden op later met de opdrachtnemer gesloten overeenkomsten.
Artikel 3 Totstandkoming
De overeenkomst komt tot stand op het moment dat opdrachtnemer de opdracht aanvaardt. De in voorgaande zin opgenomen regel geldt eveneens voor wijzigingen in opdrachten. Indien het belang van opdrachtgever onmiddellijk geheel of gedeeltelijke levering door opdrachtnemer vereist, dan wel indien opdrachtgever uitdrukkelijk onmiddellijke levering heeft verzocht, wordt de overeenkomst geacht tot stand te zijn gekomen doordat door opdrachtnemer geheel of gedeeltelijk feitelijk tot levering aan opdrachtgever is overgegaan.
Artikel 4 Verplichtingen opdrachtnemer
1. De opdrachtnemer is gehouden de belangen van zijn opdrachtgever naar beste weten en kunnen te behartigen, één en ander voor zover zulks, gelet op de rechtsverhouding en de daaruit voortvloeiende opdrachten, mogelijk en wenselijk is.
2. De opdrachtnemer voert de werkzaamheden uit met inachtneming van de voor hem geldende gedrags- en beroepsregels van de Nederlandse orde van administratie- en belastingdeskundigen (NOAB). Opdrachtnemer zal op schriftelijk verzoek van opdrachtgever onverwijld aan deze een exemplaar van de laatste versie van genoemde gedrags- en beroepsregels toezenden.
3. De wijze waarop de administratie wordt gevoerd en de overige werkzaamheden worden verricht dient, met inachtneming van eventueel daarop toepasselijke wettelijke bepalingen, te voldoen aan de eisen die voortvloeien uit de verplichtingen en verantwoordelijkheden van de opdrachtgever.
4. Indien de werkzaamheden er toe strekken een bepaald (financieel) eindresultaat te bewerkstelligen, wordt niet gegarandeerd dat dit beoogde eindresultaat werkelijk wordt bereikt.
Artikel 5 Verplichtingen opdrachtgever
1. De opdrachtgever dient ervoor zorg te dragen alle handelingen na te laten welke de uitvoering van de opdracht door opdrachtnemer frustreren dan wel onmogelijk maken.
2. Op de opdrachtgever rust de verplichting aan de opdrachtnemer tijdig, volledig en op de juiste wijze alle gegevens, inlichtingen en bescheiden te verstrekken welke benodigd zijn voor uitvoering van de opdracht.
Artikel 6 Vertrouwelijk
De opdrachtnemer verplicht zich om alle gegevens en stukken, die betrekking hebben op de opdracht, welke in redelijkheid hebben te gelden als vertrouwelijk en geheim, als zodanig te behandelen. De opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schending van de geheimhouding door de personen in zijn dienst, indien de opdrachtnemer aannemelijk kan maken dat deze schending niet door hem verhinderd had kunnen worden.
Artikel 7 Samenwerking met derden
1. De opdrachtnemer kan bij de uitvoering van zijn opdracht slechts andere, niet tot zijn eigen onderneming behorende deskundigen inschakelen, nadat de noodzaak c.q. wenselijkheid daarvan in overleg met de opdrachtgever is vastgesteld.
2. De opdrachtnemer aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de werkzaamheden, die door derden, waaronder de onder artikel 7a genoemde deskundigen, worden verricht.
Artikel 8 Tekortkomingen opdrachtnemer
1. De opdrachtnemer is tegenover de opdrachtgever slechts aansprakelijk voor schade die deze zelf lijdt als rechtstreeks gevolg van tekortkomingen van de opdrachtnemer of van personen in zijn dienst die bij de vervulling van de opdracht zijn begaan, indien en voor zover deze tekortkomingen onder normale omstandigheden bij normale vakkennis en met inachtneming van normale oplettendheid en wijze van vakuitoefening vermeden hadden kunnen worden, één en ander behoudens de hierna omschreven nadere beperkingen.
2. De opdrachtnemer is verplicht om de hierboven bedoelde tekortkomingen op zo kort mogelijke termijn om niet te herstellen, wanneer en voor zover met het herstellen geen hogere kosten zijn gemoeid dan in rekening zijn gebracht voor de betreffende werkzaamheden. Indien de kosten wel hoger uitvallen, dan is de opdrachtnemer slechts verplicht deze herstelwerkzaamheden uit te voeren, indien de opdrachtgever zich voorafgaand schriftelijk bereid verklaart deze extra kosten voor zijn rekening te nemen.
