Verwerkersovereenkomst

Verwerkersovereenkomst

Deze overeenkomst regelt de verwerkingen van Persoonsgegevens door Verwerker voor Verwerkingsverantwoordelijke conform artikel 28 lid 3 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Nu de AVG strengere regels kent dan de huidige Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) hebben partijen besloten om reeds van de nieuwe regels uit te gaan.

Partijen:

1. [gegevens Verwerkingsverantwoordelijke], die statutair gevestigd is aan [adres] te [(postcode) plaats] en is ingeschreven in het handelsregister onder nummer [nummer], hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar bestuurder [de heer/mevrouw naam], hierna te noemen ‘Verwerkingsverantwoordelijke’;

en

2. Wierda Van Nes B.V., die statutair gevestigd is aan Xxx. Xxxxxxxxxxx 00 xx 0000 XX Xxxxxxxx en is ingeschreven in het handelsregister onder nummer 33234018, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar bestuurder XxX Xxxxxx B.V. door de gemachtigde de heer X.X.X. xxx Xxx, hierna te noemen ‘Verwerker’;

Overwegen als volgt:

- Verwerker zal aan Verwerkingsverantwoordelijke op basis van een separate overeenkomst (“dienstverleningsovereenkomst”) diensten leveren, die ertoe leiden dat Verwerker in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt.

- Deze overeenkomst regelt de verwerkingen van Persoonsgegevens door Verwerker voor Verwerkingsverantwoordelijke conform artikel 28 lid 3 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

- Partijen willen, gelet op de voorschriften uit de privacyregelgeving, de voorwaarden van de verwerking van Persoonsgegevens vastleggen in deze verwerkingsovereenkomst.

En komen daarom het volgende overeen:

1. Kader

1.1 Verwerkingsverantwoordelijke is de ‘verwerkingsverantwoordelijke’ en Verwerker is de ‘verwerker’ in de zin van artikel 4 onder 7 AVG respectievelijk artikel 4 onder 8 AVG.

1.2 De met hoofdletter aangeduide begrippen uit deze overeenkomst hebben dezelfde betekenis als de definities uit de AVG:

a. Persoonsgegevens: ‘persoonsgegevens’ uit artikel 4 onder 1 AVG, waarmee wordt bedoeld alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

b. Verwerking: ‘verwerking’ uit artikel 4 onder 2 AVG, waarmee wordt bedoeld een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot de Persoonsgegevens;

c. Betrokkene: ‘de betrokkene’ uit artikel 4 lid 1 AVG, oftewel geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon op wie de Persoonsgegevens betrekking hebben;

d. Autoriteit: ‘toezichthoudende autoriteit’ uit artikel 4 lid 21 AVG, oftewel de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland;

e. Privacy Impact Assessment: ‘gegevensbeschermingseffectbeoordeling’ uit artikel 35 AVG;

f. Inbreuk: ‘inbreuk in verband met persoonsgegevens’ uit artikel 4 lid 12 AVG, oftewel een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.

1.3 Bij de uitleg van de overige terminologie in deze overeenkomst dient aansluiting te worden gezocht bij de definities van artikel 4 AVG.

1.4 De overwegingen en bijlagen bij deze overeenkomsten vormen een integraal onderdeel daarvan.

2. Onderwerp

2.1 Het onderwerp, de aard en het doel van de Verwerking zijn: het vervullen van de verplichtingen die zowel expliciet en impliciet volgen uit de onderliggende dienstverleningsovereenkomst die tussen partijen is gesloten dan wel mondeling is overeengekomen en die onder meer doch niet uitsluitend betrekking heeft op:

- het berekenen en verwerken van salarissen en de hiermee verbonden aangiften;

- het doen van overige fiscale aangiften namens verwerkingsverantwoordelijke;

- het voorbereiden dan wel het verwerken van een administratie;

- het namens verwerkingsverantwoordelijke invullen van formulieren;

- het uitvoeren van een opdracht tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden;

- het doen van verzuimmeldingen namens verantwoordelijke;

-het doen van pensioenopgaven

2.2 De duur van de Verwerking is: zolang de onderliggende dienstverleningsovereenkomst tussen partijen loopt.

2.3. Na het beëindigen van de dienstverleningsovereenkomst zullen de verwerkingsdiensten van Verwerker nog maximaal 3 maanden voortduren om de Verwerkingsverantwoordelijke in de gelegenheid te stellen om de Persoonsgegevens terug te ontvangen, in welk geval de duur van de Verwerking met deze termijn zal worden verlengd. Na het uitvoeren van de verwerkingsdiensten of op verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker de Persoonsgegevens verwijderen zonder daarvan een kopie achter te houden, tenzij Nederlands of Europees recht Verwerker tot opslag van de Persoonsgegevens verplicht.

