Overeenkomst Dierenopvang gemeente Overbetuwe – Stichting Dierentehuis
Overeenkomst Dierenopvang gemeente Overbetuwe – Stichting Dierentehuis
Arnhem
Ondergetekenden:
De gemeente Overbetuwe, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer X.X. Xxxxx, manager Team Ruimte, daartoe bevoegd op grond van het Mandaatbesluit gemeente Overbetuwe 2024 en ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van Overbetuwe op 30 januari 2024,
hierna te noemen: Opdrachtgever of de gemeente; en
Stichting Dierentehuis Arnhem en omstreken, gevestigd te Velp, Xxxxxxxxxxxxxxxx 00, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door <naam + functie>,
hierna te noemen: Opdrachtnemer
Overwegen het volgende:
1. Opdrachtgever is voornemens de uitvoering van Dierenopvang uit te besteden op basis van deze overeenkomst met bijlagen.
2. Opdrachtnemer heeft zijn bedrijf gemaakt van het ophalen, verzorgen en opvangen van dieren.
3. Opdrachtgever wenst, gelet op het bovengenoemde, gebruik te maken van de diensten van Opdrachtnemer.
4. De gemeenten Rozendaal, Rheden, Overbetuwe, Westervoort, Zevenaar, Duiven, Doesburg, Lingewaard en Arnhem werken in regionaal verband samen om te komen tot opdrachtverlening van de dierenopvang in hun gemeenten. Deze gemeenten bepalen gezamenlijk hoe zij de totale kosten van de dienstverlening onderling verdelen. Elke gemeente sluit zijn eigen overeenkomst met Opdrachtnemer. Deze overeenkomsten zijn gelijkluidend.
5. Ten behoeve van de uitvoering van de overeengekomen dienstverlening is Opdrachtnemer verantwoordelijk voor de huisvesting. Opdrachtnemer is begonnen met de voorbereiding van de realisatie van nieuwbouw. Hiertoe heeft zij een hypothecaire lening bij de BNG afgesloten. Voor het verkrijgen van deze lening heeft de gemeente Arnhem een garantstelling afgegeven, de overige gemeenten hebben hiervoor een contra-garantstelling afgegeven. Tot de oplevering van de nieuwbouw zorgt Opdrachtnemer voor de noodzakelijke tijdelijke huisvesting.
6. Partijen wensen hun afspraken over de uitvoering van de dierenopvang in deze overeenkomst vast te leggen.
Verklaren te zijn overeengekomen als volgt
Artikel 1 Opdracht, voorwaarden en bijlagen
1. Opdrachtgever geeft opdracht aan Opdrachtnemer, die deze opdracht tot het uitvoeren van de dienstverlening zoals in deze overeenkomst en bijlagen omschreven, aanvaardt.
2. De dienstverlening die Opdrachtnemer aan Opdrachtgever biedt bestaat uit het ophalen en opvangen van zwerfdieren en dode en gewonde wilde dieren binnen het grondgebied van de gemeente, met uitzondering van aangereden groot wild. Dode dieren worden alleen opgehaald indien er gevaar is voor de volksgezondheid of er aanzienlijke risico’s bestaan voor de verkeersveiligheid.
3. Een nadere omschrijving van de opdracht en de te leveren diensten is opgenomen als Bijlage 1 bij deze overeenkomst. Opdrachtnemer dient haar dienstverlening uit te voeren overeenkomstig de daaraan gestelde voorwaarden vastgelegd in deze Opdrachtomschrijving en het Programma van Eisen (Bijlage 2).
4. Op deze overeenkomst zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente van toepassing (Bijlage 3).
5. De navolgende documenten vormen gezamenlijk de overeenkomst en vormen één onverbrekelijk geheel. Voor zover deze documenten met elkaar in tegenspraak zijn, prevaleert het eerdergenoemde document boven het later genoemde:
a. De onderhavige overeenkomst
b. Opdrachtomschrijving (Bijlage 1)
c. Programma van eisen (Bijlage 2)
d. Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Overbetuwe (Bijlage 3)
Artikel 2 Duur van de overeenkomst
1. Deze overeenkomst treedt in werking per 1 januari 2024 voor de periode van 10 jaar.
2. De overeenkomst wordt na de periode genoemd in lid 1 stilzwijgend verlengd met maximaal 4 maal een periode van telkens 5 jaar, tenzij één van de partijen vóór 1 juli voor afloop van de betreffende periode schriftelijk heeft opgezegd.
