Algemene verwerkersovereenkomst onderwijs uitgaande van de opzet van model verwerkersovereenkomst 3.0 behorend bij het privacy-convenant Digitale Onderwijsmiddelen en privacy (2018)
Algemene verwerkersovereenkomst onderwijs
uitgaande van de opzet van model verwerkersovereenkomst 3.0
behorend bij het privacy-convenant Digitale Onderwijsmiddelen en privacy (2018)
Partijen:
<Naam verwerkingsverantwoordelijke+ rechtspersoonlijkheid>, statutair gevestigd te <statutaire vestigingsplaats> en kantoorhoudende aan <adres>, te (<postcode>) <plaats>, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door < naam + functie >, hierna te noemen: “Verwerkingsverantwoordelijke”
en
1801, statutair gevestigd te Zoetermeer en kantoorhoudende aan
van Xxxxxxxxxxx 00, xx 0000 XX Xxxxxxxxxx dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer T.M. xxx xxx Xxxx (bestuurder), hierna te noemen: “Verwerker”
hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen”, of afzonderlijk: “Partij”
Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker zijn een overeenkomst aangegaan waarbij
Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens van leerlingen en medewerkers verwerkt en daartoe gebruik wil maken van de diensten van Verwerkers. Verwerker zal voor en in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke producten en diensten leveren. De afspraken hierover zijn vastgelegd in ‘de Product- en Dienstenovereenkomst’. Deze Product- en Dienstenovereenkomst leidt ertoe dat Verwerker in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt.Partijen leggen, mede gelet op het bepaalde in artikel 28 lid 3 Algemene Verordening Gegevensbescherming, in deze Verwerkersovereenkomst hun wederzijdse rechten en verplichtingen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vast.
Verwerker levert geen diensten of producten die kwalificeren als Digitaal Onderwijsmiddel zoals bedoeld in het Convenant.
In deze Verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:
Betrokkene, Verwerker, Derde, Persoonsgegevens, Verwerking van Persoonsgegevens en
Verwerkingsverantwoordelijke: de begrippen zoals gedefinieerd in de AVG;Bijlage(n): bijlage(n) bij het Convenant of de Verwerkersovereenkomst;
Convenant: het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 3.0 zoals te vinden op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx;
Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 AVG;
Instructies: geschreven of elektronisch gestuurde aanwijzing van de Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker in het kader van haar bevoegdheden zoals geformuleerd in deze Verwerkersovereenkomst of in de Product- en Dienstenovereenkomst. Instructies worden verstrekt door en aan de contactpersonen van partijen zoals die zijn opgenomen in de Bijlage(n);
Leverancier: leverancier van een het product of de dienst waarvoor de Product- en Dienstenovereenkomst op ziet;
Model Verwerkersovereenkomst: het model voor een verwerkersovereenkomst die opgenomen is in het Framework IBP mbo;
Onderwijsdeelnemer: onderwijsdeelnemer in het primair onderwijs, voortgezet onderwijs en/of middelbaar beroepsonderwijs;
Product- en Dienstenovereenkomst: de overeenkomst tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker, zoals omschreven in overweging a met inbegrip van een op basis van die overeenkomst gesloten overeenkomst tussen een Onderwijsdeelnemer en Leverancier voor het betreffende product of dienst;
Privacybijsluiter: één of meerdere privacybijsluiter(s) zoals opgenomen in de Bijlage(n) die van toepassing zijn op de aangeboden diensten en/of producten van Verwerker;
Subverwerker: de partij die door Verwerker wordt ingeschakeld als Verwerker ten behoeve van de Verwerking van de Persoonsgegevens in het kader van de Model Verwerkersovereenkomst en de Product- en Dienstenovereenkomst;
AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG).
Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens: de toepasselijke (Unierechtelijke en lidstaatrechtelijke) wet- en regelgeving en/of (nadere) verdragen, verordeningen, richtlijnen, besluiten, beleidsregels, instructies en/of aanbevelingen van een bevoegde overheidsinstantie betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, tevens omvattende toekomstige wijziging hiervan en/of aanvulling hierop, inclusief lidstaatrechtelijke uitvoeringswetten van de AVG en de Telecommunicatiewet.
Artikel 2: Onderwerp en opdracht Verwerkersovereenkomst
Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst.
De Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker conform artikel 28 AVG opdracht en Instructies om Persoonsgegevens te verwerken namens de Verwerkingsverantwoordelijke. De Instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke kunnen onder meer nader omschreven zijn in deze Verwerkersovereenkomst en de Product- en Dienstenovereenkomst.