3. Elke aansprakelijkheid van de opdrachtnemer vervalt uiterlijk 60 maanden (5 jaar) nadat de fiscale aangiftes van het desbetreffende boekjaar zijn ingediend, te vermeerderen met de termijn waarvoor uitstel is verleend.
4. Elke aansprakelijkheid van de opdrachtnemer vervalt indien de opdrachtgever bij een eventuele belastingcontrole over het betreffende tijdvak de opdrachtnemer niet in de gelegenheid heeft gesteld hierbij aanwezig te zijn, voorts in het geval de opdrachtgever de opdrachtnemer niet in de gelegenheid heeft gesteld de betreffende te- kortkoming te herstellen en in het geval verdere werkzaamheden naar aanleiding van c.q. in verband met die tekortkoming hebben plaatsgevonden zonder dat de opdrachtgever de opdrachtnemer daarbij betrokken heeft.
5. De opdrachtgever dient de in dit artikel genoemde tekortkomingen te melden binnen 1 maand, nadat hij/zij hiervan op de hoogte is gekomen, dan wel redelijkerwijs had moeten zijn, bij gebreke waarvan iedere aansprakelijkheid van de opdrachtnemer is uitgesloten. Aanspra- kelijkheid is in ieder geval en te allen tijde uitgesloten behoudens en voor zover de door de opdrachtnemer afgesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering recht geeft op een uitkering.
Artikel 9 Tekortkomingen opdrachtgever
1. Indien en voor zover tekortkomingen bij de uitvoering van de werkzaamheden verricht door opdrachtnemer het gevolg zijn van de omstandigheid dat door opdrachtgever niet, niet tijdig of niet in voldoende mate aan de op hem rustende verplichtingen conform artikel 5 heeft voldaan, is de opdrachtnemer daarvoor in het geheel niet aansprakelijk.
2. Herstel van voornoemde tekortkomingen zal in een dusdanig geval op kosten van de opdrachtgever geschieden.
Artikel 10 Beëindiging door opdrachtgever
1. De opdrachtgever kan te allen tijde een gegeven opdracht beëindigen.
2. Opzegging van de opdracht dient te geschieden middels aangetekende brief.
3. Bij beëindiging van een opdracht wordt tussen het tijdstip van mededeling van deze beëindiging en het tijdstip waarop deze beëindiging van kracht wordt in beginsel een zodanige periode in acht genomen, welke minimaal bestaat uit één maand, dat de opdrachtnemer de onderhanden werkzaamheden c.q. de administratie in een zodanige staat kan brengen, opdat overdracht ervan aan de opdrachtgever c.q. Een door de opdrachtgever aan te wijzen derde, zonder schade voor de voortgang van die werkzaamheden, op
aanvaardbare wijze uitvoerbaar is, met in achtneming van het in artikel 9 van deze voorwaarden bepaalde.
4. De aan de opdrachtnemer gegeven opdracht vervalt niet door de dood van de opdrachtgever; diens rechten en verplichtingen gaan over op zijn erfgenamen en/of rechtsopvolger.
Artikel 11 Opschorting/ontbinding/beëindiging door opdrachtnemer Onverminderd de in deze voorwaarden genoemde algemene opschortings- of ontbindingsbevoegdheid heeft opdrachtnemer, indien opdrachtgever enige verplichting uit de door partijen gesloten overeenkomst niet tijdig, niet, onvolledig of onvoldoende nakomt, faillissement dan wel surseance heeft aangevraagd (door een derde), onder opdrachtgever beslag in welke vorm dan ook is gelegd, opdrachtgever zijn onderneming geheel of gedeeltelijk liquideert dan wel stil legt dan wel overdraagt, niet tijdig de door hem verschuldigde declaraties voldoet, het recht om:
1. Te allen tijde een gegeven opdracht te beëindigen welke opzegging dient te geschieden middels aangetekende brief;
2. Vooruitbetaling, dan wel zekerheidsstelling van opdrachtgever te vragen - voor alle bestaande danwel in de toekomst af te sluiten overeenkomsten - alvorens opdrachtnemer met de levering van zijn (verdere) werkzaamheden aanvangt;
3. Levering van zijn diensten op te schorten;
4. De desbetreffende overeenkomst geheel of voor zover niet uitgevoerd gedeeltelijk ontbonden te achten, door verzending aan opdrachtgever van een schriftelijke kennisgeving aan opdrachtgever, zonder dat de rechterlijke tussenkomst noodzakelijk is, één en ander onverminderd de aan opdrachtnemer toekomende rechten tot schadevergoeding wegens ontbinding;
5. Indien opdrachtnemer gebruikmaakt van haar rechten als verwoord in dit artikel, dan is opdrachtnemer jegens opdrachtgever nimmer aansprakelijk voor de daaruit eventueel ontstane schade, zowel direct als indirect.
