Algemene Voorwaarden Administratiekantoor
Algemene Voorwaarden Administratiekantoor
ALGEMENE LEVERINGS-, BETALINGS- EN UITVOERINGSVOORWAARDEN VAN TOEPASSING OP DE RECHTSVERHOUDING TUSSEN OPDRACHTGEVER EN HSBE ADMINISTRATIEKANTOOR VOF.
Algemeen Artikel 1
a. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing, zodra de opdrachtgever de bijstand van de opdrachtnemer heeft gevraagd. Alle bepalingen van deze voorwaarden zijn tussen partijen van kracht, voor zover hier niet schriftelijk van is afgeweken.
b. In deze voorwaarden wordt verstaan onder de begrippen:
• de opdrachtnemer: HSBE administratiekantoor VOF gevestigd te ‘s-Gravenhage en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 68223684.
• de opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, die de hulp inroept van de opdrachtnemer;
• onder de opdracht wordt verstaan de in onderling overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer te bepalen werkzaamheden die door de opdrachtnemer verricht dienen te worden en de voorwaarden waaronder zulks dient te geschieden.
Strekking Artikel 2
a. Alle aanbiedingen zijn vrijblijvend, tenzij opdrachtnemer in zijn aanbiedingen of prijsopgaven aan opdrachtgever uitdrukkelijk anders heeft vermeld.
b. De werkzaamheden van een opdrachtnemer (kunnen) betreffen (onder meer) het voeren van een complete boekhouding c.q. administratie ten behoeve van de opdrachtgever, het opstellen van jaarstukken, het verzorgen van belastingaangiften en de eventuele vervolgen daarop, alsmede alle handelingen en verrichtingen die – gelet op de rechtsverhouding en de daaruit voortvloeiende opdracht – dienstig kunnen zijn in verband met de hierboven genoemde werkzaamheden.
c. De opdrachtgever met wie eenmaal op de onderhavige voorwaarden werd gecontracteerd(mondeling of schriftelijk), wordt geacht stilzwijgend akkoord te zijn gegaan met de toepasselijkheid van deze voorwaarden op later met de opdrachtnemer gesloten overeenkomsten.
Artikel 3
De overeenkomst komt tot stand op het moment dat opdrachtnemer de opdracht heeft aanvaard. De in voorgaande zin opgenomen regel geldt eveneens voor wijzigingen in opdrachten. Indien het belang van opdrachtgever onmiddellijk geheel of gedeeltelijke levering door opdrachtnemer vereist, dan wel indien opdrachtgever uitdrukkelijk onmiddellijke levering heeft verzocht, wordt de overeenkomst geacht tot stand te zijn gekomen doordat door opdrachtnemer geheel of gedeeltelijk feitelijk tot levering aan opdrachtgever is overgegaan.
Verplichtingen opdrachtnemer Artikel 4
a. De opdrachtnemer is gehouden de belangen van zijn opdrachtgever naar beste weten en kunnen te behartigen, één en ander voor zover zulks, gelet op de rechtsverhouding en de daaruit voortvloeiende opdrachten, mogelijk en wenselijk is.
b. De wijze waarop de administratie wordt gevoerd en de overige werkzaamheden worden verricht dient, met inachtneming van eventueel daarop toepasselijke wettelijke bepalingen, te voldoen aan de eisen die voortvloeien uit de verplichtingen en verantwoordelijkheden van de opdrachtgever.
c. Indien de werkzaamheden er toe strekken een bepaald (financieel) eindresultaat te bewerkstelligen, wordt niet gegarandeerd dat dit beoogde eindresultaat werkelijk wordt bereikt.
Vertrouwelijk Artikel 5
De opdrachtnemer verplicht zich om alle gegevens en stukken, die betrekking hebben op de opdracht, vertrouwelijk te behandelen.