De bepalingen uit de Verwerkersovereenkomst gelden voor alle Verwerkingen die plaatsvinden ter uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst. Verwerker brengt Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld op de hoogte indien Verwerker reden heeft om aan te nemen dat Verwerker niet langer aan de Verwerkersovereenkomst kan voldoen.
Verwerkingsverantwoordelijke is ten aanzien van de in diens opdracht uit te voeren Verwerkingen van Persoonsgegevens de Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker is Verwerker in de zin van de AVG. De Verwerkingsverantwoordelijke heeft en houdt zelfstandige zeggenschap over het (het bepalen van) doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens.
Verwerker draagt er zorg voor dat de Verwerkingsverantwoordelijke voorafgaande aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst toereikend wordt geïnformeerd over de dienst(en) die de Verwerker verleent, en de uit te voeren Verwerkingen. De gegeven informatie stelt de Verwerkingsverantwoordelijke in staat om te doorgronden welke Verwerkingen onlosmakelijk zijn verbonden met een aangeboden dienst en voor welke Verwerkingen Verwerkingsverantwoordelijke een keuze kan maken voor eventueel aangeboden optionele diensten.
Onverminderd hetgeen elders in deze Verwerkersovereenkomst is bepaald, informeert Verwerker voorafgaand aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst de Verwerkingsverantwoordelijke in Bijlage 1 over de in lid 2 bedoelde diensten, waaronder eventuele optionele diensten, en de Verwerkingen die in dat kader plaatsvinden. De door Verwerker in Bijlage 1 (Privacybijsluiter) opgenomen informatie moet in begrijpelijke taal zijn beschreven, waardoor Verwerkingsverantwoordelijke geïnformeerd akkoord kan gaan met de afname van deze dienst(en) en de uitvoering van de bijbehorende Verwerkingen.
De Verwerkingsverantwoordelijke neemt de in lid 2 van dit artikel genoemde Verwerking van de Persoonsgegevens op in een register van de verwerkingsactiviteiten1 die onder hun verantwoordelijkheid plaatsvinden.
Voor zover artikel 30 lid 5 AVG daartoe verplicht, houdt Verwerker conform artikel 30, lid 2 AVG een register bij van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die Verwerker ten behoeve van een Verwerkingsverantwoordelijke verricht.
Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker verstrekken elkaar over en weer alle benodigde informatie teneinde een goede naleving van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens mogelijk te maken.
Artikel 4: Gebruik Persoonsgegevens
Verwerker verplicht zich om de van Verwerkingsverantwoordelijke verkregen Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze te gebruiken dan voor het doel, en conform de wijze waarvoor de gegevens zijn verstrekt of aan hem bekend zijn geworden. Het is Verwerker derhalve niet toegestaan andere gegevensverwerkingen uit te voeren dan door de Verwerkingsverantwoordelijke (schriftelijk dan wel elektronisch) aan Verwerker in het kader van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst zijn opgedragen, behoudens een eventuele afwijkende Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling, dan wel een in hoogste instantie gewezen rechterlijke uitspraak op grond waarvan Verwerker tot Verwerking, waaronder begrepen mogelijk verstrekking, verplicht is. In dat geval stelt Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke voorafgaand aan de Verwerking van dat wettelijke voorschrift dan wel de rechterlijke uitspraak in kennis, tenzij dergelijke kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verboden is.
Een overzicht van onder meer de categorieën Persoonsgegevens en het doel waarvoor de Persoonsgegevens worden verwerkt, is uiteengezet in de Privacybijsluiter (Bijlage 1) bij deze Verwerkersovereenkomst.
De Verwerker dient in de Privacybijsluiter (Bijlage 1) aan te geven voor welk specifiek product de verwerkersovereenkomst wordt afgesloten. Verwerker specificeert in de Privacybijsluiter voor welke doeleinden persoonsgegevens worden verwerkt bij het gebruik zijn product en/of dienst, en welke categorieën Persoonsgegevens daarbij worden verwerkt.
Indien Verwerker in strijd met de AVG het doel en de middelen van de Verwerking van Persoonsgegevens bepaalt, wordt Verwerker met betrekking tot die Verwerking als Verwerkingsverantwoordelijke beschouwd.
Verwerker garandeert dat hij alle Persoonsgegevens strikt vertrouwelijk zal behandelen ten opzichte van derden, waaronder overheidsinstanties. Verwerker zorgt er voor dat een ieder die hij betrekt bij de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder zijn werknemers, vertegenwoordigers en/of Subverwerkers, deze gegevens als vertrouwelijk behandelt. Verwerker waarborgt dat met de tot het Verwerken van de Persoonsgegevens geautoriseerde personen een geheimhoudingsovereenkomst of –beding is gesloten, of dat deze door een wettelijke verplichting tot geheimhouding zijn gebonden.
