ALGEMENE VOORWAARDEN
ALGEMENE VOORWAARDEN
Laatst bijgewerkt op 08/12/2023
SHARE A DINNER
Share A Dinner BV (BTW BE0740.892.730)
DE KLANT
Elke rechts- of natuurlijke persoon die een offerte aanvraagt of een bestelling heeft geplaatst bij Share A Dinner BV.
DE PROFESSIONELE PARTNER
Elke externe firma waarmee Share A Dinner BV in het kader van een offerte of bestelling van een klant een verbintenis aangaat voor het huren, bestellen of reserveren van materialen, goederen of diensten.
EVENEMENT
Elke gelegenheid waarvoor de klant beroep doet op de diensten van Share A Dinner BV en waarop Share A Dinner BV effectief aanwezig is, met uitzondering van leveringen en afhalingen.
LEVERING
Elk gelegenheid waarbij Share A Dinner BV goederen of materialen aanlevert aan de klant, zonder effectieve aanwezigheid van Share A Dinner BV tijdens het evenement waarvoor de bestelling wordt geplaatst.
AFHALING
Elke gelegenheid waarbij de klant een bestelling komt ophalen bij Share A Dinner BV, zonder effectieve aanwezigheid van Share A Dinner BV tijdens het evenement waarvoor de bestelling wordt geplaatst.
OFFERTE
Elke vrijblijvende prijsopgave opgesteld door Share A Dinner BV ten aanzien van de klant, op basis van een mondelinge of schriftelijke bespreking tussen Share A Dinner BV en de klant.
BESTELLING
Elke door de klant bevestigde offerte, die vanaf het moment van bevestiging bindend is en geldt als contract tussen de klant en Share A Dinner BV.
ALGEMEEN
Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes en overeenkomsten met betrekking tot verkoop, levering of afhaling van goederen en het verrichten van diensten zoals onder andere het verzorgen van festiviteiten, recepties, diners, exploitaties en dergelijke in de ruimste zin van het woord evenals het ter beschikking stellen van personeel, ruimten, materialen en dergelijke.
PRIJSZETTING & GELDIGHEID
Elke doorgestuurde offerte is 14 dagen geldig. Na 14 dagen kan niet meer gegarandeerd worden dat het evenement kan doorgaan zoals weergegeven in de offerte.
Een offerte is steeds indicatief, de werkelijke prijs kan afwijken van het uiteindelijke factuurbedrag. Elke offerte is enerzijds opgemaakt op basis van de prijzen van grondstoffen, diensten & producten en wettelijke verplichtingen die op het moment van opstelling van de offerte van toepassing zijn. In geval van prijswijzigingen bij leveranciers of professionele partners of wijziging van de wettelijke verplichtingen, behoudt SHARE A DINNER zich het recht toe de offerteprijzen aan te passen – ook nadat de offerte werd overgemaakt aan de klant of na bevestiging van de offerte door de klant.
De prijs wordt anderzijds bepaald door de gewenste datum, het verwachte aantal gasten, het concept van het menu en het aantal werkuren dat nodig is voor de uitwerking ervan. Elke wijziging van een van deze factoren kan een prijswijziging tot gevolg hebben. Eventuele prijswijzigingen worden door SHARE A DINNER duidelijk, via mail, gecommuniceerd en dit uiterlijk voor de aanvang van het evenement.
Eventuele extra prestaties die niet opgenomen zijn in de offerte en bestelling, maar wel noodzakelijk blijken voor de uitvoering ervan, worden aangerekend aan de klant.
Wanneer de klant zelf elementen wenst aan te brengen bij events, kan SHARE A DINNER hiervoor supplementaire kosten in rekening brengen.
BEVESTIGING VAN EEN EVENT
De bevestiging van een offerte gebeurt wanneer de klant een getekende en ingevulde versie ervan bezorgt aan SHARE A DINNER en na betaling van een voorschotfactuur ter waarde van 10% van het actuele offertebedrag. Het niet-naleven van de betalingstermijnen zoals neergeschreven in de voorschotfactuur, resulteert in het schrappen van het evenement uit de agenda.
Een maand voor het event wordt een tweede voorschotfactuur opgemaakt, die uiterlijk 14 dagen voor aanvang betaald dient te zijn. Niet-betaling van de tweede voorschotfactuur resulteert in de schrapping van het event in de agenda. In dat geval zijn de annulatievoorwaarden conform een annulatie < 2 weken voor datum van toepassing.