Samenwerking met derden Artikel 6
a. De opdrachtnemer kan bij de uitvoering van zijn opdracht slechts andere, niet tot zijn eigen onderneming behorende deskundigen inschakelen, nadat de noodzaak c.q. wenselijkheid daarvan in overleg met de opdrachtgever is vastgesteld.
b. De opdrachtnemer aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de werkzaamheden, die door derden, waaronder de onder artikel 6a genoemde deskundigen, worden verricht.
c. Inschakeling van onder artikel 6a genoemde deskundigen geschiedt tegen het door deze deskundige afgegeven uurhonorarium en voor rekening van opdrachtgever.
Tekortkomingen van de opdrachtnemer Artikel 7
a. De opdrachtnemer is tegenover de opdrachtgever slechts aansprakelijk voor schade die deze zelf lijdt als rechtstreeks gevolg van tekortkomingen van de opdrachtnemer of van personen in zijn dienst die bij de vervulling van de opdracht zijn begaan, indien en voor zover deze tekortkomingen onder normale omstandigheden bij normale vakkennis en met inachtneming van normale oplettendheid en wijze van vakuitoefening vermeden hadden kunnen worden, één en ander behoudens de hierna omschreven nadere beperkingen.
b. De opdrachtnemer is verplicht om de hierboven bedoelde tekortkomingen op zo kort mogelijke termijn om niet te herstellen, wanneer en voor zover met het herstellen geen hogere kosten zijn gemoeid dan in rekening zijn gebracht voor de betreffende werkzaamheden. Indien de kosten wel hoger uitvallen, dan is de opdrachtnemer slechts verplicht deze herstelwerkzaamheden uit te voeren, indien de opdrachtgever zich voorafgaand schriftelijk bereid verklaart deze extra kosten voor zijn rekening te nemen.
c. Elke aansprakelijkheid van de opdrachtnemer vervalt uiterlijk 60 maanden (5 jaar) nadat de fiscale aangiftes van het desbetreffende boekjaar zijn ingediend, te vermeerderen met de termijn waarvoor uitstel is verleend.
d. Elke aansprakelijkheid van de opdrachtnemer vervalt indien de opdrachtgever bij een eventuele belastingcontrole over het betreffende tijdvak de opdrachtnemer niet in de gelegenheid heeft gesteld hierbij aanwezig te zijn, voorts in het geval de opdrachtgever de opdrachtnemer niet in de gelegenheid heeft gesteld de betreffende tekortkoming te herstellen en in het geval verdere werkzaamheden naar aanleiding van c.q. in verband met die tekortkoming hebben plaatsgevonden zonder dat de opdrachtgever de opdrachtnemer daarbij betrokken heeft.
e. De opdrachtgever dient de in dit artikel genoemde tekortkomingen te melden binnen 1 maand, nadat hij/zij hiervan op de hoogte is gekomen, dan wel redelijkerwijs had moeten zijn, bij gebreke waarvan iedere aansprakelijkheid van de opdrachtnemer is uitgesloten. Aansprakelijkheid is in ieder geval en te allen tijde uitgesloten behoudens en voor zover de door de opdrachtnemer afgesloten beroepsaansprakelijkheid recht heeft op een uitkering.
Beëindiging/ontbinding/opschorting opdracht Artikel 8
a. Beide partijen kunnen te allen tijde een gegeven opdracht beëindigen.
b. Bij beëindiging van een opdracht wordt tussen het tijdstip van mededeling van deze beëindiging en het tijdstip waarop deze beëindiging van kracht wordt in beginsel een zodanige periode in acht genomen, dat de opdrachtnemer de onderhanden werkzaamheden c.q. de administratie in een zodanige staat kan brengen, dat overdracht ervan aan de opdrachtgever c.q. een door de opdrachtgever aan te wijzen derde, zonder schade voor de voortgang van die werkzaamheden, op aanvaardbare wijze uitvoerbaar is, met in achtneming van het in artikel 9 van deze voorwaarden bepaalde.