2.4 De te verwerken Persoonsgegevens zijn van het volgende soort en behelzen de volgende categorieën van Persoonsgegevens, zoals genoemd in bijlage 1 bij deze overeenkomst.

3. Algemene plichten van de Verwerker

3.1 Verwerker verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke.

3.2 Verwerker zal de Persoonsgegevens van Verwerkingsverantwoordelijke strikt geheim houden en ten aanzien daarvan minimaal dezelfde zorgplichten en waarborgen in acht nemen als die gelden ten aanzien van eigen vertrouwelijke informatie. Verwerker zal ook op zorgvuldige en passende wijze omgaan met gegevens die geen Persoonsgegevens betreffen. Verwerker waarborgt dat deze geheimhouding zich ook uitstrekt tot de personen die gemachtigd zijn om de Persoonsgegevens te verwerken.

3.3 Verwerker zal de aan haar beschikbaar gestelde Persoonsgegevens niet langer bewaren of verwerken dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst. Verwerker stelt alle Persoonsgegevens op eerste verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke, doch uiterlijk binnen een nader overeen te komen termijn na het einde van deze overeenkomst of het einde van de dienstverleningsovereenkomst, ter beschikking aan Verantwoordelijke.

3.4 Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke, voor zover mogelijk, bijstand verlenen bij het vervullen van diens plicht om verzoeken van Xxxxxxxxxxx gebaseerd op artikelen 14 t/m 22 AVG af te handelen die – kort gezegd – strekken om transparantie en inzage te verkrijgen, om rectificatie en wissing van Persoonsgegevens of beperking van de verwerking te bewerkstellingen en om de Persoonsgegevens over te dragen. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke in dit kader ook bijstand verlenen bij de kennisgevingsplicht van de laatste naar aanleiding van dergelijke verzoeken en de afhandeling van eventuele bezwaren door Xxxxxxxxxxx en passende maatregelen te nemen bij eventuele geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering van Betrokkenen. Verwerker zal in ieder geval binnen één (1) maand aan Verwerkingsverantwoordelijke informatie verstrekken over het gevolg dat gegeven is aan verzoeken van Betrokkenen.

3.5 Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke, voor zover mogelijk, bijstand verlenen bij het vervullen van de plicht van de laatste om in gevallen waarbij de verwerking waarschijnlijk een hoog risico voor de privacy van Betrokkenen inhoudt, in het bijzonder bij gevallen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt, een Privacy Impact Assessment (PIA) te doen en bij de voorafgaande raadpleging van de Autoriteit.

4.   Inschakelen van andere verwerkers en doorgifte door Xxxxxxxxx

4.1 Verwerker is gerechtigd om andere verwerkers (“sub-verwerkers”) in te schakelen voor de Verwerking. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke inlichten over beoogde veranderingen inzake de toevoeging of vervanging van andere verwerkers. Verwerkingsverantwoordelijke kan op redelijke gronden bezwaar maken tegen dergelijke veranderingen.

4.2 Bij het inschakelen van een andere verwerker door Verwerker, worden aan deze andere verwerker bij overeenkomst dezelfde verplichtingen opgelegd als die ook voortvloeien uit deze overeenkomst, opdat er voldoende garanties zijn met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen. Verwerker blijft verantwoordelijk jegens Verwerkeringsverantwoordelijke voor het nakomen van de verplichtingen van die andere verwerker, wanneer de laatste haar verplichtingen niet nakomt.

4.3 Verwerker zal nimmer zonder schriftelijke instructie van de Verwerkersverantwoordelijke Persoonsgegevens doorgeven aan landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie, tenzij Europees of Nederlands recht Verwerker daartoe verplicht. In dat geval stelt Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke voorafgaand aan de doorgifte hiervan op de hoogte, tenzij de betreffende wet- of regelgeving deze kennisgeving verbiedt.

