Laatst aangepast op 30 december 2023.

ALGEMENE VOORWAARDEN CONVERSAL BV

Laatst aangepast op 30 december 2023.

1. Welkom

Wij zijn Conversal, een besloten vennootschap gevestigd te Xxxxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxx, met ondernemingsnummer 0848.529.769. In deze algemene voorwaarden worden de spelregels beschreven op basis waarvan wij (als dienstverlener) diensten aan u (als klant) zullen leveren. Ze zijn van toepassing op al onze offertes, overeenkomsten, diensten en producten, en bevatten belangrijke informatie over uw rechten en verplichtingen. Deze algemene voorwaarden zijn eveneens van toepassing op alle intellectuele eigendomsrechten die Conversal commercialiseert, waaronder alle verbonden entiteiten, producten, merken en handelsbenamingen waar Conversal de controle over heeft. U aanvaardt deze algemene voorwaarden door een bestelling bij ons te plaatsen, een offerte goed te keuren, of een overeenkomst met ons te ondertekenen. Deze algemene voorwaarden primeren steeds op uw eigen algemene voorwaarden, tenzij wij uitdrukkelijk en schriftelijk hebben ingestemd met afwijkende voorwaarden. In ons Privacybeleid staat welke persoonlijke informatie wij als ‘verwerkingsverantwoordelijke’ verzamelen en hoe wij deze gebruiken en delen om onze dienstverlening te verbeteren.

2. Onze samenwerking

2.1. DE TARIEVEN

In principe worden onze diensten geleverd aan uurtarieven van 95,00 EUR, 105,00 EUR of 115,00 EUR (excl. BTW), afhankelijk van het senioriteitsniveau van de betrokken medewerker, tenzij anders vermeld. Externe kosten worden u doorgerekend. Bij de aanvang van elk nieuw kalenderjaar is er een indexatie of prijsaanpassing van deze tarieven mogelijk, waarvan u tijdig op de hoogte gesteld wordt. Geleverde diensten worden gefactureerd zoals overeengekomen. Bij gebreke aan bijzondere afspraken, worden deze periodiek gefactureerd naargelang de voortgang van de werken. U heeft ook de mogelijkheid om bij wijze van voorafbetaling een bepaald tegoed (“credits”) aan te kopen, dat ingewisseld kan worden voor toekomstige werkzaamheden. Aangekochte credits zijn nooit, op geen enkele wijze, restitueerbaar. Credits zijn klant-gebonden en vanaf de datum van uitgifte maximaal één jaar geldig. Credits zijn niet overdraagbaar en komen automatisch te vervallen als deze niet gebruikt worden voorafgaand aan het verstrijken van hun duurtijd.

2.2. DE OFFERTE

Als u interesse heeft in onze diensten, stellen wij graag een vrijblijvende offerte op met een overzicht van uw wensen, onze tarieven, en een eventuele kostenraming. Alle informatie wordt slechts ten indicatieve titel verstrekt en alle uitvoerings- en opleveringstermijnen zijn louter indicatief. Deze offerte blijft gedurende één maand geldig, tenzij de offerte uitdrukkelijk anders voorziet. Van zodra u onze offerte zonder meer goedkeurt, gaan wij aan de slag binnen het kader van onze afspraken. Hierna kan u nog gedurende één week de bestelling annuleren, mits betaling van een forfaitaire annulatiekost voor een bedrag gelijk aan 25% van de totale kostprijs vermeld in de offerte. Als er een voorschot werd bepaald, beginnen wij pas met onze prestaties na ontvangst van dit voorschot. Beslissingen van de klant die bijkomende werkzaamheden veroorzaken die niet werden voorzien in de offerte worden afzonderlijk aan standaard uurtarief aangerekend.

2.3. ONZE UITVOERING

Wij zullen op een professionele manier de nodige inspanningen leveren om onze dienstverlening zo goed mogelijk bij uw wensen te laten aansluiten, en zijn derhalve slechts gehouden tot een middelenverbintenis. Hiervoor kunnen wij ook zonder uw toestemming samenwerken met andere dienstverleners in onderaanneming. Bij het ontwerpen van een nieuwe website leggen wij één of meerdere basisontwerp(en) ter goedkeuring aan u voor. Na ontvangst van uw opmerkingen op het basisontwerp (voor zover u deze overmaakt binnen een redelijke termijn), voltooien wij de website op basis van uw eventuele feedback. Wij zorgen ervoor dat uw website correct wordt weergegeven in de recentste stabiele versie van de op dat ogenblik meest gebruikte webbrowsers, gedurende een termijn van 3 maanden na definitieve oplevering van het project aan de klant (ongeacht het ogenblik van de eigenlijke implementatie, waarop de website “live” gaat, toegankelijk is, of gebruikt wordt), tenzij anders vermeld.