De in lid 1 bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet in de hierna genoemde gevallen:
voor zover Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken;
indien het verstrekken van de Persoonsgegevens aan een Derde noodzakelijk is gezien de aard van de door Verwerker aan Verwerkingsverantwoordelijke te verlenen diensten; of
indien Verwerker op grond van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling dan wel een in hoogste instantie gewezen gerechtelijke uitspraak tot verstrekking verplicht is.
Verwerker onthoudt zich van verstrekking of bekendmaking van Persoonsgegeven aan een Derde, tenzij deze verstrekking of bekendmaking plaatsvindt in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke respectievelijk wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een in hoogste instantie gewezen gerechtelijke uitspraak of een op de Verwerker rustende wettelijke verplichting. Onder wettelijke verplichtingen zijn begrepen Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepalingen op grond waarvan Verwerker tot verstrekken verplicht is. In geval van een wettelijke verplichting, verifieert Verwerker voorafgaand aan de verstrekking de wettelijke grondslag en de identiteit van de partij die zich daarop beroept. Daarnaast stelt Xxxxxxxxx– tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt - Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk, zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking, in kennis van de voor Verwerkingsverantwoordelijke relevante informatie inzake deze verstrekking.
Verwerker zorgt er voor dat de onder diens gezag werkende medewerkers uitsluitend toegang hebben tot Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk voor de vervulling van hun werkzaamheden.
Artikel 6: Beveiliging en controle
Met inachtneming van het bepaalde in artikel 32 AVG zal Verwerker, gelijk de Verwerkingsverantwoordelijke, zorg dragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen en beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
Naast de maatregelen als genoemd in artikel 32 lid 1 AVG, worden onder meer de volgende maatregelen - waar passend - genomen:
een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens;
maatregelen om te waarborgen dat enkel geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot de Persoonsgegevens die in het kader van de Verwerkersovereenkomst worden verwerkt;
het regelen van procedures rondom het verlenen van toegang tot Persoonsgegevens (waaronder een registratie- en afmeldprocedure voor toewijzing van toegangsrechten), en het in logbestanden vastleggen van gebeurtenissen betreffende gebruikersactiviteiten, uitzonderingen en informatiebeveiligingsgebeurtenissen (vergelijkbaar met de toepasselijke ISO-normering, en/of vergelijkbaar met het geldende Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA). De Verwerkingsverantwoordelijke wordt – ten minste - in de gelegenheid gesteld om deze logbestanden periodiek te (laten) controleren.
Partijen zullen de door haar getroffen beveiligingsmaatregelen periodiek evalueren en aanscherpen, aanvullen of verbeteren voor zover de eisen of (technologische) ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.
In Bijlage 2 (de beveiligingsbijlage) worden de afspraken tussen Partijen vastgelegd over de passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, alsmede over de inhoud, vorm en de werkwijze van de verklaringen die Verwerker verstrekt over de afgesproken beveiligingsmaatregelen.
De Verwerker stelt in goed overleg de Verwerkingsverantwoordelijke in staat om effectief te kunnen voldoen aan zijn wettelijke verplichting om toezicht te houden op de naleving door de Verwerker van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen alsmede op de naleving van de in artikel 8 genoemde verplichtingen ten aanzien van Datalekken.
In aanvulling op de voorgaande leden heeft Verwerkingsverantwoordelijke te allen tijde het recht om, in overleg met de Verwerker en met inachtneming van een redelijke termijn, de naleving van Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, de Product- en Dienstenovereenkomst en deze Verwerkersovereenkomst, waaronder de door Verwerker genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, te (doen) controleren middels een audit uitgevoerd door een onafhankelijke gecertificeerde externe deskundige:
Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat de audit wordt uitgevoerd door een door Verwerker, in overleg met Verwerkingsverantwoordelijke, in te schakelen externe deskundige die een derden-verklaring (TPM) afgeeft.
De auditor verstrekt het auditrapport alleen aan Partijen.
Partijen maken onderling afspraken over de omgang met de uitkomsten van de audit.
Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat, aan de hand van een geldige (inter)nationaal erkende certificering of een gelijkwaardig controle- of bewijsmiddel, een reeds uitgevoerde audit en daaruit afgegeven derden-verklaring gebruikt kan worden. Verwerkingsverantwoordelijke wordt in dat geval geïnformeerd over de uitkomsten van de audit.
Partijen komen overeen dat de kosten van deze audit voor rekening komen van de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij uit de audit (grote) gebreken blijken, die aan Verwerker kunnen worden toegerekend. In dat geval treden partijen in overleg over de verdeling van de kosten van de audit.