Artikel 3 Begroting, jaarrekening en vergoeding
1. Voor 1 juni van ieder jaar stelt Opdrachtnemer een (concept) begroting op voor het komende jaar en stuurt deze naar Opdrachtgever. Opdrachtgever laat uiterlijk 1 september weten of zij akkoord gaat met de begroting. De begroting en eventuele bezwaren die Opdrachtgever hiertegen heeft worden in het overleg bedoeld in artikel 6 van deze overeenkomst besproken, met als doel gezamenlijk alsnog uiterlijk op 31 december van het betreffende jaar tot overeenstemming te komen.
2. Het jaarlijks door Opdrachtnemer in rekening te brengen voorschot op de door Opdrachtgever te betalen vergoeding wordt berekend op basis van de door Opdrachtgever goedgekeurde begroting en de verdeelsleutel die de gemeenten genoemd in xxxxxxxxxx 0 hebben afgesproken.
3. Voor 1 juni van ieder jaar stuurt Opdrachtnemer een jaarrekening met een samenstellingsverklaring van een accountant toe aan Opdrachtgever. De jaarrekening wordt in het overleg bedoeld in artikel 6 van deze overeenkomst besproken. De definitieve vergoeding wordt door Partijen gezamenlijk vastgesteld en berekend op basis van deze jaarrekening.
4. Gelden die Opdrachtnemer ontvangt op basis van schenkingen, legaten, donaties, publieksacties en dergelijke, worden buiten beschouwing gelaten in het begrotingsoverleg en bij de vaststelling van het voorschot en de definitieve vergoeding.
Artikel 4 Facturering en betaling
1. Opdrachtnemer brengt aan het begin van elk kwartaal 25% van het op basis van artikel 3 lid 1 van deze overeenkomst vastgestelde voorschot bij Opdrachtgever in rekening door middel van een voorschotfactuur.
2. Indien de op basis van artikel 3 lid 3 van deze overeenkomst vastgestelde definitieve vergoeding hoger is dan de in rekening gebrachte voorschotfacturen, stuurt Opdrachtnemer hiervoor een factuur.
3. Indien de op basis van artikel 3 lid 3 van deze overeenkomst vastgestelde definitieve vergoeding lager is dan de in rekening gebrachte voorschotfacturen, stelt Opdrachtnemer een creditfactuur op ten behoeve van Opdrachtgever ter hoogte van het verschil en zorgt zij voor betaling daarvan.
4. Facturering- en betalingscondities zijn opgenomen in de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente.
5. Op de factuur dient het volgende te worden vermeld:
a. Gemeente Overbetuwe, t.a.v. Team Ruimte, X.X. Xxxxx, Xxxxxxx 00, 0000XX Xxxx
b. De orderreferenties
c. Indien vermeld het verplichtingennummer, het orderbonnummer en het zaaknummer
d. De facturen dienen in PDF aangeleverd te worden via het e-mailadres xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.
e. De factuur mag niet eveneens per post verzonden worden.
6. Naast bovenstaande is het ook mogelijk om via e-Facturatie te factureren indien Opdrachtnemer over deze mogelijkheden beschikt. Daarover dient nadere afstemming plaats te vinden met de crediteurenadministratie van de gemeente.
Artikel 5 Managementinformatie
1. Opdrachtnemer levert éénmaal per kwartaal een rapportage en analyse van de totale dienstverlening.
2. Deze kwartaalrapportage omvat minimaal de volgende onderdelen:
a. Een cijfermatig overzicht van het aantal dieren, uitgesplitst naar diersoort en per gemeente;
b. Binnengekomen klachten en meldingen, inclusief afhandelingswijze;
c. Een beknopt overzicht van het verloop van aantallen in de tijd;
d. Relevante ontwikkelingen ten opzichte van dezelfde periode in het jaar ervoor.
3. Deze managementinformatie zal ongevraagd en proactief door Opdrachtnemer opgesteld en verstuurd worden, uiterlijk 6 weken na afloop van het voorafgaande kwartaal.
4. Opdrachtnemer doet onderzoek naar de gewenste governance structuur van haar organisatie. Daarover informeert zij Opdrachtgever.