2.4. UW VERPLICHTINGEN

Voor bepaalde opdrachten moeten wij over feedback of bijkomende informatie beschikken vooraleer wij onze overeenkomst kunnen uitvoeren, zoals algemene gegevens, tekst of beeldmateriaal. Indien u of een derde buiten onze controle niet binnen een redelijke termijn reageert, of noodzakelijke informatie niet tijdig bezorgt, kunnen wij de overeenkomst opschorten. De eventuele kosten die uit deze vertragingen voortvloeien, zullen aan onze gebruikelijke tarieven doorgerekend worden.

Als u herhaaldelijk geen medewerking verleent, stelselmatig voor vertragingen zorgt, of in gebreke blijft om uw verplichtingen na te komen, hebben wij het recht om onze overeenkomst eenzijdig en met onmiddellijke ingang te verbreken,

onze prestaties stop te zetten, bijkomende uren te factureren aan onze gebruikelijke tarieven, en/of een eindfactuur te versturen alvorens alle diensten geleverd zijn. Wij kunnen onze overeenkomst ook met onmiddellijke ingang stopzetten indien u zich in staat van faillissement bevindt, uitstel van betaling heeft aangevraagd, of het vrije beheer van uw vermogen heeft verloren. In alle andere gevallen kunnen wij onze samenwerking beëindigen zonder opgave van enige reden met een opzegtermijn van één (1) maand. Het is belangrijk om ons op de hoogte te houden van elke wijziging van gegevens of contactinformatie. Wanneer u dit nalaat, kunnen wij niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele schade.

2.5. PROJECTMANAGEMENT

Elk project bij Conversal bestaat uit operationele werkuren (het effectief ontwerpen en programmeren) en project management (“PM”). Onder PM verstaan we het inplannen en opvolgen van de werkzaamheden, het aansturen van iedereen die op het project werkt, alle communicatie en meetings met de klant, de verwerking van feedback, strategisch advies, kwaliteitscontrole en de finale afwerking van een website zodat deze klaar is voor lancering. In onze prijsopgaves is rekening gehouden met project management gedurende de geschatte timeframe, vermeerderd met 4 weken. Wanneer het project buiten onze verantwoordelijkheid langer duurt dan de voorziene timeframe, zullen alle bijkomende PM uren in regie aangerekend worden aan ons standaard uurtarief.

2.6. PROJECTDUUR

Na ondertekening van uw offerte wijden wij een deel van onze teamcapaciteit toe aan uw project, tot 6 maanden na de ondertekening van de offerte. Het is dus belangrijk om de nodige medewerking en/of feedback te verlenen zodat dit project binnen het geraamde timeframe kan afgerond worden. Na verloop van deze timeframe behouden we ons het recht voor om alle resterende werkzaamheden aan te rekenen aan ons standaard uurtarief (zowel operationeel als PM).

2.7. NIET-AFWERVING

Tijdens de duurtijd van onze samenwerking en gedurende een periode van achttien

(18) maanden na de beëindiging ervan, zal u, direct of indirect (inclusief de aan u verbonden entiteiten), geen werknemers, medewerkers, vertegenwoordigers of onderaannemers van ons, ongeacht hun statuut, rechtstreeks of onrechtstreeks benaderen met het oog op hun aanwerving, tewerkstelling, of samenwerking onder eender welke vorm. Bij schending van dit niet-afwervingsbeding zal u gehouden zijn tot een forfaitaire schadevergoeding gelijk aan de totale brutovergoeding die door ons verschuldigd was aan de afgeworvene voor zijn of haar diensten gedurende een periode van achttien (18) maanden voorafgaand aan de afwerving, onverminderd ons recht om in geval van een grotere schade de effectief geleden schade te vorderen.