Artikel 12 Aanlevering, levertijd en levering
1. Behoudens nadere overeenkomst(en) tussen opdrachtgever en opdrachtnemer geschiedt de aanlevering der benodigde stukken, boeken, bescheiden, administratieve en/of andere gegevens e.d. door of namens opdrachtgever aan opdrachtnemer, evenals de levering door opdrachtnemer aan opdrachtgever, op door opdrachtnemer te bepalen wijze en in een door opdrachtnemer te bepalen vorm en aantal.
2. Indien de opdrachtgever in gebreke blijft bij nakoming van het in sub a. Genoemde, ongeacht de reden hiervan, is de opdrachtnemer bevoegd zijn werkzaamheden op te schorten. Eventueel hieruit voortvloeiende schade, in welke vorm en omvang dan ook, kan niet leiden tot aan- sprakelijkheid van de opdrachtnemer.
Artikel 13 Retentierecht
1. Opdrachtgever en opdrachtnemer komen uitdrukkelijk overeen dat opdrachtnemer bevoegd is afgifte van zaken op te schorten totdat opdrachtgever aan zijn verplichting tot vergoeding van openstaande declaraties, daaronder begrepen daarover verschuldigde rente en kosten, alsmede aan zijn verplichting tot vergoeding van schade aan opdrachtnemer in het kader van de betrokken rechtsverhouding geleden heeft voldaan, dan wel daarvoor een in het bancair verkeer genoegzaam geachte zekerheid, bijvoorbeeld een onherroepelijke bankgarantie heeft gesteld.
2. Onder de zaken genoemd in sub a. Worden in ieder geval begrepen boeken, bescheiden, stukken, administratieve gegevens en andere gegevens(dragers) welke tot stand zijn gebracht ten aanzien van het uitvoeren van de opdracht.
Artikel 14 Overmacht
1. Indien sprake is van staking, diefstal, overheidsmaatregelen, brand, computerdefecten, epidemieën, verlies van de gegevens, oorlog, waterschade en alle overige omstandigheden welke nakoming van de overeenkomst al dan niet tijdelijk verhinderen, heeft de opdrachtnemer het recht om ofwel de overeenkomst te ontbinden middels een aangetekende brief, ofwel bij de levertijd de duur van de overmacht te tellen.
2. Xxxxxxx een situatie van overmacht rust op opdrachtnemer de plicht de opdrachtgever hier onverwijld van op de hoogte te stellen.
3. Opdrachtgever is aansprakelijk voor eventuele schade ontstaan door beschadiging dan wel tenietgaan van stukken of bescheiden van derden, welke opdrachtnemer voor opdrachtgever in bewaring heeft.
4. Opdrachtgever heeft ingeval van een situatie van overmacht welke langer dan een maand voortduurt het recht om de overeenkomst op te
zeggen. Deze opzegging dient middels aangetekende brief te geschieden en dient voor beëindiging van de overmacht door opdrachtnemer te worden ontvangen.
5. Bovengenoemde ontbinding ontslaat opdrachtgever niet van de op hem rustende verplichting tot betaling van het in artikel 19 bepaalde. De kosten welke vallen tussen de datum van laatste declaratie en de datum van ontbinding komen voor rekening van opdrachtgever. Opdrachtgever kan bij ontbinding geen aanspraak maken op schadevergoeding.
6. Bij beëindiging van de overmacht brengt opdrachtnemer ten spoedigste opdrachtgever hiervan op de hoogte waarna opdrachtnemer de uitvoering van de opdracht zal hervatten.
Artikel 15 Algemene bepalingen van financiële aard
1. Indien partijen niet schriftelijk anders zijn overeengekomen, wordt het honorarium van de opdrachtnemer vastgesteld aan de hand van een uurhonorarium.