EVENTINFORMATIE
Om de goede verloop van het evenement te garanderen, verbindt de klant zich ertoe uiterlijk 14 dagen voor datum alle essentiële informatie te bezorgen aan SHARE A DINNER. Onder essentiële informatie wordt verstaan:
• Het verwacht aantal gasten waarvoor de producten vermeld in de offerte voorzien dienen te worden
• Een duidelijke tijdsindeling van het event en het start- en eventueel einduur
• Een eventueel gewenst uur van levering of uur van aankomst van SHARE A DINNER
• Eventuele allergieën, intoleranties of speciale verzoeken met betrekking tot het menu – hierbij ook het aantal gasten dat een aangepast menu wenst en indien gewenst door SHARE A DINNER ook hun naam en eventuele zitplaats in geval van een tafeldiner
Wanneer het aantal effectieve gasten hoger ligt dan het doorgegeven aantal, er meer gasten aanwezig zijn met een intolerantie, allergie of speciaal verzoek dan doorgegeven of de tijdsindeling door de klant niet gerespecteerd wordt, kan SHARE A DINNER niet garanderen dat er last minute nog wijzigingen kunnen gebeuren aan de afgesproken bestelling.
Indien het definitieve aantal gasten meer dan 10% lager is dan het aantal gasten waarvoor de offerte werd opgesteld, worden de offerteprijzen met 10% verhoogd. In geval van significant hogere schommelingen, kan de meerkost ten gevolge een afwijkend definitief aantal gasen hoger liggen.
SHARE A DINNER tracht het eventuele uur van levering of aankomstuur te respecteren, maar kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden indien dit uur door overmacht niet nagekomen kan worden. Het niet-respecteren van het leverings- of aankomstuur kan nooit aanleiding geven tot ontbinding van de bestelling, tenzij dit het onmogelijk maakt het evenement zoals afgesproken te laten doorgaan.
Professionele partners van SHARE A DINNER kunnen afwijkende voorwaarden hebben voor het vastleggen van hun diensten of producten. SHARE A DINNER kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor het niet-tijdig doorgeven door de klant van essentiële info of niet-tijdige bevestiging van een offerte aan een
professionele partner. De klant is er zich van bewust dat het niet-tijdig doorgeven van info of niet-tijdig bevestigen van een offerte van een partner ertoe kan leiden dat de gevraagde producten of diensten niet geleverd kunnen worden.
EVENEMENTEN, LEVERINGEN & AFHALINGEN
SHARE A DINNER zal de bestelling steeds uitvoeren zoals overeengekomen met de klant. Wanneer de omstandigheden op het evenement anders zijn dan overeengekomen, kan SHARE A DINNER niet garanderen dat de bestelling zoals afgesproken kan uitgevoerd worden. In geen geval kan SHARE A DINNER aansprakelijk gesteld worden voor de gevolgen hiervan.
Tijdens het evenement is het steeds de klant die optreedt als officiële organisator en die verantwoordelijk is voor eventuele overlast, schade aan eventlocaties en het naleven van de wettelijke
te beschikken om haar activiteiten als cateraar uit te mogen voeren. Bij leveringen of afhalingen garandeert SHARE A DINNER de kwaliteit van de goederen voor twee uur, op voorwaarde dat de bewaringsinstructies door de klant worden nageleefd. Wanneer de klant de bewaringsinstructies, meegedeeld door SHARE A DINNER, niet nakomt, staat SHARE A DINNER niet langer in voor de kwaliteit van de goederen en kan zij nooit aansprakelijk gesteld worden voor de gevolgen uit het niet-naleven van de instructies.
Tijdens evenementen, waarbij een team van SHARE A DINNER aanwezig is, is het SHARE A DINNER die instaat voor de kwaliteit van de goederen. Menu’s, gerechten en producten worden door SHARE A DINNER afgeleverd zoals afgesproken in de bestelling. Wanneer dit door externe factoren niet mogelijk is, zal SHARE A DINNER de klant hierover onverwijld informeren en kan zij in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen hiervan.
PROFESSIONELE PARTNERS
verplichtingen inzake evenementen. SHARE A DINNER kan enkel optreden als officiële organisator als hiervoor een contract is
opgesteld tussen SHARE A DINNER en de klant. Elke wettelijke vereiste of vergunning die nodig is om het evenement zoals gepland te laten doorgaan, valt onder de verantwoordelijkheid van de klant. Wanneer de weersomstandigheden het niet toelaten om het event zoals gepland te laten plaatsvinden, behoudt SHARE A DINNER zich het recht toe dit event anders dan afgesproken te laten doorgaan.