Partijen hebben een passend beleid voor de omgang met Datalekken.
Indien Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker een Datalek vaststelt, dan zal deze de andere Partij daarover zonder onredelijke vertraging informeren zodra hij kennis heeft genomen van dat Xxxxxxx. Verwerker verstrekt ingeval van een Datalek alle relevante informatie aan Verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot het Datalek, waaronder informatie over eventuele ontwikkelingen rond het Datalek, en de maatregelen die de Verwerker treft om aan zijn kant de gevolgen van het Datalek te beperken en herhaling te voorkomen.
Verwerker informeert Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld indien een vermoeden bestaat dat een Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen zoals bedoeld in artikel 34, lid 1, van de AVG.
Verwerker stelt bij een Datalek de Verwerkingsverantwoordelijke in staat om passende vervolgstappen te (laten) nemen ten aanzien van het Datalek. Verwerker dient hierbij aansluiting te zoeken bij de bestaande processen die Verwerkingsverantwoordelijke daartoe heeft ingericht. Partijen nemen zo spoedig mogelijk alle redelijkerwijs benodigde maatregelen om (verdere) schending of inbreuken betreffende de Verwerking de Persoonsgegevens, en meer in het bijzonder (verdere) schending van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, te voorkomen of te beperken.
In geval van een Datalek, voldoet Verwerkingsverantwoordelijke aan eventuele wettelijke meldingsplichten. In geval een Datalek van of bij Verwerker meerdere Verwerkingsverantwoordelijken in gelijke mate treft, dan machtigt Verwerkingsverantwoordelijke Verwerker om namens de Verwerkingsverantwoordelijke een (voorlopige) melding doen van het Datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Van het voornemen hiervan zal Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld (en zo mogelijk voorafgaand aan de melding) in kennis stellen.
In geval van het Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, zal de Verwerkingsverantwoordelijke de Betrokkenen informeren over het Datalek.
Partijen zullen te goeder trouw in onderling overleg afspraken maken over de redelijke verdeling van de eventuele kosten die verbonden zijn aan het voldoen aan de meldingsplichten.
Partijen documenteren alle Datalekken in een (incidenten)register, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen.
Over incidenten met betrekking tot de beveiliging, anders dan een Datalek, die vallen buiten het bereik van artikel 1 sub e van deze Verwerkersovereenkomst, informeert de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke, een en ander conform de afspraken zoals neergelegd in Bijlage 2.
Artikel 8 Bijstand
Verwerker verleent Verwerkingsverantwoordelijke bijstand bij het doen nakomen van de op Verwerkingsverantwoordelijke rustende verplichtingen op grond van de AVG en andere Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, zoals met betrekking – maar niet
beperkt – tot:het – voor zover redelijkerwijs mogelijk - vervullen van de plicht van Verwerkingsverantwoordelijke om aan verzoeken van de in hoofdstuk III van de AVG vastgelegde rechten van de betrokkene binnen de wettelijke termijnen te voldoen, zoals een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van Persoonsgegevens;
het uitvoeren van controles en audits zoals bedoeld in artikel 6 van deze Verwerkersovereenkomst;
het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een eventuele daaruit voortkomende verplichte voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens;
Het voldoen aan verzoeken van de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere overheidsinstantie;
Het voorbereiden, beoordelen en melden van datalekken zoals bedoeld in artikel 7 van deze Verwerkersovereenkomst.
Een klacht of verzoek van een Betrokkene of een verzoek of onderzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens, wordt door de Verwerker, voor zover wettelijk is toegestaan, onverwijld doorgestuurd naar Verwerkingsverantwoordelijke, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek.
Partijen brengen elkaar voor in redelijkheid verleende bijstand geen kosten in rekening. In het geval dat één van de Partijen kosten in rekening wil brengen, brengt deze partij de andere partij hiervan vooraf op de hoogte.
Artikel 9: Doorgifte aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte
Verwerker is uitsluitend gerechtigd tot doorgifte van Persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie indien Verwerkingsverantwoordelijke daarvoor specifieke Schriftelijke toestemming heeft gegeven, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot Verwerking verplicht. In dat geval stelt Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke voorafgaand aan de Verwerking Schriftelijk op de hoogte van deze bepaling, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
Indien na toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte of aan een internationale organisatie zoals bedoeld in artikel 4 lid 26 AVG, dan zien Partijen er op toe dat dit alleen plaatsvindt conform wettelijke voorschriften en eventuele verplichtingen die in dit verband op Verwerkingsverantwoordelijke rusten.