2. De opdrachtnemer doet op verzoek van de opdrachtgever te voren opgave van de geschatte kosten voor de door hem en/of door zijn personeel te verrichten arbeid, hetzij ten behoeve van een bepaalde opdracht, hetzij per kalenderjaar c.q. boekjaar.
Artikel 16 Declaratie
Tenzij anders is overeengekomen, moet de declaratie zodanig gespecificeerd zijn, dat opdrachtgever voldoende zicht heeft op de samenstelling van de componenten die tezamen het gedeclareerde bedrag vormen.
Artikel 17 Reclamering
1. De reclames dienen schriftelijk binnen 30 dagen na iedere levering of – indien het gebrek of gebreken betreft, dat of die nadien is of zijn geconstateerd – binnen 30 dagen na zodanige constatering bij opdrachtnemer te zijn ingediend. De reclame zal moeten behelzen een (gemotiveerde) omschrijving van de grieven c.q. geconstateerde gebreken.
2. Opdrachtnemer deelt opdrachtgever binnen veertien dagen na datum van ontvangst van de reclame mede of en, in bevestigend geval, op welke wijze aan de reclame wordt tegemoetgekomen.
3. Reclames inzake door opdrachtnemer verrichte leveringen en/of verrichte diensten/verrichtingen en daartoe verrichte arbeid geven opdrachtgever uitdrukkelijk niet de bevoegdheid de verplichting tot betaling van openstaande declaraties op te schorten.
4. Reclames inzake door opdrachtnemer aan opdrachtgever verzonden declaraties dienen te geschieden binnen twee weken na de op de declaratie vermelde datum van verzending. Ieder recht van reclame van declaraties vervalt door overschrijding van de in dit lid genoemde termijn, tenzij opdrachtgever op grond van door hem te stellen en te bewijzen overmacht niet binnen bedoelde termijn kennis heeft kunnen nemen van de inhoud van de declaratie. In laatstbedoeld geval gaat de termijn in op de dag der kennisneming.
Artikel 18 Intellectuele eigendom
Alle rechten van intellectuele aard met betrekking tot van opdrachtnemer afkomstige of door hem gebruikte computerprogramma’s, systeemontwerpen, werkwijzen, onderzoeksmethoden, rapporten etc.
Worden en blijven, zowel tijdens als na uitvoering van de opdracht, uitdrukkelijk en uitsluitend eigendom van opdrachtnemer, één en ander ongeacht het aandeel van de opdrachtgever zelf of ingeschakelde derde(n) in de totstandkoming van de hierboven bedoelde programma’s, ontwerpen, werkwijzen etc. Uitoefening van deze rechten is zowel tijdens als na uitvoering van de opdracht uitsluitend en uitdrukkelijk aan opdrachtnemer voorbehouden.
Artikel 19 Betaling
1. De declaratie dient te worden voldaan binnen 14 dagen na dagtekening van de declaratie, waarna de opdrachtgever van rechtswege in verzuim is.
2. Na het verstrijken van de onder lid a. Genoemde termijn is de opdrachtgever een rentevergoeding verschuldigd van wettelijke rente ex artikel 6:119a bw, waarbij een gedeelte van de maand wordt beschouwd als de gehele maand.
3. Na het verstrijken van de in lid a. Genoemde termijn is de opdrachtgever aan de opdrachtnemer daarnaast verschuldigd alle in de redelijkheid gemaakte kosten om buiten rechte betaling van de declaratie te verkrijgen, welke kosten minimaal 15% van de hoofdsom zullen bedragen vermeerderd met omzetbelasting met een minimum van 70 euro, zonder dat de opdrachtnemer gehouden is aan te tonen of
hij de betreffende kosten daadwerkelijk heeft gemaakt. Voorts is opdrachtgever in dat geval aan opdrachtnemer verschuldigd alle door opdrachtnemer gemaakte gerechtelijke kosten. Indien opdrachtnemer derden inschakelt voor de gerechtelijke dan wel buitengerechtelijke werkzaamheden, dan is de opdrachtgever alle kosten, die deze derden in verband met buitengerechtelijke werkzaamheden maakt direct dan wel indirect eveneens aan opdrachtnemer verschuldigd.