3. Het resultaat

3.1. DE TERMIJNEN

Hoewel uitvoeringstermijnen slechts indicatief zijn en niet bindend, zullen wij ons uiteraard inspannen om onze diensten binnen een redelijke termijn te leveren. Een verlenging van een vooropgestelde leveringstermijn kan echter geen recht geven op een annulering van de opdracht of een compensatie. Bij een abnormale vertraging in de uitvoering, die binnen de redelijke controle van Conversal ligt, heeft u het recht om de opdracht stop te zetten, op voorwaarde dat wij onze verbintenissen niet hebben nageleefd binnen een termijn van twintig (20) werkdagen nadat u ons hiertoe in gebreke heeft gesteld. U verzaakt uitdrukkelijk aan elk ander mogelijk verhaalmiddel, in het bijzonder maar niet beperkt tot de toekenning van enige vorm van schadevergoeding. Wij zijn op werkdagen beschikbaar voor ondersteuning tussen 9u00 en 17u. Wij streven ernaar om alle meldingen binnen een redelijke termijn te behandelen.

3.2. DE OPLEVERING

Eenmaal de klant beschikt over de finale versies van de geprogrammeerde website wordt het project als definitief opgeleverd beschouwd, ongeacht het ogenblik van de eigenlijke implementatie (los van het tijdstip waarop de website live gaat, toegankelijk is, of gebruikt wordt). U zal als klant onmiddellijk de geleverde producten en opgeleverde projecten bij ontvangst controleren. U verbindt zich ertoe klachten met betrekking tot zichtbare of niet-conforme gebreken, op straffe van verval, binnen een termijn van één (1) maand na levering schriftelijk aan Conversal te melden, waarbij u het gebrek nauwkeurig omschrijft. De producten en opgeleverde projecten worden geacht definitief aanvaard te zijn wanneer zij niet binnen één (1) maand na de levering worden betwist met opgave van de gegronde redenen. Na definitieve oplevering van het project aan de klant, volgt er in principe een garantieperiode van drie (3) maanden voor het wegwerken van eventuele verborgen gebreken (zogenaamde bugs) waar wij verantwoordelijk voor zijn, tenzij anders vermeld. Bijkomende aanpassingen worden steeds gefactureerd aan ons vast uurtarief.

Conversal behoudt zich het eigendomsrecht voor van alle goederen en uitgevoerde werkzaamheden die zij verkoopt, totdat de prijs van de prestaties volledig is betaald (in hoofdsom, interesten en kosten). Technische problemen kunnen geen aanleiding geven tot enige vorm van compensatie. U bent zelf verantwoordelijk voor de installatie van de nodige voorzieningen met betrekking tot veiligheid, bewaring, en herstel van data. Voor promotionele doeleinden behouden wij ons het recht voor om het eindresultaat van projecten als referentie te gebruiken, met inbegrip van een verwijzing naar uw onderneming en uw logo in ons (online en offline) portfolio.

3.3. DE FACTURATIE

Wij maken u periodiek en conform onze afspraken een factuur over voor de geleverde prestaties. Deze zijn betaalbaar binnen een termijn van 21 dagen, tenzij anders vermeld. Elk protest van een factuur dient binnen de acht (8) dagen na facturatie schriftelijk en omstandig gemotiveerd kenbaar gemaakt te worden, bij gebreke waaraan de factuur onherroepelijk geacht wordt aanvaard te zijn. Geen enkele andere klacht verleent u het recht om de betaling geheel of gedeeltelijk te schorsen of uit te stellen. Indien u een factuur niet tijdig betaalt zullen er van rechtswege en zonder ingebrekestelling verwijlinteresten verschuldigd zijn op het gefactureerde bedrag, volgens de wettelijke rentevoet voor betalingsachterstand in handelstransacties. Daarnaast wordt er voor de laattijdigheid een forfaitaire administratieve vergoeding in rekening gebracht van 10% van het verschuldigde bedrag, met een minimum van 400,00 EUR. Bij gebreke aan tijdige betaling hebben wij het recht om nog lopende werkzaamheden of diensten op te schorten totdat de verschuldigde bedragen betaald zijn, dan wel om de samenwerking met onmiddellijke ingang te beëindigen en alle relevante kosten voor de afsluiting van het dossier aan te rekenen. Als onze factuur (vermeerderd met eventuele interesten en nalatigheidskosten) één week na de verzending van een ingebrekestelling nog niet betaald is, hebben wij het recht om de door ons aangeboden producten (waaronder maar niet beperkt tot de website, domeinnaam, en e-mail server) te deactiveren tot aan de betaling van het nog verschuldigde bedrag.

