Functiebeschrijving: directeur aankoop &overheidsopdrachten A1a-A2a

Functiebeschrijving: directeur aankoop &

overheidsopdrachten A1a-A2a

Doel van de functie

Als directeur aankoop & overheidsopdrachten ben je verantwoordelijk voor het voorbereiden, organiseren, adviseren, administratief beheren en analyseren van aankoop- en aanbestedingsdossiers.

Je hebt de dagelijkse leiding van de dienst aankoop & magazijn en je bent verantwoordelijk voor de verdere opzet en uitbouw van deze diensten

Plaats in de organisatie

Dienst aankoop & magazijn, met als direct leidinggevende de directeur bedrijfsvoering. Je geeft leiding aan de medewerkers die werkzaam zijn op de dienst aankoop en magazijn.

Graad

directeur aankoop & overheidsopdrachten – niveau A (salarisschalen A1a-A1b-A2a)

Resultaatsgebieden

Je bent verantwoordelijk voor de aankoopdossiers van A tot Z (precontractueel tot uitvoeringsfase). Deze dossiers betreffen zowel brandweer specifieke als andere aankopen, leveringen en diensten:

1. Je hebt een accurate en gedegen kennis inzake de wetgeving overheidsopdrachten en onderhoudt deze continu.

2. Je start de organisatie van lancering van de markt:

• Je vergaart de nodige informatie en budgettaire consequenties bij interne klanten.

• Je begeleidt aanvragers zodat de aankoop-technische en vaktechnische input tot de juiste behoefteanalyse- en definitie leiden.

• Je maakt een overzicht van de doorlooptijd van de procedure inclusief stappen en acties, je bewaakt de tijdslijn.

• Je doet voorstellen naar gunningswijze, criteria, specificaties en contractuele voorwaarden voor een maximaal aankoopresultaat.

• Je maakt de bestekken op en doet de bekendmakingen.

• Je begeleidt en finaliseert de beoordeling van inschrijvers en offertes.

• Je ondersteunt de bevraging van en bij de onderhandelingen met de inschrijvers.

3. Je maakt de besluiten op voor de zonecollege en zoneraad met betrekking tot

procedure, sluiting, uitvoering, … en de gunningsbrieven.

4. Je volgt de uitvoering op van de aankoop-contracten tot aan de betaling (goederenontvangst, uitvoeringstermijnen, borgstelling, ambtshalve maatregelen, opleveringen,...). In geval van geschillendossiers sta je in contact met de in het dossier aangestelde jurist.

Contract- en leveranciersmangement:

1. Je hebt een accurate marktkennis van leveranciers, dienstverleners, producten en diensten. Je prospecteert, analyseert en actualiseert proactief (markttendensen, nieuwe producten, nieuwe leveranciers,...).

2. Je evalueert lopende contracten en opdrachtnemers en komt met verbeteringsvoorstellen.

Je biedt ondersteuning aan de verschillende directies:

1. Je identificeert de aankoopbehoeften.

2. Je bent steeds op zoek naar efficiëntiewinsten.

3. Je detecteert synergiën.

4. Je doet voorstellen tot verbetering van processen en procedures en werkt proactief voorstellen uit.

5. Je werkt nauw samen met het diensthoofd voertuigen en materieel.

6. Je werkt nauw samen met de financiële dienst.

Je adviseert de bestellers bij complexere prijsvragen en adviseert hen rond dossierverwerking en de efficiënte opvolging van de dossiers.

Je bent aanspreekpunt van de verschillende directies/diensten. Je volgt de wettelijke en reglementaire bepalingen op:

1. Je bewaakt en volgt de wettelijke administratieve procedures op. Je houdt alle interne procedures die betrekking hebben op aankoop en bestellingen up to date binnen het wettelijk kader en zorgt voor de communicatie naar belanghebbenden binnen de organisatie.

2. Je bent een aanspreekpunt op het vlak van overheidsaankopen.

Je werkt samen met de financiële dienst voor

advies rond financiële en contractuele bestekbepalingen en besluitvorming.

Je staat mee in voor het budgetbeheer en de opmaak van de begroting.

De functie-inhoud is niet limitatief. Er kunnen andere taken opgelegd worden afhankelijk van de vereisten van de dienst en om de continuïteit van de dienstverlening te kunnen verzekeren.

Competenties

kennis

• logistiek beheer;

• supply chain;

• softwarepakketten eigen aan de functie;

• organisatie- en projectmanagement

• Interne klanteisen en -wensen inventariseren

• Klanteisen omzetten naar logistieke specificaties

• Medewerkers bekend maken met deze eisen en specificaties

• Logistiek plan maken met operationele en financiële eindresultaten

• Logistiek concept implementeren en borgen

• Metingen en resultaten zichtbaar maken voor medewerkers

• Kennisontwikkeling medewerkers, training, opleiding

• Voorraad- en doorlooptijdanalyses maken

• Standaardisatie van procedures

• Leveranciersaudits, ingangscontroles, voorraadmetingen, planning

• Maken van procesanalyses, variatie analyses, trendanalyses

• Grijpvoorraden, tussenvoorraden, begin- en eindvoorraden reduceren

• Lean manufacturing toepassen, pull systeem

• 5S toepassen, verspillingen elimineren

andere

INTEGRITEIT

= voortdurend algemeen aanvaarde sociale en ethische normen in woord en gedrag handhaven.