4. Blijft naar aanleiding van een verzoek een voorschot te betalen of zekerheid te stellen een deugdelijke reactie op dit verzoek uit, dan zal opdrachtnemer gerechtigd zijn schriftelijk per aangetekende brief of brief met ontvangstbevestiging dan wel per telefax met verzenden of ontvangstbevestiging met ingang van tweemaal vierentwintig uur na de datum van verzending, de overeenkomst te ontbinden, één en ander onverminderd het recht van opdrachtnemer op betaling van het reeds geleverde en op aan hem vanwege de ontbinding toekomende scha- devergoeding.
5. Onverminderd iedere mededeling door de opdrachtgever bij het verrichten van zijn betaling en onverminderd de wijze van administratieve verwerking van de betaling door opdrachtgever, zullen betalingen van de opdrachtgever steeds en uitsluitend geacht worden in mindering te strekken op de opdrachtnemer openstaande bedragen en wel op de navolgende wijze. Allereerst zal iedere betaling in mindering strekken op door opdrachtgever verschuldigde incassokosten en rente, vervolgens zullen betalingen in mindering strekken op de oudste openstaande declaraties van opdrachtnemer.
Artikel 20 Geschillen
1. Op alle overeenkomsten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, is Nederlands recht van toepassing.
2. Alle geschillen die verband houden met overeenkomsten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, waarop deze voorwaarden van toepassing zijn en welke niet tot de competentie van de kantonrechter behoren, worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waarin opdrachtnemer zijn woonplaats heeft, tenzij het geschillen betreft die geen betrekking hebben op het bedrijf of beroep van opdrachtgever.
3. Het staat opdrachtgever vrij om de procesgang van tuchtrechtspraak te volgen.
Artikel 21 Verwerkersovereenkomst
1. Opdrachtnemer is door de Autoriteit Persoonsgegevens aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke inzake een samenstelopdracht tot het verzorgen van de jaarrekening(en). In het geval opdrachtnemer meerdere opdrachten heeft gekregen van opdrachtgever, waaronder bijvoorbeeld het voeren van de (salaris)administratie en daardoor als verwerker kan worden aangemerkt, gelden de volgende bepalingen:
2. Partijen erkennen en komen hierbij overeen dat voor de verwerking van persoonsgegevens, opdrachtnemer zal optreden als “verwerker” en dat opdrachtgever zal optreden als “verwerkingsverantwoordelijke”, een en ander in de zin van de AVG.
3. Verwerkingsverantwoordelijke zal de persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de vereisten van de privacy wet- en regelgeving. De instructies van verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zullen overeenkomen met de privacy wet- en regelgeving. Verwerkingsverantwoordelijke draagt, met uitsluiting van ieder ander, de verantwoordelijkheid voor de juistheid, kwaliteit en rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens en de middelen waarmee de verwerkingsverantwoordelijke de persoonsgegevens verzamelt en heeft verzameld.
4. Verwerker verwerkt de persoonsgegevens slechts ten behoeve van verwerkingsverantwoordelijke, overeenkomstig de instructies en onder de verantwoordelijkheid van verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker behandelt de persoonsgegevens als confidentiële informatie. Verwerker heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens. Verantwoordelijke instrueert verwerker hierbij de persoonsgegevens te verwerken voor de volgende doeleinden: (i) verwerking zoals voortvloeit uit het contract; (ii) verwerking om eventuele verdere redelijke instructies van de verwerker na te komen als deze instructies consistent zijn met de bepalingen van het contract.
5. Het is verwerker niet toegestaan persoonsgegevens voor eigen doeleinden te gebruiken.
6. De verwerker is bevoegd om beslissingen te nemen over welke middelen hij gebruikt voor de verwerking(en). Dit mag alleen als het gaat om praktische zaken die geen significante impact op de bescherming van de persoonsgegevens hebben.
7. Als naar het oordeel van de verwerker een instructie van de verwerkingsverantwoordelijke in strijd is met deze verwerkersovereenkomst of privacy wet- en regelgeving is zij gehouden de verwerkingsverantwoordelijke hierover te informeren.
8. Verwerker zal de naar redelijkheid gevraagde medewerking verlenen aan verwerkingsverantwoordelijke bij door of namens verwerkingsverantwoordelijke uit te voeren privacy impact assessment voorgeschreven door de wet, alsmede bij een klacht of inzageverzoek vanuit een betrokkene.