4. Aansprakelijkheid

4.1. OVERMACHT

Wij aanvaarden geen enkele aansprakelijkheid wanneer wij als gevolg van overmacht of vreemde oorzaak niet aan onze verplichtingen kunnen voldoen. Wanneer de overmacht slechts tijdelijk van aard is, zullen wij alsnog aan alle verplichtingen trachten te voldoen vanaf het moment dat dit redelijkerwijs weer mogelijk is. Als blijkt dat een verderzetting niet meer mogelijk is, zal de overeenkomst in onderling overleg herzien of ontbonden worden. Reeds geleverde prestaties zullen alsnog gefactureerd worden.

4.2. RELATIES MET XXXXXX

Voor zover wij afhankelijk zijn van de medewerking, diensten en leveringen van derden, kunnen wij op geen enkele manier aansprakelijk worden gesteld voor schade voortkomend uit deze relaties of het verbreken ervan.

4.3. TEKORTKOMINGEN

Wij streven naar een zo goed mogelijke beschikbaarheid (uptime) van onze eigen diensten en een optimale integratie met externe diensten, maar kunnen dit niet garanderen. Wij zijn op geen enkele wijze aansprakelijk voor enige door u geleden schade, tenzij een ernstige tekortkoming aan ons te wijten is bij de uitvoering van de overeenkomst ten gevolge van het begaan van een zware of opzettelijke fout. In dergelijk geval kan u ons hiervoor schriftelijk in gebreke stellen, waarbij er ons afhankelijk van de complexiteit een redelijke termijn wordt gegund om alsnog onze verplichtingen na te komen, dewelke nooit korter kan zijn dan twintig (20) werkdagen. Wij kunnen desgevallend slechts aansprakelijk gesteld worden voor een vervangende schadevergoeding voor een bedrag dat niet hoger kan zijn dan het gefactureerde bedrag met betrekking tot de diensten die aanleiding hebben geven tot de door de klant rechtstreeks geleden directe schade. Xxx zijn niet verantwoordelijk voor enige tekortkoming van een aangestelde of derden. Iedere aansprakelijkheid voor enige andere vorm van schade is uitgesloten, waaronder enige vergoeding van indirecte schade, gevolgschade of schade wegens gederfde omzet of winst. U zal ons vrijwaren voor elke vordering (hoofdsom, interesten en kosten) in verband met zaken waarvoor u zelf hoort in te staan.

4.4. GEBRUIK VAN DE WEBSITE

U bent zelf verantwoordelijk voor de inhoud op de website. Wij kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor onjuiste of onvolledige informatie die op de website wordt gepubliceerd. U hoort zelf in te staan voor het verkrijgen van alle nodige toestemmingen en rechten om materiaal op uw website te plaatsen, waaronder links naar externe websites. Wij dragen geen aansprakelijkheid in verband met de inhoud, gegevensverspreiding of publicaties op uw website. Alle auteursrechten, vergoedingen, onkosten of boetes in dit verband behoren tot uw verantwoordelijkheid. Informatie die u via het internet verzendt of op uw website plaatst, kan door derden onderschept en opgeslagen worden. Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die veroorzaakt wordt door het verzenden van eventuele vertrouwelijke of geheime informatie. Ook als uzelf niet de gebruiker bent, blijft u aansprakelijk voor het rechtmatig en redelijk gebruik van de geleverde diensten en

goederen. Bij een ernstig vermoeden van misbruik, buitensporig gebruik (fair use), of van onwettige activiteiten hebben wij het recht om de toegang tot deze diensten of goederen tijdelijk dan wel permanent te weigeren, zonder dat u recht heeft op enige vergoeding voor eventuele schade. Indien wij hierdoor enige schade ondervinden, zal deze op u verhaald worden.