Indien gegevens worden doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie, dan wordt dit in Bijlage 1 (de Privacybijsluiter) bij deze Verwerkersovereenkomst aangegeven, inclusief een opgave van de landen waar, of internationale organisaties door wie, de Persoonsgegevens worden verwerkt. Daarbij wordt tevens aangegeven op welke wijze is voldaan aan de voorwaarden op basis van de AVG voor doorgifte van Persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties.
Artikel 10: Inschakeling Subverwerker
Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker door ondertekening van deze Verwerkersovereenkomst toestemming tot het inschakelen van Subverwerkers, van wie de identiteit en vestigingsgegevens zijn opgenomen in de Privacybijsluiter.
Tijdens de duur van de Verwerkersovereenkomst licht Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke in over een voorgenomen toevoeging van een nieuwe Subverwerker of wijziging in de samenstelling van de bestaande Subverwerkers, waarbij Verwerkingsverantwoordelijke de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken.
Verwerker is verplicht iedere Subverwerker via een overeenkomst of andere rechtshandeling minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op te leggen als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd. Hieronder vallen onder meer de verplichting om de Persoonsgegevens niet verder te Verwerken anders dan in het kader van deze Verwerkersovereenkomst is overeengekomen, en de verplichting tot het nakomen van de geheimhoudingsverplichtingen, meldingsverplichtingen, medewerkingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens zoals in deze Verwerkersovereenkomst vastgelegd. Verwerker zal op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke afschriften verstrekken van deze Verwerkersovereenkomsten, of van de relevante passages uit de Verwerkersovereenkomst of een andere overeenkomst of een andere bindende rechtshandeling tussen Verwerker en de door deze overeenkomstig artikel 10, lid 1, van deze overeenkomst ingeschakelde Subverwerker.
Artikel 11: Bewaartermijnen en vernietiging Persoonsgegevens
Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker adequaat informeren over (wettelijke) bewaartermijnen die van toepassing zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker. Verwerker zal de Persoonsgegevens niet langer Verwerken dan overeenkomstig deze bewaartermijnen.
Verwerkingsverantwoordelijke verplicht Verwerker om de in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke Verwerkte Persoonsgegevens bij de beëindiging van de Verwerkersovereenkomst te (doen) vernietigen, tenzij de Persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, zoals in het kader van (wettelijke) verplichtingen, dan wel op verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke. De Verwerkingsverantwoordelijke kan op eigen kosten een controle laten uitvoeren of vernietiging heeft plaatsgevonden.
Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke (schriftelijk of elektronisch) bevestigen dat vernietiging van de Verwerkte persoonsgegevens heeft plaatsgevonden.
Verwerker zal alle Subverwerkers die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens op de hoogte stellen van een beëindiging van de Verwerkersovereenkomst en zal waarborgen dat alle Subverwerkers de Persoonsgegevens (laten) vernietigen.
Artikel 12: Aansprakelijkheid
Een Partij kan geen beroep doen op een aansprakelijkheidsbeperking, die is opgenomen in de Product- of Dienstenovereenkomst of andere tussen Partijen bestaande overeenkomst of regeling, ten aanzien van een door de andere Partij ingestelde:
a. verhaalsactie op grond van artikel 82 AVG; of
b. schadevergoedingsactie uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst, indien en voor zover de actie bestaat uit verhaal van een aan de Toezichthouder betaalde geldboete die geheel of gedeeltelijk toerekenbaar is aan de andere Partij.
Het bepaalde in dit artikel laat onverlet de rechtsmiddelen die de aangesproken partij op grond van de geldende wet- of regelgeving ter beschikking staat.
Het bepaalde in lid 1 sub b geldt onverminderd het bepaalde in artikel 13 lid 2.
Iedere Partij is verplicht de andere Partij zonder onnodige vertraging op de hoogte te stellen van een (mogelijke) aansprakelijkstelling of het (mogelijk) opleggen van een boete door de Toezichthouder, beiden in verband met deze Verwerkersovereenkomst. Iedere Partij is in redelijkheid verplicht de andere Partij informatie te verstrekken en/of ondersteuning te verlenen ten behoeve van het voeren van verweer tegen een (mogelijke) aansprakelijkstelling of boete, zoals bedoeld in de vorige volzin. De Partij die informatie verstrekt en/of ondersteuning verleent, is gerechtigd om eventuele redelijke kosten dienaangaande in rekening te brengen bij de andere Partij, Partijen informeren elkaar zo veel mogelijk vooraf over deze kosten.
Artikel 13: Tegenstrijdigheid en wijziging Verwerkersovereenkomst
In het geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst en de bepalingen van de Product- en Dienstenovereenkomst, dan zullen de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst leidend zijn.