5. Opdrachtnemer informeert Opdrachtgever over door haar gemaakte keuzes bij de wijze van uitvoering van de opdracht en over door haar gevoerd beleid, onder meer ten aanzien van de inzet van vrijwilligers en de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
Artikel 6 Contractbeheer: evaluatie, sturing en overleg
1. Elk half jaar vindt ambtelijk overleg plaats over de uitvoering van de dienstverlening en de voortgang. Aan de hand van de kwartaalrapportages wordt in dit overleg de dienstverlening geëvalueerd. In dit overleg worden ook de begroting en de jaarrekening besproken en wordt op basis hiervan het voorschot en de definitieve vergoeding gezamenlijk vastgesteld, een en ander zoals bedoeld in artikel 3 van deze overeenkomst.
2. Gedurende de eerste 5 jaar van de looptijd van deze overeenkomst, derhalve in elk geval tot en met 2028, vindt jaarlijks een bestuurlijk overleg plaats. Tijdens deze evaluatiegesprekken kan over alle aspecten van de dienstverlening door Opdrachtnemer en door haar gevoerd beleid worden gesproken. Na 5 jaar bepalen partijen in onderling overleg of de frequentie van dit bestuurlijk overleg omlaag kan.
3. Zoals benoemd in overweging 4 werken 9 gemeenten in regionaal verband samen om te komen tot opdrachtverlening van de dierenopvang in hun gemeenten. Deze gemeenten maken onderling afspraken over gezamenlijk contractbeheer en de voorbereiding van gelijkluidende besluitvorming. Daarbij werken zij zowel ambtelijk als bestuurlijk met een kopgroep van 3 gemeenten. Deze kopgroep voert de overleggen bedoeld in lid 1 en lid 2 van dit artikel.
Artikel 7 Aansprakelijkheid
1. Vanaf het moment van in bewaring nemen tot en met veertien dagen (maximaal 7 weken bij kittens/pups) daaropvolgend, is Xxxxxxxxxxxxx verantwoordelijk en aansprakelijk voor de schade, die door een dier wordt aangericht aan eigendommen van de gemeente of van derden.
2. Opdrachtnemer zorgt voor een dekkende WA-verzekering en vrijwaart de Opdrachtgever tegen alle aanspraken van derden voor genoemde schade.
Artikel 8 Wijzigingen van de overeenkomst
1. Indien op grond van wetswijzigingen, veranderde beleidsinzichten en/of gewijzigde of onvoorziene omstandigheden deze overeenkomst aanpassing behoeft, bespreken partijen dit in het overleg bedoeld artikel 6 van deze overeenkomst om te bezien of, en op welke wijze, deze overeenkomst kan worden gewijzigd en/of aangevuld.
2. Wijziging(en) van en/of aanvulling op deze overeenkomst waarover tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer overeenstemming is bereikt, worden schriftelijk in tweevoud vastgelegd en als bijlage aan deze overeenkomst gehecht.
Artikel 9 Geschillen
Tenzij partijen een andere vorm van geschilbeslechting overeen komen, leggen zij een geschil in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst voor aan deskundigen voor een bindende uitspraak. Hiertoe benoemt elke partij binnen een maand na het ontstaan van het geschil één deskundige, die samen de derde deskundige benoemen. Minimaal één van de 3 deskundigen is een jurist. Deze deskundigen krijgen de opdracht binnen 6 maanden een bindende uitspraak te doen.
Artikel 10 Algemeen
1. Kennisgevingen die partijen op grond van deze overeenkomst aan elkaar zullen doen vinden schriftelijk plaats.
2. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd door beide partijen.
3. Het nalaten van één van de partijen om binnen een in de overeenkomst genoemde termijn nakoming van enige bepaling te verlangen, tast het recht om alsnog nakoming te eisen niet aan, tenzij de betreffende partij uitdrukkelijk en schriftelijk met niet- nakoming akkoord is gegaan.
Ondertekening
Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt, per bladzijde geparafeerd en ondertekend op:
datum datum
De gemeente Overbetuwe, Stichting Dierentehuis Arnhem en omstreken
X.X. Xxxxx <Naam>
Manager Team Ruimte <functie>
Bijlage 1 Opdrachtomschrijving
In de overeenkomst, deze opdrachtbeschrijving en het programma van eisen wordt verstaan onder:
a. Zwerfdier: een verdwaald, ontsnapt of aan het lot overgelaten gezelschapsdier dat in de gemeente rondzwerft.
b. Gezelschapsdier: een dier dat (vermoedelijk) een eigenaar heeft of heeft gehad, niet zijnde landbouwhuisdieren en in het wild levende dieren.
c. In het wild levend dier: een dier, niet zijnde (zwervende) gezelschapsdieren, landbouwhuisdieren of groot wild (edelhert, damhert, ree, wild zwijn, moeflon en muntjak).
d. Dood dier: stoffelijk overschot van een dier.
e. In bewaring nemen: vangen, ophalen, transporteren, in ontvangst nemen, huisvesten, (veterinair) verzorgen; in geval van dode dieren: ophalen, in ontvangst nemen, opslaan en verwerken.
f. Openbare ruimte: het gebied binnen de grenzen van de gemeente, met uitzondering van particuliere gronden.