Het personeel en de professionele partners van SHARE A DINNER krijgen tijdens het evenement de nodige ruimte om hun werkzaamheden uit te voeren. De klant is verantwoordelijk voor de vlotste manier van werken en staat ervoor in dat SHARE A DINNER tijdens de uitvoering van de bestelling niet gehinderd wordt. Wanneer dit wel zo is, kan SHARE A DINNER op elk moment beslissen het evenement anders uit te voeren dan overeengekomen of het evenement te beëindigen. Personeel van SHARE A DINNER kan niet gevraagd worden om andere werkzaamheden dan overeengekomen in de bestelling uit te voeren en staat onder exclusief en direct gezag van andere door SHARE A DINNER aangeduide personeelsleden. De klant kan nooit rechtstreekse instructies geven aan het personeel die indruisen tegen de manier van werken van SHARE A DINNER of die afwijken van de overeengekomen bestelling. Bij levering of afhaling van goederen of materialen verbindt de klant zich ertoe om alle materialen onbeschadigd en volledig terug te bezorgen aan SHARE A DINNER en dit binnende 3 dagen, tenzij bepaald wordt dat SHARE A DINNER de goederen zelf terug komt ophalen. Materialen zoals borden, bestek en glazen moeten door de klant afgewassen worden.
FOOD & DRINKS
SHARE A DINNER werkt met verse, kwalitatieve producten en grondstoffen en verklaart over de juiste vergunningen en toelatingen
SHARE A DINNER beschikt over een uitgebreid netwerk van professionele partners voor het verwezenlijken van evenementen of bestellingen. Al deze partners hebben hun eigen algemene voorwaarden, die kunnen afwijken van de algemene voorwaarden van SHARE A DINNER. Om onduidelijkheid, verwarring en fouten te voorkomen, wordt vooraf en in onderling overleg bepaald of de afspraken met de professionele partner ofwel door SHARE A DINNER ofwel rechtstreeks door de klant worden gemaakt. In geen geval kan SHARE A DINNER in gebreke gesteld worden voor fouten of ongevallen van of verzoorzaakt door een professionele partner. Bij vermissing van of schade aan materialen van professionele partners worden kosten aangerekend aan de klant, tenzij de gedane schade kan toegerekend worden aan SHARE A DINNER. Zelfs na afloop van het evenement, de levering of afhaling of na het versturen van de factuur kunnen eventuele kosten door vermissing of schade aan materialen van professionele partners, aangerekend worden aan de klant. In geen geval is SHARE A DINNER verantwoordelijk of aansprakelijk wanneer professionele partners de verbintenissen die met hen aangegaan zijn in het kader van een bestelling of evenement, niet nakomen.
KLACHTEN
Wanneer de klant meent dat het evenement niet verzorgd wordt zoals afgesproken in de bestelling, brengt zij SHARE A DINNER hiervan onmiddelijk op de hoogte. Voor het indienen van klachten na afloop van het evenement, richt de klager een schriftelijke melding aan SHARE A DINNER. De klacht omvat ten minste de naam van de klager, de contactgegevens van de klager, de bestelling waarop de klacht van toepassing is en een gemotiveerde omschrijving en beargumentatie van de klacht. Klachten kunnen ingediend worden tot uiterlijk drie dagen na afloop van een evenement. Alle klachten
die na deze termijn worden ingediend, worden onontvankelijk verklaard. In elk geval bezorgt SHARE A DINNER de klager binnende de 10 dagen een gemotiveerd antwoord. Wanneer een bestelling bezorgd wordt door levering of afhaling, dient de klant de goederen grondig te controleren voor inontvangstname. Tenzij de klacht betrekking heeft op de kwaliteit van de goederen, zoals beschreven in het luik “Food & Drinks”, is elke klacht betreffende afhaling of levering die na inontvangstname wordt ingediend met betrekking tot het niet-nakomen van de bestelling per definitie onontvankelijk. Een aantoonbare afwijking van een onderdeel van de bestelling geeft de klant niet het recht om de volledige bestelling af te wijzen, de gehele bestelling te weigeren of een evenement te beëindigen. De klant wordt in geen geval ontzien van de betaling van onderdelen van de bestelling waar geen klacht op van toepassing is.
OVERMACHT
In geval van overmacht, heeft SHARE A DINNER het recht om, na kennisgeving aan de klant, haar verplichting tot uitvoering van de bestelling, voor zover niet uitgevoerd, geheel of gedeeltelijk te annuleren.