5. Intellectuele eigendom

6. Inhoud van de website

Wij investeren veel tijd, energie en middelen in het vervaardigen van een unieke website op uw maat. Al de materialen die wij in dit kader aanleveren, mogen dan ook enkel met onze toestemming worden bewerkt of verwerkt in andere websites dan waarvoor deze gemaakt zijn. U stemt in met een permanente verwijzing naar Conversal als webdesigner onderaan de door ons ontwikkelde websites (bestaande uit de duidelijk leesbare vermelding “webdesign by conversal” met een doorverwijzing naar xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx, zichtbaar vanop elk gebruikersplatform), dewelke niet zonder onze toestemming verwijderd mag worden. U krijgt een niet-exclusieve gebruikslicentie op alle codes die door ons voor de website ontwikkeld worden, voor eenzelfde duurtijd als deze voor de bescherming van de code door het geldende auteursrecht. Het gebruiksrecht wordt pas aan u overdragen na volledige betaling van onze factuur. Als wij een schending vaststellen, hebben wij het recht hiervoor een redelijk vergoeding in rekening te brengen. Wij hebben het recht om onze intellectuele eigendom ook voor andere doeleinden te gebruiken. Wij blijven altijd eigenaar van al onze intellectuele, industriële en andere eigendomsrechten, waaronder de door ons verstrekte materialen, ideeën, concepten of ontwerpen, alsook onze auteursrechten, naburige rechten, know-how, merken, handelsnamen, logo’s, tekeningen, modellen, octrooien, domeinnamen, bronbestanden, rechten op databanken, computerprogramma’s en halfgeleiders. Voor zover wij beroep doen op materiaal aangeleverd door derden, zal uw gebruikslicentie afhankelijk zijn van de voorwaarden en modaliteiten verbonden aan de relevante licentie van deze externe leverancier. Wij dragen geen enkele aansprakelijkheid in dit verband.

7. Gegevensbescherming

De eventuele ontwerpteksten die ter beschikking worden gesteld voor de omkadering van de website omvatten geen juridisch advies. Het gebruik en de gebeurlijke gevolgen ervan zijn geheel op eigen risico. Wij aanvaarden geen enkele verantwoordelijkheid voor de inhoud of het gebruik van tekst en/of beeld op de website, al dan niet door ons aangeleverd, of voor enige gevolgen of schade die uit het gebruik ervan voortvloeit, van welke aard ook. Onze voorbeeldteksten worden u aangeboden in de staat waarin ze zich bevinden en zonder enige garantie op het vlak van accuraatheid, volledigheid of bruikbaarheid. Wetgeving, toekomstige wijzigingen in regelgeving, en administratieve, juridische en/of rechterlijke interpretatie kunnen een impact hebben op de inhoud van uw website. Wij zijn in geen geval verantwoordelijk voor de gevolgen van wetgeving, noch eventuele toekomstige wijzigingen hieraan, en hebben geen verplichting om onze voorbeeldteksten te actualiseren. De door ons aangeleverde algemene ontwerpen dienen louter als eerste aanzet, waarna u zelf instaat voor de naleving van de geldende regelgeving en de opmaak van de vereiste documentatie op maat van uw onderneming. Indien u hieromtrent niet de nodige kennis heeft, adviseren wij u professioneel juridisch advies in te winnen.

Voor zover u persoonsgegevens door ons of een externe partner laat verwerken in het kader van de uitvoering van onze overeenkomst, zijn wij louter een ‘verwerker’ van deze gegevens en doen wij dit op zorgvuldige wijze. U blijft ‘verantwoordelijke’ van deze persoonsgegevens en staat in voor de instructies die u ons geeft. U dient in deze zin de Wet Verwerking Persoonsgegevens, de Algemene Verordening Gegevensbescherming, en eventuele en andere toepasselijke wetgeving inzake privacy en gegevensbescherming integraal na te leven. De voorwaarden en modaliteiten op basis waarvan wij als ‘verwerker’ van persoonsgegevens voor u optreden worden gespecifieerd in de Bijlage Gegevensverwerking van deze Algemene Voorwaarden, dat hier een integraal deel van uitmaakt. Als er ten gevolge van onze bijzondere professionele relatie afwijkende documentatie voorbereid dient te worden in het kader van deze regelgeving, zullen alle redelijke interne en externe kosten verbonden aan de opmaak en het nazicht van deze specifieke documentatie integraal doorgerekend worden. In het kader van de diensten die wij voor u verrichten, verwerken wij als ‘verantwoordelijke’ persoonsgegevens van de contactpersonen die u ons opgeeft. De contactgegevens van deze personen kunnen verwerkt worden in het kader van ons klantenbeheer, voor marketingdoeleinden, en dienen om onze overeenkomst met u uit te voeren. Voor meer informatie verwijzen wij graag naar ons afzonderlijk Privacybeleid.