De te leveren diensten:
1. Het in bewaring nemen van zwerfdieren voor een periode van maximaal twee weken (kittens en pups met moederdieren maximaal zeven weken), tenzij:
a. het dier eerder wordt opgeëist door de eigenaar;
b. het dier slechts met onevenredig hoge kosten gedurende dat tijdvak kan worden bewaard;
c. om geneeskundige redenen euthanasie vereist is.
2. Het in bewaring nemen van zieke en/of gewonde in het wild levende dieren die in de openbare ruimte van de gemeente zijn aangetroffen, tenzij:
a. het dier slechts met onevenredig hoge kosten kan worden bewaard;
b. om geneeskundige redenen euthanasie vereist is.
De in bewaring genomen dieren worden zo snel mogelijk uitgezet in hun natuurlijke omgeving.
3. In bewaring genomen zwerfdieren onmiddellijk na het verstrijken van de bewaarperiode van twee weken in eigendom aanvaarden met als doel het dier zo snel mogelijk te plaatsen bij een eigenaar die in staat is om goed en blijvend voor het dier te zorgen.
4. In bewaring genomen zwerfkatten neutraliseren.
5. Op verzoek van de deurwaarder ophalen en gedurende maximaal 13 weken in bewaring nemen van ten gevolge van huisontruimingen vrijkomende gezelschapsdieren, indien het dier niet elders ondergebracht kan worden. Het dier tijdens of na deze periode retourneren aan de eigenaar. Indien dit niet mogelijk is, het dier in eigendom aanvaarden met als doel het dier zo snel mogelijk te plaatsen bij een eigenaar die in staat is om goed en blijvend voor het dier te zorgen. Van deze 13 weken mag worden afgeweken indien het dier niet in eigendom kan worden aanvaard, bijvoorbeeld omdat de eigenaar geen afstand kan doen.
6. Op verzoek van de politie ophalen en gedurende maximaal 13 weken in bewaring nemen van bij onvrijwillige vrijheidsbeneming van mensen met psychische problemen vrijkomende gezelschapsdieren. Het dier tijdens of na deze periode zo mogelijk retourneren aan de eigenaar. Indien dit niet mogelijk is, het dier in eigendom aanvaarden met als doel het dier zo snel mogelijk te plaatsen bij een eigenaar die in staat is om goed en blijvend voor het dier te zorgen. Van deze 13 weken mag worden afgeweken indien het dier niet in eigendom kan worden aanvaard, bijvoorbeeld omdat de eigenaar geen afstand kan doen.
7. Ophalen, in bewaring nemen en -indien de gemeente daartoe besluit- euthanasie van door de gemeente in beslag genomen honden.
8. Gedurende tenminste 14 dagen in bewaring nemen van dode zwerfdieren die in de openbare ruimte zijn aangetroffen; het dode dier conform wet- en regelgeving aanmelden bij en na 14 dagen aanbieden aan een verwerkingsbedrijf voor categorie 1- en 2-materiaal.
9. Het conform geldende regelgeving, richtlijnen, protocollen en/of handleidingen in bewaring nemen van dode in het wild levende dieren die in de openbare ruimte zijn aangetroffen en die een risico vormen voor de volksgezondheid.
10. Indien een (dood) dier wordt geretourneerd aan de eigenaar worden de kosten van het in bewaring nemen van het dier aan de eigenaar in rekening gebracht (en niet aan Opdrachtgever).
Bijlage 2 Programma van eisen
Naast hetgeen in de overeenkomst en opdrachtomschrijving is omschreven dient de opvanglocatie en de dienstverlening te voldoen aan de volgende eisen:
1. Opdrachtnemer biedt 7 dagen per week gedurende 24 uur per dag de mogelijkheid om een telefonische melding van een zwervend of dood dier te doen.
2. Opdrachtnemer is in staat om dagelijks (met uitzondering van zon- en feestdagen) minimaal 4 uur per dag dieren op de opvanglocatie in ontvangst te nemen.