5. Beveiliging

5.1 Verwerker zal, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context, het doel van de Verwerking en de waarschijnlijkheid en ernst van de uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van Betrokkenen, passende technische en organisatorische maatregelen nemen om verwerking in overeenstemming met de AVG te waarborgen en om een passend beveiligingsniveau te waarborgen.

5.2 Verwerker zorgt ervoor dat iedere natuurlijke persoon (zoals een werknemer) die handelt onder haar gezag en toegang heeft tot de Persoonsgegevens, deze slechts in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, tenzij Verwerker daartoe Unierechtelijk of lidstaatrechtelijk gehouden is, en dat deze personen adequaat worden geïnstrueerd.

5.3 Verwerker zal in ieder geval de maatregelen nemen zoals omschreven in bijlage 2.

6. Controle

6.1 Verwerker zal, rekening houdend met de aard, de omvang, de context en het doel van de verwerking, alsook met de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van Xxxxxxxxxxx, passende technische en organisatorische maatregelen treffen om te kunnen aantonen dat de verwerking in overeenstemming met de AVG wordt uitgevoerd.

6.2 Verwerker, en in voorkomend geval de vertegenwoordiger van Verwerker, houdt schriftelijk of elektronisch een register van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die zij ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke verricht. Dit register bevat de volgende gegevens:

a. de naam en de contactgegevens van eventuele andere verwerkers en van Verwerkingsverantwoordelijke, en, in voorkomend geval, van de vertegenwoordiger van Verwerkingsverantwoordelijke of de andere verwerker en van de eventuele functionaris voor gegevensbescherming;

b. de categorieën van verwerkingen voor rekening van Verwerkingsverantwoordelijke;

c. indien van toepassing, doorgiften van Persoonsgegevens aan een derde land of een internationale organisatie, onder vermelding van dat derde land of die internationale organisatie en de eventuele documenten inzake de passende waarborgen als bedoeld in artikel 49 lid 1 tweede alinea AVG;

d. een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen als bedoeld in artikel 5.3 en bijlage 2 van deze overeenkomst.

6.3 Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie ter beschikking stellen die nodig is om de verplichtingen uit deze overeenkomst aan te tonen en om audits, waaronder inspecties, mogelijk te maken. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis stellen indien naar de mening van Xxxxxxxxx een instructie van Verwerkingsverantwoordelijke in strijd is met de AVG of andere Nederlandse of Europese wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming.

6.4 Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om de naleving van deze overeenkomst eenmaal per jaar te controleren door middel van een audit of inspectie, wanneer die uitgevoerd wordt door een gecertificeerde auditor. Een controle mag de bedrijfsactiviteiten van Verwerker niet onnodig verstoren. Verwerkingsverantwoordelijke zal de controle minimaal dertig (30) dagen voor aanvang schriftelijk aankondigen bij Verwerker onder opgave van de naam en de certificaten van auditor.

6.5 Verwerkingsverantwoordelijke draagt de kosten van controles met uitzondering van de kosten van het personeel van Verwerker dat de controle begeleidt. Deze laatste kosten zijn voor Verwerker. Indien uit de controle blijkt dat Verwerker tekortschiet in de nakoming van deze overeenkomst of de naleving van de AVG, dan draagt Verwerker de kosten van de audit of inspectie en zal Verwerker onverwijld overgaan tot het herstellen van de geconstateerde tekortkomingen.

7. Melden van datalekken

7.1 Indien een Inbreuk heeft plaatsgevonden, meldt Verwerker deze zonder onredelijke vertraging zodra hij kennis daarvan heeft genomen, maar uiterlijk binnen 72 uur na kennisname, aan Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij het niet waarschijnlijk is dat de Inbreuk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Indien het niet mogelijk is om alle informatie gelijktijdig te verstrekken, kan Verwerker de informatie in stappen aanleveren mits dit zonder onredelijke vertraging gebeurt].

7.2 De melding bevat in ieder geval:

a. de aard van de Inbreuk, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van Betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie en, bij benadering, het aantal Betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie;

b. de naam en de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of een ander contactpunt waar meer informatie kan worden verkregen door Verwerkingsverantwoordelijke;

c. de waarschijnlijke gevolgen van de Inbreuk;

d. de maatregelen die de Verwerker voorstelt of reeds heeft genomen om Inbreuk aan te pakken, waaronder de eventuele maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.