Indien Partijen van de artikelen in deze model Algemene verwerkersovereenkomst onderwijs door omstandigheden moeten afwijken, of deze willen aanvullen, dan zullen deze wijzigingen en/of aanvullingen door Partijen worden beschreven en gemotiveerd jegens de andere partij. Het bepaalde in dit lid geldt niet voor aanvullingen en/of wijzigingen van de Bijlagen 1 en 2.
Bij belangrijke wijzigingen in het product en/of de (aanvullende) diensten die van invloed zijn op de Verwerking van de Persoonsgegevens wordt, alvorens de Verwerkingsverantwoordelijke de keuze hiertoe aanvaardt, de Verwerkingsverantwoordelijke in begrijpelijke taal geïnformeerd over de consequenties van deze wijzigingen. Onder belangrijke wijzigingen wordt in ieder geval verstaan: de toevoeging of wijziging van een functionaliteit die leidt tot een uitbreiding ten aanzien van de te Verwerken Persoonsgegevens en de doeleinden waaronder de Persoonsgegevens worden Verwerkt. De wijzigingen zullen in Bijlage 1 worden opgenomen.
Wijzigingen in de artikelen van de Verwerkersovereenkomst kunnen uitsluitend in gezamenlijkheid worden overeengekomen.
In het geval enige bepaling van deze Verwerkersovereenkomst nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar is of wordt, blijven de overige bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval met elkaar in overleg treden om de nietige, vernietigbare of anderszins niet afdwingbare bepaling te vervangen door een uitvoerbare alternatieve bepaling. Daarbij zullen partijen zoveel mogelijk rekening houden met het doel en de strekking van de nietige, vernietigde of anderszins niet afdwingbare bepaling.
Artikel 14: Duur en beëindiging
De looptijd van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de looptijd van de tussen Partijen gesloten Product- en Dienstenovereenkomst, inclusief eventuele verlengingen daarvan.
Deze Verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij de beëindiging van de Product- en Dienstenovereenkomst. De beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst zal Partijen niet ontslaan van hun verplichtingen die voortvloeien uit deze Verwerkersovereenkomst die naar hun aard worden geacht ook na beëindiging voort te duren, waaronder in ieder geval artikel 4, lid 1, en de artikelen 5, 8 en 11.
Artikel 15: Toepasselijk recht en forumkeuze
Deze overeenkomst wordt uitsluitend beheerst door Nederlands recht.
Alle geschillen (daaronder begrepen die welke slechts door één der partijen als zodanig worden beschouwd) tussen partijen zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de plaats van vestiging van Verwerkingsverantwoordelijke.
Aldus overeengekomen, in tweevoud opgemaakt en ondertekend,
Verwerkingsverantwoordelijke, Verwerker,
Naam: V. Tevreden Naam: T.M. xxx xxx Xxxx
Functie: directeur bestuurder Functie: directeur
Datum: Datum: 8 november 2022
Bijlage 2: Beveiligingsbijlage
BIJLAGE 1: PRIVACYBIJSLUITER
Verwerkingsverantwoordelijken maken in toenemende mate gebruik van digitale toepassingen binnen het onderwijs. Bij het gebruik en levering van deze producten en diensten zijn gegevens nodig die te herleiden zijn tot personen (zoals onderwijsdeelnemers). Verwerkingsverantwoordelijken moeten met Verwerkers afspraken maken over het gebruik van die Persoonsgegevens. Deze bijsluiter geeft Verwerkingsverantwoordelijken informatie over de dienstverlening die Verwerker verleent en welke persoonsgegevens de Verwerker daarbij verwerkt. Alles bij elkaar eigenlijk over de vraag “wie, wat, waar, waarom en hoe” wordt omgegaan met de privacy van de betrokken personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt.
In het kader van de herkenbaarheid is het wenselijk dat Verwerkers zo veel mogelijk op uniforme wijze gebruik maken van de Privacybijsluiter. Afwijkingen van dit model zijn weliswaar mogelijk, maar dienen bij voorkeur beperkt te blijven. De Privacybijsluiter wordt door Verwerker ingevuld, en beoordeeld en aangevuld door Verwerkingsverantwoordelijke.