9. Verwerker zal, voor zover wettelijk toegestaan, verwerkingsverantwoordelijke prompt op de hoogte stellen indien verwerker een verzoek van een betrokkene ontvangt in verband met de inzage, rectificatie, gegevenswissing, beperking van de verwerking of overdracht van persoonsgegevens van deze betrokkene. Verwerker zal aan verwerkingsverantwoordelijke alle redelijke medewerking en bijstand verlenen in verband met de afhandeling van verzoeken van betrokkenen in verband met de toegang tot persoonsgegevens, voor zover wettelijk toegestaan en voor zover verwerkingsverantwoordelijke geen toegang tot de persoonsgegevens heeft.
10. Indien en voor zover hiertoe een wettelijke verplichting bestaat, en eerst nadat verwerkingsverantwoordelijke hierover prompt althans op het eerste wettelijk of van overheidswege toegestane moment is geïnformeerd, werkt verwerker mee aan een onderzoek audit of beslaglegging door de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere toezichthouder. Verwerker waarborgt hierbij de veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens en verzekert dat niet meer persoonsgegevens worden geopenbaard dan strikt noodzakelijk. Waar mogelijk worden persoonsgegevens geanonimiseerd.
11. Kosten voortvloeiend uit inzageverzoeken van betrokkene(n), onderzoeken, audits of beslagleggingen door de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere toezichthouder met betrekking tot persoonsgegevens, zullen worden gedragen door verwerkingsverantwoordelijke. Onder deze kosten wordt mede verstaan, doch deze zijn niet beperkt tot kosten voor het treffen van (aanvullende) technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en rekening houdend met eventuele aanwijzingen van de Autoriteit Persoonsgegevens.
12. Verwerker verzekert hierbij dat zijn personeel, betrokken bij de verwerking van persoonsgegevens, is geïnformeerd over de confidentiële aard van de persoonsgegevens,
13. Verwerker onderneemt, in commercieel opzicht redelijke, stappen om de betrouwbaarheid van elk personeelslid van verwerker die betrokken is bij de verwerking van persoonsgegevens te verzekeren.
14. Verwerker verzekert hierbij dat de toegang van verwerker tot de persoonsgegevens beperkt is tot personeel wiens toegang noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.
15. Verwerker zal alle passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de persoonsgegevens beveiligen tegen verlies, of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Verwerker verklaart de volgende technische en/of organisatorische maatregelen te hebben getroffen: om vertrouwelijkheid te garanderen: controle op fysieke toegang tot persoonsgegevens, controle op elektronische toegang tot persoonsgegevens, controle op interne toegang tot persoonsgegevens, isoleren van persoonsgegevens (het separaat opslaan van persoonsgegevens van verschillende verwerkingsverantwoordelijken). Om de integriteit te garanderen: controle op de doorgifte van persoonsgegevens, controle op de invoer van gegevens. Om de beschikbaarheid en veerkracht van gebruikte systemen te garanderen: controle op beschikbaarheid van data (b.v. door het maken van back-ups), toegang tot persoonsgegevens kunnen herstellen (met middelen om deze persoonsgegevens na een incident snel te kunnen herstellen). Om op gezette tijdstippen de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen te testen, beoordelen en evalueren: een intern incidentenprotocol opgesteld en nageleefd, controle van instructies van de verwerkingsverantwoordelijke(n), maatregelen om privacy by design te bewerkstelligen, maatregelen om privacy by default te bewerkstelligen, herstelmogelijkheden (middelen die de verwerker in staat stellen om snel persoonsgegevens te kunnen herstellen na een incident). Verwerker zal zich daartoe houden aan het binnen verwerker geldende (standaard) niveau van beveiliging. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico's die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
16. Verwerker stelt verwerkingsverantwoordelijke in de gelegenheid te controleren dat de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt zoals
overeengekomen in deze overeenkomst en de beveiligingsprotocollen van verwerker.
17. Partijen erkennen dat regelmatige aanpassing van de beveiligingsmaatregelen nodig is om te voldoen aan de privacy wet- en regelgeving. Verwerker zal de maatregelen regelmatig evalueren en deze waar nodig aanvullen en verbeteren om aan de privacy wet- en regelgeving te voldoen.
18. De verwerker zal verwerkingsverantwoordelijke tijdig informeren over de uitkomst van iedere evaluatie en waar nodig aanvullingen en verbeteringen voorstellen. De verwerker zal verwerkingsverantwoordelijke voldoende tijd geven om te reageren op de voorgestelde aanvullingen en verbeteringen.