7.3 Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke bijstand verlenen bij het documenteren van alle Inbreuken.

7.4 Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke bijstand verlenen bij het doen van eventuele mededelingen aan Betrokkenen wanneer de Inbreuk waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van Betrokkenen.

8. Slotbepalingen

8.1 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. De forumkeuze bij eventuele geschillen voortvloeiend uit of samenhangend met deze overeenkomst is bepaald in de onderliggende dienstverleningsovereenkomst. Als geen forumkeuze is bepaald dan geldt dat de bevoegde rechter in het arrondissement van Verwerker bij uitsluiting bevoegd is om kennis te nemen van geschillen tussen partijen.

8.2 Beide partijen zijn ieder verantwoordelijk en aansprakelijk voor hun eigen handelen. Indien Verwerker toerekenbaar tekortkomt in het naleven van deze overeenkomst of toerekenbaar in strijd handelt met hetgeen bepaald is in de AVG, dan vrijwaart zij Verwerkingsverantwoordelijke tegen daaruit voortvloeiende aanspraken van derden, waaronder Betrokkenen, en alle daarmee verband houdende kosten en schades. De totale aansprakelijkheid van Verwerker als gevolg van een aan Verwerker toe te rekenen tekortkoming in de nakoming van de verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst is beperkt tot het totaal van vergoedingen (exclusief BTW) over de afgelopen 3 jaar dat Verwerker heeft ontvangen van Verwerkingsverantwoordelijke, met een maximum van € 25.000,- (vijfentwintigduizend euro), waarbij een reeks van samenhangende

gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis. Door de Autoriteit aan Verwerkingsverantwoordelijke gegeven boetes vallen nadrukkelijk buiten de aansprakelijkheid en de vrijwaring van Verwerker.

8.3 Waar het de verwerking van Persoonsgegevens betreft, gaan bij strijdigheid met andere contractuele bedingen tussen partijen de bepalingen van deze overeenkomst voor, tenzij partijen bij een nadere schriftelijke overeenkomst uitdrukkelijk van bepalingen uit deze overeenkomst afwijken.

8.4 Indien één of meerdere bepalingen van deze overeenkomst niet rechtsgeldig blijken te zijn, dan zal de overeenkomst voor het overige van kracht blijven terwijl partijen in overleg gaan om een vervangende regeling te treffen die zowel rechtsgeldig is als zoveel mogelijk aansluit bij de te vervangen regeling.

8.5 Verwerker is jegens Verwerkingsverantwoordelijke als gevolg van of in verband met deze Verwerkersovereenkomst of uit enige andere hoofde slechts aansprakelijk voor zover en tot zover partijen dit zijn overeengekomen in de onderliggende dienstverleningsovereenkomst. De in de onderliggende dienstverleningsovereenkomst overeengekomen beperking van de aansprakelijkheid is onverminderd van kracht op de verplichtingen zoals opgenomen in deze Verwerkersovereenkomst, met dien verstande dat eenzelfde gebeurtenis nooit tot meerdere schadevorderingen kan leiden.

Aldus opgemaakt en in tweevoud ondertekend:

Verwerkingsverantwoordelijke Verwerker

Naam: Naam: X.X.X. xxx Xxx

Functie: Functie: Directeur

Plaats: Plaats: Uithoorn

Datum: Datum:

BIJLAGE 1 - HET SOORT PERSOONSGEGEVENS EN CATEGORIEËN VAN BETROKKENEN

Aan te geven door Verwerkingsverantwoordelijke.