- Gaat discreet om met vertrouwelijke en gevoelige informatie

- Leeft algemeen aanvaarde sociale en ethische normen na (o.m. betrouwbaarheid, eerlijkheid, beleefdheid, respect voor anderen) en is daarop aanspreekbaar, ook onder druk.

- Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen.

- Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan.

DELEGEREN

= taken en verantwoordelijkheden op duidelijke wijze doorgeven, rekening houdend met de interesse, ambitie, ontwikkeling en competentie van medewerkers en de gedelegeerde

taken opvolgen.

- Delegeert eigen taken en verantwoordelijkheden

- Houdt bij het toekennen van taken en verantwoordelijkheden rekening met de motivatie en de vaardigheden van de medewerker (vrijwilliger)

- Geeft medewerkers ruimte om zelf beslissingen te nemen

- Betrekt de medewerkers bij het zoeken naar oplossingen en stelt dat voor als een mogelijkheid om zich te bewijzen, zich te ontplooien

- Accepteert dat er fouten gemaakt kunnen worden

INITIATIEF NEMEN

= uit eigen beweging de beschikbare informatie benutten om kritische situaties tijdig te onderkennen en gepaste acties nemen.

- Haalt het maximum uit de situatie voor alle partijen, gegeven de mogelijkheden

- Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete probleem aan te pakken Voorkomt dat zaken uit de hand lopen door tijdig maatregelen te nemen.

- Denkt vooruit en weet benodigde acties in te schatten

- Doet voorstellen voor verbetering van de eigen taken en het resultaat van de afdeling of organisatie

LEIDING GEVEN

= beïnvloeden van anderen teneinde plannen of doelen te realiseren.

- Stuurt aan en volgt de vorderingen van de werkzaamheden op

- Motiveert en begeleidt de medewerkers in hun ontwikkelingsproces

- Inspireert de medewerkers voor het gezamenlijk belang of doel

- Geeft ruimte en verantwoordelijkheid en waardeert de medewerkers voor hun inbreng en inspanning.

LOYAUTEIT

= zich verbonden tonen met de organisatie, opkomen voor en verdedigen van de bedrijfsbelangen binnen en buiten de organisatie.

- Verdedigt de belangen van het bedrijf in gesprekken met buitenstaanders

- Stelt zich loyaal op t.o.v. de organisatie in gesprekken met collega’s en/of medewerkers

- Zet zich ten volle in om de doelstellingen van de organisatie mee te realiseren Respecteert de binnen de organisatie bestaande afspraken, procedures en beleidskader.

OORDEELSVORMING (synthetisch denken)

= komen tot onderbouwde en realistische meningen en standpunten op basis van het tegen elkaar afwegen van relevante criteria en het zicht op de gevolgend ervan.

- Benadert een probleem vanuit verschillende invalshoeken

- Houdt rekening met de mogelijke gevolgen en toepassingen van voorstellen en alternatieven

- Komt tot een geïntegreerd / samenhangend oordeel

- Komt uit eigen beweging met een standpunt naar voren

- Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar onvoldoende informatie.

PLANNEN EN ORGANISEREN

= structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen (plannen). De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning (organiseren).

- Brengt structuur aan in eigen werk en dat van anderen (bv. bepaalt werkterreinen, prioriteiten, termijnen)

- Organiseert zich op zodanige wijze dat hij/zij een overzicht kan bewaren

- Inventariseert wat er nog moet gedaan worden

- Legt concrete afspraken vast

- Maakt goede werkschema’s en tijdsplanningen op (werkbaar, volledig, overzichtelijk)

- Geeft aan in welk tijdsbestek en met welke mensen en middelen doelstellingen moeten worden gerealiseerd.

- Splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk

- Behoudt het overzicht in een grote diversiteit van taken, ontwikkelingen of processen

VISIE

= de dagelijkse praktijk overstijgen, de feiten bekijken in een bredere context en een langetermijn-perspectief uitwerken ( = koers bepalen of richting aangeven voor de eigen functie of het organisatie-onderdeel).

- Betrekt algemene, maatschappelijke evoluties en/of acties van concurrenten of de markt in zijn/haar benadering

- Brengt een eigen beleid naar voor

- Kadert adviezen, beslissingen en initiatieven in een brede bedrijfscontext

- Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden

- Weet op basis van gegevens en omstandigheden verschillende scenario’s te bedenken.

- Weet voor complexe situaties verschillende oplossingsrichtingen te bedenken.

- Kan buiten het eigen denkkader treden.

- Wijst op nieuwe problemen en situaties die voor anderen nog niet zo duidelijk zijn

- Denkt kritisch en zelfstandig

- Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden.

ZELFONTPLOOIING

= acties ondernemen ter bevordering van de eigen professionele en persoonlijke ontwikkeling.

- Schoolt zich voortdurend bij in functie van de eigen jobinhoud en het eigen vakgebied

- Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie.

- Schoolt zich bij in functie van een verdere doorgroei binnen de organisatie

- Besteedt zichtbaar tijd en energie aan eigen ontwikkeling.

- Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen.

Vastgesteld door de zoneraad op .. april 2020