c. Bij opzegging van een gegeven opdracht, waarbij een vaste prijs is overeengekomen die in maandelijkse termijnen wordt gedeclareerd, dan vervalt de financiële verplichting van opdrachtgever na betaling van de deel termijn welke correspondeert met de maand van opzegging en niet bij de declaratie welke ontvangen wordt in de maand van opzegging tenzij de deeltermijn correspondeert met de maand van opzegging. Als voorbeeld gesteld, indien de opdracht opgezegd wordt in de maand augustus dan eindigt de financiële verplichting van opdrachtgever na betaling van termijn 8 van de boekjaarovereenkomst, ongeacht wanneer die deeltermijn gedeclareerd wordt na opzegging van de overeenkomst.
d. De aan de opdrachtnemer gegeven opdracht vervalt niet door de dood van de opdrachtgever; diens rechten en verplichtingen gaan over op zijn rechtsopvolger.
Artikel 9
Indien de positie van opdrachtgever daartoe aanleiding geeft, is opdrachtnemer te allen tijde bevoegd om:
a. Vooruitbetaling, dan wel zekerheidsstelling van opdrachtgever te vragen alvorens opdrachtgever met de levering van zijn (verdere) werkzaamheden aanvangt;
b. Levering van zijn diensten op te schorten wanneer er achterstanden ontstaan in betalingen van gedeclareerde deeltermijnen;
c. De desbetreffende overeenkomst geheel of voor zover niet uitgevoerd gedeeltelijk ontbonden te achten, door verzending aan opdrachtgever van een schriftelijke kennisgeving aan opdrachtgever, zonder dat de rechterlijke tussenkomst noodzakelijk is, een en ander onverminderd de aan opdrachtnemer toekomende rechten tot schadevergoeding wegens ontbinding.
d. Indien opdrachtnemer gebruik maakt van haar rechten als verwoord in dit artikel, dan is opdrachtnemer jegens opdrachtgever nimmer aansprakelijk voor de daaruit eventueel ontstane schade, zowel direct als indirect.
Aanlevering, levertijd, levering en oplevering Artikel 10
Behoudens nadere overeenkomst(en) tussen opdrachtgever en opdrachtnemer geschiedt de aanlevering der benodigde stukken, boeken, bescheiden, administratieve en/of andere gegevens
e.d. door of namens opdrachtgever aan opdrachtnemer, evenals de levering door opdrachtnemer aan opdrachtgever, op door opdrachtnemer te bepalen wijze en tijdsstippen en in een door opdrachtnemer te bepalen vorm en aantal. Indien opdrachtgever om hem/haar moverende reden van dit beding wenst af te wijken is opdrachtgever gerechtigd, in geval er een vaste prijs afspraak is gemaakt, deze vaste prijs te vermeerderen met een opslag welke bedraagt 35% van het uurhonorarium of van de overeengekomen vaste prijs.
Retentierecht Artikel 11
Opdrachtgever en opdrachtnemer komen uitdrukkelijk overeen dat opdrachtnemer bevoegd is afgifte van zaken op te schorten totdat opdrachtgever aan zijn verplichting tot vergoeding van openstaande declaraties, daaronder begrepen daarover verschuldigde rente en kosten, alsmede aan zijn verplichting tot vergoeding van schade aan opdrachtnemer in het kader van de betrokken rechtsverhouding geleden heeft voldaan, dan wel daarvoor een in het bancair verkeer genoegzaam geachte zekerheid, bijvoorbeeld een onherroepelijke bankgarantie, heeft gesteld.