19. Indien verwerker relevante, door derden verstrekte, certificaten, audit- rapporten of beoordelingen heeft ontvangen in verband met de beveiliging van data, zal verwerker deze certificaten, audit-rapporten of beoordelingen op eerste verzoek van verwerkingsverantwoordelijke aan verwerkingsverantwoordelijke verstrekken. Op verzoek van verwerkingsverantwoordelijke, zoals met redelijke tussenpozen gedaan, zal verwerker een kopie van de meest recente certificaten, audit-rapporten of beoordelingen aan verwerkingsverantwoordelijke verstrekken, indien van toepassing, dan wel indien verzocht een samenvatting van het voorgaande, welke verwerkingsverantwoordelijke ter beschikking zou kunnen stellen van haar klanten.
20. Verwerker verplicht zich hierbij tot een passend beleid ten aanzien van incidenten en datalekken, zoals maar niet beperkt tot protocollen die conformeren met privacy wet- en regelgeving.
21. Verwerker stelt de verwerkingsverantwoordelijke onverwijld, maar in ieder geval binnen 48 achtenveertig uur na ontdekking hiervan, in kennis van een datalek of een inbreuk op de beveiliging, die leidt tot de aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen dan wel ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van persoonsgegevens en verleent verwerkingsverantwoordelijke voorts alle medewerking in de afhandeling van een dergelijke inbreuk, waaronder mede verstaan, doch niet beperkt tot de (medewerking aan) de tijdige melding van een inbreuk bij de Autoriteit Persoonsgegevens en (voor zover vereist) het tijdig inlichten van betrokkenen.
22. Indien een situatie als bedoeld in voorgaand lid zich voortdoet, verplicht verwerker zich hierbij tot geheimhouding van ieder gegeven in verband met het datalek of de inbreuk op de beveiliging. Verwerker zal in geen enkele omstandigheid informatie naar buiten brengen over dit datalek of de inbreuk op de beveiliging zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van verwerkingsverantwoordelijke.
23. De melding die verwerker aan verwerkingsverantwoordelijke doet zoals bepaald in artikel 20, omvat in ieder geval:
a. De mogelijke oorzaak en de mogelijke gevolgen van het datalek of het incident;
b. De (categorieën van) de betrokken persoonsgegevens;
c. Een weergave van de mogelijke gevolgen voor betrokkenen;
d. Een opgave van de mogelijke (ongeautoriseerde) ontvangers van persoonsgegevens;
e. De door verwerker aanbevolen maatregelen ter beperking van de schade, voor zover relevant.
24. Indien de melding zoals bepaald in dit artikel plaatsvindt, houdt verwerker zich beschikbaar en bereikbaar voor overleg met verwerkingsverantwoordelijke.
25. Verwerker zal de melding aan verwerkingsverantwoordelijke via e-mail en telefoon uitvoeren, zich ervan verzekerend dat de melding de verwerkingsverantwoordelijke tijdig bereikt.
26. Verwerkingsverantwoordelijke, uitsluitende de verwerker, is verantwoordelijk voor enige melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens of betrokkenen. Verwerker zal nimmer zelfstandig overgaan tot enige melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens of betrokkenen.
27. Zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van verwerkingsverantwoordelijke, zal verwerker geen subverwerker aanstellen voor de verwerking van persoonsgegevens. Indien en voor zover verwerkingsverantwoordelijke heeft ingestemd met het gebruik van een subverwerker, zal verwerker een schriftelijke overeenkomst met deze subverwerker aangaan, welke de subverwerker minimaal de dezelfde verplichtingen uit deze overeenkomst oplegt als die waaraan de verwerker uit hoofde van deze overeenkomst dient te voldoen.
28. Zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van verwerkingsverantwoordelijke is verwerker niet gerechtigd om persoonsgegevens uit Nederland te transporteren, noch is verwerker gerechtigd persoonsgegevens naar subverwerkers buiten Nederland te transporteren of anderszins buiten Nederland te verwerken. Voor de interpretatie van dit artikel wordt onder ‘verwerken’ tevens uitdrukkelijk verstaan de opslag en kennisname van persoonsgegevens dan wel het
gebruik van middelen voor verwerken anders dan louter voor de doorvoer van persoonsgegevens.
29. In het geval verwerkingsverantwoordelijke heeft toegestemd in het transport van persoonsgegevens door verwerker naar een subverwerker die buiten Nederland bevindt, zal verwerker slechts persoonsgegevens naar deze subverwerker transporteren indien deze subverwerker zich bevindt binnen de eer of een internationale organisatie buiten de eer indien deze een passend beschermingsniveau kan bieden.