A. Algemene informatie |
|
Naam product en/of dienst |
Leerlingenzorg, advies, training, coaching |
Naam Verwerker en vestigingsgegevens |
Stichting 1801 Zoetermeer |
Link naar leverancier en/of productpagina |
|
B. Omschrijving specifieke diensten |
|
|
|
a. |
Verwerking persoonsgegevens (leerlingenzorg, cursusdeelnemers) |
b. |
Verwerking persoonlijke informatie (leerlingenzorg, coaching) |
c. |
|
C. Doeleinden voor het verwerken van gegevens (in relatie tot B.): |
|
D1. Categorieën Betrokkenen (aankruisen welke categorieën Betrokkenen van toepassing zijn) |
|
X |
1: Leerlingen |
X |
2: Medewerkers van de school |
X |
3: Overige relaties (bijvoorbeeld ouders) |
D2. Categorieën Persoonsgegevens (aankruisen welke categorieën Persoonsgegevens van toepassing zijn) |
|
X |
Contactgegevens beperkt (naam, e-mail adres en organisatorische eenheid) |
X |
Contactgegevens overig (Naw, geboortedatum, titulatuur, etc.) |
|
Studenten- / personeelsnummer |
X |
Nationaliteit en geboorteplaats |
|
Gezondheidsgegevens student |
|
Gesprekcyclus medewerkers |
X |
Beeldmateriaal |
|
Burgerservicenummer (BSN) |
|
Godsdienst |
|
Examenresultaten |
X |
Traject voortgang registratie |
|
Studentenbegeleiding rapportage |
|
Aanwezigheidsregistratie |
|
Werkervaring en opleiding |
|
Financiële informatie medewerkers / studenten / relaties |
In geval de rood gemarkeerde velden zijn aangekruist, betreft het bijzondere persoonsgegevens die in het kader van de BIV-classificatie worden gekwalificeerd als ‘vertrouwelijkheid hoog’ zodat de vereiste beveiligingsmaatregelingen (beheersmaatregelen) ook ‘hoog’ zullen zijn.
E. Te hanteren bewaartermijnen en afspraken |
Door de Verwerker te hanteren specifieke bewaartermijn van Persoonsgegevens (of toetsingscriteria om dit vast te stellen) en de afspraken daarover: Algemene gegevens: 2 jaar, Gegevens tbv belastingdienst: 7 jaar, psychologisch onderzoek: 6 jaar, dyslexiezorg en jeugd GGZ: 20 jaar (vanaf 1-1-2020)
|
F. Opslag Verwerking Persoonsgegevens: |
Plaats/Land van opslag en Verwerking van de Persoonsgegevens: Europese economische ruimte |
G. Subverwerkers |
Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker door ondertekening van de Verwerkersovereenkomst een algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van een Subverwerker. Verwerker heeft het recht gebruik te gaan maken van andere Subverwerkers, mits daarvan voorafgaand mededeling wordt gedaan aan Verwerkingsverantwoordelijke, en Verwerkingsverantwoordelijke daartegen bezwaar kan maken binnen een redelijke periode. Verwerker maakt ten tijde van het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst gebruik van de volgende Subverwerkers: Afas (managementinformatiesysteem), Myneva, Medicore (EPD), Alserda, Xxxxxxx (psychologische testmaterialen), Boom (psychologische testmaterialen), BSL ((psychologische testmaterialen), Hogrefe (psychologische testmaterialen), Managementdrives (vragenlijst) en Micros (telefonie). |
Opmerking: indien de Persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt wordt onder punt F. apart opgave gedaan van de landen waar de Persoonsgegevens worden verwerkt én op welke wijze is gewaarborgd dat de gegevens rechtmatig kunnen worden doorgegeven.
H. Contactgegevens partijen (voor overleg en wijziging van deze overeenkomst en bijlagen) |
||||
Partij |
Naam |
Functie |
E-mail adres |
Telefoon-nummer |
Verwerker |
T.M. xxx xxx Xxxx |
directeur |
x.xxxxxx@0000.xx |
079-3295600 |
N.B. contactgegevens t.b.v. calamiteiten zijn opgenomen de beveiligingsbijlage (bijlage 2).
I. Versie |
||
Versie nummer |
datum (laatste) aanpassing |
Omschrijving wijziging(en) |
1.0 |
|
|
BIJLAGE 2: Beveiligingsbijlage
De Verwerker is overeenkomstig de AVG en artikel 6 en 7 van de Verwerkersovereenkomst verplicht passende technische en organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens, en om die maatregelen aan te tonen. Deze bijlage geeft een beknopte beschrijving en opsomming van die maatregelen.
Normen informatiebeveiliging
Verwerker is verplicht om aan Verwerkingsverantwoordelijke aan te tonen of en op welke wijze passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om te waarborgen en te kunnen aantonen dat de verwerking plaatsvindt in overeenstemming met de AVG en de Model Verwerkersovereenkomst.