Algemene bepalingen van financiële aard Artikel 12
a. Indien partijen niet schriftelijk anders zijn overeengekomen, wordt het honorarium van de opdrachtnemer vastgesteld aan de hand van een standaard uurhonorarium dat gebaseerd is op algemeen geldende normale kantooruren. Indien tussen opdrachtgever en opdrachtnemer een vast prijs is overeengekomen is ook deze vaste prijs gebaseerd op algemeen geldende normale kantooruren.
b. Opdrachtnemer is gerechtigd haar vaste prijsovereenkomsten aan te passen indien door opdrachtgever wijzigingen in de oorspronkelijke opdracht worden aangebracht, dan wel indien opdrachtnemer meerwerk dient te verrichten als gevolg van onjuiste of onvolledige aanlevering van gegevens door opdrachtgever dan wel indien opdrachtgever voorafgaand aan de overeenkomst een onjuiste voorstelling van zaken heeft gegeven ten aanzien van de uit te voeren werkzaamheden of hoeveelheid uit te voeren werkzaamheden.
c. Indien de overeenkomst, nadat deze tot stand is gekomen, door opdrachtgever wordt omgezet in een spoedeisende opdracht dan is opdrachtnemer gehouden, indien deze werkzaamheden alsdan buiten normaal geldende kantooruren zal moeten worden uitgevoerd, dit ter beoordeling van opdrachtnemer, een toeslag in rekening te brengen welke minimaal 25% bedraagt van het standaard geldende uurtarief of de overeengekomen vast prijsafspraak.
d. Indien een spoedeisend karakter wordt opgeroepen door vertragingen welke een oorsprong vinden bij opdrachtnemer dan is opdrachtnemer niet gerechtigd een meerprijs in rekening te brengen. Opdrachtgever kan evenwel geen aanspraak maken op een korting.e. De opdrachtnemer doet op verzoek van de opdrachtgever te vore opgave van de geschatte kosten voor de door hem en/of door zijn personeel te verrichte arbeid, hetzij ten behoeve van een bepaalde opdracht, hetzij per kalenderjaar c.q. boekjaar. Aan deze schatting kunnen geen rechten worden ontleend en opdrachtnemer behoudt het recht op aanpassing van de geschatte kosten op basis van een nacalculatie.
Declaratie Artikel 13
Tenzij anders is overeengekomen, moet de declaratie tegen het standaard uurtarief zodanig gespecificeerd zijn, dat opdrachtgever voldoende zicht heeft op de samenstelling van de componenten die tezamen het gedeclareerde bedrag vormen. De declaratie van maandelijkse declaraties op basis van een vastprijs overeenkomst worden niet nader gespecificeerd met een urenverantwoording.
Reclamering Artikel 14
a. De reclames dienen, schriftelijk en binnen 30 dagen na iedere levering of – indien het gebrek of gebreken betreft, dat of die nadien is of zijn geconstateerd – binnen 30 dagen na zodanige constatering bij opdrachtnemer te zijn ingediend. De reclame zal moeten behelzen een (gemotiveerde) omschrijving van de grieven c.q. geconstateerde gebreken.
b. Opdrachtnemer deelt opdrachtgever binnen veertien dagen na datum van ontvangst van de reclame mede of en, in bevestigend geval, op welke wijze aan de reclame wordt tegemoet gekomen.
c. Indien partijen niet binnen 2 maanden na ontvangst van de reclame in der minne tot een oplossing zijn gekomen, dan zijn beide partijen bevoegd binnen 1 maand na het verstrijken van de hiervoor genoemde termijn van 2 maanden het geschil voor te leggen aan het Geschillencollege.
d. Reclames inzake door opdrachtnemer verrichte leveringen en/of verrichte diensten/verrichtingen en daartoe verrichte arbeid geven opdrachtgever uitdrukkelijk niet de bevoegdheid de verplichting tot betaling van openstaande declaraties op te schorten.
e. Reclames inzake door opdrachtnemer aan opdrachtgever verzonden declaraties dienen te geschieden binnen twee weken na de op de declaratie vermelde datum van verzending. Ieder recht van reclame van declaraties vervalt door overschrijding van de in dit lid genoemde termijn, tenzij opdrachtgever op grond van door hem te stellen en te bewijzen overmacht niet binnen bedoelde termijn kennis heeft kunnen nemen van de inhoud van de declaratie. In laatstbedoeld geval gaat de termijn in op de dag der kennisneming.