8. Voortdurende samenwerking

8.1. JAARLIJKSE OVEREENKOMSTEN

Wij bieden de mogelijkheid om bepaalde recurrente diensten en producten van gespecialiseerde partners in uw project te integreren, waarbij deze kosten door ons doorgefactureerd worden op basis van contracten die jaarlijks automatisch hernieuwen. Dit vereenvoudigt onder meer de registratie en het beheer van uw domeinnaam, de hosting van uw website, de weergave van advertenties op het internet en de integratie van specifieke plug-ins.

Dergelijke overeenkomsten worden stilzwijgend verlengd voor telkens een nieuwe periode van één jaar, tenzij de overeenkomst minstens één maand voor de vervaldag schriftelijk en ondubbelzinnig wordt opgezegd. De registratie en het gebruik van dergelijke producten en diensten is eveneens onderworpen aan de voorwaarden en modaliteiten van deze externe leverancier. Wij dragen geen enkele aansprakelijkheid in dit verband. U staat zelf in voor de inhoud alsook de overdracht van de website in geval van beëindiging van dergelijke overeenkomsten. Onze eventuele bijstand wordt aan het gebruikelijk uurtarief aangerekend.

8.2. HET ONDERHOUD

Wij bieden de mogelijkheid om uw website door ons periodiek te laten onderhouden en om ondersteuning te bieden op basis van een contract van onbepaalde duur. Deze zijn steeds opzegbaar, mits het respecteren van een opzegtermijn van drie maanden. Deze algemene voorwaarden zullen ook op de onderhoudsovereenkomst van toepassing zijn.

8.3. DE MARKETING

Wij bieden de mogelijkheid om u bij te staan bij de marketing en commercialisering van uw website op basis van een abonnementsformule voor een vast, forfaitair bedrag. Dergelijke overeenkomst wordt aangegaan voor een minimale vaste duurtijd van zes (6) maanden, stilzwijgend verlengbaar voor een nieuwe periode van telkens 3 maanden. Voor zover relevant, zullen deze algemene voorwaarden ook op de marketingovereenkomst van toepassing zijn.

9.

Algemene bepalingen

9.1. WIJZIGINGEN

Conversal behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen door eenvoudige kennisgeving. Indien een bestaande klant binnen een redelijke termijn bezwaar uit tegen een wijziging van de voorwaarden wanneer deze in kennis wordt gesteld van de beoogde aanpassing, zullen de gewijzigde voorwaarden slechts van toepassing zijn vanaf de eerstvolgende bestelling of facturatie voor deze specifieke klant. De versie van de algemene voorwaarden die van kracht is op het ogenblik waarop een bestelling door de klant wordt geplaatst, zal toepasselijk zijn op de rechtsverhouding die uit die bestelling tot stand komt.

9.2. OVERDRACHT VAN RECHTEN

Niemand kan zijn of haar rechten en/of verplichtingen voortvloeiend uit deze algemene voorwaarden of onze overeenkomsten overdragen aan een derde partij zonder toestemming van de andere partij.

9.3. ONGELDIGHEID

Als een artikel uit deze algemene voorwaarden ongeldig wordt verklaard, blijven de overige bepalingen van kracht. In onderling overleg zal de vernietigde bepaling vervangen worden door een artikel dat het dichtst bij de geest van het ongeldig verklaarde artikel aanleunt.

9.4. TOEPASSELIJK RECHT

Deze algemene voorwaarden en alle overeenkomsten die hiermee verband houden zijn onderhevig aan het Belgisch recht. Bij een geschil zijn de rechtbanken van Gent, afdeling Dendermonde uitsluitend bevoegd.

BIJLAGE GEGEVENSVERWERKING

1. Verwerker

In het kader van onze dienstverlening kunnen wij persoonsgegevens verwerken in opdracht van de klant, bestaande uit alle informatie op basis waarvan een natuurlijk persoon identificeerbaar is. Als verwerker kunnen wij instaan voor de bewerking van persoonsgegevens, al dan niet geautomatiseerd uitgevoerd, bestaande uit onder meer het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op ander wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Als verwerkingsverantwoordelijke staat de klant in voor het vaststellen van het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens, en dient deze de nodige waarborgen te treffen voor de verwerking ervan.

2. Verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover als nodig in het kader van de uitvoering van de overeenkomst met de klant. De verwerking van persoonsgegevens gebeurt steeds op een behoorlijke en zorgvuldige wijze, conform de geldende privacywetgeving en louter op schriftelijke instructie van de klant. De klant staat er voor in dat de gegeven instructies in overeenstemming zijn met de geldende privacywetgeving. Wij hebben het recht om zonder expliciete toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens beroep te doen op professionele partners die ten behoeve van ons persoonsgegevens verwerken in het kader van de uitvoering van de overeenkomst met de klant. De partners waaraan persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld zullen op hun beurt de nodige technische en organisatorische maatregelen nemen om deze persoonsgegevens te beschermen. Onze aansprakelijkheid in het kader van de gegevensverwerking is beperkt volgens de bepalingen vervat in artikel 4.3 van de Algemene Voorwaarden.

3. Veiligheid

Wij passen minstens de gebruikelijke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toe die redelijkerwijs van ons verwacht mogen worden om persoonsgegevens te beveiligen tegen vernietiging, verlies, wijziging, vervalsing, verspreiding of onrechtmatige toegang. De klant is zelf verantwoordelijk voor het treffen van passende beveiligingsmaatregelen ten aanzien van het gebruik van persoonsgegevens door de klant. Persoonsgegevens worden slechts doorgegeven aan een partner in een land buiten de Europese Economische Ruimte mits dat land een passend beschermingsniveau waarborgt voor uw persoonsgegevens, er een afzonderlijke verwerkingsovereenkomst afgesloten werd, of u hiervoor schriftelijke toestemming heeft verleend.

Van zodra wij kennis hebben van een datalek, zullen wij de klant binnen een redelijke termijn hiervan op de hoogte brengen, zodat deze in staat is om aan de meldingsplicht onder de privacywetgeving te voldoen. Deze kennisgeving zal onder meer een omschrijving van het datalek omvatten, de aard van de inbreuk, wanneer het datalek heeft plaatsgevonden, alsook een vermelding van de technische maatregelen die wij genomen hebben om de inbreuk te stoppen en toekomstige inbreuken te voorkomen.

4. Bijstand

Wij zullen de klant als verwerkingsverantwoordelijke voor zover als mogelijk redelijke bijstand verlenen bij het vervullen van diens wettelijke verplichtingen in het kader van de privacywetgeving, door het beschikbaar stellen van bepaalde relevante informatie, waaronder: - het naleven van de rechten die elke betrokkene heeft waarvan er persoonsgegevens worden verwerkt; - het uitvoeren van een data protection impact assessment om het effect van de verwerkingsactiviteiten op de bescherming van persoonsgegevens te kunnen beoordelen; - het uitvoeren van een audit, voor zover alle kosten hieromtrent door de klant gedragen worden. Wij zullen de klant op de hoogte brengen van verzoeken die een betrokkene rechtstreeks aan ons richt in het kader van de verwerking van persoonsgegevens waarvoor de klant verwerkingsverantwoordelijke is.

5. Geheimhouding

Wij verbinden ons ertoe alle persoonsgegevens met een vertrouwelijk karakter confidentieel te houden, ook na de beëindiging van de overeenkomst met de klant. Onze medewerkers die toegang hebben tot deze persoonsgegevens zijn ook door deze geheimhouding gebonden en dienen zich te onthouden van het kopiëren, doorgeven, overdragen of anderszins verspreiden van persoonsgegevens aan derden. Deze verbintenis verhindert niet het gebruik van persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening, voor zover de bekendmaking noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke vereisten of een gerechtelijke procedure, of voor zover deze informatie publiekelijk beschikbaar is.

6. Duur

Onze verbintenissen op basis van deze Bijlage Gegevensverwerking blijven van kracht voor zolang wij toegang hebben tot de desbetreffende persoonsgegevens. Bij de beëindiging van de overeenkomst met de klant is de klant zelf verantwoordelijk voor het exporteren van de persoonsgegevens. Van zodra de bewaring van persoonsgegevens niet langer noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht zullen wij deze binnen een redelijke termijn verwijderen dan wel teruggeven aan de klant, tenzij de klant ons een andere bewaartermijn oplegt, de bewaring ervan noodzakelijk is om tegenover de klant de nakoming van onze verbintenissen te bewijzen, om te voldoen aan wettelijke vereisten, of in het kader van gebruikelijke retentiemechanismen die redelijkerwijs beperkt zijn in tijd (back- ups).