Voor het toepassen en aantonen van de technische maatregelen, kan Verwerker gebruik maken van (de meest recente versie van) het in het onderwijs ontwikkelde ‘Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA’ (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx_xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxx-xxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxx-xxxx/). Dat schema voorziet in een baseline van (beveiligings-)maatregelen waarmee organisaties dit aantoonbaar kunnen maken.
Verwerker kan ook gebruik maken van andere certificeringsmechanismen en/of (inter)nationaal erkende normen en standaarden voor informatiebeveiliging (zoals bijvoorbeeld maar niet beperkt tot de ISO 27001 en 27002), mits die een gelijkwaardig of hoger niveau van beveiliging bieden en de door Verwerker genomen maatregelen aan de Verwerkingsverantwoordelijke inzichtelijk worden gemaakt.
Minimale beveiligingsmaatregelen
Verwerker neemt ter beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens ten minste de volgende maatregelen:
Verwerker heeft een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens, waarbij het beleid periodiek wordt geëvalueerd en – zo nodig – aangepast;
Verwerker heeft de Persoonsgegevens die worden Verwerkt geclassificeerd op het gebied van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid en heeft op basis van die classificatie beveiligingsmaatregelen genomen om de risico’s voor de Verwerking van Persoonsgegevens te beperken;
Verwerker neemt maatregelen om te waarborgen dat enkel geautoriseerde medewerkers van Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker toegang hebben tot de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de Verwerkersovereenkomst. Hierbij heeft Verwerker procedures vastgesteld en gedeeld met de Verwerkingsverantwoordelijke voor de identificatie, autorisatie en authenticatie van medewerkers alsmede rondom de registratie, aanmelding en afmelding van de medewerkers;
Verwerker zorgt dat de toegang tot het product of de dienst beveiligd is door middel van een passend beleid voor wachtwoorden dat aansluit bij de stand van de techniek;
Verwerker heeft procedures voor het verlenen van toegang tot Persoonsgegevens (waaronder een registratie- en afmeldprocedure voor toewijzing van toegangsrechten), en het in logbestanden vastleggen van gebeurtenissen betreffende gebruikersactiviteiten, uitzonderingen en informatiebeveiligingsgebeurtenissen (vergelijkbaar met de toepasselijke ISO-normering). De Verwerkingsverantwoordelijke wordt in de gelegenheid gesteld om deze logbestanden periodiek te controleren;
Verwerker heeft maatregelen genomen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen verwerkingsrisico's, vooral als gevolg van de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig.
Verwerker maakt bij de beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens gebruik van een (inter)nationale beveiligingsnorm;
Verwerker heeft maatregelen genomen om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de Verwerking van Persoonsgegevens in de systemen die worden ingezet voor het verlenen van diensten aan de Verwerkingsverantwoordelijke.
Aantoonbaarheid technische beveiligingsmaatregelen product of dienst
Verwerker verklaart periodiek dat voldaan wordt aan passende technische maatregelen voor de beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens. Deze verklaring bevat ten minste:
Een classificatie van het product of de dienst op het gebied van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid;
Een beschrijving in welke mate aan de hiervoor genoemde minimale beveiligingsmaatregelen wordt voldaan;
Een toetsing van getroffen maatregelen aan (inter)nationaal erkende normen en standaarden voor informatiebeveiliging.
Certificaten waarover Verwerker beschikt of certificaat van leverancier (Vermeld uitsluitend certificaten die minstens 1 jaar geldig zijn) |
|||
Certificaten |
Organisatieonderdeel / dienst waarop certificaat betrekking heeft |
Certificaat leverancier |
|
ISO 27001 |
Myneva (EPD) |
ja |
|
Beveiligingsincidenten en/of datalekken:
In geval van een (vermoeden van) beveiligingsincident en/of datalek, kan Verwerkingsverantwoordelijke contact opnemen met: [contactgegevens helpdesk/servicedesk voor beveiligingsincidenten).
Contactgegevens ten behoeve van calamiteiten |
||||
Partij |
Naam |
Functie |
E-mail adres |
Telefoon |
Verwerker |
T.M. xxx xxx Xxxx |
directeur |
x.xxxxxx@0000.xx |
079-3295600 |
Informeren over Datalekken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging |
Er is een procedure over het informeren in geval van datalekken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging, en bevat ten minste te volgende punten: |
|
J. Versie |
|
versie nummer |
datum laatste aanpassing en omschrijving wijzigingen |
1.0 |
|
1 Zie voor voorbeelden van deze dataregisters IBPDOC20 van het Framework ibp in het mbo, xxxxx://xxx.xxxxx-xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/
Algemene verwerkersovereenkomst onderwijs (1 september 2022) 1/10