1. Het soort Persoonsgegevens

□ e-mailadres

□ voornaam

□ achternaam

□ adres

□ postcode

□ woonplaats

□ telefoonnummer

□ geslacht

□ burgerlijke staat

□ geboorteplaats

□ geboortedatum

□ kopie paspoort / paspoort gegevens

□ kopie rijbewijs / rijbewijs gegevens

□ kopie loonstrook / loonstrook gegevens

□ sofinummer / BSN

□ bankrekeningnummer / IBAN

□ creditcardnummer

□ handelsregisternummer

□ verzekeringspolis-nummers

□ klantnummer

□ factuurnummer

□ relatienummer

□ loginnaam

□ wachtwoorden

□ kentekens

□ gegevens bedrijf / bedrijfsnaam

2. Categorieën van Betrokkenen

werknemers klanten / cliënten

zakelijke contactpersonen

BIJLAGE 2 - TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN

Verwerker past de volgende maatregelen toe bij verwerkingen voor Verwerkersverantwoordelijke:

1. Fysieke toegangscontrole

Passende maatregelen om onbevoegden de toegang tot gegevensverwerkingssystemen, waarin persoonsgegevens worden verwerkt, te verhinderen.

alarmsysteem

alarmsysteem met verbinding naar bewaking of politie bescherming van gebouwen

automatisch systeem voor toegangscontrole sluitsysteem met behulp van een code handmatige vergrendeling

foto-elektrische beveiliging/bewegingsmelder veiligheidssloten

gecontroleerde sleuteluitgave

2. Digitale toegangscontrole

Maatregelen om te voorkomen dat een gegevensverwerkingssysteem kan worden gebruikt door onbevoegden.

toewijzing van gebruikersrechten hanteren van gebruikersprofielen authenticatie door

gebruikersnamen/wachtwoorden

meerfactorauthenticatie (2FA) toewijzing van gebruikersprofielen

gebruik van VPN technologie gebruik van antivirussoftware gebruik van een hardware firewall gebruik van een software firewall

regeling voor updaten software en firmware

3. Toegangscontrole persoonsgegevens

Maatregelen om ervoor te zorgen dat bevoegde gebruikers uitsluitend toegang kunnen krijgen tot de persoonsgegevens, waarvoor zij gemachtigd zijn en ter voorkoming van verdere onbevoegde verwerkingen.

hanteren van een autorisatiesysteem fysieke schijf wissen voor hergebruik

registreren van toegangen tot applicaties

registreren van toegangen tot gegevens

veilige opslag van gegevensdragers

correcte vernietiging van gegevensdragers

gebruik van papierversnipperaars of vernietigingsdiensten

4. Doorgiftecontrole

Maatregelen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens in de elektronische verzending of tijdens het transport of opslag op gegevensdragers niet kunnen worden gelezen, verwerkt of verwijderd door onbevoegden en dat gecontroleerd en aangetoond kan worden aan wie een doorgifte van persoonsgegevens heeft plaatsgevonden.

gebruik van VPN-tunnels

zorgvuldige selectie van personeel en vervoer bij transport

creatie van een overzicht van de regelmatige ontvangst- en leveringsactiviteiten

5. Invoeringscontrole

Maatregelen die verzekeren dat achteraf kan worden aangetoond of, wanneer en door wie persoonsgegevens in gegevensverwerkingssystemen zijn ingevoerd, gewijzigd of verwijderd.

traceerbaarheid van invoering, wijziging of verwijdering van gegevens door individuele gebruikersnamen

overzichten van met welke applicaties gegevens kunnen worden ingevoerd, veranderd en verwijderd

6. Opdrachtcontrole

Maatregelen die verzekeren dat persoonsgegevens die in opdracht verwerkt worden alleen volgens de instructies van de opdrachtgevers kunnen worden verwerkt.

hanteren van verwerkersovereenkomsten zorgvuldige keuze van opdrachtnemers

voorafgaand onderzoek over de documentatie van de veiligheidsmaatregelen bij de opdrachtnemer

verplichting tot geheimhouding van de gegevens voor werknemers verplichting tot geheimhouding van de gegevens voor opdrachtnemers

7. Beschikbaarheidscontrole

Maatregelen die beschikbaarheid en continuïteit waarborgen.

noodstroomvoorziening voor servers vuur- en rookalarmsysteem

brandblussystemen/brandblussers in de serverruimte

back-up- en een herstelplan

opslag van back-upgegevens op een beveiligde, externe server

tests van back-ups en dataherstel

serverruimtes niet onder sanitaire voorzieningen

archiveringssysteem spamfilter

8. Scheiding van gegevens

Maatregelen die verzekeren dat voor verschillende doeleinden de verzamelde gegevens afzonderlijk verwerkt kunnen worden.

fysiek gescheiden opslagsystemen of afzonderlijke gegevensdragers hanteren van logische toegangsscheiding

scheiding van productie- en testsystemen