Onder overmacht wordt ten minste verstaan:
• Het uitvallen van installaties noodzakelijk voor de uitvoering van de bestelling
• Onderbrekingen in de aanvoer van goederen van derden, water- en energievoorzieningen
• Ongevallen of brand
• Transportbelemmeringen waaronder files
• Iedere storing in de geregelde productie
ANNULATIEVOORWAARDEN
Vanaf het moment dat een offerte door de klant bevestigd is, wordt deze door SHARE A DINNER niet langer als een offerte, maar als een bestelling aanzien. In geval van annulatie door de klant, dient deze de melding van annulatie onverwijld over te maken aan SHARE A DINNER. SHARE A DINNER behoudt zich het recht toe om annulatiekosten in rekening te brengen. Deze kosten worden berekend op basis van het op dat moment verwachte aantal gasten en de laatst overeengekomen versie van de bestelling.
Bij annulatie, worden de volgende annuleringskosten in rekening gebracht:
• Bij annulatie > 1 maand voor datum, wordt 20% van de totaalprijs van de bestelling, zoals die op dat moment is vastgelegd, in rekening gebracht
• Bij annulatie < 1 maand en > 2 weken voor datum, wordt 50% van de totaalprijs van de bestelling, zoals die op dat moment is vastgelegd, in rekening gebracht
• Bij annulatie < 2 weken voor datum, wordt 100% van de totaalprijs van de bestelling, zoals die op dat moment is vastgelegd, in rekening gebracht
In geval van annulatie < 1 maand voor datum, kan er ook een forfaitaire schadevergoeding aangerekend worden voor het reeds voorziene personeel voor het evenement. SHARE A DINNER behoudt zich het recht toe extra kosten in rekening te brengen wanneer de werkelijke kosten door annluatie de hierboven vermelde kosten overschrijdt. Dit kan het geval zijn bij bestellingen waavoor reeds bindende afspraken zijn gemaakt met professionele partners of waarvoor de administratiekosten hoger liggen dan de hierboven vermelde annuleringskost. De professionele partners van SHARE A DINNER kunnen afwijkende annulatievoorwaarden hebben. SHARE A DINNER kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor annulatiekosten aangerekend door professionele partners aan de klant. Bij betwisting, schending of niet-naleving van de algemene voorwaarden, behoudt SHARE A DINNER zich het recht toe een event eenzijdig te annuleren of te beëindigen. In dat geval zullen de tarieven, zoals in dit luik bepaald, in rekening gebracht worden.
FACTURATIE & INTERESTEN
Alle facturen dienen binnen de dertig dagen betaald te worden. Conform de geldende wetgeving zal er in geval van niet-betaling binnen de geldende termijnen een interest van 12% op het totaalbedrag excl. BTW en een schadevergoeding worden aangerekend.
Bij betwisting van een factuur, neemt de klant contact op met SHARE A DINNER en dit uiterlijk 4 dagen na ontvangst van de factuur. De betwisting wordt voldoende omschreven en beargumenteerd. SHARE A DINNER verbindt er zich toe binnen de 10 werkdagen een gemotiveerd antwoord te bezorgen aan de klant. Als en slechts als de betwisting ontvankelijk en gegrond wordt verklaard, wordt de hierboven vermelde betaaltermijn opgeschort tot er een nieuwe factuur wordt overgemaakt. Alle facturen kunnen zowel door overschrijving als contant op de maatschappelijke zetel van SHARE A DINNER betaald worden.
BEKENDMAKINGEN
SHARE A DINNER behoudt zich het recht toe om de naam van de klant als referentie te gebruiken in haar reclame en foto’s of video- opnames te maken tijdens een evenement en deze te gebruiken voor commerciële doeleinden, tenzij de klant bij bevestiging van een offerte schriftelijk te kennen geeft dit te weigeren. Na het publiceren van een bericht of afbeelding op de website, sociale media of eender welke andere drager voor commerciële doeleinden heeft de klant het recht deze te laten verwijderen. SHARE A DINNER kan echter niet in
gebreke gesteld worden voor het ongewenst plaatsen van informatie, afbeeldingen en of berichten indien de klant geen voorafgaandelijke weigering heeft doorgegeven.
NIET-NALEVING OF BETWISTING
Wanneer de klant de algemene voorwaarden betwist, schendt of niet naleeft, behoudt SHARE A DINNER zich het recht toe de bestelling eenzijdig te annuleren of een evenement te beëindigen. In dat geval zijn de tarieven voor annulatie zoals bepaald in het luik “Annulatievoorwaarden” van toepassing.