30. De verwerker garandeert dat zij alle persoonsgegevens vertrouwelijk zal behandelen.
31. De verwerker zal haar werknemers, adviseurs en onderaannemers die zich bezighouden met de verwerking van persoonsgegevens op de hoogte stellen van de vertrouwelijke aard van die persoonsgegevens en de overige gegevens. Daarnaast garandeert de verwerker dat deze werknemers, adviseurs en onderaannemers tegenover de verwerker gebonden zijn aan dezelfde geheimhoudingsverplichtingen als de verwerker volgens deze verwerkersovereenkomst en dat de persoonsgegevens uitsluitend aan deze personen en partijen worden verstrekt voor zover dit noodzakelijk is uit hoofde van de opdracht.
32. De verwerker mag de persoonsgegevens alleen openbaar maken, verstrekken of op een andere manier beschikbaar stellen aan derden, met voorafgaande en specifieke schriftelijke toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke.
33. De verwerker mag de inhoud van deze verwerkersovereenkomst alleen openbaar maken met voorafgaande schriftelijke toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke.
34. Verwerker implementeert procedures en protocollen implementeren om aan haar verplichtingen uit hoofde van dit artikel te voldoen en verstrekt verwerkingsverantwoordelijke hiervan op eerste verzoek een kopie.
35. De totale aansprakelijkheid van verwerker voor alle (financiële) schade, boetes en kosten die verwerkingsverantwoordelijke heeft en die rechtstreeks of indirect voortvloeien uit een tekortkoming door de verwerker of derden in de nakoming van verplichtingen onder deze verwerkersovereenkomst is beperkt tot hetgeen is geformuleerd in artikel 8 van deze algemene voorwaarden.
36. Deze verwerkersovereenkomst treedt in werking na ondertekening door beide partijen van de opdracht en wordt aangegaan voor de duur van de opdracht. Deze verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege op het moment van beëindiging c.q. ontbinding van de opdracht.
37. De artikelen omtrent de medewerkingsplicht en geheimhouding zullen ook na de beëindiging of ontbinding van deze verwerkersovereenkomst voor onbepaalde tijd tussen partijen voortduren.
38. Voor zover verwerker na de beëindiging van de opdracht nog persoonsgegevens zoals ontvangen van verwerkingsverantwoordelijke in haar bezit heeft, zal zij deze persoonsgegevens op zo kort mogelijke termijn vernietigen, dan wel - in overleg met verwerkingsverantwoordelijke - aan verwerkingsverantwoordelijke retourneren, tenzij verwerker op grond van geldende wet- of regelgeving gehouden is de persoonsgegevens te bewaren. Voor de interpretatie van dit artikel wordt onder het bezitten van persoonsgegevens onder andere, maar niet slechts, verstaan de persoonsgegevens die zich bevinden op gegevensdragers, door verwerker ingehuurde of ingekochte serverruimte, waar dan ook ter wereld, in sandboxes, op memorysticks, ssd-kaarten of andere middelen gebruikt ter opslag of bewaring van persoonsgegevens.
39. Als de verwerker om technische redenen niet in staat is tot teruggave, vernietiging of verwijdering van de persoonsgegevens, of als het toepasselijk recht langere opslag van de persoonsgegevens voorschrijft, zal de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke daarvan onmiddellijk op de hoogte stellen. In dat geval neemt de verwerker alle noodzakelijke maatregelen om: - zo dicht mogelijk bij een volledige en blijvende teruggave, vernietiging of verwijdering van de persoonsgegevens te komen, en de persoonsgegevens ongeschikt te maken voor verdere verwerking. - het risico dat de persoonsgegevens niet worden teruggegeven, vernietigd of verwijderd blijft bij de verwerker en de verwerker blijft gebonden aan die artikelen die gezien hun aard bedoeld zijn om ook na afloop of beëindiging van deze verwerkersovereenkomst te blijven gelden.
40. De verwerker zal alle derden die betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens op de hoogte stellen van de afloop of beëindiging van deze verwerkersovereenkomst, en garandeert dat alle derden de persoonsgegevens zullen vernietigen, verwijderen of teruggeven aan verwerkingsverantwoordelijke op dezelfde wijze als de verwerker.