3. Gemelde zwerfdieren, in het wild levende dieren en dode dieren worden na melding zoveel mogelijk dezelfde dag maar in ieder geval binnen 12 uur in bewaring genomen.
4. Het in bewaring nemen van dieren voldoet aan alle vigerende wettelijke eisen.
5. Het in bewaring nemen van dieren voldoet aan de laatste versies van:
a. het Nationaal Keurmerk Dierenambulances of gelijkwaardig;
b. het Keurmerk Opvang of gelijkwaardig; en
c. de NFDO-erkenning of gelijkwaardig.
6. Opdrachtnemer werkt conform van toepassing zijnde landelijk, regionaal, en gemeentelijk beleid en/of protocollen, in elk geval voor:
a. Veterinaire zorg
b. Euthanaseren
7. Opdrachtnemer neemt alleen zwerfdieren aan met een ingevulde en ondertekende vindersverklaring.
8. Als een dier die onder de CITES-overeenkomst valt in bewaring wordt genomen, zorgt opdrachtnemer voor een geldig EU-certificaat.
9. Opdrachtnemer heeft altijd een chipreader in het ambulancevoertuig.
10. Opdrachtnemer transporteert dieren gescheiden van elkaar in transportkooien.
11. Van de bemensing van elk voertuig (het ambulance voertuig) dient ten minste één lid een dieren EHBO-certificaat te hebben.
12. Gezelschapsdieren die direct op de vind- of vanglocatie kunnen worden herleid naar een eigenaar in de directe omgeving worden direct teruggebracht naar deze eigenaar.
13. Opdrachtnemer brengt in dat geval een vergoeding voor gemaakte kosten in rekening bij de eigenaar.
14. Opdrachtnemer stelt in bewaring genomen gezelschapsdieren niet ter beschikking voor laboratoriumproeven (vivisectie).
15. Opdrachtnemer draagt in bewaring genomen dieren uitsluitend over aan eigenaren die naar het oordeel van opdrachtnemer geschikt zijn voor het houden van het dier.
16. Opdrachtnemer informeert aanstaande eigenaren van zwerfdieren over verzorging en behandeling van het dier.
17. Opdrachtnemer zorgt voor een adequate wijze van bekendmaking van in bewaring genomen gezelschapsdieren zodat teruggave van het dier aan de eigenaar zo spoedig mogelijk plaats kan vinden.
18. Opdrachtnemer heeft een website met duidelijke informatie over haar dienstverlening in het kader van deze opdracht en waar en hoe er met opdrachtnemer contact kan worden opgenomen.
19. Opdrachtnemer geeft telefonisch en via website advies over hoe om te gaan met zwerfdieren
en dode dieren en op welke wijze dieren in nood, verwaarloosde dieren en dierenmishandeling gemeld kunnen worden.
20. Opdrachtnemer biedt de mogelijkheid om klachten over haar dienstverlening telefonisch of via een klachtenformulier, goed vindbaar op de website van opdrachtnemer, te melden.
21. Opdrachtnemer behandelt klachten volgens een door opdrachtnemer vastgesteld klachtenreglement, te raadplegen via de website van opdrachtnemer.
22. Opdrachtnemer heeft een plan van aanpak “Maatschappelijke meerwaarde” dat jaarlijks wordt besproken en geëvalueerd met de gemeenten en zo nodig bijgesteld.
23. Opdrachtnemer houdt een registratie bij van de gereden ritten voor het vervoer van (dode) in het wild levende dieren en zwerfdieren, waarbij elk vervoerd dier individueel in de rittenregistratie traceerbaar dient te zijn, door vermelding van datum, diersoort, categorie en toestand van het dier en indien aanwezig chipnummer. Opdrachtgever krijgt op verzoek inzage in deze registratie.
24. Opdrachtnemer voert een administratie, met inachtneming van de geldende wet- en regelgeving, van in bewaring genomen dieren, waaruit in ieder geval duidelijk blijkt per dier: diersoort, categorie en toestand dier, datum en tijdstip binnenkomst, vindlocatie, eventuele chipgegevens, aantal opvangdagen en datum van beëindiging opvang. De gemeente krijgt op verzoek inzage in deze administratie.
25. Opdrachtnemer communiceert proactief met de omgeving over zaken die hen aangaan, zoals overlast, uitlaatroutes, et cetera.
26. Xxxxxxx met een melding over dieren die buiten deze dienstverlening vallen worden door opdrachtnemer zo mogelijk doorverwezen naar de toepasselijke instantie.