Intellectuele eigendom Artikel 15
Alle rechten van intellectuele aard met betrekking tot van opdrachtnemer afkomstige of door hem gebruikte computerprogramma’s, systeemontwerpen, werkwijzen, onderzoeksmethoden, rapporten etc. worden en blijven, zowel tijdens als na uitvoering van de opdracht, uitdrukkelijk en uitsluitend eigendom van opdrachtnemer, één en ander ongeacht het aandeel van de opdrachtgever zelf of ingeschakelde derde(n) in de totstandkoming van de hierboven bedoelde
programma’s, ontwerpen, werkwijzen etc.. Uitoefening van deze rechten is zowel tijdens als na uitvoering van de opdracht uitsluitend en uitdrukkelijk aan opdrachtnemer voorbehouden.
Betaling Artikel 16
a. De declaratie dient te worden voldaan binnen 14 dagen na dagtekening van de declaratie, waarna de opdrachtgever van rechtswege in verzuim is.
b. Na het verstrijken van de onder lid a genoemde termijn is de opdrachtgever een rentevergoeding verschuldigd van 1% per maand, waarbij een gedeelte van de maand wordt beschouwd als de gehele maand.
c. Na het verstrijken van de in lid a genoemde termijn is de opdrachtgever aan de opdrachtnemer daarnaast verschuldigd alle in de redelijkheid gemaakte kosten om buiten rechte betaling van de declaratie te verkrijgen, welke kosten minimaal 15% van de hoofdsom zullen bedragen vermeerderd met omzetbelasting met een minimum van 70 euro, zonder dat de opdrachtnemer gehouden is aan te tonen of hij de betreffende kosten daadwerkelijk heeft gemaakt. Voorts is opdrachtgever in dat geval aan opdrachtnemer verschuldigd alle door opdrachtnemer gemaakte gerechtelijke kosten. Indien opdrachtnemer derden inschakelt voor de gerechtelijke dan wel buitengerechtelijke werkzaamheden, dan is de opdrachtgever alle kosten, die deze derden in verband met buitengerechtelijke werkzaamheden maakt direct dan wel indirect eveneens aan opdrachtnemer verschuldigd.
d. Blijft naar aanleiding van een verzoek een voorschot te betalen of zekerheid te stellen een deugdelijke reactie op dit verzoek uit, dan zal opdrachtnemer gerechtigd zijn schriftelijk per aangetekende brief of brief met ontvangstbevestiging dan wel per telefax met verzend – en of ontvangstbevestiging of per email met ingang van tweemaal vierentwintig uur na de datum van verzending, de overeenkomst te ontbinden, één en ander onverminderd het recht van opdrachtnemer op betaling van het reeds geleverde en op aan hem vanwege de ontbinding toekomende schadevergoeding welke gelijk is aan de nog resterende termijnen van een vaste prijsafspraak.
e. Onverminderd iedere mededeling door de opdrachtgever bij het verrichten van zijn betaling en onverminderd de wijze van administratieve verwerking van de betaling door opdrachtgever, zullen betalingen van de opdrachtgever steeds en uitsluitend geacht worden in mindering te strekken op de opdrachtnemer openstaande bedragen en wel op de navolgende wijze. Allereerst zal iedere betaling in mindering strekken op door opdrachtgever verschuldigde incassokosten en rente, vervolgens zullen betalingen in mindering strekken op de oudste openstaande declaraties van opdrachtnemer.
Toepasselijk recht en geschillen Artikel 17
a. Op alle overeenkomsten gesloten onder deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
b. Alle geschillen, voortvloeiende uit of naar aanleiding van een met opdrachtnemer gesloten overeenkomst, zullen worden voorgelegd aan de arrondissementrechtbank te ‘s-Gravenhage, dan wel aan de volgens de regels van Burgerlijke Rechtsbevordering in Nederland bevoegde rechter.